MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES INSTITUTO DE PREVISIÓN SOCIAL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DIRECCIÓN DE APORTE OBRERO PATRONAL 5ta. EDICIÓN Marzo 2011 Oficina de Desarrollo Organizacional Gabinete de Presidencia APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 1 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES ÍNDICE Página Misión, Visión, Valores Institucionales ....................................................................3 Introducción y Objetivos ..........................................................................................4 Nota Aclaratoria .......................................................................................................5 Organización ...........................................................................................................6 Organigrama de la Dirección de Aporte Obrero Patronal ........................................7 Dirección de Aporte Obrero Patronal ......................................................................8 Oficina de Coordinación ................................................................................ 16 Unidad de Control Interno de AOP ............................................................... 22 Unidad de Promoción y Difusión del Seguro Social ...................................... 28 Departamento de Aportes ............................................................................. 32 Sección Liquidación y Emisión de Comprobantes .................................... 37 Sección Soporte Sistema REI .................................................................. 41 Departamento Gestión de Cobranzas ........................................................... 44 Sección Fraccionamiento de Pagos ......................................................... 49 Sección Reclamos y Prejudicial ............................................................... 53 Sección Cuentas Corrientes ..................................................................... 57 Departamento Control del Aportante ........................................................... 61 Sección Inspección y Verificación de Empresas ...................................... 66 Sección Verificación de Regímenes Especiales ....................................... 71 Sección Análisis Documental ................................................................... 76 Departamento de Servicios de Aporte Obrero Patronal ................................ 80 Sección Atención a Asegurados y Patrones............................................. 85 Sección Supervisión y Control.................................................................. 90 Sección Registro y Archivo....................................................................... 94 Departamento de Agencias del Interior ......................................................... 98 Sección Agencia Regional Administrativa Ciudad del Este .................... 105 Sección Agencia Regional Administrativa Encarnación ......................... 111 Sección Agencia Regional Administrativa San Ignacio .......................... 117 Sección Agencia Regional Administrativa Coronel Oviedo .................... 123 Sección Agencia Regional Administrativa Pedro Juan Caballero ........... 129 Sección Agencia Regional Administrativa Concepción ......................... 135 Sección Agencia Regional Administrativa Saltos del Guaira ................. 141 Sección Agencias Administrativas Zonales ............................................ 147 Agencias Administrativas Zonales.................................................. 153 APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 2 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES NUESTRA VISIÓN “Ser la Social, Institución reconocida líder por su en Seguridad transparencia, calidad y eficiencia, cuya cobertura crece planificadamente” NUESTRA MISIÓN “Otorgar las prestaciones del Seguro Social con calidad y calidez mediante la excelencia en la gestión de los talentos y recursos, para el bienestar de sus beneficiarios” NUESTROS VALORES Solidaridad Honestidad Transparencia Integridad Vocación Servicio Excelencia Responsabilidad Social Institucional APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 3 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES INTRODUCCIÓN Y OBJETIVOS El presente Manual de Organización y funciones contiene el organigrama y la descripción de las tareas y responsabilidades de la Dirección de Aporte Obrero Patronal de la Institución y sus dependencias. El Manual tiene por objetivo servir como instrumento de gestión de los sectores de la Dirección de Aporte Obrero Patronal, mediante el adecuado conocimiento de los funcionarios acerca de las tareas y responsabilidades que les toca desempeñar en la Institución, por esta razón el presente Manual deberá ser entregado en forma escrita a cada funcionario de dichos Sectores. La Organización ha sido estructurada conforme a los procesos actuales de los sectores y su interacción, interdependencia e interrelacionamiento con las demás dependencias, considerando a su vez los objetivos Institucionales y los recursos tecnológicos, humanos, materiales y administrativos disponibles. Este Manual será objeto de actualización y revisión por parte de la Oficina de Desarrollo Organizacional, dependiente del Gabinete de la Presidencia, a pedido de la Dirección de Aporte Obrero Patronal, cuando requiera de cambios de las funciones establecidas y/o cuando surjan variaciones en las normas y/o procedimientos que afecten a dicha área. APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 4 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES NOTA ACLARATORIA El presente Manual de Organización y Funciones fue realizado de conformidad a la estructura organizacional aprobada, a las normas, reglamentos y procedimientos vigentes en la Institución, Los Manuales administrativos deben ser actualizados conforme varíen las disposiciones legales vigentes que los rigen y/o cuando surjan cambios en la estructura organizacional, funciones, tareas y responsabilidades de los responsables de los puestos o sectores de la Dirección de Aporte Obrero Patronal. APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 5 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES ORGANIZACIÓN El Instituto de Previsión Social fue creado por Decreto-Ley Nº 17.071 del 18 de Febrero de 1.943 y está encargado de administrar el Seguro Social en nuestro país. Posteriormente fue promulgado el Decreto-Ley Nº 1.860 del 1º de Diciembre de 1.950, por el cual fue modificado el Decreto-Ley que le dio origen, siendo ampliado sus servicios a los Asegurados. La Ley Nº 375 del 27 de Agosto de 1956 aprueba el Decreto-Ley Nº 1860. La Ley Nº 98/92 que establece el régimen unificado de jubilaciones y pensiones y modifica las disposiciones del Decreto Ley Nº 1.860, aprobado por la Ley Nº 375/56 y las leyes complementarias Nº 537 de fecha 20 de setiembre de 1958 y 1286 de fecha 4 de diciembre de 1987. El Instituto de Previsión Social es un ente autárquico con personería jurídica y patrimonio propio, regido por leyes y decretos del Poder Ejecutivo y por los reglamentos que dicte la propia Institución. Es el máximo organismo del Seguro Social obligatorio en el Paraguay. La dirección y administración están a cargo de un Consejo Administración, supervisado por e l Estado, el que está integrado por el Presidente del Instituto y los miembros designados por el Poder Ejecutivo de conformidad con lo previsto en Art.7º de la Ley 98/92. APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 6 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL ORGANIGRAMA DIRECCIÓN DE APORTE OBRERO PATRONAL Dirección de Aporte Obrero Patronal Unidad de Promoción y Difusión del Seguro Social Oficina de Coordinación Unidad de Control Interno de AOP Departamento de Aportes Departamento Gestión de Cobranzas Departamento Control del Aportante Departamento de Servicios de AOP Departamento de Agencias del Interior Sección Liquidación y Emisión de Comprobantes Sección Fraccionamient o de Pagos Sección Inspección y Verificación de Empresas Sección Atención a Asegurados y Patrones Sección Agencia Regional Administrativa Ciudad del Este Sección Soporte Sistema REI Sección Reclamos y PreJudicial Sección Verificación de Regímenes Especiales Sección Supervisión y Control Sección Agencia Regional Administrativa Encarnación Sección Cuentas Corrientes Sección Análisis Documental Sección Registro y Archivo Sección Agencia Regional Administrativa San Ignacio Sección Agencia Regional Administrativa Coronel Oviedo Sección Agencia Regional Administrativa Pedro Juan Caballero Sección Agencia Regional Administrativa Concepción (*) Agencias Administrativas Zonales: áreas dependientes de la Sección Agencias Administrativas Zonales 1. Ayolas 13. Pilar 2. Bella Vista Norte 14. Puerto Casado 3. Caacupé 15. Puerto Rosario 4. Caaguazù 16. San Estanislao 5. Caazapá 17. San Juan Bautista 6. Capitán Bado 18. San Juan Nepomuceno 7. Carapegua 19. San Pedro 8. Coronel Bogado 20. Santa Rita 9. Curuguaty 21. Villa Hayes 10. Filadelfia 22. Villarrica 11. Hernandarias 23. Yuty 12. Hohenau APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 Sección Agencia Regional Administrativa Salto del Guaira Sección Agencias Administrativas Zonales (*) FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 7 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES SECTOR: DIRECCIÓN DE APORTE OBRERO PATRONAL DENOMINACIÓN DEL CARGO : RELACIÓN SUPERIOR : RELACIÓN INFERIOR : NIVEL JERÁRQUICO : Nº SIGLAS PR/AOP DIRECCIÓN DE APORTE OBRERO PATRONAL PRESIDENCIA DEL INSTITUTO DE PREVISIÓN SOCIAL OFICINA DE COORDINACIÓN UNIDAD DE CONTROL INTERNO DE AOP UNIDAD DE PROMOCIÓN Y DIFUSIÓN DEL SEGURO SOCIAL DEPARTAMENTO DE APORTES DEPARTAMENTO GESTIÓN DE COBRANZAS DEPARTAMENTO CONTROL DEL APORTANTE DEPARTAMENTO DE SERVICIOS DE AOP DEPARTAMENTO DE AGENCIAS DEL INTERIOR “B” TAREAS Y RESPONSABILIDADES FRECUENCIA Planificar conjuntamente con el Presidente, las 1. actividades a ser realizadas por la Dirección de En forma Permanente Aporte Obrero Patronal. Desarrollar todos los planes, programas y proyectos de la Dirección de Aporte Obrero 2. Patronal, conforme a la Misión, Visión, Objetivos y Metas definidas por el Consejo En forma Permanente de Administración de la Institución. Orientar, Dirigir, coordinar, controlar y evaluar los resultados de las tareas de los funcionarios 3. a su cargo, conforme a las normas y En forma Permanente procedimientos vigentes. APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 8 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Conocer, cumplir y hacer cumplir las políticas, normas, sistemas, procedimientos y 4. reglamentos vigentes en el Instituto en todos los En forma Permanente sectores a su cargo. Verificar y remitir al estamento correspondiente, las necesidades de las dependencias a su cargo, 5. para que las mismas sean incluidas dentro del Anualmente Presupuesto General de Gastos de la Nación. Elaborar y presentar en tiempo y forma el PLAN OPERATIVO ANUAL Y EL PLAN ANUAL DE 6. CONTRATACIONES de la Dirección de Aporte Anualmente Obrero Patronal en forma conjunta con los responsables de los sectores a su cargo. Gestionar en tiempo y forma la provisión de los recursos necesarios (recursos financieros, de infraestructura, 7. humanos, materiales, tecnológicos, administrativos) y administrarlos En forma Permanente adecuadamente para el buen funcionamiento de todos los sectores de la Dirección de Aporte Obrero Patronal. Planificar y programar conjuntamente con los Jefes de los sectores a su cargo, las actividades 8. a ser realizadas, conforme a las normas y En forma Permanente disposiciones legales vigentes. Elaborar, conjuntamente con los Jefes y Responsables de los Sectores a su cargo, el 9. Plan Anual de Capacitación de funcionarios y Anualmente. remitir a la Dirección de Recursos Humanos. Definir, 10. conjuntamente con los Jefes y responsables de las dependencias del IPS, APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 En forma Permanente FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 9 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES acerca de qué datos e informaciones debe generar el sector a su cargo, de modo a contar con un buen sistema de información. Asesorar a la Presidencia de la Institución y al Consejo de Administración en todo lo referente 11. a Políticas, Estrategias, Planes, Programas y Actividades inherentes a Aporte En forma Permanente Obrero Patronal. Recabar datos e informaciones necesarios 12. solicitados por el Presidente del Instituto. En cada caso Fortalecer el acercamiento entre la Institución y los 13. aportantes del Seguro Obligatorio, orientándolos para el cumplimiento de sus En forma Permanente obligaciones y señalando la política de acción que el IPS tiene trazado. Promover la difusión de la Seguridad Social a 14. los asegurados, empresas y/o patrones. En forma Permanente Implementar en la Dirección de Aporte Obrero Patronal y sus dependencias la centralización 15. normativa y la descentralización operativa en En forma Permanente los procesos operacionales. Cumplir el horario de trabajo establecido por el 16. IPS y fuera del mismo en casos que ello sea En forma Permanente necesario. Promover y controlar que todos los documentos 17. dirigidos a la Dirección de Aporte Obrero En forma Permanente Patronal sean tramitados en tiempo y forma. Promover 18. convenios o alianzas interinstitucionales o con empresas de manera a APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 En cada caso FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 10 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES dar a conocer los beneficios e importancia del seguro social y facilitar los procesos administrativos y realizar controles cruzados entre instituciones, a fin de promover la eficiencia y eficacia del Instituto de Previsión Social. Mantener vínculos con las organizaciones sindicales de trabajadores, a los efectos de asegurar la inclusión de todos los trabajadores 19. asalariados del país en el sistema del seguro En cada caso social y vigilar el pago de los aportes por los empleadores. Realizar el análisis y la interpretación de informes y datos estadísticos de organismos públicos, organizaciones gremiales de empleadores y 20. trabajadores relacionados con los aportes que En cada caso debe recibir la institución por parte de los empleadores. Realizar estudios y elaborar planes operativos para 21. aumentar la asegurados cotizantes captación de nuevos en todo el país y En forma Permanente someterlos a la aprobación de las autoridades del Instituto. Controlar el registro de los empleadores, empleados y obreros; mantener el estado de cuenta de los mismos, establecer el control de los 22. aportes, la confección de los documentos de En forma Permanente comprobación de derechos; la identificación de los asegurados; así como la fiscalización del cumplimiento de la Ley del Seguro Social. APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 11 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Controlar la morosidad y la evasión en los aportes, fraccionamiento de pagos, en los casos previstos y según la reglamentación correspondiente, realizar el seguimiento del 23. cumplimiento del pago de aportes, cursar En forma Permanente notificaciones, promover gestiones de cobro judicial, y en general, establecer o implementar toda actividad tendiente a mantener al mínimo la mora y evasión patronal. Verificar el cumplimiento patronal mediante 24. procedimientos aprobados por el Consejo de En forma Permanente Administración y/o la Presidencia del Instituto. Controlar las tareas relacionadas con los aportes realizados dentro del régimen general y/o régimen especial; la verificación y distribución de planillas de aportes, las tarjetas de comprobación de derechos; las comunicaciones de entradas y salidas, el registro de la cuenta corriente patronal, 25. el seguimiento de los empleadores con En forma Permanente fraccionamiento de pagos, las planillas y las tarjetas de comprobación de derechos para las Agencias Regionales, las actividades de los Departamentos y Secciones bajo su supervisión, las planillas a ser remitidas a la Dirección Jurídica y su seguimiento. Controlar a través de sus dependencias o a través 26. de convenios con Instituciones los procesos de cancelación o cierres de firmas En forma permanente patronales, así como de los cambios de razón APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 12 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES social, cambios de domicilio, modificación de estatutos, representantes legales, etc. Emitir a través del Departamento Gestión de 27. Cobranzas, los certificados de estado de deuda En cada caso patronal a pedido de parte interesada. Emitir los certificados de estado de deuda que se remiten al área jurídica para su cobro judicial y 28. verificar el seguimiento a través del En cada caso Departamento respectivo. Estudiar y aprobar, según el caso, el/los 29. programa/s de controles patronales presentados En cada caso por el Departamento respectivo Planificar los procesos de Control de cobertura nacional, 30. coordinando además los relacionamientos con otras Instituciones de En cada caso manera a optimizar los resultados esperados. Controlar las actividades de las Agencias Regionales 31. Administrativas Administrativas del Interior, y a Zonales través del En forma Permanente Departamento de Agencias del Interior. Planificar la captación e incremento de los 32. recursos financieros por medio de promoción y En cada caso adhesión al sistema del Seguro Social. Emitir informes gerenciales respecto a los fondos que recibe el Instituto de Previsión Social, en concepto de aportes obrero patronal, 33. y controlar a través del Departamento y Sección En cada caso correspondiente, por medio de Planillas de Aportes, u otra documentación respaldatoria. APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 13 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Aprobar planes de reinspección de los controles 34. Fomentar la 35. En cada caso realizados. utilización por parte de los En forma Empleadores, del sistema Registro Electrónico Permanente de Información (REI). Promover y controlar que la atención a los 36. asegurados y patrones de los servicios de la En forma Dirección de Aporte Obrero Patronal sea eficaz, Permanente eficiente y cálida. Autorizar los pedidos de bienes y servicios para 37. los Sectores a su cargo, de acuerdo a las En cada caso normas y disposiciones legales vigentes. Controlar el uso racional de los equipos 38. materiales y útiles de oficina en los sectores a En forma Permanente su cargo. Participar en la evaluación de desempeño de 39. los funcionarios de los sectores a su cargo, Anualmente conforme a las disposiciones legales vigentes. Aplicar las medidas disciplinarias o estímulos a 40. funcionarios a su cargo, conforme a En cada caso disposiciones legales vigentes. Programar las vacaciones de funcionarios a su cargo, cuidando de no alterar el normal 41. desarrollo de las actividades de la Dirección de Anualmente Aporte Obrero Patronal, conforme a las normas y procedimientos vigentes. Resguardar y controlar la adecuada utilización 42. de los bienes del Instituto que se encuentren en En forma Permanente los sectores a su cargo. APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 14 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Mantener informado al Presidente respecto a las actividades y novedades de la Dirección de 43. Aporte Obrero Patronal y realizar las consultas En forma Permanente que fueren necesarias en el momento oportuno. Proponer la actualización de los manuales de normas 44. y procedimientos cuando surjan En cada caso cambios en los procesos que afectan al sector a su cargo. Remitir 45. los informes y datos estadísticos relacionados a la Dirección de Aporte Obrero En forma permanente Patronal a la Oficina de Estadística Institucional. Resolver dentro de sus facultades los asuntos relacionados con la Dirección de Aporte Obrero 46. Patronal, conforme a las normas y evaluación de En cada caso. procedimientos vigentes. Coordinar 47. y controlar la desempeño de los funcionarios a su cargo, En cada caso. conforme a políticas y procedimientos vigentes. Custodiar y mantener el inventario de bienes patrimoniales a su cargo y comunicar al Dpto. 48. de Patrimonio del movimiento de los mismos en En forma Permanente sus respectivos formularios. APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 15 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES SECTOR: OFICINA DE COORDINACION SIGLAS: AOP/OAO JEFE DE LA OFICINA DE COORDINACIÓN DE LA DENOMINACIÓN DEL CARGO : DIRECCIÓN DE APORTE OBRERO PATRONAL RELACIÓN SUPERIOR : RELACIÓN HORIZONTAL UNIDAD DE CONTROL INTERNO DE AOP UNIDAD DE PROMOCIÓN Y DIFUSIÓN DEL SEGURO SOCIAL : RELACIÓN INFERIOR : NIVEL JERÁRQUICO : Nº DIRECCIÓN DE APORTE OBRERO PATRONAL DEPARTAMENTO DE APORTES DEPARTAMENTO GESTIÓN DE COBRANZAS DEPARTAMENTO CONTROL DEL APORTANTE DEPARTAMENTO DE SERVICIOS DE AOP DEPARTAMENTO DE AGENCIAS DEL INTERIOR “C” TAREAS Y RESPONSABILIDADES FRECUENCIA Planificar y organizar conjuntamente con el Director de Aporte Obrero Patronal, las 1. actividades a ser realizadas, conforme a los En forma Permanente objetivos definidos y a los recursos disponibles. Apoyar a las dependencias de la Dirección de Aporte Obrero Patronal en la elaboración de 2. Proyectos de normas, reglamentos y/o En cada caso. procedimientos. Coordinar las tareas con las unidades de staff 3. y presentar las propuestas al Director. APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 En forma permanente FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 16 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Apoyar la gestión del Dirección de Aporte 4. Obrero Patronal en las actividades específicas En forma permanente que le son delegadas por el mismo. Actuar como nexo entre de los distintos departamentos dependientes de la Dirección y 5. los niveles operativos y servicios de las demás En forma permanente dependencias administrativas de la Institución. Interinar al Director cuando este se ausentare 6. con su autorización o del Consejo de En los casos necesarios Administración. Representar a la Dirección de Aporte Obrero Patronal en ausencia del Director o bajo su 7. autorización, donde se requiera su presencia, En los casos necesarios incluyendo las Sesiones del Consejo de Administración. Coordinar las tareas con las unidades de staff 8. En cada caso y presentar las propuestas al Director Apoyar la gestión del Dirección de Aporte 9. Obrero Patronal en las actividades específicas En forma permanente que le son delegadas por el mismo. Examinar la documentación recibida en la Dirección, 10. canalizar a los distintos departamentos internos y a otras Direcciones En cada caso conjuntamente con el Director. Disponer para los distintos departamentos que conforman la Dirección de AOP, la 11. ejecución de tareas específicas, elaboración En cada caso de procedimientos, plazos, cuando la situación lo requiera. APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 17 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Gestionar y canalizar recursos a fin de obtener 12. la eficiencia en las Dependencias de la En cada caso Dirección de Aporte Obrero Patronal. Acompañar y apoyar la labor de la Dirección Aporte Obrero Patronal, para el cumplimiento 13. de las funciones de orden institucional interno En forma permanente y externo de la misma. Mantener la Confidencialidad de la información 14. En forma permanente a la que accede. Coordinar los métodos de trabajos que realizan los Departamentos de la Dirección de Aporte Obrero Patronal, pudiendo formular 15. recomendaciones al respecto, a fin de lograr la En cada caso eficiencia en el desarrollo de las actividades para el cumplimiento de las funciones de los distintos sectores de la Dirección. Establecer vínculos con las otras Direcciones 16. a través de las respectivas Oficinas En forma permanente Coordinadoras. Coordinar y supervisar las tareas de la mesa 17. Custodiar 18. En forma permanente de entrada de la Dirección. y resguardar documentos En forma permanente archivados en su repartición. Coordinar con los Departamentos de la Dirección los mecanismos para evacuar las 19. consultas de otras dependencias de la En forma permanente Institución. Coordinar y consolidar los informes y datos 20. estadísticos relacionados a la Dirección de APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 En forma permanente FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 18 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Aporte Obrero Patronal. Mantener informado a la Dirección sobre el 21. cumplimiento de la Gestión Operativa bajo su En forma permanente competencia. Difundir los beneficios que brinda la Institución 22. como prestadora de servicios en el ámbito del En forma Permanente Seguro Social. Conocer y hacer conocer los valores y el 23. Manual de Ética del IPS a fin de realizar sus En forma Permanente funciones de acuerdo a los mismos. Conocer y hacer conocer el Manual de 24. Verificar 25. En forma Permanente Atención al Asegurado. los trabajos realizados por los En forma Permanente funcionarios del área a su cargo. Apoyar la implementación de procesos y 26. sistemas informáticos que mejoren la gestión Anualmente de la Dirección de Aporte Obrero Patronal. Comunicar a los funcionarios a su cargo, las políticas, normas, procedimientos vigentes en 27. el Instituto relacionadas a las funciones de la En forma Permanente Dirección de Aporte Obrero Patronal. Coordinar, dirigir, controlar y evaluar los resultados de las actividades del sector a su 28. cargo, conforme a políticas, normas y En forma Permanente procedimientos vigentes. Conformar y aprobar equipos de trabajo para la ejecución de tareas en materia de su 29. competencia, de modo a obtener la realización En cada caso efectiva de las tareas encomendadas. APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 19 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Elaborar anualmente las necesidades de la dependencia a su cargo, para que la misma 30. sea incluida dentro del Presupuesto General Anualmente de la Institución. Supervisar la elaboración en todos los estamentos de la Dirección de Aporte Obrero Patronal el Programa Anual de Contrataciones (PAC) en forma anticipada, conforme a la Ley Nº 2051/03 del Ministerio de Hacienda y la 31. proyección de Ingresos y Gastos para el Anualmente anteproyecto de Presupuesto General de Gastos de la Nación conforme a los lineamientos para su elaboración proveídos por las instancias correspondientes. Supervisar y correspondientes 32. Presupuesto elevar a el Ante General de las instancias Proyecto del Gastos que Anualmente corresponde a la Dirección. Coordinar y consolidar la elaboración final del Programa Anual de Contrataciones (PAC) y el 33. Plan Operativo Anual (POA) de la Dirección de Anualmente Aporte Obrero Patronal. Prever la provisión de materiales e insumos, y 34. solicitar mantenimiento preventivo y correctivo En forma permanente de equipos utilizados en el sector a su cargo Controlar la adecuada utilización y 35. conservación de bienes de uso, materiales y En forma permanente útiles del sector a su cargo. 36. Remitir informes por escrito al Director de En forma permanente APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 20 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Aporte Obrero Patronal con relación a notas o expedientes sometidos a su consideración y del área de su responsabilidad, conforme a las políticas, normas y procedimientos vigentes. Custodiar y mantener el inventario de bienes patrimoniales a su cargo y comunicar al Dpto. 37. de Patrimonio del movimiento de los mismos En forma Permanente en sus respectivos formularios. APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 21 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES SECTOR: UNIDAD DE CONTROL INTERNO DE AOP SIGLAS: AOP/UCI DENOMINACIÓN DEL CARGO : JEFE DE UNIDAD DE CONTROL INTERNO DE AOP RELACIÓN SUPERIOR : DIRECCIÓN DE APORTE OBRERO PATRONAL RELACIÓN HORIZONTAL : RELACIÓN INFERIOR NIVEL JERÁRQUICO : Nº OFICINA DE COORDINACIÓN DE LA DIRECCIÓN DE APORTE OBRERO PATRONAL UNIDAD DE PROMOCIÓN Y DIFUSIÓN DEL SEGURO SOCIAL DEPARTAMENTO DE APORTES DEPARTAMENTO GESTIÓN DE COBRANZAS DEPARTAMENTO CONTROL DEL APORTANTE DEPARTAMENTO DE SERVICIOS DE AOP DEPARTAMENTO DE AGENCIAS DEL INTERIOR “D” TAREAS Y RESPONSABILIDADES FRECUENCIA Participar con el Dirección de Aporte Obrero Patronal, en la definición de objetivos, políticas 1. y estrategias a ser aplicadas en el desarrollo En forma Permanente de las actividades de los distintos sectores de la Dirección de Aporte Obrero Patronal Participar, conjuntamente con el Dirección de Aporte Obrero Patronal en la determinación de que datos y/o informaciones deben generar los 2. distintos sectores, con el fin de contar con un Mensualmente y cuando sea necesario sistema de información que facilite la toma de decisiones, así como el control general de las APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 22 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES actividades de la Dirección de Aporte Obrero Patronal. Establecer mecanismos de control eficiente de las funciones y procedimientos de los distintos 3. departamentos de la Dirección de Aporte En forma Permanente Obrero Patronal. Realizar planes y proyectos con el objeto de controlar y evaluar el cumplimiento de los 4. objetivos propuestos en las dependencias de En forma permanente Dirección de Aporte Obrero Patronal. Realizar controles especiales a las directrices y planes estratégicos que le fueran asignadas a la 5. Dirección de Aporte Obrero Patronal por parte En forma permanente del Consejo de Administración. Medir y evaluar el comportamiento y el grado de cumplimiento 6. de responsabilidades las de actividades y cada dependencia, En forma permanente estableciendo los procedimientos, plazos y finalidades correspondientes. Supervisar y asesorar al Director de todo proyecto de Resolución y/o modificaciones de 7. procedimientos de las distintas dependencias En cada caso de la Dirección. Coordinar el correcto funcionamiento de los Sistemas 8. Informáticos utilizados en las dependencias de la Dirección, promover la En forma permanente mejora continua de los mismos. Acompañar y apoyar la labor de la Dirección 9. Aporte Obrero Patronal, para el cumplimiento APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 En forma permanente FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 23 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES de las funciones de orden institucional interno y externo de la misma, conforme al ámbito de sus funciones. Mantener la Confidencialidad de la información 10. En forma permanente a la que accede. Proponer y apoyar la implementación de procesos y sistemas informáticos que mejoren 11. la Gestión de las dependencias de la En cada caso Dirección de Aporte Obrero Patronal. Custodiar 12. y resguardar documentos En forma permanente archivados en su repartición. Realizar controles aleatorios de los distintos procesos realizados en la Dirección a fin de 13. determinar falencias y sugerir cambios en pos En forma permanente de la mejora continua. Analizar Resoluciones, verificar la eficacia de la aplicación de las mismas y de ser 14. necesarios proponer adecuaciones a las En cada caso mismas, conforme a los cambios en la economía y los tiempos. Presentar a consideración de la Dirección los 15. En cada caso proyectos a ser elaborados. Mantener informado a la Dirección sobre las 16. Gestiones realizas bajo su competencia. En forma permanente Elaborar descargo según observaciones de los 17. organismos de control internos o externos de En cada caso acuerdo a su competencia. 18. Elaborar el presupuesto anual de la Unidad. APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 Anualmente FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 24 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Coordinar, dirigir, controlar y evaluar los resultados de las actividades de la Unidad, 19. conforme a políticas, normas y procedimientos En forma permanente vigentes. Conocer y dar a conocer, cumplir y hacer cumplir a los funcionarios de la Unidad de las 20. políticas, normas, procedimientos vigentes en En forma Permanente el Instituto, y en particular los que se refieren al área de su responsabilidad. Conformar y aprobar equipos de trabajo para la ejecución de tareas en materia de su competencia, de modo a obtener la realización 21. efectiva de las tareas encomendadas y la En cada caso permanente optimización y realimentación del rendimiento laboral. Difundir los beneficios que brinda la Institución 22. como prestadora de servicios en el ámbito del En forma Permanente Seguro Social. Conocer y hacer conocer los valores y el 23. Manual de Ética del IPS a fin de realizar sus En forma Permanente funciones de acuerdo a los mismos. Conocer y hacer conocer el Manual de 24. Atención al Asegurado. En forma Permanente Prever la provisión de materiales e insumos, y 25. solicitar mantenimiento preventivo y correctivo En forma Permanente de equipos utilizados en el sector a su cargo Controlar 26. la adecuada utilización y conservación de bienes de uso, materiales y Mensualmente útiles de la Unidad. APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 25 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Coordinar 27. la elaboración de los Planes Operativos Anuales (POA) y los Planes Anualmente Anuales de Contrataciones (PAC) de la Unidad Proponer cursos de capacitación para los 28. En forma Permanente funcionarios a su cargo. Proponer la actualización de los Manuales de Funciones y de Procedimientos cuando surjan 29. cambios en los procesos que afectan al sector Cuando sea necesario a su cargo y de las dependencias de la Dirección de Aporte Obrero Patronal. Cumplir y hacer cumplir el horario de trabajo 30. Diariamente establecido por el IPS. Desarrollar los planes y programas del área de 31. Semanalmente su responsabilidad Presentar el Informe de las actividades del 32. sector a su cargo, a pedido de la instancia Cuando sea necesario superior. Realizar las tareas que sean necesarias para el cumplimiento de los objetivos de la Unidad, 33. conforme a las normas y procedimientos En forma Permanente vigentes. Resolver, dentro de sus facultades, los demás 34. Diariamente asuntos relacionados con la Unidad. Promover que todos los documentos que ingresan 35. en su Sector sean tramitados Diariamente y en cada conforme a los tiempos y procedimientos caso. establecidos. Custodiar y mantener el inventario de bienes 36. patrimoniales a su cargo y comunicar al Dpto. APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 En forma Permanente FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 26 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES de Patrimonio del movimiento de los mismos en sus respectivos formularios. APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 27 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES SECTOR: UNIDAD DE PROMOCIÓN Y DIFUSIÓN DEL SEGURO SOCIAL SIGLAS: AOP/UCP DENOMINACIÓN DEL CARGO : JEFE DE UNIDAD DE PROMOCIÓN Y DIFUSIÓN DEL SEGURO SOCIAL RELACIÓN SUPERIOR : DIRECCIÓN DE APORTE OBRERO PATRONAL RELACIÓN HORIZONTAL : DEPARTAMENTO DE APORTES DEPARTAMENTO GESTIÓN DE COBRANZAS DEPARTAMENTO CONTROL DEL APORTANTE DEPARTAMENTO DE SERVICIOS DE AOP DEPARTAMENTO DE AGENCIAS DEL INTERIOR RELACIÓN INFERIOR NIVEL JERÁRQUICO : Nº OFICINA DE COORDINACIÓN DE LA DIRECCIÓN DE APORTE OBRERO PATRONAL UNIDAD DE CONTROL DE CONTROL INTERNO DE AOP “D” TAREAS Y RESPONSABILIDADES FRECUENCIA Participar con el Dirección de Aporte Obrero Patronal, en la definición de objetivos, políticas 1. y estrategias a ser aplicadas en el desarrollo En forma Permanente de las actividades de los distintos sectores de la Dirección de Aporte Obrero Patronal Participar, conjuntamente con el Dirección de Aporte Obrero Patronal en la determinación de 2. Mensualmente y cuando que datos y/o informaciones deben generar los sea necesario distintos sectores, con el fin de contar con un APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 28 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES sistema de información que facilite la toma de decisiones, así como el control general de las actividades de la Dirección de Aporte Obrero Patronal. Promocionar y difundir el Seguro Social, a los Asegurados y Patrones, como a la ciudadanía 3. en general, sobre política institucional de los En forma permanente beneficios del IPS, para así ejercer mejor su rol de contralor del Seguro Social. Coordinar 4. Programas de Educación y formación empresarial relacionados al Seguro En forma permanente Social. Fomentar instalación de mesas sectoriales, 5. para debatir sobre la problemática del Seguro En forma permanente Social en Paraguay Fomentar la conciencia específicamente 6. en los ciudadana, trabajadores mas los beneficios para él, su familia y su entorno que En forma permanente conlleva el seguro social. Establecer programas de capacitación para trabajadores y patrones con la finalidad de dar 7. conocer las leyes, reglamentaciones que rigen En forma permanente a la Institución. Fomentar la cultura previsional, por medio de 8. En forma permanente charlas, cursos, paneles. Presentar a consideración de la Dirección los 9. 10. En cada caso proyectos a ser elaborados. Elaborar el presupuesto anual de la Unidad. APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 Anualmente FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 29 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Coordinar, dirigir, controlar y evaluar los resultados de las actividades de los sectores a 11. su cargo, conforme a políticas, normas y En forma permanente procedimientos vigentes. Conocer y dar a conocer, cumplir y hacer cumplir a los funcionarios de la Unidad de las 12. políticas, normas, procedimientos vigentes en En forma permanente el Instituto, y en particular los que se refieren al área de su responsabilidad. Difundir los beneficios que brinda la Institución 13. como prestadora de servicios en el ámbito del En forma permanente Seguro Social. Conocer y hacer conocer los valores y el 14. Manual de Ética del IPS a fin de realizar sus En forma permanente funciones de acuerdo a los mismos. Conocer y hacer conocer el Manual de 15. Atención al Asegurado. En forma permanente Conformar y aprobar equipos de trabajo para la ejecución de tareas en materia de su 16. competencia, de modo a obtener la realización En cada caso efectiva de las tareas encomendadas. Prever la provisión de materiales e insumos, y 17. solicitar mantenimiento preventivo y correctivo En forma permanente de equipos utilizados en el sector a su cargo Controlar 18. adecuada utilización y conservación de bienes de uso, materiales y En forma permanente útiles de la Unidad. Coordinar 19. la la elaboración de los Planes Operativos Anuales (POA) APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 y los Planes Anualmente FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 30 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Anuales de Contrataciones (PAC) de la Unidad. Proponer cursos de capacitación para los 20. En forma permanente funcionarios a su cargo. Proponer la actualización de los Manuales de Funciones y de Procedimientos cuando surjan 21. cambios en los procesos que afectan al sector En cada caso a su cargo. Cumplir y hacer cumplir el horario de trabajo 22. Diariamente establecido por el IPS. Desarrollar los planes y programas del área de 23. Semanalmente su responsabilidad. Presentar el Informe de las actividades del 24. sector a su cargo, a pedido de la instancia Cuando sea necesario superior. Realizar las tareas que sean necesarias para el cumplimiento de los objetivos de la Unidad 25. conforme a las normas y procedimientos Permanentemente vigentes. Resolver, dentro de sus facultades, los demás 26. asuntos relacionados con la Unidad y remitir a Diariamente la Dirección de Aporte Obrero Patronal. Promover que todos los documentos que ingresan 27. en su Sector sean tramitados Diariamente y en cada conforme a los tiempos y procedimientos caso. establecidos. Custodiar y mantener el inventario de bienes patrimoniales a su cargo y comunicar al Dpto. 28. de Patrimonio del movimiento de los mismos En forma Permanente en sus respectivos formularios. APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 31 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES SECTOR: DEPARTAMENTO DE APORTES SIGLAS: AOP/DAP DENOMINACIÓN DEL CARGO : RELACIÓN SUPERIOR : RELACIÓN HORIZONTAL : RELACIÓN INFERIOR : NIVEL JERÁRQUICO : Nº JEFE DE DEPARTAMENTO DE APORTES DIRECCIÓN DE APORTE OBRERO PATRONAL DEPARTAMENTO GESTIÓN DE COBRANZAS. DEPARTAMENTO DE CONTROL DEL APORTANTE. DEPARTAMENTO DE SERVICIOS DE AOP. DEPARTAMENTO DE AGENCIAS DEL INTERIOR. SECCIÓN LIQUIDACIÓN Y EMISIÓN DE COMPROBANTES. SECCIÓN SOPORTE DEL SISTEMA REI EXTERNO “D” TAREAS Y RESPONSABILIDADES FRECUENCIA Participar con el Dirección de Aporte Obrero Patronal, en la definición de objetivos, políticas 1. y estrategias a ser aplicadas en el desarrollo En forma Permanente de las actividades de los distintos sectores de la Dirección de Aporte Obrero Patronal Participar, conjuntamente con el Dirección de Aporte Obrero Patronal en la determinación de que datos y/o informaciones deben generar los 2. Mensualmente y cuando distintos sectores, con el fin de contar con un sea necesario sistema de información que facilite la toma de decisiones, así como el control general de las APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 32 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES actividades de la Dirección de Aporte Obrero Patronal. Cumplir lo dispuesto en la Carta Orgánica en 3. lo referente a los aportes a la Institución que En forma permanente deben realizar los Empleadores y asegurados Realizar la emisión, control y recepción de 4. comprobantes, relacionados a los aportes que En forma permanente realizan los Empleadores y Asegurados. Brindar 5. informes a los Empleadores y Asegurados referente a los aportes conforme a En forma permanente las normativas vigentes. Fortalecer los procesos de captación de los 6. recursos financieros establecidos por la Ley En forma permanente del Seguro Social. Supervisar y coordinar Declaraciones 7. de la recepción Salarios de las los Empleadores, verificar los mismos y emitir los En forma permanente Extractos de Cuentas para el pago de los aportes, a nivel nacional. Registrar en las cuentas individuales de los Asegurados 8. sus aportes, a fin de las Comprobaciones de Derecho, en los sistemas En forma permanente informáticos de la Institución; Generación, impresión y entrega de las Declaraciones Juradas de Salarios y las tarjetas de comprobación de derechos a las 9. Agencias Regionales Administrativas, documentaciones APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 como y Zonales también necesarias para En forma permanente todas la FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 33 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES liquidación de los aportes. Implementar mecanismos de actualización y 10. mejoramiento de los sistemas informáticos En forma permanente utilizados en el Departamento. Fomentar y promover convenios o contratos con Entidades Financieras a los efectos de 11. poder brindar a los Empleadores otros medios En forma permanente para el pago de sus aportes, sin necesidades de recurrir a las Cajas de la Institución. Custodiar 12. y resguardar documentos En forma permanente archivados en su repartición Elaborar descargo según observaciones de los organismos de control internos o externos de acuerdo 13. a su competencia y elevar a consideración de la Dirección de AOP las En forma permanente propuestas para el mejoramiento de las observaciones recibidas. Fomentar la adhesión de los Empleadores al Sistema Registro Electrónico de Información 14. (REI Externo), a fin de que los mismos por En forma permanente medio de Internet puedan cumplir con sus obligaciones ante el Instituto. Difundir los beneficios que brinda la Institución 15. como prestadora de servicios en el ámbito del En forma permanente Seguro Social. Conocer y hacer conocer los valores y el 16. Manual de Ética del IPS a fin de realizar sus En forma permanente funciones de acuerdo a los mismos. APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 34 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Conocer y hacer conocer el Manual de 17. Atención al Asegurado. Elaborar 18. el presupuesto anual En forma permanente del Anualmente Departamento y sus dependencias. Dirigir, controlar y evaluar los resultados de las actividades de los sectores a su cargo, 19. conforme a políticas, normas y procedimientos Semanalmente vigentes. Conocer y dar a conocer, cumplir y hacer cumplir a los funcionarios del Departamento de 20. las políticas, normas, procedimientos vigentes En forma permanente en el Instituto, y en particular los que se refieren al área de su responsabilidad. Prever la provisión de materiales e insumos, y 21. solicitar mantenimiento preventivo y correctivo En forma permanente de equipos utilizados en el sector a su cargo Controlar 22. la adecuada y conservación de bienes de uso, materiales y Mensualmente útiles del Departamento de Aportes. Coordinar la elaboración de los Planes Operativos Anuales (POA) 23. utilización y los Planes Anuales de Contrataciones (PAC) de las Anualmente distintas áreas del Departamento de Aportes Proponer cursos de capacitación para los 24. En forma permanente funcionarios a su cargo. Proponer la actualización de los Manuales de Funciones y de Procedimientos cuando surjan 25. cambios en los procesos que afectan al sector Cuando sea necesario a su cargo. APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 35 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Cumplir y hacer cumplir el horario de trabajo 26. Diariamente establecido por el IPS. Dar instrucciones y orientar a los Jefes de las 27. Secciones a su cargo, sobre los trabajos a Semanalmente realizar en sus áreas correspondientes. Desarrollar los planes y programas del área de 28. Semanalmente su responsabilidad. Presentar el Informe de las actividades del 29. sector a su cargo, a pedido de la instancia Cuando sea necesario superior. Realizar las tareas que sean necesarias para el 30. cumplimiento Departamento de los objetivos del conforme a las normas y En forma permanente procedimientos vigentes. Resolver, dentro de sus facultades, los demás asuntos relacionados con el Departamento de 31. Aportes y remitir al Dirección de Aporte Diariamente Obrero Patronal Promover que todos los documentos que ingresan 32. en su Sector sean tramitados Diariamente y en cada conforme a los tiempos y procedimientos caso. establecidos. Custodiar y mantener el inventario de bienes patrimoniales a su cargo y comunicar al Dpto. 33. de Patrimonio del movimiento de los mismos En forma Permanente en sus respectivos formularios. APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 36 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES SECTOR: SECCION LIQUIDACIÓN Y EMISIÓN DE COMPROBANTES DENOMINACIÓN DEL CARGO : SIGLAS: DAP/AP1 JEFE DE SECCION LIQUIDACIÓN Y EMISIÓN DE COMPROBANTES : DEPARTAMENTO DE APORTES RELACIÓN HORIZONTAL : SECCIÓN SOPORTE EXTERNO NIVEL JERÁRQUICO : RELACIÓN SUPERIOR Nº DEL SISTEMA REI “ E” TAREAS Y RESPONSABILIDADES FRECUENCIA Planificar y organizar conjuntamente con el Jefe del 1. Departamento las actividades a ser realizadas, conforme a los objetivos definidos y a En forma Permanente los recursos disponibles. Coordinar, dirigir, controlar y evaluar los resultados de las actividades del sector a su 2. cargo, conforme a políticas, normas y En forma Permanente procedimientos vigentes. Administrar el sistema Informático utilizado en los 3. procesos administrativos de la Sección y la En forma Permanente emisión de otras documentaciones equivalentes. Recibir la Declaración de Salarios por parte de los Empleadores, proceder a la Liquidación y 4. Emisión del Comprobantes para el pago de En forma Permanente Aportes Obrero Patronal. Liquidar y Emitir Extractos de Cuenta y Planillas 5. de Declaración Jurada de Salarios, como las En forma Permanente planillas de aportes de todo el territorio nacional. APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 37 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Registrar los datos del pago de las planillas en el 6. sistema informático En forma Permanente Registrar en los Sistemas Informáticos de la Institución 7. los aportes individuales de los Asegurados de tal forma a que éste y sus En forma Permanente beneficiarios tengan la Comprobación de derecho. Custodiar y mantener en forma ordenada los 8. archivos correspondientes a su Sección Implementar el sistema de facturación consolidada y propender a la migración completa 9. En forma Permanente y la actualización de los datos de los aportantes En forma Permanente a este sistema. Administrar el sistema de Declaración Jurada de 10. Aportes. En forma Permanente Supervisar el proceso de liquidación y emisión de planillas de aportes tanto en 11. Oficinas del Instituto, como en cualquier otro sitio físico o En forma Permanente virtual habilitado por el IPS. Realizar el proceso de eliminación del sistema de carga de salarios individuales posterior al 12. pago y la habilitación de los sistemas de En forma Permanente liquidación manual, liquidación por medios magnéticos, y liquidación a través de Internet. Elaborar descargo según observaciones de los organismos de control internos o externos de 13. acuerdo a su competencia y elevar a En forma Permanente consideración de la Dirección de AOP las propuestas para APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 el mejoramiento de las FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 38 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES observaciones recibidas. Difundir los beneficios que brinda la Institución 14. como prestadora de servicios en el ámbito del En forma permanente Seguro Social. Conocer y hacer conocer los valores y el Manual 15. de Ética del IPS a fin de realizar sus funciones de En forma permanente acuerdo a los mismos. Conocer y hacer conocer el Manual de Atención 16. al Asegurado. Remitir informes por escrito al Jefe En forma permanente del Departamento de Aportes, con relación a notas 17. o expedientes sometidos a su consideración y En forma Permanente del área de su responsabilidad, conforme a las políticas, normas y procedimientos vigentes. Conocer, cumplir y hacer cumplir las políticas, 18. normas, sistemas y procedimientos vigentes en En forma Permanente el Instituto en todos los sectores a su cargo. Controlar y hacer cumplir las normas y reglamentos vigentes en la Institución en el 19. manejo de personal a su cargo, e informar al Jefe En cada caso del Departamento de Aportes. Prever la provisión de materiales e insumos, y 20. solicitar mantenimiento preventivo y correctivo de En forma Permanente equipos utilizados en el sector a su cargo. Organizar y promover cursos a través del Departamento Aportes, con la Dirección de 21. Recursos Humanos, para el constante En forma Permanente adiestramiento del personal a su cargo. APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 39 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Elaborar y presentar al Departamento de Aportes 22. el Plan Operativo Anual (POA) el Plan Anual de Anualmente Contrataciones (PAC) del Sector a su cargo. Cumplir y hacer cumplir el horario de trabajo 23. establecido por el IPS y fuera del mismo en todos Diariamente los casos que ello sea necesario. Conformar y aprobar equipos de trabajo para la 24. ejecución de las tareas en materia de su En los casos necesarios competencia. Elaborar un informe de gestión del sector a su 25. cargo y remitirlo al Jefe del Departamento de Mensualmente Aportes. Realizar un control periódico del área a su cargo 26. en lo que respecta a la excelencia en la En forma Permanente prestación del sector, disciplina laboral. Custodiar y mantener el inventario de bienes patrimoniales a su cargo y comunicar al Dpto. de 27. Patrimonio del movimiento de los mismos en sus En forma Permanente respectivos formularios. APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 40 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES SECTOR: SECCION SOPORTE DEL SISTEMA REI SIGLAS: DAP/AP2 JEFE DE SECCION SOPORTE DEL SISTEMA REI DENOMINACIÓN DEL CARGO : RELACIÓN SUPERIOR : DEPARTAMENTO DE APORTES RELACIÓN HORIZONTAL : SECCIÓN LIQUIDACIÓN COMPROBANTES NIVEL JERÁRQUICO : Nº Y EMISIÓN DE “E” TAREAS Y RESPONSABILIDADES FRECUENCIA Planificar y organizar conjuntamente con el Jefe del Departamento de Aportes, las actividades a 1. ser realizadas, conforme a los objetivos definidos En forma permanente y a los recursos disponibles. Coordinar, dirigir, controlar y evaluar los resultados de las actividades del sector a su 2. cargo, conforme a políticas, normas y En forma permanente procedimientos vigentes. Difundir, promocionar y administrar el Sistema 3. Informático, Registro Electrónico de Información En forma permanente (REI), Dar a conocer e incentivar a los Empleadores a la utilización del Sistema Registro Electrónico de 4. Información (REI) y dar el soporte técnico para la En forma permanente correcta utilización del sistema mencionado. Recibir y aprobar las solicitudes de adhesión al 5. Sistema REI. APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 En forma permanente FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 41 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Realizar la implementación y posterior control a 6. las bocas de cobro habilitadas con Instituciones En cada caso financieras y afines. Sugerir y/o establecer mecanismos de control de 7. los Empleadores que utilizan el Sistema REI a fin En cada caso de comprobar la correcta utilización del sistema Elaborar descargo según observaciones de los organismos de control internos o externos de acuerdo 8. a su competencia y elevar a consideración de la Dirección de AOP las propuestas para el mejoramiento de En cada caso las observaciones recibidas. Difundir los beneficios que brinda la Institución 9. como prestadora de servicios en el ámbito del En forma permanente Seguro Social. Conocer y hacer conocer los valores y el Manual 10. de Ética del IPS a fin de realizar sus funciones de En forma permanente acuerdo a los mismos. Conocer y hacer conocer el Manual de Atención 11. al Asegurado. Remitir informes Departamento 12. por de escrito Aportes al de Jefe En forma permanente del expedientes sometidos a su consideración y del área de su En forma permanente responsabilidad, conforme a las políticas, normas y procedimientos vigentes. Conocer, cumplir y hacer cumplir las políticas, 13. normas, sistemas y procedimientos vigentes en En forma permanente el Instituto en todos los sectores a su cargo. 14. Controlar y APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 hacer cumplir las normas y En cada caso FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 42 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES reglamentos vigentes en la Institución en el manejo de personal a su cargo, e informar al Jefe del Departamento de Aportes. Organizar y promover cursos a través del Departamento de Aportes con la Dirección de 15. Recursos Humanos, para el constante En forma permanente adiestramiento del personal a su cargo. Elaborar y presentar al Departamento de Aportes, 16. el Plan Operativo Anual (POA) el Plan Anual de Anualmente Contrataciones (PAC) del Sector a su cargo. Cumplir y hacer cumplir el horario de trabajo 17. establecido por el IPS y fuera del mismo en todos Diariamente los casos que ello sea necesario. Conformar y aprobar equipos de trabajo para la 18. ejecución de las tareas en materia de su En los casos necesarios competencia. Elaborar un informe de gestión del sector a su 19. cargo y remitirlo al Jefe del Departamento de Mensualmente Aportes Prever la provisión de materiales e insumos, y 20. solicitar mantenimiento preventivo y correctivo de En forma permanente equipos utilizados en el sector a su cargo Custodiar y mantener en forma ordenada los 21. archivos correspondientes a su Sección. En forma permanente Custodiar y mantener el inventario de bienes patrimoniales a su cargo y comunicar al Dpto. de 22. Patrimonio del movimiento de los mismos en sus En forma Permanente respectivos formularios. APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 43 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES SECTOR: DEPARTAMENTO GESTIÓN DE COBRANZAS DENOMINACIÓN DEL CARGO RELACIÓN SUPERIOR : JEFE DEL DEPARTAMENTO COBRANZAS : DIRECCION DE APORTE OBRERO PATRONAL RELACIÓN HORIZONTAL : NIVEL JERÁRQUICO : Nº SIGLAS: AOP/DGC GESTIÓN DEPARTAMENTO DE APORTES DEPARTAMENTO DE CONTROL DEL APORTANTE DEPARTAMENTO DE SERVICIOS DE AOP DEPARTAMENTO DE AGENCIAS DEL INTERIOR “D” TAREAS Y RESPONSABILIDADES FRECUENCIA Planificar y organizar conjuntamente con el Director de Aporte Obrero Patronal, las 1. actividades a ser realizadas, conforme a los En forma permanente objetivos definidos y a los recursos disponibles. Dirigir, controlar y evaluar los resultados de las 2. actividades del sector a su cargo, conforme a En forma permanente políticas, normas y procedimientos vigentes. Realizar la gestión de cobranzas a las firmas 3. patronales morosas con el IPS. En forma permanente Proveer información de la situación o estado 4. de cuenta de empleadores, a través de la En forma permanente Sección respectiva. Sugerir programas y proyectos 5. para la disminución de la morosidad del Instituto, y En forma permanente para el aumento de las recaudaciones APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 DE FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 44 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Establecer 6. procedimientos para que las gestiones de cobro a las firmas morosas con el En forma permanente IPS se realicen en tiempo y en forma. Rubricar y remitir para su aprobación, las solicitudes de fraccionamientos de pago de las 7. firmas patronales morosas, de acuerdo con las En cada caso normas y reglamentos vigentes para el efecto. Rubricar y remitir los Certificados de Deuda a 8. la Dirección Financiera para la firma En cada caso correspondiente. Remitir al área jurídica los Certificados de 9. Deudas firmados por el Presidente y el En cada caso Director Financiero. Programar las prestaciones del área para lograr una atención eficaz y eficiente a las 10. patronales e interesados que concurren a ésta, En forma permanente coordinando las labores con las secciones a su cargo. Elaborar descargo según observaciones de los organismos de control internos o externos de acuerdo 11. a su competencia y elevar a consideración de la Dirección de AOP las En cada caso propuestas para el mejoramiento de las observaciones recibidas. Elaborar mensualmente informes estadísticos y cuadros 12. realizados comparativos de y los resultados los trabajos logrados, y mensualmente remitirlos a la superioridad para el registro correspondiente. APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 45 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Difundir los beneficios que brinda la Institución 13. como prestadora de servicios en el ámbito del En forma permanente Seguro Social. Conocer y hacer conocer los valores y el 14. Manual de Ética del IPS a fin de realizar sus En forma permanente funciones de acuerdo a los mismos. Conocer y hacer conocer el Manual de 15. Atención al Asegurado. En forma permanente Remitir informes por escrito al Director de Aporte Obrero Patronal con relación a notas o 16. expedientes sometidos a su consideración y En forma permanente del área de su responsabilidad, conforme a las políticas, normas y procedimientos vigentes. Apoyar a las dependencias de la Dirección de Aporte Obrero Patronal en la elaboración de 17. Proyectos de normas, reglamentos y/o En cada caso. procedimientos. Proponer o sugerir medidas correctivas administrativas al Director de Aporte Obrero 18. Patronal respecto a los procesos de las dependencias de la Dependencia Diariamente de Cobranzas. Apoyar la gestión del Dirección de Aporte 19. Obrero Patronal en las actividades específicas En forma permanente. que le son delegadas por el mismo. Verificar 20. los trabajos realizados por los En forma permanente funcionarios del área a su cargo. Proponer y apoyar la implementación de 21. procesos y sistemas informáticos que mejoren APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 Anualmente FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 46 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES la gestión de la. Dirección de Aporte Obrero Patronal Proponer en base a estudios analíticos, propuestas que sirvan para mejorar y optimizar 22. procesos o actividades inherentes a la En forma permanente Dirección de Aporte Obrero Patronal. Disponer la ejecución de tareas específicas, 23. estableciendo los procedimientos, plazos y En forma permanente finalidades correspondientes. Mantener la Confidencialidad de la información 24. En forma permanente a la que accede. Comunicar a los funcionarios y dependencias a 25. su cargo, procedimientos las políticas, vigentes en normas, el Instituto En forma permanente relacionadas a las funciones de la Dirección de Aporte Obrero Patronal Elaborar anualmente las necesidades de la dependencia a su cargo, para que la misma 26. sea incluida dentro del Presupuesto General Anualmente de la Institución. Coordinar y consolidar la elaboración final del Programa Anual de Contrataciones (PAC) y el 27. Plan Operativo Anual (POA) de la Dirección de Anualmente Aporte Obrero Patronal Prever la provisión de materiales e insumos, y 28. solicitar mantenimiento preventivo y correctivo En forma permanente de equipos utilizados en el sector a su cargo Controlar 29. la adecuada utilización y conservación de bienes de uso, materiales y APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 En forma permanente FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 47 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES útiles del sector a su cargo. Coordinar 30. y consolidar los informes estadísticos y de gestión de la Dirección de En forma permanente Aporte Obrero Patronal Coordinar y apoyar en la elaboración de los 31. Manuales de Procedimientos de la Dirección En todos los casos de Aporte Obrero Patronal Custodiar y mantener el inventario de bienes patrimoniales a su cargo y comunicar al Dpto. 32. de Patrimonio del movimiento de los mismos En forma Permanente en sus respectivos formularios. APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 48 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES SECTOR: SECCION FRACCIONAMIENTO DE PAGOS DENOMINACIÓN DEL CARGO : SIGLAS: DGC/GC1 JEFE DE SECCION PAGOS FRACCIONAMIENTO DE RELACIÓN SUPERIOR : DEPARTAMENTO DE APORTES RELACIÓN HORIZONTAL : SECCIÓN RECLAMOS Y PREJUDICIAL SECCIÓN CUENTAS CORRIENTES NIVEL JERÁRQUICO : Nº “ E” TAREAS Y RESPONSABILIDADES FRECUENCIA Planificar y organizar conjuntamente con el Jefe del 1. Departamento las actividades a ser realizadas, conforme a los objetivos definidos y a En forma permanente los recursos disponibles. Coordinar, dirigir, controlar y evaluar los resultados de las actividades del sector a su 2. cargo, conforme a políticas, normas y En forma permanente procedimientos vigentes. Recibir y procesar las solicitudes de pago fraccionado; analizar los documentos, realizar todo tipo de comprobaciones y verificaciones, y si 3. corresponde, proponer la aprobación de los En cada caso mismos, siempre y cuando se ajusten a las normas y procedimientos vigentes. Elaborar planes y proyectos con el objetivo de 4. controlar y evaluar el cumplimiento de los En forma permanente fraccionamientos, conforme a las Resoluciones APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 49 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES de aprobación de los mismos. Preparar 5. las liquidaciones de aportes y fraccionamientos en mora para la determinación En forma permanente de la deuda total de la patronal. Resguardar todas las documentaciones de las 6. patronales con fraccionamiento de pago En forma permanente aprobado hasta su cancelación. Llevar un registro de los empleadores con 7. modalidades de pago fraccionado concedidas. En cada caso Emitir mensualmente el listado de empleadores con fraccionamientos de pago, a través del 8. Sistema Informático, a fin de informar los montos mensualmente y saldos de deuda a las áreas que corresponda. Refrendar su visto bueno a la constancia salarial 9. para la atención médica de los trabajadores, para En cada caso los casos necesarios. Solicitar a la Jefatura de Dpto., la remisión de los avisos de requerimientos a las firmas patronales 10. que han solicitado fraccionamiento de pago de En cada caso sus deudas y que no las han formalizado dentro del periodo estipulado para el efecto. Elaborar estadísticas y cuadros comparativos de 11. los fraccionamientos concedidos y los estados de mensualmente los mismos. Informar a las áreas involucradas cualquier prohibición temporal sobre las obligaciones y/o 12. derechos de las firmas patronales y/o En cada caso asegurados. APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 50 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Elaborar descargo según observaciones de los organismos de control internos o externos de acuerdo 13. a su competencia y elevar a consideración de la Dirección de AOP las propuestas para el mejoramiento de En cada caso las observaciones recibidas. Difundir los beneficios que brinda la Institución 14. como prestadora de servicios en el ámbito del En forma permanente Seguro Social. Conocer y hacer conocer los valores y el Manual 15. de Ética del IPS a fin de realizar sus funciones de En forma permanente acuerdo a los mismos. Conocer y hacer conocer el Manual de Atención 16. al Asegurado. Remitir informes Departamento 17. por con escrito relación al Jefe a notas En forma permanente del o expedientes sometidos a su consideración y del En cada caso área de su responsabilidad, conforme a las políticas, normas y procedimientos vigentes. Conocer, cumplir y hacer cumplir las políticas, 18. normas, sistemas y procedimientos vigentes en En forma permanente el Instituto en todos los sectores a su cargo. Controlar y hacer cumplir las normas y reglamentos vigentes en la Institución en el 19. manejo de personal a su cargo, e informar al Jefe En cada caso del Departamento. Prever la provisión de materiales e insumos, y 20. solicitar mantenimiento preventivo y correctivo de En forma permanente equipos utilizados en el sector a su cargo. APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 51 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Organizar y promover cursos a través del Departamento, con la Dirección de Recursos 21. Humanos, para el constante adiestramiento del En forma permanente personal a su cargo. Elaborar y presentar al Departamento el Plan 22. Operativo Anual (POA) el Plan Anual de Anualmente Contrataciones (PAC) del Sector a su cargo. Cumplir y hacer cumplir el horario de trabajo 23. establecido por el IPS y fuera del mismo en todos Diariamente los casos que ello sea necesario. Conformar y aprobar equipos de trabajo para la 24. ejecución de las tareas en materia de su En los casos necesarios competencia. Elaborar un informe de gestión del sector a su 25. cargo y remitirlo al Jefe del Departamento. Mensualmente Realizar un control periódico del área a su cargo 26. en lo que respecta a la excelencia en la En forma permanente prestación del sector, disciplina laboral. Custodiar y mantener el inventario de bienes patrimoniales a su cargo y comunicar al Dpto. de 27. Patrimonio del movimiento de los mismos en sus En forma Permanente respectivos formularios. APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 52 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES SECTOR: SECCION RECLAMOS Y PREJUDICIAL DENOMINACIÓN DEL CARGO : SIGLAS: DGC/GC2 JEFE DE SECCION RECLAMOS Y PREJUDICIAL RELACIÓN SUPERIOR : DEPARTAMENTO DE APORTES RELACIÓN HORIZONTAL : SECCIÓN FRACCIONAMIENTO DE PAGOS SECCIÓN CUENTAS CORRIENTES NIVEL JERÁRQUICO : Nº “ E” TAREAS Y RESPONSABILIDADES FRECUENCIA Planificar y organizar conjuntamente con el Jefe del 1. Departamento las actividades a ser realizadas, conforme a los objetivos definidos y a En forma permanente los recursos disponibles. Coordinar, dirigir, controlar y evaluar los resultados de las actividades del sector a su 2. cargo, conforme a políticas, normas y En forma permanente procedimientos vigentes. Realizar los reclamos y trámites prejudiciales a 3. las firmas patronales que adeudan al IPS en En forma permanente concepto de aportes obrero patronales. Redactar y remitir los Telegramas Colacionados 4. de reclamo. En forma permanente Recibir, verificar, procesar, registrar y tramitar todas las documentaciones referentes a los 5. Certificados de Deuda, conforme a las En forma permanente reglamentaciones vigentes. APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 53 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Remitir al área jurídica para el inicio del cobro compulsivo de las obligaciones vencidas y no 6. cobradas por la vía administrativa, siendo En cada caso responsable directo de la veracidad de los datos consignados de los mismos. Solicitar a la Dirección Jurídica informes del 7. estado procesal de las firmas patronales que En forma permanente cuentan con antecedentes judiciales. Elaborar informes mensuales de las firmas patronales 8. que cuentan con antecedentes judiciales, así como los saldos correspondientes, mensualmente a los efectos de los registros contables del IPS Programar las prestaciones de su área para 9. lograr una atención eficaz y eficiente a las En forma permanente patronales e interesados que concurren a ésta. Elaborar descargo según observaciones de los organismos de control internos o externos de acuerdo 10. a su competencia y elevar a consideración de la Dirección de AOP las propuestas para el mejoramiento de las Jefe del En cada caso observaciones recibidas. Remitir informes por Departamento de con 11. escrito al relación a notas o expedientes sometidos a su consideración y del En forma permanente área de su responsabilidad, conforme a las políticas, normas y procedimientos vigentes. Difundir los beneficios que brinda la Institución 12. como prestadora de servicios en el ámbito del En forma permanente Seguro Social. APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 54 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Conocer y hacer conocer los valores y el Manual 13. de Ética del IPS a fin de realizar sus funciones de En forma permanente acuerdo a los mismos. Conocer y hacer conocer el Manual de Atención 14. al Asegurado. En forma permanente Conocer, cumplir y hacer cumplir las políticas, 15. normas, sistemas y procedimientos vigentes en En forma permanente el Instituto en todos los sectores a su cargo. Controlar y hacer cumplir las normas y reglamentos vigentes en la Institución en el 16. manejo de personal a su cargo, e informar al Jefe En cada caso del Departamento. Prever la provisión de materiales e insumos, y 17. solicitar mantenimiento preventivo y correctivo de En forma permanente. equipos utilizados en el sector a su cargo. Organizar y promover cursos a través del Departamento con la Dirección de Recursos 18. Humanos, para el constante adiestramiento del En forma permanente personal a su cargo. Elaborar y presentar al Departamento, el Plan 19. Operativo Anual (POA) el Plan Anual de Anualmente Contrataciones (PAC) del Sector a su cargo. Cumplir y hacer cumplir el horario de trabajo 20. establecido por el IPS y fuera del mismo en todos Diariamente los casos que ello sea necesario. Conformar y aprobar equipos de trabajo para la 21. ejecución de las tareas en materia de su En los casos necesarios competencia. 22. Elaborar un informe de gestión del sector a su Mensualmente APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 55 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES cargo y remitirlo al Jefe del Departamento Realizar un control periódico del área a su cargo 23. en lo que respecta a la excelencia en la En forma permanente prestación del sector, disciplina laboral. Custodiar y mantener el inventario de bienes patrimoniales a su cargo y comunicar al Dpto. de 24. Patrimonio del movimiento de los mismos en sus En forma Permanente respectivos formularios. APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 56 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES SECTOR: SECCION CUENTAS CORRIENTES DENOMINACIÓN DEL CARGO : SIGLAS: DGC/GC3 JEFE DE SECCION DE CUENTAS CORRIENTES RELACIÓN SUPERIOR : DEPARTAMENTO DE APORTES RELACIÓN HORIZONTAL : SECCIÓN FRACCIONAMIENTO DE PAGOS SECCIÓN RECLAMOS Y PREJUDICIAL NIVEL JERÁRQUICO : Nº “ E” TAREAS Y RESPONSABILIDADES FRECUENCIA Planificar y organizar conjuntamente con el Jefe del 1. Departamento, las actividades a ser realizadas, conforme a los objetivos definidos y a En forma permanente los recursos disponibles. Coordinar, dirigir, controlar y evaluar los resultados de las actividades del sector a su 2. cargo, conforme a políticas, normas y En forma permanente procedimientos vigentes. Elaborar planes y proyectos, conjuntamente con la Sección Reclamos y Prejudiciales, con el 3. objetivo de controlar el cumplimiento de las En forma permanente obligaciones de las firmas patronales y disminuir la morosidad. Atender las consultas de los empleadores y empleados así como dar las orientaciones que 4. correspondan, relativas a la cuenta corriente En forma permanente patronal y/o individual. APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 57 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Informar mensualmente a la Sección Reclamos y Prejudiciales 5. sobre la morosidad de los empleadores, remitiendo al efecto un listado con mensualmente toda la información disponible para el reclamo correspondiente. Confeccionar Informes mensuales de los aportes obreros patronales a 6. devengar, y remitirlo al Departamento de Contabilidad, a los efectos de mensualmente los registros contables de la Institución. Confeccionar Informes mensuales de Aportes Obrero Patronales cobrados, y remitirlo al 7. Departamento de Contabilidad, a los efectos de mensualmente los registros contables de la Institución. Confeccionar Informes mensuales de saldos de los Aportes obreros patronales devengados y no 8. cobrados, y remitirlo al Departamento de mensualmente Contabilidad, a los efectos de los registros contables de la Institución. Realizar trabajos conjuntos con la Sección Reclamos y Prejudiciales relacionados a los 9. aportes obrero patronales devengados y no En forma permanente cobrados a fin de gestionar los trámites para el recupero de los mismos. Mantener actualizada la estadística de los empleadores inscriptos en el IPS (Cantidad de 10. empleadores y trabajadores, monto de aportes, En forma permanente ramo, zona geográfica y otros). Elaborar descargo según observaciones de los 11. organismos de control internos o externos de APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 En cada caso FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 58 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES acuerdo a su competencia y elevar a consideración de la Dirección de AOP las propuestas para el mejoramiento de las observaciones recibidas. Difundir los beneficios que brinda la Institución 12. como prestadora de servicios en el ámbito del En forma permanente Seguro Social. Conocer y hacer conocer los valores y el Manual 13. de Ética del IPS a fin de realizar sus funciones de En forma permanente acuerdo a los mismos. Conocer y hacer conocer el Manual de Atención 14. al Asegurado. Remitir informes Departamento, 15. por con escrito al Jefe relación a notas En forma permanente del o expedientes sometidos a su consideración y del En forma permanente área de su responsabilidad, conforme a las políticas, normas y procedimientos vigentes. Conocer, cumplir y hacer cumplir las políticas, 16. normas, sistemas y procedimientos vigentes en En forma permanente el Instituto en todos los sectores a su cargo. Controlar y hacer cumplir las normas y reglamentos vigentes en la Institución en el 17. manejo de personal a su cargo, e informar al Jefe En forma permanente del Departamento. Prever la provisión de materiales e insumos, y 18. solicitar mantenimiento preventivo y correctivo de En forma permanente equipos utilizados en el sector a su cargo. Organizar y promover cursos a través del 19. Departamento, con la Dirección de Recursos APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 En forma permanente FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 59 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Humanos, para el constante adiestramiento del personal a su cargo. Elaborar y presentar al Departamento, el Plan 20. Operativo Anual (POA) el Plan Anual de Anualmente Contrataciones (PAC) del Sector a su cargo. Cumplir y hacer cumplir el horario de trabajo 21. establecido por el IPS y fuera del mismo en todos Diariamente los casos que ello sea necesario. Conformar y aprobar equipos de trabajo para la 22. ejecución de las tareas en materia de su En los casos necesarios competencia. Elaborar un informe de gestión del sector a su 23. cargo y remitirlo al Jefe del Departamento. Mensualmente Realizar un control periódico del área a su cargo 24. en lo que respecta a la excelencia en la En forma permanente prestación del sector, disciplina laboral. Custodiar y mantener el inventario de bienes patrimoniales a su cargo y comunicar al Dpto. de 25. Patrimonio del movimiento de los mismos en sus En forma Permanente respectivos formularios. APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 60 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES SECTOR: DEPARTAMENTO DE CONTROL DEL APORTANTE SIGLAS: AOP/DCA JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONTROL DEL : APORTANTE DENOMINACIÓN DEL CARGO : DIRECCION DE APORTE OBRERO PATRONAL RELACIÓN HORIZONTAL : DEPARTAMENTO DE APORTES DEPARTAMENTO GESTIÓN DE COBRANZAS DEPARTAMENTO DE SERVICIOS DE AOP DEPARTAMENTO DE AGENCIAS DEL INTERIOR NIVEL JERÁRQUICO : RELACIÓN SUPERIOR Nº “D” TAREAS Y RESPONSABILIDADES FRECUENCIA Planificar y organizar conjuntamente con el Director 1. de Aporte Obrero Patronal las actividades a ser realizadas, conforme a los En forma Permanente objetivos definidos y a los recursos disponibles. Coordinar, dirigir, controlar y evaluar los resultados de las actividades del sector a su 2. cargo, conforme a políticas, normas y En forma Permanente procedimientos vigentes. Controlar el cumplimiento de las obligaciones establecidas en la Ley del Seguro Social, con relación a los aportantes, establecer sistemas de control de forma a reducir y evitar la 3. evasión de empresas con respecto al pago del seguro social, teniendo además En forma Permanente como responsabilidad directa la elaboración de planes y proyectos con el objeto de controlar y APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 61 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES evaluar el cumplimiento de los mismos. Llevar un estricto control de la morosidad 4. patronal y de las actividades de seguimiento a En forma Permanente cargo de la Sección correspondiente. Solicitar la designación por escrito a los funcionarios responsables de visitas de control 5. a realizar en empresas que operan en el En forma Permanente mercado para dar cumplimiento a las disposiciones legales del seguro social. Preparar y aprobar un programa o plan de trabajo que debe ser ejecutado por los Inspectores 6. con su correspondiente cronograma y remitir a la Dirección, siguiendo las políticas institucionales, normas En forma Permanente y reglamentos vigentes. Mantener vínculos para el cruce de información con la Dirección del Trabajo dependiente del Ministerio de Justicia y 7. Trabajo, y la Subsecretaría de Estado de En forma Permanente Tributación dependiente del Ministerio de Hacienda. Mantener vínculos con las organizaciones sindicales de trabajadores, a los efectos de 8. asegurar la inclusión de todos los trabajadores En forma Permanente asalariados en el sistema del seguro social. Realizar el análisis y la interpretación de informes y datos estadísticos de organismos 9. públicos, organizaciones gremiales de En cada caso empleadores y trabajadores relacionados con APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 62 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES los aportes que debe recibir la institución por parte de los empleadores. Proponer las sanciones a ser aplicadas a los 10. infractores por incumplimiento de las En cada caso disposiciones del seguro social. Presentar informes de la actuación por cada 11. resolución de Presidencia, que afecta a su En cada caso dependencia. Dar seguimiento a los pagos de Aportes por 12. inscripciones de oficio. Custodiar 13. y resguardar documentos archivados en su repartición En forma Permanente En forma Permanente Elaborar descargo según observaciones de los organismos de control internos o externos de acuerdo 14. a su competencia y elevar a consideración de la Dirección de AOP las En cada caso propuestas para el mejoramiento de las observaciones recibidas. Difundir los beneficios que brinda la Institución 15. como prestadora de servicios en el ámbito del En forma Permanente Seguro Social. Conocer y hacer conocer los valores y el 16. Manual de Ética del IPS a fin de realizar sus En forma Permanente funciones de acuerdo a los mismos. Conocer y hacer conocer el Manual de 17. Atención al Asegurado. En forma Permanente Remitir informes por escrito al Director de 18. Aporte Obrero Patronal con relación a notas o En forma Permanente expedientes sometidos a su consideración y APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 63 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES del área de su responsabilidad, conforme a las políticas, normas y procedimientos vigentes. Proponer o sugerir medidas correctivas administrativas a la Dirección Aporte Obrero 19. Patronal respecto a los procesos de las Diariamente dependencias del Dpto. Apoyar la gestión del Dirección de Aporte 20. Obrero Patronal en las actividades específicas En forma permanente que le son delegadas por el mismo. Verificar 21. los trabajos realizados por los En forma permanente funcionarios del área a su cargo. Proponer y apoyar la implementación de procesos y sistemas informáticos que mejoren 22. la gestión de la Dirección de Aporte Obrero Anualmente Patronal Proponer en base a estudios analíticos, propuestas que sirvan para mejorar y optimizar 23. procesos o actividades inherentes a la En forma permanente Dirección de Aporte Obrero Patronal Disponer la ejecución de tareas específicas, 24. estableciendo los procedimientos, plazos y En forma permanente finalidades correspondientes. Mantener la Confidencialidad de la información 25. En forma permanente a la que accede. Comunicar a los funcionarios y dependencias a 26. su cargo, procedimientos las políticas, vigentes en normas, el Instituto En forma permanente relacionadas a las funciones de la Dirección de Aporte Obrero Patronal APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 64 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Elaborar anualmente las necesidades de la dependencia a su cargo, para que la misma 27. sea incluida dentro del Presupuesto General Anualmente de la Institución. Coordinar y consolidar la elaboración final del Programa Anual de Contrataciones (PAC) y el 28. Plan Operativo Anual (POA) de la Dirección de Anualmente Aporte Obrero Patronal. Prever la provisión de materiales e insumos, y 29. solicitar mantenimiento preventivo y correctivo En forma permanente de equipos utilizados en el sector a su cargo Controlar 30. adecuada utilización y conservación de bienes de uso, materiales y En forma permanente útiles del sector a su cargo. Coordinar 31. la y consolidar los informes estadísticos y de gestión de la Dirección de En forma permanente Aporte Obrero Patronal Coordinar y apoyar en la elaboración de los 32. Manuales de Procedimientos de la Dirección En todos los casos de Aporte Obrero Patronal Custodiar y mantener el inventario de bienes patrimoniales a su cargo y comunicar al Dpto. 33. de Patrimonio del movimiento de los mismos En forma Permanente en sus respectivos formularios. APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 65 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES SECTOR: SECCION INSPECCIÓN Y VERIFICACIÓN DE EMPRESAS DENOMINACIÓN DEL CARGO : RELACIÓN SUPERIOR : RELACIÓN HORIZONTAL : NIVEL JERÁRQUICO : Nº SIGLAS: DCA/CA1 JEFE DE SECCION INSPECCIÓN Y VERIFICACIÓN DE EMPRESAS DEPARTAMENTO CONTROL DEL APORTANTE SECCIÓN VERIFICACIÓN DE REGIMENES ESPECIALES SECCIÓN ANALISIS DOCUMENTAL “ E” TAREAS Y RESPONSABILIDADES FRECUENCIA Planificar y organizar conjuntamente con el Jefe del 1. Departamento las actividades a ser realizadas, conforme a los objetivos definidos y a En forma permanente los recursos disponibles. Dirigir, coordinar, controlar y evaluar los resultados de las actividades del sector a su 2. cargo, conforme a políticas, normas y En forma permanente procedimientos vigentes. Realizar inspecciones y verificación de las Empresas que se encuentran por Ley obligadas a aportar al Seguro Social, teniendo como 3. responsabilidad directa la elaboración de planes En forma permanente y proyectos con el objeto controlar y evaluar el cumplimiento de los objetivos. Verificar el cumplimiento de las disposiciones de 4. las Leyes y reglamentos del Seguro Social por En forma permanente parte de los empleadores y los trabajadores. APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 66 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Proponer un programa o plan de trabajo que debe ser ejecutado por los Inspectores con su correspondiente cronograma de ejecución y 5. hacer aprobar por los superiores, siguiendo las mensualmente políticas institucionales, normas y reglamentos vigentes. Realizar el análisis y la interpretación de informes y datos estadísticos de organismos públicos, organizaciones gremiales de empleadores y 6. trabajadores relacionados con los aportes que En forma permanente debe recibir la institución por parte de los empleadores. Proponer al Departamento, las sanciones a ser 7. aplicadas a los infractores por incumplimiento de En cada caso las disposiciones del seguro social. Custodiar y mantener en forma ordenada los archivos correspondientes a su Sección, por 8. cada proceso de fiscalización realizado por los En forma permanente funcionarios a su cargo. Las inspecciones y/o verificaciones de empresas serán realizadas reglamentos y conforme a procedimientos las normas, debidamente aprobados por el Instituto, y considerando los siguientes aspectos: 9. � Niveles de aportes decrecientes en 2 (dos) En forma permanente periodos consecutivos y 4 (cuatro) alternativos. � Permanente movimiento llamativo del personal (Entrada, Salida y Reposo) APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 67 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES � Cantidad de Personal declarado con relación a su actividad. �Denuncia de terceros. � Comportamiento irregular con relación a su actividad. � Solicitud de Fraccionamiento con movimiento de personal. �Inactividad y reactividad de las Empresas. � Solicitud de Estado de Cuenta, previa revisión de Balances impositivos fenecidos. � Movimientos masivos de personal (entrada – salida). �Expedientes Varios que ameriten verificación. � Solicitudes de la Dirección de Aporte Obrero Patronal o Presidencia del Consejo de Administración. Elaborar descargo según observaciones de los organismos de control internos o externos de acuerdo 10. a su competencia y elevar a consideración de la Dirección de AOP las propuestas para el mejoramiento de En cada caso las observaciones recibidas Difundir los beneficios que brinda la Institución 11. como prestadora de servicios en el ámbito del En forma permanente Seguro Social. Conocer y hacer conocer los valores y el Manual 12. de Ética del IPS a fin de realizar sus funciones de En forma permanente acuerdo a los mismos. 13. Conocer y hacer conocer el Manual de Atención al En forma permanente APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 68 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Asegurado. Remitir informes Departamento, 14. por con escrito al Jefe relación a notas del o expedientes sometidos a su consideración y del En forma permanente área de su responsabilidad, conforme a las políticas, normas y procedimientos vigentes. Conocer, cumplir y hacer cumplir las políticas, 15. normas, sistemas y procedimientos vigentes en En forma permanente el Instituto en todos los sectores a su cargo. Controlar y hacer cumplir las normas y reglamentos vigentes en la Institución en el 16. manejo de personal a su cargo, e informar al Jefe En cada caso del Departamento. Prever la provisión de materiales e insumos, y 17. solicitar mantenimiento preventivo y correctivo de En forma permanente equipos utilizados en el sector a su cargo. Organizar y promover cursos a través del Departamento con la Dirección de Recursos 18. Humanos, para el constante adiestramiento del En forma permanente personal a su cargo. Elaborar y presentar al Departamento el Plan 19. Operativo Anual (POA) el Plan Anual de Anualmente Contrataciones (PAC) del Sector a su cargo. Cumplir y hacer cumplir el horario de trabajo 20. establecido por el IPS y fuera del mismo en todos Diariamente los casos que ello sea necesario. Conformar y aprobar equipos de trabajo para la 21. ejecución de las tareas en materia de su En los casos necesarios competencia. APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 69 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Elaborar un informe de gestión del sector a su 22. cargo y remitirlo al Jefe del Departamento Mensualmente Realizar un control periódico del área a su cargo 23. en lo que respecta a la excelencia en la En forma permanente prestación del sector, disciplina laboral. Custodiar y mantener el inventario de bienes patrimoniales a su cargo y comunicar al Dpto. de 24. Patrimonio del movimiento de los mismos en sus En forma Permanente respectivos formularios. APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 70 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES SECTOR: SECCION VERIFICACIÓN DE REGIMENES ESPECIALES DENOMINACIÓN DEL CARGO : RELACIÓN SUPERIOR : RELACIÓN HORIZONTAL : NIVEL JERÁRQUICO : Nº SIGLAS: DCA/CA2 JEFE DE SECCION DE VERIFICACIÓN DE REGIMENES ESPECIALES DEPARTAMENTO DE CONTROL DEL APORTANTE SECCIÓN INSPECCIÓN Y VERIFICACIÓN DE EMPRESAS SECCIÓN ANALISIS DOCUMENTAL “ E” TAREAS Y RESPONSABILIDADES FRECUENCIA Planificar y organizar conjuntamente con el Jefe del 1. Departamento las actividades a ser realizadas, conforme a los objetivos definidos y a En forma Permanente los recursos disponibles. Coordinar, dirigir, controlar y evaluar los resultados de las actividades del sector a su 2. cargo, conforme a políticas, normas y En forma Permanente procedimientos vigentes. Controlar y Verificar, en forma aleatoria, de las Patronales inscriptas de los distintos Regímenes Especiales 3. teniendo como responsabilidad directa la elaboración de planes y proyectos con En forma Permanente el objeto controlar y evaluar el cumplimiento de los mismos. Verificar 4. las Regímenes Inscripciones Especiales APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 con Patronales parámetros de a En forma Permanente FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 71 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES determinar, los siguientes son enunciativos no limitativos: a. Cantidad de personal inscripto con relación a la actividad que inicia. b. Indicio cierto de la relación de parentesco directo de la patronal con el personal declarado c. Servicios recibidos por empleados de los Regímenes Especiales como también de sus beneficiarios, a fin de verificar que realmente correspondan a dichos regímenes. d. Cruces de información de Instituciones Oficiales de los asegurados e. Verificación de datos de las Empresas. f. Denuncia de terceros. Verificar el cumplimiento de las disposiciones del Seguro Social por parte de los empleadores y asegurados en general, mediante procedimientos 5. debidamente aprobados por las autoridades del En forma Permanente Instituto, con el fin de salvaguardar los ingresos que debe recibir el Instituto de Previsión Social. Preparar un programa o plan de trabajo que debe ser ejecutado por los Inspectores con su correspondiente cronograma de ejecución y 6. hacer aprobar por los superiores, siguiendo las En forma Permanente políticas institucionales, normas y reglamentos vigentes. 7. Realizar el análisis y la interpretación de informes En forma Permanente APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 72 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES de organismos públicos en materia de recursos humanos y los asegurados de los Regímenes Especiales Proponer al Departamento, las sanciones a ser 8. aplicadas a los infractores por incumplimiento de En cada caso las disposiciones del seguro social Elaborar planes operativos para aumentar la captación de nuevos asegurados, evitar la 9. proliferación de seudo Empleadores y evitar o En cada caso reducir el número de cotizantes irregulares. Custodiar y mantener en forma ordenada los archivos correspondientes a su Sección, por 10. cada proceso de fiscalización realizado por los En forma Permanente funcionarios a su cargo Coordinar las tareas de relacionamiento con el 11. Régimen del Magisterio Nacional. En forma Permanente Elaborar descargo según observaciones de los organismos de control internos o externos de acuerdo 12. a su competencia y elevar a consideración de la Dirección de AOP las propuestas para el mejoramiento de En cada caso las observaciones recibidas. Difundir los beneficios que brinda la Institución 13. como prestadora de servicios en el ámbito del En forma Permanente Seguro Social. Conocer y hacer conocer los valores y el Manual 14. de Ética del IPS a fin de realizar sus funciones de En forma Permanente acuerdo a los mismos. 15. Conocer y hacer conocer el Manual de Atención al En forma Permanente APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 73 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Asegurado. Remitir informes Departamento 16. por con escrito relación al Jefe a notas del o expedientes sometidos a su consideración y del En forma Permanente área de su responsabilidad, conforme a las políticas, normas y procedimientos vigentes. Conocer, cumplir y hacer cumplir las políticas, 17. normas, sistemas y procedimientos vigentes en En forma permanente el Instituto en todos los sectores a su cargo. Controlar y hacer cumplir las normas y reglamentos vigentes en la Institución en el 18. manejo de personal a su cargo, e informar al Jefe En cada caso del Departamento Prever la provisión de materiales e insumos, y 19. solicitar mantenimiento preventivo y correctivo de En forma permanente equipos utilizados en el sector a su cargo. Organizar y promover cursos a través del Departamento, con la Dirección de Recursos 20. Humanos, para el constante adiestramiento del En forma permanente personal a su cargo. Elaborar y presentar al Departamento, el Plan 21. Operativo Anual (POA) el Plan Anual de Anualmente Contrataciones (PAC) del Sector a su cargo. Cumplir y hacer cumplir el horario de trabajo 22. establecido por el IPS y fuera del mismo en todos Diariamente los casos que ello sea necesario. Conformar y aprobar equipos de trabajo para la 23. ejecución de las tareas en materia de su En los casos necesarios competencia. APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 74 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Elaborar un informe de gestión del sector a su 24. cargo y remitirlo al Jefe del Departamento Mensualmente Realizar un control periódico del área a su cargo 25. en lo que respecta a la excelencia en la En forma permanente prestación del sector, disciplina laboral. Custodiar y mantener el inventario de bienes patrimoniales a su cargo y comunicar al Dpto. de 26. Patrimonio del movimiento de los mismos en sus En forma Permanente respectivos formularios. APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 75 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES SECTOR: SECCION ANALISIS DOCUMENTAL DENOMINACIÓN DEL CARGO : RELACIÓN SUPERIOR : RELACIÓN HORIZONTAL : NIVEL JERÁRQUICO : Nº SIGLAS: DCA/CA3 JEFE DE LA SECCION DE ANALISIS DOCUMENTAL DEPARTAMENTO DE CONTROL DEL APORTANTE SECCIÓN INSPECCIÓN Y VERIFICACIÓN DE EMPRESAS SECCIÓN VERIFICACIÓN DE REGIMENES ESPECIALES “ E” TAREAS Y RESPONSABILIDADES FRECUENCIA Planificar y organizar conjuntamente con el Jefe del 1. Departamento las actividades a ser realizadas, conforme a los objetivos definidos y a En forma permanente los recursos disponibles. Coordinar, dirigir, controlar y evaluar los resultados de las actividades del sector a su 2. cargo, conforme a políticas, normas y En forma permanente procedimientos vigentes. Preparar las Matrices de Riesgo del Seguro Social, a fin de obtener datos estadísticos que 3. permitan o establezcan cuales son los sectores En forma permanente económicos o zonas geográficas de mayor evasión del Seguro Social. APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 76 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Determinar Standares de Niveles de Aportes o 4. de Asegurados que debe poseer cada sector Mensualmente económico y así determinar niveles de evasión. Sugerir a la Jefatura de Departamento, conforme a los Niveles de Aportes o de Asegurados, 5. planes o programas de acción a ser ejecutado Mensualmente por los fiscalizadores. Proponer y arbitrar los medios para realizar convenio con organismos públicos, organizaciones gremiales de empleadores y 6. trabajadores relacionados con los aportes que En forma permanente debe recibir la institución por parte de los empleadores. Proponer las sanciones a ser aplicadas a los infractores 7. por incumplimiento de las disposiciones del seguro social y reglamentos de En cada caso fiscalización de empresas. Elaborar planes operativos para aumentar la captación de nuevos asegurados, evitar la 8. proliferación de seudo empresas y reducir el En cada caso número de cotizantes de favor. Custodiar y mantener en forma ordenada los 9. archivos de los expedientes de fiscalizaciones En forma permanente cerradas. Elaborar descargo según observaciones de los organismos de control internos o externos de 10. acuerdo a su competencia y elevar a En cada caso consideración de la Dirección de AOP las propuestas para APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 el mejoramiento de las FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 77 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES observaciones recibidas. Difundir los beneficios que brinda la Institución 11. como prestadora de servicios en el ámbito del En forma permanente Seguro Social Conocer y hacer conocer los valores y el Manual 12. de Ética del IPS a fin de realizar sus funciones de En forma permanente acuerdo a los mismos Conocer y hacer conocer el Manual de Atención 13. al Asegurado. Remitir informes Departamento 14. por con escrito relación al Jefe a notas En forma permanente del o expedientes sometidos a su consideración y del En forma permanente área de su responsabilidad, conforme a las políticas, normas y procedimientos vigentes. Conocer, cumplir y hacer cumplir las políticas, 15. normas, sistemas y procedimientos vigentes en En forma permanente el Instituto en todos los sectores a su cargo. Controlar y hacer cumplir las normas y reglamentos vigentes en la Institución en el 16. manejo de personal a su cargo, e informar al Jefe En forma permanente del Departamento. Prever la provisión de materiales e insumos, y 17. solicitar mantenimiento preventivo y correctivo de En forma permanente. equipos utilizados en el sector a su cargo. Organizar y promover cursos a través del Departamento con la Dirección de Recursos 18. Humanos, para el constante adiestramiento del En forma permanente personal a su cargo. APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 78 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Elaborar y presentar al Departamento el Plan 19. Operativo Anual (POA) el Plan Anual de Anualmente Contrataciones (PAC) del Sector a su cargo. Cumplir y hacer cumplir el horario de trabajo 20. establecido por el IPS y fuera del mismo en todos Diariamente los casos que ello sea necesario. Conformar y aprobar equipos de trabajo para la 21. ejecución de las tareas en materia de su En los casos necesarios competencia. Elaborar un informe de gestión del sector a su 22. cargo y remitirlo al Jefe del Departamento. Mensualmente Realizar un control periódico del área a su cargo 23. en lo que respecta a la excelencia en la En forma permanente prestación del sector, disciplina laboral. Custodiar y mantener el inventario de bienes patrimoniales a su cargo y comunicar al Dpto. de 24. Patrimonio del movimiento de los mismos en sus En forma Permanente respectivos formularios. Verificar y dar seguimiento a los expedientes de fiscalización que reciben para el archivo, en lo 25. que se refiere al cobro de multas impuestas, En forma permanente cobro de aportes y el cierre de los expedientes. Analizar los documentos presentados por los Empleadores cuando solicitan las salidas de 26. oficio de Asegurados que fueron incluidos al En cada caso Sistema mediante las Entradas de Oficio. APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 79 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES SECTOR: DEPARTAMENTO DE SERVICIOS DE AOP DENOMINACIÓN DEL CARGO RELACIÓN SUPERIOR : JEFE DEL DEPARTAMENTO DE SERVICIOS DE AOP : DIRECCION DE APORTE OBRERO PATRONAL RELACIÓN HORIZONTAL : NIVEL JERÁRQUICO : Nº SIGLAS: AOP/DSA DEPARTAMENTO DE APORTES DEPARTAMENTO GESTIÓN DE COBRANZAS DEPARTAMENTO CONTROL DEL APORTANTE DEPARTAMENTO DE AGENCIAS DEL INTERIOR “D” TAREAS Y RESPONSABILIDADES FRECUENCIA Planificar y organizar conjuntamente con el Director 1. de Aporte Obrero Patronal las actividades a ser realizadas, conforme a los En forma Permanente objetivos definidos y a los recursos disponibles. Coordinar, dirigir, controlar y evaluar los resultados de las actividades del sector a su 2. cargo, conforme a políticas, normas y En forma Permanente procedimientos vigentes. Proveer servicio de atención eficiente a asegurados y patrones en relación a la inscripción, registro, documentación, informes 3. y demás y servicios de la Dirección de Aporte Obrero Patronal, teniendo En forma Permanente como responsabilidad directa la elaboración de APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 80 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES planes y proyectos del área, con el objeto de controlar y evaluar el cumplimiento de los mismos. Implementar procesos y sistemas que promuevan la eficacia, eficiencia y calidez en 4. los servicios de atención a los asegurados En forma Permanente (incluyendo beneficiarios), patrones y público en general. Monitorizar la gestión de la atención a los 5. Patrones, Asegurados y Beneficiarios (capital En forma Permanente e interior). Supervisar la identificadores 6. administración de las de patronales, los a los asegurados y beneficiarios y la presentación En forma Permanente de las documentaciones sujetas a las normativas vigentes. Supervisar y coordinar la digitación y el archivo físico de las documentaciones presentadas por 7. las patronales, los asegurados y los En forma Permanente beneficiarios, y demás documentaciones del Departamento. Realizar el monitoreo y supervisión de los 8. sistemas de identificación de los beneficiarios En forma Permanente del seguro social. Implementar mecanismos de actualización y mejoramiento de los procesos y sistemas 9. informáticos utilizados en el Departamento, En forma Permanente conforme a los avances tecnológicos. 10. Supervisar la emisión del los certificados de APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 En forma Permanente FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 81 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES no estar inscripto solicitados por empleados y/o empresas, y los Certificados de Cumplimiento con el Seguro Social. Supervisar y autorizar las solicitudes de 11. certificado de exoneración de aportes por En forma Permanente parte de catedráticos del Magisterio Nacional. Coordinar la gestión descentralizada operativamente y normativamente centralizada 12. para la atención a los Patrones, Asegurados y En forma Permanente Beneficiarios, en el interior del país. Custodiar 13. y resguardar documentos archivados en su repartición. En forma Permanente Elaborar descargo según observaciones de los organismos de control internos o externos de acuerdo 14. a su competencia y elevar a consideración de la Dirección de AOP las En cada caso propuestas para el mejoramiento de las observaciones recibidas. Difundir los beneficios que brinda la Institución 15. como prestadora de servicios en el ámbito del En forma Permanente Seguro Social. Conocer y hacer conocer los valores y el 16. Manual de Ética del IPS a fin de realizar sus En forma Permanente funciones de acuerdo a los mismos. Conocer y hacer conocer el Manual de 17. Atención al Asegurado. En forma Permanente Remitir informes por escrito al jefe de Dpto. 18. con relación a notas o expedientes sometidos En forma Permanente a su consideración APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 y del área de su FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 82 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES responsabilidad, conforme a las políticas, normas y procedimientos vigentes. Proponer o sugerir medidas correctivas administrativas a la Dirección de Aporte 19. Obrero Patronal respecto a los procesos de las En cada caso dependencias del Dpto. Apoyar la gestión del Dirección de Aporte 20. Obrero Patronal en las actividades específicas En forma Permanente que le son delegadas por el mismo. Verificar 21. los trabajos realizados por los En forma Permanente funcionarios del área a su cargo. Proponer en base a estudios analíticos, propuestas que sirvan para mejorar y optimizar 22. procesos o actividades inherentes a la En forma Permanente Dirección de Aporte Obrero Patronal Disponer la ejecución de tareas específicas, 23. estableciendo los procedimientos, plazos y En forma Permanente finalidades correspondientes. Mantener la Confidencialidad de la información 24. En forma Permanente a la que accede. Comunicar a los funcionarios y dependencias a 25. su cargo, procedimientos las políticas, normas, vigentes en Instituto el En forma Permanente relacionadas a las funciones de la Dirección de Aporte Obrero Patronal Elaborar anualmente las necesidades de la dependencia a su cargo, para que la misma 26. sea incluida dentro del Presupuesto General Anualmente de la Institución. APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 83 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Coordinar y consolidar la elaboración final del Programa Anual de Contrataciones (PAC) y el 27. Plan Operativo Anual (POA) de la Dirección de Anualmente Aporte Obrero Patronal Prever la provisión de materiales e insumos, y 28. solicitar mantenimiento preventivo y correctivo En forma Permanente de equipos utilizados en el sector a su cargo Controlar 29. adecuada utilización y conservación de bienes de uso, materiales y En forma Permanente útiles del sector a su cargo. Coordinar 30. la y consolidar los informes estadísticos y de gestión de la Dirección de En forma Permanente Aporte Obrero Patronal Coordinar y apoyar en la elaboración de los 31. Manuales de Procedimientos de la Dirección En todos los casos de Aporte Obrero Patronal Custodiar y mantener el inventario de bienes patrimoniales a su cargo y comunicar al Dpto. 32. de Patrimonio del movimiento de los mismos En forma Permanente en sus respectivos formularios. APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 84 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES SECTOR: SECCION ATENCIÓN A ASEGURADOS PATRONES DENOMINACIÓN DEL CARGO : SIGLAS: DSA/SA1 JEFE DE SECCION ATENCIÓN A ASEGURADOS y PATRONES RELACIÓN SUPERIOR : DEPARTAMENTO DE SERVICIOS DE AOP RELACIÓN HORIZONTAL : SECCION SUPERVISIÓN Y CONTROL SECCIÓN REGISTRO Y ARCHIVO NIVEL JERÁRQUICO : Nº “ E” TAREAS Y RESPONSABILIDADES FRECUENCIA Planificar y organizar conjuntamente con el Jefe del 1. Departamento las actividades a ser realizadas, conforme a los objetivos definidos y a En forma Permanente los recursos disponibles. Coordinar, dirigir, controlar y evaluar los resultados de las actividades del sector a su 2. cargo, conforme a políticas, normas y En forma Permanente procedimientos vigentes. Es responsable del servicio de atención al asegurado (titulares y beneficiarios), a los Empleadores y al público en general con relación a la gestión de los productos y servicios de la 3. Dirección de Aporte Obrero Patronal, teniendo En forma Permanente como responsabilidad directa la elaboración de planes y proyectos con el objeto controlar y evaluar el cumplimiento de los mismos. APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 85 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Recibir y controlar la documentación y registro de las Inscripciones Patronales de los distintos 4. Regímenes de la Institución. Administrar y En forma Permanente asignar los códigos de identificación de los patrones Controlar y registrar las comunicaciones de 5. Inactividad y Reactividad de las Empresas. Emitir 6. En forma Permanente Constancias para los Empleadores, de Inscripción Patronal, de no estar Inscripto y de no En forma Permanente Adeudar a la Seguridad Social. Registrar las actualizaciones de datos de los 7. Empleadores, como representantes legales, En forma Permanente direcciones, datos de comunicación.. Recibir y controlar la documentación y registro 8. de las Declaraciones Juradas de Movimientos. En forma Permanente Actualizar y depurar los datos de Asegurados y Beneficiarios, 9. en el Sistema Informáticos, tendientes a que los mismos puedan recibir las En forma Permanente prestaciones de la Institución. Realizar la identificación de los beneficiarios del seguro social, verificando la documentación 10. presentada por el recurrente, conforme a las En forma Permanente disposiciones legales vigentes. Emitir las Constancias para los Asegurados, de estar 11. inscriptos y sus documentos de comprobación de derechos, como también las En forma Permanente constancias de no ser Asegurados Recibir y procesar las documentaciones para el 12. ingreso o actualizaciones de patrones como ser APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 En forma Permanente FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 86 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES razón social, dirección, teléfono, RUC, e-mail, responsabilizándose directamente de la carga correcta de los datos en el sistema, considerando la obligatoriedad de registrar la Cédula de identidad policial beneficiarios; y para el los cotizantes y Registro Único de Contribuyentes RUC, para las patronales. Recibir y evacuar todas las consultas realizadas 13. por los asegurados (titulares y beneficiarios) y En forma Permanente patrones, que rigen el seguro social. Realizar la atención a los asegurados (titulares y beneficiarios), patrones y no asegurados bajo un marco de cordialidad y trato afable, utilizando 14. sistemas y procesos que agilicen los trámites, En forma Permanente conforme a la tecnología disponible y las mejores prácticas de atención al cliente. Implementar procesos y sistemas que promuevan la eficacia, eficiencia y calidez en los 15. servicios de atención a los asegurados En forma Permanente (incluyendo beneficiarios), patrones y público en general. Promover e Implementar mecanismos de actualización y mejoramiento de los procesos y 16. sistemas informáticos utilizados en la Sección, En forma Permanente conforme a los avances tecnológicos. Remitir a la Sección Supervisión y Control de Expedientes, 17. procesados diariamente, por los los expedientes funcionarios de la En forma Permanente dependencia a su cargo. APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 87 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Elaborar descargo según observaciones de los organismos de control internos o externos de acuerdo 18. a su competencia y elevar a consideración de la Dirección de AOP las propuestas para el mejoramiento de En cada caso las observaciones recibidas Difundir los beneficios que brinda la Institución 19. como prestadora de servicios en el ámbito del En forma Permanente Seguro Social. Conocer y hacer conocer los valores y el Manual 20. de Ética del IPS a fin de realizar sus funciones de En forma Permanente acuerdo a los mismos. Conocer y hacer conocer el Manual de Atención al 21. Asegurado Remitir informes Departamento, 22. por con escrito al Jefe relación a notas En forma Permanente del o expedientes sometidos a su consideración y del En forma Permanente área de su responsabilidad, conforme a las políticas, normas y procedimientos vigentes. Conocer, cumplir y hacer cumplir las políticas, 23. normas, sistemas y procedimientos vigentes en En forma Permanente el Instituto en todos los sectores a su cargo. Controlar y hacer cumplir las normas y reglamentos vigentes en la Institución en el 24. manejo de personal a su cargo, e informar al Jefe En forma Permanente del Departamento Prever la provisión de materiales e insumos, y 25. solicitar mantenimiento preventivo y correctivo de En forma Permanente equipos utilizados en el sector a su cargo. APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 88 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Organizar y promover cursos a través del Departamento con la Dirección de Recursos 26. Humanos, para el constante adiestramiento del En forma Permanente personal a su cargo. Elaborar y presentar al Departamento el Plan 27. Operativo Anual (POA) el Plan Anual de Anualmente Contrataciones (PAC) del Sector a su cargo. Cumplir y hacer cumplir el horario de trabajo 28. establecido por el IPS y fuera del mismo en todos Diariamente los casos que ello sea necesario. Conformar y aprobar equipos de trabajo para la 29. ejecución de las tareas en materia de su En los casos necesarios competencia. Elaborar un informe de gestión del sector a su 30. cargo y remitirlo al Jefe del Departamento Mensualmente Realizar un control periódico del área a su cargo 31. en lo que respecta a la excelencia en la En forma Permanente prestación del sector, disciplina laboral. Custodiar y mantener el inventario de bienes patrimoniales a su cargo y comunicar al Dpto. de 32. Patrimonio del movimiento de los mismos en sus En forma Permanente respectivos formularios. APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 89 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES SECTOR: SECCION SUPERVISIÓN Y CONTROL DENOMINACIÓN DEL CARGO : RELACIÓN SUPERIOR JEFE DE SECCION SUPERVISIÓN Y CONTROL DEPARTAMENTO DE SERVICIOS DE AOP : RELACIÓN HORIZONTAL : NIVEL JERÁRQUICO : Nº SIGLAS: DSA/SA2 SECCIÓN ATENCION A ASEGURADOS PATRONES SECCIÓN REGISTRO Y ARCHIVO Y “ E” TAREAS Y RESPONSABILIDADES FRECUENCIA Planificar y organizar conjuntamente con el Jefe del 1. Departamento las actividades a ser realizadas, conforme a los objetivos definidos y a En forma Permanente los recursos disponibles. Coordinar, dirigir, controlar y evaluar los resultados de las actividades del sector a su 2. cargo, conforme a políticas, normas y En forma Permanente procedimientos vigentes. Es responsable de supervisar y controlar los documentos de Inscripción Patronal, Declaraciones Juradas de Movimientos, y las Declaraciones 3. Juradas de Inclusión de Beneficiarios y demás procesos por la Sección En forma Permanente Atención a Asegurados y Patrones, teniendo por responsabilidad directa la elaboración de planes y proyectos con el objeto de controlar y evaluar el APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 90 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES cumplimiento de los mismos. Supervisar y controlar las Declaraciones Juradas de Movimientos presentados por los Patrones, como también el registro de los mismos en los 4. sistemas informáticos. Tanto Capital, como las En forma Permanente recepcionadas en las Agencias Administrativas Regionales y Zonales del Interior. Supervisar y controlar las Declaraciones Juradas de Inscripciones Patronales, como también el registro 5. de informáticos. los mismos Tanto en los Capital, sistemas como las En forma Permanente recepcionadas en las Agencias Administrativas Regionales y Zonales del Interior. Supervisar y controlar las Declaraciones Juradas de Inclusión de Beneficiarios presentados por los Asegurados, como también el registro de los 6. mismos en los sistemas informáticos. Tanto En forma Permanente Capital, como las recepcionadas en las Agencias Administrativas Regionales y Zonales del Interior. Administrar y controlar el funcionamiento de los 7. Centros de Atención a Asegurados instalados en En forma Permanente el Hospital Central y Clínicas Periféricas. Verificación y control de pagos a Jubilados en las 8. Agencias Administrativas Regionales y Zonales En forma Permanente del Interior. Elaborar descargo según observaciones de los organismos de control internos o externos de 9. acuerdo a su competencia y elevar a En forma Permanente consideración de la Dirección de AOP las APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 91 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES propuestas para el mejoramiento de las observaciones recibidas. Difundir los beneficios que brinda la Institución 10. como prestadora de servicios en el ámbito del En forma Permanente Seguro Social. Conocer y hacer conocer los valores y el Manual 11. de Ética del IPS a fin de realizar sus funciones de En forma Permanente acuerdo a los mismos. Conocer y hacer conocer el Manual de Atención al 12. Asegurado. Remitir informes Departamento 13. por con escrito relación al Jefe a notas En forma Permanente del o expedientes sometidos a su consideración y del En forma Permanente área de su responsabilidad, conforme a las políticas, normas y procedimientos vigentes. Conocer, cumplir y hacer cumplir las políticas, 14. normas, sistemas y procedimientos vigentes en En forma Permanente el Instituto en todos los sectores a su cargo. Controlar y hacer cumplir las normas y reglamentos vigentes en la Institución en el 15. manejo de personal a su cargo, e informar al Jefe En forma Permanente del Departamento Prever la provisión de materiales e insumos, y 16. solicitar mantenimiento preventivo y correctivo de En forma Permanente equipos utilizados en el sector a su cargo. Organizar y promover cursos a través del Departamento con la Dirección de Recursos 17. Humanos, para el constante adiestramiento del En forma Permanente personal a su cargo. APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 92 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Elaborar y presentar al Departamento el Plan 18. Operativo Anual (POA) el Plan Anual de Anualmente Contrataciones (PAC) del Sector a su cargo. Cumplir y hacer cumplir el horario de trabajo 19. establecido por el IPS y fuera del mismo en todos Diariamente los casos que ello sea necesario. Conformar y aprobar equipos de trabajo para la 20. ejecución de las tareas en materia de su En los casos necesarios competencia. Elaborar un informe de gestión del sector a su 21. cargo y remitirlo al Jefe del Departamento Mensualmente Realizar un control periódico del área a su cargo 22. en lo que respecta a la excelencia en la En forma Permanente prestación del sector, disciplina laboral. Custodiar y mantener el inventario de bienes patrimoniales a su cargo y comunicar al Dpto. de 23. Patrimonio del movimiento de los mismos en sus En forma Permanente respectivos formularios. APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 93 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES SECTOR: SECCION REGISTRO Y ARCHIVO DENOMINACIÓN DEL CARGO : RELACIÓN SUPERIOR JEFE DE SECCION REGISTRO Y ARCHIVO DEPARTAMENTO DE SERVICIOS DE AOP : RELACIÓN HORIZONTAL : NIVEL JERÁRQUICO : Nº SIGLAS: DSA/SA3 SECCIÓN ATENCIÓN A ASEGURADOS PATRONES SECCIÓN SUPERVISIÓN Y CONTROL Y “ E” TAREAS Y RESPONSABILIDADES FRECUENCIA Planificar y organizar conjuntamente con el Jefe del Departamento de las actividades a ser 1. realizadas, conforme a los objetivos definidos y a En forma permanente los recursos disponibles. Coordinar, dirigir, controlar y evaluar los resultados de las actividades del sector a su 2. cargo, conforme a políticas, normas y En forma permanente procedimientos vigentes. Procesar los expedientes recibidos en el Departamento, sean internos o externos a la Institución, teniendo por responsabilidad directa 3. la elaboración de planes y proyectos con el En forma permanente objeto de controlar y evaluar el cumplimiento de los mismos. Administrar, procesar los expedientes recibidos 4. de la Dirección de Administración de En forma permanente Jubilaciones, con respecto a informes solicitados APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 94 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES por la misma, como también las solicitudes de Asegurados. Responder 5. informes de Oficios Judiciales tramitados por la Dirección Jurídica de la En cada caso Institución. Es responsable de la administración de la Mesa 6. de Entrada del Departamento. En forma permanente Copilar los informes estadísticos de cada sección 7. del Departamento, y remitir la Jefatura del mismo mensualmente para remitir a las instancias correspondientes. Mantener actualizada la Reseña Biográfica del cotizante y su grupo familiar, así como los 8. correspondientes a Jubilados y Pensionados, de En forma permanente acuerdo a las normativas vigentes y con la presentación de las documentaciones exigidas. Verificar, autorizar y procesar salidas de entradas de oficio remitidas por el Departamento Control 9. del Aportante dependiente de la Dirección Aporte En forma permanente Obrero Patronal. Elaborar descargo según observaciones de los organismos de control internos o externos de acuerdo 10. a su competencia y elevar a consideración de la Dirección de AOP las propuestas para el mejoramiento de En forma permanente las observaciones recibidas. Difundir los beneficios que brinda la Institución 11. como prestadora de servicios en el ámbito del En forma permanente Seguro Social. 12. Conocer y hacer conocer los valores y el Manual En forma permanente APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 95 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES de Ética del IPS a fin de realizar sus funciones de acuerdo a los mismos. Conocer y hacer conocer el Manual de Atención 13. al Asegurado. Remitir informes Departamento, 14. por con escrito al Jefe relación a notas En forma permanente del o expedientes sometidos a su consideración y del En cada caso área de su responsabilidad, conforme a las políticas, normas y procedimientos vigentes. Conocer, cumplir y hacer cumplir las políticas, 15. normas, sistemas y procedimientos vigentes en En forma permanente el Instituto en todos los sectores a su cargo. Controlar y hacer cumplir las normas y reglamentos vigentes en la Institución en el 16. manejo de personal a su cargo, e informar al Jefe En forma permanente del Departamento Prever la provisión de materiales e insumos, y 17. solicitar mantenimiento preventivo y correctivo de En forma permanente equipos utilizados en el sector a su cargo. Organizar y promover cursos a través del Departamento con la Dirección de Recursos 18. Humanos, para el constante adiestramiento del En forma permanente personal a su cargo. Elaborar y presentar al Departamento el Plan 19. Operativo Anual (POA) el Plan Anual de Anualmente Contrataciones (PAC) del Sector a su cargo. Cumplir y hacer cumplir el horario de trabajo 20. establecido por el IPS y fuera del mismo en todos Diariamente los casos que ello sea necesario. APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 96 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Conformar y aprobar equipos de trabajo para la 21. ejecución de las tareas en materia de su En los casos necesarios competencia. Elaborar un informe de gestión del sector a su 22. cargo y remitirlo al Jefe del Departamento Mensualmente Realizar un control periódico del área a su cargo 23. en lo que respecta a la excelencia en la En forma permanente prestación del sector, disciplina laboral. Custodiar y mantener el inventario de bienes patrimoniales a su cargo y comunicar al Dpto. de 24. Patrimonio del movimiento de los mismos en sus En forma Permanente respectivos formularios. Promover la sistematización y digitalización de 25. los documentos recibidos que tengan relación a En forma permanente los empleadores y cotizantes del Seguro Social. APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 97 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES SECTOR: DEPARTAMENTO DE AGENCIAS DEL INTERIOR SIGLAS: AOP/DAG JEFE DEL DEPARTAMENTO DE AGENCIAS DEL : INTERIOR DENOMINACIÓN DEL CARGO RELACIÓN SUPERIOR : RELACIÓN HORIZONTAL DEPARTAMENTO DE APORTES DEPARTAMENTO GESTIÓN DE COBRANZAS DEPARTAMENTO CONTROL DEL APORTANTE DEPARTAMENTO DE SERVICIOS DE AOP : RELACIÓN INFERIOR : NIVEL JERÁRQUICO : Nº DIRECCION DE APORTE OBRERO PATRONAL SECCIÓN AGENCIA REGIONAL ADMINISTRATIVA CIUDAD DEL ESTE SECCIÓN AGENCIA REGIONAL ADMINISTRATIVA ENCARNACIÓN SECCIÓN AGENCIA REGIONAL ADMINISTRATIVA SAN IGNACIO SECCIÓN AGENCIA REGIONAL ADMINISTRATIVA CORONEL OVIEDO SECCIÓN AGENCIA REGIONAL ADMINISTRATIVA P.J. CABALLERO SECCIÓN AGENCIA REGIONAL ADMINISTRATIVA CONCEPCIÓN SECCIÓN AGENCIA REGIONAL ADMINISTRATIVA SALTO DEL GUAIRÀ SECCIÓN AGENCIAS ADMINISTRATIVAS ZONALES. “D” TAREAS Y RESPONSABILIDADES FRECUENCIA Planificar y organizar conjuntamente con el Director de Aporte Obrero Patronal y los responsables de las dependencias a su cargo, 1. las actividades a ser realizadas, conforme a En forma Permanente los objetivos definidos y a los recursos disponibles. APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 98 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Coordinar, dirigir, controlar y evaluar los resultados de las actividades del sector a su 2. cargo, conforme a políticas, normas y En forma Permanente procedimientos vigentes. Difundir los beneficios que brinda la Institución 3. como prestadora de servicios en el ámbito del En forma Permanente Seguro Social. Conocer y hacer conocer los valores y el 4. Manual de Ética del IPS a fin de realizar sus En forma Permanente funciones de acuerdo a los mismos. Conocer y hacer conocer el Manual de 5. Atención al Asegurado. En forma Permanente Remitir informes por escrito al Director de Aporte Obrero Patronal con relación a notas o 6. expedientes sometidos a su consideración y En forma Permanente del área de su responsabilidad, conforme a las políticas, normas y procedimientos vigentes. Apoyar a las dependencias del Departamento 7. en la elaboración de Proyectos de normas, En cada caso. reglamentos y/o procedimientos. Proponer o sugerir medidas correctivas administrativas a la Dirección respecto a los 8. procesos de las dependencias del Diariamente Departamento. Apoyar la gestión del Dirección de Aporte 9. Obrero Patronal en las actividades específicas En forma Permanente que le son delegadas por el mismo. Verificar 10. los trabajos realizados por los En forma Permanente funcionarios del área a su cargo. APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 99 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Proponer y apoyar la implementación de procesos y sistemas informáticos que mejoren 11. la gestión de la. Dirección de Aporte Obrero Anualmente Patronal Proponer en base a estudios analíticos, propuestas que sirvan para mejorar y optimizar 12. procesos o actividades inherentes a la En forma Permanente Dirección de Aporte Obrero Patronal Disponer la ejecución de tareas específicas 13. relacionadas a los procesos de DAOP, para el En forma Permanente logro de los objetivos. Mantener la Confidencialidad de la información 14. a la que accede, conforme a las En forma Permanente reglamentaciones vigentes. Comunicar a los funcionarios y dependencias a su cargo, las políticas, normas, manuales y 15. procedimientos vigentes en el Instituto En forma Permanente relacionadas a la Dirección de Aporte Obrero Patronal Elaborar anualmente las necesidades de la dependencia a su cargo 16. y remitir a la Dirección Financiera para su inclusión en el Anualmente Presupuesto General de la Institución. Elaborar el Plan Anual de Contrataciones (PAC) y el Plan Operativo Anual (POA) de la 17. Dirección de Aporte Obrero Patronal y remitir a Anualmente la DGBYS y a la DF. Prever la provisión de materiales e insumos, y 18. solicitar mantenimiento preventivo y correctivo APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 En forma Permanente FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 100 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES de equipos utilizados en el sector a su cargo Controlar 19. la adecuada utilización y conservación de bienes de uso, materiales y En forma Permanente útiles del sector a su cargo. Coordinar y consolidar los informes estadísticos y de gestión de la Dirección de 20. Aporte Obrero Patronal y remitir a la Of. De En forma Permanente Estadísticas Institucional. Promover y apoyar en la elaboración de los 21. Manuales de Procedimientos de los sectores a En todos los casos su cargo. Realizar trámites administrativos necesarios para la atención eficiente a empleadores y 22. asegurados del interior del país, teniendo por En forma Permanente responsabilidad directa la elaboración de planes y proyectos de su área. Controlar la adecuada recepción y registro de los movimientos de alta y baja de patrones y 23. asegurados, registro de pago de aportes e En forma Permanente identificación y registro de los beneficiarios. Controlar el cumplimiento eficiente de los trabajos de los encargados de Agencias Administrativas Regionales en cuanto a la 24. Documentación de Rendición Cuentas de las Recaudaciones de los y En forma Permanente distintos beneficios pagados en el Interior APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 101 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Promover la Sistematización en las Agencias del Interior a los efectos de ampliar los 25. servicios y proveer información rápida, En forma Permanente confiable y oportuna. Elaborar y difundir normas de trabajo, exigiendo y controlando la correcta aplicación 26. de las mismas al personal o Agentes que En forma Permanente realizan tareas relacionadas al aporte obrero patronal. Coordinar la verificación en el interior del país del cumplimiento de las disposiciones del Seguro Social por parte de los empleadores y asegurados 27. en general, mediante procedimientos debidamente aprobados por En forma Permanente las autoridades del Instituto, con el fin de salvaguardar los ingresos que debe recibir el Instituto de Previsión Social. Controlar el cumplimiento de las normas y procedimientos administrativos establecidos 28. por la Institución en las Agencias Regionales En forma Permanente del Interior. Promover el acercamiento entre la Institución y los Empleadores, orientándolos para el 29. cumplimiento de sus obligaciones y señalando En forma Permanente la política de acción que el IPS tiene trazado para el interior del país. APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 102 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Realizar estudios y elaborar planes operativos para 30. aumentar la captación de nuevos asegurados cotizantes en el Interior del país y En forma Permanente remitirlos a consideración de las autoridades del Instituto Coordinar y apoyar las actividades de otras dependencias de la Dirección de Aporte 31. Obrero Patronal que deben ser ejecutados por En forma Permanente las Agencias Administrativas Regionales y Zonales del Interior del país. Brindar orientación clara y precisa a los responsables de las Agencias Administrativas 32. Regionales y Zonales del Interior o unidades En forma Permanente equivalentes, en lo inherente a las normas y procedimientos vigentes en la Institución. Controlar la distribución a las reparticiones 33. destinatarias de toda expedientes recibidos documentación del y/o interior, previo En forma Permanente registro en el sistema informático (u otro medio) habilitado al efecto. Realizar el seguimiento de los trámites que deben seguir la documentación y/o expedientes recibidos del interior del país. Verificar y ordenar la remisión en forma 34. clasificada a las Agencias del Interior, las En forma Permanente planillas de aportes, Tarjetas de Comprobación de Derechos, formularios diversos y toda documentación en general, con la debida registración en los libros APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 103 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES habilitados. Mantener el archivo relacionado a envíos con acuse de recibo procedimientos 35. de que notas deban circulares cumplir las agencias regionales y zonales, y el archivo En forma Permanente para lo cual podrá designar a uno o más encargados para el cumplimiento de dicha tarea Informar acerca de las observaciones de los organismos de control internos o externos de acuerdo 36. a su competencia y elevar a consideración de la Dirección de AOP las En cada caso propuestas para el mejoramiento de las observaciones recibidas. Custodiar y mantener el inventario de bienes patrimoniales a su cargo y comunicar al Dpto. 37. de Patrimonio del movimiento de los mismos En forma Permanente en sus respectivos formularios. APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 104 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES SECTOR: SECCION AGENCIA REGIONAL ADMINISTRATIVA CIUDAD DEL ESTE DENOMINACIÓN DEL CARGO : RELACIÓN SUPERIOR : RELACIÓN HORIZONTAL : NIVEL JERÁRQUICO : Nº SIGLAS: DAG/AG1 JEFE DE LA SECCION AGENCIA REGIONAL ADMINISTRATIVA CIUDAD DEL ESTE DEPARTAMENTO DE AGENCIAS DEL INTERIOR SECCIÓN AGENCIA REGIONAL ADMINISTRATIVA ENCARNACION SECCIÓN AGENCIA REGIONAL ADMINISTRATIVA SAN IGNACIO SECCIÓN AGENCIA REGIONAL ADMINISTRATIVA CORONEL OVIEDO SECCIÓN AGENCIA REGIONAL ADMINISTRATIVA PEDRO JUAN CABALLERO SECCIÓN AGENCIA REGIONAL ADMINISTRATIVA CONCEPCION SECCIÓN AGENCIA REGIONAL ADMINISTRATIVA SALTOS DEL GUAIRÁ SECCIÓN AGENCIAS ADMINISTRATIVAS ZONALES “ E” TAREAS Y RESPONSABILIDADES FRECUENCIA Planificar y organizar conjuntamente con el Jefe del Departamento de Agencias del Interior, las 1. actividades a ser realizadas, conforme a los En forma Permanente objetivos definidos y a los recursos disponibles. Coordinar, dirigir, controlar y evaluar los resultados de las actividades del sector a su 2. cargo, conforme a políticas, normas y En forma Permanente procedimientos vigentes. APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 105 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Remitir informes Departamento por de escrito al Agencias Jefe del del Interior con relación a notas o expedientes sometidos a 3. su consideración responsabilidad, y del área conforme a de las su En forma Permanente políticas, normas y procedimientos vigentes. Conocer, cumplir y hacer cumplir las políticas, 4. normas, sistemas y procedimientos vigentes en En forma Permanente el Instituto en todos los sectores a su cargo. Controlar y hacer cumplir las normas y reglamentos vigentes en la Institución en el 5. manejo de personal a su cargo, e informar al En forma Permanente Jefe del Departamento Prever la provisión de materiales e insumos, y 6. solicitar mantenimiento preventivo y correctivo En forma Permanente de equipos utilizados en el sector a su cargo. Organizar y promover cursos a través del Dpto. de Agencias del Interior 7. Recursos Humanos, y la Dirección de para el constante En forma Permanente adiestramiento del personal a su cargo. Elaborar y presentar al Departamento de Agencias del Interior, el Plan Operativo Anual 8. (POA) el Plan Anual de Contrataciones (PAC) del Anualmente Sector a su cargo. Cumplir y hacer cumplir el horario de trabajo 9. establecido por el IPS y fuera del mismo en Diariamente todos los casos que ello sea necesario. Difundir los beneficios que brinda la Institución 10. como prestadora de servicios en el ámbito del APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 En forma Permanente FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 106 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Seguro Social. Conocer y hacer conocer los valores y el 11. Manual de Ética del IPS a fin de realizar sus En forma Permanente funciones de acuerdo a los mismos. Conocer y hacer conocer el Manual de 12. Atención al Asegurado. En forma Permanente Conformar y aprobar equipos de trabajo para la 13. ejecución de las tareas en materia de su En los casos necesarios competencia. Elaborar un informe de gestión del sector a su 14. Mensualmente cargo y remitirlo al Jefe del Departamento Realizar un control periódico del área a su cargo 15. en lo que respecta a la excelencia en la En forma Permanente prestación del sector, disciplina laboral. Prestar atención eficiente a empleadores y asegurados de las zonas del interior del país 16. que le son asignadas, debiendo elaborar planes En forma Permanente y proyectos de mejora. Facilitar a los Empleadores de su región, zona o localidad, los formularios y requisitos exigidos 17. por Instituto de Previsión Social, inherentes a la En forma Permanente Inscripción Patronal y de los Asegurados. Controlar y evaluar el cumplimiento de los 18. objetivos que le son asignados. Mensualmente Apoyar las actividades de otras dependencias 19. de la Dirección de Aporte Obrero Patronal que En forma Permanente deben ser ejecutados por la Agencia a su cargo. Verificar 20. el estado de cuenta de los Empleadores de su región, zona o localidad, por APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 Mensualmente FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 107 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES medio de los listados de pagos respectivos (Empleadores Activos, Empleadores Morosos, Empleadores con Fraccionamiento de pago y Empleadores Inactivos) e informar al Jefe de Dpto. de Agencias del Interior. Emitir 21. y/o tramitar documentos, expedientes conforme a las y otros normas y En forma Permanente procedimientos establecidos por la Institución. Apoyar en todas las actividades relacionadas a los servicios y procesos de las dependencias de la Dirección de Aporte Obrero Patronal, y de las 22. dependencias establecidas por las autoridades En forma Permanente de la Institución, para la región o zona del área de su influencia en el interior del país. Registrar en Sistemas Informáticos, las fechas de las comunicaciones referentes a la entrada y salida de los asegurados cotizantes, la inactividad o reactividad de los Empleadores de 23. su región, zona o localidad, debiendo mantener En forma Permanente actualizados los archivos físicos respaldatorios de los mismos, y en casos de contingencias registrarlos en forma manual mientras. Registrar en los Sistemas Informáticos las Declaraciones de Salarios de los Empleadores de su región, zona o localidad, generando los 24. Extractos de Cuenta para el pago En forma Permanente correspondiente, y en casos de contingencias registrarlos en forma manual mientras. 25. A solicitud de los Empleadores entregar las En forma Permanente APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 108 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Tarjetas de Comprobación de Derechos del Asegurado, u otros documentos previstos en los procedimientos o reglamentaciones correspondientes. Realizar el pago de los beneficios que otorga el Instituto de Previsión Social, tales como subsidio por enfermedad, accidentes de trabajo, maternidad, fallecimiento por accidentes de 26. trabajo, pensiones y jubilaciones, debiendo hacer firmar al beneficiario el En cada caso y mensual formulario respectivo, registrando dichos pagos conforme a la norma establecida por la Institución. Colaborar en la implementación de sistemas de 27. informáticos integrados. En forma Permanente Realizar y registrar en el Sistema Informático la identificación de asegurados y beneficiarios con 28. las documentaciones solicitadas en los En forma Permanente respectivos procedimientos. Custodiar y mantener en forma ordenada los 29. archivos correspondientes a su Agencia. En forma Permanente Elaborar descargo según observaciones de los organismos de control internos o externos de acuerdo 30. a su competencia y elevar a consideración de la Dirección de AOP las propuestas para el mejoramiento de En cada caso las observaciones recibidas. Custodiar y mantener el inventario de bienes 31. patrimoniales a su cargo y comunicar al Dpto. En forma Permanente de Patrimonio de los movimientos de los APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 109 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES mismos conforme a los formularios establecidos por la Institución. APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 110 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES SECTOR: SECCION AGENCIA REGIONAL ADMINISTRATIVA ENCARNACION DENOMINACIÓN DEL CARGO : RELACIÓN SUPERIOR : NIVEL JERÁRQUICO : Nº JEFE DE LA SECCION AGENCIA REGIONAL ADMINISTRATIVA ENCARNACION DEPARTAMENTO AGENCIAS DEL INTERIOR : RELACIÓN HORIZONTAL SIGLAS: DAG/AG2 SECCIÓN AGENCIA REGIONAL ADMINISTRATIVA CIUDAD DEL ESTE SECCIÓN AGENCIA REGIONAL ADMINISTRATIVA SAN IGNACIO SECCIÓN AGENCIA REGIONAL ADMINISTRATIVA CORONEL OVIEDO SECCIÓN AGENCIA REGIONAL ADMINISTRATIVA PEDRO JUAN CABALLERO SECCIÓN AGENCIA REGIONAL ADMINISTRATIVA CONCEPCION SECCIÓN AGENCIA REGIONAL ADMINISTRATIVA SALTOS DEL GUAIRÁ SECCIÓN AGENCIAS ADMINISTRATIVAS ZONALES “ E” TAREAS Y RESPONSABILIDADES FRECUENCIA Planificar y organizar conjuntamente con el Jefe del Departamento de Agencias del Interior, las 1. actividades a ser realizadas, conforme a los En forma Permanente objetivos definidos y a los recursos disponibles. Coordinar, dirigir, controlar y evaluar los resultados de las actividades del sector a su 2. cargo, conforme a políticas, normas y En forma Permanente procedimientos vigentes. APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 111 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Remitir informes Departamento por de escrito al Agencias Jefe del del Interior con relación a notas o expedientes sometidos a 3. su consideración responsabilidad, y del área conforme a de las su En forma Permanente políticas, normas y procedimientos vigentes. Conocer, cumplir y hacer cumplir las políticas, 4. normas, sistemas y procedimientos vigentes en En forma Permanente el Instituto en todos los sectores a su cargo. Controlar y hacer cumplir las normas y reglamentos vigentes en la Institución en el 5. manejo de personal a su cargo, e informar al En forma Permanente Jefe del Departamento Prever la provisión de materiales e insumos, y 6. solicitar mantenimiento preventivo y correctivo En forma Permanente de equipos utilizados en el sector a su cargo. Organizar y promover cursos a través del Dpto. de Agencias del Interior 7. Recursos Humanos, y la Dirección de para el constante En forma Permanente adiestramiento del personal a su cargo. Elaborar y presentar al Departamento de Agencias del Interior, el Plan Operativo Anual 8. (POA) el Plan Anual de Contrataciones (PAC) del Anualmente Sector a su cargo. Cumplir y hacer cumplir el horario de trabajo 9. establecido por el IPS y fuera del mismo en Diariamente todos los casos que ello sea necesario. Difundir los beneficios que brinda la Institución 10. como prestadora de servicios en el ámbito del APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 En forma Permanente FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 112 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Seguro Social. Conocer y hacer conocer los valores y el 11. Manual de Ética del IPS a fin de realizar sus En forma Permanente funciones de acuerdo a los mismos. Conocer y hacer conocer el Manual de 12. Atención al Asegurado. En forma Permanente Conformar y aprobar equipos de trabajo para la 13. ejecución de las tareas en materia de su En los casos necesarios competencia. Elaborar un informe de gestión del sector a su 14. Mensualmente cargo y remitirlo al Jefe del Departamento Realizar un control periódico del área a su cargo 15. en lo que respecta a la excelencia en la En forma Permanente prestación del sector, disciplina laboral. Prestar atención eficiente a empleadores y asegurados de las zonas del interior del país 16. que le son asignadas, debiendo elaborar planes En forma Permanente y proyectos de mejora. Facilitar a los Empleadores de su región, zona o localidad, los formularios y requisitos exigidos 17. por Instituto de Previsión Social, inherentes a la En forma Permanente Inscripción Patronal y de los Asegurados. Controlar y evaluar el cumplimiento de los 18. objetivos que le son asignados. Mensualmente Apoyar las actividades de otras dependencias 19. de la Dirección de Aporte Obrero Patronal que En forma Permanente deben ser ejecutados por la Agencia a su cargo. Verificar 20. el estado de cuenta de los Empleadores de su región, zona o localidad, por APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 Mensualmente FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 113 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES medio de los listados de pagos respectivos (Empleadores Activos, Empleadores Morosos, Empleadores con Fraccionamiento de pago y Empleadores Inactivos) e informar al Jefe de Dpto. de Agencias del Interior. Emitir 21. y/o tramitar documentos, expedientes conforme a las y otros normas y En forma Permanente procedimientos establecidos por la Institución. Apoyar en todas las actividades relacionadas a los servicios y procesos de las dependencias de la Dirección de Aporte Obrero Patronal, y de las 22. dependencias establecidas por las autoridades En forma Permanente de la Institución, para la región o zona del área de su influencia en el interior del país. Registrar en Sistemas Informáticos, las fechas de las comunicaciones referentes a la entrada y salida de los asegurados cotizantes, la inactividad o reactividad de los Empleadores de 23. su región, zona o localidad, debiendo mantener En forma Permanente actualizados los archivos físicos respaldatorios de los mismos, y en casos de contingencias registrarlos en forma manual mientras. Registrar en los Sistemas Informáticos las Declaraciones de Salarios de los Empleadores de su región, zona o localidad, generando los 24. Extractos de Cuenta para el pago En forma Permanente correspondiente, y en casos de contingencias registrarlos en forma manual mientras. 25. A solicitud de los Empleadores entregar las En forma Permanente APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 114 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Tarjetas de Comprobación de Derechos del Asegurado, u otros documentos previstos en los procedimientos o reglamentaciones correspondientes. Realizar el pago de los beneficios que otorga el Instituto de Previsión Social, tales como subsidio por enfermedad, accidentes de trabajo, maternidad, fallecimiento por accidentes de 26. trabajo, pensiones y jubilaciones, debiendo hacer firmar al beneficiario el En cada caso y mensual formulario respectivo, registrando dichos pagos conforme a la norma establecida por la Institución. Colaborar en la implementación de sistemas de 27. informáticos integrados. En forma Permanente Realizar y registrar en el Sistema Informático la identificación de asegurados y beneficiarios con 28. las documentaciones solicitadas en los En forma Permanente respectivos procedimientos. Custodiar y mantener en forma ordenada los 29. archivos correspondientes a su Agencia. En forma Permanente Elaborar descargo según observaciones de los organismos de control internos o externos de acuerdo 30. a su competencia y elevar a consideración de la Dirección de AOP las propuestas para el mejoramiento de En cada caso las observaciones recibidas. Custodiar y mantener el inventario de bienes 31. patrimoniales a su cargo y comunicar al Dpto. En forma Permanente de Patrimonio de los movimientos de los APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 115 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES mismos conforme a los formularios establecidos por la Institución. APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 116 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES SECTOR: SECCION AGENCIA REGIONAL ADMINISTRATIVA SAN IGNACIO DENOMINACIÓN DEL CARGO : RELACIÓN SUPERIOR : RELACIÓN HORIZONTAL : NIVEL JERÁRQUICO : Nº SIGLAS: DAG/AG3 JEFE DE LA SECCION AGENCIA REGIONAL ADMINISTRATIVA SAN IGNACIO DEPARTAMENTO DE AGENCIAS DEL INTERIOR SECCIÓN AGENCIA REGIONAL ADMINISTRATIVA CIUDAD DEL ESTE SECCIÓN AGENCIA REGIONAL ADMINISTRATIVA ENCARNACION SECCIÓN AGENCIA REGIONAL ADMINISTRATIVA CORONEL OVIEDO SECCIÓN AGENCIA REGIONAL ADMINISTRATIVA PEDRO JUAN CABALLERO SECCIÓN AGENCIA REGIONAL ADMINISTRATIVA CONCEPCION SECCIÓN AGENCIA REGIONAL ADMINISTRATIVA SALTOS DEL GUAIRA SECCIÓN AGENCIAS ADMINISTRATIVAS ZONALES “ E” TAREAS Y RESPONSABILIDADES FRECUENCIA Planificar y organizar conjuntamente con el Jefe del Departamento de Agencias del Interior, las 1. actividades a ser realizadas, conforme a los En forma Permanente objetivos definidos y a los recursos disponibles. Coordinar, dirigir, controlar y evaluar los resultados de las actividades del sector a su 2. cargo, conforme a políticas, normas y En forma Permanente procedimientos vigentes. APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 117 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Remitir informes Departamento por de escrito al Agencias Jefe del del Interior con relación a notas o expedientes sometidos a 3. su consideración responsabilidad, y del área conforme a de las su En forma Permanente políticas, normas y procedimientos vigentes. Conocer, cumplir y hacer cumplir las políticas, 4. normas, sistemas y procedimientos vigentes en En forma Permanente el Instituto en todos los sectores a su cargo. Controlar y hacer cumplir las normas y reglamentos vigentes en la Institución en el 5. manejo de personal a su cargo, e informar al En forma Permanente Jefe del Departamento Prever la provisión de materiales e insumos, y 6. solicitar mantenimiento preventivo y correctivo En forma Permanente de equipos utilizados en el sector a su cargo. Organizar y promover cursos a través del Dpto. de Agencias del Interior 7. Recursos Humanos, y la Dirección de para el constante En forma Permanente adiestramiento del personal a su cargo. Elaborar y presentar al Departamento de Agencias del Interior, el Plan Operativo Anual 8. (POA) el Plan Anual de Contrataciones (PAC) del Anualmente Sector a su cargo. Cumplir y hacer cumplir el horario de trabajo 9. establecido por el IPS y fuera del mismo en Diariamente todos los casos que ello sea necesario. Difundir los beneficios que brinda la Institución 10. como prestadora de servicios en el ámbito del APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 En forma Permanente FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 118 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Seguro Social. Conocer y hacer conocer los valores y el 11. Manual de Ética del IPS a fin de realizar sus En forma Permanente funciones de acuerdo a los mismos. Conocer y hacer conocer el Manual de 12. Atención al Asegurado. En forma Permanente Conformar y aprobar equipos de trabajo para la 13. ejecución de las tareas en materia de su En los casos necesarios competencia. Elaborar un informe de gestión del sector a su 14. Mensualmente cargo y remitirlo al Jefe del Departamento Realizar un control periódico del área a su cargo 15. en lo que respecta a la excelencia en la En forma Permanente prestación del sector, disciplina laboral. Prestar atención eficiente a empleadores y asegurados de las zonas del interior del país 16. que le son asignadas, debiendo elaborar planes En forma Permanente y proyectos de mejora. Facilitar a los Empleadores de su región, zona o localidad, los formularios y requisitos exigidos 17. por Instituto de Previsión Social, inherentes a la En forma Permanente Inscripción Patronal y de los Asegurados. Controlar y evaluar el cumplimiento de los 18. objetivos que le son asignados. Mensualmente Apoyar las actividades de otras dependencias 19. de la Dirección de Aporte Obrero Patronal que En forma Permanente deben ser ejecutados por la Agencia a su cargo. Verificar 20. el estado de cuenta de los Empleadores de su región, zona o localidad, por APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 Mensualmente FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 119 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES medio de los listados de pagos respectivos (Empleadores Activos, Empleadores Morosos, Empleadores con Fraccionamiento de pago y Empleadores Inactivos) e informar al Jefe de Dpto. de Agencias del Interior. Emitir 21. y/o tramitar documentos, expedientes conforme a las y otros normas y En forma Permanente procedimientos establecidos por la Institución. Apoyar en todas las actividades relacionadas a los servicios y procesos de las dependencias de la Dirección de Aporte Obrero Patronal, y de las 22. dependencias establecidas por las autoridades En forma Permanente de la Institución, para la región o zona del área de su influencia en el interior del país. Registrar en Sistemas Informáticos, las fechas de las comunicaciones referentes a la entrada y salida de los asegurados cotizantes, la inactividad o reactividad de los Empleadores de 23. su región, zona o localidad, debiendo mantener En forma Permanente actualizados los archivos físicos respaldatorios de los mismos, y en casos de contingencias registrarlos en forma manual mientras. Registrar en los Sistemas Informáticos las Declaraciones de Salarios de los Empleadores de su región, zona o localidad, generando los 24. Extractos de Cuenta para el pago En forma Permanente correspondiente, y en casos de contingencias registrarlos en forma manual mientras. 25. A solicitud de los Empleadores entregar las En forma Permanente APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 120 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Tarjetas de Comprobación de Derechos del Asegurado, u otros documentos previstos en los procedimientos o reglamentaciones correspondientes. Realizar el pago de los beneficios que otorga el Instituto de Previsión Social, tales como subsidio por enfermedad, accidentes de trabajo, maternidad, fallecimiento por accidentes de 26. trabajo, pensiones y jubilaciones, debiendo hacer firmar al beneficiario el En cada caso y mensual formulario respectivo, registrando dichos pagos conforme a la norma establecida por la Institución. Colaborar en la implementación de sistemas de 27. informáticos integrados. En forma Permanente Realizar y registrar en el Sistema Informático la identificación de asegurados y beneficiarios con 28. las documentaciones solicitadas en los En forma Permanente respectivos procedimientos. Custodiar y mantener en forma ordenada los 29. archivos correspondientes a su Agencia. En forma Permanente Elaborar descargo según observaciones de los organismos de control internos o externos de acuerdo 30. a su competencia y elevar a consideración de la Dirección de AOP las propuestas para el mejoramiento de En cada caso las observaciones recibidas. Custodiar y mantener el inventario de bienes 31. patrimoniales a su cargo y comunicar al Dpto. En forma Permanente de Patrimonio de los movimientos de los APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 121 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES mismos conforme a los formularios establecidos por la Institución. APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 122 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES SECTOR: SECCION AGENCIA REGIONAL ADMINISTRATIVA CORONEL OVIEDO DENOMINACIÓN DEL CARGO : RELACIÓN SUPERIOR : RELACIÓN HORIZONTAL : NIVEL JERÁRQUICO : Nº SIGLAS: DAG/AG4 JEFE DE LA SECCION AGENCIA REGIONAL ADMINISTRATIVA CORONEL OVIEDO DEPARTAMENTO DE AGENCIAS DEL INTERIOR SECCIÓN AGENCIA REGIONAL ADMINISTRATIVA CIUDAD DEL ESTE SECCIÓN AGENCIA REGIONAL ADMINISTRATIVA ENCARNACIÓN SECCIÓN AGENCIA REGIONAL ADMINISTRATIVA SAN IGNACIO SECCIÓN AGENCIA REGIONAL ADMINISTRATIVA PEDRO JUAN CABALLERO SECCIÓN AGENCIA REGIONAL ADMINISTRATIVA CONCEPCION SECCIÓN AGENCIA REGIONAL ADMINISTRATIVA SALTOS DEL GUAIRA SECCIÓN AGENCIAS ADMINISTRATIVAS ZONALES “ E” TAREAS Y RESPONSABILIDADES FRECUENCIA Planificar y organizar conjuntamente con el Jefe del Departamento de Agencias del Interior, las 1. actividades a ser realizadas, conforme a los En forma Permanente objetivos definidos y a los recursos disponibles. Coordinar, dirigir, controlar y evaluar los resultados de las actividades del sector a su 2. cargo, conforme a políticas, normas y En forma Permanente procedimientos vigentes. APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 123 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Remitir informes Departamento por de escrito al Agencias Jefe del del Interior con relación a notas o expedientes sometidos a 3. su consideración responsabilidad, y del área conforme a de las su En forma Permanente políticas, normas y procedimientos vigentes. Conocer, cumplir y hacer cumplir las políticas, 4. normas, sistemas y procedimientos vigentes en En forma Permanente el Instituto en el sector a su cargo. Controlar y hacer cumplir las normas y reglamentos vigentes en la Institución en el 5. manejo de personal a su cargo, e informar al En forma Permanente Jefe del Departamento Prever la provisión de materiales e insumos, y 6. solicitar mantenimiento preventivo y correctivo En forma Permanente de equipos utilizados en el sector a su cargo. Organizar y promover cursos a través del Dpto. de Agencias del Interior 7. Recursos Humanos, y la Dirección de para el constante En forma Permanente adiestramiento del personal a su cargo. Elaborar y presentar al Departamento de Agencias del Interior, el Plan Operativo Anual 8. (POA) el Plan Anual de Contrataciones (PAC) del Anualmente Sector a su cargo. Cumplir y hacer cumplir el horario de trabajo 9. establecido por el IPS y fuera del mismo en Diariamente todos los casos que ello sea necesario. Difundir los beneficios que brinda la Institución 10. como prestadora de servicios en el ámbito del APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 En forma Permanente FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 124 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Seguro Social. Conocer y hacer conocer los valores y el 11. Manual de Ética del IPS a fin de realizar sus En forma Permanente funciones de acuerdo a los mismos. Conocer y hacer conocer el Manual de 12. Atención al Asegurado. En forma Permanente Conformar y aprobar equipos de trabajo para la 13. ejecución de las tareas en materia de su En los casos necesarios competencia. Elaborar un informe de gestión del sector a su 14. Mensualmente cargo y remitirlo al Jefe del Departamento Realizar un control periódico del área a su cargo 15. en lo que respecta a la excelencia en la En forma Permanente prestación del sector, disciplina laboral. Prestar atención eficiente a empleadores y asegurados de las zonas del interior del país 16. que le son asignadas, debiendo elaborar planes En forma Permanente y proyectos de mejora. Facilitar a los Empleadores de su región, zona o localidad, los formularios y requisitos exigidos 17. por Instituto de Previsión Social, inherentes a la En forma Permanente Inscripción Patronal y de los Asegurados. Controlar y evaluar el cumplimiento de los 18. objetivos que le son asignados. Mensualmente Apoyar las actividades de otras dependencias 19. de la Dirección de Aporte Obrero Patronal que En forma Permanente deben ser ejecutados por la Agencia a su cargo. Verificar 20. el estado de cuenta de los Empleadores de su región, zona o localidad, por APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 Mensualmente FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 125 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES medio de los listados de pagos respectivos (Empleadores Activos, Empleadores Morosos, Empleadores con Fraccionamiento de pago y Empleadores Inactivos) e informar al Jefe de Dpto. de Agencias del Interior. Emitir 21. y/o tramitar documentos, expedientes conforme a las y otros normas y En forma Permanente procedimientos establecidos por la Institución. Apoyar en todas las actividades relacionadas a los servicios y procesos de las dependencias de la Dirección de Aporte Obrero Patronal, y de las 22. dependencias establecidas por las autoridades En forma Permanente de la Institución, para la región o zona del área de su influencia en el interior del país. Registrar en Sistemas Informáticos, las fechas de las comunicaciones referentes a la entrada y salida de los asegurados cotizantes, la inactividad o reactividad de los Empleadores de 23. su región, zona o localidad, debiendo mantener En forma Permanente actualizados los archivos físicos respaldatorios de los mismos, y en casos de contingencias registrarlos en forma manual mientras. Registrar en los Sistemas Informáticos las Declaraciones de Salarios de los Empleadores de su región, zona o localidad, generando los 24. Extractos de Cuenta para el pago En forma Permanente correspondiente, y en casos de contingencias registrarlos en forma manual mientras. 25. A solicitud de los Empleadores entregar las En forma Permanente APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 126 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Tarjetas de Comprobación de Derechos del Asegurado, u otros documentos previstos en los procedimientos o reglamentaciones correspondientes.. Realizar el pago de los beneficios que otorga el Instituto de Previsión Social, tales como subsidio por enfermedad, accidentes de trabajo, maternidad, fallecimiento por accidentes de 26. trabajo, pensiones y jubilaciones, debiendo hacer firmar al beneficiario el En cada caso y mensual formulario respectivo, registrando dichos pagos conforme a la norma establecida por la Institución. Colaborar en la implementación de sistemas de 27. informáticos integrados. En forma Permanente Realizar y registrar en el Sistema Informático la identificación de asegurados y beneficiarios con 28. las documentaciones solicitadas en los En forma Permanente respectivos procedimientos. Custodiar y mantener en forma ordenada los 29. archivos correspondientes a su Agencia. En forma Permanente Elaborar descargo según observaciones de los organismos de control internos o externos de acuerdo 30. a su competencia y elevar a consideración de la Dirección de AOP las propuestas para el mejoramiento de En cada caso las observaciones recibidas. Custodiar y mantener el inventario de bienes 31. patrimoniales a su cargo y comunicar al Dpto. En forma Permanente de Patrimonio de los movimientos de los APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 127 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES mismos conforme a los formularios establecidos por la Institución. APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 128 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES SECTOR: SECCION AGENCIA REGIONAL ADMINISTRATIVA PEDRO JUAN CABALLERO DENOMINACIÓN DEL CARGO : RELACIÓN SUPERIOR : RELACIÓN HORIZONTAL : NIVEL JERÁRQUICO : Nº SIGLAS: DAG/AG5 JEFE DE LA SECCION AGENCIA REGIONAL ADMINISTRATIVA PEDRO JUAN CABALLERO DEPARTAMENTO DE AGENCIAS DEL INTERIOR SECCIÓN AGENCIA REGIONAL ADMINISTRATIVA CIUDAD DEL ESTE SECCIÓN AGENCIA REGIONAL ADMINISTRATIVA ENCARNACIÓN SECCIÓN AGENCIA REGIONAL ADMINISTRATIVA SAN IGNACIO SECCIÓN AGENCIA REGIONAL ADMINISTRATIVA CORONEL OVIEDO SECCIÓN AGENCIA REGIONAL ADMINISTRATIVA CONCEPCION SECCIÓN AGENCIA REGIONAL ADMINISTRATIVA SALTOS DEL GUAIRA SECCIÓN AGENCIAS ADMINISTRATIVAS ZONALES “ E” TAREAS Y RESPONSABILIDADES FRECUENCIA Planificar y organizar conjuntamente con el Jefe del Departamento de Agencias del Interior, las 1. actividades a ser realizadas, conforme a los En forma Permanente objetivos definidos y a los recursos disponibles. Coordinar, dirigir, controlar y evaluar los resultados de las actividades del sector a su 2. cargo, conforme a políticas, normas y En forma Permanente procedimientos vigentes. APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 129 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Remitir informes Departamento por de escrito al Agencias Jefe del del Interior con relación a notas o expedientes sometidos a 3. su consideración responsabilidad, y del área conforme a de las su En forma Permanente políticas, normas y procedimientos vigentes. Conocer, cumplir y hacer cumplir las políticas, 4. normas, sistemas y procedimientos vigentes en En forma Permanente el Instituto en el sector a su cargo. Controlar y hacer cumplir las normas y reglamentos vigentes en la Institución en el 5. manejo de personal a su cargo, e informar al En forma Permanente Jefe del Departamento Prever la provisión de materiales e insumos, y 6. solicitar mantenimiento preventivo y correctivo En forma Permanente de equipos utilizados en el sector a su cargo. Organizar y promover cursos a través del Dpto. de Agencias del Interior 7. Recursos Humanos, y la Dirección de para el constante En forma Permanente adiestramiento del personal a su cargo. Elaborar y presentar al Departamento de Agencias del Interior, el Plan Operativo Anual 8. (POA) el Plan Anual de Contrataciones (PAC) del Anualmente Sector a su cargo. Cumplir y hacer cumplir el horario de trabajo 9. establecido por el IPS y fuera del mismo en Diariamente todos los casos que ello sea necesario. Difundir los beneficios que brinda la Institución 10. como prestadora de servicios en el ámbito del APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 En forma Permanente FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 130 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Seguro Social. Conocer y hacer conocer los valores y el 11. Manual de Ética del IPS a fin de realizar sus En forma Permanente funciones de acuerdo a los mismos. Conocer y hacer conocer el Manual de 12. Atención al Asegurado. En forma Permanente Conformar y aprobar equipos de trabajo para la 13. ejecución de las tareas en materia de su En los casos necesarios competencia. Elaborar un informe de gestión del sector a su 14. Mensualmente cargo y remitirlo al Jefe del Departamento Realizar un control periódico del área a su cargo 15. en lo que respecta a la excelencia en la En forma Permanente prestación del sector, disciplina laboral. Prestar atención eficiente a empleadores y asegurados de las zonas del interior del país 16. que le son asignadas, debiendo elaborar planes En forma Permanente y proyectos de mejora. Facilitar a los Empleadores de su región, zona o localidad, los formularios y requisitos exigidos 17. por Instituto de Previsión Social, inherentes a la En forma Permanente Inscripción Patronal y de los Asegurados. Controlar y evaluar el cumplimiento de los 18. objetivos que le son asignados. Mensualmente Apoyar las actividades de otras dependencias 19. de la Dirección de Aporte Obrero Patronal que En forma Permanente deben ser ejecutados por la Agencia a su cargo. Verificar 20. el estado de cuenta de los Empleadores de su región, zona o localidad, por APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 Mensualmente FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 131 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES medio de los listados de pagos respectivos (Empleadores Activos, Empleadores Morosos, Empleadores con Fraccionamiento de pago y Empleadores Inactivos) e informar al Jefe de Dpto. de Agencias del Interior. Emitir 21. y/o tramitar documentos, expedientes conforme a las y otros normas y En forma Permanente procedimientos establecidos por la Institución. Apoyar en todas las actividades relacionadas a los servicios y procesos de las dependencias de la Dirección de Aporte Obrero Patronal, y de las 22. dependencias establecidas por las autoridades En forma Permanente de la Institución, para la región o zona del área de su influencia en el interior del país. Registrar en Sistemas Informáticos, las fechas de las comunicaciones referentes a la entrada y salida de los asegurados cotizantes, la inactividad o reactividad de los Empleadores de 23. su región, zona o localidad, debiendo mantener En forma Permanente actualizados los archivos físicos respaldatorios de los mismos, y en casos de contingencias registrarlos en forma manual mientras. Registrar en los Sistemas Informáticos las Declaraciones de Salarios de los Empleadores de su región, zona o localidad, generando los 24. Extractos de Cuenta para el pago En forma Permanente correspondiente, y en casos de contingencias registrarlos en forma manual mientras. 25. A solicitud de los Empleadores entregar las En forma Permanente APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 132 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Tarjetas de Comprobación de Derechos del Asegurado, u otros documentos previstos en los procedimientos o reglamentaciones correspondientes. Realizar el pago de los beneficios que otorga el Instituto de Previsión Social, tales como subsidio por enfermedad, accidentes de trabajo, maternidad, fallecimiento por accidentes de 26. trabajo, pensiones y jubilaciones, debiendo hacer firmar al beneficiario el En cada caso y mensual formulario respectivo, registrando dichos pagos conforme a la norma establecida por la Institución. Colaborar en la implementación de sistemas de 27. informáticos integrados. En forma Permanente Realizar y registrar en el Sistema Informático la identificación de asegurados y beneficiarios con 28. las documentaciones solicitadas en los En forma Permanente respectivos procedimientos. Custodiar y mantener en forma ordenada los 29. archivos correspondientes a su Agencia. En forma Permanente Elaborar descargo según observaciones de los organismos de control internos o externos de acuerdo 30. a su competencia y elevar a consideración de la Dirección de AOP las propuestas para el mejoramiento de En cada caso las observaciones recibidas. Custodiar y mantener el inventario de bienes 31. patrimoniales a su cargo y comunicar al Dpto. En forma Permanente de Patrimonio de los movimientos de los APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 133 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES mismos conforme a los formularios establecidos por la Institución. APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 134 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES SECTOR: SECCION AGENCIA REGIONAL ADMINISTRATIVA CONCEPCION DENOMINACIÓN DEL CARGO : RELACIÓN SUPERIOR : RELACIÓN HORIZONTAL : NIVEL JERÁRQUICO : Nº SIGLAS: DAG/AG6 JEFE DE LA SECCION AGENCIA REGIONAL ADMINISTRATIVA CONCEPCION DEPARTAMENTO DE AGENCIAS DEL INTERIOR SECCIÓN AGENCIA REGIONAL ADMINISTRATIVA CIUDAD DEL ESTE SECCIÓN AGENCIA REGIONAL ADMINISTRATIVA ENCARNACIÓN SECCIÓN AGENCIA REGIONAL ADMINISTRATIVA SAN IGNACIO SECCIÓN AGENCIA REGIONAL ADMINISTRATIVA CORONEL OVIEDO SECCIÓN AGENCIA REGIONAL ADMINISTRATIVA PEDRO JUAN CABALLERO SECCIÓN AGENCIA REGIONAL ADMINISTRATIVA SALTOS DEL GUAIRA SECCIÓN AGENCIAS ADMINISTRATIVAS ZONALES “ E” TAREAS Y RESPONSABILIDADES FRECUENCIA Planificar y organizar conjuntamente con el Jefe del Departamento de Agencias del Interior, las 1. actividades a ser realizadas, conforme a los En forma Permanente objetivos definidos y a los recursos disponibles. Coordinar, dirigir, controlar y evaluar los resultados de las actividades del sector a su 2. cargo, conforme a políticas, normas y En forma Permanente procedimientos vigentes. APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 135 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Remitir informes Departamento por de escrito al Agencias Jefe del del Interior con relación a notas o expedientes sometidos a 3. su consideración responsabilidad, y del área conforme a de las su En forma Permanente políticas, normas y procedimientos vigentes. Conocer, cumplir y hacer cumplir las políticas, 4. normas, sistemas y procedimientos vigentes en En forma Permanente el Instituto en el sector a su cargo. Controlar y hacer cumplir las normas y reglamentos vigentes en la Institución en el 5. manejo de personal a su cargo, e informar al En forma Permanente Jefe del Departamento Prever la provisión de materiales e insumos, y 6. solicitar mantenimiento preventivo y correctivo En forma Permanente. de equipos utilizados en el sector a su cargo. Organizar y promover cursos a través del Dpto. de Agencias del Interior 7. Recursos Humanos, y la Dirección de para el constante En forma Permanente adiestramiento del personal a su cargo. Elaborar y presentar al Departamento de Agencias del Interior, el Plan Operativo Anual 8. (POA) el Plan Anual de Contrataciones (PAC) del Anualmente Sector a su cargo. Cumplir y hacer cumplir el horario de trabajo 9. establecido por el IPS y fuera del mismo en Diariamente todos los casos que ello sea necesario. Difundir los beneficios que brinda la Institución 10. como prestadora de servicios en el ámbito del APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 En forma Permanente FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 136 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Seguro Social. Conocer y hacer conocer los valores y el 11. Manual de Ética del IPS a fin de realizar sus En forma Permanente funciones de acuerdo a los mismos. Conocer y hacer conocer el Manual de 12. Atención al Asegurado. En forma Permanente Conformar y aprobar equipos de trabajo para la 13. ejecución de las tareas en materia de su En los casos necesarios competencia. Elaborar un informe de gestión del sector a su 14. Mensualmente cargo y remitirlo al Jefe del Departamento Realizar un control periódico del área a su cargo 15. en lo que respecta a la excelencia en la En forma Permanente prestación del sector, disciplina laboral. Prestar atención eficiente a empleadores y asegurados de las zonas del interior del país 16. que le son asignadas, debiendo elaborar planes En forma Permanente y proyectos de mejora. Facilitar a los Empleadores de su región, zona o localidad, los formularios y requisitos exigidos 17. por Instituto de Previsión Social, inherentes a la En forma Permanente Inscripción Patronal y de los Asegurados. Controlar y evaluar el cumplimiento de los 18. objetivos que le son asignados. Mensualmente Apoyar las actividades de otras dependencias 19. de la Dirección de Aporte Obrero Patronal que En forma Permanente deben ser ejecutados por la Agencia a su cargo. Verificar 20. el estado de cuenta de los Empleadores de su región, zona o localidad, por APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 Mensualmente FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 137 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES medio de los listados de pagos respectivos (Empleadores Activos, Empleadores Morosos, Empleadores con Fraccionamiento de pago y Empleadores Inactivos) e informar al Jefe de Dpto. de Agencias del Interior. Emitir 21. y/o tramitar documentos, expedientes conforme a las y otros normas y En forma Permanente procedimientos establecidos por la Institución. Apoyar en todas las actividades relacionadas a los servicios y procesos de las dependencias de la Dirección de Aporte Obrero Patronal, y de las 22. dependencias establecidas por las autoridades En forma Permanente de la Institución, para la región o zona del área de su influencia en el interior del país. Registrar en Sistemas Informáticos, las fechas de las comunicaciones referentes a la entrada y salida de los asegurados cotizantes, la inactividad o reactividad de los Empleadores de 23. su región, zona o localidad, debiendo mantener En forma Permanente actualizados los archivos físicos respaldatorios de los mismos, y en casos de contingencias registrarlos en forma manual mientras. Registrar en los Sistemas Informáticos las Declaraciones de Salarios de los Empleadores de su región, zona o localidad, generando los 24. Extractos de Cuenta para el pago En forma Permanente correspondiente, y en casos de contingencias registrarlos en forma manual mientras. 25. A solicitud de los Empleadores entregar las En forma Permanente APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 138 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Tarjetas de Comprobación de Derechos del Asegurado, u otros documentos previstos en los procedimientos o reglamentaciones correspondientes. Realizar el pago de los beneficios que otorga el Instituto de Previsión Social, tales como subsidio por enfermedad, accidentes de trabajo, maternidad, fallecimiento por accidentes de 26. trabajo, pensiones y jubilaciones, debiendo hacer firmar al beneficiario el En cada caso y mensual formulario respectivo, registrando dichos pagos conforme a la norma establecida por la Institución. Colaborar en la implementación de sistemas de 27. informáticos integrados. En forma Permanente Realizar y registrar en el Sistema Informático la identificación de asegurados y beneficiarios con 28. las documentaciones solicitadas en los En forma Permanente respectivos procedimientos. Custodiar y mantener en forma ordenada los 29. archivos correspondientes a su Agencia. En forma Permanente Elaborar descargo según observaciones de los organismos de control internos o externos de acuerdo 30. a su competencia y elevar a consideración de la Dirección de AOP las propuestas para el mejoramiento de En cada caso las observaciones recibidas. Custodiar y mantener el inventario de bienes 31. patrimoniales a su cargo y comunicar al Dpto. En forma Permanente de Patrimonio de los movimientos de los APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 139 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES mismos conforme a los formularios establecidos por la Institución. APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 140 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES SECTOR: SECCION AGENCIA REGIONAL ADMINISTRATIVA SALTOS DEL GUAIRA DENOMINACIÓN DEL CARGO : RELACIÓN SUPERIOR : RELACIÓN HORIZONTAL : NIVEL JERÁRQUICO : Nº SIGLAS: DAG/AG7 JEFE DE LA SECCION AGENCIA REGIONAL ADMINISTRATIVA SALTOS DEL GUAIRA DEPARTAMENTO DE AGENCIAS DEL INTERIOR SECCIÓN AGENCIA REGIONAL ADMINISTRATIVA CIUDAD DEL ESTE SECCIÓN AGENCIA REGIONAL ADMINISTRATIVA ENCARNACIÓN SECCIÓN AGENCIA REGIONAL ADMINISTRATIVA SAN IGNACIO SECCIÓN AGENCIA REGIONAL ADMINISTRATIVA CORONEL OVIEDO SECCIÓN AGENCIA REGIONAL ADMINISTRATIVA PEDRO JUAN CABALLERO SECCIÓN AGENCIA REGIONAL ADMINISTRATIVA CONCEPCIÓN SECCIÓN AGENCIAS ADMINISTRATIVAS ZONALES “ E” TAREAS Y RESPONSABILIDADES FRECUENCIA Planificar y organizar conjuntamente con el Jefe del Departamento de Agencias del Interior, las 1. actividades a ser realizadas, conforme a los En forma Permanente objetivos definidos y a los recursos disponibles. Coordinar, dirigir, controlar y evaluar los resultados de las actividades del sector a su 2. cargo, conforme a políticas, normas y En forma Permanente procedimientos vigentes. APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 141 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Remitir informes Departamento por de escrito al Agencias Jefe del del Interior con relación a notas o expedientes sometidos a 3. su consideración responsabilidad, y del conforme área a de las su En forma Permanente políticas, normas y procedimientos vigentes. Conocer, cumplir y hacer cumplir las políticas, 4. normas, sistemas y procedimientos vigentes en En forma Permanente el Instituto en el sector a su cargo. Controlar y hacer cumplir las normas y reglamentos vigentes en la Institución en el 5. manejo de personal a su cargo, e informar al En forma Permanente Jefe del Departamento Prever la provisión de materiales e insumos, y 6. solicitar mantenimiento preventivo y correctivo En forma Permanente. de equipos utilizados en el sector a su cargo. Organizar y promover cursos a través del Dpto. de Agencias del Interior 7. Recursos Humanos, y la Dirección de para el constante En forma Permanente adiestramiento del personal a su cargo. Elaborar y presentar al Departamento de Agencias del Interior, el Plan Operativo Anual 8. (POA) el Plan Anual de Contrataciones (PAC) Anualmente del Sector a su cargo. Cumplir y hacer cumplir el horario de trabajo 9. establecido por el IPS y fuera del mismo en Diariamente todos los casos que ello sea necesario. Difundir los beneficios que brinda la Institución 10. como prestadora de servicios en el ámbito del APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 En forma Permanente FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 142 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Seguro Social. Conocer y hacer conocer los valores y el 11. Manual de Ética del IPS a fin de realizar sus En forma Permanente funciones de acuerdo a los mismos. Conocer y hacer conocer el Manual de 12. Atención al Asegurado. En forma Permanente Conformar y aprobar equipos de trabajo para la 13. ejecución de las tareas en materia de su En los casos necesarios competencia. Elaborar un informe de gestión del sector a su 14. cargo y remitirlo al Jefe del Departamento Mensualmente Realizar un control periódico del área a su cargo 15. en lo que respecta a la excelencia en la En forma Permanente prestación del sector, disciplina laboral. Prestar atención eficiente a empleadores y asegurados de las zonas del interior del país 16. que le son asignadas, debiendo elaborar planes En forma Permanente y proyectos de mejora. Facilitar a los Empleadores de su región, zona o localidad, los formularios y requisitos exigidos 17. por Instituto de Previsión Social, inherentes a la En forma Permanente Inscripción Patronal y de los Asegurados. Controlar y evaluar el cumplimiento de los 18. objetivos que le son asignados. Mensualmente Apoyar las actividades de otras dependencias 19. de la Dirección de Aporte Obrero Patronal que En forma Permanente deben ser ejecutados por la Agencia a su cargo. Verificar 20. el estado de cuenta de los Empleadores de su región, zona o localidad, por APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 Mensualmente FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 143 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES medio de los listados de pagos respectivos (Empleadores Activos, Empleadores Morosos, Empleadores con Fraccionamiento de pago y Empleadores Inactivos) e informar al Jefe de Dpto. de Agencias del Interior. Emitir 21. y/o tramitar documentos, expedientes conforme a las y otros normas y En forma Permanente procedimientos establecidos por la Institución. Apoyar en todas las actividades relacionadas a los servicios y procesos de las dependencias de la Dirección de Aporte Obrero Patronal, y de las 22. dependencias establecidas por las autoridades En forma Permanente de la Institución, para la región o zona del área de su influencia en el interior del país. Registrar en Sistemas Informáticos, las fechas de las comunicaciones referentes a la entrada y salida de los asegurados cotizantes, la inactividad o reactividad de los Empleadores de 23. su región, zona o localidad, debiendo mantener En forma Permanente actualizados los archivos físicos respaldatorios de los mismos, y en casos de contingencias registrarlos en forma manual mientras. Registrar en los Sistemas Informáticos las Declaraciones de Salarios de los Empleadores de su región, zona o localidad, generando los 24. Extractos de Cuenta para el pago En forma Permanente correspondiente, y en casos de contingencias registrarlos en forma manual mientras. 25. A solicitud de los Empleadores entregar las En forma Permanente APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 144 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Tarjetas de Comprobación de Derechos del Asegurado, u otros documentos previstos en los procedimientos o reglamentaciones correspondientes. Realizar el pago de los beneficios que otorga el Instituto de Previsión Social, tales como subsidio por enfermedad, accidentes de trabajo, maternidad, fallecimiento por accidentes de 26. trabajo, pensiones y jubilaciones, debiendo hacer firmar al beneficiario el En cada caso y mensual formulario respectivo, registrando dichos pagos conforme a la norma establecida por la Institución. Colaborar en la implementación de sistemas de 27. informáticos integrados. En forma Permanente Realizar y registrar en el Sistema Informático la identificación de asegurados y beneficiarios con 28. las documentaciones solicitadas en los En forma Permanente respectivos procedimientos. Custodiar y mantener en forma ordenada los 29. archivos correspondientes a su Agencia. En forma Permanente Elaborar descargo según observaciones de los organismos de control internos o externos de acuerdo 30. a su competencia y elevar a consideración de la Dirección de AOP las propuestas para el mejoramiento de En cada caso las observaciones recibidas. Custodiar y mantener el inventario de bienes 31. patrimoniales a su cargo y comunicar al Dpto. En forma Permanente de Patrimonio de los movimientos de los APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 145 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES mismos conforme a los formularios establecidos por la Institución. APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 146 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES SECTOR: SECCION AGENCIAS ADMINISTRATIVAS ZONALES DENOMINACIÓN DEL CARGO : RELACIÓN SUPERIOR : RELACIÓN HORIZONTAL : RELACIÓN INFERIOR APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 : SIGLAS: DAG/AG8 JEFE DE SECCION AGENCIAS ADMINISTRATIVAS ZONALES DEPARTAMENTO DE AGENCIAS DEL INTERIOR SECCIÓN AGENCIA REGIONAL ADMINISTRATIVA CIUDAD DEL ESTE SECCIÓN AGENCIA REGIONAL ADMINISTRATIVA ENCARNACIÓN SECCIÓN AGENCIA REGIONAL ADMINISTRATIVA SAN IGNACIO SECCIÓN AGENCIA REGIONAL ADMINISTRATIVA CORONEL OVIEDO SECCIÓN AGENCIA REGIONAL ADMINISTRATIVA PEDRO JUAN CABALLERO SECCIÓN AGENCIA REGIONAL ADMINISTRATIVA CONCEPCION. SECCIÓN AGENCIA REGIONAL ADMINISTRATIVA SALTOS DEL GUAIRA Encargados de Agencias Administrativas Zonales de: Ayolas Bella Vista Norte Caacupé Caaguazú Caazapá Capitán Bado Carapeguá Cnel. Bogado Curuguaty Filadelfia Hernandarias Hohenau Pilar Puerto Casado Puerto Rosario San Estanislao San Juan Bautista FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 147 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES San Juan Nepomuceno San Pedro Santa Rita Villa Hayes Villarrica Yuty NIVEL JERÁRQUICO “ E” : Nº TAREAS Y RESPONSABILIDADES FRECUENCIA Planificar y organizar conjuntamente con el Jefe del Departamento de Agencias del Interior, las 1. actividades a ser realizadas, conforme a los En forma Permanente objetivos definidos y a los recursos disponibles. Coordinar, dirigir, controlar y evaluar los resultados de las actividades del sector a su 2. cargo, conforme a políticas, normas y En forma Permanente procedimientos vigentes. Remitir informes Departamento por de escrito al Agencias Jefe del del Interior con relación a notas o expedientes sometidos a 3. su consideración responsabilidad, y del conforme área a las de su En forma Permanente políticas, normas y procedimientos vigentes. Conocer, cumplir y hacer cumplir las políticas, 4. normas, sistemas y procedimientos vigentes en En forma Permanente el Instituto en las áreas a su cargo. Controlar 5. y hacer cumplir las normas y reglamentos vigentes en la Institución en el En forma Permanente manejo de personal a su cargo, e informar al APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 148 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Jefe del Departamento de Agencias del Interior Prever la provisión de materiales e insumos, y 6. solicitar mantenimiento preventivo y correctivo En forma Permanente. de equipos utilizados en el sector a su cargo. Organizar y promover cursos a través del Dpto. de Agencias del Interior 7. Recursos Humanos, y la Dirección de para el constante En forma Permanente adiestramiento del personal a su cargo. Elaborar y presentar al Departamento de Agencias del Interior, el Plan Operativo Anual 8. (POA) el Plan Anual de Contrataciones (PAC) del Anualmente Sector a su cargo. Cumplir y hacer cumplir el horario de trabajo 9. establecido por el IPS y fuera del mismo en Diariamente todos los casos que ello sea necesario. Difundir los beneficios que brinda la Institución 10. como prestadora de servicios en el ámbito del En forma Permanente Seguro Social. Conocer y hacer conocer los valores y el 11. Manual de Ética del IPS a fin de realizar sus En forma Permanente funciones de acuerdo a los mismos. Conocer y hacer conocer el Manual de 12. Atención al Asegurado. En forma Permanente Conformar y aprobar equipos de trabajo para la 13. ejecución de las tareas en materia de su En los casos necesarios competencia. Elaborar un informe de gestión del sector a su 14. cargo y remitirlo al Jefe del Departamento APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 Mensualmente FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 149 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Realizar un control periódico del área a su cargo 15. en lo que respecta a la excelencia en la En forma Permanente prestación del sector, disciplina laboral. Prestar atención eficiente a empleadores y asegurados de las zonas del interior del país 16. que le son asignadas, debiendo elaborar planes En forma Permanente y proyectos de mejora. Apoyar en su gestión a los encargados de las 17. Agencias Administrativas zonales En forma Permanente Controlar el cumplimiento eficiente de los trabajos 18. de los encargados Administrativas Zonales Documentación de las en de Agencias cuanto a la Recaudaciones y En forma Permanente Rendición de Cuentas de los distintos beneficios pagados en el Interior Controlar y evaluar el cumplimiento de los 19. objetivos que le son asignados. Mensualmente Apoyar las actividades de otras dependencias 20. de la Dirección de Aporte Obrero Patronal que En forma Permanente deben ser ejecutados por la Agencia a su cargo. Solicitar informe a los encargados de las Agencias Administrativas Zonales respecto a las 21. actividades que se encuentran a su cargo a Mensualmente objeto de análisis y evaluación. Controlar informes remitidos por los encargados de las Agencias Administrativas Zonales, con 22. relación al estado de cuenta de los Mensualmente Empleadores de las zonas o localidades, por medio de los listados de pagos respectivos APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 150 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES (Empleadores Activos, Empleadores Morosos, Empleadores con Fraccionamiento de pago y Empleadores Inactivos) e informar al Jefe de Dpto. de Agencias del Interior. Emitir 23. y/o tramitar documentos, expedientes conforme a las y otros normas y En forma Permanente procedimientos establecidos por la Institución. Apoyar en todas las actividades relacionadas a los servicios y procesos de las dependencias de 24. la Dirección de Aporte Obrero Patronal, y de las En forma Permanente dependencias establecidas por las autoridades de la Institución, Colaborar en la implementación de sistemas de 25. informáticos integrados. Custodiar y mantener en forma ordenada los 26. archivos correspondientes a su Sección. En cada caso En forma Permanente Elaborar descargo según observaciones de los organismos de control internos o externos de acuerdo 27. a su competencia y elevar a consideración de la Dirección de AOP las propuestas para el mejoramiento de En cada caso las observaciones recibidas. Promover y colaborar en la Sistematización las Agencias Administrativas Zonales del Interior a 28. los efectos de ampliar los servicios y proveer En cada caso información precisa, confiable y oportuna. Apoyar las actividades de otras dependencias 29. de la Dirección de Aporte Obrero Patronal que En forma Permanente deben ser ejecutados por las Agencias Zonales APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 151 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES del Interior del país. Mantener los archivos relacionados a los envíos con 30. acuse de recibo de notas circulares procedimientos que sean remitidas a las Agencias En forma Permanente Zonales. Custodiar archivados 31. los documentos que relacionados a deban ser los procesos Institucionales que lo requieran, a cuyo efecto En forma Permanente podrá designar a uno o más encargados para el cumplimiento de dicha tarea. Dar apoyo a los encargados de Agencias en los procesos de pagos de los beneficios que otorga el Instituto de Previsión Social, tales como subsidio por enfermedad, accidentes de trabajo, 32. maternidad, fallecimiento por accidentes de En forma Permanente trabajo, pensiones y jubilaciones, debiendo hacer firmar al beneficiario el formulario respectivo, registrando dichos pagos conforme a la norma establecida por la Institución. Promover la asegurados 33. adecuada y identificación beneficiarios con de las documentaciones solicitadas en los respectivos En forma Permanente procedimientos. Custodiar y mantener el inventario de bienes patrimoniales a su cargo y comunicar al Dpto. 34. de Patrimonio del movimiento de los mismos en En forma Permanente sus respectivos formularios. APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 152 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES SECTOR: AGENCIA ADMINISTRATIVA ZONAL AYOLAS AGENCIA ADMINISTRATIVA ZONAL BELLA VISTA NORTE AGENCIA ADMINISTRATIVA ZONAL CAACUPE AGENCIA ADMINISTRATIVA ZONAL CAAGUAZÚ AGENCIA ADMINISTRATIVA ZONAL CAAZAPA AGENCIA ADMINISTRATIVA ZONAL CAPITAN BADO AGENCIA ADMINISTRATIVA ZONAL CARAPEGUA AGENCIA ADMINISTRATIVA ZONAL CNEL. BOGADO AGENCIA ADMINISTRATIVA ZONAL CURUGUATY AGENCIA ADMINISTRATIVA ZONAL FILADELFIA AGENCIA ADMINISTRATIVA ZONAL HERNANDARIAS AGENCIA ADMINISTRATIVA ZONAL HOHENAU AGENCIA ADMINISTRATIVA ZONAL PILAR AGENCIA ADMINISTRATIVA ZONAL PUERTO CASADO AGENCIA ADMINISTRATIVA ZONAL PUERTO ROSARIO AGENCIA ADMINISTRATIVA ZONAL SAN ESTANISLAO AGENCIA ADMINISTRATIVA ZONAL SAN JUAN BAUTISTA AGENCIA ADMINISTRATIVA ZONAL SAN JUAN NEPOMUCENO AGENCIA ADMINISTRATIVA ZONAL SAN PEDRO AGENCIA ADMINISTRATIVA ZONAL SANTA RITA AGENCIA ADMINISTRATIVA ZONAL VILLA HAYES AGENCIA ADMINISTRATIVA ZONAL VILLARRICA AGENCIA ADMINISTRATIVA ZONAL YUTY DENOMINACIÓN DEL CARGO APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 : Siglas: AG8/AZ1 AG8/AZ2 AG8/AZ3 AG8/AZ4 AG8/AZ5 AG8/AZ6 AG8/AZ7 AG8/AZ8 AG8/AZ9 AG8/AZ10 AG8/AZ11 AG8/AZ12 AG8/AZ13 AG8/AZ14 AG8/AZ15 AG8/AZ16 AG8/AZ17 AG8/AZ18 AG8/AZ19 AG8/AZ20 AG8/AZ21 AG8/AZ22 AG8/AZ23 ENCARGADO AGENCIA ADMINISTRATIVA ZONAL: Encargado de Agencia Administrativa Zonal Ayolas Encargado de Agencia Administrativa Zonal Bella Vista Norte Encargado de Agencia Administrativa Zonal Caacupé Encargado de Agencia Administrativa Zonal Caaguazú Encargado de Agencia Administrativa Zonal Caazapá Encargado de Agencia Administrativa Zonal Capitán Bado Encargado de Agencia Administrativa Zonal FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 153 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES RELACIÓN SUPERIOR Nº : Carapeguá Encargado de Agencia Administrativa Zonal Cnel. Bogado Encargado de Agencia Administrativa Zonal Curuguaty Encargado de Agencia Administrativa Zonal Filadelfia Encargado de Agencia Administrativa Zonal Hernandarias Encargado de Agencia Administrativa Zonal Hohenau Encargado de Agencia Administrativa Zonal Pilar Encargado de Agencia Administrativa Zonal Puerto Casado Encargado de Agencia Administrativa Zonal Puerto Rosario Encargado de Agencia Administrativa Zonal San Estanislao Encargado de Agencia Administrativa Zonal San Juan Bautista Encargado de Agencia Administrativa Zonal San Juan Nepomuceno Encargado de Agencia Administrativa Zonal San Pedro Encargado de Agencia Administrativa Zonal Santa Rita Encargado de Agencia Administrativa Zonal Villa Hayes Encargado de Agencia Administrativa Zonal Villarrica Encargado de Agencia Administrativa Zonal Yuty SECCIÓN AGENCIAS ADMINISTRATIVAS ZONALES. TAREAS Y RESPONSABILIDADES FRECUENCIA Planificar y organizar conjuntamente con el Jefe de la Sección Agencias Administrativas Zonales, 1. las actividades a ser realizadas, conforme a los En forma Permanente objetivos definidos y a los recursos disponibles. Coordinar, 2. dirigir, controlar y evaluar los resultados de las actividades del sector a su APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 En forma Permanente FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 154 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES cargo, conforme a políticas, normas y procedimientos vigentes. Remitir informes por escrito al Jefe de la Sección con relación a notas o expedientes 3. sometidos a su consideración y del área de su En forma Permanente responsabilidad, conforme a las políticas, normas y procedimientos vigentes. Conocer, cumplir y hacer cumplir las políticas, 4. normas, sistemas y procedimientos vigentes en En forma Permanente el Instituto en el sector a su cargo. Controlar y hacer cumplir las normas y reglamentos vigentes en la Institución en el 5. manejo de personal a su cargo, e informar al En forma Permanente Jefe de Sección. Prever la provisión de materiales e insumos, y 6. solicitar mantenimiento preventivo y correctivo En forma Permanente de equipos utilizados en el sector a su cargo. Organizar y promover cursos a través de la Sección Agencias Administrativas Zonales y la 7. Dirección de Recursos Humanos, para el En forma Permanente constante adiestramiento del personal a su cargo. Cumplir y hacer cumplir el horario de trabajo 8. establecido por el IPS y fuera del mismo en Diariamente todos los casos que ello sea necesario. Difundir los beneficios que brinda la Institución 9. como prestadora de servicios en el ámbito del En forma Permanente Seguro Social. 10. Conocer y hacer conocer los valores y el En forma Permanente APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 155 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Manual de Ética del IPS a fin de realizar sus funciones de acuerdo a los mismos. Conocer y hacer conocer el Manual de 11. Atención al Asegurado. En forma Permanente Conformar y aprobar equipos de trabajo para la 12. ejecución de las tareas en materia de su En los casos necesarios competencia. Elaborar un informe de gestión del sector a su 13. Mensualmente cargo y remitirlo al Jefe de Sección. Realizar un control periódico del área a su cargo 14. en lo que respecta a la excelencia en la En forma Permanente prestación del sector, disciplina laboral. Prestar atención eficiente a empleadores y asegurados de las zonas del interior del país 15. que le son asignadas, debiendo elaborar planes En forma Permanente y proyectos de mejora. Controlar y evaluar el cumplimiento de los 16. objetivos que le son asignados. Mensualmente Apoyar las actividades de otras dependencias 17. de la Dirección de Aporte Obrero Patronal que En forma Permanente deben ser ejecutados por la Agencia a su cargo. Emitir 18. y/o documentos, tramitar expedientes conforme a las y otros normas y En forma Permanente procedimientos establecidos por la Institución. Apoyar en todas las actividades relacionadas a los servicios y procesos de las dependencias de 19. la Dirección de Aporte Obrero Patronal, y de las En forma Permanente dependencias establecidas por las autoridades de la Institución, APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 156 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Colaborar en la implementación de sistemas de 20. informáticos integrados. Custodiar y mantener en forma ordenada los 21. archivos correspondientes a su Agencia. En forma Permanente En forma Permanente Elaborar descargo según observaciones de los organismos de control internos o externos de acuerdo 22. a su competencia y elevar a consideración de la Dirección de AOP las propuestas para el mejoramiento de En cada caso las observaciones recibidas. Promover y colaborar en la Sistematización la Agencia Administrativa Zonal a su cargo, a los 23. efectos de ampliar los servicios y proveer En forma Permanente información precisa, confiable y oportuna. Apoyar las actividades de otras dependencias de la Dirección de Aporte Obrero Patronal que 24. deben ser ejecutados en la Agencia Zonal a su En forma Permanente cargo. Mantener los archivos relacionados a los envíos con acuse de recibo de notas circulares 25. procedimientos que sean remitidas a la Sección En forma Permanente Agencias Administrativas Zonales. Custodiar los documentos que archivados 26. relacionados a deban ser los procesos Institucionales que lo requieran, a cuyo efecto En forma Permanente podrá designar a uno o más encargados para el cumplimiento de dicha tarea. Realizar pagos de los beneficios que otorga el 27. Instituto de APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 Previsión Social, tales como En cada caso y mensual FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 157 de 157 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES subsidio por enfermedad, accidentes de trabajo, maternidad, fallecimiento por accidentes de trabajo, pensiones y jubilaciones, debiendo hacer firmar al beneficiario el formulario respectivo, registrando dichos pagos conforme a la norma establecida por la Institución. Promover la asegurados 28. adecuada y identificación beneficiarios con de las documentaciones solicitadas en los respectivos En forma Permanente procedimientos. Custodiar y mantener el inventario de bienes patrimoniales a su cargo y comunicar al Dpto. En forma Permanente 29. de Patrimonio del movimiento de los mismos en sus respectivos formularios. Verificar el estado de cuenta de los Empleadores de su región, zona o localidad, por medio de los listados de pagos respectivos 30. (Empleadores Activos, Empleadores Morosos, En forma Permanente Empleadores con Fraccionamiento de pago y Empleadores Inactivos). Registrar en fichas habilitadas, en libros o sistemas informáticos, las fechas de las comunicaciones referentes a la entrada y salida de los asegurados cotizantes, la inactividad o 31. reactividad de los Empleadores de su región, En forma Permanente zona o localidad, debiendo remitir semanalmente dichas comunicaciones a la Sección Control de Agencias Zonales. APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 158 de 158 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Distribuir a los Empleadores de su región, zona o localidad, las Planillas de Aportes, las Tarjetas de Comprobación de Derechos del Asegurado y 32. otros formularios habilitados por el Instituto de En forma Permanente Previsión Social y verificar las Planillas de Aportes presentadas por los Empleadores de su región, zona o localidad. APROBADO POR Resolución C.A. Nº 028-013/11 FECHA DE VIGENCIA 29 de marzo de 2011 Página 159 de 159