Nociones básicas sobre organización, descripción y conservación de documentos de archivo Área de Investigación Histórica del Archivo General de la Universidad Comisión Coordinadora del Interior Presentación elaborada por la Arch. Ana Laura Cirio, para los talleres de capacitación dictados en el marco del proyecto conjunto AGU-CCI. 2012 archgral@oce.edu.uy ¿Qué es un documento? Es la combinación de un soporte y la información contenida en él, que puede ser usado como prueba o para consulta. Diccionario de Terminología Archivística ¿Qué elementos lo componen? Soporte: le confiere corporeidad. Información: es la noticia que transmite. Registro: es la forma en que la información se fija al soporte ¿Qué características lo diferencian de otras fuentes de información? · génesis: se producen en un proceso natural de actividad, surgen como producto y reflejo de las tareas de su productor, no son algo ajeno a él. ¿Qué características lo diferencian de otras fuentes de información? · exclusividad: son fuentes primarias de información, su contenido rara vez se encuentra en otro documento con idéntica extensión e intensidad, es exclusiva. ¿Qué características lo diferencian de otras fuentes de información? · carácter seriado: se producen uno a uno y van formando series con el paso del tiempo, como resultado de una misma actividad, tipología documental o como consecuencia de relaciones derivadas de su producción, recepción o utilización. ¿Qué características lo diferencian de otras fuentes de información? · interrelación: como principio general las piezas aisladas (documentos sueltos) no tienen sentido o tienen muy poco, su razón de ser viene dada por su pertenencia a un conjunto y por las relaciones establecidas entre sí. ¿Cuáles son sus caracteres internos y externos? · externos · clase: es el procedimiento empleado para transmitir la información. Textuales Iconográficos Sonoros Audiovisuales Electrónicos ¿Cuáles son sus caracteres internos y externos? · externos · tipo: revela tanto la estructura como el contenido del documento ya que deriva de la acción representada. Informes Actas Resoluciones Leyes etc. ¿Cuáles son sus caracteres internos y externos? · externos · formato: depende del tipo de soporte. Legajos Volúmenes Medidas en m. cm. o mm. ¿Cuáles son sus caracteres internos y externos? · externos · cantidad: se refiere al número de unidades. · forma o tradición documental: determina si se trata de un documento original o una copia. ¿Cuáles son sus caracteres internos y externos? · internos · entidad productora: es el productor del documento, que puede ser una institución pública o privada así como una persona física o familia. ¿Cuáles son sus caracteres internos y externos? · internos · origen funcional: razones por las que se creó el documento, tomando en consideración y en este orden: la función, la actividad y el trámite por los que ha sido realizado. ¿Cuáles son sus caracteres internos y externos? · internos · fecha y lugar de producción. · Contenido sustantivo: es el asunto o tema del que trata el documento. ¿Por qué etapas transita un documento? · ciclo vital Es un teorema que establece que el documento cumple un ciclo de vida similar al de un organismo biológico, el cual nace (fase de creación), vive (fase de mantenimiento y uso) y muere (expurgo o conservación permanente). ¿Por qué etapas transita un documento? · Etapas y edades: - Etapa pre-archivística: 1ª edad: momento de planificación y tramitación (Archivo de gestión). - Etapa archivística: 2ª edad: momento de vigencia y plazo precaucional (Archivo Administrativo o Intermedio). 3ª edad: documento de conservación permanente (Archivo Histórico). ¿De qué depende que un documento se elimine o se conserve ? · Valor del documento: depende de la finalidad con la que se creó el documento y de la utilidad que puede tener a posteridad. Primario: es el que tienen los documentos durante la tramitación, vigencia y plazo precaucional. Poseen valor jurídico, legal, contable o técnico. Secundario: aflora una vez culminado el valor primario. Lo poseen los documentos cuya información interesa para la investigación, la historia o la cultura, por lo cual se conservan permanentemente. ¿Qué es la valoración y cuál es su importancia? Consiste en analizar y determinar el tiempo que el documento posee valor primario y si poseen valor secundario, fijando los plazos de transferencia, acceso y conservación o eliminación total o parcial. Es una tarea que se vincula con el resto de los procesos fundamentales de la archivística y que es fundamental para evitar la acumulación de documentos innecesarios. Debe considerarse como un proceso planificado, realizado con responsabilidad y pleno conocimiento de las series, evitando que se practique para solucionar colapsos en los depósitos. ¿Cuál es la importancia de la gestión de documentos? La gestión de documentos está vinculada al concepto de ciclo vital; se encarga de controlar de manera eficiente y sistemática la producción, reunión, organización, conservación, acceso, disposición y destino final de los documentos que han sido producto de las funciones de una organización. Esto permite a las organizaciones dar respuesta a situaciones que requieran el respaldo documental, favorece la toma de decisiones, la rendición de cuentas, le permite tener memoria y proteger sus intereses. Esta planificación se basa en los principios de economía y eficacia. ¿En cuántos niveles pueden organizarse los documentos? Los documentos se organizan en niveles de descripción, los cuales resultan de la jerarquía en que se fueron produciendo. Los niveles básicos, del más general al más específico, son: fondo, subfondo, serie y unidad documental, pero existen otros intermedios que se utilizan en función de la complejidad de la entidad productora. ¿En cuántos niveles pueden organizarse los documentos? · Fondo: Conjunto de documentos, con independencia de su tipo documental o soporte, producidos orgánicamente y/o acumulados por una persona física, familia o entidad en el transcurso de sus actividades y funciones como productor. ¿En cuántos niveles pueden organizarse los documentos? · Subfondo: Subdivisión del fondo consistente en un conjunto de documentos relacionados entre sí, que se corresponde con las subdivisiones administrativas de la institución u organismo que los origina, y cuando esto no es posible, con agrupaciones geográficas, cronológicas, funcionales o similares de la propia documentación. ¿En cuántos niveles pueden organizarse los documentos? · Serie: Documentos organizados de acuerdo a un sistema de archivo o conservados formando una unidad como resultado de una misma acumulación, del mismo proceso archivístico, o de la misma actividad, que tienen una forma particular, o como consecuencia de cualquier otra relación derivada de su producción, recepción o utilización. ¿En cuántos niveles pueden organizarse los documentos? · Unidad documental: Es la unidad archivística más pequeña, intelectualmente indivisible. Puede ser simple o compuesta. ¿En cuántos niveles pueden organizarse los documentos? · Niveles intermedios: · Subfondo subordinado · Grupo de series · Subserie ¿En cuántos niveles pueden organizarse los documentos? · Colección: Conjunto artificial de documentos acumulados sobre a base de alguna característica común, sin tener en cuenta su procedencia. ¿Qué implica la organización de documentos? La organización es un procedimiento que engloba dos procesos fundamentales: la clasificación y la ordenación. Responde a una doble necesidad: proporcionar una estructura lógica al fondo documental, de modo que refleje la naturaleza del organismo productor y facilitar la localización de los documentos. Clasificación Consiste en la agrupación jerárquica de los documentos mediante agregados o clases, desde los más generales a los más específicos. Estas clases no se definen a priori sino que surgen del análisis de la historia y funciones de la entidad productora, y respetando los principios de Procedencia y de Respeto al orden original. Clasificación · Principio de Procedencia o de Respeto de los fondos Es un principio fundamental de la archivística que establece que los documentos producidos por una institución u organismo no deben mezclarse con los de otros. Natalis de Wailly recomendaba en 1841, “unir los diferentes documentos por fondos, es decir, reunir todos los títulos que provengan de un “cuerpo”, de un “establecimiento”, de una familia o de un individuo, y colocar después con un cierto orden los diferentes fondos...”. Clasificación · Principio de Respeto al Orden Original Establece que debe preservarse el orden atribuido a los documentos en la entidad productora ya que este representa el orden natural en el que los documentos se han generado. Nace en Prusia, en 1881, y complementa al principio de Procedencia, ambos representan el fundamento teórico y metodológico de la archivística. Clasificación · Sistemas La clasificación de documentos puede basarse en: a. la organización administrativa de la entidad productora (sistema orgánico) b. las funciones que dieron origen a los documentos (sistema funcional) c. la combinación de ambos elementos (sistema orgánico-funcional) Clasificación · Sistema orgánico Para utilizar este sistema debemos construir o reconstruir la estructura administrativa de la entidad productora, peguntándonos quién, dónde y cuándo produjo los documentos. Para ello podemos valernos de organigramas, actas de fundación, u otros documentos que refieran a los diferentes departamentos o secciones de la institución. Este sistema es el menos complejo de realizar, pero es el menos consistente, ya que la estructura suele variar por cambios de denominación o supresión de funciones. Clasificación · Sistema funcional Para utilizar este sistema debemos analizar las funciones que tiene asignadas la entidad, de la cual derivan las actividades y tareas que son la razón por las que se producen documentos. Debemos preguntarnos por qué, cómo y cuando se produjo el documento. Para ello podemos valernos en los documentos fundacionales, que suelen establecer la política y misión de la entidad. Este sistema es el más adecuado, dado que las funciones son más estables en el tiempo que la estructura administrativa, por lo cual la clasificación es más consistente. Clasificación · Sistema orgánico-funcional Es la combinación de los sistemas anteriores, el cual permite realizar una clasificación menos compleja que la funcional pero que tenga cierta consistencia. Clasificación · Cuadro de clasificación Se trata de la representación material del sistema de clasificación elegido. Es un sistema que organiza intelectualmente la información y que permite situar los documentos considerando las relaciones de unos con otros. No se elaboran a priori sino habiendo analizado la historia de la institución, su estructura, sus procedimientos. Clasificación Principios: · Cuadro de clasificación · Delimitación: su objeto es el fondo. · Unicidad: el cuadro se concibe para representar toda la documentación, independientemente de su cronología. · Estabilidad: es conveniente que se base en las funciones de la entidad, cuya perdurabilidad en el tiempo permite lograr una clasificación más segura y estable. ·Simplificación: desarrollar subdivisiones justas y precisas, aquellas cuya presencia sea fundamental e ineludible para clasificar el fondo. Ordenación Es la operación de unir los documentos de acuerdo a un método establecido a priori. Estos métodos surgen a partir del elemento que más nos acerca al contenido del documento, como puede ser la fecha, el nombre de personas, instituciones o lugares, o el número asignado al documento. Ordenación · Sistemas o · Cronológico · Alfabético (onomástico, patronímico topográfico) · Numérico · Alfanumérico ¿Cómo se comunica el documento con el usuario? El documento llega al usuario a través de la descripción, cuya finalidad coincide con la de la propia documentación: informar Es una tarea encaminada a poner los documentos a disposición de los usuarios mediante la representación de su contenido en instrumentos de descripción. Esta representación debe ser exacta, objetiva y suficiente. Descripción · Instrumentos de descripción · Guía: Describe globalmente las grandes agrupaciones documentales, esboza la historia de la entidad productora y brinda información auxiliar referente a los servicios que brinda el archivo, sus horarios y la información de contacto. Descripción · Instrumentos de descripción · Inventario: Describe las unidades que componen las series, dispuestas según el orden que tienen en el cuadro de clasificación y reproduciendo su estructura. Tiene una doble finalidad: conocer qué es lo que se tiene y cómo está organizado, e informar con precisión acerca de su contenido y localización. Descripción · Instrumentos de descripción · Inventario: En función de las unidades que describe podemos distinguir entre: a. Inventario somero b. Inventario descriptivo c. Inventario analítico Inventario somero Descripción · Instrumentos de descripción · Catálogo: Tiene la finalidad de describir exhaustivamente las unidades documentales, tanto en sus caracteres internos como en los externos. Dada su naturaleza pormenorizada no puede aplicarse a agrupaciones documentales grandes, sino que se realiza con documentos que por su frecuente consulta, estado de conservación u otra característica lo amerite. Descripción · Norma Internacional General de Descripción Archivística ISAD (G) · Elaborada por el Consejo Internacional de Archivos en 1994 y reeditada en 2000 tras su revisión. · Constituye una guía general para la elaboración de descripciones archivísticas. · Contiene reglas generales que pueden aplicarse con independencia de la tipología y soporte del documento y se basa en los principios fundamentales de la archivística Descripción · Norma Internacional General de Descripción Archivística ISAD (G) · sus objetivos son: . Garantizar la elaboración de descripciones coherentes, pertinentes y explícitas . Facilitar el acceso a la información y su intercambio . Hacer posible la integración de las descripciones procedentes de distintos lugares en un sistema unificado de información Descripción · Norma Internacional General de Descripción Archivística ISAD (G) · Descripción multinivel: la norma puede utilizarse tanto para describir al fondo como a las partes que lo componen. La suma de esas descripciones, jerárquicamente unidas entre sí, representan lo que se denomina descripción multinivel. Descripción · Norma Internacional General de Descripción Archivística ISAD (G) · Reglas de la descripción multinivel: . Descripción de lo general a lo particular . Información pertinente al nivel de descripción . Interconexión de las descripciones . No repetición de la información Descripción · Norma Internacional General de Descripción Archivística ISAD (G) 1. Área de identificación: información esencial para identificar la unidad de descripción. . Código de referencia . Título . Fecha . Nivel de descripción . Volumen y soporte de la unidad de descripción Descripción · Norma Internacional General de Descripción Archivística ISAD (G) 2. Área de contexto: información relativa al origen y custodia de la unidad de descripción . . . . Nombre del/os productor/es Historia institucional/reseña biográfica Historia archivística Forma de ingreso Descripción · Norma Internacional General de Descripción Archivística ISAD (G) 3. Área de contenido y estructura : información relativa al objeto y organización de la unidad de descripción . . . . Alcance y contenido Valoración, selección y eliminación Nuevos ingresos Organización Descripción · Norma Internacional General de Descripción Archivística ISAD (G) 4. Área de acceso y utilización : información relativa a la accesibilidad de la unidad de descripción . . . . . Condiciones de acceso Condiciones de reproducción Lengua/escritura de la documentación Características físicas y requisitos técnicos Instrumentos de descripción Descripción · Norma Internacional General de Descripción Archivística ISAD (G) 5. Área de documentación asociada : información relativa a documentos que tengan relación significativa con la unidad de descripción . . . . Existencia y localización de los originales Existencia y localización de copias Unidades de descripción relacionadas Nota de publicaciones Descripción · Norma Internacional General de Descripción Archivística ISAD (G) 6. Área de notas: información especial o aquella que no ha podido incluirse en otras áreas . Notas Descripción · Norma Internacional General de Descripción Archivística ISAD (G) 7. Área del control de la descripción : información relativa al cómo, cuándo y quien ha elaborado la descripción. . Nota del archivólogo . Reglas o normas . Fecha de la descripción Descripción · Norma Internacional General de Descripción Archivística ISAD (G) Elementos obligatorios en toda descripción: · Código de referencia · Título · Productor · Fechas extremas · Volumen de la unidad de descripción . Nivel de descripción Descripción · Normas complementarias de la ISAD (G) . ISAAR CPF: Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos a Instituciones, Personas y Familias Proporciona reglas generales para la normalización de la descripción relativa a los productores de documentos de archivo y al contexto de su producción. La descripción de los productores es una tarea muy importante, ya que es un dato primordial para respetar el principio de procedencia y se utiliza como punto de acceso. CIA – 1995 primera edición, 2004 segunda edición. Descripción · Normas complementarias de la ISAD (G) . ISDF: Norma Internacional para la Descripción de Funciones Sirve de guía para elaborar la descripción de las funciones de la entidad productora de documentos, entendiendo a la función como cualquier objetivo, responsabilidad o tarea asignada por legislación política o mandato. La descripción de funciones juega un papel fundamental en la explicación de la procedencia de los documentos por lo que ayudan a situarlos firmemente en su contexto de producción y utilización. CIA 2007 primera edición. Descripción · Normas complementarias de la ISAD (G) . ISDIAH: Norma Internacional para describir instituciones que custodian fondos de archivo El principal objetivo de esta norma es facilitar la descripción de aquellas instituciones cuya función primordial es la conservación de los documentos de archivo y de su difusión al público en general. Permite asimismo: . Identificar y contactar instituciones que conservan archivos. . Crear directorios de archivos CIA 2008 primera edición Descripción · Bases de datos Son herramientas que nos ayudan a sistematizar la información de los instrumentos de descripción para hacerlos accesibles a los usuario de modo eficiente y rápido. Las posibilidades en cuanto a software están muy vinculadas al desarrollo de la tecnología informática, ampliando la oferta de programas pensados para funciones específicas. En lo que tiene que ver con los archivos, vamos a referirnos a tres posibilidades: CD/ISIS para Windows (Winisis), ICA AtoM y Google Docs. Descripción · Bases de datos – Winisis · CDS/ISIS es un software desarrollado, mantenido y difundido por la UNESCO a partir de 1985, con sucesivas revisiones y versiones, bajo la dirección de Giampaolo del Bigio. · La versión para Windows se presentó en 1995. · Si bien se trata de un software gratuito, no es un software libre, ya que los códigos y la distribución pertenecen a la Unesco. Descripción · Bases de datos – Winisis · Permite crear bases de datos con los campos que necesite el usuario. · Ingresar, modificar, corregir o borrar registros. · Recuperar registros por su contenido, gracias a su sistema de definición de términos de búsqueda. · Ordenar registros según la secuencia deseada. · Imprimir la totalidad de los registros o parte de ellos. Descripción · Bases de datos – ICA AtoM · Base promovida por el Consejo Internacional de Archivos, basado en un software de código abierto para la creación y publicación de descripciones de documentos de archivo. · El primer prototipo estuvo disponible en 2006, mientras que la primera versión considerada estable u oficial fue presentada en 2010. · Permite elaborar descripciones multinivel a través de la norma ISAD (G), así como elaborar registros de autoridad, de funciones y descripciones de los centros que custodian documentos. Descripción · Bases de datos – ICA AtoM · Principales ventajas: · Está basada en las normas estandarizadas por el CIA (ISAD-G, ISAAR-CPF, ISDF, ISDIAH) · Posee capacidad para importar y exportar · Facilita la gestión de relaciones entre los distintos tipos de registros · Permite adecuarse al formato DUBLIN CORE · Puede consultarse a través de Internet · Permite gestionar imágenes · Tiene opciones de usuario en diferentes idiomas Descripción · Google Docs/Formularios · Google Docs es un conjunto de productos que permite crear distintos tipos de documentos, trabajar en ellos con otros usuarios en tiempo real y almacenar documentos y otros archivos. Esto se realiza en línea. Descripción · Google Docs/Formularios · Permite: . Compartir la base con otros usuarios a los cuales se les puede atribuir diversos permisos de acceso y posibilidades de edición. . Descargar documentos de Google Docs en los formatos de Word, OpenOffice, RTF, PDF, HTML o ZIP. . Traducir un documento a otro idioma. . Enviar los documentos como archivos adjuntos a otras personas. ¿Cómo lograr que los documentos mantengan su integridad física? · Conservación Se puede definir como toda actividad humana encaminada a aumentar la esperanza de vida de los documentos. Se compone por las acciones de preservación o conservación preventiva y las prácticas de restauración o conservación emergente. ¿Cómo lograr que los documentos mantengan su integridad física? · Conservación preventiva Su finalidad es proporcionar las condiciones adecuadas de almacenamiento y manipulación a fin de evitar la aparición de agentes de deterioro que puedan causar daños al documento. Entendemos como deterioro a las transformaciones físicas y químicas que tienen lugar en los documentos, por un uso excesivo o inadecuado, por exposición a condiciones ambientales desfavorables o provenientes de la inestabilidad intrínseca de los materiales, que afectan su forma física y su aspecto original. ¿Cómo lograr que los documentos mantengan su integridad física? · Conservación preventiva Para poder aplicar acciones de conservación preventiva es fundamental conocer lo que queremos conservar, entender cómo se compone y cómo afectan los diversos agentes de deterioro a cada elemento de la estructura. Conservación preventiva · El papel Los primeros experimentos en su fabricación datan del año 105 DC, en China, donde se mantuvo en secreto la técnica durante aproximadamente 500 años. En el año 610 se introdujo en Japón, en el 751 en Asia Central y en el 800 llegó a Egipto. En Europa se introdujo por los árabes, instalándose las primeras fábricas en los siglos XII y XIII, y en América ingresó en 1580, cuando llegó a México. Conservación preventiva · El papel La materia prima fundamental en los inicios de los procesos de fabricación fueron los trapos de seda, lino y algodón, corteza de morera, cáñamo y lino. Al expandirse la fabricación a diversos países, el uso de papel se extendió de tal modo que en los siglos XVII y XVIII comenzaron a escasear los trapos, por lo que surgió en 1840 el uso de una máquina que trituraba madera y producía la pasta de celulosa necesaria para la fabricación del papel. Conservación preventiva · El papel Actualmente el proceso es totalmente industrial, obteniendo la pasta a partir del triturado de la madera de la que se extrae la celulosa. Luego esta se depura, lava, blanquea y refina, y se le incorporan diversas sustancia en función del tipo de papel que se esté fabricando. Posteriormente se prensa, alisa y se coloca en bobinas. Conservación preventiva · El papel La estabilidad del papel depende en gran medida de las características de sus componentes, dentro de los cuales encontramos: FIBRAS: proceden de la celulosa. Cuanto más largas y entrelazadas estén, más resistente será el papel. AGUA: además de la que contiene en su estructura, hay que considerar la que absorbe y libera del medio ambiente ya que es higroscópico. LIGNINA: es un componente de la madera que se caracteriza por su color amarillo y su capacidad de reaccionar ante los rayos UV y su alta acidez. ENCOLANTE: sustancias tales como almidón, alumbre o colofonia; se incorporan para otorgarle ciertas propiedades al papel, tales como solidez, resistencia, evitar corrimiento de tintas. BLANQUEDOR: se ha utilizado mucho el cloro. Conservación preventiva . Las fotografías La fotografía se conoce desde 1839, con la invención del daguerrotipo en Francia. No obstante, las investigaciones y experimentaciones para lograr fijar imágenes mediante la acción luz comenzaron un tiempo antes. de la A lo largo de estos 173 años que han pasado desde entonces se han utilizado diversos soportes y técnicas para reproducir las imágenes, sobretodo con el afán de reproducir el color y disminuir el tiempo de exposición. Una vez entrado el siglo XX, la producción de copias en soporte papel a través de ampliadoras y procesos de revelado químico, así como la aparición de soportes flexibles, hizo que se incrementara su producción, por lo que es frecuente encontrar fotografías en los fondos documentales. Conservación preventiva . Las fotografías Se componen por una estructura en capas, que puede incluir de una a tres dependiendo del soporte y del procedimiento fotográfico: Conservación preventiva . Papel · Soportes . Metal (cobre, lata) . Vidrio . Plástico . Nitrato de celulosa (1889) . Acetato de celulosa (1924) . Poliéster (1955) Conservación preventiva . Aglutinantes . Albúmina: se obtiene batiendo claras de huevo con sal. Se caracteriza por su tendencia al amarilleamiento y al abarquillamiento. . Colodión: es una mezcla de nitrocelulosa, alcohol y éter. Es impermeable una vez que se seca y es muy sensible a la abrasión y las rayas. . Gelatina: se extrae de pieles, huesos y cartílagos de animales. Se caracteriza por su higroscopicidad (capacidad de absorción y eliminación de líquido), capacidad que permite el procesamiento de la imagen sin importar el tiempo que haya transcurrido desde la toma. Es el aglutinante más usado. Conservación preventiva . Sustancias fotosensibles . Plata: tiene la propiedad de ennegrecerse cuando entra en contacto con la luz. Cuando se combina con sustancias tales como el yodo, cloro o bromo aumenta su sensibilidad. . Sales de hierro: platino, paladio, ferrocianuro férrico. . Colorantes: cromógenos, azoicos, metálicos. Conservación preventiva . Película analógica Conservación preventiva . Película analógica Sus características constitutivas son muy similares a la estructura de las fotografías en soporte plástico. Se han utilizado para la elaboración tanto de películas y documentales como para soporte de microfilmación. Las prácticas de manipulación y limpieza implican cierto grado de complejidad y requieren instrumentos especiales dado el tamaño de las películas. Conservación preventiva . Cintas magnéticas Al igual que las películas, su estructura es en capas. Cuenta con un soporte de película sobre el que se encuentra un pigmento magnético suspendido sobre un polímero aglutinante. Ese pigmento magnético es capaz de grabar señales magnéticas. Conservación preventiva . Discos ópticos Conservación preventiva · Discos ópticos Se componen, también, por una estructura en capas cuyos componentes principales son: . Policarbonato: es una pasta hecha con carbono combinado con otros materiales plásticos, que se ablanda cuando se expone a altas temperaturas. . Tintes fotosensibles: es una capa que se encuentra embebida en el policarbonato. Su función es reaccionar ante el rayo láser para almacenar la información. Los tintes de componentes Azo son mucho más estables que los de componentes del grupo de cianinas. . Recubrimiento metálico: es una capa de metal de grosor imperceptible que tiene la finalidad de proteger la capa que contiene la información. Los discos de menor calidad utilizan aluminio, mientras que los más estables utilizan compuestos de plata y oro. Conservación preventiva . Agentes de deterioro Causas: . Deterioros causados por el hombre . Deterioros causados por las condiciones ambientales . Deterioro biológico . Deterioro por inestabilidad de los materiales Conservación preventiva . Agentes de deterioro Causados por el hombre: . Manipulación indebida: genera roturas, dobleces, manchas . Uso de clips metálicos: genera oxido en el documento. Conservación preventiva . Agentes de deterioro Causados por el hombre: . Uso de cintas adhesivas: el adhesivo acidifica y mancha el papel. . Uso de bandas elásticas: con el paso del tiempo se secan y adhieren al papel. Conservación preventiva . Agentes de deterioro Causados por el hombre: . Falta de cuidado en el almacenamiento, descuidos Conservación preventiva . Agentes de deterioro Causados por condiciones ambientales: . Temperatura: En términos generales la temperatura alta favorece y acelera las reacciones químicas y la proliferación de microorganismos, así como el desvanecimiento de los colorantes de las fotografías a color. Conservación preventiva . Agentes de deterioro Causados por condiciones ambientales: . Humedad relativa: Cuando se encuentra en valores altos, favorece la aparición de hongos e insectos, genera la oxidación de la plata, altera la estructura de elementos higroscópicos como el papel y la gelatina por lo que es común ver fotografías adheridas entre sí o a sus sobres, películas adheridas entre espiras y papeles delaminados o frágiles. Conservación preventiva . Agentes de deterioro Causados por condiciones ambientales: . Exposición a la luz: La exposición a la luz, tanto solar como incandescente o fluorescente sin filtración, generan deterioros en los diversos tipos documentales por la acción de los rayos UV e IR. Estos generan degradación del color y aparición de manchas en el papel. . Contaminantes: Existen en el aire gases que afectan en gran medida a los documentos, generando reacciones químicas. Además, la presencia de polvo genera rayas y abrasión en las superficies Conservación preventiva . Agentes de deterioro Causados por agentes biológicos: La aparición de hongos se desarrolla por condiciones de HR y temperatura altas. Los insectos y roedores aparecen por falta de higiene y consumo de alimentos o bebidas en áreas de manejo de documentos. Conservación preventiva . Agentes de deterioro Causados por inestabilidad de los materiales Conservación preventiva . Agentes de deterioro Causados por inestabilidad de los materiales Conservación preventiva . Condiciones de manipulación y almacenamiento recomendadas . Disponer de áreas de trabajo que se encuentren limpias y en las que no se consuman alimentos o bebidas. . Manipular responsable y cuidadosamente los documentos. . Utilizar guantes, lentes protectores y tapabocas para la limpieza de documentos y especialmente guantes siempre que se manipulen fotografías, películas o microfilms. . Evitar que el depósito esté ubicado en sub suelos. . Controlar la temperatura y humedad relativa del depósito con parámetros acordes al tipo documental que se conserve. El estándar promedio es 18-20ºC y 40-50% de HR. . Evitar ingreso de luz solar directa sobre los documentos. Conservación preventiva . Mantener cerradas puertas y ventanas para evitar el ingreso de polvo, así como insectos y roedores. . Evitar el paso por el interior de los depósitos de tuberías de agua e instalaciones eléctricas defectuosas. . Dentro de las posibilidades evitar pisos de madera. Si no hay otra opción, pintarlos con barniz de polímeros sintéticos para evitar la liberación de sustancias nocivas y para que queden aislados de la humedad. . Utilizar muebles de metal con tratamiento anticorrosivo, cuya pintura se haya secado a horno. Las medidas estándar son 1.90 x 0.90 x 0.50 m. . Colocar el estante superior entre 15 y 20 cm. sobre el piso. . Revisar que no tengan puntos de oxido ni elementos desajustados que puedan dañar la documentación. Conservación preventiva . Los pasillos entre estanterías deben medir al menos 0.90 m. aunque la medida ideal es 1.20 m. . La iluminación más recomendable es la fluorescente con filtros UV. . Utilizar cajas de cartonplast (polipropileno expandido) de formato acorde al documento. . Preferentemente utilizar contenedores primarios de papel libre de ácido o con tendencia alcalina. Si se opta por fundas de plástico deben ser de polipropileno o poliéster. Evitar el PVC. . Utilizar clips forrados en plástico o carpetines para agrupar documentos, sustituyendo los clips metálicos y bandas elásticas. . No utilizar cinta adhesiva para solucionar roturas. . Si es necesario realizar inscripciones en el documento hacerlo con lápiz, evitando el uso de bolígrafos y marcadores. Conservación preventiva . Utilizar medios de duplicación en los casos en que el documento original esté en malas condiciones de conservación o cuya composición presente elementos inestables o frágiles, como es el caso de fotografías, films o cintas magnéticas. . Llevar control de préstamos mediante formularios de consulta y prohibir la entrada al depósito a toda persona ajena al archivo. . Instruir al personal encargado de la limpieza para que no utilice productos de limpieza ni paños mojados en los depósitos. Lo ideal es que la limpieza se realice con aspiradora para no levantar polvo, y que se utilicen paños secos para limpieza de cajas y estantes.