Manual de usuario Tramitación de instalaciones de Calefacción

Manual de usuario
Tramitación de instalaciones
de Calefacción, A.C.S. y Climatización
11 de Febrero de 2009
Manual de usuario – Tramitación de Confort
Índice
1.
INTRODUCCIÓN
3
2.
SECUENCIA PARA LA TRAMITACIÓN DE UN EXPEDIENTE
4
2.1. ACCESO AL PORTAL DE TRAMITACIÓN
4
2.1. INICIAR UN NUEVO EXPEDIENTE, ES DECIR, PREPARAR LA SOLICITUD
7
2.1.1. LISTADO DE EXPEDIENTES
7
2.1.2. PÁGINA DEL ESTADO EXPEDIENTE
10
2.1.3. RELLENAR LA SOLICITUD DE PUESTA EN MARCHA
11
2.1.4. ANEXADO DE LOS DOCUMENTOS NO VISADOS
16
2.1.5. ANEXADO DE LOS DOCUMENTOS VISADOS MEDIANTE APLICACIONES DE COLEGIOS PROFESIONALES
(NO VISNET)
19
2.2. FIRMA DE LA SOLICITUD DE PUESTA EN SERVICIO
22
2.3. CONTINUAR UN EXPEDIENTE YA INICIADO
26
2.3.1. LISTADO DE TRÁMITES
26
2.3.2. PÁGINA DEL ESTADO EXPEDIENTE
26
2.4. LA PRESENTACIÓN DEL EXPEDIENTE EN LA ADMINISTRACIÓN
27
2.5. COMUNICACIÓN CON LA ADMINISTRACIÓN
31
2.5.1. NOTIFICACIONES: REQUERIMIENTOS, ACTA DE PUESTA EN SERVICIO Y CIERRE
31
2.5.2. MODIFICACIÓN DEL EXPEDIENTE
32
2.5.3. ADJUNTAR DOCUMENTOS A EXPEDIENTES YA PRESENTADOS A LA ADMINISTRACIÓN
35
2.6. OTRAS TAREAS
37
2.6.1. VERIFICAR FIRMA
37
2.6.2. BORRAR FIRMA
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2.6.3. CONSULTA DE EXPEDIENTES
39
2.6.4. DESBLOQUEAR VISNET
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Manual de usuario – Tramitación de Confort
1. INTRODUCCIÓN
El presente manual de usuario tiene por finalidad mostrar los pasos necesarios para
presentar las tramitaciones telemáticas de los expedientes de instalaciones de Confort:
Calefacción, A.C.S. y Climatización. Describe los procesos que deben seguirse para el envío
de la solicitud y de los documentos y se explica, el modo en que se transfieren los datos al
Departamento de Industria.
Aporta la eliminación de los desplazamientos en un horario concreto (el de ventanilla),
esperándose que posteriormente ese servicio presencial vaya disminuyendo poco a poco en
la medida que los usuarios del servicio vayan utilizando esta tramitación telemática.
Antes de realizar una tramitación telemática, debes tener en cuenta que se necesitará una
tarjeta de identificación que permita realizar dicha operación. Y se debe solicitar el permiso
para la tramitación concreta a la que se quiere acceder.
Las secuencias que se van a describir son:
• Iniciar un nuevo expediente, es decir preparar la solicitud
• Anexado de documentos
• Firma de la solicitud de puesta en servicio
• Continuar un expediente ya iniciado
• Presentar el expediente a la administración
• Comunicarse con la administración
• Notificación de la presentación de la solicitud
• Recepción de requerimientos
• Envío de modificaciones
• Recepción del acta de puesta en servicio
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2. Secuencia para la tramitación de un expediente
2.1.
Acceso al portal de tramitación
Dicho esto, explicaremos a continuación qué pasos debemos seguir para tramitar una
instalación de confort a través de Internet:
Entrada en la página web y acceso a la lista de expedientes
Entramos en la página http://www.industria.euskadi.net/tramitacion (debes teclear esta
dirección en la barra de direcciones de tu navegador, una vez que te has conectado a
Internet.)
Desde este portal de tramitación, podemos cambiar el idioma en el que queremos trabajar
(euskera o castellano).
Pulsa aquí para cambiar de
Idioma
Entrada
en
las
tramitaciones
de
Calefacción, A.C.S. y
Climatización (RITE)
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Manual de usuario – Tramitación de Confort
También desde el portal para todas las tramitaciones, pinchando en el enlace Calefacción,
Climatización (RITE) entraremos a la pantalla particular de esta tramitación.
Entrada
en
las
tramitaciones
de
Calefacción, A.C.S. y
Climatización
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Pulsando en el enlace de tramitar accedemos a la pantalla de autenticación.
Se introduce ahora la tarjeta de identificación y después, se pulsa en el enlace “Usar
certificado” (V. imagen de arriba).
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2.1. INICIAR UN NUEVO EXPEDIENTE, ES DECIR, PREPARAR LA SOLICITUD
2.1.1.
Listado de expedientes
En esta pantalla se muestran todos los expedientes que están en proceso y
funcionalidad asociada a las tramitaciones de instalaciones de confort.
Aparecen los siguientes apartados que incluyen instalaciones
¾ Nueva Instalación
¾ Documentos pendientes en VISNET
¾ Documentos del Colegio de Ingenieros
¾ Instalaciones pendientes de presentar
¾ Instalaciones presentadas
¾ Instalaciones cerradas con documentos pendientes de leer
Para iniciar una nueva solicitud se puede hacer
¾ Mediante el enlace Nueva Instalación
¾ Mediante un enlace del bloque Documentos pendientes en VISNET.
¾ Mediante un enlace del bloque Documentos del Colegio de Ingenieros.
Para iniciar una nueva solicitud
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Las diferencias entre estas tres formas de iniciar un expediente son:
¾ Mediante un enlace del bloque Documentos pendientes en VISNET.
Pinchando en este enlace se recuperan los documentos visados de la aplicación
de Visnet y la información introducida en esta aplicación. A continuación la
aplicación se dirige al estado del trámite con los documentos visados de
proyecto y certificado de dirección final de obra ya anexados
¾ Mediante el enlace Nueva Instalación
Pinchando en este enlace se inicia una tramitación a la que se anexarán
posteriormente los documentos visados
Para poder continuar con la tramitación es necesario en primer lugar indicar el
territorio histórico en el que va a tener lugar la instalación, así como la empresa
instaladora adicional en el caso en el que intervengan dos. Los documentos se
anexarán posteriormente mediante los enlaces para adjuntar documentos
correspondientes.
¾ Mediante un enlace del bloque Documentos del Colegio de Ingenieros.
Pinchando en este enlace se inicia una tramitación en la que estarán anexados
los documentos visados sobre los que se ha actuado para iniciar el trámite
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Manual de usuario – Tramitación de Confort
Para poder continuar con la tramitación es necesario en primer lugar indicar el
territorio histórico en el que va a tener lugar la instalación, así como la empresa
instaladora adicional en el caso en el que intervengan dos. Los documentos se
anexarán posteriormente mediante los enlaces para adjuntar documentos
correspondientes
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Manual de usuario – Tramitación de Confort
2.1.2.
Página del estado expediente
La pantalla del estado del expediente muestra en qué momento se encuentra el
expediente, mostrando el formulario de la solicitud, los documentos aportados y las
notificaciones de Industria.
En este momento, sólo podemos ver los documentos aportados por Visnet, el Proyecto
y el Certificado de Fin de Obra ya que aún no hemos iniciado la tramitación de la
solicitud.
Pulsar aquí para rellenar el formulario de la solicitud
En caso de que la tramitación no proceda de Visnet, solo tendremos los documentos
aportados obtenidos del colegio profesional y que se hayan anexado
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2.1.3.
Rellenar la solicitud de puesta en marcha
Se muestra el formulario de la solicitud de puesta en marcha, que hay que rellenar.
Una vez cumplimentados unos escasos datos obligatorios, en este proceso de relleno
se pueden grabar los datos cuando se desee pulsando en el botón “Guardar”. Cuando
se ha acabado de introducir datos, y anexado los documentos adjuntos, se pulsa el
botón “Finalizar” para guardar los datos de la solicitud cumplimentados, validarlos y
firmar dicha solicitud.
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Manual de usuario – Tramitación de Confort
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El formulario ofrece ciertas facilidades para rellenar el formulario y reducir el número de
campos erróneos rellenados. Por ejemplo para seleccionar la calle aparece una
pantalla que ayuda a buscar la calle a través de un desplegable o de una búsqueda por
otros campos.
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Se distinguen los aparatos de Calefacción-A.C.S. y los aparatos de Climatización. Para
cada uno de esta clasificación, si una instalación consta de más de un tipo de aparato,
se podrán añadir cuantos requiera la instalación pulsando el botón “Insertar otro
aparato”. De igual manera, se podrán eliminar tipos de aparatos de la instalación.
Se elimina un tipo de aparatos
de la instalación
Inserta un nuevo tipo de aparatos
de la instalación
Para guardar el formulario antes de haber finalizado su cumplimentación, se pulsa el botón
“Guardar”. Se guarda la información rellenada hasta el momento y se vuelve a mostrar el
formulario tal y como estaba. Para salir, se pulsa “Cancelar”.
A la vez que se rellena toda la información necesaria en el formulario, es posible
anexar desde esta misma pantalla los documentos necesarios a adjuntar al expediente,
pulsando en los botones “Anexar Documentos” ó “Anexar Docs Colegio”. Con el botón
“Anexar Documentos” se pueden anexar documentos no firmados que estén ubicados
en cualquier directorio accesible desde el ordenador utilizado. Con el botón “Anexar
Docs Colegio” se pueden anexar documentos visados (con aplicaciones distintas de
VISNET y que se acogen al protocolo establecido con el Departamento de Industria)
aportados por los colegios profesionales.
Una vez relleno el formulario, se pulsa el botón “Finalizar” para guardar los datos y pasar a la
firma del documento.
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Documento obligatorio anexado
Documento obligatorio pendiente de anexar
Documento opcional pendiente de anexar
Guarda los datos en base
de datos, los valida y si
todo es correcto pasa
a la pantalla de firma.
Guarda los datos en base
de datos y sin validarlos se
queda en la pantalla
del formulario de la solicitud
Muestra la página del estado del
expediente sin guardar ningún dato
de la solicitud.
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2.1.4.
Anexado de los documentos no visados
Para completar el expediente, es necesario adjuntar ciertos tipos de ficheros que
permiten ampliar la información necesaria para que la instalación pueda ser autorizada
por el Departamento de Industria. De entre estos documentos hay algunos que son
obligatorios y otros que son opcionales. En el momento de finalizar la solicitud, la
aplicación nos avisará si nos falta algún documento imprescindible.
Para anexar documentos se pulsa el botón “Anexar Documentos” desde el estado el
expediente:
Pulsar aquí para anexar documentos
o desde el propio formulario de la solicitud:
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Se muestra una pantalla donde hay que elegir el tipo de documento a adjuntar.
Se selecciona el fichero a través de la ventana emergente de selección de ficheros del
explorador de archivos y
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Se pulsa el botón “Adjuntar”.
Pulsar el botón adjuntar para anexar el documento.
Los documentos anexados al expediente se muestran en la parte inferior de la pantalla
de anexado y también en el estado del expediente.
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2.1.5.
Anexado de los documentos visados mediante aplicaciones de colegios
Profesionales (No VISNET)
Para completar el expediente, es necesario adjuntar ciertos tipos de ficheros visados
que permiten ampliar la información necesaria para que la instalación pueda ser
autorizada por el Departamento de Industria. En el momento de finalizar la solicitud, la
aplicación nos avisará si nos falta algún documento imprescindible.
Para anexar documentos se pulsa el botón “Anexar Docs Colegio” desde el estado el
expediente:
ó desde el propio formulario de la solicitud:
Pulsar aquí para anexar documentos visados
aportados por los colegios profesionales
(documentos no Visnet)
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Se muestra una pantalla donde hay que elegir el tipo de documento a adjuntar.
Seleccionar los documentos
visados que se desean anexar y
pulsar el botón de aceptar
Incorporar al trámite la información
que acompaña al documento
Cada cuadro de selección representa
un grupo de uno o más documentos
Si solo se incorpora un grupo de documentos (un cuadro de selección) se pude pinchar
sobre el enlace Importar datos del expediente lo que permite, añadir al tramite, toda
la información que acompaña al documento (titular, domicilio de la instalación, etc.)
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Los documentos anexados al expediente se muestran en la parte inferior de la pantalla
de anexado y también en el estado del expediente.
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2.2. FIRMA DE LA SOLICITUD DE PUESTA EN SERVICIO
Una vez finalizada la solicitud, si el tramitador tiene derecho a firma, se mostrará
directamente la pantalla de firma. Si no, se muestra la página del estado del expediente con
un enlace Firmar esperando a que alguien con autorización de firma firme dicha solicitud y
se pueda proseguir su tramitación.
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Pulsar para firmar la solicitud
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Una vez que se pulsa el botón Firmar, se inicia el proceso de firma de la solicitud. Y se van
mostrando las pantallas del proceso de firma:
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Aparece una pantalla donde se muestra lo que se va a firmar
Una vez firmada la solicitud, se muestra el estado del expediente, mostrando las nuevas
acciones que se pueden realizar: Verificar firma, Borrar firma, y Presentar en la
Administración. Si deseamos modificar algo de la solicitud antes de presentarla en la
Administración debemos borrar previamente la firma, entrar al documento y volverlo a firmar
una vez modificada.
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2.3. CONTINUAR UN EXPEDIENTE YA INICIADO
Para continuar un expediente los pasos a seguir son iguales que los de crear una
nueva solicitud.
2.3.1.
Listado de trámites
Se pulsa sobre los enlaces de los expedientes para retomar uno.
2.3.2.
Página del estado expediente
El expediente puede encontrarse en cualquiera de los estados que hemos descrito
anteriormente. Y se pulsa cualquiera de los enlaces habilitados.
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2.4. LA PRESENTACIÓN DEL EXPEDIENTE EN LA ADMINISTRACIÓN
Una vez firmada la solicitud, aparece en la parte inferior un botón que nos permite
presentar la solicitud en la administración
En este punto, el expediente “llega” automáticamente en la Administración, es decir, se
envían todos los datos del expediente que hemos tramitado a través de Internet a la
Administración, y se le da entrada.
El usuario recibirá una notificación de la Administración en la que se le comunica el
número de expediente que ha sido asignado a esa tramitación.
Pulsar aquí para presentar a la administración
Al presentar una solicitud en la administración se genera el documento pdf y se
actualizan las bases de datos del departamento de Industria del Gobierno Vasco.
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Además, se presenta por pantalla una ventana emergente que muestra la notificación
de haber presentado dicha solicitud.
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Se muestra también la pantalla del estado del expediente, en donde se ve un enlace en
la parte inferior dentro del bloque documentos emitidos por la administración donde se
podrá ver el documento de notificación y el mismo pero con firma digital.
Se mostrará en formato PDF (Ver Documento) además de mostrar el formulario en
HTML (Ver Solicitud).
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2.5. COMUNICACIÓN CON LA ADMINISTRACIÓN
Hasta ahora se ha mostrado como se prepara la solicitud y se presenta a Industria. En
los siguientes apartados se va a describir como se entabla la comunicación, para
modificar los datos o documentos presentados en la solicitud, con la Administración.
2.5.1.
Notificaciones: requerimientos, acta de puesta en servicio y cierre
En el listado de expedientes se muestra en rojo un mensaje diciendo que hay
“Notificaciones de la Administración Pendientes” los expedientes que tienen un
requerimiento de Industria.
Todas las notificaciones que realiza industria quedan reflejadas en la parte inferior de la
pantalla, dentro el bloque “DOCUMENTOS EMITIDOS POR LA ADMINISTRACIÓN”
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2.5.2.
Modificación del expediente
En cualquier momento, tras haber presentado la solicitud a la administración, se puede
modificar el expediente a través de la notificación de documentos PDF.
Se pulsa el enlace “Modificar Expediente” para redactar la modificación.
Se muestra una pantalla donde ya vienen precargados los datos que identifican al
expediente y un campo libre para añadir el texto que acompaña a la modificación.
Se pulsa “Modificar” y antes de enviar la modificación se pide confirmación.
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Se pulsa “Aceptar” y se muestra una pantalla para firmarla
Se pulsa firmar el documento, tras enviarlo a la administración se muestra la pantalla
del estado del expediente, donde ahora se muestra dentro del bloque “Otros
Documentos” con el tipo “MODIFICACIÓN”.
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2.5.3.
Adjuntar documentos a expedientes ya presentados a la administración
Para adjuntar documentos a expedientes ya presentados a la administración se pulsa
el botón de “Anexar documentos” en la pantalla del estado del expediente. Los
documentos se adjuntan a través de las pantallas de anexado y se muestran en el
bloque de documentos pendientes de presentar a la administración.
Para enviar los documentos a la administración, se marca el documento y se pulsa el
botón “Presentar documentos seleccionados”.
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El documento anexado lo muestra en el bloque de documentos “Otros Documentos”.
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2.6. OTRAS TAREAS
En este apartado mostramos otras tareas o acciones que se pueden realizar en la
aplicación.
2.6.1.
Verificar firma
Se pulsa el botón “Verificar Firma” de los documentos que se han presentado
o de los notificados por industria
o de los propios del colegiado
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2.6.2.
Borrar firma
Se pulsa el botón “Borrar Firma” cuando se quiere modificar un dato de un formulario o
cuando se quiere que lo firme otra persona.
Pulsar aquí para borrar la firma
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Antes de borrar la firma pide confirmación.
2.6.3.
Consulta de expedientes
Un expediente cerrado puede ser accedido solamente a través de este proceso. Para
ello se rellenará las condiciones de búsqueda deseadas y se lanzará la búsqueda.
Los criterios por los que se puede buscar inicialmente están vacíos y busca los que
cumplen todos los criterios introducidos.
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2.6.4.
Desbloquear VISNET
Si es necesario que el colegio modifique alguno de los documentos aportados
(Proyecto o Certificado de Fin de Obra), habrá que desbloquear VISNET de forma que
la tramitación del expediente queda a la espera de esta modificación, y mientras tanto
no podrá hacer nada sobre él. Una vez que VISNET haya efectuado su modificación,
se bloqueará de nuevo a sí mismo y dejará el expediente libre para seguir su
tramitación.
Se debe informar el motivo del desbloqueo, y pulsar “Aceptar”. En ese momento el
expediente deja de estar accesible para la teletramitación.
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