Modelo de informe semestral

GUÍA PARA LA PREPARACIÓN DEL INFORME
SEMESTRAL DE PROGRESO DE LOS PROYECTOS
FOMIN
Guía de referencia, Noviembre del 2003
GUIA PARA LA PREPARACIÓN DEL INFORME SEMESTRAL FOMIN
CONTENIDO
I. Información General del Proyecto ........................................................................................... 4
II. Resumen Ejecutivo ........................................................................................................................ 5
III.
Estado Actual y Perspectivas de los Objetivos y los Componentes. ....................... 6
A. Progreso en la Ejecución de la Operación. ....................................................................... 6
1. Componentes. ......................................................................................................................... 6
2. Supuestos.................................................................................................................................. 6
B. Logro de los Objetivos de Desarrollo. ................................................................................ 7
1. Perspectivas............................................................................................................................. 7
2. Indicadores Clave. ................................................................................................................. 8
3. Supuestos.................................................................................................................................. 8
IV.
Ejecución del Programa: Avances, Logros y Problemas ............................................ 9
1. Evaluación de Medio Término y Final. .............................................................................. 9
2. Reformulaciones. .................................................................................................................... 10
3. Cumplimiento de Requisitos Financieros. .................................................................... 10
4. Cláusulas Contractuales. ...................................................................................................... 13
5. Adquisiciones. .......................................................................................................................... 13
6. Aspectos Administrativos. ................................................................................................... 13
7. Mantenimiento......................................................................................................................... 13
8. Aspectos Ambientales ........................................................................................................... 14
IV.
Lecciones aprendidas ............................................................................................................ 14
V. Plan de Acción para Solventar Problemas ......................................................................... 14
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GUIA PARA LA PREPARACIÓN DEL INFORME SEMESTRAL FOMIN
GENERALIDADES
En el siguiente documento podrá encontrar un modelo para la presentación del
informe semestral de su proyecto, este modelo no debe restringir la inclusión de
información que cada ejecutor considere relevante o importante para la
presentación del avance, sólo servirá como una guía.
Para los puntos I, II y III se incluyen tablas que pueden servir de apoyo para
consolidar la información de avance, en ellas se especifica en color rojo los datos
que deben ser llenados por cada ejecutor.
Del mismo modo, para los puntos IV y V se sugiere el uso de algunas tablas o
formatos para la presentación de información, sin embargo, para algunos incisos
dentro de estos mismos puntos se deja a libre consideración la forma de la
presentación de dicha información.
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GUIA PARA LA PREPARACIÓN DEL INFORME SEMESTRAL FOMIN
I.
INFORMACIÓN GENERAL DEL PROYECTO
N. del proyecto
Nombre de la Agencia Ejecutora
Ingresar dato
Ingresar dato
Fecha de la firma del convenio
Monto aprobado de la cooperación
técnica en dólares
Ingresar dato
Fecha del informe
Periodo del informe
Nombre del responsable
Ingresar dato
Ingresar dato
Ingresar dato
Ingresar dato
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GUIA PARA LA PREPARACIÓN DEL INFORME SEMESTRAL FOMIN
II.
RESUMEN EJECUTIVO
En esta sección se debe incluir una breve descripción del proyecto que permita
poner en cotexto al lector. Algunas de las generalidades que se podrían incluir son
las siguientes:
a)
b)
c)
d)
Objetivos principales
Sector objetivo
Herramientas ofrecidas
Beneficios ofrecidos por el proyecto
Por otro lado, se debe incluir una tabla resumen que especifique el nombre de cada
uno de los componentes del proyecto y sus respectivos objetivos.
Componente
Incluir los componentes principales del
proyecto tal y como aparece en el
convenio firmado con el BID
Nombre componente 1
Nombre componente 2
Objetivo
Especificar el objetivo que se espera
cubrir con el desarrollo de cada uno de
los componentes
Objetivo del componente 1
Objetivo del componente 2
Así mismo se debe incluir un resumen de las actividades desarrolladas durante el
semestre y los resultados obtenidos con cada una de las actividades.
Resumen de los resultados obtenidos en el perido MES al MES AÑO
Componente Actividades desarrolladas
Descripción de la actividades
Nombre del Nombre de la actividad Descripción de la actividad
componente
desarrollada
Resultados obtenidos con el
desarrollo de la actividad
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GUIA PARA LA PREPARACIÓN DEL INFORME SEMESTRAL FOMIN
III.
ESTADO ACTUAL Y PERSPECTIVAS DE LOS OBJETIVOS Y LOS
COMPONENTES.
A. Progreso en la Ejecución de la Operación.
1. Componentes.
ID
Para cada uno de los componentes del Marco Lógico, analizar el
estado de avance (en términos de cantidad, calidad y tiempo) de
los indicadores claves de desempeño considerados. Indicar si se
prevé que los componentes serán completados en la fecha prevista
o si hay retrasos con relación a metas intermedias, indicando la
razón de los retrasos y las acciones que se tomarán para subsanar
los mismos. Deberán señalarse las actividades realizadas para
cada componente, tales como cursos de capacitación o talleres
realizados, materiales elaborados, etc.
COMPONEN
TE
RESULTADO
ESPERADO
ACTIVIDAD
ESTADO DE
AVANCE
(CALIDAD,
CANTIDAD,
TIEMPO)
Progreso de la
actividad
Número de
componente
Componente 1
Nombre del
componente
Especificar la
actividad del
componente.
Ej: Análisis de
requerimientos
de las pymes
Cuál es el
objetivo que se
tiene
contemplado
para la
actividad.
Ej: Aplicación
de encuesta a
50 pymes
Ej: 50% 25
pymes
encuestadas
Detalle del
avance
alcanzado
hasta el
momento.
Incluir las
razones de los
retrasos.
INDICAR SI SE
PREVÉ
TERMINAR A
TIEMPO Y
ACCIONES
CORRECTIVAS
Especificar si
la actividad
fue
completada, si
está en
progreso y
para cuándo
se estima
terminar.
Especificar
cuáles serán
las actividades
que se
desarrollarán
para terminar
las actividades
pendientes.
2. Supuestos.
Para cada uno de los componentes del Marco Lógico, analizar la
probabilidad de cumplimiento de los supuestos claves
relacionados con su implementación. Señalar, si existen, los
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GUIA PARA LA PREPARACIÓN DEL INFORME SEMESTRAL FOMIN
eventos principales que han impactado positiva o negativamente
en el cumplimiento de los supuestos.
ID
COMPONENTE
ACTIVIDAD
SUPUESTO
Indicar el supuesto
que se tiene para la
actividad
Número de
componente
Componente 1
Nombre del
componente
Especificar
la actividad
del
componente
Ej: Las PYMES
están dispuestas
a proporcionar
información para
la determinación
de los
requerimientos
PROBABILIDAD
DE
CUMPLIMIENTO
Indicar si existen
eventos que
hayan impactado
positiva o
negativamente
en el
cumplimento de
los supuestos
Ej: Hay que
dedicar
gran
cantidad
de
recursos para
obtener
los
requerimientos
de las pymes
PROBABILIDAD
CUMPLIMIENTO
100%
B.
EVENTOS
QUE HAN
IMPACTADO
AL
SUPUESTO.
Incluir
eventos o
actividades
específicas
que hayan
beneficiado o
afectado el
cumplimiento
del supuesto
Ej: Eventos
de difusión,
entrevistas,
encuestas,
visitas, etc
Logro de los Objetivos de Desarrollo.
1. Perspectivas.
Describir el grado y la probabilidad de logro del Objetivo de
Desarrollo (Propósito) establecido en el Marco Lógico como
resultado o impacto específico de la ejecución de cada uno de los
componentes. Utilizar objetivos intermedios y cualquier otra
información disponible que permita establecer el progreso para
alcanzar el objetivo de desarrollo. Si se establece más de un
objetivo (por ejemplo objetivos específicos) analizar
separadamente el logro alcanzado para cada uno de ellos. Destacar
ampliamente comentarios respecto a las perspectivas de
sostenibilidad del programa.
[7]
GUIA PARA LA PREPARACIÓN DEL INFORME SEMESTRAL FOMIN
2. Indicadores Clave.
Analizar el estado de cumplimiento de cada uno de los indicadores
clave de desempeño considerados en el Marco Lógico para los
Objetivos de Desarrollo. Indicar, para cada uno de ellos, el
progreso alcanzado a la fecha en términos de cantidad, calidad y
tiempo y la probabilidad de alcanzarlos en el futuro.
La siguiente tabla incluye los aspectos requeridos para dar cumplimiento a los
puntos 1 y 2, haciendo el desglose para cada uno de los componentes del
proyecto.
Estado de cumplimiento de indicadores de desempeño para el logro del
propósito del proyecto.
ID
COMPONENTE
Número de
componente
Componente 1
DESCRIBIR EL GRADO Y PROBABILIDAD DE
LOGRO DEL PROPÓSITO COMO RESULTADO DE
LA EJECUCIÓN DE CADA UNO DE LOS
COMPONENTES.
¿CÓMO CONTRIBUYE CADA COMPONENTE AL
LOGRO DEL PROPÓSITO?
INDICADOR
Especificar los
indicadores que se
medirán en el
desarrollo de cada
componente.
Nombre del
componente
Estos están
relacionados
directamente con las
actividades a
desarrollar para cada
componente
La información de estos tres campos, corresponde
a la que se estableció en el marco lógico al inicio
del proyecto
Indicar cómo los resultados obtenidos y los
que se pretenden obtener(A nivel componente)
impactan al cumplimiento del objetivo de cada
componente y al desarrollo del proyecto.
La información de este campo se va
actualizando de acuerdo con los avances
que se van teniendo cada semestre
3. Supuestos.
Analizar cada uno de los supuestos claves relacionados con el
alcance del Objetivo de Desarrollo de la operación. Describir el
progreso alcanzado a la fecha del informe y comentar si será
cumplido. Indicar en forma resumida los principales eventos que
están impactando favorable o negativamente en el cumplimiento
de estos supuestos.
[8]
GUIA PARA LA PREPARACIÓN DEL INFORME SEMESTRAL FOMIN
Estado de cumplimiento de supuestos relacionados con el logro del propósito
del proyecto.
SUPUESTO CLAVE
PROGRESO ALCANZADO A LA FECHA
(CALIDAD, CANTIDAD, TIEMPO)
Especificar qué supuesto
se va analizar.
Indicar qué avances se han tenido
hasta la fecha con respecto al
supuesto planteado.
Ej: Las PYMES están
dispuestas a
proporcionar
información para la
determinación de los
requerimientos
INDICADOR CLAVE
Especificar
indicador 1
Ej: 200 PYMES
recibiendo los
beneficios del
proyecto
PRINCIPALES EVENTOS QUE HAN
IMPACTADO EL CUMPLIMIENTO
DEL SUPUESTO.
Hacer referencia de aquellas
actividades o venetos que han
ayudado a cumplir el supuesto
Ej: Las pymes han accedido a
proporcionar información sobre
sus principales necesidades
tecnólogicas.
Se ha logrado encuestar a 25
pymes
TIEMPO ALCANCE
INDICADOR
Tiempo en días o meses en
el que se espera cumplir
con el indicador.
Ej: Realización de eventos de
difusión del poryecto,
entervistas, encuestas, etc
PROGRESO ALCANZADO A LA
FECHA (CALIDAD, CANTIDAD,
TIEMPO)
Indicar el progreso
alcanzado hasta la fecha del
reporte
Ej: Al término de los 21
meses de ejecución del
proyecto.
Ej: 50 pymes beneficiadas
con el proyecto
…
…
PROBABILIDAD DE
ALCANZARLO
100% de
probabilidad
Especificar
indicador 2
Ej: Las pymes
aumentan ventas
del 5 al 10%
IV.
…
EJECUCIÓN DEL PROGRAMA: AVANCES, LOGROS Y PROBLEMAS
Para los siguientes incisisos se proponen algunos formatos, algunos de ellos se dejan
a libre llenado de los ejecutores.
1.
Evaluación de Medio Término y Final.
Indicar si se prevé efectuar Evaluación de Medio Término y el avance en
la preparación de la misma. En el caso de que alguna ya haya sido
realizada, indicar los resultados de esta evaluación y las medidas que se
han considerando a fin de implementar las recomendaciones generadas.
[9]
GUIA PARA LA PREPARACIÓN DEL INFORME SEMESTRAL FOMIN
Respecto a la evaluación final, indicar el status que guarda la preparación
de documentos para el proceso de selección, indicando fechas probables
de presentación de documentos así como la fecha óptima para el inicio de
la evaluación.
Nota: hacer reporte libre que incluya los aspectos solicitados
2.
Reformulaciones.
Indicar si la operación fue materia de reformulaciones o de
reestructuraciones con fecha posterior a la aprobación de la operación.
Las transferencias significativas de recursos entre categorías de
inversión también deben ser comentadas.
Nota: hacer reporte libre que incluya los aspectos solicitados
3.
Cumplimiento de Requisitos Financieros.
Presentar un cuadro que muestre los desembolsos acumulados al cierre
del semestre anterior, los del presente semestre, y al cierre acumulado
del mismo, por categorías de inversión y por fuente de fondos, señalando
las desviaciones o retrasos en la programación de desembolsos, sus
causas y las acciones a tomar para solventar las mismas.
[10]
GUIA PARA LA PREPARACIÓN DEL INFORME SEMESTRAL FOMIN
Reporte de desembolsos correspondiente al período XXXX
Proyecto: XXXX
Cifras expresadas en dólares
CATEGORÍA DE INVERSION
Componente I
Nombre del
componente 1
Componente II
Nombre del
componente 2
Componente III
Nombre del
componente 3
Componente IV
Nombre del
componente 4
Administración
Nombre del
componente 5
Evaluación del proyecto
Nombre del
componente 6
Auditoría
Nombre del
componente 7
TOTAL
CIERRE SEMESTRE ANTERIOR
FUENTE DE FINANCIAMIENTO
APORTE
FOMIN
TOTAL
LOCAL
(A)
(C)
(B)
Total aportes
al cierre
semestre
anterior
Total aportes
al cierre
semestre
anterior
Total aportes
al cierre
semestre
anterior
Total aportes
al cierre
semestre
anterior
Total aportes
al cierre
semestre
anterior
Total aportes
al cierre
semestre
anterior
Total aportes
al cierre
semestre
anterior
Total aportes
al cierre
semestre
anterior
Total aportes
al cierre
semestre
anterior
Total aportes
al cierre
semestre
anterior
Total aportes
al cierre
semestre
anterior
Total aportes
al cierre
semestre
anterior
Total aportes
al cierre
semestre
anterior
Total aportes
al cierre
semestre
anterior
Suma total
Suma total
suma de A+B
suma de A+B
suma de A+B
suma de A+B
suma de A+B
suma de A+B
suma de A+B
Suma total
[11]
SEMESTRE JUL- DIC 07
FUENTE DE FINANCIAMIENTO
APORTE
FOMIN
TOTAL
LOCAL
(D)
(F)
(E)
Gastos
efectuados
con fondos
Fomin
Gastos
efectuados
con fondos
Fomin
Gastos
efectuados
con fondos
Fomin
Gastos
efectuados
con fondos
Fomin
Gastos
efectuados
con fondos
Fomin
Gastos
efectuados
con fondos
Fomin
Gastos
efectuados
con fondos
Fomin
Gastos
efectuados
con aporte
local
Gastos
efectuados
con aporte
local
Gastos
efectuados
con aporte
local
Gastos
efectuados
con aporte
local
Gastos
efectuados
con aporte
local
Gastos
efectuados
con aporte
local
Gastos
efectuados
con aporte
local
Suma total
Suma total
ACUMULADO
FUENTE DE FINANCIAMIENTO
APORTE
FOMIN
TOTAL
LOCAL
(G)
(I)
(H)
Suma D+E
Suma de
A+D
Suma de B+E
suma de
G+H
Suma D+E
Suma de
A+D
Suma de B+E
suma de
G+H
Suma D+E
Suma de
A+D
Suma de B+E
suma de
G+H
Suma D+E
Suma de
A+D
Suma de B+E
suma de
G+H
Suma D+E
Suma de
A+D
Suma de B+E
suma de
G+H
Suma D+E
Suma de
A+D
Suma de B+E
suma de
G+H
Suma D+E
Suma de
A+D
Suma de B+E
suma de
G+H
Suma total
Suma total
Suma total
Suma total
GUIA PARA LA PREPARACIÓN DEL INFORME SEMESTRAL FOMIN
Comentar sobre la disponibilidad de recursos de contrapartida local,
cumplimiento del pari-passu a la fecha y sobre atrasos en la
programación de desembolsos, si los hubiera.
TOTAL
PRESUPUESTO
DEL PROYECTO
% DE
PARTICIPACIÓN
Contribución
Ingresar
cantidad que
aportará la
contribución
Aporte
contribución /
Total
presupuesto
Aporte local
Ingresar
cantidad que
aportará la
agencia
ejecutora
Aporte local /
Total
presupuesto
TOTAL
Suma de los
dos aportes
(Total
presupuesto)
100%
TOTAL GASTOS
A LA FECHA DE
CORTE DEL
REPORTE
Ingresar el
total de gastos
hechos en el
periodo con
aportes de la
contribución
Ingresar el
total de gastos
hechos en el
periodo con
aportes de la
agencia
ejecutora
% DE
PARTICIPACIÓN
Gastos con
aportes de la
contribución /
Total gastos
Suma de los
gastos
(Total gastos)
Gastos con
aportes de la
agencia
ejecutora /
Total gastos
100%
Comentar, si procede, sobre la presentación oportuna o no de los estados
financieros auditados y sobre las acciones que se están desarrollando en
caso de que existiesen demoras. Además, comentar sobre las actividades
que se están realizando a fin de resolver las observaciones efectuadas
por los auditores externos, internos y visitas contables-financieras
efectuadas por el Banco.
Nota: hacer reporte libre que incluya los aspectos solicitados
Presentar la conciliación del Fondo Rotatorio y analizar el
comportamiento en cuanto a su antigüedad, así como explicar el origen
de las diferencias existentes y el plan de acción para corregirlas.
Nota: hacer uso del reporte suministrado por el BID para el reporte del
fondo rotatorio.
[12]
GUIA PARA LA PREPARACIÓN DEL INFORME SEMESTRAL FOMIN
Presentar el plan de desembolsos por componente para el próximo
semestre.
Nota: hacer reporte libre que incluya los aspectos solicitados
4.
Cláusulas Contractuales.
Analizar el estado de cumplimiento de cláusulas y artículos contractuales
en el período. Indicar las acciones que se han previsto para superar las
situaciones de incumplimiento y las perspectivas de cumplimiento de las
cláusulas de futuro vencimiento.
Nota: hacer reporte libre que incluya los aspectos solicitados
5.
Adquisiciones.
Presentar un listado de los contratos firmados en el semestre a la fecha
del informe, los que se encuentran en negociación y los futuros a
concursarse. El listado debe prepararse considerando en su caso: tipo de
concurso (internacional/local), número y nombre del concurso, nombre
del consultor, estado de aprobación, monto del contrato, fecha de inicio y
terminación de la consultoría y componente al que pertenece.
Nota: hacer reporte libre que incluya los aspectos solicitados
6.
Aspectos Administrativos.
Indicar las acciones importantes que se han implementado o se piensan
implementar en el campo de la Administración de la Operación, tales
como: reorganizaciones, mejoramiento de sistemas y métodos de trabajo,
reforzamiento institucional de la Unidad Ejecutora, reclutamiento de
personal, creación de unidades especiales, etc.
Nota: hacer reporte libre que incluya los aspectos solicitados
7.
Mantenimiento.
Si procede, comentar sobre el estado de los equipos adquiridos con
recursos del Banco y sobre el plan de mantenimiento en ejecución.
Nota: hacer reporte libre que incluya los aspectos solicitados
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GUIA PARA LA PREPARACIÓN DEL INFORME SEMESTRAL FOMIN
8.
Aspectos Ambientales
Para aquellas operaciones clasificadas como de Impacto Ambiental
Significativo, describir las acciones desarrolladas a fin de minimizar este
impacto de acuerdo a lo convenido con el Banco.
Nota: hacer reporte libre que incluya los aspectos solicitados
IV.
LECCIONES APRENDIDAS
Describir las lecciones aprendidas o buenas prácticas derivadas del
proyecto que pudieran ser beneficiosas en las etapas de preparación,
análisis, diseño, ejecución u organización de nuevas operaciones a ser
financiadas por el Banco.
ACTIVIDAD
Incluir la actividad general
desarrollada
V.
ACTIVIDAD ESPECIFICA
LECCIÓN APRENDIDA
Especificar la actividad
especifica con cada una
de las etapas
comprendidas para su
desarrollo
Enlistar cuáles fueron las
lecciones aprendidas con el
desarrollo de la actividad,
qué se puede considerar de
beneficio para el proyecto
y para el desarrollo de
actividades o proyectos
futuros.
PLAN DE ACCIÓN PARA SOLVENTAR PROBLEMAS
Señalar las dificultades más importantes que afectan la normal
ejecución de la operación, la implementación de los componentes,
el cumplimiento de los supuestos y el alcance del objetivo de
desarrollo.
Para cada problema señalado, indicar la acción requerida para
remediar la situación. Para cada acción proponer al responsable, la
fecha límite en que la acción debe ser implementada y los
mecanismos de seguimiento de estas acciones.
[14]
GUIA PARA LA PREPARACIÓN DEL INFORME SEMESTRAL FOMIN
Problemas y plan de acción para solucionarlos
Problema
Impacto
Acción a tomar
Indicar cuál fue el
problema que se
presentó durante el
avance semestral.
Especificar cómo el problema presentado
durante el transcurso del semestre, cómo
impacta con el desarrollo del proyecto.
Enlistar las acciones que se
consideren podrían ayudar para
que el problema o la situación
detectada pueda ser superada, y en
su caso no se vuelva a presentar.
Ej: Se requiere
invertir
más
recursos en cuanto
consultoría para la
sensibilización de
las pymes.
[15]