La Plata; 13/01/2014 Señor/a PRESIDENTE/A

La Plata; 13/01/2014
Señor/a
PRESIDENTE/A
de Filial
De nuestra mayor consideración:
Tenemos el agrado de dirigirnos a usted a fin de recordarle
algunos aspectos relevantes, para una correcta operatoria entre este Colegio Central y sus
filiales, que fueran informados oportunamente, según detalle:
A- CONFECCION DE PLANILLAS PARA EL PAGO DE APORTES Y
CONTRIBUCIONES DE LA SEGURIDAD SOCIAL Y LA OBRA SOCIAL DE LOS
EMPLEADOS (haga clic aquí para ver las planillas…)
1- Las Planillas de aportes y contribuciones deberán ser enviadas a este Colegio por
correo electrónico a la dirección mailto:auditoria@colfarma.org.ar antes del último
día hábil del mes al que correspondieren los aportes. Posteriormente, el original con
firma del Presidente y Tesorero, deberá ser remitido a Mesa de Entradas
conjuntamente con el correspondiente pago.
Se utilizará el modelo de planilla que se adjunta, debiendo integrarse todos los ítems que a
continuación se detallan, de corresponder:
REFERENCIAS:
(1) Remuneración Imponible: deberá consignarse la sumatoria de los importes indicados
en las referencias 2,3,4,6,7 y 8.
(2) Sueldos: sueldo básico abonado al empleado.
(3) Adicionales: deberá consignarse la sumatoria del resto de los conceptos
remuneratorios de acuerdo a las tareas desarrolladas y al tiempo en la Institución (por
ej. Antigüedad, otros conceptos previstos en el Convenio.)
(4) Premios: en este caso se volcará lo que se abona en concepto de Presentismo.
(5) Cantidad de Horas Extras: se indicará la cantidad de horas extras trabajadas por el
empleado.
(6) Horas Extras: se indicará el importe abonado en concepto de horas extras (al
cincuenta como al cien por ciento).
(7) Sueldo Anual Complementario: deberá consignarse el importe abonado en concepto
de sueldo anual complementario en el periodo que corresponda.
(8) Plus Vacacional: se consignará el importe abonado en concepto de vacaciones.
(tomando como base la remuneración considerada para su cálculo dividido 25 menos
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dicha remuneración dividido treinta): El resultado de dicha resta será el importe a
volcar.
(9) Número de días trabajados en el periodo considerado.
(10) Situación de revista del empleado (activo, baja, licencia por maternidad,
suspensión, licencia por excedencia, licencia por vacaciones, licencia sin goce de haberes,
reserva de puesto).
(11)Remuneración Imponible Obra Social: se volcará la remuneración total por jornada
completa que debería percibir el empleado que tenga jornada reducida
(12) Descuento adicional Obra Social: se consignará el valor adicional que se le
descontará al empleado de jornada reducida. (de acuerdo a lo establecido por la Ley de
Contrato de Trabajo)
(13) Descuento Ganancias Empleados Cuarta Categoría: se indicará el importe
descontado a cada empleado por el pago a cuenta en el Impuesto a las ganancias, de
corresponder.
OTROS: Se volcaran los pagos que no encuadren dentro de las columnas con aclaraciones
(por ejemplo asignaciones no remunerativas) o cuando dicho pago deba informarse por algún
requerimiento de este Colegio Central. Si se diera la eventualidad de que el importe abonado
integra la remuneración sujeta a aportes deberá adicionarse a la remuneración imponible.
2- En caso de que algún empleado en relación de dependencia cambie de obra social se
deberá remitir a este Colegio el formulario integrado por la nueva prestadora, a fin de
realizar las modificaciones, de lo contrario los aportes y contribuciones no serán derivados
a la nueva obra social (por lo cual el afiliado no gozará de la misma). En la Planilla se
deberá modificar el Código de Obra Social, al momento que corresponda el cambio.
Recordar que cuando el empleado en relación de dependencia cumpla jornada parcial, no
deberá percibir horas extras (con recargo), sino que corresponde la liquidación de Horas
Adicionales (normales) a la jornada habitual.
Le solicitamos que las planillas sean completadas según las normativas arriba descriptas ya
incurrir en desprolijidades y diferencias en la confección de las mismas nos implicará mayor
tiempo para controlar y corregir la información enviada. Al mismo tiempo esta situación
origina la posibilidad de tener que presentar declaraciones juradas rectificativas ante la
AFIP, con los riesgos que dicha situación conlleva: posibilidad de inspecciones, solicitud de
información por parte del Organismo, pago de intereses resarcitorios, etc.
Le recordamos que los que se originen en las futuras presentaciones de declaraciones juradas
rectificativas serán descontados a la filial que correspondiere.
Auditoría – Tel. (0221) 4290972 – Mail: auditoria@colfarma.org.ar
B- ALTAS Y BAJAS DE PERSONAL EN RELACION DE DEPENDENCIA
En caso de alta de personal la información deberá ser recibida por este Colegio 48 horas
antes de la fecha de inicio de la relación laboral, sin excepción, pues representa un gran
riesgo no registrar al personal en caso de producirse accidentes, inspecciones, etc.,
informando por escrito (vía correo electrónico o fax);
Fecha de inicio de la relación laboral, Apellido y nombres, número de CUIL, Remuneración
pactada, categoría, tipo de contrato (a tiempo indeterminado o determinado, jornada parcial o
completa, eventual, etc.), si tiene alguna obra social anterior al inicio de la relación laboral.
En caso de baja de personal, la información se deberá enviar como fecha límite el día de la
finalización de la relación laboral, informando por escrito (vía correo electrónico o fax),
Fecha de baja, Apellido y nombre, número de CUIL y motivo de la baja. (en caso de renuncia
adjuntar copia del telegrama ).
En forma simultánea se realizará examen médico PRE-ocupacional que constará de:
 Historia clínica, completando la misma con todos
los datos requeridos en el modelo tipo enviado por
este Colegio Central, que deberá ser firmado por el
empleado y por el médico laboral que realice el
examen.
 Radiografía de tórax frente (N º DNI, y fecha
impreso en plomo en la placa).
 Radiografía de columna lumbosacra, frente y perfil
(en idénticas condiciones a la anterior).
 Electrocardiograma.
 Análisis de laboratorio (Hemograma completo,
glucemia, uremia, Machado Guerreiro, Orina
completa).
La Historia clínica, deberá hacerse visar en la delegación de la Subsecretaría de Trabajo que
corresponda a su localidad.
Con la constancia de la clínica de haber sido realizados los estudios correspondientes se podrá
dar inicio a la relación laboral.
En caso de egreso de personal, se realizará el mismo examen médico (Post-ocupacional) con
los estudios antes mencionados, con la salvedad que no es necesario que sea visado por la
Subsecretaria de Trabajo.
C- LIBRO DE SUELDOS Y JORNALES (haga clic aquí para ver el modelo…)
Oportunamente, el Ministerio de Trabajo implementó la
centralización administrativa de dicha tarea, por lo que a partir del mes de marzo de 2010, la
recopilación de la información y el archivo y resguardo del Libro de Sueldos se realiza en este
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Colegio Central. Como consecuencia de esto, se envió un modelo de planilla para ser
confeccionado por la persona responsable de dicha tarea y su posterior envío por correo
electrónico al Departamento Auditoria.
Respecto a su confección solicitamos, se tenga en cuenta lo
siguiente:
- Verificar antes del envío del correo electrónico, la
confección de la misma pues se han detectado errores y
desprolijidades
a
saber:
espacios
en
blanco,
remuneraciones en cero, no coincidencia de datos, difiere
el mes del libro, falta de totales generales, no coincide
información de básico, etc.
- La correcta confección es volcar los datos del recibo de
sueldos, exclusivamente.
- Se deberá completar la totalidad de la información
solicitada en el modelo, es decir además de la liquidación
los datos personales de cada empleado y el domicilio de la
filial que corresponda.
- El envío de la información, se realizará hasta el día 15 o
hábil posterior del mes siguiente al de la información que
se gira (por ejemplo el mes de Enero se deberá enviar hasta
el 15 de Febrero inclusive), pues existe la posibilidad de
inspecciones, solicitud de información por parte del
Organismo o terceros, y pago de multas por
incumplimientos, las cuales serán descontadas a la filial/es
que correspondiere/n, en caso de no cumplimentar lo
antedicho.
- Se adjunta modelo.
D- PAGO DE APORTES Y CONTRIBUCIONES
Deberán proceder a enviarnos con fecha limite para su acreditación el día 6 de cada mes
calendario los valores correspondientes al pago de aportes y contribuciones para la Seguridad
Social del mes anterior, pues en la mayoría de los casos el vencimiento del mismo se produce
el día 7 o el hábil posterior.
E- OTROS TEMAS DE INTERES PARA SU FILIAL
E-1) Documentación a conservar en archivo
Se conservará a resguardo toda documentación que tenga
implicancia contable o extracontable durante 10 años, a saber: liquidaciones, órdenes de pago
y recibos de pagos de obras sociales, facturas pagadas, libros de banco, planillas de caja,
boletas de depósito bancarias, etc.
Auditoría – Tel. (0221) 4290972 – Mail: auditoria@colfarma.org.ar
Se conservarán a resguardo en forma permanente, toda la
documentación relativa a “Personal”: legajos, recibos de sueldo, libros de sueldo, etc. Y los
libros de registro contables: Diario e Inventarios y Balances.
E-2) Cuentas corrientes bancarias
Dado que las cuentas corrientes bancarias se dan de alta en las entidades financieras y se
identifican a través del número de C.U.I.T (Clave Única de Identificación Tributaria) del
titular y esta clave es única para el Colegio Central y sus filiales, para el Banco Central de la
República Argentina, todas las cuentas bancarias abiertas en la Provincia por cada una
de las Filiales, tienen un solo titular, es decir: el Colegio de Farmacéuticos de la
Provincia de Buenos Aires.
Por lo expuesto, el cumplimiento de las reglamentaciones y/o
circulares emitidas por el Banco Central que alcancen a este Colegio comprenden a toda la
Institución como una unidad, debiendo realizarse las tareas y seguimientos operativos que se
detallan, sin excepción:
1.- Tener especial cuidado en la confección de los cheques en cuanto a sus aspectos formales,
esto es, cantidad de firmas, coincidencia del importe en números y letras, fechas de emisión y
pago, etc.
2.- Verificar los saldos contables (aclarando que los mismos deben estar actualizados) de las
cuentas bancarias antes de la emisión de cheques, a efectos de no emitir cheques sin fondos.
3.- Cubrir en forma habitual los gastos bancarios de la cuentas de obras sociales con fondos
propios.
4.- Verificar diariamente que no haya cheques rechazados.
5.- Tener en cuenta que está vigente la ley Nacional Nº 25.730 que establece la sanción de una
multa al librador de cheques que hayan sido rechazados. La misma en caso de producirse
tiene un plazo de 30 días para ser abonada, sin excepción.
6.- No obstante lo indicado en el punto anterior, verificar, para el caso que se produzca un
rechazo, que se efectúe el débito correspondiente a la multa referida. Si el banco no
realizara ese descuento, solicitar al mismo la aplicación de la medida en forma inmediata.
7- Los cheques rechazados deberán ser recuperados y presentados en la entidad bancaria
local a la mayor brevedad posible. (para que permanezcan informados en el Banco Central el
menor tiempo posible).
8- Los cheques recuperados y presentados:
a- dentro de los 15 días corridos posteriores al rechazo → serán informados por el plazo de 48
horas.
b- entre 16 y 90 días → permanecerán por el término de un año
c- después de los 90 días → serán informados dos años.
En la medida que la falta de presentación persista, el cheque será informado por el Banco
Central hasta que se cumpla el plazo de 5 años.
Auditoría – Tel. (0221) 4290972 – Mail: auditoria@colfarma.org.ar
RECORDAR QUE LO FUNDAMENTAL ES EL PAGO DE LA MULTA, DEBIDO A
QUE SI NO ES ABONADA DENTRO DE LOS TREINTA DIAS DEVIENE EN
INHABILITACION DE CUENTA PARA SU POSTERIOR CIERRE- CON LA
PROBABILIDAD DE CIERRE DE TODAS LAS CUENTAS DE LA CUIT 3055085706-1- COLEGIO DE FARMACEUTICOS DE LA PROVINCIA DE BUENOS
AIRES.
E-3) De acuerdo a lo establecido por el Reglamento del Sistema Unificado en su art. 31, de
los porcentajes de retención en concepto de gastos administrativos establecidos en el art. 11
del mismo a realizar por los Colegios de Partido, estos remitirán al Colegio Central el 0.45 %
para solventar la autofinanciación del Sistema Unificado como así también el 0.10 % para
fondo de Reserva. Actualmente, esto es aplicable a los convenios de tipo local que suscribe la
Filial que usted preside. Asimismo, cuando se suscriben convenios locales, estos deberán ser
previamente homologados y registrados por el Colegio de Provincia, sin cuyo requisito no
podrá ponerse en vigencia. La homologación solo podrá negarse por causa fundada. (articulo
3º del Reglamento del Sistema Unificado).
Recordamos que se estableció como fecha límite para el giro de los fondos
correspondientes al Porcentaje de Autofinanciación del Sistema Unificado y Fondo de
Reserva (0.45 y 0.10 %) del mes anterior, el día 7 o el hábil posterior de cada mes calendario.
Cabe acotar que si las circunstancias así lo indicaren y mediante explicación fundamentada
por escrito, podrán ampliar los plazos de envío para este último concepto.
Ante cualquier duda, ponemos a su disposición a nuestro
departamento de Auditoria.
Sin otro particular, y esperando le sea de utilidad la
información compendiada, le saludamos muy atentamente.
Auditoría – Tel. (0221) 4290972 – Mail: auditoria@colfarma.org.ar