Contraloría General de Cuentas 1 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) HALLAZGOS DE CONTROL INTERNO Falta de un archivo adecuado de la documentación de respaldo de las Obras por Administración (Hallazgo de Control Interno No.1) Condición Se determinó que la Tesorería Municipal de Zacapa y la Oficina Municipal de Planificación OMP, no cuentan con las carpetas o archivos, que contengan la papelería de las obras por administración, del periodo 2004, 2005 y 2006, por lo que no se cuenta con la papelería de soporte, lo cual impidió la localización inmediata de las mismas, únicamente se cuenta con la información de gastos, generada por los sistemas del SIAFITO y SIAF MUN I, correspondientes. Criterio De conformidad con el numeral 1.11 de de las Normas de Control Interno aprobadas mediante Acuerdo A57-2006, de fecha 8 de junio de 2006, del SubContralor de Probidad Encargado de Despacho de la Contraloría General de Cuentas, Es responsabilidad de la máxima autoridad de cada entidad pública, emitir las disposiciones legales que correspondan, con base a las políticas administrativas e institucionales, para que en todas las unidades ejecutoras de la organización, crean y mantengan archivos actualizados y ordenados en forma lógica, con sistemas que permitan la identificación y localización de documentos e información, así también que tengan una guarda y custodia adecuada. Causa Esto se debe a que las autoridades de la Municipalidad, han considerado como único documento de respaldo la factura que se opera en la Caja Fiscal, pero que no le dan importancia a los demás documentos de respaldo como lo son: Solicitud de las diferentes comunidades del Municipio, de la obra a realizar, actas de aprobación, inicio y recepción de la obra, que deben ser autorizados por el Concejo Municipal, planos de las obras, nominas de personal y las facturas de gastos efectuados. Efecto Esto da como resultado que las operaciones registradas en la caja de egresos, no se encuentren soportadas con la documentación suficiente que demuestre la eficiencia y transparencia del gasto realizado, como también el registro y archivo de la documentación de las obras. Recomendación El Alcalde Municipal debe girar sus instrucciones al Coordinador de la Oficina Municipal de Planificación, para promover los procedimientos internos más adecuados para la implementación de las carpetas o archivos de obras realizadas por administración, y que estas contengan los documentos de respaldo suficientes para demostrar la transparencia del gasto, consecuentemente estos documentos de respaldo deben de archivarse de la manera mas adecuada que permita su localización inmediata a la hora de su revisión fiscal. Comentarios de la administración En Oficio de fecha 12 de septiembre de 2007, el Coordinador de la Oficina Municipal de Planificación, manifiesta que tomo posesión como coordinador de la OMP, en forma interina en el año 2006, por lo que, los responsables de dicha deficiencia, son los anteriores Coordinadores, ya que las obras realizadas en el período 2004/2006 son anteriores a su gestión. Comentarios de auditoría Se confirma el hallazgo, en virtud de lo expresado por el Coordinador de Obras Municipales. Acción Correctiva Se solicitó sanción económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002, del Congreso de la República de MUNICIPALIDAD DE ZACAPA Informe de Auditoría Gubernamental con Enfoque en la Inversión Municipal Del 01 de enero del 2004 al 31 de diciembre de 2006 Contraloría General de Cuentas 2 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas artículo 39, numeral 22, para los ex Corrdinadores de la Oficina Municipal de Planificación, por un monto de Q15,000.00, para cada uno. MUNICIPALIDAD DE ZACAPA Informe de Auditoría Gubernamental con Enfoque en la Inversión Municipal Del 01 de enero del 2004 al 31 de diciembre de 2006 Contraloría General de Cuentas 3 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) No pagan fianza de fidelidad. (Hallazgo de Control Interno No.2) Condición Se estableció que en la Municipalidad de Zacapa, El Alcalde y el Tesorero Municipal, no pagaron la fianza de fidelidad correspondiente, durante el período 2004/2006. Criterio El Decreto No. 101-97 Ley Orgánica del Presupuesto en su artículo 79 estipula: Los funcionarios y empleados públicos que recauden, administren o custodien bienes, fondos o valores del Estado y de sus entidades descentralizadas y autónomas, deben caucionar su responsabilidad mediante fianza de conformidad con la ley respectiva. Causa Inadecuado sistema de control y falta de aplicación de la normativa correspondiente. Efecto Provoca que los funcionarios de la Municipalidad no caucionen sus responsabilidades administrativas, en un momento determinado. Recomendación Que el Secretario Municipal como encargado de Recursos Humanos de la Municipalidad, verifique de acuerdo a la Ley de Fianzas del Crédito Hipotecario Nacional, que las personas obligadas a pagar esa fianza cumplan con dicha obligación. Comentarios de la administración En nota de fecha 28 de agosto de 2007 el Tesorero a.i. de la Municipalidad manifiesta que dicha deficiencia se corrigió a partir del presente año. y el Ex Tesorero Municipal en nota de fecha 13 de septiembre de 2007, manifiesta que que el pago de dichas polizas, siempre fueron descontadas, y que sería en todo caso el Crédito Hipotecario Nacional quien tendría que informar del número y monto de las mismas. Comentarios de auditoría Se confirma el hallazgo de conformidad con lo expresado por el Tesorero Municipal. Acción Correctiva Se solicitó sanción económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18 para el Alcalde y Ex Tesorero Municipal, por Q 5,000.00 para cada uno. MUNICIPALIDAD DE ZACAPA Informe de Auditoría Gubernamental con Enfoque en la Inversión Municipal Del 01 de enero del 2004 al 31 de diciembre de 2006 Contraloría General de Cuentas 4 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) HALLAZGOS DE CUMPLIMIENTO Falta de documentos de respaldo (Hallazgo de Cumplimiento No.1) Condición La municipalidad de Zacapa, suscribió el contrato No. 8-2,003, de fecha 10 de enero de 2,004, con una empresa constructora para la ejecución del proyecto denominado Construcción Salón Comunal aldea San Jorge, Fase l, ubicado en la aldea San Jorge, del municipio de Zacapa, del departamento de Zacapa, por un monto de Q572,652.00, con financiamiento proveniente del Fondo Nacional para la Paz, FONAPAZ, obra que al momento de evaluarla se detectó que se operaron varios cambios físicos que modificaron el diseño original del proyecto, sin embargo, al solicitarles los respectivos documentos de soporte para tales cambios, éstos no fueron proporcionados a la comisión de auditoria. Criterio Decreto No. 57-92 del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado, articulo 52 cita: Ampliación del Monto del Contrato. Las variaciones del valor de los contratos de obra o de suministro de equipo instalado, pueden efectuarse hasta un veinte por ciento (20%) en más o en menos del valor original del contrato ajustado como lo establezca el reglamento de la presente ley. Para el efecto se emitirán: órdenes de cambio, órdenes de trabajo suplementario o acuerdos de trabajo extra, que serán aprobados por la autoridad administrativa superior de la entidad interesada. Causa Ineficiencia por parte de las autoridades de la Municipalidad de Zacapa, quienes deben tener conocimiento de las Leyes vigentes al respecto. Efecto Lo anterior provocó que la comisión de auditoría no logrará establecer hasta qué punto los cambios físicos efectuados incidieron en la ejecución y el diseño final de la obra y el costo de los mismos. Recomendación El alcalde municipal, debe girar inmediatamente sus instrucciones a donde corresponda a efecto de que todos los cambios físicos que se operen en el proceso de ejecución de las obras de infraestructura, sean debidamente documentados. Comentarios de la administración El Tesorero Municipal en nota de fecha 28 de agosto de 2007 indica que en respuesta a su fechado 22 de agosto de 2,007, y por instrucciones del Despacho Municipal, adjunto a la presente encontrará fotocopias de la documentación siguiente: Certificaciones de los Puntos Octavo del Acta No. 88-2,005; Noveno del Acta No. 119-2,005 y Quinto del Acta No. 78-2,006. Todos los puntos detallados corresponden a sesiones del Honorable Concejo Municipal de Zacapa, mismos que describen lo actuado en el desarrollo del Proyecto Construcción del Salón de la aldea San Jorge Zacapa Fase l. Comentarios de auditoría Se confirma el Hallazgo por que los argumentos presentados, no se consideran suficientes para su desvanecimiento. Acción Correctiva Sanción económica de conformidad con el Decreto No. 57-92 del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado, articulo 83 y 56 de su Reglamento para el Alcalde Municipal, por Q10,225.93. MUNICIPALIDAD DE ZACAPA Informe de Auditoría Gubernamental con Enfoque en la Inversión Municipal Del 01 de enero del 2004 al 31 de diciembre de 2006