Guía para que su programa de telepresencia sea un éxito

Guía para que su
programa de telepresencia
sea un éxito
Guía para que su programa de telepresencia
sea un éxito
Tener a mano
información básica al
comenzar a implementar
la tecnología de colaboración de vídeo permitirá
realizar un seguimiento
del proceso desde el
principio.
Informe técnico de Cisco
La cuantificación de la ROI crea un caso empresarial sólido para la inversión en la colaboración
de vídeo
Que su programa de telepresencia se considere o no un éxito depende de los
objetivos que se haya planteado. ¿Desea obtener ahorros de costes concretos
reduciendo los desplazamientos de los empleados? ¿Llamaría éxito al aumento
de la colaboración entre sus empleados? ¿Le gustaría asistir a un descenso en
la rotación de sus empleados porque el vídeo ha mejorado el equilibrio entre sus
vidas personales y laborales? Tener objetivos específicos en mente desde el principio le permitirá mejorar el proceso de seguimiento y probar su éxito con
el tiempo. Deberá comprobar los aspectos siguientes:
• Reducción de costes
• Fomento de la ventaja competitiva a través de las eficiencias empresariales
• Aumento de la productividad gracias a una toma de decisiones más rápida
• Mejora de la calidad de vida de los empleados
• Reducción del impacto ecológico
Comience con un plan e información básica
De forma ideal, tendrá información básica a mano al comenzar la implementación.
Esto le permitirá realizar el seguimiento del proceso desde el principio. Recopilar
esta información básica puede conllevar cierto trabajo y requerir la ayuda de otras
personas. Planee trabajar con un equipo interdepartamental para calcular el tiempo
y los recursos que su organización emplea actualmente en las actividades que
desea sustituir por la telepresencia.
Cada vez que sustituya una actividad por la telepresencia, tiene la oportunidad
de medir la rentabilidad de la inversión (ROI). Nombre a un campeón de telepresencia en cada departamento que utilice telepresencia. Esta persona puede ayudar
a medir la diferencia que la telepresencia supone en su departamento, así como
promover las mejores prácticas entre otros.
1 Cisco Systems, Inc.
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Informe técnico de Cisco
Reducir costes
Eliminar desplazamientos innecesarios
Forrester Research
determinó que una
mayoría de los empleados pierden al menos
el 50% de su tiempo de
productividad al desplazarse al aeropuerto
y durante el vuelo.
Animar a los empleados a que sustituyan desplazamientos empresariales
innecesarios para reuniones, formación u otros compromisos por programas de
telepresencia puede suponer un ahorro en costes y ganancias de productividad
considerables. De hecho, gracias al uso de la tecnología de conferencia
Cisco TelePresence™, se estima que Vodafone pudo reducir el número de viajes
de negocios de sus empleados en un 50%.
Es posible que su empresa cuente con un departamento de viajes o un grupo
de cuentas que realice el seguimiento de los desplazamientos de los empleados.
Al cuantificar la reducción de desplazamientos, no sólo tenga en cuenta los gastos
de avión o tren. Asegúrese de calcular todos los costes de desplazamiento, como
hoteles, taxis, comidas, dietas, entre otros. Cisco® Business Advantage Calculator
puede ayudarle a calcular el coste de los desplazamientos de su organización en
función del número de personas que viajan, las distancias típicas realizadas y los
salarios medios.
Aumentar la productividad
Forrester Research, en un informe llamado “The ROI of Telepresence” (la ROI de la
telepresencia) determinó que una mayoría de los empleados pierde al menos el 50%
de su tiempo de productividad al desplazarse al aeropuerto y durante el vuelo. Si su
organización cuenta con muchas personas que se desplazan para realizar llamadas
de ventas o contratos de consultoría, debería pensar también en cómo estas personas podrían utilizar su tiempo de forma más efectiva. ¿Con cuántos clientes adicionales podrían haberse puesto en contacto mientras se encontraban de viaje?
Reducir los gastos relacionados con el espacio de la oficina
Gracias a la proliferación de la telepresencia personal, las soluciones de teléfonos
VoIP de vídeo y de vídeo de PC, numerosas organizaciones que no considerarían
la opción del teletrabajo están ahora convirtiendo a sus empleados en trabajadores
que trabajan desde casa mediante soluciones basadas en vídeo. Puede medir el
éxito de un programa de teletrabajo basado en vídeo estimando la cantidad de
superficie (en pies/metros cuadrados) por empleados convertidos que ahorraría
con el teletrabajo. Reducirá el coste anual de mantenimiento del espacio de la oficina (por pie/metro cuadrado), incluidos el alquiler, los gastos y el mantenimiento.
Garantizar la continuidad empresarial
Los términos “recuperación de desastres” y “continuidad empresarial” a menudo
traen a la mente eventos catastróficos que paralizan comunidades enteras durante
semanas o incluso meses. Sin embargo, en el mundo empresarial, la realidad es
que un “desastre” puede ser algo tan simple como una tormenta de nieve, una
interrupción en la producción como consecuencia de errores mecánicos de funcionamiento o un brote de gripe. La telepresencia ayuda a resolver los problemas
de forma más rápida y mantiene a los empleados conectados entre sí y con los
clientes, independientemente de dónde se encuentren. De este modo, se pueden
evitar las interrupciones potenciales. Intente comparar el tiempo que los empleados
pasan fuera del trabajo antes y después de la introducción de la telepresencia en
sus entornos de trabajo.
2 Cisco Systems, Inc.
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Informe técnico de Cisco
Promocionar la ventaja competitiva mediante la
eficacia empresarial
Reducir el tiempo de comercialización
Statoil redujo el tiempo
de reparación de las
torres petroleras de
dos meses en muchos
casos a tan sólo dos
semanas diagnosticando
de forma remota los
problemas mediante
Cisco TelePresence.
¿Pretende utilizar la telepresencia para reunir a grupos distribuidos de modo que
puedan trabajar juntos en el diseño, ingeniería, control de calidad o marketing?
Considere uno de esos equipos un proyecto piloto y mida la diferencia que la
telepresencia supone en su colaboración. Determine el tiempo de comercialización
medio actual de un producto típico, así como el coste de desarrollo por producto,
precio y margen de venta medios. ¿Cuántos días puede eliminar introduciendo
la telepresencia en la ecuación? Si conoce la rentabilidad de la inversión media
anual por producto, podrá medir los efectos que la telepresencia tiene no sólo en
el ahorro de costes, sino también en los ingresos. A partir de ahí, podrá estimar
el número anual de productos en desarrollo que se basan en equipos distribuidos
y utilizan su proyecto piloto como punto de referencia para anticipar resultados
incluso mejores.
Mejorar el acceso para los expertos remotos
¿Utiliza expertos remotos para las consultas de los clientes o la mejora de las
cuentas? Si es así, mida el número de compromisos de clientes conseguidos a lo
largo de un período de tiempo determinado. ¿Se consiguen así ingresos adicionales? ¿Están los clientes más satisfechos y continúan siendo clientes durante más
tiempo gracias a su relación más estrecha con su organización?
Contemple la posibilidad de usar expertos remotos con telepresencia en operaciones de reparación y mantenimiento. Tanto si estos expertos son internos como
externos a su organización, su valor estriba en el diagnóstico de problemas y el
hallazgo de una solución rápida. Cuanto mayor sea la rapidez con la que resuelva
un problema, menor será el tiempo de inactividad experimentado por su organización. Esto conlleva ahorros de costes y mayores ingresos.
¿Cuál es el número estimado de interrupciones de fabricación/funcionamiento que
su empresa experimenta al año? ¿Cuál es el coste actual medio (al día) derivado
de una interrupción de fabricación/funcionamiento? Si normalmente lleva una semana resolver un problema de fabricación/funcionamiento, la telepresencia ayuda
a su organización a reducir este tiempo a dos días gracias a un menor número
de desplazamientos y una comunicación más transparente. Acaba de demostrar
el valor de la telepresencia. Statoil redujo el tiempo de reparación de las torres
petroleras de dos meses en muchos casos a tan sólo dos semanas diagnosticando
de forma remota los problemas mediante Cisco TelePresence.
3 Cisco Systems, Inc.
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Mejorar el equilibrio entre la vida personal
y laboral del empleado
La mejora del equilibrio entre la vida personal y laboral puede parecer un factor
menor de la ROI, a no ser que considere el efecto de la felicidad del empleado en los
costes de una organización. Localizar, contratar y formar nuevos empleados conlleva
mucho tiempo y resulta muy costoso para cualquier organización. Cuanto más satisfechos están los empleados con el equilibrio entre su vida personal y laboral, mayor
será la posibilidad de que se queden en la organización. Determine el gasto medio
de su empresa derivado de la contratación, el empleo y la formación de un empleado
nuevo. Al reducir la rotación de los empleados, puede determinar los efectos que la
telepresencia tiene en la rentabilidad general de su organización. Además, la telepresencia puede reducir las horas anuales de baja no programadas, ser un factor
que influye en el número de empleados que regresan tras una baja por maternidad y
animar a los empleados para que recomienden la empresa a otros.
Aumentar la responsabilidad medioambiental
Reducir el número de desplazamientos reduce el impacto ecológico. Puede calcular
la reducción del impacto ecológico de su empresa utilizando Cisco TelePresence
Calculator. Para medir los ahorros económicos potenciales como consecuencia de
la reducción de sus emisiones de CO2, puede también valorar el coste de la compra de compensaciones para las emisiones de carbono por la cantidad ahorrada.
¿Necesita ayuda para determinar la rentabilidad
de la inversión?
Puede trabajar junto al equipo de servicios profesionales de Cisco para establecer
un plan de implementación para su tecnología de telepresencia que le ayude a
garantizar que obtiene la mayor rentabilidad de su inversión. Póngase en contacto
con nosotros para obtener más información.
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