ESTUDIO DE IDENTIFICACIÓN Y VALORACIÓN Número 130 REGLA DE CONSERVACIÓN Código 125 Código IAPA 1 1 4 6 v. 2 Archivo proponente Nombre: Archivo General de Castilla y León Código del Centro: ES-CYL-00.01-47003 Correo electrónico: archivo.general@jcyl.es Dirección Postal: Palacio del Licenciado Butrón, Pza. Sta. Brígida, s/n, 47003 Teléfono: 983 41 29 17 Fax: 983 41 29 19 1. ÁREA DE IDENTIFICACIÓN 1.1. Órgano productor Nivel 1: Consejería de Cultura y Turismo Nivel 2: Dirección General de Promoción e Instituciones Culturales Nivel 3: Comisión Calificadora de Documentos de Castilla y León 1.2. Denominación de la serie Denominación actual: Expedientes de Aprobación de los Calendarios de Conservación del Patrimonio Documental Otras denominaciones: 1.3. Fechas Extremas Serie abierta Fecha de inicio: 2006 Serie cerrada Fecha de inicio: Fecha final: 1.4. Función Administrativa Aprobar los Calendarios de Conservación para determinar, a partir de la valoración documental, los plazos para las transferencias y conservación de los documentos, así como las series que deberán ser eliminadas, el momento de su eliminación y aquellas otras que se conservarán indefinidamente. 1.5. Marco Legal - Ley 6/1991, de 19 de abril, de Archivos y de Patrimonio Documental de Castilla y León. (BOCyL, 15/05/1991) Modificada por la Ley 7/2004, de 22 de diciembre. (BOCyL, 23/12/2004) Decreto 115/1996, de 2 de mayo, por el que se aprueba el Reglamento del Sistema de Archivos de Castilla y León. (BOCyL, 08/05/1996) Decreto 309/1993, de 23 de diciembre, por el que se regulan la composición, funciones y organización del Consejo de Archivos de Castilla y León. (BOCyL , 29/12/1993) Decreto 221/1994, de 6 de octubre, por el que se establece la estructura, funciones y articulación del Archivo General de Castilla y León. (BOCyL, 11/10/1994) Orden, de 28 de enero de 1997, de la Consejería de Educación y Cultura, por la que se crea la Comisión Calificadora de Documentos de Castilla y León y se regula su composición y funcionamiento (BOCyL, 04/02/1997). Modificada por la Orden EYC/411/2003. 1.6. Trámite y documentación Fases del procedimiento: - Las Propuestas de reglas de conservación son elaboradas por los archiveros de los distintos archivos. La propuesta debe incluir: o Conformidad del productor o Informe Entidad/Órgano titular o Información complementaria que se considere necesaria o Copia de un expediente representativo de la serie valorada o En el caso de los Archivos de la Administración Autonómica, informe favorable del Archivo General de Castilla y León. A estos efectos, el archivero que prepara la Propuesta la remite al Archivo General para informe antes de su presentación ante la Comisión Calificadora. - El titular de los documentos remite la Propuesta a la Comisión Calificadora - La Comisión Calificadora examina las Propuestas por orden de recepción y adopta los acuerdos correspondientes, de los que se levanta acta. - Las Propuestas que la Comisión Calificadora dictamina favorablemente se elevan al Consejo de Archivos, que emite informe sobre cada una de ellas. - A la vista de los dictámenes de la Comisión Calificadora y oído el Consejo de Archivos, la Consejería competente en materia de Archivos aprueba los calendarios de conservación, mediante Orden que se publicará en el BOCYL. Documentos que integran el expediente: - Oficios de remisión. Propuestas de reglas de conservación (original) Incluye: Estudio de Identificación y valoración de la serie Conformidad del productor (original) Informe del Archivo General (original), en su caso. Informe Entidad /Órgano titular (original) Expediente representativo de la serie (fotocopia) - Acuerdos de la Comisión Calificadora * Acuerdos del Consejo de Archivos * Propuesta de Orden de Aprobación (original) Orden de Aprobación (original) * En esta serie no se incluyen físicamente los acuerdos adoptados por la Comisión y el Consejo respecto a las Propuestas. Éstos están recogidos en las Actas que se conservan en las respectivas series, de Expedientes de Sesiones de la Comisión Calificadora de Documentos y de Expedientes de Sesiones del Consejo de Archivos 1.7. Sistema de ordenación Ordenación cronológica por fecha de publicación 1.8. Soporte Papel 1.9. Soporte de sustitución 2 NO X SI Tipo: 1.10. Series Relacionadas Tipo de Denominación de la serie relación * (OT) (OT) Unidad Administrativa Órgano Productor Consejería de Cultura y Turismo / Exp. de Sesiones de la Comisión Dirección General de Calificadora de documentos Promoción e Instituciones Culturales Consejería de Cultura y Turismo / Exp. de Sesiones del Consejo de Dirección General de Archivos Promoción e Instituciones Culturales Comisión Calificadora Papel Consejo de Archivos Papel Archivos integrantes del Sistema * Claves: (AN) Antecedentes, (SU) Sucesoras, (RE) Recapitulativas, (OT) Otro tipo de relación (OT) Exp. de eliminación de documentos Soporte Distintos productores Papel 2. ÁREA DE VALORACIÓN Y SELECCIÓN 2.1. Valoración Plazo Justificación Valor de gestión Valor jurídico Valor informativohistórico 2.2. Propuesta de Regla de conservación Periodo activo (Archivo de Gestión) Plazos 2 años ( T ) Periodo semiactivo (Archivo Intermedio) Tratamiento Periodo inactivo* (Archivo Histórico, en su caso) Mientras las Reglas de Conservación estén vigentes (T) ( CT ) Tipo de selección: Justificación: * Claves: (CT) Conservación total, (EP) Eliminación Parcial, (ET) Eliminación Total. 2.3. Duplicados Eliminables * Órgano Productor Unidad Administrativa Soporte Observaciones Pueden eliminarse tras Archivos del Sistema de Papel finalizar su periodo Castilla y León semiactivo * En caso de que no se conserve la serie valorada se aplicará la Regla de Conservación propuesta. 3. ÁREA DE NOTAS 3 3.1. Notas 4. ÁREA DE CONTROL 4.1. Responsable del estudio Ana Mª Elena Portos Blanco Jefa de Sección del Archivo General de Castilla y León. 4.2. Director/Responsable del Archivo Valladolid, 31 de Agosto de 2009 La Directora del Archivo General de Castilla y León Fdo.: Dolores Carnicer Arribas 4 Conformidad del Productor Examinada la propuesta de regla de conservación de la serie Expedientes de Aprobación de los Calendarios de Conservación del Patrimonio Documental presentada por el Archivo General de Castilla y León, la secretaria de la Comisión Calificadora de Documentos de Castilla y León Acuerda: emitir el siguiente informe: □ Favorable: (otorgar su conformidad y proponer su aprobación). Valladolid, 31 de Agosto de 2009 La Secretaria de la Comisión Calificadora Fdo.:Raquel García Robles 5 Informe Entidad/Órgano titular Examinada la propuesta de regla de conservación de la serie Expedientes de Aprobación de los Calendarios de Conservación del Patrimonio Documental presentada por el Archivo General de Castilla y León, el Secretario General de la Consejería de Cultura y Turismo Acuerda: emitir el siguiente informe: □ Favorable: (otorgar su conformidad y proponer su aprobación). □ Desfavorable: (justificar). Valladolid, de de 2009 EL SECRETARIO GENERAL Fdo.:Jose Rodríguez Sanz-Pastor SR. SECRETARIO DE LA COMISIÓN CALIFICADORA DE DOCUMENTOS DE CASTILLA Y LEÓN 6 Informe del Archivo General de Castilla y León 1 Examinada la propuesta de regla de conservación de la serie Expedientes de Aprobación de los Calendarios de Conservación del Patrimonio Documental presentada por el Archivo General de Castilla y León, éste Acuerda:: □ Informar favorablemente la propuesta y proponer su aprobación □ Informar favorablemente la propuesta y proponer su aprobación como regla de conservación aplicable a la documentación homogénea generada por [órganos y unidades productoras] □ Informar desfavorablemente la propuesta (justificar). Valladolid, 31 de Agosto de 2009 LA DIRECTORA DEL ARCHIVO GENERAL DE CASTILLA Y LEÓN Fdo.: Dolores Carnicer Arribas 1 El Informe del Archivo General sólo es preceptivo para las propuestas presentadas por los Archivos Centrales de la respectiva Consejería y los de las Delegaciones Territoriales de la Administración Autonómica, según lo dispuesto en el artículo 39.3 del Decreto 115/1996, de 2 de mayo, por el que se aprueba el Reglamento de Archivos de Castilla y León. 7