INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO SALIDA DE ALMACEN

Instructivo de Llenado del Formato de Salida de Almacén
No.
Campo
Descripción
1
Fecha
Anote la fecha de elaboración del formato de solicitud.
2
Almacén (A)
Señale con una cruz (x) en el recuadro del Subalmacén al
que dirige su solicitud, de acuerdo al tipo de producto. (No se
puede marcar más de una cruz).
3.-
Almacén (B)
Señale con una cruz (x) en el recuadro del Subalmacén al
que dirige su solicitud, de acuerdo al tipo de producto. (No se
puede marcar mas de una cruz ni se puede marcar una cruz
para al campo de Almacén (A) y Almacén (B) en el mismo
formato.
Número y
denominación del
área o servicio
solicitante
Anote el nombre y el número de la unidad o servicio en la que
se solicita el surtimiento del o los productos.
5
No. de folio
No anote nada. (espacio reservado para consignar el número
de folio de surtimiento de producto en el Subalmacén
correspondiente).
6
Entregó
No anote nada. (Espacio reservado para consignar la firma o
nombre de la persona del Subalmacén que entrega el o los
productos).
7
Clave
Anotar la clave del producto de acuerdo al “Catálogo General
de Productos del HGM”.
8
Descripción del
producto
Anotar la descripción del producto de acuerdo al “Catálogo
General de Productos del HGM” o el nombre común o
genérico.
4
En caso de requerir productos para atención a pacientes
periféricos, anote entre paréntesis el nombre y el número de
la unidad o servicio al que esta adscrito el paciente.
Se deberá cancelar los espacios no utilizados
Para solicitud de insumos médicos, deberá anotar los datos
de los pacientes (nombre, número de cama, número de
expediente, diagnóstico y posología), lista de pacientes y
tiempo estimado de consumo, en los que se demuestre la
aplicación de los productos que se solicitan, o a los que se
destinaron los de la remesa anterior.
Notas:
Se podrá poner en el encabezado del formato los datos
del paciente a los que va destinado el o los productos.
En caso de mayor número de pacientes se podrá anexar.
1
no.
campo
Descripción
un listado con los datos de los pacientes, mismo que
formará parte integral de la solicitud y deberá llevar el
número de folio de surtimiento.
Para el caso de productos en presentación de uso
colectivo de Material de Curación, Reactivos, Material de
Laboratorio, Suturas y Sueros, se podrá poner las
siguientes leyendas:
Ejemplos:
 “Productos para uso en 4 pacientes de las camas
Nos. 75, 76, 77 y 80 del área de hospitalización
para 72 horas”.
 “Productos para 50 estudios de biopsia en el
laboratorio de histopatología.
En caso de que los insumos tengan destino específico
para proyectos de investigación, dirigidos a cierto grupo
de
pacientes,
establecidos
en
los
protocolos
correspondientes, igualmente se podrá consignar la
leyenda:
Ejemplo: “Para uso en el proyecto de investigación
titulado “________________________”
En este caso, la unidad que recibe deberá llevar un
registro estricto de los consumos por paciente a los que
se les proporcionan el o los insumos, debiendo reportar
la lista de consumos a la Subdirección de Almacenes al
término de las existencias.
9
Unidad de medida
Anotar la unidad de medida de distribución o unidad de
conteo, de acuerdo al “Catálogo General de Productos del
HGM”.
10
Cantidad solicitada
De acuerdo a la unidad de medida, anotar la cantidad del
insumo que se solicita.
Se deberá cancelar los espacios no utilizados
No se solicitan insumos médicos para consumo mayor a 72
horas excepto para los casos descritos en este instructivo o
para dar cumplimiento a disposiciones superiores que sean
emitidas posteriormente.
11
Cantidad entregada
Espacio para que el personal del Subalmacén anote la
cantidad del insumo que se entrega.
Este número no deberá ser mayor que el del espacio de
cantidad solicitada excepto para el caso de insumos cuya
presentación del envase primario no permita fraccionarlos
2
No.
Campo
Descripción
por razones de seguridad o integridad del producto.
En caso de no indicar productos médicos surtidos se podrá
poner las siglas siguientes:
SIGLAS
F/C
S/S
M/R
D/A
S/E
12
Persona autorizada
del servicio
solicitante (nombre
y firma)
DESCRIPCION
Fuera de catálogo
APLICACIÓN
Producto no incluido en el
catálogo general de claves
vigente del HGM
Sin suficiencia o Producto no destinado para
sin stock
el área solicitante.
Mal requisitado
Solicitud mal requisitada para
el producto solicitado.
Dotación agotada
Dotación
del
producto
agotada, a la fecha, para el
servicio solicitante.
Sin existencia
Producto sin existencia en el
Subalmacén
central.
También se podrá poner el
signo (--o--)
De acuerdo al catálogo de firmas autorizadas por el jefe de la
unidad o servicio solicitante, anotar el nombre y consignar la
firma de la persona que autoriza la solicitud.
Para el caso de Medicamentos y Narcóticos únicamente
podrá solicitar un medico (a) y para Narcóticos además se
deberá anotar el número de cédula profesional.
13
Persona autorizada
para Vo. Bo.
(nombre y firma)
Deberá anotarse el nombre y firma de la persona autorizada
para otorgar visto bueno.
Igualmente se deberá anotar nombre y firma de la persona
autorizada que corrige los datos del formato.
Este requisito es necesario para aquellos productos sujetos a
un mayor control, para los que se requiera revisión previa y
autorización para el surtimiento,
Ejemplos,
Para medicamentos antimicrobianos,
Para surtir albúmina autorizada por el servicio de Banco de
Sangre.
Para firma de Asistentes de la Dirección General Médica en
caso de solicitud sin firma autorizada (requisito 12 de este
3
No.
Campo
Descripción
Instructivo).
Para el caso de solicitud de productos fuera del catálogo del
servicio (S/S) solicitante o para dotación mayor a la solicitada
y autorizada, (D/A)
14
Encargado del
Almacén
En el Subalmacén correspondiente el encargado, o suplente
del encargado, consignará su rúbrica después del surtimiento
para validar la entrega y el movimiento de salida.
15
Fecha de recibido
Deberá a mano y con tinta, anotar la fecha en que la persona
recibe los productos. En su caso el personal del almacén
deberá imprimir el sello fechador de entregado
16
Nombre, firma.
Espacio para anotar a mano y con tinta el nombre y firma de
recibo de conformidad los artículos indicados en la columna
de cantidad entregada.
No podrá firmar de recibido personal ajeno al Hospital
General de México
4
Consideraciones Generales:
No.
Descripción
1
El formato se deberá llenar y presentar en original y dos copias para distribuirse
como sigue:
Original.- para la Dirección de Recursos Financieros.
Primera copia.- para el Subalmacén central que surtió los productos.
Segunda copia.- para el Servicio Solicitante.
2
El formato se podrá presentar en tamaño carta o media carta siempre y cuando
contenga todos los datos o campos de llenado descritos en este instructivo, aun
cuando cambie el diseño
3
El Subalmacén Central podrá requerir formato de salida de almacén individual
(por producto), para el caso específico de productos que, por ingreso de urgencia,
no este regularizada la entrada.
4
Todos los tantos del formato deberán tener la misma información y las copias
deben ser fieles (fotostáticas, al carbón o reimpresiones para el caso de llenado
por medio electrónico)
5
El formato se podrá llenar a mano, con tinta negra o azul, con letra de molde y
legible, a máquina de escribir o por medios electrónicos (siempre y cuando
contenga los datos de este instructivo de llenado, aun cuando cambie el diseño)
6
No se surtirán productos con vales de salida de almacén que tengan borraduras,
tachaduras o enmendaduras en los espacios destinados a clave, descripción,
cantidad solicitada o cantidad entregada.
7
En caso de requerir modificaciones en el formato una vez llenado, se deberá
circular o anotar paréntesis en el dato a corregir y a un lado se anotará lo
correcto, con la firma y nombre correspondiente de la persona autorizada que
corrige, las correcciones deberán figurar en todos los tantos del formato.
8
Se deberá imprimir sello de entregado con la fecha del día de surtimiento.
Se podrá imprimir el sello de entregado (en el original y la copia de la
Subdirección de Almacenes) con fecha posterior a la fecha de recibido, para el
caso de insumos que por urgencia se hayan recibido sin estar regularizada la
entrada.
9
Es obligatorio para el servicio solicitante resguardar las copias en su área,
durante los siguientes 5 años después de surtido.
10
Para el caso de medicamentos estupefacientes, se deberá acompañar el formato
de salida de almacén con la receta especial con código de barras, de médicos
con permiso especial para prescripción de estos medicamentos.
5