12.6. CONTRATACIÓN DE MINIMA CUANTIA Contratación cuyo valor no exceda del diez por ciento (10%) de la menor cuantía de la entidad contratante, independientemente de su objeto. No podrá adelantarse por esta modalidad de selección la contratación a la que deba aplicarse una causal de contratación directa, de conformidad con lo establecido en el numeral 4 del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007. 12.6.1 PASO A PASO DE LA CONTRATACIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA Paso Primero. ESTUDIOS PREVIOS SIMPLIFICADOS (Decreto 2516 de 2011 Art. 2). deberá diligenciar el formato del sistema integral de la calidad, ubicado en el proceso de compras y contratación CC-Fy remitirlo al Almacen Municipal, que es la dependencia autorizada para realizar compras. (Dcr. 446 de agosto 28 de 2009) Se tendrán a disposición de los posibles oferentes Deben contener: 1. La sucinta descripción de la necesidad que pretende satisfacer con la contratación. 2. La descripción del objeto a contratar. 3. Las condiciones técnicas exigidas. 4. El valor estimado del contrato justificado sumariamente, así como el plazo de ejecución del mismo. 5. El correspondiente certificado de disponibilidad presupuestal que respalda la contratación. La Solicitud de Certificado de Disponibilidad Presupuestal Debe sujetarse al cumplimiento de mandatos legales del Estatuto Orgánico de Presupuesto que exige la existencia de la respectiva partida o disponibilidad presupuestal que ampare ese proceso de contratación, es decir, la Administración Municipal abre licitaciones o concursos e inicia procesos de suscripción de contratos, cuando existan las respectivas partidas o disponibilidades presupuestales. Se trata de una disposición que establece que todos los actos administrativos que afecten las apropiaciones presupuestales deberán contar con certificados de disponibilidad previos que garanticen la existencia de apropiaciones suficientes para atender estos gastos. En consecuencia, ninguna autoridad podrá contraer obligaciones sobre apropiaciones inexistentes, o en exceso de saldo disponible. Cualquier compromiso que se adquiera con violación de éstos preceptos creará responsabilidad personal y pecuniaria a cargo de quien asuma estas obligaciones, según consta en el artículo 71 del Estatuto Orgánico de Presupuesto, Decreto 111 de 1996 y Ley 1150 de 2007 Art. 23. Es así como la apertura de procesos de selección e incluso la misma celebración del contrato, está precedida de una regla de ejecución presupuestal, que hace parte integrante de los principios de planeación y legalidad, según la cual no puede iniciarse proceso de selección o celebrarse contrato si previamente no se ha verificado la existencia del rubro para sustentar el gasto que el contrato implica, y no se ha expedido así mismo disponibilidad presupuestal. Paso Segundo: INVITACIÓN PÚBLICA La unidad ejecutora delegada para el efecto, que requiera realizar una adquisición de bienes, servicios u obra, cuyo valor no supere el 10% de la menor cuantía, formulará una invitación pública a participar a cualquier interesado, la cual se publicará en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública - Secop, por un término no inferior a un (1) día hábil. Con la firma de la invitación por parte del funcionario competente, se entiende aprobada la apertura del proceso contractual por lo que no se requerirá de acto adicional alguno. En la Invitación Pública se señalará: 1. El objeto a contratar. 2. Plazo de ejecución. 3. Forma de pago. 4. Las causales que generarían el rechazo de las ofertas o la declaratoria de desierto del proceso. 5. El cronograma del proceso especificando la validez mínima de las ofertas que se solicitan, así como las diferentes etapas del procedimiento a seguir, incluyendo las reglas para expedir adendas a la invitación y para extender las etapas previstas. 6. El lugar físico o electrónico en que se llevará a cabo el recibo de las ofertas. En el caso de utilizar medios electrónicos deberá observarse lo previsto en la Ley 527 de 1999. 7. Requisitos habilitantes: CAPACIDAD JURÍDICA. PERSONA JURÍDICA : 1. Certificado de Existencia y representación legal 2. Constancia de solicitud de certificado de la Gobernación de que no tiene sanciones vigentes, si hace referencia a una entidad sin ánimo de lucro. En caso de serle comunicada la aceptación de la oferta, deberá presentar el correspondiente certificado para la ejecución del contrato. 3. Cuando es cooperativa o precooperativa de trabajo asociado, deberá presentar copia de la resolución de autorización de regímenes expedido por el Ministerio de la Protección Social. 4. Cuando se trate de Juntas de Acción Comunal o ASOCOMUNAL presentar certificación de legalidad y cumplimiento de la ley 743 de 2002, expedida por la Gobernación de Antioquia o por la Secretaría de Bienestar Social y Comunitario. 5. Certificado de estar al día con seguridad social, salarios, prestaciones legales y parafiscales. Se debe adjuntar la tarjeta profesional del revisor fiscal con la certificación de vigencia expedida por el colegio de contadores.. 6. Certificado de no ser deudor fiscal de la persona jurídica y su representante legal. 7. Fotocopia de la cédula del representante legal, preferiblemente ampliada al 200%. 8. Certificado de la Procuraduría del representante legal de la empresa o entidad 9. RUT 10. Certificado de no estar inmerso en causales de inhabilidad e incompatibilidad. 11. Facultades para contratar en caso de existir limitación del representante legal. PERSONA NATURAL 1. RUT 2. Certificado de matrícula mercantil cuando sea propietario de un establecimiento de comercio. 12. Certificado de estar al día con el pago en la seguridad social, salarios y prestaciones legales, tanto del oferente como de las personas que tenga a cargo. Si la persona natural tiene contador deberá anexar la Tarjeta Profesional con la certificación de vigencia expedida por el colegio de contadores. 3. Certificado de no ser deudor fiscal. 4. Fotocopia de la cédula de ciudadanía, preferiblemente al 200%. 5. Certificado vigente del DAS 6. Certificado de antecedentes disciplinarios expedido por la Procuraduría General dela Nación EXPERIENCIA MÍNIMA: La experiencia mínima se exigirá en los casos de contratación de obra, de consultoría. CAPACIDAD FINANCIERA: Cuando el estudio previo lo justifique de acuerdo a la naturaleza o las características del contrato a celebrar, así como su forma de pago, la entidad también podrá exigir para la habilitación de la oferta, la verificación de la capacidad financiera de los proponentes. No se verificará en ningún caso la capacidad financiera cuando la forma de pago establecida sea contra entrega a satisfacción de los bienes, servicios u obras. Paso Tercero: Cronograma de la contratación de Mínima cuantía CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES CONTRATACIÓN DE MINIMA CUANTÍA FECHA/HORA LUGAR ACTIVIDAD DESDE Estudios Previos HASTA Secop Solicitud de CDP CDP Invitación Pública (Mínimo Un día hábil) Art. 94 ley 1474 de 2011 Adendas Recepción de propuestas y requisitos habilitantes(Mínimo Un día hábil) Art. 94 ley 1474 de 2011 Evaluación Económica de Propuestas y verificación de requisitos habilitantes Termino para subsanar requisitos habilitantes Observaciones a la evaluación (Mínimo Un día hábil) Art. 4 Decreto 2516 de 2011 Respuesta a las observaciones y Comunicación de Aceptación de la oferta Secop Secop Secop Secop Secop Solicitud de RDP RDP Paso Cuarto: La verificación y la evaluación de las ofertas. La verificación y la evaluación de las ofertas será adelantada por quien sea designado por el ordenador del gasto sin que se requiera de pluralidad alguna. Dicha función podrá ser ejercida por funcionarios o por particulares contratados para el efecto, quienes deberán realizar dicha labor de manera objetiva, ciñéndose exclusivamente a las reglas contenidas en la invitación pública, con el fin de recomendar a quien corresponda el sentido de la decisión a adoptar de conformidad con la evaluación efectuada. En el evento en el cual la entidad no acoja la recomendación efectuada por él o los evaluadores, deberá justificarlo mediante acto administrativo motivado. La verificación de los requisitos habilitantes se hará exclusivamente en relación con el proponente con el precio más bajo. Los resultados de La verificación y la evaluación de las ofertas se publicarán en el SECOP. En caso que el proponente con el precio más bajo no cumpla con los requisitos habilitantes, se procederá a la verificación del proponente ubicado en segundo lugar y así sucesivamente. De no lograrse la habilitación, se declarará desierto el proceso. Paso Quinto: Reglas de subsanabilidad: Podrán ser requeridos por la entidad en condiciones de igualdad para todos los proponentes hasta la adjudicación, o hasta la fecha establecida en el cronograma, para que alleguen los requisitos o documentos que verifiquen las condiciones del proponente o soporten el contenido de la oferta, y que no constituyan los factores de escogencia establecidos por la entidad en la invitación pública. Rechazo de la oferta: será rechazada la oferta del proponente que dentro del término previsto en la invitación publica, no responda al requerimiento que le haga la entidad para subsanar requisitos. En ningún caso se podrá permitir que se subsane la falta de capacidad para presentar la oferta, ni que se acrediten circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre del proceso. Paso sexto: Observaciones a la evaluación. Publicada la verificación de los requisitos habilitantes, según el caso, y de la evaluación del menor precio, la entidad otorgará un plazo único de un día hábil para que los proponentes puedan formular las observaciones a la evaluación. Paso Séptimo: respuestas a las observaciones y la comunicación de aceptación de la oferta. Las respuestas a las observaciones se publicarán en simultáneamente con la comunicación de aceptación de la oferta. el Secop La entidad podrá adjudicar el contrato cuando sólo se haya presentado una oferta, y esta cumpla con los requisitos habilitantes exigidos, siempre que la oferta satisfaga los requerimientos contenidos en la invitación pública. Criterios De Desempate: En caso de empate a menor precio, la entidad adjudicará a quien haya entregado primero la oferta entre los empatados, según el orden de entrega de las mismas. Paso Octavo: Comunicación de aceptación de la oferta o de declaratoria de desierta. Mediante la comunicación de aceptación de la oferta, la Entidad manifestará la aceptación expresa e incondicional de la misma, los datos de contacto de la Entidad y del supervisor o interventor designado. Con la publicación de la comunicación de aceptación en el Secop el proponente seleccionado quedará informado de la aceptación de su oferta. En caso de no lograrse la adjudicación, la entidad declarará desierto el proceso mediante comunicación motivada que se publicará en el Secop. Si hubiere proponentes, el término para presentar el recurso de reposición correrá desde la notificación del acto correspondiente. De no presentarse ninguna propuesta o de no resultar habilitado ninguno de los proponentes se repetirá el proceso de selección. Paso Noveno: Contrato. La comunicación de aceptación junto con la oferta constituyen para todos los efectos el contrato celebrado, con base en el cual se efectuará el respectivo registro presupuestal. Paso Décimo. Solicitud de Registro de Disponibilidad Presupuestal (RDP) La comunicación de aceptación junto con la oferta constituyen los documentos necesarios para solicitar el Registro de Disponibilidad Presupuestal Con todos los documentos del proceso de selección se integrará una carpeta, que cumpla con las normas de archivistica. Paso Décimo Primero: Nombramiento de interventor