Código: P-GO-1 PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE OPORTUNIDADES PROCESO GESTIÓN DE OPORTUNIDADES Versión: 1 Fecha: 27 de junio de 2014 Página: 1 de 8 1. OBJETIVO Planear e implementar una estrategia para fortalecer las alianzas estratégicas de la Fundación y para comercializar sus productos y servicios, garantizando negocios rentables en cumplimiento de las metas propuestas. 2. ALCANCE Este procedimiento incluye la identificación de oportunidades de alianzas y de comercialización de los productos y servicios de la Fundación, la identificación y análisis de las necesidades de sus clientes o aliados potenciales, la elaboración de una propuesta comercial y el cierre de los negocios rentables para la Fundación. 3. DEFINICIÓN Adjudicación: Expresión usada para manifestar la decisión final del cliente/aliado respecto a un proceso de contratación, designando a la persona natural o jurídica con quien la entidad va a celebrar el contrato/convenio. La adjudicación en el sector público se realiza con la expedición de un acto administrativo. Área: salud, educación, cultura ciudadana. Contratista: Es el Proponente que resulte adjudicatario y suscriba el Contrato objeto del presente Proceso de Contratación. Contrato o convenio: Es el negocio jurídico que se suscribe entre la entidad contratante y el adjudicatario (para ese caso, la Fundación FES), por medio del cual se imponen a las partes obligaciones recíprocas y se conceden derechos correlativos que instrumentan la relación contractual que se establece. Propuesta: Es la oferta presentada a la entidad contratante por los interesados en ser el contratista del Proceso de Contratación. Proponente: Es la persona natural o jurídica o el grupo de personas jurídicas y/o naturales, nacionales o extranjeras, asociadas entre sí mediante las figuras de consorcio, unión temporal o promesa de sociedad futura que presenta una Oferta para participar en un Proceso de Contratación. 4. RESPONSABLE Directores de Áreas Código: P-GO-1 PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE OPORTUNIDADES PROCESO GESTIÓN DE OPORTUNIDADES Versión: 1 Fecha: 27 de junio de 2014 Página: 2 de 8 5. CONDICIONES La búsqueda de oportunidades debe ser diaria en el portal de Contratación (www.colombiacompra.gov.co) y en las páginas de internet de cada cliente específico. Para el caso de presentación de propuestas a entidades públicas, se deberán atender el proceso contractual definido por la entidad contratante en cumplimiento de la normatividad vigente aplicable. 6. DESARROLLO DE ACTIVIDADES O PROCEDIMIENTO 6.1. Establecer las metas comerciales Cada año con base en las metas establecidas en el Plan Estratégico, la Dirección Ejecutiva conjuntamente con los Directores de Área establece las metas comerciales para cada una de las áreas de la Fundación Estas metas se establecen con base en: El comportamiento histórico Las oportunidades del mercado El portafolio de bienes y servicios Las proyecciones de la Fundación La capacidad organizacional Dado lo heterogéneo de las áreas de la Fundación, las metas para cada una de ellas pueden ser diferentes. Cada uno de los Directores de Área desagrega las metas comerciales en metas mensuales o trimestrales, dependiendo de los ciclos de contratación propia de los clientes potenciales de cada línea de negocio. 6.2. Organizar los recursos para cumplir con las metas comerciales Cada uno de los Directores de Área organiza los recursos para cumplir las metas comerciales, lo cual puede incluir: Material de comercialización Personal encargado de realizar la búsqueda de oportunidades. Canales para la búsqueda de clientes/aliados y/u oportunidades de negocio Herramientas de seguimiento Código: P-GO-1 PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE OPORTUNIDADES PROCESO GESTIÓN DE OPORTUNIDADES Versión: 1 Fecha: 27 de junio de 2014 Página: 3 de 8 6.3. Identificar oportunidades del mercado El(los) responsable(s) de buscar oportunidades en el mercado identifica(n) clientes/aliados potenciales en los segmentos de interés de la Fundación para cada uno de sus Áreas. La información de los clientes o aliados potenciales se registra en una base de datos que sirve de consulta para el equipo encargado de la búsqueda de oportunidades en el mercado. El(los) responsable (s) de buscar oportunidades en el mercado en los diferentes canales identificados realiza(n) una gestión enfocada a: Establecer contacto con clientes/aliados potenciales para dar a conocer el portafolio de productos y/o servicios. Búsqueda de oportunidades de negocio en portales web. Identificar nuevas oportunidades de negocio con clientes/aliados actuales 6.4 Identificar necesidades de los clientes/aliados Cuando se establece contacto directo con los clientes/aliados potenciales, el Director del Área con la personal que designe de su equipo de trabajo, da a conocer el portafolio de productos y servicios de la Fundación e identifica necesidades del cliente/aliado a través de entrevistas con el cliente/aliado, análisis de documentación, sesiones de trabajo, entre otras. Cuando el contacto se realiza a través de oportunidades identificadas en portales web de contratación o de los posibles clientes, o por invitaciones directas realizadas; se analizan los documentos publicados y/o enviados para identificar los requerimientos. El Director de Área con su equipo de trabajo, identifica todas las condiciones que exige el cliente/aliado elaborando una lista de chequeo para su respectivo control. Se relacionan requisitos como: Aspectos administrativos: relación del objeto de la convocatoria con el objeto social de la Fundación, clasificación UNSPSC. Indicadores financieros. Presupuesto Experiencia exigida Personal requerido y sus respectivos perfiles Condiciones técnicas exigidas Garantías Cronograma del proceso donde se especifican las fechas máximas de presentación de observaciones, fecha de audiencias, fecha de evaluación de propuestas, entre otros. Código: P-GO-1 PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE OPORTUNIDADES PROCESO GESTIÓN DE OPORTUNIDADES Versión: 1 Fecha: 27 de junio de 2014 Página: 4 de 8 Criterios de evaluación de propuestas Condiciones de la presentación de la oferta: lugar, fecha, hora, formatos, anexos, firmas, entre otros. 6.5. Análisis de conveniencia para presentar propuesta Con la lista de chequeo con los requerimientos y condiciones identificados, el Director de Área realiza un análisis preliminar sobre la conveniencia para la Fundación de presentar propuesta. Este análisis considera aspectos como: Congruencia entre el objetivo de la convocatoria o la invitación del cliente y en general su necesidades, y los objetivos del área y la Fundación. Cronograma de la convocatoria/invitación. Alcance de los requisitos y capacidad de cumplimiento de éstos por parte de la Fundación Margen de rentabilidad Riesgos de implementación. Oportunidades reales de lograr el contrato/convenio. El Director de Área puede considerar la consulta a otros procesos, incluyendo a Gestión Jurídica para este análisis. 6.6 Presentar cliente/aliado observaciones a las condiciones/requerimientos del Si el análisis preliminar es favorable, confirmado con el visto bueno del Director de Área, se analizan en detalle las condiciones/requerimientos del cliente/aliado a fin de identificar aspectos que requieren aclaración. Para realizar las solicitudes de aclaraciones se debe tener en cuenta el cronograma del proceso establecido por el cliente (cuando aplica). Si el cliente aprueba las observaciones/aclaraciones presentadas, se revisa que las mismas queden consignadas en el documento definitivo de las condiciones/requerimientos publicado u entregado por el cliente/aliado y se actualiza la lista de chequeo. 6.7. Preparar propuesta El colaborador u equipo de trabajo designado para preparar la propuesta, teniendo en cuenta la lista de chequeo con los requerimientos y condiciones, procede a realizar el esquema de la propuesta con el fin de recopilar la información solicitada. Código: P-GO-1 PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE OPORTUNIDADES PROCESO GESTIÓN DE OPORTUNIDADES Versión: 1 Fecha: 27 de junio de 2014 Página: 5 de 8 La propuesta incluye documentos jurídicos, administrativos, documentos técnicos, financieros, valor de la oferta; de tal manera que: Los documentos jurídicos/administrativos se solicitan a la Coordinación PMO haciendo explícitos los requisitos al respecto y la forma de presentación de los mismos. Los documentos jurídico/administrativos pueden incluir: certificado de existencia y representación, RUT, RUP (Registro Único de Proponentes), cédula del representante legal, información financiera, soportes de pago de seguridad social; entre otros. Los documentos técnicos se refieren a la estructuración técnica de la propuesta que puede incluir: metodologías, hojas de vida de personal, cronogramas y los demás solicitados por el cliente/aliado. La construcción de los documentos técnicos puede requerir el aporte de equipos interdisciplinarios del proceso Gestión de Oportunidades, de Gestión de Programas y Proyectos o de otros procesos quienes aportan con base en su conocimiento y experiencia para la elaboración de los documentos técnicos y la estimación de recursos. Para algunas propuestas se requiere la presentación del equipo de trabajo que participará en el proyecto requiriendo las hojas de vida de profesionales con diferentes perfiles, competencias y experiencia. El equipo de trabajo asignado a la preparación de la propuesta con apoyo de la Coordinación PMO realizan la búsqueda del personal consultando la base de datos de proveedores, portales de búsqueda de profesionales, o a través de referidos. Las hojas de vida deben cumplir con el perfil máximo solicitado. El valor de la oferta se determina con base en los criterios de evaluación, las estimaciones de recursos y los márgenes permitidos en las condiciones/requerimientos del cliente/aliado. Si la estimación de recursos realizada considera que con el presupuesto establecido por el cliente/aliado no es suficiente para ejecutar eficientemente el proyecto y/o hay un gran riesgo de falta de recursos, se podrá analizar la posibilidad de no presentar la propuesta. Cada uno de los documentos a presentar en la propuesta debe ser firmado por quien corresponda. El colaborador responsable de consolidar y armar la propuesta, recopila todos los documentos solicitados, los revisa vs la lista de chequeo de condiciones/requerimientos y los organiza en cada ítem de la propuesta a presentar. Si se identifican brechas en el cumplimiento se informa al Director de Área y/o al responsable de generar la información y/o documento. Código: P-GO-1 PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE OPORTUNIDADES PROCESO GESTIÓN DE OPORTUNIDADES Versión: 1 Fecha: 27 de junio de 2014 Página: 6 de 8 Se organiza la propuesta considerando los aspectos de forma: impresiones, copias, logos, orden, folios, etiquetas, medios físicos y electrónicos, etc. Se generan las copias de la propuesta solicitadas por el cliente/aliado, manteniendo una copia impresa y una en medio electrónico en el archivo de la Fundación. 6.8. Entregar la propuesta La propuesta se entrega al cliente/aliado según la fecha y hora establecida en el cronograma solicitando constancia de recibido. Durante la entrega de las propuestas, y de ser posible, se identificarán las otras empresas proponentes. 6.9. Realizar seguimiento a la propuesta presentada Una vez entregada la propuesta y conociendo cuantos proponentes se presentaron, así como el valor de sus propuestas económicas (si es posible), el Director de Área y/o el colaborador asignado planean los diferentes escenarios para la posible evaluación por parte del contratante en su parte jurídica, técnica y financiera. Si el tipo de proceso lo permite, se podrá recibir la evaluación preliminar de las propuestas, donde se identifican: Las observaciones que hacen a la propuesta de la Fundación (si las hay), así como las observaciones que hacen a los demás proponentes. La forma de evaluación de las propuestas identificando si se cumplen los principios de igualdad y equidad, revisando en detalle la aplicación de los criterios de evaluación para cada uno de los proponentes. Con esta información se realiza una comparación a fin de determinar si dicha evaluación fue objetiva y cumple con los criterios establecidos. Si la evaluación realizada a la propuesta de la Fundación no corresponde con lo esperado de acuerdo con los criterios establecidos, se procede a presentar las observaciones del caso las cuales pueden incluir también, de ser posible, el seguimiento de manera detallada de los demás proponentes, iniciando por el posible adjudicado. El seguimiento a las propuestas de los demás proponentes se puede enfocar a: conocimiento del proponente, experiencia en el campo propuesto y detalle propuesta presentada. Como parte de la actividad de seguimiento, el colaborador asignado revisa que las solicitudes u observaciones presentadas a la evaluación preliminar hayan sido Código: P-GO-1 PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE OPORTUNIDADES PROCESO GESTIÓN DE OPORTUNIDADES Versión: 1 Fecha: 27 de junio de 2014 Página: 7 de 8 respondidas y/o atendidas antes de que el cliente/aliado emita la evaluación final. Esta revisión incluye: Respuestas a todas las observaciones presentadas por la Fundación en el marco de los criterios establecidos, la normatividad aplicable y los principios de igualdad y equidad para todos los proponentes. Respuestas a todas las observaciones presentadas por los otros proponentes. Si como resultado de la revisión, se hace necesario presentar nuevas observaciones, se informa al Director de Área, quien las redacta, sustenta y envía al cliente/aliado. Segú el tipo de proceso, las actividades de seguimiento a las propuestas y a las observaciones y respuestas a las mismas se pueden presentar también en la reunión de adjudicación. 6.10 Recibir resultados de procesos En audiencia de adjudicación o por medio de un comunicado, el cliente/aliado expresa la adjudicación del proceso. Si la propuesta es aceptada ir a actividad 6.11. para iniciar el trámite de firma y legalización. En el caso de que la propuesta no haya sido aprobada ir a la actividad 6.13. 6.11 Firmar y legalizar el contrato/convenio Si el proceso se le adjudica a la Fundación FES, el Director de Área informa a la Coordinación PMO, a la Dirección Administrativa y Financiera y a la Dirección Ejecutiva a fin de realizar el trámite de firma y legalización del contrato/convenio por las partes. La legalización puede incluir también la generación y aprobación de las pólizas solicitadas. 6.12 Realizar asignación del proyecto para su ejecución Con el fin de que el proceso Gestión de Programas y Proyectos inicie la ejecución del proyecto respectivo, se informa al responsable de su implementación la firma del contrato/convenio entregando la documentación respectiva para iniciar la planeación (contrato/convenio, condiciones/requerimientos del cliente, propuesta presentada). De igual manera el responsable del proceso de contratación de este proyecto se reúne con el responsable de su implementación a fin de dar a conocer pormenores del proceso que pueden ser importantes para la ejecución del proyecto. Código: P-GO-1 PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE OPORTUNIDADES PROCESO GESTIÓN DE OPORTUNIDADES Versión: 1 Fecha: 27 de junio de 2014 Página: 8 de 8 6.13 Verificar cumplimiento del procedimiento El Director de Área verifica el cumplimiento de la gestión para la presentación de las propuestas, así como el cumplimiento de las metas comerciales y de la gestión realizada generando los informes a ser presentados en comités del equipo directivo. 6.14. Formular lecciones aprendidas y/o acciones correctivas, preventivas y de mejora. Se identifican y gestionan las lecciones aprendidas según el procedimiento P-GCO-1 Gestión de Conocimiento y/o las acciones correctivas, preventivas y de mejora según el procedimiento P-GMC-6 Formulación de Acciones correctivas, preventivas y de mejora a fin de fortalecer la gestión de oportunidades de la Fundación FES. 7. ANEXOS CONTROL DE CAMBIOS Versión del Documento Descripción del Cambio 1 Motivo del cambio Fecha del cambio Aprobado por Creación 27 de junio de 2014 Director Administrativo y Financiero CONTROL DEL DOCUMENTO Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Nombre: Equipo de Áreas Nombre: xxxx Nombre: Máximo Adrián Luna Valencia Cargo: xxxx Cargo: Directores de Área Cargo: Director Administrativo y Financiero Firma: Firma: Firma: