El modelo conceptual de descripción archivística de la CNEDA

El modelo conceptual de descripción
archivística de la CNEDA
Javier Barbadillo Alonso
(Archivo Municipal de Guadalajara y CNEDA)
CNEDA
Normalización de la descripción archivística: hacia un modelo conceptual
Subdirección General de los Archivos Estatales
Madrid, 12 de abril de 2013
El modelo conceptual de descripción archivística de la CNEDA
Comisión de Normas Españolas de
Descripción Archivística.
Modelo conceptual de descripción archivística y
requisitos de datos básicos de las descripciones
de documentos de archivo, agentes y funciones Parte 1: Tipos de entidad - Parte 2: Relaciones
(18-06-2012).
- 283 páginas.
- 91 páginas de texto expositivo.
- El resto son ejemplos...
http://www.mcu.es/archivos/docs/NEDA_MCDA_P1_P2_20120618.pdf
El modelo conceptual de descripción archivística de la CNEDA
Descripción archivística
Elaboración de representaciones de documentos de archivo y, en su
caso, de otras entidades archivísticas: agentes, funciones, etc.
- Un proceso continuo.
- Para garantizar la autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de
los documentos de archivo.
- Mediante el registro de información estructurada sobre el contexto,
contenido y estructura de los documentos de archivo.
Información organizada en redes,
sistemas, bases, tablas, registros y
campos (o elementos) de datos
Búsqueda,
Búsqueda, localización,
localización,
intercambio,
intercambio, reutilización,
reutilización,
comunicación
comprensión de
de
comunicaciín yy comprensión
los
los documentos
documentos de
de archivo.
archivo.
¿Cómo?
El modelo conceptual de descripción archivística de la CNEDA
Una representación gráfica de los tipos de
Una representación gráfica de los tipos de
entidad tratados por los sistemas de
entidad tratados por los sistemas de
descripción archivística y de las relaciones
descripción archivística y de las relaciones
posibles entre dichos tipos.
posibles entre dichos tipos.
El modelo conceptual de descripción archivística de la CNEDA
Una representación que sigue las pautas del
Una representación que sigue las pautas del
modelo entidad-relación para la planificación
modelo entidad-relación para la planificación
de bases de datos.
de bases de datos.
El modelo conceptual de descripción archivística de la CNEDA
El modelo E-R
- Entidades y tipos de entidades
- Relaciones entre tipos de entidades
Los tipos de entidad del MCDA
- Tipos de entidades
- Subtipos de entidades.
Las relaciones en el MCDA
- Tipos de relaciones
- Subtipos de relaciones
Perfiles de aplicación
- Sistemas básicos y complejos
- Sistemas simples y relacionales
El modelo E-R
El modelo entidad-relación
El Universo está formado por cosas (entes o entidades):
- El planeta Marte.
- La catedral de Burgos.
- Mi sastre.
Las cosas tienen atributos o características propias:
- El planeta Marte es de color rojo.
- La catedral de Burgos es un edificio religioso.
- Mi sastre es rico.
Mi sastre
Por convención, en el
modelo E-R:
- Un rectángulo
representa una cosa.
- Un círculo representa
un atributo.
Rico
Español
Cosas, entes o
entidades
naturales o
artificiales,
corporales o
espirituales,
reales o irreales.
La catedral de Burgos
Edificio
religioso
El modelo entidad-relación
Las cosas o entidades que poseen un mismo atributo o grupo de atributos
pueden agruparse en clases o tipos de entidades:
- Planetas rojos.
- Edificios religiosos.
- Personas ricas.
Se llama relación genérica a la relación entre una clase superior, que es el
"género", y las subclases, que son "especies" de ese género.
- Planetas
- Edificios
Edificios
- Personas
Edificios
educativos
Edificios
religiosos
Edificios
residenciales
El modelo entidad-relación
Las cosas pueden formar parte de otras cosas:
- Un planeta es parte de un sistema planetario.
- Una catedral forma parte del patrimonio histórico de un país.
- Un sastre pertenece a un gremio de sastres.
La relación jerárquica entre una cosa y las partes que la componen se
llama relación todo-parte.
- Los atributos del todo son diferentes a los atributos de las partes y
viceversa.
Patrimonio
histórico
Catedral de
Segovia
Catedral de
Toledo
Catedral de
Burgos
El modelo entidad-relación
Para facilitar la comprensión del modelo, la CNEDA ha adoptado algunas
convenciones terminológicas. Entre ellas:
Terminología
Una clase de cosas
Una cosa concreta
Terminología
informática estándar
Entidad
Ocurrencia, caso,
instancia, ejemplar
Programación
orientada a objetos
Clase
Objeto
MCDA
Tipo de entidad
Entidad
El modelo entidad-relación
Las cosas (entes o entidades) se asocian (se relacionan) con otras cosas:
visita
Mi sastre
La catedral de Burgos
Una relación es un hecho (un evento) que sucede en un momento del
tiempo o a lo largo de un período de tiempo. Las relaciones también tienen
atributos.
visita
Mi sastre
Rico
Español
12 de
abril
La catedral de Burgos
12:00
Edificio
religioso
El modelo entidad-relación
Las relaciones entre clases de cosas (entre tipos de entidades) son clases
o tipos de relaciones (no relaciones concretas). Un modelo que representa
clases o tipos de cosas y clases o tipos de relaciones es un modelo
abstracto: un modelo conceptual.
En un modelo conceptual los atributos son propiedades sin un valor previo.
visita
Persona
Edificio
Fecha
Nombre
Origen
Hora
Nombre
El modelo entidad-relación
La cardinalidad de una relación se indica mediante el número mínimo y
máximo de entidades que pueden estar asociadas a ambos lados de la
relación. Desde este punto de vista hay tres tipos básicos de relación:
Empresa
tiene
NIF
Empresa
tiene
Órganos
Empresa
hace
Productos
De uno a uno
1:1
De uno a muchos
1:N
De muchos a muchos
N:M
El modelo entidad-relación
Por tanto, en el ejemplo que hemos visto sobre las visitas a edificios, existe
una relación de muchos a muchos:
hace
Empresa
Producto
Fecha
Hora
Nombre
NIF
Una empresa puede hacer muchos productos. Un
producto puede ser fabricado por muchas empresas.
Nombre
El modelo entidad-relación
Un modelo conceptual para una web municipal
Área
dirección
Concejal
Servicio
inclusión
Oficina
inclusión
Formulario
iniciación
Procedimiento
administración
El modelo entidad-relación
Pero el tiempo no pasa en vano. A lo largo del tiempo un área o sector de
actividad puede depender de distintas concejalías, etc.
Área
dirección
Concejal
Servicio
inclusión
Oficina
inclusión
Formulario
iniciación
Procedimiento
administración
El modelo entidad-relación
Ahora un poco de Archivística
Función
realización
Productor
Servicio
inclusión
Gestor
administrativo
testimonio
Unidad
documental
inclusión
Serie
documental
administración
El modelo entidad-relación
Ahora un poco de Archivística
Función
realización
De paso: esto es un sistema
de series
Productor
Servicio
inclusión
Gestor
administrativo
inclusión
Serie
documental
expresión
Procedimiento
administración
Tipos de entidad
del MCDA
Tipos de entidad del MCDA
El proceso de selección de los tipos de entidad
- Se seleccionaron tipos de entidad relacionados con la estructura,
contexto y contenido de los documentos de archivo.
- Se seleccionaron tipos de entidad empleados en sistemas archivísticos
concretos o propuestos en diversas normas y modelos de descripción.
Guías de trabajo
- Todos los conceptos se definen y utilizan siempre de forma precisa y
exclusiva con respecto a otros conceptos.
- Se determinan las restricciones de utilización de los tipos de entidad. Por
ejemplo, restricciones sobre la posición jerárquica que pueden ocupar
algunos subtipos de entidad.
- Pero no se impone ninguna combinación previa como "el mejor sistema
descriptivo posible". Los tipos de entidad reflejan diversas soluciones a
problemas diversos en centros diversos, con diferentes problemas y
recursos.
Tipos de entidad del MCDA
Sea C el conjunto formado por todos los tipos de entidad que son objeto de
los sistemas de descripción archivística:
Sistema de descripción archivística
Sistema de información orientado al control intelectual de los
documentos de archivo, tanto en lo que respecta a la
descripción por parte del archivero, como en lo referente a la
búsqueda y localización por parte del usuario de los
documentos que sean de su interés.
Tipos de entidad del MCDA
Tratamos por separado los documentos de archivo, que constituyen el tipo
principal de entidad de los sistemas de descripción archivística:
Documentos de archivo (tipo de entidad)
Agrupación documental (fondo, grupo de fondos, serie,
colección, etc.), unidad documental simple o componente
documental.
Tipos de entidad del MCDA
Tratamos por separado los agentes relacionados con los documentos de
archivo, cuyas descripciones explican el contexto de tales documentos.
Agente
Institución, familia o persona responsable o involucrada en la
creación, producción, gestión documental, etc. de documentos
de archivo.
Tipos de entidad del MCDA
Tratamos por separado las funciones, actividades, etc. llevadas a cabo por
los agentes de archivo:
Función y sus divisiones
Función, división de función, actividad/proceso o acción,
realizada por uno o varios agentes y testimoniada en los
documentos de archivo.
Tipos de entidad del MCDA
También pueden tratase por separado las normas de cualquier clase que
regulan las entidades incluidas en el modelo.
Norma
Disposición que regula la existencia de uno o varios agentes,
las funciones que éstos realizan, o los documentos de archivo.
Tipos de entidad del MCDA
Muchos sistemas de descripción necesitan controlar de forma precisa los
lugares relacionados de un modo u otro con los documentos de archivo.
Lugar
Un espacio determinado: histórico o actual, geográfico o
jurisdiccional, etc.
Tipos de entidad del MCDA
El tipo de entidad "Concepto, objeto o acontecimiento" sirve para agrupar a
todas las entidades del conjunto C restante:
Concepto, objeto o acontecimiento
Idea o noción abstracta, cosa material, evento o suceso del que
trata un documento de archivo.
Tipos de entidad del MCDA
Los tipos de entidad tratados por el modelo conceptual:
Pero el Modelo admite que un sistema de descripción pueda
necesitar otros tipos de entidad u otros subtipos de entidad más
precisos.
Por ejemplo; "remesa documental", "unidad de instalación",
"unidad gestora", "norma de conservación", etcétera.
Subtipos de entidad
del MCDA
Subtipos de entidad del MCDA
Los subtipos del
tipo de entidad
documentos de
archivo
Entidades documentales del MCDA
Pueden constituir el nivel superior de una jerárquía documental:
- Un fondo.
- Un grupo de fondos.
- Una colección.
- Una serie.
La implantación de la serie como nivel superior de la jerarquía documental en los
grandes sistemas de archvo es la principal propuesta del sistema australiano de
series.
Un sistema basado en series, y no en fondos o grupos de fondos, implica siempre
un modelo relacional, en el que debe existir, al menos, además de las
descripciones de series y de unidades documentales, la descripción de un agente
relacionado con dichas entidades.
Entidades documentales del MCDA
Posibles soluciones en los niveles superiores de la jerarquía documental
Subtipos de entidad del MCDA
Los subtipos del
tipo de entidad
agente
Institución. Organización o grupo de
personas identificado por un nombre
propio y que actúa, o puede actuar,
como una unidad, o bien un cargo
institucional desempeñado por una
persona.
- Incluye organizaciones de cualquier
clase y cargos institucionales.
Familia. Dos o más personas
relacionadas por matrimonio,
nacimiento, adopción u otra
situación jurídica similar, o bien por
presentarse ellos mismos como una
familia.
- Incluye dinastías, linajes o casas
reales, nobiliarias, etc.
Persona. Individuo de la especie
humana.
Subtipos de entidad del MCDA
Los subtipos del
tipo de entidad
función y sus
divisiones
Función. Responsabilidad u objetivo
principal asumido por la sociedad o
realizado por un agente, e integrado
por un conjunto de actividades o
procesos.
- Una función ocupa siempre el nivel
superior de una jerarquía funcional.
- Una división de función puede
integrar otras divisiones de función
de forma sucesiva.
- Una actividad o proceso puede
integrar otras actividades o procesos.
- Una acción ocupa siempre el nivel
inferior de una jerarquía funcional.
Tipos de relaciones
Tipos de relaciones
Todas las relaciones son posibles entre los
Todas las relaciones son posibles entre los
tipos de entidad del MCDA.
tipos de entidad del MCDA.
Tipos de relaciones
Tipos de relaciones estudiadas en el
Tipos de relaciones estudiadas en el
MCDA
MCDA
Solo las relaciones que implican a agentes,
Solo las relaciones que implican a agentes,
entidades funcionales o entidades
entidades funcionales o entidades
documentales.
documentales.
Las líneas discontinuas indican relaciones no
Las líneas discontinuas indican relaciones no
incluidas en el Modelo.
incluidas en el Modelo.
Tipos de relaciones
Diez tipos de
Diez tipos de
relaciones
relaciones
Tipos de relaciones
Diez tipos de relaciones:
Diez tipos de relaciones:
- Para representar el
- Para representar el
contexto de los
contexto de los
documentos de archivo.
documentos de archivo.
- Para representar el
- Para representar el
contenido de los
contenido de los
documentos de archivo.
documentos de archivo.
- Para representar las
- Para representar las
relaciones jerárquicas o
relaciones jerárquicas o
asociativas entre los
asociativas entre los
principales tipos de
principales tipos de
entidad.
entidad.
El modelo entidad-relación
Combinaciones de los seis tipos de entidad
DOC = Documentos de archivo
NOR = Norma
AGE = Agente
LUG = Lugar
FUN = Función y sus divisiones
COA = Concepto, objeto o
acontecimiento
Tipos de relaciones
Las relaciones contextuales
Las relaciones contextuales
de los documentos de
de los documentos de
archivo
archivo
Tipos de relaciones
Las relaciones jerárquicas
Las relaciones jerárquicas
y asociativas entre
y asociativas entre
entidades del mismo tipo.
entidades del mismo tipo.
Tipos de relaciones
Las relaciones de materia
Las relaciones de materia
entre los documentos y
entre los documentos y
otros tipos de entidades
otros tipos de entidades
Tipos de relaciones
Todas los tipos de relación pueden dividirse en tipos más específicos,
según las necesidades de cada sistema. Por ejemplo, en el caso de las
relaciones contextuales entre documentos de archivo y agentes:
- La principal relación contextual de los documentos es la relación de producción.
- Otras relaciones posibles entre los documentos de archivo y los agentes: autoría,
colaboración, destino, remisión, colección, gestión documental, propiedad, etc.
Tipos de relaciones
Ejemplo de relaciones de producción en distintos niveles
Perfiles de aplicación
Perfiles de aplicación
El modelo conceptual de la CNEDA permite implantaciones flexibles y
graduales:
- Permite establecer sistemas básicos o sistemas avanzados de
descripción archivística, según las necesidades y recursos de cada
organización.
- Permitirá establecer estructuras de datos con diferentes grados de
descomposición de sus elementos y diferente intensidad descriptiva.
Sin embargo;
- El modelo de la CNEDA favorece la implantación de sistemas lógicos
relacionales capaces de aprovechar correctamente las posibilidades de
las nuevas tecnologías.
- El modelo de la CNEDA es una guía para desarrollar sistemas
descriptivos relacionales que permitan garanticen la interoperabilidad y la
compartición de datos.
Sistemas básicos
y sistemas complejos
Perfiles de aplicación
Un sistema descriptivo básico con un cuadro de clasificación basado en las
relaciones internas entre entidades documentales
La relación entre entidades documentales también sirven para registrar
relaciones asociativas, del tipo "ver además", etc.
Perfiles de aplicación
Un sistema descriptivo reforzado con índices libres de instituciones,
familias, personas, lugares y materias
Con un control mínimo de los términos preferentes del lenguaje de
indización.
Perfiles de aplicación
Un sistema descriptivo complejo con cuadro de clasificación, registros de
autoridad y tesauros
Las entidades funcionales se tratan como materias. El tratamiento
separado de las entidades contextuales facilita la compartición de datos
con otros sistemas.
Perfiles de aplicación
Un sistema descriptivo complejo que registra las entidades funcionales por
separado.
Un sistema frecuente en la gestión documental basada en procesos de
las organizaciones actuales.
Perfiles de aplicación
Un sistema descriptivo complejo que incorpora las relaciones de regulación
de todas las entidades posibles.
Todas las normas posibles o solo algún subtipo. Por ejemplo, solo las
normas de gestión documental: normas de formalización, acceso,
valoración, preservación, etc., de los documentos de archivo.
Perfiles de aplicación
Ejemplo de relaciones de producción en distintos niveles
Sistemas simples
y sistemas relacionales
Perfiles de aplicación
Del modelo conceptual al modelo lógico de datos
Cuando un modelo conceptual de datos se implementa como el modelo
lógico de una base de datos, las relaciones entre los tipos de entidad se
desarrollan como enlaces entre los campos identificadores o campos clave
de cada tipo de entidad.
Perfiles de aplicación
Dos desarrollos "incorrectos" de un sistema de datos sobre empresas:
Es difícil
controlar el valor
de los datos.
No hay datos
precisos.
Sin facilidad de
expansión.
¿Cómo incluir las
tachuelas?
Perfiles de aplicación
Un sistema de datos que cumple las reglas del método entidad-relación:
Perfiles de aplicación
Un sistema de datos que cumple las reglas del método entidad-relación:
Tres tablas de
datos.
Dos formas de
ver los datos y
de acceder a
ellos.
Son tablas
"normalizadas".
Buena suerte
jbarbadillo@aytoguadalajara.es
2013