PLIEGO DE CONDICIONES TÉCNICAS QUE HA DE REGIR EN LA CONTRATACIÓN DE ESPACIOS E INSTALACIONES PARA LA CELEBRACION DE LA CONFERENCIA EUROPEA “ECRI2010” 1. Objeto El presente pliego tiene por objeto establecer las condiciones que han de regir en la contratación de los espacios e instalaciones adecuadas para organizar y acoger la Conferencia ECRI 2010 Las Conferencias de ECRI, son el encuentro internacional que constituyen el mayor foro especializado en Grandes Infraestructuras científicas europeas y que reúne con carácter bianual a las máximas autoridades e instituciones garantes de Europa y a expertos en la materia de todos los continentes. Este evento reúne en torno a 500 personas, entre participantes en las mesas redondas, foros y debates, y asistentes de diversas entidades, tanto públicas como privadas. 2.Objetivo El objetivo es contratar los espacios e instalaciones necesarias con capacidad suficiente y disposición de servicios técnicos/logísticos de alto nivel, ubicados en la ciudad de Barcelona próximos a las instalaciones del BSC-CNS 3. Características y objetivos específicos del contrato Características: Ubicación: - Barcelona; se requiere proximidad a las instalaciones del BSC-CNS. Dentro de las actividades del evento se contempla una visita al Superordenador MareNostrum ubicado en las instalaciones del BSC-CNS. Fechas: - 22 de Marzo de 2010 a 24 de Marzo de 20010. Imprescindible poder ofrecer exclusividad de uso de toda la sede durante estos días. Características generales: - Salas amplias de congresos con accesibilidad a hotel con un mínimo de 400 habitaciones en un mismo complejo Hoteles cercanos a la sede para acoger al resto de delegados Se valorará la pertenencia a Asociaciones e Instituciones oficiales del sector como garantía de calidad del servicio. La empresa adjudicataria deberá tener experiencia reciente en acoger eventos similares 1 Necesidades de espacios: - 1 auditorio con capacidad para 1000 delegados 1 sala plenaria con capacidad para 600 delegados en formato escuela, con cableado eléctrico suficiente para todos los puestos 1 zona de exposición superior a los 1500m2 brutos 1 Área entrega documentación 1 Guardarropía 1 sala de prensa 1 sala VIP 4 despachos para pequeñas reuniones 1 auditorio con capacidad para 250 delegados 1 despacho para la Organización WiFi de capacidad suficiente para atender las necesidades de la conferencia 4. Medidas de seguimiento y control. El seguimiento y control de los trabajos que se vayan realizando, se llevará a cabo por el OPC seleccionado para la Conferencia, que designará un responsable, al que se encomendarán las tareas de supervisión de los trabajos y de interlocución con la empresa adjudicataria. La empresa adjudicataria, a su vez, conocerá a fondo las necesidades y metas de la Conferencia, lo que le permitirá asesorar, en las reuniones que mantenga con la misma, sobre el desarrollo del trabajo. 5. Revisión de precios y subcontratación Dadas las características de la presente contratación no se admite revisión de precios ni subcontratación. 6. Duración del contrato La duración del contrato comprenderá desde la firma del mismo hasta la finalización del evento de referencia. 7. Cláusula de propiedad y confidencialidad Los datos e informaciones que se manejen, serán propiedad de la Organización de la Conferencia y no podrán ser difundidos, ni reproducidos, total o parcialmente, por medio alguno sin la autorización expresa de ésta. El adjudicatario queda expresamente obligado a mantener absoluta confidencialidad y reserva sobre cualquier dato que pudiera conocer con ocasión del cumplimiento del contrato, especialmente de carácter personal, que no podrá copiar o utilizar con fin distinto al que figura en este pliego, ni tampoco ceder a otros ni siquiera a efectos de conservación. 2