Procedimiento de: Consignaciones Revisión No. 00 Secretaría de Difusión Cultural Dirección de Divulgación Cultural Unidad de Comercialización y Distribución Editorial Fecha: 1/06/06 CONTENIDO 1. Propósito 2. Alcance 3. Responsabilidad y autoridad 4. Normatividad aplicable 5. Políticas 6. Diagrama de bloque del procedimiento 7. Glosario 8. Anexos (formatos y registros) Sistema de Gestión de la Calidad Universidad Autónoma del Estado de México 1/7 Procedimiento de: Consignaciones Revisión No. 00 Secretaría de Difusión Cultural Dirección de Divulgación Cultural Unidad de Comercialización y Distribución Editorial Fecha: 1/06/06 1. Propósito Establecer los lineamientos para la venta de libros y publicaciones periódicas que forman parte del fondo editorial de la Universidad Autónoma del Estado de México, a través de la modalidad en consignación. 2. Alcance Este procedimiento debe ser aplicado por la Direccion de Divulgacion Cultural y por la Unidad de Comercializacion y Distribución Editorial para la venta de libros y publicaciones periodicas editados por la U.A.E.M. en librerías externas a la institucion y con distribuidores. 3. Responsabilidad y autoridad: Director de Divulgación Cultural: Responsabilidad Autoridad Consolidar la producción y divulgación científica, Autorizar los documentos del procedimiento, cultural y artística de la institución en el ámbito autorizar la distribucion por consignacion a nacional e internacional, a través del fondo editorial librerias externas y/o distribuidores universitario. Cumpliendo con el manual de calidad: establecer, definir y controlar los procesos de operación de la UCyDE. Mejorar las condiciones de infraestructura e instalaciones a través de la gestón ante las instancias correspondientes. Establcer las politicas de descuentos, minimos y maximos para venta por consignación. Gestionar los recursos para garantizar la operación del procedimiento Coordinador de la Unidad de Comercialización y Distribución Editorial: Responsabilidad Autoridad Coordinar, planear y dirigir las actividades de venta Autorizar los documentos del proceso, registros en general de los libros y publicaciones periódicas de entradas y salidas. La planeacion y busqueda editados a través del programa editorial y/o la de espacios donde se vendera el fondo editorial. dirección de promoción y difusión de la Asignar los precios y descuentos de venta de los investigación, en la modalidad de consignación a libros y publicaciones periodicas en conjunto con librerias externas y distribuidores. la Direccion de Divulgacion Cultural. Cumpliendo con el manual de calidad: establecer, definir y controlar los procesos de operación de la unidad. Mantener informada a la Dirección de Divulgación Cultural acerca de los resultados, logros y cumplimineto de objetivos. Sistema de Gestión de la Calidad Universidad Autónoma del Estado de México 2/7 Procedimiento de: Consignaciones Revisión No. 00 Secretaría de Difusión Cultural Dirección de Divulgación Cultural Unidad de Comercialización y Distribución Editorial Fecha: 1/06/06 Responsable de Ventas: Responsabilidad Desarrollar y dar seguimiento a las actividades encomendadas para las ventas, informar a la coordinacion sobre el desempeño, avances y cumplimiento de objetivos Responsable de Consignaciones: Responsabilidad Desarrollar y dar segimiento a las actividades relativas a: La busqueda de librerias y distribuidores para la venta del fondo editorial universitario en la modalidad de consignacion. Aplicar y asegurar el cumplimiento del Contrato de Venta por consignacion, mantener a los consignatarios actualizados en cuanto al suministro de novedades editoriales. Realizar los cortes trimestrales de consignaciones informar a la coordinacion sobre el desempeño, avances y cumplimiento de objetivos Autoridad Elaborar los Registros de salida y entrada al almacen; realizar los cortes de venta al encargado de consignaciones, elaborar las notas de consignacion y los recibos de Autoridad Realizar el listado del material que se selecionara para distribuir por consiginación. solicitar material adicional para reposiciones. Establecer comunicación con los distintas librerias y distribuidores para evaluar el servicio Responsable de Almacen: Responsabilidad Autoridad Dar de alta y baja los movimientos en el almacen, Realizar la revision de las devoluciones de suministrar al encargado de consignaciones, las material por parte del encargado de publicaciones contenidas en el registro de salida en consignaciones buen estado y con las cantidades correctas. informar a la coordinacion sobre el desempeño, avances y cumplimiento de objetivos. Encargado de Distribucion: Responsabilidad Responsabilidad: Recibir, trasladar y entregar el material a los consignatarios. Autoridad Sistema de Gestión de la Calidad Universidad Autónoma del Estado de México 3/7 Procedimiento de: Consignaciones Revisión No. 00 Secretaría de Difusión Cultural Dirección de Divulgación Cultural Unidad de Comercialización y Distribución Editorial Fecha: 1/06/06 4. Normatividad aplicable Norma ISO 9001: 2000 Sistema de gestion de la calidad 5. Políticas 1. La Dirección de Divulgación Cultural, la Coordinación de la UCyDE, los responsables de ventas, eventos y almacén y todo el personal que participa en la venta de libros, deberán dar cumplimiento a este procedimiento. 2. Para asegurarse de la eficaz planificación, operación y control de los procesos se utilizara este procedimiento. 3. La venta de libros y publicaciones periódicas será de aquel los editados por la UAEM, así como dictaminados y aprobados por el Consejo General Editorial Universitario. 4. Las consignaciones se aplicaran a librerías externas a la U.A.E.M. y con distribuidores editoriales, aplicándose para este efecto los lineamientos contenidos en el contrato de venta por consignación. 5. Se realizaran cortes trimestrales de las consignaciones, con la misma periodicidad se realizaran las reposiciones de material y suministro de novedades. 6. Todo movimiento de material deberá ser registrado en los formatos “Registro de Salida”, “Registro de Entrada” para que el responsable de almacén surta el mismo. 7. Para la venta de libros y publicaciones periódicas, en la modalidad de consignación se establecerán los descuentos sobre el precio de lista de 20 a 65% en consignaciones a librerías y/o distribuidores. A criterio conjunto de la Dirección de Divulgación cultural y el coordinador de la UCyDE. 8. Para la entrega de los materiales se deberá evitar que estén sucios, maltratados y defectuosos poniendo cuidado tanto el responsable de almacén como el encargado de consignaciones. 9. El responsable de consignaciones deberá reportar semanalmente a la coordinación de la UCyDE las actividades realizadas así como los resultados, con el propósito a su vez de informar a la Dirección de Divulgación Cultural. Sistema de Gestión de la Calidad Universidad Autónoma del Estado de México 4/7 Procedimiento de: Consignaciones Revisión No. 00 Secretaría de Difusión Cultural Dirección de Divulgación Cultural Unidad de Comercialización y Distribución Editorial Fecha: 1/06/06 6. Diagrama de bloque del procedimiento Encargado de Consignaciones Responsable de ventas Responsable de almacén INICIO 1 Recibe la solicitud y/o pedido de reposición del material en consignación. Selecciona el material solicitado y/o agrega las novedades editoriales. 2 Registra el material seleccionado en el formato “Registro de salidas” (0 – 1) archiva para su control. Turna al responsable de almacén para suministro y entrega al encargado de la venta en la feria 3 Elabora la “Nota de consignación” (0–3) archiva para su control (0), (1) turna copia al responsable de ventas, (2) turna copia al responsable de almacén y entrega (3) al consignatario anexa el contrato de venta por consignación firmado. 4 Suministra el material de acuerdo al formato “Registro de salidas” (0 – 1) archiva para su control. Entrega el material al encargado de consignaciones Continua en paso 5 5 Recibe el material, verificando en conjunto con el responsable de almacén los títulos y cantidades correctas. Apoyado por el encargado de distribución, realiza el traslado de material al domicilio del solicitante (librería y/o distribuidor), A Entrega el material, y programa la fecha de corte. No Si Cantidades correctas? Sistema de Gestión de la Calidad Universidad Autónoma del Estado de México 5/7 Procedimiento de: Consignaciones Revisión No. 00 Secretaría de Difusión Cultural Dirección de Divulgación Cultural Unidad de Comercialización y Distribución Editorial Fecha: 1/06/06 Responsable de ventas Responsable de almacen A 6 7 Realiza el corte de venta con el encargado de consignaciones, verifica cantidades en devolución contra vendidos, determina los importes y registra la venta en el formato “Recibo” (0-1). Deposita en tesorería el importe y archiva para su control. Reporta los resultados de la venta al coordinador de la UCyDE. Recibe del encargado de consignaciones, la devolución del material que no se vendió y lo registra en el formato “Registro de entradas” (0-1) archiva para su control 0, Turna el documento (1) al responsable de ventas. No ¿Cantidades correctas? Si FIN Solicita al encargado de la venta, cubrir la diferencia Conecta con paso 7 Sistema de Gestión de la Calidad Universidad Autónoma del Estado de México 6/7 Procedimiento de: Consignaciones Revisión No. 00 Secretaría de Difusión Cultural Dirección de Divulgación Cultural Unidad de Comercialización y Distribución Editorial Fecha: 1/06/06 7. Glosario UCyDE: Unidad de Comercialización y Distribución Editorial Consignación: Poner determinada cantidad de productos editoriales en deposito, señalando y destinando un rédito por la venta de estos. Consignatario: El que recibe en deposito los materiales a través de un contrato para que los venda. Librería Externa: Punto de comercialización de los productos editoriales operados por particulares. Distribuidores: Empresas o personas físicas, encargadas de distribuir productos editoriales segmentando por zonas de venta. Material (es): Productos editoriales como son libros, revistas, publicaciones periódicas, cuadernos y cuadernillos. 8. Anexos (formatos y registros) 1. 2. 3. 4. Formato “Registro de Salidas” Formato “Registro de Entradas” Formato “Recibo” Formato “Nota de Consignación Sistema de Gestión de la Calidad Universidad Autónoma del Estado de México 7/7