GUÍA PARA LA PARTICIPACIÓN EN EVENTOS COMERCIALES 1

GUÍA PARA LA PARTICIPACIÓN EN EVENTOS COMERCIALES
1. Definición del objetivo
El principal interrogante que se debe resolver es ¿Qué quiero lograr con la participación en el
encuentro empresarial, definir un objetivo claro que se pretenda alcanzar, con el fin de que todas
las estrategias y recursos estén encaminados y dirigidos correctamente al cumplimiento de este
objetivo.
OBJETIVO
Escriba en este espacio el objetivo principal que desea alcanzar la empresa con la
participación en el encuentro.
Ejemplo:
 Generar contactos efectivos y cierre de negocios.
 Conocer directamente las novedades de productos, materias primas e insumos y
herramientas.
 Generar una base de datos con los visitantes y posibles clientes para generar
posteriormente una estrategia de promoción.
 Actualizar mis productos según las tendencias y necesidades del mercado.
 Estrechar lazos con los clientes actuales
 Aumentar la visibilidad de la empresa dentro del sector
2. Obtenga una idea clara de lo que desea ofrecer o adquirir
Tener claridad y conocer las características especificas de lo que desea ofrecer o adquirir le otorga
un mayor control de las situaciones, enfocar sus presentaciones basándose en sus atributos o
beneficios, u obtener mejores resultados a la hora de buscar los productos o servicios que
requiere.
OFERTA - DEMANDA
Escriba en este espacio una idea clara de lo que desea ofrecer o adquirir. Tenga en
cuenta lo siguiente:
 Productos o servicios
 Al analizar los aspectos principales de sus productos puede determinar algunos
atributos clave que pueden beneficiar a sus potenciales clientes.
 Factores diferenciales
 Necesidades del Cliente
 Especificaciones o características puntuales de cada producto o servicio que se desea
adquirir u ofrecer.
 Tabla de precios variables según tipo de negociación.
3. Establezca previamente sus límites de negociación en cuanto a precio, cantidad,
especificaciones y demás
Es importante tener claridad de los recursos o los limites que la empresa tiene, saber cuánto está
dispuesto a ofrecer por un producto, conocer su capacidad de producción o respuesta, con el fin
de saber si realmente está en condiciones de efectuar negociaciones.
ALCANCE
Tenga presente las condiciones de lo que previamente definió que desea obtener u ofrecer:
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Tiempos de respuesta
Cantidades mínimas
Establezca limites de precios para las negociaciones (mínimo y máximo)
Requerimientos técnicos o de calidad
Garantías o términos de clausulas
4. Ficha del evento
Es importante que identifique previamente las principales características del encuentro en el que
va a participar, con el fin de establecer y definir los elementos o estrategias que desarrollará para
este.
FICHA DEL EVENTO
Identifique las principales características del evento en el que va a participar:
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Tipo de evento
Descripción del evento
Antecedentes o versiones anteriores del evento
Perfil de expositores (listado de participantes)
Público objetivo (empresarios, clientes, compradores, proveedores, estudiantes,
productores, instituciones)
Fecha y horario del evento
Quien organiza
Otros eventos o actividades simultáneas a la feria (capacitaciones, ruedas, charlas,
entre otras)
Patrocinadores
Modalidades de participación (costos o clases de inscripción)
5. Herramientas gráficas
Defina las herramientas gráficas o elementos publicitarios que exhibirá durante el evento
ELEMENTOS GRÁFICOS
Establezca los elementos publicitarios o herramientas gráficas que apoyarán la
participación de su empresa durante el evento comercial:
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Tarjetas de Presentación
Brochures
Volantes
Pendones
Obsequios o suvenires
Personal necesario para apoyo al evento
identidad corporativa del personal (coherencia entre material grafico, diseño
de los espacios y presentación del personal de apoyo)
6. Aspectos generales
Existen algunos aspectos que deberá de considerar con el fin de participar efectivamente en un
encuentro empresarial.
ASPECTOS GENERALES A TENER EN CUENTA
 Cumplir las citas previamente agendadas
 No abandonar la cita
 Sea puntual, llegue con tiempo para identificar con quien se va a sentar a
negociar
 Llamar a la persona por su nombre
 Apoyarse en el personal organizador
 Vístase de acuerdo a la ocasión
 Esté preparado para atender sus citas
 Demuestre interés y entusiasmo, sea persuasivo
 Tenga su material impreso a la mano
 Evite distribuir folletos y material publicitario a todo el mundo
7. Actividades post evento
Existen actividades posteriores a la participación en el encuentro empresarial, necesarias para la
consecución de contactos o para el cierre de negocios.
SEGUIMIENTO
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Cumplir los compromisos generados durante la cita
Hacer seguimiento con los contactos
Clasifique a sus contactos por nivel de importancia e interés
Enviar información complementaria de la empresa o de los productos ofrecidos durante
el encuentro.
Propiciar encuentros posteriores al evento.
Evaluar internamente los resultados obtenidos en el encuentro empresarial, con el fin
de efectuar las acciones u opciones de mejora correspondientes.
Prepare un plan de citas y compromisos postventa (envié cotizaciones, muestras y
fichas técnicas).
Evalué las posibilidades de implementar mejoras sugeridas a su producto.
Para más información comuníquese con:
CARLOS ANDRES ALZATE LOPERA
Profesional en tutoría comercial
carlos.alzate.@camaramedellin.com.co
4548410 ext. 646