instructivo para ejecutar presupuesto

INSTRUCCIONES PARA EJECUTAR GASTOS E INVERSIONES
A)
¿Cómo ejecutar el presupuesto asignado al proyecto del centro, núcleo, red u otros?
Los proyectos tienen una asignación presupuestal anual de pesos uruguayos ($AP) para gastar en
cada uno de los x años, siendo x el número de años que establecieron las bases respectivas como
horizonte temporal del proyecto.
Este importe $AP, por ser presupuestal, debe ejecutarse dentro de cada uno de los x años de la
siguiente forma:
•
En caso de que el proyecto comience sus actividades el primer día del año, deberá ejecutar
la asignación $AP (ajustada la partida de sueldos) en cada ejercicio (cada uno de los x años).
•
En caso de que comience sus actividades comenzado el año, el primer año tendrá un número
de meses menor a 12, por lo tanto la asignación $AP anual se deberá prorratear en dicho
número m de meses:
12 meses - $AP
m meses - $p presupuesto a ejecutar en el primer año.
Los meses que le faltaron a este primer año pasarán para el final del período de actuación
del proyecto, así el último ejercicio tendrá 12 – m meses. El resto de los ejercicios serán
completos, es decir de 12 meses y la ejecución en cada uno será de $AP.
Si alguno de los x años el proyecto ejecuta un importe menor al que correspondía, pierde la
diferencia pues NO ES POSIBLE “PASAR” DINERO PRESUPUESTAL DE UN EJERCICIO A
OTRO.
A su vez, como la ejecución $AP debe llevarse a cabo en el ejercicio en curso, las solicitudes de
cualquier índole tendrán en cuenta la fecha límite del 31 de diciembre.
B)
¿Qué opciones tienen núcleos y centros para ejecutar su presupuesto?
1.
2.
3.
4.
5.
Creaciones de cargos/prórrogas de cargos.
Traspasos a otros servicios (para sueldos, gastos e inversiones).
Extensiones horarias, dedicaciones compensadas, otras, para cargos adscritos al EI.
Pedidos de compras en el EI.
Vales a rendir en el EI.
1. Creaciones de cargos/prórrogas de cargos (ejemplo núcleos)
Creaciones de cargos
Los cargos nuevos se deben crear en el EI, si bien pasado el período de financiación el EI incentiva
la inserción del núcleo en sus propios servicios.
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Para crear un cargo es necesario presentar las Bases del llamado y una nota dirigida a la Comisión
Directiva en la que se detalle la solicitud.
Ver notas tipo: “Ejemplo de Bases de llamado”, “Solicitud de creación de cargo”.
En las bases del llamado deben aparecer los siguientes tems:
•
•
•
•
•
•
•
•
Plazo de inscripción (nunca menor a diez días, en general solicitan quince).
Título del llamado que incluye: forma de provisión del cargo, grado, volumen
horario, carácter: “contratado”, nombre del núcleo, período de designación (sólo
hasta el 31/12 del año en curso, se puede agregar “con opción de renovación”).
Perfil de los aspirantes al cargo.
Funciones o Actividades a realizar.
Forma de evaluación.
Integración de la Comisión Asesora.
Lista de prelación y período de vigencia.
Forma de presentación: Por lo menos debe constar esta frase: “Los méritos deben
estar correctamente documentados. Los aspirantes deben presentar una relación de
méritos y antecedentes por triplicado.”
Prórrogas de cargos
Para solicitar la prórroga de un cargo docente es preciso presentar dos cosas:
1. Una nota dirigida a la Comisión Directiva firmada por el responsable del Núcleo o Centro, la
misma debe incluir:
• Nombre de la persona.
• Grado y horas que tiene.
• Período (a partir de la fecha de posesión y hasta ….).
• Firma de uno de los responsables del núcleo o centro.
Ver nota tipo: “Solicitud de prórroga”
2. Un informe de actuación funcional del docente que incluya: detalle de las actividades que realizó
en las tres funciones universitarias durante el período y un plan de trabajo, firmado por el.
2. Traspasos a otros servicios
Mediante traspasos se pueden realizar gastos e inversiones, financiar extensiones y dedicaciones
compensadas en otros servicios. Para ello es necesario presentar una nota por cada servicio
universitario al que se desee hacer una transferencia.
Ver nota tipo: “Solicitud de traspaso de gastos o sueldos”.
Cada nota va dirigida a la Secretaría del EI y debe incluir:
•
•
Servicio al que se quiere hacer la transferencia.
Monto a transferir. Para calcular el importe de un nuevo cargo, una extensión, etc,
deben utilizar el archivo “Planilla de cálculos”. El dinero a considerar para el
traspaso es el que devuelve el casillero “Total con aportes y aguinaldo” de color
naranja. (*)
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•
•
Para qué es el traspaso. En caso de ser para extender el horario o compensar las
actividades de un docente incluir su nombre.
Firma de uno de los responsable del núcleo o centro.
La Contaduría de Oficias Centrales efectiviza el traspaso reservando un 8.25% centralmente para el
pago del progresivo docente y el resto lo traspasa al Servicio solicitado. En consecuencia, si
solicitan la transferencia de un monto que no ha sido calculado mediante el procedimiento anterior
(*), deben tener en cuenta que el referido monto ya incluya el 8.25% de previsión para progresivo
docente, el que será reservado centralmente.
Seguimiento del trámite de traspaso:
Cuando la Contaduría de Oficinas Centrales realizó el traspaso informa a la Secretaría del EI, a
partir de ese momento ésta se pone en contacto con el/los responsables del proyecto para indicarles
que:
•
•
•
Se comuniquen con la Contaduría del Servicio que recibe el traspaso para
proporcionarle datos adicionales.
Realicen la nota de solicitud en dicho Servicio detallando los datos del docente
(nombre, grado, etc.), el concepto de retribución solicitado (creación de cargo,
extensión horaria o dedicación compensada) y el período. Esta nota con el informe
de Sección Personal y la disponibilidad de la Contaduría del Servicio pasa a
resolución del Consejo respectivo.
Tener en cuenta que los recursos que se traspasan deben ser ejecutados en el
ejercicio.
3. Extensiones horarias, dedicaciones compensadas, otras, para cargos adscritos al EI
Para calcular, una extensión horaria, una DC, deben utilizar el archivo
“Planilla de cálculos”. El dinero a considerar es el que devuelve el casillero “Total con aportes y
aguinaldo” de color naranja.
Para solicitar una extensión o reducción horaria, dedicación compensada, licencia sin sueldo, etc,
deben presentar una nota dirigida a la Comisión Directiva del EI.
Ver nota tipo: “Solicitud de extensión horaria en el EI”
La misma debe incluir:
•
•
•
•
Nombre de la persona a quien se le pide extensión o reducción o dc, etc.
Grado, número de horas que tiene y cuántas horas le solicitan.
Período (a partir de tal fecha y hasta el 31/12 del año en curso).
Firma de uno de los responsables del núcleo o centro.
Las extensiones horarias y las dedicaciones compensadas deben ir acompañadas del informe de
actuación funcional del docente que incluye: detalle de las actividades que realizó en las tres
funciones universitarias durante el período y un plan de trabajo, firmado por el docente.
4. Pedidos de compras en el EI
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Lo que determina la solicitud de compra es el monto del gasto.
Para obtener elementos o insumos del proyecto original deben solicitar la compra de los mismos. La
solicitud dirigida a la Secretaría del EI debe incluir tres informes de presupuestos. A su vez los
informes de presupuestos de las empresas deben cumplir los siguientes requisitos:
•
•
•
Estar en hoja membretada o contener el logo de la empresa que emitió el informe.
Tener visible la frase “Forma de pago: Crédito SIIF - 30 días”.
Aclarar si es impuestos incluidos.
Todas las empresas deben estar registradas en el SIIF.
Además es conveniente que tengan en cuenta:
Nuestras compras las realiza Oficinas Centrales, así también al resto de los Servicios que integran la
Unidad Ejecutora 01. Puede suceder que varios servicios de la Unidad 01 deseen adquirir un
mismo producto y que el costo total supere el monto de la compra directa, en este caso Oficinas
abre un proceso de licitación. Ese proceso lleva más tiempo que la compra directa.
5. Vales a rendir en el EI
Cuando precisen hacer una compra por un monto menor pueden solicitar un vale. En la solicitud,
deben explicar en qué van a gastar el dinero.
Ver nota tipo: “Solicitud de vale”.
La Secretaría tramita ante Oficinas Centrales la solicitud, en un plazo aproximado de 20 días nos
avisan que el cheque está pronto. A partir de ese momento el responsable del núcleo o centro puede
cobrar; y desde el momento que Oficinas emite el cheque tienen 60 días para rendir los
comprobantes del vale. Para hacer la rendición cuentan con el archivo
“Formulario de rendición”.
Todas las notas que citamos en este instructivo pueden enviarse a la dirección de correo de la
administración con la firma escaneada.
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