MÓDULO 3 MANEJO de la Liquidez y Flujo de Caja INTRODUCCIÓN En los módulos anteriores, vimos los dos principales estados crédito se da para ser pagado en un momento posterior a la financieros, el Balance General (en adelante BG) y el Estado entrega del producto o servicio. Resultados (en adelante ER). El saldo de efectivo al final (FC final) en determinado período, constituye la reserva con la cual cuenta la empresa para En este nuevo módulo analizaremos el tercer estado financiero enfrentar situaciones imprevistas, hacer inversiones estratégicas que se denomina el Flujo de Caja (en adelante FC), así como o cubrir necesidades de crecimiento. En sí, es el dinero de que sus beneficios principales para el empresario, como es el manejo se dispone en la cuenta corriente con un banco, o en valores eficaz del Capital de Trabajo (en adelante CT) negociables. El FC, también conocido como Flujo de Efectivo, es una manera De la misma forma en el que el combustible sostiene una aeronave de presentar la información financiera que permite ver de una durante el vuelo, el efectivo es el combustible que alimenta a forma sencilla los movimientos de dinero que han ocurrido en la empresa. Los pilotos son especialmente cuidadosos cuando la empresa y sirve para proyectar las necesidades futuras de predicen las necesidades de combustible de su avión, pues de efectivo. eso depende el logro de su meta que es siempre llegar a un determinado lugar. Para eso cuentan con una reserva adicional Es una combinación de los resultados operativos del ER y que les permite enfrentar el mal tiempo y otros inconvenientes los movimientos de activos, pasivos y patrimonio del BG. Lo que pueden presentarse durante el vuelo. De igual manera, el importante es tener claro que el FC muestra solamente los empresario debe asignarle especial importancia al control del movimientos de efectivo (dinero) reales de la empresa, es decir: FC, es decir, al control cercano del dinero que ingresa y que se los ingresos de efectivo y los egresos de efectivo. gasta todos los días, pues si en algún momento se acaba ese combustible, la empresa tendría graves problemas de liquidez. Una parte importante del FC es sin duda el manejo del Capital de Trabajo. Este comprende un tema de suma importancia, que El manejo eficaz y el control frecuente del FC son, por eso, una muchas veces los empresarios no consideran con la debida excelente herramienta que, le servirá al empresario para predecir atención: el manejo del crédito, tanto del que ellos conceden las necesidades actuales y futuras de la empresa, mucho antes a sus clientes, como el que a su vez les dan los proveedores. El de que surjan. OBJETIVOS CONTENIDOS Al finalizar este módulo, el empresario estará en capacidad • El Capital de Trabajo de: • El flujo de caja • Entender claramente los conceptos relacionados con Flujo de Caja, Capital de Trabajo, Ciclo del Capital de Trabajo y su importancia para la salud financiera del negocio • Consejos prácticos para aumentar el flujo de caja • Entender las entradas y salidas reales de dinero que hay en las empresas y los impactos que tienen las cuentas por cobrar, por pagar y los inventarios en la liquidez • Hacer un flujo de efectivo real y proyectado de su empresa para un período determinado • Interpretar el Flujo de Caja de su empresa • Conocer y analizar la conveniencia del uso de al menos 10 formas eficaces para mejorar el flujo de efectivo de su propia empresa • Ejercicio práctico de desarrollo del flujo de caja de una empresa • Ejercicio práctico de aplicación de algunos de los consejos brindados 1. CAPITAL DE TRABAJO El Capital de Trabajo (también denominado capital corriente, capital circulante, capital de rotación, fondo de rotación o fondo de maniobra), es una medida de la capacidad que tiene una empresa para continuar con el desarrollo normal de sus actividades en el corto plazo. Se calcula como el excedente de activos de corto plazo sobre pasivos de corto plazo. De hecho, el capital de trabajo no es más que la inversión 1.1. CICLO OPERATIVO Y CICLO DE NEGOCIOS de una empresa en activos a corto plazo (efectivo, valores negociables, cuentas por cobrar e inventarios). Siempre Es de suma importancia entender cómo funcionan los que los activos superen a los pasivos, la empresa dispondrá ciclos de las operaciones de las empresas, así como, los de capital neto de trabajo. ciclos de efectivo. Este cálculo dará una clara idea de los momentos en el tiempo en que sale y regresa el dinero a Para que una empresa opere con eficiencia, es necesario la empresa. supervisar y controlar con cuidado las cuentas por cobrar y los inventarios. Estos dos ciclos están vinculados y se diferencian porque uno tiene que ver con las operaciones y transacciones físicas En el caso de una empresa de rápido crecimiento, esto de productos y servicios, y el otro muestra el movimiento es muy importante, ya que la inversión en estos activos del efectivo en estas transacciones. puede fácilmente quedar fuera de control y comprometer El primer ciclo, el operativo, muestra cómo opera la empresa su liquidez. Niveles excesivos de activos circulantes pueden generar una rentabilidad sobre activos (RSA) que no sea atractiva para los socios (inversionistas). Sin embargo, las empresas con niveles bajos de activos circulantes pueden incurrir en déficit y dificultades para mantener operaciones estables. La administración de capital de trabajo abarca todos los aspectos del mismo, el cual requiere una comprensión de las interrelaciones entre los activos circulantes y los pasivos circulantes y entre el capital de trabajo, el capital y las inversiones a largo plazo. en un momento en el tiempo (Tiempo = 0) hasta 100 días. véase cómo se mueve el efectivo. En este mismo período, Las compras de materias primas se dan en el Tiempo = 0, de 0 a 100 días, no hay movimiento de efectivo hasta el esta materia prima se transforma en un producto terminado día 35, fecha en la cual es necesario cancelar las cuentas en los siguientes 60 días; esto incluye el tiempo que puede por pagar de las compras de materia prima a crédito que pasar como inventario de producto terminado en una se hicieron el día 0. Es importante ver que si se iniciara una bodega. La acción que ocurre en el día 61 es la venta de operación y no se tuviera efectivo en la cuenta corriente este producto, pero el dinero no entra en ese momento, a del banco, tendría que solicitarse un préstamo al banco, menos que sea una venta de contado. No es hasta el día ya que este día no ha entrado nada de dinero a la Caja 100, o sea 40 días después, que se cobra esa cuenta por por ventas. No es hasta el día 100 que realmente hay una cobrar. entrada de dinero a caja, y hay 65 días más en los cuales Ahora, ya que se analiza el movimiento de la operación, aún no se tiene dinero por las ventas y ya fueron pagadas las cuentas. Tiempo = 0 CICLO OPERATIVO (CO) 100 días Compra de materias primas Venta de bienes terminados Cobro cuentas por cobrar Días de inventario 60 días Días de cobro 40 días Pago de cuentas por cobrar Entrada de efectivo CICLO DE EFECTIVO (CE) Días de pago 33 días Ahora que se tiene claro que el dinero sale antes de entrar, es bueno preguntarse: ¿Qué pasaría si las ventas crecen mucho en un período? 1.2. ROTACIÓN DE: CUENTAS POR COBRAR, CUENTAS POR PAGAR E INVENTARIOS 63 días Salida de efectivo La rotación de estas cuentas es una importante medida para entender cómo y cada cuánto se mueve el dinero y el inventario en la empresa. 1.2.1. ROTACIÓN DE CUENTAS POR COBRAR 1.2.2. ROTACIÓN DE CUENTAS POR PAGAR La rotación de cuentas por cobrar (RCC) se obtiene La rotación de cuentas por pagar (RCP) se obtiene de de dividir las ventas netas de un período entre el saldo dividir las compras de materias primas de un período entre promedio de las cuentas por cobrar. De esta forma, se el saldo promedio de las cuentas por pagar. De esta forma, determina el número de veces que las cuentas por cobrar se determina el número de veces que las cuentas por se han recuperado (hecho efectivo) durante un período pagar se han pagado durante un período determinado. determinado. De igual manera que con los días de cuentas por cobrar, Ahora, si se divide 360 que son los días“financieros” del año, si se divide 360, entre la RCP, se obtiene el número de días entre la RCC, se obtiene el número de días que se tarda en de crédito que se tienen para cancelar las obligaciones a convertir las cuentas por cobrar en efectivo. proveedores. VENTAS NETAS COMPRAS DE MAT. PRIMA = RCC = RCP CXC PROMEDIO CXP PROMEDIO Donde: Donde: CxC promedio del período = (CxC al inicio del periodo + CxC al final del periodo) 2 CxP promedio del período (CxP al inicio del periodo + CxP al final del periodo) = 2 360 DÍAS DE CXC = 360 DÍAS DE CXP RCC = RCP 1.2.3. ROTACIÓN DE INVENTARIO 1.3 EJERCICIO 1: ROTACIÓN DE CUENTAS La rotación de inventario (RI) se calcula al dividir el costo de ventas entre el inventario promedio, lo cual indica cuántas veces al año se está vendiendo la producción, o veces al año en las que se está surtiendo a los clientes. De igual manera que en los otros casos, si se divide 360 entre la RI, se conoce en cuantos días se está vendiendo la producción o se está surtiendo a los clientes. COSTO DE VENTAS = RI INVENTARIO PROMEDIO Donde: Inventario promedio del período = (Inventario al inicio del periodo + Inventario al final del periodo) 2 360 DÍAS DE INVENTARIO = RI De acuerdo a lo aprendido y a la información que se presenta en el caso de estudio de La Proveedora S.A., en el Módulo 5, calcule la rotación de cuentas por cobrar, cuentas por pagar e inventarios. Luego calcular de las mismas cuentas, los días de cada una. 2. EL FLUJO DE CAJA En finanzas y en economía se entiende por flujo de caja (FC) o flujo de efectivo (en inglés cash flow) los flujos de entradas y salidas de caja o de efectivo, en un período dado. En otras palabras, es un estado contable que refleja la acumulación neta de activos líquidos en un período determinado y por lo tanto, constituye un indicador importante de la liquidez de una empresa. FIGURA 1 REPRESENTACIÓN GRÁFICA DEL FLUJO DE CAJA El FC no debe confundirse con ER, el primero muestra solamente las entradas y salidas de dinero efectivo del negocio, mientras el segundo muestra las utilidades o pérdidas de la empresa, es decir, la diferencia entre los ingresos, los gastos totales de producción y ventas en un período determinado sin considerar la entrada y salida real de dinero en las empresas. La gran diferencia entre ambos instrumentos está en que Si todo se comprara y se vendiera en estricto contado; si el ER NO considera el efecto de la depreciación1 y la la empresa no tuviera deudas ni cuentas por cobrar; si la amortización2 de los activos del negocio, ni los cambios en maquinaria y los edificios no se deterioraran con el tiempo, el capital de trabajo, aspectos que sí deben considerarse bastaría con el ER y no sería necesario el FC. en el FC. Pero la realidad es otra, las empresas tienen deudas, cuentas por cobrar y activos que se deprecian. ¿Por qué el empresario requiere conocer y utilizar ambas herramientas? Porque de ambas se obtiene información valiosa para la toma de decisiones de la empresa. Incluso puede suceder que la empresa produzca muy buenas utilidades pero si estas se utilizan en pagar deudas, arreglar máquinas o reponer equipos, no habrá efectivo disponible aun cuando el ER muestre utilidades. Depreciación: en el ámbito de la economía, el término depreciación es una reducción anual del valor de una propiedad, planta o equipo. La depreciación puede estar motivada por: el uso, el paso del tiempo o la obsolescencia. Se utiliza para dar a entender que las inversiones permanentes han disminuido en potencial de servicio. La depreciación es una manera de asignar el costo de las invesiones a los diferentes ejercicios en los que se produce su uso o disfrute en la actividad empresarial. Los activos se deprecian basándose en criterios económicos, considerando el plazo en que se hace uso en la actividad productiva. 1 Amortización: La amortización es un término económico y contable, referido al proceso de distribución en el tiempo de un valor duradero. Adicionalmente se utiliza como sinónimo de depreciación en cualquiera de sus métodos. Se emplea referido a dos ámbitos diferentes casi opuestos: la amortización de un activo o la amortización de un pasivo. En ambos casos se trata de un valor, habitualmente grande, con una duración que se extiende a varios periodos o ejercicios, para cada uno de los cuales se calcula una amortización, de modo que se reparte ese valor entre todos los periodos en los que permanece. Cuando se trata de la amortización de un pasivo o crédito, se trata de la obligación de devolver un préstamo recibido de un banco, cuyo importe se va reintegrando en varios pagos diferidos en el tiempo. La parte de capital (o principal) que se cancela en cada uno de esos pagos es una amortización. 2 2.1. UTILIDAD DEL ANÁLISIS DEL FLUJO DE EFECTIVO El estudio de los FC es útil para todo empresario pues permite: • Enfrentar o prevenir problemas de liquidez. El ser rentable o contar con activos fijos no necesariamente significa tener liquidez. Una compañía puede tener terrenos o edificios; puede incluso tener buenos índices de rentabilidad, y aún así tener problemas de efectivo. El FC permite anticipar este tipo de situaciones y ayuda a determinar la magnitud de saldo de efectivo que requiere la empresa para enfrentar sus obligaciones de todos los días o dar fondos para proyectos de crecimiento o desarrollo. • Analizar la viabilidad de proyectos de inversión. Los flujos de fondos en efectivo son la base de cálculo del Valor Actual Neto VAN3 y de la Tasa Interna de Retorno TIR4 de un proyecto particular (estos conceptos serán estudiados en el Módulo #4). Y estos cálculos permiten verificar la viabilidad económica y la conveniencia de llevar a cabo ese proyecto. • Medir la rentabilidad o crecimiento de un negocio. Esto puede ser necesario cuando los datos contables no representan adecuadamente la realidad económica de la empresa. Es una situación que enfrentan con frecuencia las empresas como resultado de visualizar la contabilidad como un requisito y no como una herramienta para el desarrollo del negocio. En resumen, calcular el FC y obtener los movimientos del efectivo en la empresa durante períodos de tiempo largos otorga a la empresa una mejor comprensión: 1. De las fuentes que generan el dinero 2. De los destinos y usos de estos ingresos en el largo plazo 3. Del momento en el tiempo en que se generan los ingresos y gastos 4. Lo más importante, de cuál es el saldo en su cuenta corriente al finalizar un determinado período 3 Valor Actual Neto: Valor actual neto procede de la expresión inglesa “Net Present Value”. El acrónimo es NPV en inglés y VAN en español. Es un procedimiento que permite calcular el valor presente de un determinado número de flujos de caja futuros, originados por una inversión. La metodología consiste en descontar al momento actual (es decir, actualizar mediante una tasa) todos los flujos de caja futuros del proyecto. A este valor se le resta la inversión inicial, de tal modo que el valor obtenido es el valor actual neto del proyecto. Tasa interna de Retorno: La tasa interna de retorno o tasa interna de rentabilidad (TIR) de una inversión, está definida como la tasa de interés con la cual el valor actual neto o valor presente neto (VAN o VPN) es igual a cero. El VAN o VPN es calculado a partir del flujo de caja anual, trasladando todas las cantidades futuras al presente. 4 2.2. TIPOS DE FLUJO DE CAJA Los Flujos de Caja se pueden clasificar en tres categorías: • Flujo de Caja Operativo (“FCO”): refleja los movimientos en el Capital de Trabajo, es decir, el efectivo recibido o pagado como resultado de las actividades económicas diarias que desarrolla la compañía. Se relaciona directamente con la producción y la venta de productos y los servicios de la empresa. Resulta de sumar y restar las entradas y salidas de efectivo que estén directamente relacionadas con las operaciones de la empresa. • Flujo de Caja de Inversión (“FCI”): son los flujos de efectivo vinculados con la compra y venta de activos fijos y los gastos en inversión de capital que beneficiarán el negocio a futuro, como la compra de maquinaria nueva, las inversiones en bienes raíces, edificios o adquisiciones. • Flujo de Caja de Financiamiento (“FCF”): son los flujos de efectivo que se originan de los movimientos de dinero recibido o expendido como resultado de actividades financieras. Incluye: 1. El dinero obtenido por préstamos suscritos por la empresa; 2. Los egresos por pagos de deudas; 3. Las entradas de efectivo por venta de acciones a nuevos socios; 4. Las salidas de efectivo que realiza la empresa para pagos de dividendos o recompras de acciones. A continuación se presenta una figura que ilustra los tres Como se observa en los cuadros de la izquierda, solamente tipos de FC que más se utilizan en el quehacer empresarial. las ventas y cuentas por cobrar muestran flechas de ‘ingreso’ a la “caja y bancos”, mientras todos los demás componentes representan salidas del cuadro “caja y FIGURA 2 REPRESENTACIÓN GRÁFICA DE LOS DIFERENTES TIPOS DE FLUJO DE CAJA bancos”. El caso de los impuestos es particular, pues generalmente (1) Flujos operativos (2) Flujos de inversión Mano de obra Sueldos acumulados Materias primas Cuentas por pagar Trabajo en proceso clientes, que se retienen por unos días pero luego se deben Activos fijos Gastos generales Áreas de negocios (incluyendo depreciación y financieros) Caja y Bancos Por eso este ítem muestra una flecha de entrada a la “caja $$$ cuadro, representando así la realidad de cómo se mueve (3) Flujos de financiamiento este rubro. DEUDA (CP Y LP) Impuestos Ventas pagar al fisco. y bancos” así como una flecha de “salida” de ese mismo Productos terminados Gastos operativos se cuenta con ingresos por impuestos, recibidos de los De igual forma, la deuda representa un ingreso cuando se Capital contable adquiere, pero luego un egreso cuando se amortiza. Cuentas por cobrar Asimismo, los activos fijos, los nuevos negocios y el capital contable, tienen movimientos de ingreso y de salida de efectivo, que representan los diferentes momentos en que ocurren cambios en estas líneas. 2.3. INFORMACIÓN BÁSICA PARA LA CONSTRUCCIÓN DEL FLUJO DE CAJA Teóricamente, calcular el FC no debería ser difícil, siempre mes se convierte en el efectivo inicial para el tercero, y así que se disponga de las cifras exactas de ingresos y gastos. sucesivamente. Sin embargo, en la práctica resulta un proceso complejo porque frecuentemente en la empresa se generan Se recomienda hacer la proyección para un período de algunos beneficios y gastos que no quedan impresos en al menos 12 meses. Este ejercicio será una herramienta útil facturas y cuentas corrientes; por ejemplo: el interés que para organizar el financiamiento de la empresa antes de da el dinero invertido, las inversiones, los gastos de dichas que sea necesario y además podría ser de gran ayuda inversiones, etc. Por eso llevar una cartera de ingresos y para demostrarle al banco que la empresa cuenta con la gastos actualizada, dará a final de mes las cifras que se suficiente sofisticación como para conseguir efectivo en el buscan. futuro y así mantener la liquidez. Para empezar el montaje del FC, haga un cálculo estimado de las entradas futuras de efectivo (ingresos) y de las salidas futuras (egresos). Utilice cifras bajas y conservadoras para los ingresos y cálculos altos para los egresos. Para el período inicial (un mes, por ejemplo), comience con el efectivo que posee en ese momento. A esto debe agregarle los ingresos que espera recibir (no las ventas del mes) y restarle los egresos que va a tener, lo que resulta en un estimado del efectivo al final de ese mes. El efectivo al final de ese primer mes pasa a ser el efectivo inicial del mes siguiente. El efectivo al final del segundo 2.4. EJERCICIO 2: PROYECCIÓN DEL FLUJO DE CAJA OPERATIVO en todos los aspectos del negocio, desde supervisar las cuentas por cobrar y prorrogar líneas de crédito hasta administrar el inventario. El más usado de los tres tipos de FC es el que se refiere a los movimientos en la operación del negocio. La esencia de una administración exitosa del FC es controlar el flujo de dinero hacia la empresa y desde la empresa. El FC Operativo (en adelante "FCO") es por eso un instrumento que hay que saber utilizar y proyectar a un El aumento de ese flujo reduce el monto de capital fijo que mediano plazo.Para desarrollar el FCO, es necesario se requiere para mantener el equilibrio de la empresa. incorporar elementos del ER, pero también otros que provienen más bien del BG y que se relacionan con los Un flujo mayor y constante también genera un patrón efectos tributarios de la depreciación, la amortización del comercial predecible, lo que facilita la planificación y activo normal, su valor residual , las utilidades y pérdidas. fijación del presupuesto necesario para el crecimiento 5 futuro. Preparar el FC de la compañía La Proveedores, S.A. con la información que se presenta en el caso de estudio. A continuación se dan algunas recomendaciones para aumentar su FC: 3. CONSEJOS PRÁCTICOS PARA AUMENTAR EL FLUJO DE CAJA6 Todo propietario de una pequeña empresa sabe que para mantener un FC equilibrado es necesario estar involucrado 5 6 3.1. ORGANIZAR UN PROGRAMA DE FACTURACIÓN La facturación se debe realizar a la entrega del producto o servicio. No se deben dejar pasar los días. Valor Residual: es el valor de un activo una vez que ha sido totalmente depreciado. Adaptación de contenido original de American Express® OPEN Small Business Network Cuanto más rápida sea la rotación de las cuentas por una hoja de Excel y hacer una clasificación de cuentas por cobrar, mayor será el capital que podrá invertir en el cobrar según su antigüedad, en las categorías de menos crecimiento de la empresa. de 30 días de antigüedad, de entre 30 y 59 días, de entre 60 y 90 días, etc. Este sistema de seguimiento le permite El atraso de la entrada de efectivo a la empresa se debe al empresario emprender acciones inmediatas ante el no solo a los días que tardan los clientes en pagar, sino vencimiento de las cuentas y recuperar el dinero de forma también los días que el empresario tarda en facturar los más continua. productos o servicios. Si se van a establecer relaciones comerciales de largo Los clientes se aprovechan de este factor para atrasar lo plazo, debe negociarse por anticipado la regularidad más posible los pagos. Todo esto resulta en una conversión de los pagos en lugar de dejar que el importe se vaya más lenta del producto o servicio que usted brinda, a acumulando. dinero efectivo y en un costo mayor por el financiamiento necesario para ese capital de trabajo. Si tiene clientes a los cuales hace entrega de productos o servicios regularmente, debe programarse la facturación de una forma periódica; esto ayudará a determinar las entradas futuras de efectivo a la caja. Para poder facturar antes y con mayor frecuencia, se debe preparar un programa de facturación con software de los que ofrece el mercado. Si no se tiene acceso a este tipo de sistemas, debe utilizarse 3.2. ESTABLECER UNA POLÍTICA DE CRÉDITO calificación de riesgo crediticio. Esto permitirá dar una herramienta adicional al sistema de Una de las maneras más efectivas de evitar problemas autorizaciones. También ayuda a establecer de FC consiste en cerrar la puerta a los morosos antes montos, plazos, tasas y otros términos de los de que empiecen a deber dinero. Antes de dar crédito créditos; un diagrama ABC de clientes que a un cliente, hay que solicitarle referencias y ponerse en permita estratificar la cartera para asignar contacto con otras empresas que hayan tenido relación montos máximos a financiar. De esta manera con esa persona o representada. puede tenerse una mejor idea de cada cliente y no dejarse llevar por las “ganas de vender” Dar crédito acarrea un costo de oportunidad que implica resignar el cobro en efectivo versus la financiación Es imperativo tener especial cuidado al otorgar otorgada. Dar crédito también debería generar un flujo crédito a empresas y negocios nuevos. de fondos apropiado que ayude a enfrentar una crisis. El crédito es una norma común de transacción, necesaria en En la Política de Crédito hay que establecer casos donde sea requisito para concretar una venta, pero un proceso de conocimiento “paso a paso”, si el riesgo es mayor que el beneficio, es mejor no darlo. que permita ‘conocer al cliente’. Se debe averiguar bien todo lo relacionado con el Por eso es importante diseñar y poner en marcha una negocio, tratando de determinar los riesgos y Política de Crédito, es decir, un sistema de autorizaciones anticiparse a ellos. de crédito a clientes, que asegure la cobrabilidad. No importa cuán pequeña sea la empresa; este sistema le Otra opción interesante es establecer un permitirá determinar de antemano y por medio de criterios sistema que permita determinar la rentabilidad definidos, a quién se le autoriza un crédito y bajo qué del cliente, de cada uno. La caída continua condiciones. de márgenes es una señal clara que puede llevar a una mediocridad financiera en el La Política de Crédito debe contar con un sistema de largo plazo. A veces se mantienen clientes no rentables por el simple hecho de que contribuyen a “cubrir los costos fijos” en el corto plazo. Un ejercicio en el cual se determine la rentabilidad de los clientes dará la información necesaria para saber hasta dónde puede darse mayor o menor crédito a un cliente. En las épocas de crisis debe refinarse el control de los créditos, tratar de hacer más efectiva la cobranza. Ofrecer mayores descuentos por pronto pago es recomendable. Es mejor disminuir la utilidad y aumentar la liquidez que dar un crédito cuyo costo al final consume la utilidad. En tiempos de crisis los bancos reducen las opciones crediticias y por eso es mejor para la empresa mantener mayor holgura en su liquidez. 3.3. MEJORAR LA ESTRATEGIA DE COBRO Una política efectiva de cobros requiere de algún tipo de sistema formal que garantice el pago de cuentas vencidas. No prestar la debida atención a los pagos atrasados puede perjudicar el FC y las posibilidades de éxito de una empresa. Para mantener flexibilidad en las cuentas por cobrar, muchas empresas utilizan una serie de cartas y llamadas telefónicas para recordar a sus clientes los pagos que adeudan. Estas comunicaciones son amistosas en un comienzo y se tornan progresivamente más serias e insistentes conforme se vencen los pagos. La forma en que se estructure un Si sus proveedores no le ofrecen ningún sistema de cobro es un asunto personal; puede ser que el tipo de incentivo, solicítelo usted. Es posible empresario se sienta más cómodo llamando a los clientes que estén dispuestos a otorgarle un descuento que enviándoles comunicaciones escritas. Lo importante a cambio de un pago más rápido de sus es tener un sistema y, para ello, pueden seguirse los pasos facturas. Pague la cuenta en el último día que a continuación se detallan. Se debe designar a una de la fecha del descuento, no antes! De esta persona como responsable y no dejar que las cuentas se manera, contará con suficiente tiempo para vuelvan incobrables antes de actuar. obtener el dinero de sus cuentas por cobrar sin necesidad de incurrir en el gasto que involucran las líneas de crédito de corto plazo. 3.4 APROVECHAR LA RELACIÓN CON LOS PROVEEDORES Si sus proveedores le ofrecen un descuento por pago adelantado no deje pasar esa oportunidad. Aprovéchela. Piénselo de esta forma: un 2% sobre una factura a 30 días equivale a una ganancia de un 24% anual, si usted invirtiera esa cantidad en un certificado a plazo. Si por el contrario, sus proveedores no le ofrecen esa oportunidad, propóngales usted ese tipo de descuento. Si no es posible negociarlo con ellos, haga uso del plazo máximo que le conceden para pagar sus facturas (con frecuencia, 60 o 90 días). Piense que estos plazos equivalen a una línea de crédito sin intereses que le otorga su proveedor. Puede ahorrar dinero si opera con varios proveedores. Evalúe cuidadosamente en qué casos debe pagar por el servicio agregado y cuándo puede ahorrar dinero al pagar el precio de productos básicos. Por ejemplo, puede adquirirle el hardware de las computadoras a un comerciante con valor agregado que le ayudará a seleccionar el sistema adecuado para satisfacer sus necesidades comerciales. Sin embargo, puede adquirir otros artículos, como por ejemplo cartuchos para impresora, cables o software comercial, mediante compras por pequeñas que compran insumos de forma conjunta catálogo o de otro vendedor. para aprovechar descuentos por volumen. Usted puede agruparse con otros colegas para comprar artículos de En los casos en que la empresa tenga proveedores uso común, como disquetes y papel de impresora, al por pequeños, o de los cuales usted sea su único cliente o el mayor y luego distribuir la cuenta en forma proporcional a principal, hay espacio para negociar mejores términos y la cantidad comprada por cada uno. aprovechar ese dinero (financiamiento) para financiar sus cuentas por cobrar. 3.5. REVISE LA ESTRUCTURA DE FIJACIÓN DE PRECIOS Negocie beneficios con sus proveedores. Cuando se pueda, la empresa puede sentarse con los proveedores y ver qué posibilidad hay de realizar programas conjuntos en los cuales ambos ganen. En casos donde las ventas vayan a aumentar por efecto de un incremento en los días de cuentas por cobrar, ese financiamiento se puede compartir con el proveedor para que ambos salgan beneficiados. Utilice el Trueque ¡Sí, aunque no lo crea, funciona! Puede ser que su proveedor esté interesado en adquirir bienes o servicios que usted ofrece. Usted puede estirar la disponibilidad de dinero en efectivo si intercambia sus propios productos con esa empresa, que a cambio le entregará los insumos o servicios que usted requiere. Coordine sus compras con otras empresas. Una opción interesante es formar una cooperativa o grupo de empresas ¿Ha logrado la empresa equiparar los precios con los costos crecientes? Los costos han ido subiendo y el gerente no se atreve a subir los precios de los productos y servicios por temor a que bajen las ventas. Es hora de hacer esa revisión. Un pequeño aumento porcentual en los precios no necesariamente afectará las ventas y en cambio puede favorecer de forma importante el FC. Muchas empresas pequeñas se rehúsan a aumentar sus precios por temor a perder clientes. Sin embargo, los clientes, de hecho, esperan que sus proveedores introduzcan pequeñas alzas periódicas en los precios. ¿Cuándo se reajustaron los precios por última vez? Establecer un sistema de revisión periódica de precios, haciendo comparaciones con el mercado, revisando los márgenes de utilidad, índices de rotación y otras variables que le permitan ajustar precios periódicamente Se debe verificar periódicamente el inventario para buscar es necesario. Verificar los precios de la competencia con los productos vencidos o antiguos y posponer los próximos cierta regularidad es una medida acertada. Si los rivales pedidos para deshacerse de tales existencias, o venderlas cobran precios más altos, el empresario debe hacer lo al costo para recuperar liquidez. El ajuste periódico de la mismo con los suyos. No hacerlo puede resultar en que un rotación del inventario asegura el cumplimiento de las día se dé cuenta de que está vendiendo con pérdidas o normas del sector. Puede hacerse al calcular el índice de trabajando para otros (proveedores y clientes). rotación de inventario (costo de los bienes dividido por el valor promedio del inventario). 3.6. MANEJE EFICIENTEMENTE SUS INVENTARIOS Mantener un inventario excesivamente grande puede implicar un enorme capital ocioso. Un inventario inmóvil no aporta fondos a la Caja; más bien produce gastos como resultado del pago de alquiler de bodega, costo de seguros, depreciación de los artículos, sueldos para cuidarlo o administrarlo, costo de oportunidad financiera por los intereses que se están dejando de recibir por ese dinero invertido más los intereses que la empresa está teniendo que pagar por las deudas o créditos que se obtuvieron para comprar esos inventarios, etc. No comprar más de lo necesario cuando los proveedores tratan de seducir al empresario con grandes descuentos es una medida cautelosa, ya que esto podría inmovilizar el capital. El tiempo es dinero y tener inventarios inmóviles en la empresa tiene un alto costo. Si no puede optarse por un sistema de “justo a tiempo” quizás vale la pena reinventar uno llamado “justo en menos tiempo”, basado en los siguientes pasos: Por lo anterior se recomienda aplicar alguno de los siguientes procesos que generan fondos a la Caja: LIQUIDACIÓN DE INVENTARIOS OCIOSOS: • Hacer un listado del total de artículos en inventario • Evaluar la rotación de cada uno • Separar los artículos que han tenido mayor rotación en los últimos meses de aquellos que muestren ninguna o muy baja rotación • De estos últimos, separar la mercadería sana de la que esté dañada 3.7. CONSIDERAR EL ARRENDAMIENTO EN LUGAR DE LA COMPRA • Identificar la mercadería averiada que puede aún venderse, de aquella que no es recuperable del todo El arrendamiento por lo general tiene un costo más alto • De ser totalmente irrecuperables, proceder a su eliminación, dejando constancia de ello. Buscar medios de reciclado o un lugar en el que traten los desechos para no generar contaminación • Hacer un listado de los artículos disponibles para la venta, incluyendo los sanos y los dañados, que tengan alguna posibilidad de ser vendidos que la compra, sin embargo, estos costos mayores con frecuencia se ven justificados por beneficios en el FC. Al arrendar equipos de computación, automóviles u otras herramientas necesarias para la expansión de la empresa, podrá evitarse la inmovilización del capital o la obtención de líneas de crédito que puede destinar con más provecho • Proceder a la venta de estos artículos a las actividades diarias de la empresa. MEJORAR LA EFICIENCIA DE LOS INVENTARIOS: Por otra parte, los pagos por concepto de arrendamiento se consideran un gasto comercial, de manera que los • Clasificar el inventario por costo, demanda y necesidad: Medir la importancia relativa de cada línea o artículo con respecto a su rotación y viabilidad de venta. • Establecer un Diagrama ABC de inventario permite medir el peso específico que tiene cada artículo con respecto al inventario total. beneficios tributarios se mantienen aunque no se realicen compras. 3.8. SUMAR LAS DEUDAS Y CONSOLIDAR • Rotación de inventarios: Sin duda es un indicador importante en la gestión de inventarios. Mide el tiempo de permanencia de los inventarios dentro de la empresa Conseguir dinero siempre es difícil pero quizás sea • Tasa de cumplimiento de entregas: Mide la eficiencia del proveedor y de la empresa, permitiendo trabajar en ambos sentidos para mejorar la rotación de inventarios. mejorar el FC.Los préstamos hipotecarios otorgan mejores conveniente consolidar dos o más prestamos en una sola cuenta, con un tipo de interés más reducido, lo que hará condiciones; si tiene una propiedad que pueda dar en garantía, considere consolidar cuentas con una hipoteca. Buscar eficiencia y ahorros y mantener un solo préstamo 4. ALGUNOS CONSEJOS PARA ATENDER EMERGENCIAS DE FLUJO DE CAJA con un solo banco libera tiempo, ayuda a manejar mejor las finanzas, permite crear una relación más estrecha con Es lunes por la mañana y no se cuenta con suficiente el banco, que le otorgará beneficios adicionales. efectivo para los sueldos y salarios del viernes. ¿Qué opciones quedan? Buscar beneficios aprovechando que ahora existen muchos servicios que ofrece el sistema financiero a los clientes, La escasez de FC afecta a todas las empresas. Idealmente, especialmente a las pequeñas y medianas empresas, se puede enfrentar este tipo de crisis mediante el acceso como valores agregados. a una línea de crédito o a un préstamo continuo ya 3.9. EJERCICIO 3: DESCUENTOS POR PRONTO PAGO establecidos con banco, o mediante el uso de las reservas de efectivo destinadas a ocasiones de este tipo. ¿Pero qué puede hacerse si no se planificó de antemano? Realizar el ejercicio que se incluye en el Módulo 5. A continuación se presentan algunas opciones que pueden ayudar a enfrentar una situación de emergencia. 4.1. DESCONTAR LAS FACTURAS Las empresas de descuento de facturas, comprarán rápidamente en efectivo las cuentas por cobrar de la empresa, por lo general en 24 horas. Se paga un precio elevado, a menudo llega al 15% del valor de las cuentas por cobrar, pero se puede obtener efectivo de un día para otro. Una vez que los agentes compran las y podría generar una suma de dinero que no se obtendría cuentas por cobrar, por lo general se hacen cargo de todos de otro modo. los aspectos administrativos y contables relacionados. Debido a que las ventas a estas empresas de descuento de facturas por lo general son de naturaleza confidencial, nadie tiene por qué enterarse de los problemas de FC de la empresa. 4.3. SOLICITAR UN PRÉSTAMO A UN PROVEEDOR ¿Es la empresa la cuenta principal de alguno de los proveedores? En ese caso, considere solicitar un préstamo a dicho proveedor. Primero se debe acudir a los proveedores 4.2. DAR ATENCIÓN A LAS CUENTAS POR COBRAR PENDIENTES DE PAGO habituales, de larga data (que no sean parte de la competencia), y recalcar que se trata de una situación pasajera. Debido a que su empresa es un cliente estable Lo primero que hay que hacer es recurrir a los clientes para sus productos y servicios, los proveedores tienen un confiables de larga data que siempre han cumplido con el incentivo para ayudar. La forma de agradecer el favor es pago. La consulta debe hacerse a algunos de los mejores pagando sin demora una vez finalizada la crisis. clientes y consiste en preguntarles si estarían dispuestos a pagar todas las facturas o algunas de ellas en forma anticipada. Puede considerarse ofrecer al cliente un descuento por concepto de pago anticipado, que podría ser de 1% o 2% del total de la factura. Otro procedimiento que se puede seguir es con los clientes con deudas muy antiguas: ofrecer perdonarles el 15% o incluso el 25% del saldo pendiente si saldan su deuda en el plazo de una semana. No se trata de una solución económica, pero no resulta más costosa que otras opciones 4.4. RECURRIR AL ARRENDAMIENTO DE LOS ACTIVOS Aunque los muebles, las computadoras, los sistemas telefónicos y los demás equipos de la oficina poseen un valor en efectivo, no pueden venderse y seguir funcionando como empresa. Sin embargo, lo que se puede hacer es encontrar una empresa de arrendamiento que esté dispuesta a comprarlos y luego arrendárselos a quien le compró. El dinero que se obtendrá estará basado en el valor que posean esos activos, y es de esperar que la empresa de arrendamiento cobre una prima elevada. Esta opción se debe usar con precaución y solo en casos tarjetas de crédito son la excepción más que la regla. Las en los que no quede otra alternativa, pues dado que deudas con tarjeta de crédito acarrean tasas de interés los equipos serán en adelante propiedad de la empresa mucho más elevadas que los préstamos bancarios o las de arrendamiento y no de la propia, la empresa de líneas de crédito. arrendamiento no dudará en apropiarse de ellos en caso de mora. Salvo que se salde la deuda rápidamente, los elevados pagos mensuales afectarán el FC futuro. Si no existe ninguna 4.5. UTILIZAR LAS TARJETAS DE CRÉDITO otra opción, considere la deuda con la tarjeta de crédito como un préstamo de corto plazo que debe ser saldado en pocas semanas. Con el manejo adecuado las tarjetas de crédito pueden ayudar a atravesar una crisis de FC. Pero se debe ser precavidos: los empresarios que han logrado mejorar la situación de su empresa basándose en deudas con las 4.6. MANEJAR LAS CUENTAS POR PAGAR Si se deja de pagar a los empleados es probable que busquen otro empleo rápidamente. Los proveedores, por el contrario, probablemente perdonen fácilmente el atraso de uno o dos pagos. Para esto se les debe llamar y pedirles un período de gracia, o bien llegar a un acuerdo de pagar solo una parte del saldo pendiente del mes. Analice cuidadosamente las cuentas para determinar cuáles debe pagar de inmediato y cuáles pueden esperar. ¿CÓMO HACER UN FLUJO DE CAJA PARA LA PROPIA EMPRESA? El empresario puede hacer un FC para su propia empresa, siguiendo los pasos que se describen a continuación y llenando el cuadro que se presenta al final del caso de estudio. Paso 1: complete los datos de Ingresos • Si cuenta con un computador, ingrese los ítems en una hoja de EXCEL. Conviene saldar primero las cuentas con aquellos acreedores que son fundamentales para la continuidad de la empresa, y luego pagar las demás. Sin embargo, no se puede omitir un pago sin haber dado primero una explicación de la situación al acreedor. Recuerde que el diálogo y la negociación siguen siendo • Sustituya los nombres de las columnas (meses) por los que corresponda, iniciando con el mes actual. • Luego vaya llenando las celdas de los ingresos que espera recibir en este mes, por ventas al contado, consultorías, etc. y otros ingresos de efectivo que espera recibir en el mes. herramientas muy importantes para el desarrollo de las empresas. Si usted prevé que se va a atrasar en algunos de los pagos, es mejor que llame a sus proveedores o acreedores con anterioridad, les explique la situación, y negocie con ellos nuevas condiciones. De esa forma dará usted una imagen de seriedad y logrará mayor confianza de sus proveedores y acreedores en general. • Registre las ventas al contado. • Registre las ventas que son a crédito en el mes en que el dinero debería entrar. La clave para hacer esto con éxito es registrar el ingreso por esas ventas en los meses que espera obtener el dinero efectivamente, y no en aquellos en los que se concretan las ventas, que en muchos casos, pueden quedar como cuentas por cobrar. por completo esta parte del cuadro. Paso 2: complete los datos de Egresos • Abra nuevas filas si desea incluir otras fuentes de ingreso de efectivo que prevé para el período. Pero solo incluya ingresos de los que está completamente seguro que recibirá; es preferible ser conservador y no depender de una fuente de ingreso que luego no se concrete. Ahora coloque las cifras de egresos que usted estima para el primer mes. En este caso no sea conservador sino más bien agresivo, colocando cifras un poquito más altas de las que espera pagar. También aquí, el secreto es registrar • Registre los valores por cobrar como “ventas” en los meses en que espera que el cobro de las ventas de meses anteriores se haga efectivo. Si no lleva registros que le muestren cuánto tarda cada cliente en pagar sus cuentas, calcule su “período de cobro medio” dividiendo sus ventas totales del año anterior entre 365, esto le dará su volumen medio de venta diaria. cada gasto en el mes en que será pagado, y no en el • Luego divida el importe en dólares de sus cuentas actualmente por pagar por el volumen medio de ventas diarias. El resultado es el promedio de días que usted tarda en cobrar las facturas. Utilizando este dato como guía, registre los pagos tal como ingresarán el año siguiente. • Salarios brutos, incluyendo el tiempo extra previsto • Sea precavido haciendo estimaciones conservadoras de sus ingresos. Es mejor prever menos ingresos y luego obtener más, que prever más ingresos y luego obtener menos. • Repita la operación en los meses siguientes hasta llenar mes en que se lo origina. No deje de incluir los siguientes puntos en su lista de gastos de operación: • Compras de materiales para la elaboración de su producto o servicio, o para reventa • Insumos para uso de la empresa • Alquileres • Impuestos sobre salarios y beneficios, incluyendo vacaciones pagadas, licencias por enfermedad y seguros de salud y de desempleo • Servicios profesionales, subcontrataciones y servicios externos, incluyendo el costo de mano de obra y de materiales • Reparaciones y mantenimiento (no omita gastos grandes ocasionales, tales como refacciones, renovaciones, etc.) • Costos de envase, envío y entrega • Servicios profesionales tales como honorarios pagados a abogados, contadores, consultores, etc. • Costos de viajes, vehículos y estacionamiento • Publicidad y promociones, incluyendo volantes, correo directo, anuncios impresos o en televisión, publicación en Páginas Amarillas, de la guía de teléfonos, diseño y mantenimiento del sitio en la Web • Telecomunicaciones: servicios de Internet teléfono, fax, proveedor de • Servicios generales tales como agua, calefacción, electricidad, gas • Seguros, incluyendo incendios, riesgos indemnizaciones a trabajadores, etc. legales, • Impuestos • Intereses sobre préstamos • Otros gastos específicos de su empresa • Gastos originados con anterioridad al primer mes de funcionamiento y pagados en el curso del(los) año(s) siguiente(s) • Reservas o garantías. Dinero reservado mensualmente para cargas sociales de empleados, impuestos que se pagan a fin de año, más reservas para gastos grandes tales como seguros o compras de maquinarias. • Pago de impuestos a las ganancias, seguros de salud y de vida, etc. • Varios (incluya una pequeña reserva para gastos varios) Procure ingresar datos que reflejen la realidad. Por ejemplo, en el caso de los pagos de servicios por electricidad, teléfono, y otros similares, revise el comportamiento del gasto de los seis últimos meses, con los recibos en la mano, y estime el promedio de gasto mensual. Coloque ese dato en cada caso. Cuando se trate de impuestos, seguros y otros, que no necesariamente se pagan mensualmente, sino por trimestre o en períodos más largos, revise los recibos y la periodicidad de los pagos, y coloque el dato en los meses que corresponda. Repita esta operación en las columnas correspondientes a los meses siguientes. Paso 3: obtenga el Flujo de Caja Operativo Ahora reste del flujo de ingresos operativos, el flujo de salidas operativas. Este resultado es el dinero que queda o falta de la operación de su empresa en ese período. Paso 4: obtenga el Flujo de Caja de Inversiones • Ingrese ahora los datos de las inversiones. • Incluya ahora en números positivos, los ingresos por venta de maquinaria y equipo • Incluya ahora en negativo los egresos por compra de maquinaria y equipo, la inversión en infraestructura y las inversiones a corto plazo • Incluya los Gastos de capital sujetos a depreciación tales como equipos, vehículos, construcción de edificios, mejoras en edificios existentes y mejoras en instalaciones y oficinas arrendadas. • Ahora sume todas esas cifras y coloque el resultado en la fila que dice FC de Inversiones. • Repita los pasos anteriores para cada uno de los meses siguientes, colocando las cifras de compra y venta de equipos en los meses que corresponda. • Finalmente, copie el dato de FC del Período al FC Inicial, este resultado será el FC Final de este período y que luego se convertirá en el FC Inicial del próximo. Repita las operaciones de suma en este mes, y lleve el saldo al siguiente y así sucesivamente. Paso 6: obtenga el Flujo de Caja de Financiamiento • En esta parte deberá incluir todos los montos de préstamos que hayan ingresado a la empresa. • De la misma manera, se incluyen las amortizaciones de capital de préstamos: vehículos, compras de equipos, etc. pero este monto debe ir en negativo para indicar que son salidas de dinero. • Si el resultado del FC Final es negativo, es necesario incluir en esta sección los requerimientos de préstamos (desembolsos) que se tendrán en el futuro. Paso 7: flujo de Caja Neto del Período Paso 5: complete el Flujo de Caja Final • Sume ahora el Flujo de Caja de Inversiones al FCO, coloque el resultado en la casilla que dice FC del Período. Al sumar el FC Final al FC de Financiamiento se obtendrá el FC Neto del Período. ALGUNOS CONSEJOS PRÁCTICOS PARA LA SALUD FINANCIERA DE SU EMPRESA • Revise el Estados de Resultados y el Flujo de Caja de manera frecuente, al menos una vez por mes. • Manténgase al tanto de los porcentajes clave del Estado de Resultados. Si se dedica a la producción de bienes, el porcentaje del costo de las ventas debe ser similar al de la competencia. • Compare su Estado de Resultados y Flujo de Caja actual con los de períodos anteriores. • Mantenga buenos controles internos desde un principio. Aprenda de las prácticas que se utilizan en el sector de su empresa para prevenir actos deshonestos y "fugas" o "pérdidas". Las pérdidas incluyen robos en el local comercial, u otros tipos de robos, lo que resulta en "fugas" de inventario que se pierde. • No delegue la capacidad de firmar cheques ni órdenes de compra a otras personas. • No utilice el dinero que haya retenido por cargas sociales o impuestos de ventas para otros fines. En esos casos, usted es un administrador depositario de fondos que pertenecen al fisco, a la administración del seguro social y a las autoridades que administran el impuesto sobre las ventas en su Estado. Puede utilizar los servicios que ofrece el BAC para pago de planillas, proveedores e impuestos, para que se encargue de estas obligaciones. • Tenga en mente que la liquidez no significa exactamente lo mismo que ganar dinero. Es posible obtener beneficios y quedar en bancarrota por falta de efectivo. Aprenda a llevar un control del FC y llévelo. • Anticípese y prepare una lista de necesidades financieras proyectadas que incluya instalaciones, equipamiento, personal y capital de trabajo. • Organice la financiación mucho antes de que surja la necesidad. Este documento fue preparado por BAC CREDOMATIC Network y contiene información sin bases reales. Cualquier similitud a la vida real, empresas o personas es mera coincidencia. Tiene como objetivo servir como instrumento de enseñanza y no muestra de ninguna manera la forma correcta o incorrecta de manejar una empresa. San José, Costa Rica. Agosto 2009. Derechos Reservados © BAC CREDOMATIC Network.