Información sobre vehículos de alquiler y particulares

Información sobre vehículos de alquiler y particulares
Esta información es válida para los voluntarios que efectúan viajes financiados por Rotary International y La Fundación
Rotaria de Rotary International (en lo sucesivo, "Rotary") para realizar funciones relacionadas con la organización.
Alquiler de vehículos
Rotary permite a los viajeros alquilar un vehículo en el punto de destino siempre que resulte más económico que otros
medios de transporte como taxis, limosinas o microbuses privados disponibles en los aeropuertos. Las reservas de alquiler
deben hacerse por intermedio del Servicio de Viajes de Rotary International Travel (RITS) al momento de adquirirse los
boletos de avión.
Tipo de vehículos
Dependiendo del número total de pasajeros, podrá reservar una de las categorías que figuran a continuación, (se supone
que el trayecto será una distancia de hasta 200 mi/325 km, salvo que se indique lo contrario):
Económico
1
Compacto
2-4
Intermedio
1-4 (más de 200 mi/325 km)
Tarifas
RITS utilizará la empresa de alquiler que ofrezca la tarifa más baja. Los precios incluyen todos los impuestos y cargos
adicionales, y el precio final en la factura y el estimado deben coincidir. Para el efecto, imprima una copia de la reserva del
auto.
Seguros
Al desplazarse en los Estados Unidos o Canadá, el seguro de Rotary para responsabilidad civil y daño físico (colisión y
otros siniestros) lo cubrirá automáticamente, por lo que no es necesario contratar el seguro que ofrece la empresa de
alquiler. Puesto que Rotary no cuenta con seguro primario para automóvil fuera de los Estados Unidos o Canadá, deberá
aceptar el seguro de responsabilidad civil y daño físico (colisión y otros siniestros) de la empresa de alquiler.
Aviso: Rotary no proporciona ningún tipo de cobertura cuando el auto alquilado se usa para fines personales. Le
recomendamos inspeccionar el vehículo con el agente de la empresa y anotar cualquier daño en el contrato antes de dejar
las instalaciones.
Devolución del vehículo
En la medida de lo posible, el vehículo deberá devolverse bajo las siguientes condiciones:

En la ciudad donde se recogió originalmente, salvo que se aprobara el alquiler unidireccional o no hubiera cargos
por entrega.

Intacto (sin choques, rasguños o averías mecánicas).

Puntualmente, para evitar cargos adicionales por hora.

Con el tanque lleno de gasolina si así lo requiere la empresa de alquiler, para evitar el pago de los altos precios
que cobran tales empresas.
Información sobre vehículos de alquiler y particulares
Procedimiento de pagos
El usuario deberá pagar el costo del alquiler con su tarjeta de crédito, e incluir una copia de la confirmación de la reserva
junto con el recibo al completar la Declaración de gastos. Si tiene preguntas, póngase en contacto con RITS.
En caso de accidente
Si sufriera un accidente mientras conduce un auto alquilado, deberá:

Notificar a las autoridades locales.

Obtener/intercambiar información sobre el seguro y datos personales (nombre, número de teléfono y/o correo
electrónico) de las otras partes involucradas.

Obtener la atención médica necesaria.

Reportar el accidente a la compañía de alquiler y al miembro del personal correspondiente de Rotary International.

Ayudar en la resolución de cualquier reclamo.
Vehículo particular
Aunque no se recomienda el uso frecuente de vehículos particulares para funciones relacionadas con Rotary, si fuera
necesario y rentable hacerlo, tenga en cuenta lo siguiente:
Seguros
Las personas que viajen en sus propios coches para realizar funciones relacionadas con Rotary deben contar con el
seguro automovilístico que prescriba la legislación del lugar donde se conducirá el vehículo. En caso de siniestros, el
seguro del propietario del vehículo será la fuente principal de cobertura, y no el seguro de autos de Rotary, puesto que este
seguro no cubre a los conductores que se desplacen en su propio vehículo cuando realizan funciones relacionadas con RI.
Gastos
Los gastos de kilometraje, peajes y tarifas de estacionamiento son reembolsables. No se reembolsará ningún gasto que se
derive de accidentes (incluido el deducible del seguro), averías mecánicas, tarifas de licencia de conducir o infracciones de
tránsito (incluidas multas por estacionamiento).
Reembolso por uso de auto particular
El uso de automóviles particulares para funciones relacionadas con Rotary se reembolsará en base a la tasa vigente para
la localidad a dónde se realizará el viaje. Para todo recorrido de ida y vuelta (en km o millas) que exceda de US $350,
deberá contarse con la autorización de RITS. La tarifa de millaje/kilometraje ya incluye los costos de combustible; por lo
tanto, no deberá solicitarse el reembolso de éstos.
Desplazamiento al/del terminal de viajes
Cuando viajar en su vehículo particular es la opción más económica de transporte hasta la terminal del
aeropuerto/autobús/ferrocarril, podrá solicitar reembolso por gastos de millaje/kilometraje, peajes y estacionamiento.