INSTITUTO HONDUREÑO DE SEGURIDAD SOCIAL SUB-GERENCIA DE ORGANIZACIÓN Y METODOS PROCEDIMIENTOS Y NORMAS DE TRABAJO PROCEDIMIENTO PARA LLEVAR EL SISTEMA DE KARDEX MANUAL EN ALMACÉN LOCAL DE MEDICAMENTOS A PARTIR DEL INVENTARIO FISICO EN EL HOSPITAL DE ESPECIALIDADES OBJETIVO: NORMATIZAR EL PROCESO A SEGUIR PARA LLEVAR AL DIA EL SISTEMA DE KARDEX MANUAL EN EL ALMACENES LOCALES DE MEDICAMENTOS A PARTIR DEL INVENTARIO FISICO DEL HOSPITAL DE ESPECIALIDADES DE TEGUCIGALPA . APROBADO POR LA GERENCIA DE PLANIFICACION ESTRATEGICA EN MEMORANDUM No. 143-GPE-09 DEK 19 DE AGOSTO 2009. RESPONSABLE JEFE/ ENCARGADA (A) DE BODEGA No. ACTIVIDADES 1 RECIBE Y REVISA EL ACTA DE RESULTADOS 2 ELABORA MEMORANDO Y LO TRASLADA CON EL ACTA DE RESULTADO ENCARGADO(A) DEL KARDEX MANUAL 3 RECIBE Y REVISA DOCUMENTOS ELABORA TARJETAS REGLA O NORMA .- Recibe de la comisiòn de inventario el acta de resultados del inventario fìsico realizado en la bodega local de farmacia y lo revisa. .- Elabora memorando y adjunta copìa del acta de resultados del inventario fìsico y lo traslada al ò la encargada de kardex manual para que a partir de esos resultados elabore las tarjetas de control de existencias por cada medicamento. Y .- Revisa los documentos recibidos .- Llena las tarjetas de control de existencias por cada uno de los medicamentos detallados en el acta de resultados .- Registra en la tarjeta de control de existencias el saldo inicial producto del inventario fìsico realizado ..- La Tarjeta de Control de Existencias de Primeras Entradas, Primeras Salidas contiene los siguientes datos: -2RESPONSABLE No. ACTIVIDADES REGLA O NORMA * Nùmero de Tarjeta * Fecha * Valor unitario * Documento * Proveedor * Nùmero de Lote * Destino * Entradas * Salidas * Saldos * Còdigo * Descripciòn del producto * Unidad * Ubicaciòn del Producto Ver Formato No. 1 -3RESPONSABLE BODEGA LOCAL No. ACTIVIDADES 4 RECIBE REQUISICIONES REGLA O NORMA .- Revisa las requisiciones manuales recibidas de cada Unidad .- El formato de Requisiciòn contiene los datos siguientes: * Zona Geografica * Dependencia * Nùmero * Organo Solicitante * Firma solicitante * Dia * Mes * Año * Item * Còdigo * Descripciòn * Unidad -4RESPONSABLE No. ACTIVIDADES REGLA O NORMA * Cantidad : Solicitada, Entregada Observaciòn * Entregado por * Recibido por Ver Formato No.2 JEFE O ENCARGADA DE BODEGA/ ENCARGADA (O) DE KARDEX 5 VERIFICA EXISTENCIAS .- La (el) Jefe o Encargada (o) e Bodega, junto con la Encargada de Kardex verifican las existencia de los medicamentos solicitados Si la cantidad solicitada NO se encuentra en fìsico, èl ò la Auxiliar de bodega anota en la casilla correspondiente la cantidad encontrada Si la cantidad solicitada se encuentra en fìsico, èl ò la Auxiliar de bodega registra la cantidad entregada Si por razones de empaque se entrega màs ò menos, de la cantidad solicitada se registran las observaciones en la casilla correspondiente. .- Traslada la requisiciòn al Encargado (a) de Kardex Manual, para que trabaje en cada tarjeta por medicamento los egresos y saldos -5RESPONSABLE ENCARGADA DE KARDEX MANUAL JEFE DE FARMACIA No. ACTIVIDADES 6 REGISTRA EGRESOS EN TARJETAS DE CONTROL DE EXISTENCIAS 7 SOLICITA LEVANTAR INVENTARIO SELECTIVO 8 FIN DEL PROCEDIMIENTO lc/kp/emma REGLA O NORMA .- Anota en la tarjeta de kardex los egresos por cada uno de los medicamentos solicitados en la requisicion .- La (el) Jefe de Farmacia, solicita a la Administración de Farmacias, levantar un inventario selectivo e uno o mas medicamentos periodicamente, con el fin de verificar que los saldos en el kardex manual esten cuadrados