Descubrimiento de Evidencia Invisible

Descubrimiento de
Evidencia Invisible
Manuel A. Quilichini
Quilichini Law Offices
manuelq@prlex.com
Evidencia Tradicional
„
Evidencia tradicional es
… Papel
… Fotos
… Objetos
… Personas
… Peritos
… Otros
Evidencia Tradicional
„
Grueso de evidencia era usualmente
papel
… Correspondencia
… Expedientes
… Estudios
… otros
interna y externa
Transformación
„
Era Informática cambia paradigma original
… En
1999, el 93% de toda la información fue
generada por vía electrónica y 7% en papel
„
Kenneth J. Withers, Electronic Discovery: The
Challenges and Opportunities of Electronic
Evidence (2001)
Razón para la Transformación
Computadoras personales – 1975
„ Procesadoras de Palabras – 1978
„ Internet – 1992
„ Proliferación de computadoras en oficinas
y residencias
„
Estadísticas Relevantes
„
„
„
„
„
223,392,807 usuarios de Internet en USA (68%
de penetración)
715,318,122 usuarios en el resto del mundo
Crecimiento anual de 160%
400% de crecimiento en usuarios en PR
1,000,000 de usuarios en PR
… www.internetworldstats.com/stats2.htm
Evidencia Invisible
Aquella evidencia cuyo origen es
electrónico y, por ende, no visible en su
estado natural
„ Un documento impreso es una
representación parcial de la evidencia
invisible, mas no una exacta
„
Importancia de Evidencia Invisible
„
„
„
„
Como se dijo antes, impera más que la visible y
palpable
Puede ser dispositiva de cualquier controversia,
como se discutirá adelante
Es más abundante, dando más oportunidades
de descubrir información crítica
Es más difícil de borrar o erradicar
Dificultades de la Evidencia
Invisible
„
„
„
„
„
„
Desconocemos su ubicación
Desconocemos cómo obtenerla
Desconocemos cómo manejarla
Puede ser costoso su obtención o manejo
Dificultades en su admisibilidad en PR
Reglas locales no proveen adecuadamente para
este tipo de evidencia
Dificultades de la Evidencia
Invisible
„
Voluminoso
… No
cuesta nada crear la evidencia invisible, y
por ende hay mucha disponible
… Problema incrementa ya que el grueso de las
comunicaciones se hace por vía electrónica
… Volumen grande incluye no solo la
documentación existente, sino también la que
ha sido borrada
Dificultades de la Evidencia
Invisible
„
Desorganizada
… No
hay un depósito central para la evidencia
o la documentación
… Puede estar en distintas computadoras,
redes, sistemas o lugares
… No existen usualmente índices que identifique
su ubicación o haga fácil su búsqueda
Dificultades de la Evidencia
Invisible
„
Dinámica
… Una
vez impreso, el papel no cambia
… Evidencia electrónica cambia constantemente
… No siempre guardamos un buen rastro de los
cambios
… Pueden cambiar automáticamente sin
conocimiento del usuario
„
Fecha automática
Dificultades de la Evidencia
Invisible
„
Preservación
… Preservación
de evidencia electrónica es más
difícil y requiere equipo especial, a veces
costoso
… Data puede ser borrada automáticamente sin
conocimiento del usuario
… Data puede ser “borrada” con facilidad
„
Defragmentación
Tipos de Evidencia Invisible
„
„
„
„
„
„
„
„
„
Correo Electrónico
Documentos digitales
Documentos digitalizados
Hojas de Cálculo o “spreadsheets”
Base de datos
Navegadores de Internet
Mensajeros Instantáneos
Archivos Borrados
Metadata
Tipo de Evidencia Invisible
Fotos
„ Videos
„ Sonidos y música
„ Metadata
„ Archivos borrados
„
Correo Electrónico
Sistema de envío de mensajes de una
persona a una o más personas
„ Puede transportar texto, imágenes,
sonidos y otro tipo de data o enlaces a
data
„ Uno de los elementos del Internet más
utilizados
„
Correos Electrónicos
„
En 1998, 3.4 trillones de mensajes
electrónicos entregados solo en Estados
Unidos
… 6.5
„
„
millones de mensajes por minuto
UPI
Correos electrónicos sobrepasan piezas
de correo regular
Correo Electrónico
„
El correo electrónico goza de ciertas
características importantes
… Una
pieza puede residir en varios puntos
PC del remitente
„ Servidor del Proveedor de Servicio de Internet del
remitente
„ Servidor del Proveedor de Servicio de Internet del
destinatario
„ PC del destinatario
„
Correo Electrónico
„
Características Importantes
… Usualmente
existen múltiples copias de una pieza de
correo
„
„
„
Forward, reply
Copias de resguardo
Distintas computadoras
… Usuarios
son más informales al escribir un correo
electrónico
… Más difícil descubrir correos electrónicos por su
volumen
Correo Electrónico
„
Características
… Al
borrarlo, el usuario cree que eliminó la pieza de
correo electrónico
„
… Se
„
No es cierto
piensa que el correo electrónico es privado
Falso – A menos que esté encriptado
… Recoge
„
„
más información que lo formal
Conversaciones
Notas
Correo Electrónico
„
Características
… Desorganizado
– No hay estructura lógica en la forma
en que se archivan
… Usualmente no existe copia en papel
… La copia en papel no es una copia fiel y exacta del
original
… Contiene metadata invisible
… Puede tener anejos o “attachments”
… No hay política de retención de correos electrónicos
Documentos Digitales
„
Todo documento cuyo origen es digital
… Archivos
de procesadoras de palabras
… Archivos de Excel
… Formularios electrónicos
… Dibujos
Documentos Digitales
„
Incluyen más que mero texto
… Imágenes
… Enlaces
… Sonidos
„
„
„
„
Puede tener rastros de revisiones o versiones
Contiene Metadada
Están más organizados
Tienden a ser copiados en procesos regulares
Documentos Digitales
Tienden a estar en un solo lugar
„ Valor evidenciario custionable por no tener
firmas
„ Usualmente son documentos de trabajo y
no evidencia per se
„
Documentos Digitalizados
„
„
„
„
„
„
Se producen cuando se digitalizan documentos
físicos
Son una reproducción o copia digital
No contienen Metadata
Usualmente son copias fieles y exactas al
original
Pueden contener firmas
Son más fáciles de autenticar y admitir en
evidencia
Hojas de Cálculo o “Spreadsheets”
Programas que permiten hacer cálculos
sencillos o complicados
„ Información se genera en tablas con
celdas de información
„ Usada mucho en los comercios y
contabilidad
„ Pueden generar tablas y estadísticas
„
Hojas de Cálculo o “Spreadsheets”
„
Las hojas impresas no son copias del
original
… No
incluyen fórmulas complejas
… Pueden excluir data de origen
„
Versión en papel es producto final de hoja
de cálculo
Base de Datos
Programa especializado para capturar
data y manejarla de diversas formas
„ Frecuentemente utilizada por todos los
comercios
„ Pueden almacenar gran cantidad de
récords y de data
„
Base de Datos
„
2 tipos de base de datos
… Plana
o “flat”
Contiene una tabla por data
„ Sencillas
„ Poco utilizadas en la vida real
„ Viejos programas eran de este tipo
„
Base de Datos
„
2 tipos de base de datos
… Relacional
o “relational”
Sistema más complejo y más utilizado
„ Crea múltiple tablas de datas con conexiones
entre ellas
„ Compañías usan esta base de datos para
prácticamente toda aplicación
„ Muy buscada en descubrimiento de prueba
„ Muy voluminosa
„ Puede estar en formato propietario
„
Navegadores de Internet o
“browsers”
Herramienta principal para navegar el
Internet
„ Captura y retiene información significativa
sobre su uso y sus usuarios
„
… Historial
de navegación
… Páginas almacenadas fuera de línea
… Cookies
… Otros
Mensajeros Instantáneos o “Instant
Messaging”
Muy utilizados para enviar mensajes
instantáneos
„ Se usa también para fines comerciales
„ Data es más efímera por tender a borrarse
cuando se desconecta
„ Puede que haya registro de
conversaciones
„
Archivos Borrados
„
No existe tal cosa
… “delete”
no borra el archivo, lo elimina de la
tabla de archivos activos
… La data se mantiene hasta que se le escriba
por encima
… Aún en estos casos, se puede recobrar parte
de la data
… Están en todos los discos duros
¿Dónde está la Evidencia
Invisible?
„
„
„
„
„
„
„
„
„
Discos duros de computadoras
Discos Compactos (CD-Rom)
DVD
Discos tipo Jazz o Zip
Cintas magnéticas
Tarjetas de memorias
“Thumb Drives”
Unidades externas
PDA’s
Discos Duros
Forma más común de guardar data
„ Pueden ser Internos o Externos
„ Gran capacidad de almacenamiento
„ Es una biblioteca de información
„ Data es fácil de acceder y copiar
„
Discos Compactos - CD
Forma tradicional de guardar data
externamente
„ Discos son susceptibles a destrucción o
daño
„ Fáciles de mover
„ Poca capacidad
„ Data es fácil de acceder y copiar
„
DVD
“Digital Versatile Disk”
„ Similar al CD-ROM, pero con más
capacidad
„ No son tan comunes en la actualidad
„ Data no es tan asequible como otros
sistemas
„ Requiere equipo especial para copiar
„
Discos Tipo Jazz o Zip
Método de almacenaje viejo
„ Usa cartuchos con cintas internas
„ Poco comunes
„ Requieren programa propietario para
acceder
„
Cintas Magnéticas
„
„
„
„
„
„
Método tradicional para copias de resguardo o
“backups”
Requerían programas especiales
No se puede acceder data sin equipo y
programa
Formatos incompatibles entre sí
Cintas tendían a dañarse con facilidad
Método utilizado todavía a nivel corporativo
Tarjetas de Memoria
„
Vienen de distintos sabores
… SD
Card
… Memory Sticks
… Compact Flash
… Smartmedia
… Otros
„
Usados mayormente por cámaras y PDA
Tarjetas de Memoria
Capacidad limitada
„ Se usa en sustitución de Floppies
„ Fáciles de acceder y copiar
„ Fáciles de transportar
„
Discos USB o “Thumb drives”
Sustituto de floppies
„ Gran capacidad y aumentando
„ Fáciles de acceder y copiar
„ Fáciles de ocultar y transportar
„ Método por excelencia para hacer copias
de resguardos limitadas
„
Metadata
Tesoro de información desconocida por
muchos
„ Es data que está escondida en varias
fuentes digitales
„
… Correos
electrónicos
… Documentos electrónicos
… Hojas de cómputo
„
Es parte del archivo electrónico
Metadata
„
El usuario promedio desconoce la
existencia de esta data
…A
veces requiere peritos para localizarla y
verla
… Es difícil de borrar o alterar por el usuario
promedio
„
Para examinarla hay que tener el archivo
en su formato nativo
Descubrimiento de Prueba
Hay consideraciones distintas para el que
produce como el que solicita la prueba
electrónica
„ Hay elementos a considerarse
proactivamente antes de que llegue la
petición de producción
„
Proactivo o Preventivo
„
Anticipando la producción de prueba
electrónica, se debe evaluar
… Política
de Retención de Documentos
… Política de acceso a sistemas
… Confiabilidad de data y sistemas
… Procedimientos de copias de resguardo
Política de Retención de
Documentos
„
Guía básica deben ser los preceptos del
Sedona Conference
… Instituto
educativo e investigativo dedicado al
estudio avanzado de la ley y políticas
relacionadas (“policies”).
Política de Retención de
Documentos
Toda empresa debe tener una política de
retención y disposición de documentos
„ Políticas deben ser razonables y
actualizadas
„ No debe requerir la retención de todo tipo
de data e información
„
Política de Retención de
Documentos
„
Debe proveer para:
… Creación
de data o información
… Identificación de data
… Almacenamiento y preservación de data
… Acceso a data
… Disposición de data
Política de Retención de
Documentos
„
Debe proveer para suspensión de
disposición de documentos en casos
especiales
… Litigios
… Litigios
anticipados
… Investigaciones
Política de Retención de
Documentos
Debe identificarse custodio
„ Debe establecer políticas sobre
confiabilidad y cadena de custodia de data
y sus copias de resguardo
„ Debe definir detalladamente procesos de
copias de resguardos
„
Y comienza la carrera….
„
Descubrimiento de prueba electrónica NO
comienza con el litigio!!!
… Demandante
Debe definir qué va a buscar
„ Debe preparar los instrumentos para solicitar
evidencia
„ Debe contratar los peritos necesarios para buscar
evidencia
„ Debe evaluar costos futuros y utilidad
„
Y comienza la carrera….
„
Demandado
… Si
se anticipa litigio, debe preservarse
evidencia electrónica
„
Preservación = Detener la destrucción o posible
destrucción de data
Preservación - Demandante
Previo al inicio de un pleito, o justo cuando
empieza, el demandante debe enviar una
“carta de preservación de data”
„ Carta pide a demandado que no destruya
data (incluyendo electrónica) que pueda
ser relevante a controversia
„ Puede ser enviada a terceras personas
que tengan data relevante a controversia
„
Preservación - Demandante
„
Carta debe definir qué se busca proteger
… Correos
electrónicos
… Documentos digitales
… Documentos digitalizados
… Hojas de cómputo
… Data activa e inactiva (copias de resguardo)
… Data borrada
Preservación - Demandante
En PR, no hay obligación tácita de
salvaguardar data
„ Parte Demantante puede recurrir a
tribunal y pedir orden de preservación de
data
„
… Rodríguez
v. Syntex, 2003 TSPR 145
Preservación de récords de nomina
„ Documentos trasladados a oficina abogados DDO.
„
Preservación - Demandado
„
Imponer “litigation hold”
… Ordenar
que evidencia sea salvaguardada
contra borraduras accidentales o
intencionales.
… Debe tener un plan de preservación de
evidencia preparado de antemano
„
Notifique deber de preservar a todo el
mundo que pueda tener información
Preservación - Demandado
Identifique toda la información relevante
„ Preserve la información
„ Segregue las copias de resguardo
relevantes
„ Periódicamente reafirme obligación de
preservar data
„
Solicitud de Producción - DTE
„
Interrogatorio inicial
… Identificar
fuentes de evidencia electrónica
… Identificar mecanismos de preservación
… Identificar mecanismos de confiabilidad y
acceso
… Identificar formatos de data electrónica
… Solicite copias de políticas escritas
Solicitud de Producción - DTE
„
Bosquejo de Interrogatorio
… Describir
„
en detalle sistema de información
Tipo y marca de equipo (“hardware”)
Computadoras de escritorio
… Computadoras portátiles
… Servidores
… Computadoras de mano
… Mensajes de voz (“voice mails”)
… otros
…
Solicitud de Producción - DTE
„
Aplicaciones usadas y/o en uso
Nombre de programa y manufacturero
… Propósito
… Versión
… Ubicación
… Naturaleza de la data almacenada
… Fechas inclusive de data almacenada
…
… Describir
procesos de registro de accesos o
usuarios (“logs”) - Seguridad
Solicitud de Producción - DTE
… Describa
procesos de hacer copias de
resguardo
Equipo utilizado
„ Aplicaciones utilizada
„ Medio utilizado
„ Rotación de media utilizada (en detalle)
„ Ubicación de copias de resguardo
„ Personas a cargo de proceso
„ Bitácoras o “logs” de procesos
„
Solicitud de Producción - DTE
… Descripción
de sistemas de correo electrónico
Equipo utilizado (“hardware”)
„ Aplicaciones utilizadas (“software”)
„ Persona a cargo
„ Ubicación de servidor de mensajes
„ Listado de usuarios y cuentas
„ Procesos y políticas de copias de resguardo
„
Solicitud de Producción - DTE
… Descripción
de políticas de retención y
preservación de evidencia
… Descripción de gestiones hechas para
preservar evidencia
… Identificación de data destruida
Solicitud de Producción - DTE
„
Tome deposición a persona con más
conocimiento de demandado en data electrónica
… Le
ayudará a conocer sistema e identificar fallas en
procesos
„
Someta solicitud de data en formato original
… Copia
de imagen de discos duros
… Copias de copias de resguardo
… Acceso a sistemas y computadoras
Solicitud de Producción - DTE
„
Deposiciones a Testigos
… Siempre
pregunte sobre uso individual de
sistemas de información
… Pregunte sobre políticas de preservación y su
uso actual
… Pregunte sobre uso de correos electrónicos
Solicitud de Producción - DDO
Identifique persona a encargarse de
supervisar producción
„ Determine cantidad y costo de producción
„ Solicite orden protectora contra
producción
„ Solicite orden para sufragar costo de
producción
„
Producción Actual - Demandante
„
Escoja un perito para llevar a cabo proceso de
copia
… Puede
ser seleccionado por tribunal y pagado por las
partes
„
„
„
Perito deberá hacer imagen de todos los discos
duros relevantes
Perito deberá hacer copia de copias de
resguardo
Buscará otras áreas donde pueda estar la data
Producción Actual - Demandante
Imágenes serán utilizadas para buscar
data actual y data borrada
„ Se producirá la data a todas las partes
envueltas
„
Producción Actual - Demandado
„
Previo a producción actual, perito dará
oportunidad a Demandado a depurar
producción
… Filtrar
„
información privilegiada
Retenga copia de imagen hecha
… Manténgala
segregada e inalterada
Costo de Producción
„
Controversia más grande en Estados
Unidos
… Costos
de producción de evidencia
electrónica es alto por
Volumen de evidencia a ser revisada
„ Ubicación de evidencia – desparramada
„ Sistemas anticuados de resguardo
„
Costo de Producción
„
Costo de reproducir data almacenada en
copias de resguardo puede ser medido en
cientos de miles de dólares
… Costo
de reproducir copias
… Costo de buscar data
… Costo de filtrar data
… Costo de producir data (papel)
Costo de Producción
„
Producción por Demandado sin aportación
de Demandante
… Orden
Protectora – Regla 23.2 Proc. Civil
Discrecional del juez imponer costo a DTE
„ Discrecional de no autorizar descubrimiento
„
…
Métodos alternos de obtener prueba
OJO: Casos Laborales
„ OJO: Costas a final de juicio
„
Costo de Producción
„
Zubulake v. UBS Warburg LLC
… Caso
seminal en distribución de costos de
producción
2003 U.S. Dist. LEXIS 7940
„ 216 F.R.D. 280
„ 220 F.R.D. 212
„ 2004 U.S. Dist. LEXIS 13574
„ 2005 U.S. Dist. LEXIS 15
„ 2005 U.S. Dist. LEXIS 4085
„
Costo de Producción
Zubulake establece elementos para
determinar si costos de producción se
transfieren o no al demandante, en todo o
en parte
„ Modifica test esbozado en Rowe
Entertainment, Inc. v. William Morris
Agency, Inc., 205 F.R.D. 421 (S.D.N.Y.
2002)
„
Costo de Producción
„
Elementos:
… Especificidad
„
de solicitud de producción
A más específico, menos transferencia
… Disponibilidad
de información de otras
fuentes
„
Si disponible, más transferencia de costos
… Costo
total de producción comparado con
cantidad en controversia
„
Poco costo, menos transferencia
Costo de Producción
„
Elementos
… Habilidad
de partes de controlar costos y sus
incentivos para así hacerlo
„
Mayor control, menos transferencia
… Importancia
„
de evidencia a litigio
Mayor importancia, menos transferencia
… Beneficio
a las partes de evidencia
Costo de Producción
„
Para posibles elementos en PR, ver
… Ortiz
Rivera v. ELA, 125 D.P.R. 65
… Vellón v. Squibb Mfg. Inc., 117 D.P.R. 838
Costos de Producción
„
Costo de realizar evaluación de prueba
para detectar materia privilegiada
… Correrá
„
por cuenta de cada parte
OJO: Costo de producción electrónica
puede ser más económica que en papel
… Evidencia
digitalizada
Admisibilidad de Evidencia
Electrónica
Objeto de controversia en PR, no en
Estados Unidos
„ Práctica: Jueces reacios a admitir fotos
digitales y documentos digitales
„
… “Pueden
ser alterados”
Admisibilidad
„
Objeciones invocadas
… Mejor
„
Evidencia – Regla 69 de Evidencia
A menos que un estatuto o estas reglas dispongan
otra cosa, para probar el contenido de un escrito,
grabación o fotografía se requiere la prsentación
del escrito, fotografía o grabación original.
… Autenticación
de Evidencia
e identificación – Regla 75-79
Admisibilidad
„
Regla de la Mejor Evidencia opera en
contra de admitir papel!!!
… Papel
de Hoja de Cálculo no es la mejor
evidencia
„
Faltan fórmulas y enlaces
… Correos
„
„
Electrónicos y otros archivos
Ausente metadata
Papel es la copia, no el original
Admisibilidad
„
Documentos Digitalizados
… Admisibles
como original al amparo de Regla 68(d)
„ Original – El original de un escrito o grabación es
el escrito o grabación mismo o cualquier
contraparte de éstos, siempre que la intención de
la persona que los ejecuta o emita sea que éstos
tengan el mismo efecto que aquellos. El original de
una fotografía incluye su negativo y cualquier
ejemplar positivo obtenido de este. Es también un
original, el impreso legible que refleje con
precisión la información que haya sido
almacenada o acumulada en una computadora o
artefacto similar
Admisibilidad
„
Documentos Digitalizados
… Regla
„
70 dispone en parte:
Será admisible otra evidencia del contenido de un
escrito, grabación o fotografía que no sea el
mismo original cuando:
… El
original se ha extraviado o ha sido destruido, a
menos que el proponente lo haya perdido o
destruido de mala fe
Admisibilidad
„
Realidad distinta a reglas
… Documentos
digitales no son de fiar, según
jueces
… Visión compartida independientemente de
jurisdicciones
„
While some look to the Internet as an innovative vehicle
for communication, the Court continues to warily and
wearily view it largely as one large catalyst for rumor,
innuendo, and misinformation … There is no way
Plaintiff can overcome the presumption that the
information he discovered on the Internet is inherently
untrustworthy… For these reasons, any evidence
procured of the Internet is adequate for almost nothing…
Instead of relying on the voodoo information taken from
the Internet, Plaintiff must hunt for hard copy back-up
documentation in admissile form…
„
St. Clair v. Johnny’s Oyster & Shrimp, Inc., 76 F.Supp. 2d 773
(1999)
Autenticación
„
Autenticación de Evidencia Electrónica
requiere nueva forma de interpretar reglas
existentes
… Evidencia
electrónica no es autenticable
como documentos y requiere fuentes
externas en ocasiones
Autenticación – Correo Electrónico
„
„
„
„
Contrario a correo regular, no se puede
autenticar correo electrónico alegando que se
envió - Remitente
No se puede depender de sistema de
confirmación de recibo porque no es confiable
Sistemas de confirmación de recibo comerciales
no están asequibles a todo el mundo
Testimonio de remitente puede no ser suficiente
Autenticación – Correo Electrónico
„
„
Confirmación por destinatario es vehículo más
adecuado para autenticación de correo
electrónico
Autenticación puede ser lograda utilizando
métodos supletorios
… Sistema
de confirmación de recibo
… Confirmación externa
… Circunstancias generales – actuaciones
… Réplica - reply
Autenticación – Páginas Web
„
Usualmente se presentan en forma de páginas
impresas de la página Web
… Se
debe autenticar que lo impreso refleja
correctamente la página Web que se quería imprimir
… Se debe autenticar que lo que apareció en el monitor
es fiel y exacto a la página Web
… Para admitir contenido, hay que aplicar una de las
excepciones a la prueba de referencia
„
Récord de Negocio – Regla 65(f)
Autenticación – Páginas Web
„
Autoautenticación – Regla 71 – Récord y
Documentos Públicos
… Regla
requiere “copia certificada del original expedida
por funcionario autorizado o
… Copia declarada correcta y fiel por un testigo que la
haya comparado con el original.
„
Regla 79 – Autenticación Prima Facie
… Documentos
„
públicos bajo sello oficial
Requiere sello y firma
Autenticación – Páginas Web
„
Autoautenticación – Regla 79(f)
… Publicaciones
oficiales – Libros, folletos u
otras publicaciones presuntamente emitidas
por autoridad pública
Autenticación
„
Se pueden usar métodos externos
… Firmas
electrónicas
Firmas digitalizadas
„ Llaves públicas
„ Sistemas biométricos
„
… Identificación
de usuario con información
confidencial
„
Código de acceso y contraseña (userid &
password)
… Rastreo
de data (data trails)
Autenticación
„
Controversia no es tan acentuada
… Descubrimiento
previo permite determinar
autenticidad de prueba
… Intercambio de información (descubrimiento
de prueba) ayuda situación
Enmiendas a Reglas Federales de
Procedimiento Civil
Están en proceso de enmendarse para
dar mayor relevancia a documentos
electrónicos
„ Pueden estar aprobadas en forma final
para diciembre 2006
„
„
„
„
„
„
„
„
„
„
Rule 16. Pretrial Conferences; Scheduling; Management
*****
(b) Scheduling and Planning. Except in categories of actions exempted by district court rule as
inappropriate, the district judge, or a magistrate judge when authorized by district court rule, shall,
after receiving the report from the parties under Rule 26(f) or after consulting with the attorneys for
the parties and any unrepresented parties by a scheduling conference, telephone, mail, or other
suitable means, enter a scheduling order that limits the time
(1) to join other parties and to amend the pleadings;
(2) to file motions; and
(3) to complete discovery.
The scheduling order may also include
(4) modifications of the times for disclosures under Rules 26(a) and 26(e)(1) and of the extent of
discovery to be permitted;
(5) provisions for disclosure or discovery of electronically stored information;
„
„
„
„
(6) any agreements the parties reach for asserting claims of privilege or protection as trialpreparation material after production;
(75) the date or dates for conferences before trial, a final pretrial conference, and trial; and
(86) any other matters appropriate in the circumstances of the case.
The order shall issue as soon as practicable but in any event within 90 days after the appearance
of a defendant and within 120 days after the complaint has been served on a defendant. A
schedule shall not be modified except upon a showing of good cause and by leave of the district
judge or, when authorized by local rule, by a magistrate judge.
„
„
„
Rule 26. General Provisions Governing Discovery; Duty of
Disclosure
(a) Required Disclosures; Methods to Discover additional
Matter.
(1) Initial Disclosures. Except in categories of proceedings
specified in Rule 26(a)(1)(E), or to the extent otherwise
„
„
„
stipulated or directed by order, a party must, without awaiting a
discovery request, provide to other parties:
(A) the name and, if known, the address and telephone number of
each individual likely to have discoverable information that the
disclosing party may use to support its claims or defenses, unless
solely for impeachment, identifying the subjects of the information;
(B) a copy of, or a description by category and location of, all
documents, electronically stored information, data compilations, and
tangible things that are in the possession, custody, or control of the
party and that the disclosing party may use to support its claims or
defenses, unless solely for impeachment;
„
„
Rule 26. General Provisions Governing Discovery; Duty of Disclosure
*****
„
„
„
„
„
„
(f) Conference of Parties; Planning for Discovery. Except in categories of proceedings
exempted from initial disclosure under Rule 26(a)(1)(E) or when otherwise ordered, the parties
must, as soon as practicable and in any event at least 21 days before a scheduling conference is
held or a scheduling order is due under Rule 16(b), confer to consider the nature and basis of their
claims and defenses and the possibilities for a prompt settlement or resolution of the case, to
make or arrange for the disclosures required by Rule 26(a)(1), to discuss any issues relating to
preserving discoverable information, and to develop a proposed discovery plan that indicates the
parties’ views and proposals concerning:
(1) what changes should be made in the timing, form, or requirement for disclosures under Rule
26(a), including a statement as to when disclosures under Rule 26(a)(1) were made or will be
made;
(2) the subjects on which discovery may be needed, when discovery should be completed, and
whether discovery should be conducted in phases or be limited to or focused upon particular
issues;
(3) any issues relating to disclosure or discovery of electronically stored information, including the
form or forms in which it should be produced;
(4) any issues relating to claims of privilege or protection as trial-preparation material, including –
if the parties agree on a procedure to assert such claims after production – whether to ask the
court to include their agreement in an order;
(53) what changes should be made in the limitations on discovery imposed under these rules or
by local rule, and what other limitations should be imposed; and
„
(64) any other orders that should be entered by the court under Rule 26(c) or under Rule 16(b)
and (c).