tutorial para rellenar el expediente espacial de estancias

Protocolo de Espacios. Tutorial de estancias
TUTORIAL PARA RELLENAR EL
EXPEDIENTE ESPACIAL DE ESTANCIAS
Objetivo del tutorial:
Explicar paso a paso el procedimiento para realizar el expediente de estancias
En este tutorial aprenderá a:
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Seleccionar mapas de los edificios para imprimir
Comprobar los datos que tenemos sobre su centro referente a las estancias
Modificar la actividad o uso que se desarrolla en cada estancia
Dar de bajas estancias que ya no le pertenecen
Personalizar sus espacios asignando un nombre que le identifique
Imprimir carteles de señalización interna (en fase de pruebas)
Este tutorial consta de dos partes:
1.
2.
Primera parte.: Imprimir mapas del edificio:
Segunda parte: Rellenar el formulario de estancias
Otros tutoriales del expediente de espacios:
– Tutorial para rellenar el expediente de personal.
– Preguntas de uso frecuente
– Tutorial para unidades externas
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Protocolo de Espacios. Tutorial de estancias
PRIMERA PARTE: IMPRIMIR MAPAS DE EDIFICIO
Esta fase se realiza en la web http://www.sigua.ua.es
Antes de empezar a rellenar el formulario es recomendable realizar una impresión de los mapas que
afectan a mi centro.
1. Para ello visite este enlace web: http://www.sigua.ua.es/es/informes/index.php o haga click en
el siguiente icono de la página de inicio de SIGUA (http://www.sigua.ua.es)
2. Aparecerá esta página:
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3.
Situando el ratón encima de cada edificio de la imagen aparece su nombre. Pincha encima del
que te interesa o bien haz click en el enlace con el nº del edificio (Ej: [26]).
4.
De esta forma obtendrás esta página donde se listarán todos los mapas realizados por SIGUA y
editados en formato PDF de Adobe para que lo puedas imprimir sin problemas en cualquier
impresora y en cualquier formato de papel.
Fíjate en la fecha en la que se ha elaborado el mapa, puesto que puede haber variaciones con
respecto a la situación actual. No obstante, en la cartografía dinámica que tienes en este
enlace (http://www.sigua.ua.es/carto/sigua/htdocs/siguamap.phtml) se encuentra la
Protocolo de Espacios. Tutorial de estancias
5.
información más actualizada. Selecciona el enlace con la planta que deseas ver.
Una vez abierto el enlace aparecerá un plano como el de la figura siguiente:
Figura: Mapa en formato PDF
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Imprime los mapas que sean necesarios.
NOTA: Los mapas en formato PDF se realizaron en una fecha concreta, que es la
que aparece en el documento. Es posible que desde que se creo este documento
hasta ahora haya habido cambios que no estén reflejados. En estos casos es
recomendable visitar la cartografía interactiva donde aparecerán, en principio,
los mapas actualizados.
SEGUNDA PARTE: Rellenar el expediente de estancias
Antes de ver la secuencia de operaciones necesarias para rellenar este apartado vamos a ver la
casuística que puede darse en nuestro centro. Podemos tener los siguientes casos:
a) Estancias que no han cambiado de uso y se encuentran bien representadas en la cartografía.
b) Estancias que han cambiado de uso (por ejemplo: de almacén a despacho)
c) Estancias que no han cambiado de uso pero que ha habido cambios estructurales por
remodelaciones de obra, mal representados en el plano, etc.
d) Estancias que han cambiado de uso por cambios estructurales de remodelaciones de obra y
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que, por tanto, necesitan actualizarse en la cartografía para poder asignarles correctamente su
uso.
e) Estancias que según el formulario están asignadas a mi centro cuando en realidad no me
pertenecen
f) Estancias que no aparecen en el formulario pero que deben de estar asignadas a mi centro.
El estado idóneo es el primero, no obstante, en este formulario usted sólo podrá reflejar el 2º y el 5º
caso. En cualquiera de los otros casos póngase en contacto con nosotros para atender de forma
personalizada su caso. En el supuesto de que los cambios obedezcan a obras que no han sido
reflejadas en la cartografía deben de ponerse en contacto con la Oficina Técnica.
NOTA: Tan sólo hay que cumplimentar los cambios que afectan a
la estancias que están asignadas exclusivamente a tu centro.
Esta parte se realiza integramente desde la herramienta Campus Virtual
1.
2.
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Entra en Campus Virtual
Despliega en el árbol de la izquierda la opción: Otros servicios ►SIGUA ►Modificar
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3.
Selecciona el botón Expediente de estancias
4.
Aparecerá un listado con las estancias de tu centro. Dichas estancias han sido asignadas a tu
centro y codificadas con el código SIGUA. Asimismo, en cada una de ellas se desarrolla una
actividad, que es la que viene asignada en el formulario.
Figura: Formulario de estancias
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Cada icono tiene una función:
Es la abreviatura de "Cartel". Se utiliza para crear un fichero en formato PDF
C
que contiene el cartel en formato normalizado para la señalización interna de
los edificios. Sólo tiene que imprimirlo. Este icono no aparecerá en todas las
personas.
NOTA: Sólo tendrán un cartel de personal aquellas personas ubicadas en una
estancia tipificada con uso de "despacho".
NOTA: Este icono sólo aparece una vez que se ha validado el formulario (click
en el botón “Validar cambios”)
I
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Menú emergente que ofrece información puntual de una determinada estancia.
Para activarlo símplemente sitúe el ratón encima de la imagen de información
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I
Es la abreviatura de "Mapa". Se utiliza para ver en un mapa donde está la
estancia a la que hace referencia la fila
Código
Es el código que utiliza SIGUA para identificar una estancia. Está compuesta
de 9 caracteres (2: campus, 2: edificio, 2: planta, 3: nº estancia) . Cada estancia
sólo tiene un código y usted podrá utilizarlo para varios servicios: inventariar,
señalización interna, etc.
Uso
Cada estancia de la universidad está destinada a un determinado uso genérico.
En SIGUA hemos realizado una clasificación de usos que usted puede consultar
en este enlace. Sí usted considera que el uso que tiene asignado una estancia
no es el que aparece escrito debe de indicarnos cual es el correcto. Para ello
dispone de un desplegable con distintos usos genéricos, donde deberá
seleccionar el que más se identifique con la función que allí se desempeña.
NOTA: Es posible que haya alguna estancia que no aparezca en el listado y que
usted considera que debería asignársela su centro. Para ello haga click en el
siguiente enlace (no activo).
A
Es la abreviatura de "Asignación". Indica la adscripción de una estancia a una
determinada unidad o departamento. En principio usted verá que todas las
casillas están activadas. Esto significa que son las estancias que según nuestros
datos le están asignadas. Sí considera que alguna de ellas no le pertenece debe
de desmarcarla.
Denominación
Es el nombre que por su singularidad denominamos a algunas estancias (ej:
Laboratorio de idiomas). Sí usted rellena las cajas de texto (en castellano y en
valenciano ), dichos nombres se almacenarán en nuestra base de datos y usted
los podrá utilizar para generar "al vuelo", es decir, en tiempo real, carteles para
la señalización interna. Sí no escribe su denominación, en vez de ésta aparecerá
el uso genérico que tiene (ej: laboratorio, despacho, almacén, administración).
Figura: Listado de estancias del formulario.
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5.
Rellena los cambios de uso activando el desplegable que pone “(cambiar uso a ...)”
6.
Escribe la denominación que tiene cada estancia en castellano y valenciano.
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7.
Una vez cumplimentado todo lo necesario haz clic en el botón “Validar cambios”
8.
Aparecerá una nueva página con todos los cambios reflejados. Es aquí donde podrás realizar
carteles de señalización interna de cada estancia. Todos los cambios aparecen en color rojo.
9.
Al final de la página verás un mensaje de agradecimiento. Es ahora cuando SIGUA tiene todos
los datos necesarios para actualizar tu centro. Estos serán remitidos lo más rápido posible.
NOTA: En este protocolo se ha diseñado una utilidad para generar carteles de señalización interna de
edificios (actualmente en fase de pruebas). Su objetivo no es el de suplir la señalización actual, sino
ofrecer un mecanismo rápido y automatizado para emitir carteles provisionales en caso de nueva
estancia, repetición de carteles por modificación, etc. Como cualquier sistema automatizado, la
producción de carteles no está diseñada para producir carteles personalizados en tamaño, colores,
fuentes, etc, con lo que siempre habrá excepciones que no podrán reproducirse con este sistema. De
hecho, previo al diseño de estos carteles se consensuó, por parte de los organismos afectados, el
contenido que debe de haber para cada posible caso, excluyendo en todos los casos la posibilidad de
personalización de los carteles por parte del usuario, a excepción de la denominación específica de
cada estancia, en el caso de que se tenga.
Estos son los dos tipos de carteles que permite realizar este protocolo:
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Despachos: En aquellos carteles donde la actividad sea despachos se genera un documento en
formato PDF estandarizado con la siguiente documentación:
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Código de la estancia
Nombre y apellidos de las personas que ocupan dicha estancia
Área de conocimiento del departamento (en el caso de que sea un departamento)
Figura: Cartel de señalización interna de despachos:
2.
Resto de estancias (Laboratorios, administración, etc. La información que aparece en el mismo
es la siguiente:
● Código de estancia
● Área de conocimiento o unidad
● ● Actividad de la estancia. (Administración, laboratorio de investigación, etc.). En el
caso de haber rellenado las casillas de denominación en castellano y valenciano del
protocolo de espacios, aparecerá el texto que usted haya escrito. Así por ejemplo, en la
imagen siguiente aparece un laboratorio de investigación que ha sido personalizado
con las denominaciones.
Figura : Cartel de señalización interna de un laboratorio
Fin del tutorial
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