open to internal and external candidates

OPEN TO INTERNAL AND EXTERNAL CANDIDATES
INTERNATIONAL ORGANISATION FOR MIGRATION
REF: OPERATIONS CLERK
International Organisation for Migration (IOM) Turkey Country Office in
Istanbul seeks applications for “Operations Clerk” position.
Deadline of application: 11 October 2015 at 17:00
Interested applicants are encouraged to review the detailed Job Description
and apply through www.turkey.iom.int/about_us_vacancies.htm
Please send your motivation letter along with your CV as a single document to
International Organisation for Migration
UN House
Birlik Mahallesi Katar Cad. No: 11
Çankaya Ankara
or e-mail to ankmission@iom.int
Only short-listed candidates will be contacted
No telephone and/or e-mail inquiry will be responded.
1
TERMS OF REFERENCE
I. POSITION INFORMATION
Position title
Position grade
Duty station
Seniority band:
Job family:
Organizational unit:
Position number
Position rated ¨
Subject to rotation
Reporting directly to
Overall supervision by
Managerial responsibility
Directly reporting staff
Operations Clerk
Grade 3
Istanbul
IV
Operations
No
Operations Officer
Senior Operations Officer
No
0
II. ORGANIZATIONAL CONTEXT AND SCOPE
Under the overall supervision of the Senior Operations Officer and the direct supervision of
the Operations Officer, the incumbent will have the following duties and responsibilities .
III. RESPONSIBILITIES AND ACCOUNTABILITIES
1. Provide correct basic information and counselling to applicants related to their
application for refugee resettlement, family reunion or voluntary return;
2. Perform data entry and data processing in MiMOSA;
3. Use IOM Turkey SOP to respond to resettlement case general queries in reference to
respective processes, travel dates and other case specific questions that are received
through the IOM Istanbul telephone hotline, walk in queries and queries received via
email;
4. Assist visitors to the IOM office with interpretation, and counseling by operations staff;
5. Assist with visa forms filling and coordination with consulates and embassies on
refugee and migrant visa issues.
6. Contact refugees, providing updates and counselling them on the status of their case,
provide departure and luggage information to the refugees.
7. Prepare and submit statistical data to the Supervisor on a regular basis and as
required;
8. Adhere to the Code of Conduct;
9. Explain work to other staff as needed;
10. Perform other related tasks as may be assigned.
IV. COMPETENCIES
2
The incumbent is expected to demonstrate the following technical and behavioural
competencies
Behavioural
Responsabilidad
Acepta y da críticas constructivas
Sigue todos los procedimientos, procesos y políticas
Cumple con los requisitos de plazo, costo y calidad para los resultados
Verifica su propio trabajo para corregir errores
Asume responsabilidad para cumplir con compromisos y posibles deficiencias
Orientación al Cliente
Identifica los clientes inmediatos y periféricos propios del trabajo
Establece y mantiene relaciones de trabajo eficaces con los clientes
Identifica y verifica los cambios en las necesidades de los clientes, incluidos los
donantes, gobiernos y beneficiarios del proyecto
Aprendizaje Continuo
Contribuye con el aprendizaje de los colegas
Demuestra interés en mejorar habilidades relevantes
Demuestra interés en adquirir habilidades relevantes de otras áreas funcionales
Se mantiene al tanto de los avances en su campo de especialización
Comunicación
Comparte activamente información relevante
Comunica con claridad y escucha/recibe retroalimentación sobre prioridades y
procedimientos
Escribe con claridad y eficacia, adaptando la redacción y estilo a la audiencia
prevista
Escucha con eficacia y comunica con claridad, adaptando la entrega a la
audiencia
Creatividad e Iniciativa
Desarrolla proactivamente nuevas formas de resolver problemas
Liderazgo y Negociación
Convence a otros de compartir recursos
Presenta objetivos como intereses compartidos
Gestión del Desempeño
Proporciona retroalimentación constructiva a los colegas
Proporciona evaluaciones de personal justas, precisas, oportunas y constructivas
Utiliza apropiadamente las evaluaciones de personal en el reclutamiento y otros
procedimientos relevantes de RH
Planificación y Organización
Establece objetivos claros y alcanzables consistentes con las prioridades
acordadas para sí mismo y para otros
Identifica actividades y tareas prioritarias para sí mismo y para otros
Organiza y documenta el trabajo para permitir el traspaso planificado o no
planificado
Identifica riesgos y elabora planes de contingencia
Profesionalismo
Domina la materia relacionada con sus responsabilidades
3
Identifica problemas, oportunidades y riesgos fundamentales con las
responsabilidades
Incorpora necesidades relacionadas a género, perspectivas e inquietudes, y
promueve la participación de igualdad de género
Persistente, calmado y cortés frente a los retos y al estrés
Trata a todos los colegas con respeto y dignidad
Funciona eficazmente con personas de diferentes culturas adaptándose a
contextos culturales relevantes
Conocedor y promotor del mandato principal de la OIM y de soluciones de
migración
Trabajo en Equipo
Contribuye activamente con un ambiente de equipo eficaz, colegial y agradable
Contribuye y cumple con los objetivos del equipo
Da crédito a quien crédito merece
Busca aportes y retroalimentación de otros
Delega apropiadamente las tareas y responsabilidades
Apoya activamente e implementa las decisiones finales del equipo
Asume la responsabilidad conjunta por el trabajo del equipo
Conocimiento Tecnológico
Aprende sobre los desarrollos tecnológicos disponibles
Identifica proactivamente y aboga por soluciones tecnológicas rentables
Technical


Delivers on set objectives in hardship situations
Effectively coordinates actions with other implementing partners
V. EDUCATION AND EXPERIENCE





Secondary Education (high school diploma) is required.
At least three years extensive experience in computer data entry, elaboration
and analysis in a busy institution,
Excellent computer skills – MS Word, Excel, Powerpoint, MS access and
Web based applications
Previous working experience with NGOs or international organizations will be
an added advantage.
Personal commitment, efficiency, flexibility, good communication skills and
able to work effectively and harmoniously with colleagues and clients from
various cultures and professional backgrounds
VI. LANGUAGES
Required
Fluent English, Turkish, Arabic
Advantageous
FARSI
4