Términos Técnicos de Referencia

GOBIERNO DE CHILE
MINISTERIO DE HACIENDA
Dirección de Presupuestos
TÉRMINOS TÉCNICOS DE REFERENCIA
CONSULTORIA PARA ELABORACIÓN DE
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVO-FINANCIEROS
FONDO DE MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN
PÚBLICA 2009
División de Control de Gestión
Dirección de Presupuestos
Santiago, diciembre 2008
CHILE
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TÉRMINOS TÉCNICOS DE REFERENCIA
CONSULTORÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS FINANCIEROS FONDO DE
MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN PÚBLICA (FMGP) 2009.
1.
Antecedentes
La Dirección de Presupuestos (DIPRES) tiene como misión velar por una eficiente
asignación y uso de los recursos públicos, y para ello ha diseñado e implementado
un Sistema de Evaluación y Control de Gestión, cuyo objetivo es obtener
información de desempeño que apoye la incorporación de prácticas para mejorar
la calidad del gasto.
La aplicación de los distintos instrumentos que conforman este Sistema ha
permitido identificar desviaciones u obstáculos en las respectivas
implementaciones, y eventuales fallas de diseño y adoptar las medidas correctivas
para mejorar la provisión de los bienes y servicios que son responsabilidad de las
instituciones públicas.
En este marco, la Ley de Presupuestos 2008 creó en la DIPRES el “Fondo de
Modernización de la Gestión Pública”1, cuyo objetivo fue financiar la elaboración
de propuestas presentadas tanto por Servicios Públicos, como por postulantes
externos al ejecutivo (personas naturales y jurídicas) orientadas al mejoramiento
de la gestión de los Servicios Públicos en su interacción con los clientes, usuarios
y beneficiarios del sector económico-productivo.
Este Fondo buscó impulsar la articulación de los distintos actores relevantes,
fueran éstos públicos o privados, para que a través de un ejercicio colaborativo,
participaran y contribuyeran con propuestas que mejoraran la gestión de políticas,
programas, instrumentos e instituciones públicas, aportando a su mayor eficacia y
eficiencia. Lo anterior, además de mejorar la calidad del gasto público, contribuiría
a favorecer el crecimiento a través de la eliminación de cuellos de botella o
barreras que desincentivaran el desarrollo económico-productivo de nuestro país.
Dado el éxito alcanzado a través del concurso del FMGP correspondiente al año
2008, es que se la Ley de Presupuestos 2009 incorpora recursos para llevar a
cabo nuevamente esta experiencia innovadora a través del Fondo de
Modernización de la Gestión Pública año 2009.
Los adjudicatarios de las propuestas que son elegidas y financiadas a través de
este Fondo tienen como requisito en el convenio firmado con la Dirección de
1
Ver “Estado de la Hacienda Pública” Ministerio de Hacienda, octubre 2007: Capítulo V “Calidad
del Gasto Público”, pag. 112.; e “Informe de Finanzas Públicas” 2008: Capítulo V “Avances del
Sistema de Evaluación y Control de Gestión ligado al Presupuesto”, pag. 28.
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Presupuestos del Ministerio de Hacienda, realizar sucesivas rendiciones de gastos
de los recursos adjudicados y utilizados para la elaboración de dicha propuesta.
2. Objetivos General y Específicos
Objetivo General
El objetivo general es que el consultor recomiende los procedimientos que agilicen
el proceso de rendición de cuenta de los recursos que serán adjudicados y
transferidos a través del FMGP 2009 y elabore un Manual de Procedimientos
Administrativo-Financieros asociados a la rendición de gastos del Fondo de
Modernización de la Gestión Pública (FMGP).
Objetivos Específicos
• Elaborar recomendaciones que perfeccionen y agilicen los procedimientos
asociados a la rendición de gastos.
• Elaborar un Manual de Procedimientos Administrativo-Financieros que facilite a
los adjudicatarios del Fondo de Modernización de la Gestión Pública
comprender, aplicar y cumplir con los requerimientos asociados a la exigencia
de las rendiciones de gastos.
• Capacitar en el contenido y uso del Manual a los actores vinculados a la
ejecución de los recursos del Fondo (Funcionarios DIPRES y Adjudicatarios del
Fondo).
3. Productos Esperados
De acuerdo los objetivos, los productos esperados de esta consultoría son:
3.1. Informe con análisis evaluativo y recomendaciones respecto del proceso
de revisión y aprobación de las rendiciones de gastos aplicada el año 2008.
Para este producto se deberá entregar:
•
Un Informe de Avance que deberá contener, como mínimo: definiciones de
los términos usados, describir el actual procedimiento de registro por parte
del adjudicatario, obligaciones y restricciones en el uso y rendición de los
recursos adjudicados y utilizados; formatos (informes y tablas) para las
rendiciones, instancias de revisión y aprobación de rendiciones, tipos de
documentación válida como respaldos de los gastos. Asimismo, deberá
contener una evaluación y recomendaciones de mejoramiento de los
procedimientos anteriormente descritos. Este Informe de Avance deberá ser
entregado a los 20 días corridos desde el inicio de la consultoría y será
observado por el Departamento de Asistencia Técnica de la División de
Control de Gestión de DIPRES.
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•
Un Informe Final, el cual debe contener los contenidos del informe de avance,
como asimismo incorporar las observaciones y/o comentarios realizados por
el Departamento de Asistencia Técnica de la División de Control de Gestión
de Dipres. La fecha de entrega de este informe final será a los 35 días
corridos desde el inicio de la consultoría.
Ambos informes deberán ser elaborados bajo estrecha colaboración y consulta al
Departamento de Asistencia Técnica de la División de Control de Gestión, y a la
División de Gestión Interna, ambos pertenecientes a DIPRES. Deberán ser
entregados en una copia escrita y en versión digital, al Departamento de
Asistencia Técnica de la División de Control de Gestión de DIPRES, para su
aprobación. Los documentos deberán confeccionarse con letra Arial 12, con
interlineado sencillo, en un máximo de 20 páginas.
3.2. Manual de Procedimientos Administrativo-Financieros del Fondo de
Modernización de la Gestión Pública. Para este producto se deberá entregar:
•
Un Informe de Avance que deberá contener, como mínimo: definiciones de los
términos usados, describir el procedimiento propuesto para el sistema de
registros por parte del adjudicatario, obligaciones y restricciones en el uso y
rendición de los recursos adjudicados y utilizados; formatos (informes y tablas)
para las rendiciones; definición de las instancias de revisión y aprobación de
rendiciones, tipos de documentación válida como respaldos de los gastos;
aclaraciones de dudas y otros que se estime necesario y pertinente incluir
para el cumplimiento de los objetivos definidos. Este Informe de Avance
deberá ser entregado a los 20 días corridos desde el inicio de la consultoría y
será observado por el Departamento de Asistencia Técnica de la División de
Control de Gestión de DIPRES.
•
Un Informe Final, el cual debe contener los elementos del informe de avance,
como asimismo incorporar las observaciones y/o comentarios realizados por el
Departamento de Asistencia Técnica de la División de Control de Gestión de
Dipres. La fecha de entrega de este informe final será a los 35 días corridos
desde el inicio de la consultoría.
Ambos informes deberán ser elaborados bajo estrecha colaboración y consulta al
Departamento de Asistencia Técnica de la División de Control de Gestión, y a la
División de Gestión Interna, ambos pertenecientes a DIPRES. Deberán ser
entregado en una copia escrita y en versión digital, al Departamento de Asistencia
Técnica de la División de Control de Gestión de DIPRES, para su aprobación. Los
documentos deberán confeccionarse con letra Arial 12, con interlineado sencillo,
en un máximo de 25 páginas incluidos anexos.
3.3. Propuesta de Capacitación a los adjudicatarios del Fondo de
Modernización 2009, respecto del uso y rendición de los recursos adjudicados y
transferidos. Se debe elaborar una propuesta de capacitación considerando su
4
estructura y contenidos, la cual deberá ser ejecutada por el mismo consultor. Se
deberá entregar:
•
Un borrador de propuesta técnica de capacitación el cual deberá contener,
como mínimo: objetivos de la capacitación, módulos y contenidos, metodología
a aplicar, material a entregar. Este borrador deberá ser entregado a los 15 días
corridos desde el inicio de la consultoría y será observado por el Departamento
de Asistencia Técnica de la División de Control de Gestión de DIPRES.
•
Una propuesta técnica de capacitación final, la cual debe contener los
elementos del borrador entregado con anterioridad, como asimismo las
observaciones y/o comentarios realizados por el Departamento de Asistencia
Técnica de la División de Control de Gestión de Dipres. La fecha de entrega de
esta propuesta final será a los 35 días corridos desde el inicio de la consultoría.
Ambos documentos deberán ser elaborados bajo estrecha colaboración y consulta
al Departamento de Asistencia Técnica de la División de Control de Gestión y a la
División de Gestión Interna, ambos pertenecientes a DIPRES. Deberán ser
entregados en una copia escrita y en versión digital al Departamento de Asistencia
Técnica de DIPRES, para su aprobación. Los documentos deberán
confeccionarse con letra Arial 12, con interlineado sencillo, en un máximo de 20
páginas.
•
Ejecución de la capacitación. Esta capacitación debe realizarse a más tardar a
los 45 días corridos desde el inicio de la consultoría.
3.4. Propuesta de Capacitación a funcionarios del Departamento de
Asistencia Técnica de la División de Control de Gestión y de la División de
Gestión Interna de DIPRES, respecto de los procedimientos, exigencias y
criterios establecidos en el mencionado Manual. Se debe elaborar una propuesta
de capacitación considerando su estructura y contenidos, la cual deberá ser
ejecutada por el mismo consultor. Se deberá entregar:
•
Un borrador de propuesta técnica de capacitación que deberá contener, como
mínimo: objetivos de la capacitación, módulos y contenidos, metodología a
aplicar, material a entregar. Este borrador deberá ser entregado a los 15 días
corridos desde el inicio de la consultoría y será observado por el Departamento
de Asistencia Técnica de la División de Control de Gestión de DIPRES.
•
Una propuesta técnica de capacitación final, la cual debe contener los
elementos del borrador entregado con anterioridad, como asimismo las
observaciones y/o comentarios realizados por el Departamento de Asistencia
Técnica de la División de Control de Gestión de Dipres. La fecha de entrega de
esta propuesta final será a los 35 días corridos desde el inicio de la consultoría.
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Ambos documentos deberán ser elaborados bajo estrecha colaboración y consulta
al Departamento de Asistencia Técnica de la División de Control de Gestión y a la
División de Gestión Interna, ambos pertenecientes a DIPRES. Deberán ser
entregados en una copia escrita y en versión digital al Departamento de Asistencia
Técnica de DIPRES, para su aprobación. Los documentos deberán
confeccionarse con letra Arial 12, con interlineado sencillo, en un máximo de 20
páginas.
•
Ejecución de la capacitación. Esta capacitación debe realizarse a más tardar a
los 45 días corridos desde el inicio de la consultoría.
Para la entrega de informes y propuestas mencionados en los productos
esperados se considerará como fecha de inicio de la consultoría, la fecha de
suscripción del respectivo contrato.
4. Contraparte de la Consultoría
La contraparte técnica durante el proceso de elaboración de los informes y
propuestas, será el Departamento de Asistencia Técnica perteneciente División de
Control de Gestión de la Dirección de Presupuestos. Las funciones de la
contraparte técnica incluyen:
•
•
•
•
•
•
Supervisar y controlar el desarrollo de los informes y propuestas de
capacitación, velando por el estricto cumplimento de los objetivos descritos en
los presentes Términos Técnicos de Referencia y de los plazos acordados para
la entrega de los informes programados y el contenido de los mismos.
Autorizar adecuaciones relativas al plan de trabajo, y en general atender y
resolver situaciones emergentes no consideradas.
Analizar y aprobar los informes, planteando al consultor las observaciones y/o
comentarios que se estimen convenientes.
Colaborar y asistir al consultor en la obtención de información y la concertación
de las entrevistas que el consultor requiera para realizar su labor.
Autorizar el pago de la consultoría, según se haya acordado en el contrato con
el consultor, previa aprobación de los informes respectivos.
Determinar la aplicación de las sanciones o multas que se estipulen en el
contrato, según corresponda.
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5. Plazos de la Consultoría
La consultoría se desarrollará en un plazo no superior a 40 días corridos, contados
desde la fecha de la total tramitación del acto administrativo que apruebe el
contrato de prestación de servicios de la consultoría. Sin perjuicio de lo anterior,
por razones de buen servicio, las tareas y productos encomendados deberán
desarrollarse en un plazo de 45 días corridos contados a partir de la fecha de
suscripción del contrato de prestación de servicios de consultoría, bajo el siguiente
cronograma.
Producto
Actividad
Fecha de entrega máxima
(N° de días contados desde la fecha de
suscripción del contrato)
Informe de
Análisis y
recomendaciones
Manual de
Procedimientos
Capacitación
Adjudicatarios
Capacitación
funcionarios
DIPRES.
Entrega Informe de Avance
20 días
Entrega Informe Final
35 días
Entrega Informe de Avance
20 días
Entrega Informe Final
35 días
Entrega
propuesta
Capacitación.
de 15 días
Entrega Informe Final
35 días
Ejecución de capacitación
45 días
Entrega
propuesta
Capacitación.
de 15 días
Entrega Informe Final
35 días
Ejecución de capacitación
45 días
6. Lugar de Trabajo
El consultor desempeñará sus funciones físicamente en sus propias oficinas. El
sistema de trabajo contempla la entrega de los productos esperados y reuniones
de coordinación y de análisis con la contraparte técnica.
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7. Costos y Forma de Pago
El valor total de la consultoría asciende a $3.100.000.-, impuestos y retenciones
incluidos. La cifra anterior incluye además todos los gastos derivados de la
consultoría.
El pago de los servicios será en una única cuota por el valor total y se realizará,
previa total tramitación del acto administrativo que aprueba el contrato de
prestación de servicios de la consultoría y una vez ejecutados y aprobados por la
contraparte técnica de DIPRES todos los productos esperados.
La contraparte técnica, de común acuerdo con el consultor podrá modificar uno o
más aspectos de los términos de referencia definidos, indicando en un anexo al
contrato la modificación correspondiente.
8. Aplicación de multas
En el caso que la entrega de los Informes Finales y/o la ejecución de las
capacitaciones excedan las fechas establecidas en el contrato, se contempla la
aplicación de una multa, equivalente a 1,5% del monto total de honorarios, por
cada día hábil de atraso, la que se descontará del pago de los honorarios que
corresponda pagar por la consultaría. .
Sin perjuicio de lo anterior, dichos plazos podrán ser modificados por la
contraparte por causas debidamente fundamentadas y aprobadas por la Dirección
de Presupuestos por escrito.
9. Proceso de Postulación
La postulación está abierta a personas naturales (consultores nacionales o
extranjeros con residencia en Chile).
Por su parte, con el objeto de evitar conflictos de intereses y respetar el principio
de probidad y transparencia en los actos de la administración del Estado, los
oferentes deberán considerar como parte integrante de estas Bases las
incompatibilidades establecidas en el artículo 4° incisos primero y sexto de la Ley
19.886.
En el caso de ser seleccionado el postulante deberá certificar previo a la firma de
su contrato, mediante una declaración jurada simple, que cumple las siguientes
condiciones:
i) Que al momento de postular no es funcionario público. Para estos
efectos se considera como funcionario público a los profesionales de
planta y contrata, de acuerdo a lo establecido en la Ley 18.834.
ii) Que no tiene juicios pendientes con algún Organismo de la
Administración del Estado.
iii) Que durante el desarrollo de la consultoría, no mantendrá - en cuanto
persona natural y/o como parte de una empresa consultora (persona
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jurídica) contrato de prestación de servicios con la Dirección de
Presupuestos.
iv) Que no tenga la calidad de cónyuge, hijo, adoptado o parientes hasta el
tercer grado de consanguinidad y segundo de afinidad inclusive respecto
de las autoridades y de los funcionarios directivos del Ministerio de
Hacienda y de la Dirección de Presupuestos.
v) Además, si el postulante presta servicios a honorarios en alguna
institución pública, deberá informar a la Dirección de Presupuestos la
institución en la cual presta los servicios, el monto y duración del
contrato y las tareas contratadas.
En caso de no cumplirse las condiciones anteriores la selección del postulante
quedará nula.
10. Requisitos del consultor
Formación Académica
Título profesional obtenido en la educación superior del área contabilidad,
administración y/o ingeniería. Será requisito al momento de postular estar
titulado y haber obtenido el primer grado académico a lo menos con (5)
cinco años de anterioridad al momento de la postulación.
Deseable Postgrado, Postítulos, Diplomado y/o especialización en materias
relacionadas con el trabajo requerido.
Experiencia Laboral
Experiencia demostrable en diseño y/o ejecución de procedimientos de
control de gastos de proyectos, programas o instituciones públicas.
Experiencia demostrable en diseño y ejecución de capacitaciones en
materia de procedimientos de control de gastos de proyectos o programas
públicos.
11. Presentación y recepción de antecedentes
Los interesados deberán enviar su Curriculum Vitae a la Oficina de partes de
Dipres: Teatinos 120 piso 1, Santiago, bajo el nombre de “Postulación Consultoría
Manual Administrativo Fondo de Modernización de la Gestión Pública,
Departamento Asistencia Técnica DIPRES”. La recepción de antecedentes tiene
como plazo final el día 12 de enero de 2009, a las 17:00.
El convocante se reservará la posibilidad de solicitar documentación y aclaración
adicional a aquellos profesionales que se estime necesario, como asimismo citar a
una entrevista.
No se considerará ningún documento presentado una vez vencido el plazo
señalado. Para formular consultas sobre este proceso contactarse a través del
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correo electrónico fwelch@dipres.cl con el Sr. Felipe Welch, del Departamento de
Asistencia Técnica de la DIPRES.
El resultado de este proceso será publicado en el sitio Web de la Dirección de
Presupuestos, en la sección Novedades, a más tardar el día 19 de enero de 2009.
12. Comité de Evaluación y Selección
El Comité de Evaluación y Selección del consultor estará constituido por las
siguientes personas:
•
Jefa División de Control de Gestión de la DIPRES, o quién ésta designe en
su reemplazo;
•
Jefe Departamento de Asistencia Técnica de la División de Control de
Gestión de la DIPRES.
13. Proceso de selección
El Comité hará la evaluación sobre la base de la comparación de las calificaciones
de los consultores individuales, juzgando su capacidad para realizar los servicios
requeridos, teniendo en cuenta sus antecedentes académicos y experiencia,
según la pauta de evaluación provista en el punto 14 de los presentes Términos
Técnicos de Referencia.
La persona seleccionada por el Comité para ser contratada por la DIPRES, debe
cumplir con las calificaciones mínimas pertinentes, ser la más idónea y ser
plenamente capaz de realizar el trabajo.
14. Pauta de Evaluación
El Comité de Evaluación hará la selección de los postulantes de acuerdo a los
criterios y puntajes que se señalan a continuación.
El consultor que resulte seleccionado será aquel que obtenga el mayor puntaje por
sobre el puntaje mínimo definido.
CRITERIOS
1.Formación Académica
1.1 Preparación académica de pregrado.
1.2 Preparación académica de postgrado.
2. Experiencia Laboral Pertinente
2.1 Experiencia en gestión pública.
2.2 Experiencia en el diseño de procedimientos de control financiero y
administrativo de programas e instituciones públicas.
2.3 Experiencia en diseño y ejecución de capacitaciones en materias
relacionadas con los objetivos y productos esperados.
TOTAL
Puntaje Mínimo 30 ptos.
PUNTAJE MÁXIMO
10
7
10
17
27
10
7
44
10
15. Consideraciones.
Los productos elaborados serán de propiedad de DIPRES, quien tendrá los
derechos exclusivos para su difusión, uso y modificaciones que estime
pertinentes.
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