TEMA 5. PROCESAMIENTO DE TEXTOS.

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TEMA 5. PROCESAMIENTO DE TEXTOS.
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En este tema vamos a utilizar el procesador de textos Microsoft Word. Para entrar en
dicha herramienta podemos utilizar el acceso que hay en el botón Inicio.
Una vez que iniciamos la aplicación, nos aparece una ventana similar a la siguiente:
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Barra de Herramientas
Las barras de herramientas son un conjunto de botones que permiten ejecutar opciones y
procesos del procesador de textos. Word tiene predefinidas varias barras de
herramientas entre las que podemos destacar:
a)
b)
c)
d)
Formato: permite dar formato al documento.
Estándar: los botones más utilizados.
Dibujo: permite dibujar y diseñar esquemas.
.....y muchas mas.
En la figura anterior podemos observar como aparecen las barras de herramientas
estándar y formato como activas y el resto desactivadas. Para poder activar o desactivar
una barra de herramientas basta con hacer un solo clic sobre la barra en cuestión.
Las barras de herramientas pueden personalizarse de tal forma que podemos añadir y
eliminar botones simplemente arrastrándolos desde la barra hacia fuera o desde la
ventana de personalización hacia la barra. Para elegir la opción de personalización,
podemos acceder desde el menú Ver Æ Barra de Herramientas Æ Personalizar,
apareciendo la siguiente ventana:
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Crear un documento nuevo.
Para crear un documento nuevo debes seguir los siguientes pasos:
a)
b)
c)
d)
Abrir el menú Archivo.
Selecciona la opción Nuevo.
Haz clic sobre documento en blanco
Acepta
Una vez realizado estos pasos, aparece una hoja en blanco en la que ya puedo escribir.
Aparece una barra vertical intermitente denominada cursor que será el lugar donde se
puede insertar texto. A medida que vamos escribiendo nos vamos desplazando hacia la
derecha sin preocuparnos del final de línea puesto que el mismo procesador de textos se
encargará de ello.
Guardar un documento.
Una de las funciones principales del procesador de textos es la posibilidad de guardar un
documento para posteriormente recuperarlo. El documento se guarda siempre en un
archivo con extensión DOC. Los pasos más comunes a realizar son los siguientes:
a)
b)
c)
d)
Seleccionar Archivo Æ Guardar Como
Elegir una ubicación Guardar en: seleccionando la unidad y carpeta adecuada.
Escribir el nombre del documento donde aparece nombre de archivo.
Hacer clic en la opción Guardar.
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Recuerda que puedes poner contraseñas si eliges dentro de la ventana de guardar
archivos la opción Opciones Generales dentro de Herramientas.
Cerrar Documento
Esta opción se utiliza cuando hemos terminado de trabajar con un documento. En caso
de que no se hayan guardado los últimos cambios realizados en el documento, nos
preguntará si queremos guardar los cambios.
Abrir Documento
Para abrir un documento guardado anteriormente podemos utilizar la opción Archivo Æ
Abrir, apareciendo una ventana similar a la siguiente:
Debes seleccionar la unidad y carpeta donde se encuentra el archivo que quieres abrir,
además de fijarte que en la lista de tipo de archivo, está el tipo adecuado.
Posteriormente, debes seleccionar el archivo que quieres abrir y hacer clic en el botón
Abrir.
Insertar Texto
Cuando queramos escribir o insertar algún elemento en el documento, debemos mover
el cursor al lugar adecuado. Recuerda que podemos estar en modo sobreescritura (SOB
activado) o en modo inserción (SOB desactivado).
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Desplazarnos por el texto
Es normal que un documento ocupe más de una ventana, por lo que será necesario
desplazarnos por el texto, utilizando las barras de desplazamiento, el ratón o las teclas.
Algunas combinaciones de teclas son muy útiles para el trabajo diario:
TECLAS
Inicio
Fin
Control + flecha izquierda
Control + flecha derecha
Control + Inicio
Control + Fin
FUNCIÓN
Sirve para colocar el cursor al principio de la línea.
Sirve para colocar el cursor al final de la línea.
Sirve para desplazar el cursor una palabra a la izquierda
Sirve para desplazar el cursor una palabra a la derecha
Sirve para desplazarnos al principio del documento
Sirve para desplazarnos al final del documento
Otra forma de desplazarse es utilizar la opción Edición Æ Ir a.
Seleccionar Texto
Siempre que se quiera modificar, copiar, mover o eliminar un texto, debemos
previamente seleccionarlo. Para seleccionar un bloque de texto podemos utilizar:
a) Ratón: me sitúo al principio o al final del texto que quiero seleccionar, hago un
clic izquierdo y sin soltar el botón arrastro hasta el final o principio del texto y
finalmente suelto el botón. Recuerda que haciendo clics izquierdos en el margen
izquierdo del documento puedo seleccionar líneas, párrafos y documentos.
Además si los clics izquierdos los hago en medio de una palabra puedo
seleccionar la palabra y el párrafo.
b) Teclado: me sitúo al principio o al final del texto que quiero seleccionar, pulso y
mantengo pulsada la tecla shift y utilizando los cursores selecciono el bloque de
texto deseado.
Modificar Texto
El texto que se escribe en un documento es solo un borrador del texto definitivo.
Realmente son muchos los tipos de opciones que podemos realizar para modificar el
texto:
a) Eliminar texto: como bien sabemos utilizando las teclas retroceso y suprimir
podemos eliminar el texto carácter a carácter, pero es mucho más cómodo
seleccionar primero el texto que quiero eliminar y luego pulsar la tecla suprimir
o elegir la opción del menú Edición Æ Borrar.
b) Mover texto: esta opción la utilizamos cuando queremos cambiar de sitio un
bloque de texto. Primero debemos seleccionar el bloque de texto que queremos
mover. Posteriormente debemos elegir la opción cortar que aparece en el menú
edición, en el menú contextual, en la barra de herramientas estándar o con la
combinación de teclas Control+x. Una vez realizado esto, observamos que el
bloque de texto ha desaparecido del lugar donde estaba, por lo que debemos
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situarnos con el cursor en el lugar donde quiero que esté el bloque de texto.
Posteriormente elegiré la opción pegar que aparece en el menú edición, en el
menú contextual, en la barra de herramientas estándar o con la combinación de
teclas Control+v.
c) Copiar texto: esta opción la utilizamos cuando queremos duplicar un bloque de
texto. Primero debemos seleccionar el bloque de texto que queremos copiar,
posteriormente debemos elegir la opción copiar que aparece en el menú edición,
en el menú contextual, en la barra de herramientas estándar o con la
combinación de tecla control + c. Una vez realizado esto, observamos que el
bloque de texto sigue seleccionado, por lo que debemos situarnos con el cursor
en el lugar donde quiero que aparezca duplicado el bloque de texto.
Posteriormente elegiré la opción pegar que aparece en el menú edición, en el
menú contextual, en la barra de herramientas estándar o con la combinación de
teclas control + v.
Buscar y reemplazar texto
Cuando deseo buscar un texto en mi documento, puedo utilizar la opción
EdiciónÆBuscar. Si lo que deseo es reemplazar un texto por otro distinto, en ese caso
elegiré la opción Edición Æ Reemplazar. En ambos casos aparece una ventana como
la que puede observarse en la siguiente figura:
Formas de visualizar un documento.
Cuando estoy trabajando con un documento, puedo visualizarlo de distinta manera y
con distinto tamaño de visualización. En el menú Ver puedo elegir las opciones
Normal, Diseño Web y Diseño de impresión, que me permiten visualizar de distinta
forma el documento. Nosotros utilizaremos habitualmente el aspecto de diseño de
impresión.
Si elegimos la opción Ver Æ Zoom, podemos elegir entre distintos niveles de
visualización, para de esa forma acercar o alejar el documento.
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Configuración de Página
Mediante la opción que se encuentra en el menú Archivo Æ Configurar página, nos
aparece el cuadro de diálogo que podemos ver en la siguiente imagen:
En dicha ventana nos aparecen cuatro fichas:
a) Márgenes: son los espacios que van desde el límite de la hoja hasta donde se
comienza a escribir. En esta ficha puedo configurar el tamaño de los distintos
márgenes.
b) Tamaño del papel: puedo elegir el tipo de papel en el que se imprimirá el
documento y la orientación del texto de la página (vertical u horizontal).
c) Fuente del papel.
d) Diseño: nos permite configurar nuestro documento de tal forma que podemos
tener encabezados y pie de paginas distintos en el mismo documento y crear
bordes en las páginas.
Saltos de página.
Si queremos pasar a una nueva página antes de que el texto complete la pagina,
debemos utilizar la opción Insertar Æ Salto, eligiendo la opción Salto de página.
Formatear texto.
Para aplicar un cambio de formato a un texto tenemos que seleccionar previamente
dicho texto. Las opciones de formato de texto incluyen el tipo de letra utilizada, el
estilo, el tamaño, etc.
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Podemos cambiar el formato del texto de dos formas distintas:
a) Barra de herramientas formato.
b) FormatoÆFuente
En la figura anterior podemos observar como puede cambiarse la fuente, estilo, tamaño,
color, estilo de subrayado y aplicar efectos interesantes como el superíndice, subíndice,
etc.
También es destacable la segunda ficha (espacio entre caracteres) que sirve para
expandir o contraer el texto. La tercera ficha permite aplicar efectos al texto para de esta
forma llamar la atención a quien abra el documento.
Cuando escribimos un texto y llegamos al final de la línea, de forma automática se
continúa en la línea siguiente y así sucesivamente hasta un punto y aparte al pulsar
Enter. Un párrafo puede constar desde una línea hasta varias páginas.
El formato tiene una identidad propia a nivel de estilo pudiendo ser diferente el formato
entre párrafos. El formato de párrafos comprende las sangrías, tabulaciones, alineación
del texto, interlineado, bordes, sombreados, listas numeradas, viñetas, etc.
Interlineados
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El interlineado es el espacio que se utiliza para separar líneas dentro de un párrafo.
Existen varios tipos: simple, doble, sencillo, 1,5 líneas, etc.
Como podemos observar en la figura anterior, esta ventana tiene más opciones aparte
del interlineado: sangrías, alineación, etc. No olvides que esta ventana aparece al elegir
la opción del menú Formato Æ Párrafo.
La sangría
La sangría es el espacio que queda entre el margen de la hoja y el comienzo del párrafo.
La regla situada en la parte superior del documento, muestra el ancho de las líneas de
texto y cualquier sangría que se haya establecido. Es muy importante, que antes de
realizar la sangría selecciones el texto que quieres sangrar. Hay varios tipos de sangrías:
a) Sangría izquierda: desplaza todo el párrafo hacia la derecha, dejando más amplio
el margen izquierdo, arrastrando el cuadrado de la izquierda de la regla
b) Sangría derecha: desplaza todo el párrafo hacia la izquierda, dejando más amplio
el margen derecho, arrastrando el triángulo de la derecha de la regla.
c) Sangría en primera línea: sangra solo la primera línea del párrafo arrastrando el
triángulo superior izquierdo de la regla.
d) Sangría francesa: sangra todas las líneas del párrafo por la izquierda excepto la
primera línea, arrastrando el triángulo superior del lado izquierdo hasta la
posición donde comienza la primera línea y el triángulo inferior izquierdo y el
cuadrado donde comienzan el resto de las líneas.
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Recuerda que las sangrías pueden realizarse desde la ventana que aparece en la figura
del apartado anterior o directamente arrastrando desde la regla los triángulos y cuadrado
comentados en los distintos tipos de sangría.
Alineación de párrafos
La alineación del texto es la colocación del texto respecto a los márgenes izquierdo y
derecho de la página. Existen cuatro modos de alineación: izquierda, centrada, derecha
y justificada. Pueden realizarse desde la barra de herramientas de formato o desde el
menú FormatoÆPárrafo.
Cambiar minúsculas y mayúsculas.
Esta opción es muy interesante, pues si por descuido escribo el texto en mayúsculas y lo
quería en minúsculas, no tengo que borrar y volver a escribirlo, sino que puedo
convertirlo con la opción Formato Æ Cambiar mayúsculas y minúsculas.
Ortografía y sinónimos.
Cuando escribimos un texto es frecuente cometer errores mecanográficos.
Probablemente los detectarás al observar palabras subrayadas en rojo (errores
ortográficos) o verde(errores gramaticales).
Una forma sencilla de corregir estos errores es situarnos con el puntero del ratón en la
palabra que tiene el error. Al hacer clic derecho, aparecerán las sugerencias que la
herramienta te ofrece. Recuerda que puedes corregir los errores utilizando la opción
HerramientasÆOrtografía y Gramática o pulsando la tecla F7.
Es interesante que no aparezca la misma palabra muchas veces en el mismo párrafo, por
lo que la utilización de sinónimos se hace imprescindible. Una forma sencilla de
sustituir una palabra por un sinónimo, es hacer clic derecho sobre la palabra y elegir la
opción sinónimos que aparece en el menú contextual. También puede hacerse eligiendo
la opción Herramientas Æ Idioma Æ Sinónimos.
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La autocorrección corrige de forma automática errores comunes que podemos cometer
de forma habitual. Si queremos añadir alguna autocorrección, lo único que tenemos que
hacer es ir al menú Herramientas Æ Autocorrección.
Estilos
Un estilo es un conjunto de formatos que se guardan con un nombre. Una opción
interesante en la elaboración de los documentos es personalizar los estilos, es decir,
crear estilos personales que podamos aplicar en cualquier momento.
Para aplicar un estilo, lo único que tenemos que hacer es seleccionar el bloque de texto
al cual queremos cambiar el estilo, y después seleccionar el estilo en la barra de
formato.
Si queremos crear o modificar un estilo, tenemos que acceder a la opción del menú
FormatoÆEstilo.
Secciones en un documento.
Una sección es una parte del documento que contiene un formato común para esa parte
del documento. Incluso podría tener páginas verticales y otras horizontales. Para añadir
una sección se debe elegir la opción Insertar Æ Salto, y luego elegir la opción de
sección deseada.
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Bordes y sombreados.
Los bordes y sombreados se emplean para resaltar las diferentes partes de un documento
tales como los títulos, membretes de empresa, encabezados, pies de páginas, etc. Los
bordes pueden aparecer en la parte superior, inferior, izquierda y/o derecha. Los bordes
se pueden poner a párrafos, imágenes, etc.
Para aplicar un borde seleccionamos el objeto y elegimos la opción Formato Æ Bordes
y Sombreados. Hay que tener especial cuidado cuando aplico los bordes al texto o al
párrafo, pues son dos cosas distintas.
Tabulaciones.
Las tabulaciones permiten colocar el texto en una determinada posición fija dentro del
documento pulsando la tecla de tabulación. Las tabulaciones son útiles cuando vayas a
insertar texto o números en columnas o para hacer índices, etc. Para determinar la
localización de las tabulaciones puedes utilizar la regla o la opción Formato Æ
Tabulaciones. Existen varios tipos de tabulación:
a)
b)
c)
d)
Izquierda: Se escribe a continuación de la tabulación.
Derecha: escribe el texto a la izquierda de la tabulación.
Centrada: el texto queda centrado en la tabulación.
Decimal: la parte entera del número queda a la izquierda de la tabulación y la
parte decimal a su derecha.
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Listas con viñetas y listas numeradas.
Los párrafos pueden ser más legibles al ir acompañados de un número o un símbolo.
Las viñetas son símbolos no numéricos, por ejemplo guiones o puntos. Cuando quieras
numerar los párrafos puedes hacerlo de forma automática al escribir tu el número antes
del párrafo, o bien, después de escribir los párrafos elegir Formato Æ Numeración y
viñetas, y elegir la opción adecuada.
Otra opción muy útil es la lista con varios niveles, a la cual puedo acceder activando la
ficha Esquema Numerado1, de la que debo elegir la opción deseada. Posteriormente
escribiré los distintos párrafos y utilizando los botones de sangría establezco los
distintos niveles.
Cabeceras y pies de páginas.
Los encabezados y pies de páginas son texto que aparecen en la parte superior e inferior
de la hoja y que se repite en todas las páginas. Aparece una barra de herramientas con la
que puedo insertar números de páginas, fecha, hora, cambiar la configuración de la
numeración y de la página, etc. Una vez se haya terminado, pulso el botón cerrar de la
barra de herramientas o hago un doble clic en el documento.
Notas al pie.
Se utilizan principalmente para incluir comentarios al final de la página o del
documento. Para incluir una nota al pie, nos situamos en el lugar del párrafo donde
queremos hacer el comentario, y elegimos la opción InsertarÆNota al Pie. Toda nota
al pie consta de dos partes:
a) Indicar la referencia en el documento (normalmente un número)
b) Referencia al pie de la página o del documento.
Insertar caracteres especiales y símbolos.
En numerosas ocasiones nos encontramos con la necesidad de escribir caracteres que no
están en el teclado. Para esos casos, debemos acceder a la opción Insertar Æ Símbolos
y elegir el carácter adecuado.
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Esta ficha aparece en la opción del menú Formato Æ Numeración y viñetas
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Insertar números de páginas.
Nosotros cuando queremos numerar las páginas, utilizamos normalmente la opción de
encabezado y pie de página, aunque es interesante conocer que puede también insertarse
con la opción Insertar Æ Números de páginas.
Tablas.
El trabajo con tablas permite estructurar los documentos en forma de columnas y filas.
La información que se almacene en cada celda de la tabla, puede ser texto, números y
gráficos, siendo por tanto una buena forma de organizar la información la utilización de
tablas.
Para crear una tabla podemos utilizar el menú Tabla o utilizar la barra de herramientas
de tablas y bordes. En ambos casos es muy interesante tener claro el número de filas y
columnas que va a tener nuestra tabla.
Una vez creada la tabla, la cantidad de operaciones que pueden realizarse son muy
diversas: cambiar las líneas de las celdas, cambiar el alto y ancho de las celdas,
combinar y dividir celdas, cambiar la dirección del texto, ordenar la tabla por una
columna de formas ascendente o descendente, insertar y eliminar filas, etc.
Otra opción muy interesante es la que se encuentra en el menú Tabla Æ Fórmulas, en
las que se pueden insertar en las celdas fórmulas como si fuera una hoja de cálculo.
Aunque existen varias funciones nosotros utilizaremos expresiones sencillas utilizando
los operadores aritméticos (+,-,*,/). Recuerda que las filas se numeran por números
consecutivos y las columnas por letras, así podemos referenciar las celdas C4, E6, etc.
Recuerda que al escribir la fórmula debes siempre poner el signo igual (=).
Así, en el ejemplo de la figura anterior suponemos que en la celda A1 está el precio de
un producto en euros y vamos a calcular el equivalente en pesetas.
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Plantillas
Una plantilla es el documento predefinido que reune una serie de estilos con la
característica de que la plantilla permanece en su estado original, de forma que la
podremos utilizar cuantas veces queramos. Una plantilla puede ser útil cuando usamos
con frecuencia un documento con la misma estructura hay muchos: facturas, páginas
con membrete, etc.
Cuando abrimos un archivo nuevo, eligiendo la opción Archivo Æ Nuevo, utilizamos
plantillas ya definidas, eligiendo en nuestro caso la que más nos interesa. A partir de
ahora si queremos crearnos una plantilla, elegimos la opción Archivo Æ Nuevo, y
marcamos la opción Plantilla, con lo que estamos creando una nueva plantilla.
Posteriormente modificamos las cabeceras, estilos, márgenes, tipo de papel, etc. y lo
guardamos, para que a partir de ese momento cuando cree un documento nuevo pueda
elegir esa plantilla, que mantendrá las características que le pusimos cuando creamos la
plantilla.
Gráficos.
En el menú Insertar, tenemos la opción de insertar imágenes prediseñadas, guardadas
previamente en algún archivo, organigramas, autoformas, wordart….. son muchas
opciones, las cuáles os recomiendo practicar porque son bastante interesantes.
No olvides que cada uno de los objetos insertados, al hacer un clic derecho sobre el y
elegir la opción propiedades, podéis por ejemplo hacer que el texto rodee al gráfico u
objeto, ponerle bordes de un color determinado, etc.
Otra opción, muy interesante es utilizar la barra de herramientas de dibujo:
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Ve pasando con el ratón por los distintos botones y verá para qué sirven y prueba en
algún ejemplo su utilidad.
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