Normalización de la descripción

Normalización de
la Descripción
ISAD (G)
1996 (1)
2000 (2)
ISDF
2007
Concepto de
Descripción
ISAAR (cpf)
1995 (1)
2004 (2)
ISDIAH
2008
Metodología:
ü El nombre del elemento de
descripción;
ü Una definición del objetivo del
elemento de descripción;
ü Una definición de la regla (o reglas)
aplicables a cada elemento;
ü Ejemplos que ilustren la aplicación
de la regla o reglas.
Normalización de la Descripción
Normas Estructurales
(Qué elementos)
ISAD (G)
Encoded Archival
Description (EAD)
ISAAR (CPF)
Elaboración
de Registros
de
Autoridades
EAC (CPF)
Encoded Archival
Context
(lenguajes de
marcado)
Intercambio de DDs
en ambientes
electrónicos
La norma ISAAR (CPF)
Norma Internacional sobre los
Registros de Autoridad de Archivos
relativos a
Instituciones, Personas y Familias
ü 1993: Primer borrador ISAD (AR)
ü 1994: Segundo borrador ISAAR (CPF)
ü 1995: Norma Internacional sobre los Registros de
Autoridad de Archivos (Instituciones, Personas y Familias)
ü 2004: Norma Internacional sobre los Registros de
Autoridad de Archivos (Instituciones, Personas y Familias).
Segunda Edición
La norma ISAAR (CPF)
Uso conjunto
(sistema o red de control archivístico)
ISAD (G)
vinculados
Descripciones
Títulos,
Nombre de los
productor(es)
Historia
institucional/Reseña
biográfica
ISAAR (CPF)
Registros de
Autoridad
La norma ISAAR (CPF)
Documentar el CONTEXTO DE CREACIÓN
Productores:
Instituciones
Personas
Familias
Llama al establecimiento de normas
y reglas nacionales:
Respetar y conservar
particularidades nacionales,
lingüísticas y culturales.
La norma ISAAR (CPF). Objetivos:
ü Crear registros de autoridad de
archivos,
ü Compartir estos datos registros de
autoridad,
ü Fomentar la elaboración de
descripciones consistentes,
adecuadas y auto explicativas de
las instituciones, personas y familias
que producen los documentos.
La norma ISDF
Metodología:
ISDF
4 Áreas
27 elementos
Áreas
1. Identificación
2. Descripción
3. Relaciones
4. Control
6. RELACIÓN DE INSTITUCIONES, PERSONAS Y FAMILIAS, CON
DOCUMENTOS DE ARCHIVO Y OTROS RECURSOS
La norma ISAAR (CPF)
elementos esenciales:
1.1 Tipo de entidad
1.2 Forma autorizada del nombre
2.1 Fechas de existencia
4.1 Identificador del registro de autoridad
La norma ISAAR (CPF)
elementos esenciales:
Uso del resto de los
elementos
Depende
Naturaleza de la
entidad
descriptora y
los requisitos
del sistema
La norma ISAAR (CPF)
elementos esenciales:
Intercambio
de autoridades
en red
depende
Encoded Archival Context
(EAC)
“Definición de Tipo de
Documento” (DTDs)
Formato de
comunicación
para los que
participen
intercambio
La norma ISAAR (CPF): Elementos
de un Registro de Autoridad
1. Área de identificación
3. Área de relaciones
1.1
1.2
1.3
1.4
3.1 Nombre(s) identificadores de instituciones,
personas o familias
3.2 Naturaleza de la relación
3.3 Descripción de la relación
3.4 Fechas de la relación
Tipo de entidad
Forma(s) autorizada(s) del nombre
Formas paralelas del nombre
Formas normalizadas del nombre según
otras reglas
1.5 Otras formas del nombre
1.6 Identificadores para instituciones
2. Área de descripción
2.1 Fechas de existencia
2.2 Historia
2.3 Lugar
2.4 Estatuto jurídico
2.5 Funciones, ocupaciones y actividades
2.6 Atribucione(s)/Fuente(s) legale(s)
2.7 Estructura(s) interna(s)/Genealogía
2.8 Contexto General
4. Área de control
4.1 Identificador del registro de autoridad
4.2 Identificador(es) de la institución
4.3 Reglas y/o convenciones
4.4 Estado de elaboración
4.5 Nivel de detalle
4.6 Fechas de creación, revisión o eliminación
4.7 Lenguas y escritura
4.8 Fuentes
4.9 Notas de mantenimiento
1. Área de identificación
1.1 Tipo de entidad
Objetivo:
Indicar si la entidad que se está describiendo
es una institución, una persona o una
familia.
Productores
Instituciones
Personas
Familias
1. Área de identificación
1.2 Forma(s) autorizada(s) del nombre
Objetivo:
Crear un punto de acceso normalizado
que identifique de manera unívoca a una
institución, persona o familia.
Forma normalizada del nombre de la
entidad.
Enlace con ISAD (G): 1.2 Título
2.1 Nombre del Prod.
1. Área de identificación
1.2 Forma(s) autorizada(s) del nombre
Productores
Forma Autorizada
Instituciones
Universidad de la Habana
Personas
Familias
Bea Urquijo, Tiburcio
(Consejero)
Perez, Vicente
(Ordenanza)
Borja (Familia)
Peñaflorida, Condes de
Borbón, Casa de
1. Área de identificación
1.3 Formas paralelas del nombre
Objetivo:
Indicar las distintas formas que adopta la
Forma Autorizada del Nombre en otra(s)
lenguas(s) o escritura(s).
1. Área de identificación
1.3 Formas paralelas del nombre
Formas Paralelas
International Institute of human rights
Instituto internacional de derechos humanos
Francia, Centre historique des Archives
nationales
Nota: Para el registro de autoridad:
"Institut international des droits de
l’homme"
1. Área de identificación
1.4 Formas normalizadas del nombre
según otras reglas
Objetivo:
Registrar las formas normalizadas del
nombre de la institución, persona o familia
que se han elaborado de acuerdo con
reglas diferentes de las aplicadas para
establecer la forma autorizada del
nombre.
Facilitar el intercambio de registros de
autoridad.
1. Área de identificación
1.4 Formas normalizadas del nombre
según otras reglas
Formas según otras reglas
Servicio Responsable: ANC
Regla: EMBAJADA DE ESPAÑA EN RÍO
DE JANEIRO (BRASIL)
Servicio Responsable: MDM2
Regla: España. Embajada (Brasil)
1. Área de identificación
1.5 Otras formas del nombre
Objetivo:
Registrar cualquier nombre(s) existente(s)
de la institución, persona o familia, que no
se haya mencionado en ningún otro lugar
del Área de Identificación.
Nombres por los que puede ser
conocida la entidad
1. Área de identificación
1.5 Otras formas del nombre
Otra forma del
nombre
UH
Real y Pontificia
Universidad de la
Habana (1728 - 1898)
Forma autorizada
del nombre
Referencia
cruzada
véase
Universidad de la
Habana
López Lledín, José María
Caballero de París
Príncipe de Asturias
(fechas)
Felipe VI, Rey de
España
Entrada de
Autoridad
(punto de
acceso
normalizado)
Registro de
Autoridad
1.2 Forma(s) autorizada(s) del nombre
1.3 Formas paralelas del nombre
1.4 Formas normalizadas del nombre
según otras reglas
1.5 Otras formas del nombre
1. Área de identificación
1.6 Identificadores para instituciones
Objetivo:
Facilitar cualquier identificador, numérico o
alfanumérico que se utilice para identificar la
institución descrita.
1. Área de identificación
1.5 Otras formas del nombre
Forma autorizada del
nombre
Universidad de la
Habana
Número del Registro
de Universidades
(MES)
0101
La norma ISAAR (CPF): Elementos
de un Registro de Autoridad
2. Área de descripción
2.1 Fechas de existencia
2.2 Historia
2.3 Lugar
2.4 Estatuto jurídico
2.5 Funciones, ocupaciones y actividades
2.6 Atribucione(s)/Fuente(s) legale(s)
2.7 Estructura(s) interna(s)/Genealogía
2.8 Contexto General
2. Área de descripción
2.1 Fechas de existencia
Objetivo:
Registrar las fechas de existencia de la
institución, persona o familia.
Consignar sistema de datación utilizados.
Ejemplo: ISO 8601
2. Área de descripción
2.1 Fechas de existencia
Forma autorizada del nombre
Gobierno Autonómico (1897 - 1898)
Martí Pérez, José (1853 - 1895)
Caballero de París (1899 - 1985)
2. Área de descripción
2.2 Historia
Objetivo:
Proporcionar un resumen de la historia de
una institución, persona o familia.
Regla:
Forma narrativa o cronológica de los
principales acontecimientos
Aportar fechas.
ISAD (G): 2.2 Historia institucional/ Reseña biográfica
INTERCAMBIO
2. Área de descripción
2.2 Historia
Forma autorizada del nombre
Consulados de España en Cuba
(1900 - 1987)
2. Área de descripción
2.2 Historia
Objetivo:
Proporcionar un resumen de la historia de una
institución, persona o familia.
Regla:
Forma narrativa o cronológica de los principales
acontecimientos
Aportar fechas.
2. Área de descripción
2.3 Lugares
Objetivo:
Indicar los principales lugares y/o ámbito
territorial donde la institución, persona o
familia tenía su sede, vivía o residía de forma
habitual, o con los que tenía otro tipo de
vinculación.
2. Área de descripción
2.3 Lugares
Forma autorizada
del nombre
Lugares
Consulado de España en Camagüey
Camagüey
(1907- 1926)
Gobierno Autonómico
La Habana
(1897 - 1898),
actúa en todo el
territorio
nacional
2. Área de descripción
2.4 Estatuto jurídico
Objetivo:
Indicar el estatuto jurídico de una institución.
Regla:
Registrar la naturaleza jurídica de la
institución y si fuera necesario precisar el tipo
de la institución y las fechas durante las que
este estatuto estuvo en vigor.
2. Área de descripción
2.4 Estatuto jurídico
Forma autorizada
del nombre
Gobierno Autonómico
Lugares
Organismo de la
Administración
colonial de Cuba
(1897 - 1898)
2. Área de descripción
2.5 Funciones, ocupaciones y actividades
Objetivo:
Indicar las funciones, ocupaciones y
actividades realizadas por la institución,
persona o familia.
Regla:
Indicar fechas (si es de utilidad).
Indicar naturaleza de la función, ocupación o
actividad. (si es de utilidad).
2. Área de descripción
2.5 Funciones, ocupaciones y actividades
Consulados de España en Cuba:
Las funciones principales de estas representaciones
Consulares estuvieron encaminadas al cumplimiento
de lo estipulado tanto en el Reglamento para el
Registro y Nacionalidad de los españoles domiciliados
y transeúntes en el extranjero, de 5 de septiembre
de 1871, como en el Decreto de 14 de enero de 1955
para la inscripción de súbditos españoles en los
diferentes Consulados. Ambas normas regularon las
relaciones de los Consulados con los ciudadanos
españoles residentes en Cuba y el proceso de control
y registro de los mismos, con el propósito de
preservar sus derechos y obligaciones.
2. Área de descripción
2.6 Atribucione(s)/Fuente(s) legale(s)
Objetivo:
Indicar las fuentes legales de una institución,
persona o familia, origen de sus competencias
legales, funciones, responsabilidades o esfera
de actividad, incluida la territorial.
Regla:
Citar cualquier documento
Fechas durante las que se aplicaron o
modificaron sus atribuciones.
2. Área de descripción
2.6 Atribucione(s)/Fuente(s) legale(s)
Gobierno Autonómico:
ü Ley electoral de 1890.
ü Real Decreto de 25 de noviembre de 1897.
Gaceta de Madrid de 27 de noviembre de
1897 y Gaceta de La Habana de 19 de
diciembre de 1897.
ü Real Decreto de 30 de diciembre de 1897.
ü Real Decreto de 8 de marzo de 1898.
ü Decreto de 8 de marzo de 1898. Gaceta de
La Habana de 10 de marzo de 1898.
2. Área de descripción
2.7 Estructura(s) interna(s)/Genealogía
Objetivo:
Describir y/o representar la estructura
administrativa interna de una institución o
la genealogía de una familia.
Regla:
Precisar las fechas de cambios en la
estructura, (por ejemplo, con un cuadro de
organización).
Para una familia (por ejemplo, por medio de
un árbol genealógico)
2. Área de descripción
2.7 Estructura(s) interna(s)/Genealogía
Gobierno
Autonómico
2. Área de descripción
2.7 Estructura(s) interna(s)/Genealogía
2. Área de descripción
2.8 Contexto General
Objetivo:
Ofrecer información significativa sobre el
contexto social, cultural, económico,
político y/o histórico general en el que la
institución, persona o familia actuaba, vivía
o estaba activa.
Regla:
Proporcionar cualquier tipo de información
relevante
2. Área de descripción
2.8 Contexto General
Gobierno Autonómico
La autonomía administrativa le fue otorgada a
Cuba en medio de una profunda crisis política.
Dentro de la isla el Ejercito Libertador cubano
mantenía en jaque a las fuerzas militares
españolas, a pesar de la política de
reconcentración de la población emprendida
por el Capitán General Valeriano Weyler. En
España la crisis provocada por el asesinato de
Cánovas del Castillo llevó al poder a los
liberales con Práxedes Mateo Sagasta a la
cabeza, el cual consideró otorgar el estatuto de
autonomía a Cuba y Puerto Rico.
La norma ISAAR (CPF): Elementos
de un Registro de Autoridad
3. Área de relaciones
3.1 Nombre(s) identificadores de instituciones,
personas o familias
3.2 Naturaleza de la relación
3.3 Descripción de la relación
3.4 Fechas de la relación
3. Área de relaciones
3.1 Nombre(s) identificadores de
instituciones, personas o familias
Objetivo:
Registrar los nombres y todos los
identificadores unívocos de las entidades
relacionadas para establecer un enlace entre
el registro de autoridad y las instituciones,
personas o familias relacionadas.
3. Área de relaciones
3.1 Nombre(s) identificadores de
instituciones, personas o familias
Forma autorizada
del nombre
Secretaría de la Guerra
(1995 - 1899)
Relaciones
Gobierno de la
Revolución de
1895
3. Área de relaciones
3.2 Naturaleza de la relación
Objetivo:
Identificar la naturaleza general de la relación
entre la entidad que se está describiendo y
otra institución, persona o familia.
3. Área de relaciones
3.2 Naturaleza de la relación
- Jerárquica: (por ejemplo, superior
/subordinado; controlador/controlado;
propietario de/propiedad de)
- Temporal: (por ejemplo, predecesor/sucesor)
- Familiar: En una familia, una persona puede
tener un amplio círculo de relaciones con otros
miembros de ésta y con la familia como
entidad.
- Asociativa: cualquier otra clase de relación
(proveedor /cliente, miembro, parte/todo,
socio...).
3. Área de relaciones
3.2 Naturaleza de la relación
Forma
autorizada
del nombre
Secretaría de
la Guerra
(1995 - 1899)
Relaciones
Gobierno de la
Revolución de
1895
IRA: xxxxxx
Pérez Cabrera, Martí Pérez,
Leonor (1828 - José
1907)
(1853 - 1895
Naturaleza
de la
relación
Jerárquica
Familiar
3. Área de relaciones
3.3 Descripción de la relación
Objetivo:
Proporcionar una descripción específica de la
naturaleza de la relación.
3. Área de relaciones
3.3 Descripción de la relación
Forma autorizada del
Relaciones
nombre
Secretaría de la Guerra Gobierno de la
(1995 - 1899)
Revolución de 1895
IRA: xxxxxx
La secretaría de la guerra es una de
cuatro secretarías del Gobierno de la
Revolución de 1895, según estableció la
Constitución de Jimagüayú en 1895.
3. Área de relaciones
3.3 Descripción de la relación
Forma
Relaciones
autorizada
del nombre
Pérez Cabrera, Martí Pérez,
Leonor
José
(1853 - 1895
Naturaleza
de la
relación
hijo
3. Área de relaciones
3.4 Fechas de la relación
Objetivo:
Indicar las fechas de duración de la relación
mantenida con otra institución, persona o
familia.
3. Área de relaciones
3.4 Fechas de la relación
Forma
autorizada
del nombre
Secretaría de
la Guerra
(1995 - 1899)
Relaciones
Fecha de la
relación
Gobierno de la
Revolución de
1895
1895 – 1899
Pérez Cabrera, Martí Pérez,
Leonor (1828 - José
1907)
(1853 - 1895
1853 - 1895
La norma ISAAR (CPF): Elementos
de un Registro de Autoridad
4. Área de control
4.1 Identificador del registro de autoridad
4.2 Identificador(es) de la institución
4.3 Reglas y/o convenciones
4.4 Estado de elaboración
4.5 Nivel de detalle
4.6 Fechas de creación, revisión o eliminación
4.7 Lenguas y escritura
4.8 Fuentes
4.9 Notas de mantenimiento
4. Área de control
4.1 Identificador del registro de
autoridad
Objetivo:
Identificar el registro de autoridad de forma unívoca,
dentro del contexto en el que se va a utilizar.
ES47161AGS RA 00001
España, Archivo General de Simancas
Nota: Para el registro de autoridad: Consejo de
Guerra
4. Área de control
4.2 Identificador(es) de la institución
Objetivo:
Identificar el servicio responsable de la
creación del registro de autoridad.
Regla:
Hacerlo de manera normalizada. Incluir
sistema(s) de identificación utilizado(s) para
identificar los organismos (p.e. ISO 15511).
CUANC52
4. Área de control
4.3 Reglas y/o convenciones
Objetivo:
Especificar las reglas o convenciones
nacionales o internacionales aplicadas en la
creación del registro de autoridad de archivos.
Ejemplo:
Norma Internacional sobre los Registros
de Autoridad de Archivos relativos
a Instituciones, Personas y Familias
Ministerio de Cultura de España. 2004.
Manual de Indización para Archivos. Archivo
Nacional de la República de Cuba, 2007. 65 p.
4. Área de control
4.4 Estado de elaboración
Objetivo:
Indicar el estado de elaboración del registro
de autoridad, de forma que los usuarios
puedan entender la situación actual de
éste.
Regla:
Borrador, si está finalizado y/o revisado o
eliminado.
4. Área de control
4.5 Nivel de detalle
Objetivo:
Indicar si el registro de autoridad tiene un
nivel de detalle básico, parcial o completo.
Regla:
Básico: registros que incluyen información
de los elementos obligatorios
Completos: todos los elementos de
pertinentes.
4. Área de control
4.6 Fechas de creación, revisión o
eliminación
Objetivo:
Indicar cuándo se ha redactado, revisado o
borrado el registro de autoridad.
Ejemplos:
2001-12- 01 (Fecha de creación) [ISO 8601]
2006-12-05 (Fecha de revisión) [ISO 8601]
Cuba, Archivos de la Universidad de la Habana
Para el registro de autoridad: Universidad de la
Habana
4. Área de control
4.7 Lenguas y escritura
Objetivo:
Indicar la(s) lengua(s) y/o escritura(s)
utilizados en la elaboración del registro de
autoridad.
Regla:
Registrar el código ISO para lenguas (ISO
639) o escrituras (ISO 15924)
Ejemplo:
Español: spa.
Cuba, Archivos de la Universidad de la Habana
Para el registro de autoridad: Universidad de la
Habana
4. Área de control
4.8 Fuentes
Objetivo:
Consignar las fuentes consultadas para la
elaboración del registro de autoridad.
Ejemplo:
Para: Consulados de España en Cuba
Amores, Juan B. e Hilda Otero. Las primeras
relaciones diplomáticas entre
España y Cuba después de 1898. IberoAmericana Pragensia –Suplemento 9/2001,
pp. 83-98.
4. Área de control
4.9 Notas de mantenimiento
Objetivo:
Documentar la elaboración y los cambios
realizados en el registro de autoridad.
Responsable de la creación del registro de
autoridad: Yanara Dorado Santana
Cuba, Archivo de la Universidad de la
Habana
Para el registro de autoridad: Universidad
de la Habana
Relación de Instituciones, Personas Y
Familias, con Documentos de Archivo y
otros Recursos
Documentar el Contexto
Registros de Descripciones
Autoridad
de los
documentos
Otros
recursos
RELACIÓN
Necesidad de describirla
Relación de Instituciones, Personas Y
Familias, con Documentos de Archivo y
otros Recursos
Formas:
- un texto narrativo;
- un texto estructurado conforme a los
elementos de la norma;
- enlaces con los recursos relacionados.
Necesidad de describirla
(naturaleza)
Relación de Instituciones, Personas Y
Familias, con Documentos de Archivo y
otros Recursos
6.1 Identificadores y títulos de los
recursos relacionados
6.2 Tipos de recursos relacionados
6.3 Naturaleza de las relaciones
6.4 Fechas de los recursos relacionados
y/o relaciones
Relación de Instituciones, Personas Y
Familias, con Documentos de Archivo y
otros Recursos
Relación de Instituciones, Personas Y
Familias, con Documentos de Archivo y
otros Recursos