Normas que rigen el uso del Correo Electrónico

Normas que rigen el uso del Correo Electrónico
1. Todo miembro de la institución podrá tener asignada una dirección de correo electrónico,
dentro del servidor de la UNAH de forma ordinaria, la dirección se asigna
automáticamente a todos los estudiantes y docentes; podrá asignarse también al personal
administrativo siempre que el comité responsable lo estime conveniente.
2. En el uso de correo electrónico, además de las otras disposiciones contenidas en este
reglamento deberán cuidarse los siguientes aspectos:
a. Los mensajes deben ser escritos cuidando la ortografía y la redacción;
b. No se deben escribir cadenas de direcciones de correos en los encabezados de los
mensajes;
c. El uso del correo electrónico es para fines educativos e institucionales, y no es
permitido utilizarlo con fines personales (incluyendo la administración de un
negocio o empleo personal fuera de la institución).
d. Los usuarios de los laboratorios de cómputo de la UNAH, que tengan correo
electrónico en el servidor de la institución, deben revisar el mismo con prudente
regularidad ( en caso personal, se recomienda un mínimo de dos veces diarias); se
debe cuidar grabar la información necesaria en carpeta de archivos de su
computadora personal si la tuviese, o, en sus propios dispositivos de
almacenamiento (USB), borrando inmediatamente los mensajes del servidor y
evitando así sobrecargar la capacidad de almacenamiento del mismo. El
Departamento de Sistemas de Información eliminará con periodicidad todo
mensaje adicional a los cincuenta (50) últimos recibidos ó a un espacio de
utilización de disco superior a 5 Mbytes, sin responsabilidad por pérdida de la
información.
Normas de Etiqueta para el uso del Correo Electrónico
1. El correo electrónico no es como un teléfono o una carta. Es necesario aprender algunas
normas de etiqueta o de cortesía en el envío de mensajes por la red. El no respetarlas,
podría generar malos entendidos en los mensajes de los demás y perjudicar sus trabajos.
2. Es conveniente seguir las siguientes indicaciones:
a. Evite enviar mensajes generales, ni siquiera para avisar que hay posibles virus, etc.
Si es necesario, hacerlo, utilice la opción Cco (Con copia oculta) para las
direcciones de los destinatarios.
b. Evite la acumulación innecesaria de mensajes en su buzón. Si necesita guardar
mensajes para su trabajo, hágalo localmente (utilizando la opción correspondiente
de su programa de su correo electrónico).
c. Envíe mensajes cortos. Los usuarios se ven bombardeados por una infinidad de
mensajes diariamente; en caso contrario hará malgastar tiempo y dinero (más
espacio en disco, tiempo de transmisión, etc.). Procure no contestar adjuntando
todo el mail anterior.
d. Intente responder los mensajes de otras personas, se lo agradecerán. Esto no
quiere decir que debe responder a todos los mensajes que llegan a diario; tome un
tiempo prudencial para responder dependiendo el orden de llegada de cada uno.
e. Defina bien el título de sus mensajes, facilitará el trabajo de otros. Si tiene varios
temas para tratar envíe varios mensajes.
f.
Lea todo el mensaje antes de contestar. En muchas ocasiones se queda texto sin
leer, lo que obliga a nuevas preguntas y reenvíos, esto origina bastantes
desconciertos y frustraciones.
g. Si puede envíe un breve contexto de lo tratado en el mail anterior. Por ejemplo,
un mail con el texto “de acuerdo”, “está bien”, es bastante desconcertante.
h. Firme los mensajes, ya que algunas veces por error de los sistemas del correo los
encabezados desaparece, su nombre puede no aparecer.
i.
Recuerde que no siempre es posible expresar los estados de ánimo en un correo, y
el conocimiento del estado de ánimo, es una parte importante del contexto, y por
lo tanto, de la interpretación. Una cosa manifestada con una sonrisa, es
totalmente diferente de su expresión escrita. Puede usar símbolos smiley (para
dar pistas): sonrisa, guiño, asombro, etc.
j.
No escriba párrafos completos en mayúscula, esto suele emplearse para una
expresión de molestia, burla, incomodidad, etc.
k. Evite reenviar o distribuir mensajes a terceros sin el consentimiento explícito del
autor puede dejarle en muy mal lugar o provocar malos entendidos.
l.
La importancia de la firma de un e-mail, es uno de los pequeños detalles que
ayudan a mejorar la imagen corporativa de una institución, pero ello debe estar
cuidada, unificada y dar la información necesaria con sencillez y efectividad para
entrar en contacto con la persona que ha escrito el e-mail. Deben evitarse en la
firma del e-mail, alusiones a terceros, insultos y cualquier otro contenido ofensivo
para la organización que facilita la cuenta del e-mail. Así que la firma del e-mail
debe tener poca información, pero valiosa para la persona que la lea:
•
Nombre completo de la persona
•
Nombre de la institución
•
Puesto que ocupa
•
Número de teléfono ó extensión de contacto ( si es necesario)
•
E-mail