gestión logística

CURSO DE GESTIÓN EN LAS REDES DE
ESTABLECIMIENTOS Y SERVICIOS DE SALUD
GESTIÓN LOGÍSTICA
Programa de Fortalecimiento de Servicios de Salud
3
GESTIÓN LOGÍSTICA
Ministerio de Salud
Dr. Marino Costa Bauer
Ministro de Salud
Dr. Alejandro Aguinaga Recuenco
Vice Ministro de Salud
Programa de Fortalecimiento de Servicios de Salud
(PFSS)
Dr. Augusto Meloni Navarro
Coordinador General
Dr. Ricardo Corcuera Rodríguez
Sub Director Técnico
Ing. Fernando Ferrero Pavía
Sub Director Administrativo
Dra. Luisa Hidalgo Jara
Coordinadora
Área de Capacitación y Apoyo a la Gestión
Revisión:
Dr. Pedro Mendoza Arana
Dr. Marco Valverde Cribillero
Dr. Napoleón Chávez
Cuidado de edición: Eduardo Arenas Silvera
Agosto de 1998
© MINISTERIO DE SALUD
Programa de Fortalecimiento de Servicios de Salud
Área de Capacitación y Apoyo a la Gestión
Av. Salaverry, cuadra 8 s/n
Teléfono 432-3535, Fax 431-6665
postmaster@minsa.gob.pe
http://www.minsa.gob.pe
Jesús María, Lima-Perú
4
DISTRIBUCIÓN GRATUITA
ÍNDICE
Introducción
Texto de Autoaprendizaje
Índice
Guía de Trabajo Aplicativo
Índice
Texto de Apoyo
Índice
9
17
19
161
163
179
181
5
El presente Módulo ha sido elaborado por ............., en el marco del
Concurso Nº 006/MINSA-BID.
Participaron en la elaboración:
Responsables:
Dra. .....
Lic. .....
Dr. J.....
Colaboradores:
Dr. ......
Mag. ........
Dr. ......
Asesor Pedagógico:
6
Mag. .....
PRESENTACIÓN
Uno de los objetivos del Programa de Fortalecimiento de Servicios de Salud es el contribuir a elevar la capacidad de gestión de las redes de servicios de salud, a fin de mejorar
progresivamente la equidad, calidad y eficiencia de la atención de salud a la población.
En este contexto se inscribió la ejecución de los «Cursos de Gestión en redes de establecimientos y servicios de salud», orientados a contribuir al desarrollo de la capacidad de
gestión interna de los niveles directivos de establecimientos y servicios de salud, fortaleciendo especialmente su capacidad para formular un ............. con enfoque estratégico.
Estos cursos se desarrollaron bajo una metodología de enseñanza-aprendizaje mixta,
que combina una fase previa de autoaprendizaje, de una duración aproximada de 30
días, con un refuerzo presencial de 4 días destinado a solucionar las áreas críticas en el
manejo de los instrumentos de gestión puestos a su alcance. La validación de esta
metodología a nivel nacional, nos ha demostrado que los elementos claves para el éxito
de la misma lo constituyen el diseño adecuado de materiales autoinstruccionales y las
tutorías locales durante las fases de autoaprendizaje.
En ese sentido, el Programa de Fortalecimiento de Servicios de Salud, financió la elaboración de un juego de materiales de capacitación, validados en un grupo de establecimientos de salud, los mismos que reproducimos para su distribución a nivel nacional.
El presente documento compila tres tipos de materiales de capacitación:
•
Un texto autoinstruccional, diseñado en un lenguaje coloquial que pretende paulatinamente introducir al lector en el tema de gestión seleccionado.
•
Una Guía para el diseño de un Trabajo Aplicativo, que permite aplicar en su propio
establecimiento los módulos aprendidos en el texto autoinstruccional, llevando paso
a paso al lector en el diseño, aplicación o adaptación de instrumentos de gestión.
•
Un texto de apoyo, que resulta de la selección de lecturas recomendadas para reforzar los contenidos de¡ texto autoinstruccional.
Nos sería de mucho interés recibir información relacionada a la aplicación y utilidad de
éstos en el mejoramiento de la gestión de los establecimientos de salud; para ello, sírvase
enviar sus comentarios al Ministerio de Salud - Programa de Fortalecimiento de Servicios de Salud.
Esperamos que este documento logre sensibilizarlo, motivarlo y comprometerlo en la
aplicación de herramientas de gestión que permitirán lograr una atención de salud con
calidad, equidad y eficiencia.
Augusto Meloni Navarro
Coordinador General
PFSS-MINSA
7
Gestión Logística
8
Introducción
INTRODUCCIÓN
La estrategia para lograr el cambio y la modernización de las Redes de Establecimientos
y Servicios de Salud, se desarrolla a través de un proceso continuo de capacitación, lo
que permitirá el mejoramiento de las competencias del personal de los establecimientos
de salud, requisito para alcanzar los cambios reales en la estructura y dinámica de dichos centros.
Proponemos una capacitación sustentada en el autoaprendizaje, proceso que se caracteriza por ser autoformativo y se basa en la convicción de que los participantes tienen
expectativas, intereses y compromiso con la capacitación permanente. Partiendo de sus
conocimientos y experiencias, cada uno de los participantes puede asumir responsablemente las actividades autoinstructivas que proponemos. Mediante el desarrollo de las
actividades de este material, los participantes consolidarán y mejorarán sus competencias respecto a la gestión de los establecimientos de salud. Cada una de las partes de
este módulo brindan información teórica y metodológica acerca del diseño y ejecución
de los instrumentos de gestión. Para lograr una participación dinámica se propone una
serie de actividades aplicativas en relación directa a lo desarrollado teóricamente y a sus
responsabilidades laborales.
¿QUÉ CONTENIDOS Y CON QUÉ METODOLOGÍA SE DESARROLLA EL
CURSO?
1. ¿Qué contenidos estudiar?
Generalmente los cursos de capacitación determinan los objetivos educativos a lograr y
ofrecen para ello un programa establecido de conocimientos a desarrollar. Nosotros
consideramos que los participantes tienen experiencias, conocimientos, habilidades, actitudes y también inquietudes, dudas y expectativas respecto a los instrumentos de gestión; de acuerdo a esto, usted puede seleccionar entre los contenidos ofrecidos aquellos
que responden mejor a sus intereses y necesidades.
Lo invitamos a tomar una decisión respecto a los contenidos a estudiar tomando en
cuenta:
a)
La información acerca de los objetivos y contenidos de cada unidad.
b)
La relación que guardan esos contenidos con sus actividades de gestión en el establecimiento de salud y su interés por estos temas.
1.1 Selección de contenidos y asignación de tiempo
De acuerdo a lo anterior, usted podrá considerar que algunos temas están directamente
vinculados a sus actividades como miembro del Equipo de Gestión y los reconocerá
como de gran interés, estos temas serán elegidos para un estudio detenido y con profundidad. Otros temas, aún cuando son vinculados a su labor de gestión, si los considera
como de mediano interés, podrán ser estudiados con menor detenimiento y aquellos de
interés mínimo serán revisados ligeramente, de este modo seleccionará los contenidos
del módulo que necesite y desee estudiar.
9
Gestión Logística
De la selección realizada podrá considerar necesario el estudio completo de todos los
temas o elegir algunos para un estudio profundo y detenido, dejando otros para una
revisión superficial. Inclusive puede ocurrir que algún participante haya decidido realizar
sólo una revisión de repaso de todos los temas de este módulo por considerarlos ya
conocidos.
De acuerdo a su decisión usted abordará el estudio de todos o parte de los contenidos
teóricos del módulo y luego deberá realizar todas las actividades aplicativas propuestas
que generalmente se realizan en equipo.
El desarrollo completo de este módulo autoinstruccional comprende 72 horas académicas, aproximadamente 24 días, correspondientes al estudio teórico de todos los temas y
al desarrollo de los trabajos aplicativos. El tiempo sugerido para estudiar cada día es de
tres horas.
La modalidad de estudio autoformativo requiere de una planificación personal en la que
hay que tomar en cuenta los siguientes aspectos:
a)
Los temas seleccionados.
b)
El tiempo disponible personalmente.
c)
La conformación del equipo de estudio y el tiempo disponible para los trabajos
grupales.
De acuerdo a lo expuesto ahora usted podrá seleccionar los temas para su estudio y
asignarles el tiempo necesario con la siguiente actividad.
2. ¿Con qué metodología estudiar?
2.1 Metodología del curso
La metodología del presente curso corresponde al «Modelo pedagógico de la
problematización». Esta metodología considera como base de la capacitación los conocimientos, habilidades, actitudes, en suma las competencias previas de los participantes
a partir de las cuales se produce una reconstrucción y mejoramiento del nivel de competencias para diseñar, seleccionar, adaptar, aplicar y evaluar instrumentos de gestión de
los establecimientos de salud.
Las técnicas didácticas que corresponden al modelo autoinstruccional son:
a.
b.
Lectura y análisis individual:
•
De los contenidos de los temas desarrollados en el Texto Autoformativo.
•
De las lecturas seleccionadas en el Texto de Apoyo.
Ejercicios interactivos individuales o grupales.
•
c.
Trabajos grupales para actividades aplicativas:
•
10
Estos ejercicios se presentan en los temas desarrollados en el Texto
Autoformativo.
Se presentan en el Texto Autoformativo y tienen instrucciones específicas y
herramientas para su ejecución en la Guía de Trabajo Aplicativo.
Introducción
2.2 Materiales educativos
Cada módulo tiene como materiales educativos los siguientes:
a.
Un Texto Autoformativo.
b.
Un Texto de Apoyo.
c.
Una Guía de Trabajo Aplicativo.
d.
Un video educativo.
¿CÓMO REALIZAR EL AUTOAPRENDIZAJE?
1. Actitudes favorables para el autoaprendizaje
Llamamos actitud favorable para el autoaprendizaje a una buena disposición y a un
positivo estado de ánimo que se debe tener frente a las actividades de aprendizaje.
Si su actitud es negativa, usted se encontrará siempre luchando contra una actividad
necesaria e importante que nos mantiene actualizados y activos intelectualmente y que
además realizaremos toda la vida. Si aceptamos esto no debemos rechazar el medio
para nuestro perfeccionamiento profesional.
Revisaremos a continuación diferentes aspectos que debemos considerar para desarrollar esa actitud favorable en el estudio de este curso.
1.1 Metas y expectativas
Usted tiene actualmente determinadas metas personales y profesionales y seguramente,
en aras de la modernidad institucional, ha pensado en cambios apropiados, que generan
expectativas en usted y en su equipo de trabajo.
Alcanzar las metas de calidad expresadas en la Visión y Misión del Sector salud requiere
del aprendizaje o desarrollo de competencias para un mejor desempeño profesional. Si
comprendemos que esas competencias pueden ser fortalecidas con el desarrollo de este
tipo de cursos estamos seguros que usted realizará el esfuerzo necesario para lograrlas.
Le sugerimos considerar lo siguiente: Usted tiene conocimientos, habilidades, actitudes y
experiencia profesional, y se encuentra actualmente en una situación que llamamos «A».
El futuro próximo lo visualizamos con mejores conocimientos, con mayor destreza y con
actitudes que facilitan su desempeño, a esta situación la llamamos «B». Para pasar de la
situación «A» a la futura situación «B» el camino es el fortalecimiento de sus competencias mediante su capacidad de autoaprendizaje.
1.2 El interés
Para lograr éxito en el aprendizaje es indispensable tener interés en el conocimiento o la
competencia que se está estudiando, ese interés le brindará una fuerza motivadora para
realizar el esfuerzo en su autoaprendizaje.
El interés es garantía de éxito y su ausencia es causa directa del fracaso en el aprendizaje, esto lo puede comprobar personalmente si responde a estas preguntas:
11
Gestión Logística
a)
Cuando leyó un tema de su interés ¿Se cansó o se aburrió?
b)
Si asistió a una conferencia que le causó interés, ¿mantuvo su atención y logró su
comprensión?
c)
Cuando observó una situación interesante ¿la recordó mejor posteriormente?.
La respuesta a estas interrogantes puede demostrar la importancia del interés. Sin embargo más importante será entender de qué depende que en algunos casos nuestro
interés sea mayor y en otros disminuya o esté ausente.
El interés o la fuerza motivadora para el aprendizaje tiene una causa totalmente
objetiva: la real necesidad del conocimiento que será estudiado. Si usted no necesita saber un tema, si no carece de esa habilidad, si sus competencias de gestión
institucional tienen un alto nivel, entonces no tiene porque tener interés en este curso.
De lo contrario si usted reconoce que debe mejorar sus conocimientos y técnicas
para mejorar la gestión de su establecimiento, entonces estamos seguros que
tendrá un gran interés, y eso garantizará su éxito en este curso.
1.3 La voluntad
La voluntad es la capacidad de cumplir lo que usted se propuso realizar, es una determinación interior que permite emprender y terminar las jornadas de estudio resistiendo
otras tentaciones: sueño, fastidio, diversión, juegos, etc.
Esto no significa que deba dejar todas sus otras ocupaciones y distracciones, sino que las
realice en otros momentos respetando los horarios de estudio establecidos.
El cumplir con férrea voluntad con sus horas de estudio tiene una gran ventaja al
realizar sus otras actividades: que no habrá ningún conflicto, ni preocupación por
tareas pendientes y podrá disfrutar mejor incluso de sus diversiones.
La voluntad permite iniciar oportunamente su jornada de autoaprendizaje o su reunión
para realizar los trabajos aplicativos, la perseverancia es mantener esa fuerza de voluntad aun cuando las jornadas duren bastante o los trabajos se hagan difíciles. Sin embargo, si ha llegado a su nivel de resistencia entonces será razonable suspender el estudio y
descansar o distraerse.
1.4 La satisfacción
Existen dos actividades que permiten el desarrollo personal y social: el estudio y el trabajo y ambos son fuente genuina de satisfacción, sobre todo cuando se realizan con libertad, sin imposiciones y con éxito.
Usted tiene diversas expectativas y metas, y conseguirlas, naturalmente le causa satisfacción. Si este curso responde a sus necesidades de realización personal e institucional,
debe generar en usted expectativas y el lograrlas le producirá un gran placer. Su
autoaprendizaje le permitirá lograr los objetivos de capacitación previstos y lo
hará sentir satisfecho y feliz.
12
Introducción
2. El proceso de autoaprendizaje
En el proceso de autoaprendizaje, al usar los textos autoformativos se presentan tres
actividades fundamentales: leer, comprender y memorizar. Veamos a continuación
como realiza usted estas actividades.
2.1 Leer
La lectura le permite recibir y asimilar la información ofrecida en los textos. Para hacerlo
con eficiencia debe considerar que este «ingreso» se realiza por medio de sus conocimientos previos y está influido por sus actitudes favorables en su autoaprendizaje, entre
las cuales una de las más importantes es el interés con que lo haga.
Se recomienda leer y volver a leer el texto cuantas veces sea necesario. No debemos
sentirnos mal por tener que consultar nuevamente el texto. La lectura debe realizarse
primero en forma individual y luego puede ser grupal, sin embargo, advertimos que esta
segunda forma debe ser usada luego de una lectura personal pues no se adecua a la
velocidad y estilo de comprensión individual de todos los del grupo.
2.2 Comprender
El texto leído para ser asimilado, requiere de una comprensión del significado de la
información. En algunos párrafos esta asimilación requiere sólo de una lectura rápida,
pues su contenido puede ser para usted relativamente fácil. Otros párrafos demandan
una lectura lenta e inclusive una nueva lectura con mayor esfuerzo. Para comprender
mejor se recomienda:
•
Buscar las ideas principales.
•
Descubrir los aspectos comprendidos en las ideas principales.
•
Encontrar las relaciones entre los aspectos estudiados.
•
Relacionar lo estudiado con las situaciones reales.
La comprensión de un texto requiere de diversas operaciones mentales entre las cuales
analizar, relacionar y sintetizar son las más importantes. Más adelante se desarrollan
unas técnicas acerca de estas operaciones, que sirven para fortalecer su competencia de
comprensión.
2.3 Memorizar
La memorización de lo aprendido es un proceso indispensable si quiere utilizar posteriormente los conocimientos o habilidades adquiridos.
La aplicación de sus competencias para la gestión sólo es posible si las tiene conservadas en su memoria y la recuperación depende de cómo fue «grabada» en su cerebro.
Consideramos que una conservación eficaz depende principalmente de tres condiciones:
a.
El Interés por aprender un determinado asunto o una determinada actividad. Si
desea saber o poder hacer algo habrá cumplido con una primera condición.
b.
La comprensión de un contenido garantiza su retención, si una información
tiene significado claro para usted, es seguro que lo recordará con más seguridad.
13
Gestión Logística
c.
La repetición de una información, la práctica reiterada de una acción o el repaso
de un tema aseguran su memorización siempre y cuando se hayan cumplido antes
los requisitos a) y b). La sola repetición no es suficiente para un aprendizaje eficaz
produciendo una memorización mecánica.
Una forma eficaz de fortalecer nuestra memorización es realizar con verdadero
interés una síntesis escrita de lo estudiado y repasar luego ese resumen. Como
puede comprobarse, esta propuesta cumple las tres condiciones anteriores.
3. Técnicas de estudio
Las técnicas de autoaprendizaje más adecuadas son:
Para analizar:
El subrayado y las anotaciones
Para sintetizar:
El resumen
Para relacionar conceptos:
Esquemas y gráficos
3.1 El subrayado
Subrayar un texto significa identificar las ideas principales o párrafos significativos para
nosotros. Como es comprensible esto requiere un análisis cuidadoso del texto. Es recomendable realizar el subrayado sólo después de haber realizado una lectura detenida
que ha hecho significativa la información. Generalmente el subrayado ocurre en la segunda o tercera lectura de un texto.
Podemos usar diferentes formas de subrayado, usar una línea para ideas secundarias y
dos líneas para las ideas principales, o colocarlas dentro de un cuadro. Recomendamos
usar líneas para ideas importantes y encuadrar los conceptos básicos. En este texto
usamos como técnica equivalente al subrayado el colocar en negrilla los conceptos clave.
3.2 Las anotaciones
El subrayado se complementa con las notas colocadas al margen de los textos que
identifican lo encontrado, señalan su importancia o establecen relación con otro asunto
conocido o tratado. Las anotaciones también sirven para mostrar dudas o falta de
comprensión del asunto tratado en estos casos se anotan preguntas al margen del
texto. Las páginas de los textos están diagramadas para permitirle escribir sus apuntes a
los costados de los párrafos que deseen comentar.
3.3 El resumen
El resultado de un proceso de aprendizaje es la asimilación comprensiva de un contenido o una competencia. Este resultado se facilita cuando toda la información recibida y
todos los componentes asimilados se integran mediante un esfuerzo de síntesis que se
presenta como un resumen escrito.
El resumen debe presentar las ideas básicas en una secuencia adecuada, en forma abreviada y en lo posible usando nuestro lenguaje personal, «nuestras propias palabras».
14
Introducción
Se recomienda lograr un resumen que se presente en una extensión que no exceda la
tercera o cuarta parte del texto total.
3.4 Los esquemas y gráficos
Hacer un esquema acerca de un contenido es mostrar su estructura. El esquema debe
mostrar los términos que contienen las nociones principales y las relaciones que identificamos entre ellas, es decir con un esquema o un gráfico logramos la mejor síntesis de
un texto.
Un esquema es adecuado y útil si presenta:
•
Información fundamental e importante.
•
Contenido elaborado con palabras propias.
•
Relaciones entre los conceptos clave.
•
Información clara y abreviada.
•
Contenido coherente y comprensible.
Si durante el estudio de este curso usted usa su texto autoformativo elaborando esquemas le aseguramos que mejorará su asimilación significativa.
Existen diversas formas de esquematizar entre ellas sugerimos las siguientes:
a.
Esquema vertical. Es la presentación de los principales temas y tópicos de un
texto, se construye de arriba hacia abajo y es llamado también cuadro sinóptico.
Esta forma permite presentar frases cortas.
b.
Esquema vertical con llaves. Es similar al anterior, pero es construido además de
izquierda a derecha para incluir divisiones, partes o clasificaciones.
c.
Diagrama o esquema. Es la forma más sintética que permite destacar las ideas
centrales y además graficar las relaciones entre ellas mediante líneas o flechas. El
módulo presenta al principio un «mapa de contenidos» que es un buen ejemplo de
este tipo de esquemas.
15
Gestión Logística
16
TEXTO AUTOFORMATIVO
17
Gestión Logística
18
ÍNDICE
Introducción
21
Unidad I: El Sistema Logístico
Análisis y evaluación de la problemática del Sistema Logístico
23
Unidad II: Selección
Técnicas para recoger y analizar la Información existente de los
Materiales e Insumos Hospitalarios)
39
Unidad III: Programación
Requerimiento de insumos y servicios
55
Unidad IV: Costos
Variable Costo como elementofundamental para la determinación
de necesidades
77
Unidad V: Adquisiciones
Diseñar uno o varios modelos de adquisiciones en función a la
gestión moderna
91
Unidad VI: Distribución
Estrategias de distribución
105
Unidad VII: Almacenamiento
Seleccionar, priorizar y procesar la información de almacenes
119
Unidad VIII: Control de Calidad
Sistema de control de calidad para los insumos y materiales
143
Unidad IX
El Modelo Logístico Moderno
157
Hoja de Respuestas
162
19
Gestión Logística
20
Texto Autoformativo
INTRODUCCIÓN
Generalidades
Con este material queremos darle facilidades para que usted elabore el Sistema de Gestión Logística referido al establecimiento en el que usted labora, y al ámbito de su influencia.
Este material se redactó de la manera más sencilla tratando de ofrecerle la mayor cantidad de información básica, adecuada para los fines propuestos en el curso “Gestión en
las Redes de Establecimientos y Servicios de Salud”.
La información está organizada en base a los objetivos específicos del curso y cada uno
de ellos se presenta de la siguiente manera:
•
El objetivo expresado en forma del comportamiento final esperado en
el participante.
•
Lecturas de apoyo.
•
Contenidos del objetivo: conceptos, instrumentos y ejemplos.
•
Tareas de refuerzo relacionadas con el objetivo específico y con los
contenidos del mismo.
•
Resumen de lo tratado.
•
Ejercicio autoevaluativo.
Objetivo
El objetivo del presente documento es asegurar que al final de su lectura y aprendizaje,
usted pueda manejar con facilidad los elementos conceptuales e instrumentales que le
permitan formular e instrumentar el Sistema de Gestión Logística mejorado del establecimiento en el que labora.
Metodología de aprendizaje
El participante deberá completar secuencialmente las siguientes actividades:
1.
Revisar las lecturas de apoyo que acompañan a cada uno de los objetivos específicos.
2.
Leer, analizar e interiorizar los conceptos, instrumentos y ejemplos que se le presenta como apoyo a sus tareas.
3.
Desarrollar las tareas que le permitirá reforzar el dominio en los conceptos e instrumentos que se le está entregando.
4.
Efectuar los ejercicios autoevaluativos y consultar las claves de las respuestas correctas para autoevaluar su aprendizaje.
21
Gestión Logística
Mapa de Contenidos
Para facilitar la lectura y aprendizaje del Texto Autoformativo, presentamos a continuación el mapa de contenido del módulo, el cual señala la secuencia de los objetivos a ser
abordados, así como su integración respecto al Sistema Logístico.
22
Unidad I
El Sistema Logístico
23
Gestión Logística
24
Texto Autoformativo
UNIDAD I
EL SISTEMA LOGÍSTICO
Al finalizar el desarrollo de esta unidad, el participante podrá analizar y evaluar la problemática actual del sistema logístico en el proceso de Gestión de la Dirección de Salud
y sus establecimientos.
Buena Suerte y Exitos!
LECTURAS DE APOYO
Texto de Apoyo - Lectura 1 : “Resolución Jefatural Nº 118-80-INAP/DNA”. Normas Generales del Sistema de Abastecimiento. 25 de julio de 1980.
CONTENIDOS
1.1 Modelos de Funcionamiento Logístico.
1.2 Sistema de Abastecimiento.
1.3 Cadena de Suministros.
1.4 Relación con otras áreas.
1.5 Los problemas Logísticos actuales.
1.6 La alternativa Logística Moderna
1.7 División Estratégica de Bienes y Servicios.
25
Gestión Logística
PALABRAS CLAVES
Usuario Interno :
Aquella persona dentro de la institución que hace
uso de los servicios del establecimiento.
Ejm: Profesionales de la Salud.
Usuario Externo :
Aquella persona ajena al establecimiento quien hace
uso de los servicios del mismo.
Ejm: Pacientes
Recursos Estratégicos :
26
Aquellos que son fundamentales para el normal desarrollo de la actividad principal de la institución.
Texto Autoformativo: Unidad I
1.1 Modelos de Funcionamiento Logístico
Conceptos:
Logística es un área crítica de todos los establecimiento de salud y constituye un
elemento de apoyo importante en la gestión, a fin de lograr los objetivos y metas
trazados.
En la actualidad el enfoque logístico y su posición en el establecimiento de salud
ha variado notablemente, haciéndolo más eficiente con un manejo más técnico y
orientado a la satisfacción de usuarios internos y externos, adicionando beneficios económicos y la consecución de los objetivos del establecimiento.
a) Modelo Tradicional:
El modelo weberiano( 1) es el que se ha venido usando en los sistemas administrativos
burocráticos.
Esto es, una estructura extremadamente formal, basada fundamentalmente en documentación excesiva y trámites engorrosos, sistema de administración jefatural tipo pirámide descendente.
Lo que buscaba era mantener un control total del funcionamiento, inclusive prever todos los acontecimientos:
(1) Max Weber (1864-1920) Sociólogo alemán creador de la Sociología de la Burocracia, famoso por la
teoría de las Estructuras o modelo de Weber.
27
Gestión Logística
Buscaba la Máxima Eficiencia de la Organización, pero lastimosamente tuvo otras consecuencias.
Como resultado de todo ello, la Unidad de Logística se transformó en una oficina
ineficiente, de trámites engorrosos con demoras del abastecimiento, costos operativos
altos, desabastecimiento; en fin en un “cuello de botella”.
b) Modelo Moderno:
La crisis generada por el modelo weberiano, en cuanto a la calidad del servicio se refiere,
ha obligado a la búsqueda de alternativas de manejo, que brinden otra faceta de comportamiento y otra cosa ante los usuarios, proveedores, en tal sentido la Gestión Moderna exige procesos rápidos, eficientes y eficaces, que garanticen la calidad del servicio y/o
producto, en concordancia con las metas y planes establecidos.
El método moderno está basado fundamentalmente en un manejo técnico, que obvia
procesos engorrosos, pero que incluye personal calificado de otras áreas como sustento
técnico, realiza alianzas y coordinaciones con otras dependencias de la administración,
28
Texto Autoformativo: Unidad I
bajo el punto de vista de la importancia de los bienes o servicios, que se clasifican y
priorizan, acorde con los objetivos del establecimiento de salud.
Este modelo es el que iremos desarrollando a lo largo del módulo, y que tiene algunas
diferencias con el modelo de Weber.
29
Gestión Logística
2 Sistema de Abastecimiento
Conceptos
Se define como un sistema constituido por objetivos, políticas, estrategias, normas, órganos y procesos técnicamente interrelacionados, que tiene por misión
procurar los recursos, los bienes y servicios no personales a las entidades de la
Administración Pública, permitiendo su acción dinámica, eficaz y eficiente, en
concordancia con los lineamientos básicos de la política nacional de salud.
El Sistema de Abastecimiento está compuesto por:
Sub-Sistema de Información:
Conjunto interrelacionado de procesos técnicos, que permite detectar, recoger, inscribir, analizar, combinar, almacenar y proporcionar datos para optimizar decisiones y acciones.
El Sub-Sistema de Información está formado por los siguientes procesos:
•
Catalogación.
•
Programación.
•
Registro de Proveedores.
•
Registro y Control.
Sub-Sistema de Negociación:
Este segundo conjunto interrelacionado de procesos técnicos, permite asumir derechos sobre bienes y servicios, respondiendo a cambio con obligaciones.
El Sub-Sistema de Negociación está formado por los siguientes procesos:
•
Adquisiciones.
•
Recuperación de Bienes y Servicios.
Sub-Sistema de Utilización y Preservación:
Conjunto de procesos técnicos que actúan sobre los bienes, los servicios y las personas que los tienen a su cargo, para cautelar su correcta utilización y salvaguardar
su estado.
El Sub-Sistema de Utilización y Preservación está formado por los siguientes procesos:
•
Almacenamiento.
•
Mantenimiento.
•
Seguridad.
•
Distribución.
•
Disposición final.
A estos procesos integrados y adaptados a salud los llamaremos Cadena de Suministros.
30
Texto Autoformativo: Unidad I
3. Cadena de Suministros
Es importante considerar que la oficina logística no es sinónimo de oficina de compras;
aunque lógicamente este proceso es el más conocido, no es el único, sino que está
formado por varios procesos continuos e íntimamente ligados entre sí.
Como hemos visto el sistema logístico se subdivide en tres Sub-Sistemas y cada uno de
ellos en varios procesos. Esta es la clasificación habitual; sin embargo, para fines prácticos y adaptado a las necesidades propias de salud veremos los siguientes procesos:
Cada uno de estos procesos se desarrolla dentro del área logística, pero no necesariamente a cargo del personal de logística; pues, como veremos, son procesos técnicos que
ameritan la participación de profesionales del área de la salud y otras. Como se sustenta
mas adelante, vamos a utilizar en el desarrollo del módulo los procesos, enfocados hacia
los recursos estratégicos, motivo por lo que las explicaciones siguientes están dirigidas
en este rumbo.
1. Selección:
Es el proceso que se encarga de escoger los productos que se requerirán para efectuar
las funciones del establecimiento de salud tanto, administrativas como de salud. Uno de
sus productos son los petitorios o listados de insumos hospitalarios, los mismos que
incluyen a estos productos por su denominación común internacional en la cantidad de
items suficientes para permitir las funciones de salud. Como es fácil de comprender esta
función la deben realizar necesariamente profesionales de la salud, aunque no en forma
exclusiva como veremos más adelante.
2. Programación:
Así como la selección es el ¿qué podemos usar?, la programación representa el ¿cuánto
debemos comprar? El cálculo del cuanto se debe realizar en concordancia con los objetivos y metas planteados en el POI y en función a las necesidades reales de cada producto, acorde con la distribución de la morbilidad local, fenómeno que es conocido por los
profesionales de la salud. Por tanto este proceso también requiere de este personal
calificado.
3. Adquisición:
Este es el proceso de compra en sí, que está a cargo netamente del equipo de logística.
Sin embargo, para poder ejecutarlo se requiere de haber hecho un pedido bien especificado Las especificaciones técnicas las deben realizar los profesionales de salud. Asimis-
31
Gestión Logística
mo, se requiere evaluar las propuestas antes de tomar la decisión de adjudicación, hecho que también debe ser realizado por profesionales de la salud.
4. Almacenamiento
Este es también un proceso logístico y en una determinada zona pero que también
requiere de la participación del profesional de la salud, primordialmente en auxilio del
encargado del almacén, a fin que pueda ordenar los productos en forma correcta, evitando las sinonimias o las denominaciones por nombre comercial.
5. Distribución
Este proceso es el que controla el abastecimiento de los Centros Periféricos y también
controla a los proveedores. Este es un proceso exclusivo del personal de logística.
6. Dispensación
En el proceso de entrega al usuario final, por lo tanto no sólo se despacha sino también
se instruye en el uso adecuado, se advierte efectos secundarios, etc., y esto sólo lo puede
hacer personal de salud.
7. Uso Racional
En este proceso se consume el producto, lo que debe hacerse en forma adecuada utilizando el recurso solo cuando es necesario. Adicionalmente el uso del producto puede
generar demanda de otros, con lo que se enrriquecería las propuestas.
Relación entre la cadena de suministros y la división tradicional del sistema logística.
Como puede apreciarse todo el sistema logístico requiere de ayuda e
integración al sistema de profesionales de la salud en calidad de equipo
técnico, pues sólo así se garantizará un adecuado abastecimiento, tanto
en calidad, cantidad y oportunidad a fin de garantizar un atención de
salud de óptima calidad.
Es menester mencionar que los mismos procesos se utilizan en el abastecimiento de
cualquier otro bien o servicio, con algunas características propias del tipo de bien o
servicio del que se trate. Así mismo persiste el concepto de los procesos técnicos, por lo
que debe llevarse a cabo con la estrecha colaboración del profesional especializado en
dicha área.
32
Texto Autoformativo: Unidad I
1.4 Relaciones de Logística
Son múltiples y todas importantes, ellos deben manejarse dentro del contexto global de
equipos y realizando alianzas con otras áreas:
Presupuesto:
Logística mantiene un contacto permanente con presupuesto, pues la disponibilidad
presupuestal es un factor limitante de compra; por ello deben actuar en forma conjunta,
llevando un control paralelo y coordinado del gasto, priorizando entre ambas áreas el
destino del recurso financiero.
Contabilidad y Tesorería:
Contabilidad y Tesorería son áreas críticas en el abastecimiento motivo por el que deben
trabajar en equipo a fin de coordinar las acciones a tomarse para recuperar credibilidad
financiera como sujeto de crédito del establecimiento de salud. Por ejemplo: podría, a
manera de una estrategia conjunta, priorizarse el pago a los proveedores de los bienes y
servicios seleccionados como críticos, o estratégicos, de manera que se les cancele con
celeridad extrema y prioridad máxima, pues con ello se garantizará el abastecimiento de
estos recursos, al tiempo que recupera la credibilidad como usuario, y el ser sujeto de
crédito, que como recursos son elementos importantes en el desarrollo de la estrategia
de trabajo en los procesos de adquisiciones y nuestra posición frente al Mercado..
Control:
El sistema de control es el área con la que se debe trabajar conjuntamente y a la que se
debe otorgar toda la información, si es posible antes de su ejecución y fomentar que
participe como veedores de los procesos, a fin de garantizar la transparencia de los
mismos.
33
Gestión Logística
Jurídico:
La asesoría jurídica es importante para la elaboración de las Bases Administrativas y
para obtener consejos legales durante todo el proceso. Se debe tratar de que forme parte
del proceso con personal que se especialice en el tema logístico.
Personal:
Se debe coordinar con personal primordialmente para garantizar personal calificado en
el área logística, con el fin de tecnificar los procesos.
Planificación:
Las relaciones de logística con planificación son sustancialmente para coordinar los
planes a largo, mediano y corto plazo, conjuntamente con presupuesto y racionalización,
a fin de definir las posibilidades de inversión y adquisición.
Indudablemente el SIAP establece un medio de relación entre las diferentes áreas administrativas en lo que a información se refiere, lo cual resulta favorable el conocimiento de
hechos, pero debe reforzarse los recursos conjuntos y coordinados con las otras áreas
paro no solo conocerla y compartir información, sino brindar en conjunto un servicio
integral, eficaz, eficiente y de calidad.
1.5 Los Problemas Logísticos Actuales
La mayor parte de sistemas logísticos en funcionamiento se basan en el modelo de
Weber, y en ellos se encuentran diferentes problemas, a continuación mencionamos
algunos de ellos:
34
•
Insatisfacción de usuarios internos y externos.
•
Materiales, insumos y equipos insuficientes.
•
Sistema burocrático extenso y manejo bajo conceptos “weberianos”.
•
Lentitud de procesos por excesivos formalismos burocráticos.
•
Normatividad excesiva y muchas veces mal utilizada.
•
Excesivos procesos de compras pequeñas.
•
Manejo presupuestal inadecuado.
•
Desconexión con otras áreas del Sistema de Salud.
•
Programaciones históricas.
•
Catálogo de bienes desactualizado e hipertrofiado por sinonimias.
•
Ausencia de listados de insumos de uso hospitalario.
•
Nula participación de los profesionales de la salud en el Sistema Logístico.
•
Sistema de información insuficiente.
Texto Autoformativo: Unidad I
1.6 La Alternativa Logística Moderna
Ante los problemas mencionados se deben enfrentar en función a los principios de
Gerencia Moderna, motivo por el que las unidades siguientes estarán destinadas a brindar un modelo distinto con las alternativas siguientes :
•
Organización acorde con la diferenciación de bienes y servicios hospitalarios y no hospitalarios
•
Conformación de equipos técnicos como apoyo del Sistema Logística.
•
Catalogación y estandarización de bienes.
•
Elaboración de listados de insumos de uso en los establecimientos de
salud.
•
Modalidades de Adquisición propias de un Sistema Moderno: Licitaciones,
tercerización de servicios, consignaciones.
•
Disminución de trámites y número de procesos de adquisiciones pequeñas.
•
Abastecimiento en cantidad suficiente y en el momento adecuado.
•
Incorporación de los análisis de costos, costo/beneficio, costo/eficacia como
elementos de decisión.
•
Conformación de un Sistema de Información Logística.
1.7 División Estratégica de Bienes y Servicios
Visto el amplio marco donde se desenvuelve el área logística, y la cantidad de procesos
que se manejan, así como la magnitud de la institución, se debe enfocar algunos rubros
de bienes y servicios con mayor énfasis que otros, en función al diagnóstico de la logística actual y las alternativas que se brindarán.
Así tenemos, que podemos dividir a los bienes y servicios en Estratégicos y No Estratégicos. Los primeros son aquellos que son fundamentales para el normal desarrollo de la
actividad principal de la institución, y como éste es la atención de salud, entonces los
Recursos Estratégicos serán Medicinas, Material Médico Fungible (descartable), Material
Médico No Fungible (instrumental), Equipamiento Médico, Insumos de Laboratorio, Radiología, entre otros. Los Recursos No Estratégicos serán aquellos que no son fundamentales para las actividades de la institución, en nuestro caso, todo aquello no mencionado
como artículos de escritorio, limpieza, etc.
¿ Por qué hacer esta división ? La respuesta la podremos encontrar al analizar superficialmente la estructura de gastos de una establecimiento, lógicamente en términos gene-
35
Gestión Logística
rales, pues ellos van a variar de acuerdo con la complejidad y envergadura del Centro.
Así tenemos:
Al mirar esta distribución vemos que tanto lo destinado a sueldos y salarios así como los
costos fijos son gastos inevitables, y que poco o nada se puede hacer para rebajarlos. De
manera tal que prácticamente nos queda solo lo destinado a Recursos Estratégicos para
manejar el gasto. Por ello resulta ser imprescindible su adecuado manejo, tengamos en
cuenta que un millar de papel cuesta tanto o menos que un frasco de antibiótico en
jarabe, tan solo como ejemplo de las diferencias en los costos de uno y otro grupo.
Por lo expuesto resulta imperioso destinar buena parte de nuestro esfuerzo en el manejo
de los Recursos Estratégicos, lo que no quiere decir que los otros recursos no se continúen utilizando y necesitando, sino que por ser incidencia en el gasto, los Recursos
Estratégicos requieren de una priorización en su enfoque. Por tanto en las unidades que
siguen las enfocaremos hacia estos recursos, haciendo hincapié en que los procesos a
tratar son siempre los mismos, solo que pondremos énfasis en lo que a Recursos Estratégicos se refiere.
Como puede apreciarse básicamente nos estamos refiriendo a bienes y no a servicios,
aunque veremos mas adelante opiniones de tercerización de servicios, esto dependiendo
del proceso que estamos tratando.
36
Texto Autoformativo: Unidad I
TAREAS DE REFUERZO
1.
Tarea Nº 1: “Individualización de los Problemas de Organización, Funcionamiento y Diagnóstico”
a. ¿Cuál es el principal problema de logística? (Mencione sólo 1).
b. Mencione otros dos problemas de logística en orden de importancia (Diferentes al anterior).
c. ¿Cuánto tiempo demora entre el pedido por el usuario hasta la recepción
del producto por éste? (Mencione el promedio).
d. ¿Quién decide el pedido y usando qué criterio para ello?.
e. ¿Cada cuánto tiempo vuelve a hacer el mismo pedido?
f.
Le solicitaron al usuario especificaciones técnicas del producto solicitado.
g. ¿De dónde obtuvieron las especificaciones técnicas?.
h. ¿Alguien evaluó técnicamente la adquisición y en qué se basó?.
i.
¿Cuál es el producto de mayor consumo?
j.
¿Cuál es el producto de mayor costo unitario?.
k. ¿Cuál es el producto de mayor costo total?
l.
2.
¿Cuáles han sido los productos vencidos?.
Tarea Nº 2: “Divorcio entre Logística, Contabilidad y Mantenimiento”
a. ¿Se lleva un control presupuestal diferenciando por cada recurso estratégico o se hace en forma global?
b. ¿Quién lleva el control presupuestal?
c. ¿Cuánto tiempo demora entre la adquisición y el pago del bien o servicio?
d. ¿Tienen un programa de mantenimiento de equipos?
e. ¿Cuánto dinero se destina a mantenimiento? ¿Está presupuestado?
RESUMEN DE LO TRATADO
El Sistema Logístico constituye un arma fundamental en el desarrollo y gestión de
un establecimiento de salud. En esta parte del Texto Autoformativo se presenta la
importancia del sistema logístico dentro del establecimiento, su nueva estructura y
su posibilidad frente al ámbito externo. Se resaltan los procesos técnicos que
involucran a profesionales de diversas áreas dentro de su funcionamiento a fin de
garantizar una adquisición adecuada en función a las necesidades de salud de la
localidad y al planeamiento estratégico elaborado.
37
Gestión Logística
EJERCICIO AUTOEVALUATIVO
Coloque V o F dentro de los paréntesis, según la proposición que se indica es
verdadera o falsa.
1.
El trabajo logístico deber ser despersonalizado.
( )
2.
La resistencia al cambio es una característica del modelo de Weber.
( )
3.
La exhibición de señales de autoridad es propio del modelo actual.
( )
4.
La adquisición es un sub-sistema del sistema de utilización.
( )
5.
El Catálogo de Bienes es igual al Petitorio.
( )
6.
La adquisición es lo mismo que logística.
( )
7.
La relación con Finanzas y Contabilidad genera credibilidad como
sujeto de crédito del establecimiento de salud.
( )
El Costo de Producción Unitario y el Gasto de Operación Unitario
dan el Costo Total
( )
Los planes a mediano plazo deben informarse a planificación.
( )
8.
9.
10. Los planes a largo plazo deben informarse a presupuesto.
( )
Compare sus respuestas con las que se presentan al final de este documento y ubique el
nivel de su rendimiento en la tabla de valoración.
38
Unidad II
Selección
39
Gestión Logística
40
Texto Autoformativo
UNIDAD II
SELECCIÓN
Al finalizar el desarrollo de este objetivo, el participante podrá utilizar las técnicas para
recoger y analizar la información existente de los materiales e insumos hospitalarios, a
fin de estandarizar sus denominaciones y características técnicas en cada uno de los
establecimientos de la Dirección de Salud.
¡Sigue Adelante!
LECTURAS DE APOYO
Texto de Apoyo – Lectura 2: Directiva Nº 001-93-INAP/DNA. Norma para la
Administración del Registro de Proveedores Inhabilitados para contratar con organismos del Estado.
CONTENIDOS
2.1 Selección de Bienes y Servicios
2.2 Métodos de Selección.
2.3 Catalogo de Bienes.
2.4 Registro de Proveedores.
2.5 Petitorio.
41
Gestión Logística
PALABRAS CLAVES
Protocolo:
Metodología estandarizada para determinado proceso.
Ejm.: Hay protocolos diagnósticos que describen los
pasos a seguir en los procedimientos el diagnóstico y
estudio de una enfermedad. El protocolo terapeútico,
que indica el tratamiento a seguirse según el caso.
Sub - Registro:
Cuando los registros de un evento no son cuantificados adecuadamente.
Ejm.: Un paciente viene con diagnóstico de Diabetes
Mellitus, Hipertensión Arterial e Infección Urinaria, sólo
se registra el primer diagnóstico y no así los otros dos,
por lo tanto los registros para Hipertensión Arterial e
Infección Urinaria estarán disminuidos por omisión del
registro.
Denominación Común
Internacional:
Llámese así al nombre genérico con el que se conoce
el producto internacionalmente.
Ejm.: Ampicilina, Catéter Venoso Central, Disfibrilador.
No constituyendo un nombre comercial, que muchas
veces confunde. Por ejemplo, glazo, cuando debe ser
esmalte para uñas.
Forma de Presentación: Se refiere al tipo de producto usado.
Ejm.: Si hablamos de ampicilina jarabe, su presentación será 125 mg/cc. y su forma farmaceútica será suspensión.
Unidad de Medida:
La unidad mínima con el que se hace la prescripción y
el inventario.
Ejm.: Tabletas, frasco (cuando es líquido), ampolla, millar (ejm. papel bond), c/u (cada uno, como para tornillos o tuercas o respuestos o equipos).
Objetivo del Tema
Estandarizar los procedimientos de Selección de recursos estratégicos
a utilizarse en el área Asistencial, de manera técnica en función a la
relación Costo/Beneficio y/o Costo/Eficacia.
Finalidad del Tema
Establecer pautas y normas tendientes a seleccionar adecuadamente
los recursos estratégicos de los Establecimientos de Servicios de Salud,
acorde con los parámetros Internacionales y Nacionales
42
Texto Autoformativo: Unidad II
2.1 Selección de Bienes y Servicios
Concepto:
La Selección es un proceso técnico, que por sus características es continuo, multidisciplinario y participativo, cuya línea asegura el acceso a los
recursos estratégicos necesarios en un determinado nivel de atención,
teniendo en cuenta la eficacia, seguridad, calidad, costo/beneficio, costo/eficiencia de los recursos e impulsar el uso racional de los mismos.
Debe concluir con la elaboración de un listado clasificado de los productos en cuestión.
El proceso de Selección es aquel tendiente a escoger de todo lo que se encuentra disponible en nuestro medio, aquello que va a ser utilizado en nuestro sistema de salud, para
obtener una atención adecuada, acorde con los principios que rigen a este servicio.
Por ejemplo: De todos los medicamentos disponibles en el Mercado Nacional, nuestro
Centro Asistencial sólo trabajará con algunos de ellos, y éstos tienen que ser escogidos
en función al tipo de enfermedades y a la realidad socio-económico y de salubridad de la
localidad.
Igualmente podemos citar otros ejemplos de recursos no estratégicos, supongamos que
contabilidad desea un borrador para lápiz, finanzas lo quiere sólo para tinta de bolígrafo,
almacén desea para lápiz y tinta en el mismo borrador. De tal forma que debemos estudiar el uso y seleccionar solo un tipo de borrador, que permita satisfacer a todos.
Es un proceso técnico, pues es llevado a cabo, para el caso de los Recursos Estratégicos,
por profesionales de la salud especializados, acorde con las normas Nacionales e Internacionales para este fin; utilizando como herramientas los conocimientos académicos
sobre los diferentes recursos estratégicos, y el conocimiento del perfil de morbilidad de
la localidad. Por las características definidas anteriormente, podemos inferir que para
los Recursos Estratégicos son los profesionales de la salud conocen la patologías y sus
tratamientos, por ello son los indicados a “escoger” los productos a utilizarse, y esto debe
efectuarse dentro de ciertos parámetros.
Por ejemplo: Como estamos refiriendo el párrafo anterior a Recursos Estratégicos tomaremos el caso de medicamentos, pues existen normas internacionales para la selección que las brinda la OMS; alguna de las cuales resumimos:
•
Dar preferencia a los monofármacos sobre las asociaciones farmacológicas.
•
Para un mismo fin, seleccionar la menor cantidad de alternativas terapéuticas, si es
posible sólo una.
•
Para seleccionar un fármaco dentro de un grupo destinado a un mismo fin, dar
preferencia a aquel que:
-
Tenga mayor experiencia internacional en su uso.
-
Sea de un manejo más sencillo.
43
Gestión Logística
-
Posea mejor tolerancia.
-
Posea menos efectos secundarios y/o adversos
-
Posea menor riesgo de toxicidad.
•
Para fármacos que tengan similitud en los aspectos anteriores preferir aquel que
tenga una mejor relación costo/beneficio y/o costo/eficacia.
•
Para el caso de costo/beneficio y/o costo/eficacia semejantes preferir al de menor
costo por tratamiento.
Es un proceso continuo, pues su actualización debe ser permanente, a la luz de las
nuevas investigaciones que el mundo moderno va adoptando. Ello quiere decir que debe
actualizarse con cierta periodicidad, incorporando las nuevas tecnologías utilizadas y
retirando aquellas que han pasado a la obsolescencia o han sido reemplazadas por
alternativas mejores.
Debe ser participativo, pues los profesionales de salud y el personal administrativo tienen que involucrarse en el proceso a fin de entenderlo y enriquecerlo con su experiencia
y la óptica que sus especialidades les brinda. Ello quiere decir que no sólo participan
profesionales de la salud, sino también de otras áreas, pues hemos visto que se incluyen
evaluaciones de costo/beneficio, costo/eficacia, entre otras.
2.2 Métodos de Selección
El punto de partida para una adecuada selección es el conocimiento de la demanda.
En el caso de salud, debemos conocer la población objetivo y sus características, así
como sus requerimientos de atención en salud, enmarcados dentro de aspectos sociales,
económicos y de salubridad ambiental.
Su finalidad es asegurar el acceso a los recursos médicos para efectuar las actividades de
salud propias de la localidad, que permitan cumplir con los objetivos y metas planificados en el establecimiento.
Como en cualquier proceso técnico de mediana complejidad, existen varios métodos de
selección, de los cuales examinaremos los tres más importantes:
•
Consumo Histórico
•
Morbilidad
•
Oferta / Demanda
a) Métodos de Consumos Históricos para Selección:
Este método, registra el comportamiento anterior del consumo del recurso. Se fundamenta en el comportamiento del consumo del recurso en el transcurso del tiempo,
tomando para ello un período determinado, y es independiente del tipo de recurso (estratégico y no estratégico).
44
Texto Autoformativo: Unidad II
El período del cual se debe tomar información debe considerar necesariamente:
•
La Variación Estacional
•
Las Modificaciones del Perfil de
Morbilidad Local
El período que se tome como universo para la recolección de información deberá ser
suficiente para permitir englobar los cambios en las condiciones de salud de la localidad.
Como es de suponer, como en cualquier proceso estadístico, a mayor tiempo menor
riesgo de error, así el tiempo recomendado no deberá ser menor de un año para considerar la variación estacional, y por lo general no mayor de tres, pues dentro de ese
período la morbilidad local no tendrá cambios sustanciales.
Por ejemplo: considerando las enfermedades de vías respiratorias, son mayores en épocas de invernales y las diarreas agudas son mas frecuentes en periodos de verano y esto
se repite año a año, por ello si tomamos solo seis meses del año para la toma de muestra
alguna de estos grupos de enfermedad no se registrarán, pero no será necesario tomar
mas de tres años por ver que casi siempre son en la misma proporción. No tomamos solo
un año, pues puede existir algún fenómeno intercurrente que varíe la presentación de las
enfermedades. Ejemplo: el cólera, el fenómeno del Niño. Tomaremos no solo los medicamentos, sino otros insumos que se usan en proporción a los casos presentados como
formatos de registro, etc.
Este procedimiento es el más recomendable cuando existe un listado previo de recursos,
o cuando se desea hacer una actualización del presente y se requiere de alguna información referencial adicional.
Las fases para establecer un listado de recursos por el método de consumo histórico, son
las siguientes:
1.
Recoger información sobre el consumo de recursos dentro del período establecido.
La información puede obtenerse del almacén, donde se tienen registrados los ingresos y movimientos para cada uno de los productos. La otra forma de obtener es en
la farmacia, si es que lleva un control de las recetas atendidas. Asimismo, puede
obtenerse la información de la oficina logística, quien debe tener el registro de
todas las adquisiciones, independientemente de su modalidad, que se han efectuado dentro del período asignado.
2.
Establecer una lista inicial de recursos ordenados según criterios de frecuencia de prescripción.
Esto para permitir un rápido análisis de frecuencia y de ser posible conseguir la
información de la frecuencia de pedidos y el período que los separa, para definir el
tipo y velocidad de rotación o consumo de producto. Los últimos productos en el
listado probablemente no los estamos usando o ya dejamos de usarlos y por ende
deben eliminarse. En todo caso, se deberá efectuar un “Pareto” según consumo (El
20% de los productos representan aproximadamente el 80% del consumo).
45
Gestión Logística
Por ejemplo:
Los Productos usados en estas patologías resolverán el 80% de los problemas de
salud, y son solo unos cuantos daños, que representa una pequeña fracción de
todos los tipos de diagnósticos que se presentan, pero en magnitud son los más
relevantes.
3.
Confrontar el listado inicial con los protocolos terapéuticos.
No podemos establecer una prioridad de uno sobre otro, es decir del protocolo
sobre el listado, de manera que uno puede modificar al otro y viceversa. Lo que sí
se debe tener bien en claro, es que al final del proceso, es decir de las modificaciones a que hubiere lugar en ambos documentos, todo lo que exista en el protocolo
revisado debe, necesariamente estar dentro del listado; pues si no lo está, no podrá
ser codificado y por lo tanto no podrá ser adquirido y el protocolo habrá fenecido
antes de nacer.
Por ejemplo: si decidimos que se debe usar isoniacida en TBC, y este producto no
se pone en el listado, no se codificará, por ello no se adquirirá y por lo tanto no se
podrá contar con él.
b) Método de Morbilidad para Selección:
Llamado así en el caso de Salud y para los Recursos Estratégicos, para los otros recursos
se denomina Método de la Demanda.
Es un método íntimamente ligado con la estructura demográfica local y ella acorde
con las condiciones socio-económicas, que en buena medida condicionan parte del perfil de morbilidad local. El perfil de morbilidad local debe establecer un listado porcentual
de la patología de la zona considerada, esta información debe utilizarse para:
•
Enfermedades Previsibles
•
Enfermedades No Previsibles
La metodología a seguir es:
1.
46
Definir la población protegida en cada localidad.
Texto Autoformativo: Unidad II
2.
Analizar y definir el manejo de variables (sexo, edad, raza, etc.), dentro de dicha
población
3.
Determinar las tasas de morbilidad y mortalidad para los diferentes grupos etáreos
y sexo de la población objetivo.
4.
Establecer la frecuencia de cada enfermedad durante un período determinado, lo
mismo que la frecuencia acumulada y ordenarlos en forma decreciente.
•
Identificar las condiciones de salud ambiental de la comunidad, en especial de
la población protegida, determinando los factores de riesgo.
•
Confrontar los protocolos terapéuticos con la morbilidad registrada, de manera
que éstos respondan a las primeras causas de morbilidad y cuya resolución
absuelva la mayor parte de los problemas de salud de la localidad.
•
El registro de la morbilidad debe ser total o de una muestra significativamente
estadística, en la que se debe registrar todos los diagnósticos de los pacientes
registrados, a fin de evitar el sub-registro. Esto es importante si tenemos en
cuenta que una buena parte de los consultantes, habitualmente, tienen más de
un diagnóstico, sobre todo los pacientes con enfermedades crónicas y/o de la
tercera edad. En la mayor parte de registros de atención sólo se coloca un
diagnóstico, pero sin embargo hemos prescrito tratamiento para todos los diagnósticos del paciente. Esto crea un sub-registro de la morbilidad que puede
alcanzar un nivel entre 30-50%.
En suma con todo este proceso procedemos a elaborar un listado que solucione los
problemas de salud local, brindando los instrumentos necesarios para su adecuada atención, teniendo en cuenta los criterios para seleccionar que se mencionaron anteriormente.
Este método es ideal cuando se desea actualizar un listado. No puede utilizarse al establecer un nuevo establecimiento de salud, pues no se cuenta con información sobre la
morbilidad local, aunque puede conseguirse reportes epidemiológicos de otros servicios
de salud semejantes. El tiempo que debe recogerse la información es variable y debe
hacerse en diferentes épocas del año, de manera que incluya a las variaciones estacionales.
c) Método de Oferta / Demanda para Selección:
Este método apoya la selección en los servicios o programas destinados a determinados
grupos de la población protegida, por tanto introduce requerimientos técnicos, financieros y administrativos específicos para atender a dichos grupos, que constituye la demanda y nosotros listaremos los productos que ellos necesitan, constituyendo la oferta.
Por ejemplo: Si estamos elaborando un listado de insumos para el programa de TBC, la
población a atenderse reúne algunas características particulares que la identifican como
tal, por ende sólo requerirá material médico utilizado en TBC y medicamentos usados en
el procedimiento y en el manejo de las complicaciones de TBC (por ejemplo: frascos
recolectores de esputo). La demanda será un número determinado de pacientes con
TBC y la oferta que brindamos son materiales y medicamentos dirigidos a esta
patología. Por lo tanto no podrán estar dentro de este listado otros productos distintos
a los que se usan para TBC (por ejemplo: aquellos productos para el puerperio, o
antiparasitarios, etc.)
47
Gestión Logística
Este método es ideal para poblaciones homogéneas, es decir con características definidas y propias de la patología que los reúne; por ejemplo, insuficiencias renales, transplantes,
SIDA, leichmaniasis, entre otros.
Conclusión
Como hemos podido apreciar todos los métodos antes mencionados son incompletos:
•
El de consumo histórico porque no registra procedimientos nuevos, y si
son muy recientes tienen poco movimiento y corre el riesgo de eliminarlos
por baja rotación.
•
El de morbilidad, quizás más técnico y exacto, pero tiene el problema del
sub-registro.
•
El de oferta y demanda, pues está dirigido sólo a un grupo poblacional con
características muy definidas y que no representa a la población total.
En resumen podemos afirmar que:
El método a utilizarse para la selección debería ser, preferentemente, la combinación de dos o más de ellos.
d) Procesos Complementarios a los Métodos:
Para que el listado elaborado, independiente del o los métodos utilizados, pueda brindar
sus bondades debemos considerar:
•
Accesibilidad al producto.
•
Disponibilidad del producto.
Para la Accesibilidad, es decir para que se pueda contar con el producto, éste debe estar
codificado y registrado. Eso implica que deben estar dentro del Catálogo de Bienes.
A su vez para tener disponibilidad del producto debemos tener a quien nos lo provea.
Por ello debemos tener un Registro de Proveedores.
48
Texto Autoformativo: Unidad II
2.3 Catálogo de Bienes
Incluye de manera ordenada y clasificada a todos los productos e insumos que se utilizan. Aquí están registrados desde un tuerca hasta los equipos médicos, pasando por los
insumos utilizados todas las áreas administrativas y asistencias como útiles de escritorio,
artículos de limpieza, equipos de cómputo, de toda índole, accesorios; en fin, toda la
gama de artículos que pueden utilizarse, incluso hasta balas para el personal de seguridad. Por tanto, representa un listado enorme y de crecimiento constante, y pocas veces
depurado, debido a que ello demanda una tarea dantesca.
En este listado se agrupan los productos por familias, sub-familias, grupos y sub-grupos
e ítems. Para identificarlos se crea un código alfa numérico, a voluntad del área encargada pero que tienen un significado en la identificación.
Por ejemplo: El número 0402514015, identifica a la incubadora de transporte, tal como
la libreta electoral identifica al ciudadano. En este número creado para nosotros la disposición de los números tiene un significado: 040 representa la familia de equipos, 25 la
sub-familia de biomédicos, 14 el grupo de neonatología y el 015 el ítem mismo.
Como vemos es fácil identificar el producto y decifrar el código numérico, pero si lo
hacemos a la inversa es decir, si se le indica un número y se les pide decir a qué corresponde, difícilmente alguien podrá recordarlo. Si nosotros le preguntamos al encargado
de la oficina de personal cuantas personas laboran en el Centro Asistencial, éste nos
responderá con suma exactitud, pero si le preguntamos al encargado de logística cuántos registros tiene su catálogo de bienes no sabrá la respuesta exacta.
Por ello extraemos unos listados especiales y muchos más pequeños, que denominaremos listados de insumos hospitalarios o petitorios. De otro lado, debemos considerar
que para que la institución puede adquirir algún producto o servicio, éste debe estar
codificado, dentro del Catálogo de Bienes. Por lo tanto, todos los items de nuestros
listados deben estar, necesariamente, dentro del Catálogo de Bienes.
2.4 Registro de Proveedores
Para contar con el insumo, producto o servicio que deseamos, requerimos a quien nos lo
haga llegar, es decir a un proveedor, ya sea local o a distancia. Para asegurar a nuestros
proveedores, debemos registrarlos y ordenarlos según el tipo o tipos de insumos, productos o servicios que brinden; de manera que, cada vez que deseamos contar con algo,
sepamos a quien se lo vamos a solicitar.
Es deseable contar con una base de datos que nos permita saber qué artículos o servicios nos brinda cada proveedor así como quienes proveen tal o cual producto.
Pero el registro no se elabora de forma rápida, sino hay que abrir las puertas para que los
proveedores se registren, es decir, debemos salir a buscarlos e invitarlos a inscribirse.
Esta inscripción debe ser lo más sencilla posible, evitando trámites largos y engorrosos,
así como documentación irrelevante. En suma debemos hacer atractiva nuestra oferta.
49
Gestión Logística
El registro tampoco debe ser de duración indefinida, sino renovable en el tiempo, para
mantenerlo actualizado. Asimismo, debemos ir clasificando y catalogando a nuestros
proveedores según costos, grado de cumplimiento, etc.; información que se va acumulando con el tiempo, abriendo un expediente por cada proveedor, conteniendo su comportamiento como tal.
2.5 Petitorio
El petitorio representa la forma final de los listados de recursos estratégicos, debidamente ordenados y clasificados.
Podemos elaborar varios petitorios o listados de insumos hospitalarios, tantos como
recursos estratégicos manejemos. Es ideal tener uno por cada grupo de recurso estratégicos.
Por ejemplo: El petitorio de Medicinas, probablemente es el más difundido, pero podemos tener adicionalmente petitorios de Material Médico Fungible o Descartable, de Material Médico No Fungible o Instrumental, Equipos Médicos, Material e Insumos de Laboratorio o de Diagnóstico por Imágenes o de Medicina Física y Rehabilitación.
La idea es tener estos listados clasificados, y lo podemos hacer según su grupo, según la
especialidad donde se usa, etc., o una mixtura de ellos.
Las ventajas de trabajar con un Petitorio son varias:
•
Fácil y rápida ubicación del producto
•
Fácil acceso al código del catálogo de bienes.
•
Denominación estandarizada
•
Forma de presentación estandarizada.
•
Facilita la adquisición reduciendo tiempo de trámite.
•
Facilita el almacenamiento por denominación común internacional.
•
Facilita el control de existencias y consumo.
Como vemos un aspecto crucial es la estandarización del nombre o denominación, la
forma de presentación y hasta la unidad de medida. Es muy común encontrar en el
Catálogo de Bienes denominaciones que son sinónimos, pero que cada una posee un
código diferente, incrementando innecesariamente el número de registros.
Por ejemplo: Podemos encontrar en el Catálogo de Bienes los rubros “alita”, “scalp
vein”, y todas ellas corresponden a un mismo producto, cuya denominación correcta
debe ser aguja pericraneal. Con este ejemplo podemos apreciar que no sólo colocamos a
un mismo producto varias veces, sino que lo registramos por nombres comerciales. Cuando
usamos diversos nombres comerciales para un mismo producto médico creamos confusión al sistema, pues tanto el personal de la oficina de compras, como el de almacén, lo
van a conocer por una denominación errada y creer que cada nombre es un artículo
50
Texto Autoformativo: Unidad II
diferente. Así podemos solicitar al almacén “scalp vein”, y el almacenero nos dirá que no
hay; sin embargo puede haber bajo el nombre de “alita”, pero al decirnos el almacenero
que no hay el producto solicitado vamos a solicitar a logística la adquisición, innecesariamente, lo que ocasiona un gasto adicional, un proceso administrativo que no se requiere, un costo adicional de almacenamiento, custodia, riesgo de deterioro, etc. En fin,
observamos que algo que parece inofensivo, resulta complicado y costoso, que malgasta
los recursos tiempo, personal y financiero.
51
Gestión Logística
TAREAS DE REFUERZO
1.
Seleccione un grupo farmacológico de los descritos a continuación:
•
Antiácidos
•
Tuberculostáticos
•
Anti-inflamatorios no esteroideos
•
Anticonvulsivantes
•
Derivados penicilínicos
2.
Del grupo seleccionado describa los fármacos que lo conforman por su denominación común internacional.
3.
Coloque los nombres comerciales para cada uno de los productos.
4.
Identifique al proveedor local y a distancia de cada uno de los productos
comerciales.
5.
Enumere los instrumentos y procesos ha utilizado en el ejercicio.
RESUMEN DE LO TRATADO
En esta segunda unidad de aprendizaje se ha tratado sobre el proceso de selección, determinando su ubicación en la cadena de suministros, desarrollando las
formas de llevar a cabo el proceso y se ha pormenorizado las ventajas que se
obtienen con su uso y los problemas que genera el no contar con ello.
Adicionalmente, se le ha presentado otros dos instrumentos de uso en el área
logística de crucial importancia en el abastecimiento: el Catálogo de Bienes y el
Registro de Proveedores
Pero lo más importante es que usted ha comprendido que en este proceso es
necesaria su participación del profesional calificado en las labores que desempeña
y que no debe estar este proceso sólo en manos del personal del área logística,
sino que usted debe auxiliarlo y apoyarlo, conformando un equipo técnico, respetando la competencia de cada uno de las áreas o profesiones involucradas, para
que cuente con los recursos que necesita, para brindar la atención que el usuario
se merece y necesita.
52
Texto Autoformativo: Unidad II
EJERCICIO AUTOEVALUATIVO
Coloque V o F dentro de los paréntesis, según la proposición que se indica es
verdadera o falsa.
1.
Los petitorios deben revisarse cada 5 años.
( )
2.
El método de Consumo Histórico es prospectivo.
( )
3.
El método de Perfil de Morbilidad toma en cuenta la
variación estacional.
( )
4.
El Petitorio se ordena sólo en forma alfabética.
( )
5.
El Petitorio es más importante que el Catálogo de Bienes.
( )
6.
El Catálogo de Bienes es más importante que el Petitorio.
( )
7.
El Registro de Proveedores es dinámico.
( )
8.
La autorización de proveedor es requisito par que nos
pueda vender un producto o servicio.
( )
Puede existir más de un Petitorio siempre que sean de
diferentes rubros.
( )
10. Siempre debe usarse la denominación común internacional.
( )
9.
Compare sus respuestas con las que se presentan al final de este documento y ubique el
nivel de su rendimiento en la tabla de valoración.
53
Gestión Logística
54
Unidad III
Programación
55
Gestión Logística
56
Texto Autoformativo
OBJETIVO ESPECÍFICO Nº 3
PROGRAMACIÓN
Al finalizar el desarrollo de este objetivo, el participante podrá determinar, en función a
sus necesidades epidemiológicas y demográficas, el requerimiento de insumos y servicios
basándose en conceptos y evaluaciones técnicas.
¡Sigue adelante!
LECTURAS DE APOYO
Texto de Apoyo - Lectura 3: Cómo estimar las necesidades de medicamentos.
Manual de la Organización Mundial de la Salud. 1989.
CONTENIDO
3.1 Estimación de Necesidades: Ventajas, Desventajas y Cálculo.
3.2 Programación Ajustada y Valorización.
3.3 Abastecimiento:
•
Estrategia Logística.
•
Equipo Técnico de Programación
•
Cuadro de Necesidades.
3.4 Signos de Mala Programación.
57
Gestión Logística
PALABRAS CLAVES
Necesidades o
Requerimiento :
Aquello que se va a utilizar para cumplir las metas de
salud en la demanda.
Necesidad Real :
Es aquella ajustada a las condiciones y realidades de
salud propios de la localidad.
Stock de Seguridad :
Aquel que constituye una cantidad determinada de un
producto a fin de evitar el desabastecimiento en condiciones no previstas.
Ejm.: Epidemias, incumplimiento de entrega del proveedor.
58
Texto Autoformativo: Unidad III
Programación de Requerimientos
Objetivo del tema
Optimizar la programación de requerimientos a fin de lograr un costo
racional, con la cantidad suficiente de recursos estratégicos, con la debida oportunidad y que garantice las funciones operativas, sin desmedro
de la calidad en la atención o del producto final.
Finalidad del tema
Establecer criterios uniformes en la programación de recursos estratégicos en función a la necesidad real de la localidad, basados en sus requerimientos.
Concepto
Es un proceso técnico que trabaja en base a los planes, metas y objetivos del POI, auxiliado por el uso de un petitorio y que busca establecer
las necesidades reales de cada producto en una localidad. Es un proceso continuo y que debe prever los acontecimientos futuros, que sean
predecibles.
Es un proceso técnico pues involucra una serie de procedimientos debidamente reglados y específicos, acorde con la evolución de los acontecimientos predecibles y que por
ser técnico, debe ser realizado por profesionales de la Salud, fundamentalmente.
Se basa en un Petitorio, pues es aquello en lo que estamos todos de acuerdo, debido a su
estandarización responde a los requerimientos de la localidad, según observamos en la
unidad anterior.
59
Gestión Logística
3.1
Estimación de Necesidades
El proceso de la estimación de necesidades es un paso crucial en la cadena de suministros, de una adecuada formulación de las necesidades dependerá el abastecimiento correcto, en la cantidad prevista y necesaria, en el momento indicado sin generar
desabastecimiento ni sobrestock, y lógicamente debe estar acorde con el manejo racional del presupuesto.
Es importante tener en cuenta durante el proceso de programación el ámbito geográfico
sujeto a la cobertura del servicio o bien a brindarse, considerando indefectiblemente la
población objetivo y la cobertura que se está brindando o aquella que se está proyectando brindar.
Son dos los métodos principales de programación:
Método del Consumo Histórico.
Método del Perfil de Demanda.
a) Método del Consumo Histórico:
Este método es el más utilizado, pero probablemente el que menos resultados favorables brinda, por las características propias de su sistema de información. Sin embargo,
es indefectiblemente el primer instrumento con el que cuenta para preparar un cuadro
de necesidades, hasta que se pueda contar con los elementos suficientes para utilizar
otro método de programación, que nos pueda brindar mayor exactitud en los cálculos a
realizarse.
Ventajas
•
No requiere datos de demanda.
•
Fácil obtención de información.
•
Requiere de pocos datos.
•
Cálculos simples.
•
Poco conocimiento de proyecciones.
•
Disminuye tiempo de programación.
Como puede observarse se trata de un procedimiento sencillo, sólo hay que recolectar la
información del Consumo Histórico en un determinado tiempo, al igual que lo hicimos
en el proceso de selección.
Fundamentalmente se trata de programar lo mismo que en el período anterior, desconociendo así la demanda real, y si es que se incrementan las metas por lo general se
60
Texto Autoformativo: Unidad III
incrementa la programación en el mismo porcentaje. Claro que puede modificarse la
cantidad al libre albedrío del programador, pero resulta en el fondo un procedimiento
empírico, poco técnico.
Desventajas:
•
Difícil obtención de datos fidedignos.
•
Asume crecimiento perpetuo y constante.
•
Asume productos deteriorados.
•
Asume productos vencidos.
•
Involucra pérdidas.
•
Asume falsos consumos.
•
Ignora necesidades no atendidas.
•
No provee saturación del Mercado.
•
No fomenta registro de demanda.
•
No fomenta el uso racional.
Los datos de consumo, habitualmente, no son fidedignos pues muchas veces no existe
control y puede estarse utilizando más de lo debido o viceversa, asimismo considera el
crecimiento constante, pues siempre se programa lo mismo o va incrementando en el
mismo porcentaje a todos los productos. Lo peor viene después, pues al tomar los datos
del consumo, se hace de las Tarjetas de Control Visible del almacén, donde los productos deteriorados, vencidos o perdidos se anotan como egresos, lo que constituye un
falso egreso de consumo, incrementando innecesariamente el pedido.
Asimismo, asume falsos consumos. Por ejemplo: Si hemos usado el mes pasado 10,000
cápsulas de ampicilina y 15,000 de eritromicina, esto debido a que llegó la ampicilina al
Centro Asistencial, y la noticia corre “como reguero de pólvora” y todos recetan ampicilina,
pero resulta que ésta se agota y como alternativa sólo nos queda usar eritromicina, que
no tiene el mismo espectro ni aplicaciones. Resulta entonces que para el mes que sigue
volveremos a pedir 10,000 ampicilinas 15,000 eritromicinas, cuando en realidad el consumo de ampicilina debiera haber sido mayor y estamos generando desabastecimiento,
pero lo que es peor, estamos creando un falso consumo de eritromicina, pues no requerimos en tal cantidad. Lógicamente puede suceder que decidimos comprar 20,000
ampicilinas y 15,000 eritromicinas, solucionamos el problema de la ampicilina pero un
sobrestock creamos de eritromicina.
Ignora las necesidades no atendidas pues no las registra, al no haber consumo efectuado
no se registra, pues no se controla las enfermedades y lo recetado para ellas, sino sólo lo
egresado del almacén o de la farmacia.
No preve la saturación del mercado, pues no involucra nuevos procesos o tecnologías.
Tampoco fomenta el registro de la demanda, pues no la requiere y tampoco fomenta el
uso racional, pues sólo le interesa lo que se utiliza y no la razón de su uso.
61
Gestión Logística
Cálculo
Como se ve la cantidad programada será la misma que el mes anterior, pero lo que
puede hacerse para un mejor ajuste y prevenir el sobrestock, es restar las existencias actuales, de lo que estábamos programando como consumo al mes.
Por ejemplo: Tomando el caso de la eritromicina, antes mencionado, si solucionamos
el problema de la ampicilina tendremos un consumo de 8,000 tab. de eritromicina al
mes y tenemos un stock de 2,800 tabs.
b) Método del Perfil de Demanda:
Este método de programación de necesidades es un sistema algo más complejo pero
más exacto que el anterior, pero también exige otro tipo de información y procesos.
Representa el método de programación por excelencia, al cual todas las Unidades
Operativas deben acceder progresivamente.
Es también denominado Método de Morbilidad, pues la programación se realizará en
función al número de eventos de una misma enfermedad.
Por ejemplo: Si tengo 30 pacientes en hemodiálisis, que van tres veces por semana, y el
filtro se usa 10 veces, requeriré un filtro por paciente cada tres semanas.
Ventajas
62
•
No requiere datos de consumo.
•
Se basa en prescripción racional.
•
Enfoca necesidades de la clientela.
•
Favorece elaboración de protocolos.
•
Favorece procesos de control.
•
Estimula registro de demanda fidedignos.
•
Cuantifica clientes antiguos, actuales y futuros.
•
Identifica apertura de nuevos mercados.
•
Puede registrarse cambios como variación estacional.
Texto Autoformativo: Unidad III
Como puede observarse es un procedimiento mucho más técnico y elaborado que el
método anterior, que va dirigido a satisfacer la necesidad real de la población a la cual
se ha definido como objetivo.
No requiere de los datos del consumo histórico pues no los utiliza, puede verlos como
patrón referencial, más no es indispensable.
Va dirigido a las necesidades reales del cliente externo, pero requiere de la elaboración
de protocolos, tal como se mencionó en el proceso de selección. Estos protocolos deben
cumplirse, pues, como hemos mencionado, debe existir una programación racional. Todo
ello implica que se favorece la aparición de mecanismos de control destinados a mantener el uso racional de los recursos, disminuyendo los gastos innecesarios y las pérdidas.
Como requiere de los datos de morbilidad, éstos deben ser fidedignos, es decir, que debe
solucionarse el problema del sub-registro, como se mencionó en la Unidad anterior. Por
ello se conocerá cuántos pacientes han habido, cuántos hay y se puede proyectar cuantos habrá en el tiempo próximo o lejano.
Ya que se trabaja en función al requerimiento real del cliente externo, esta necesidad irá
incorporando nuevas tecnologías y abriendo nuevos campos en el desarrollo de la salud.
Es de vital importancia tener en consideración la variación estacional u otro evento que
se conozca con anterioridad.
Por ejemplo: Vacaciones de escolares y profesores, época alta de turismo, etc., que
conllevan el incremento de algunas enfermedades y la disminución de otras.
Desventajas
•
Difícil registro de demanda.
•
Requiere cálculos detallados.
•
Los resultados pueden diferir notablemente
de los reportes del abastecimiento.
•
Requiere de aplicación de protocolos.
•
Cálculo de stock de seguridad.
Probablemente, la razón más importante de no implementar este método, es el insuficiente registro, mas ello no es un motivo suficiente para no desarrollarlo en un futuro
próximo, ya que estimula el registro de morbilidad.
El otro aspecto desventajoso es que requiere de cálculos más detallados y para cada
uno de los productos, lo que hace del método algo engorroso; mas ello es sólo al
inicio, con el tiempo va haciéndose más sencillo. Los resultados obtenidos de este
proceso pueden diferir de los reportes anteriores del abastecimiento, tal como se observó en el ejemplo de la ampicilina y eritromicina en esta misma Unidad Educativa.
La otra desventaja es que requiere que se apliquen los protocolos, que siempre es
difícil, pues siempre hay quienes no estén de acuerdo con ellos y deciden prescribir
otro tratamiento o procedimiento. Por ello, se debe implementar mecanismos de control destinados al cumplimiento de los protocolos, caso contrario se generará
63
Gestión Logística
desabastecimiento de algunos productos y sobrestock de otros. Probablemente lo más
importante es saber qué debe tener protocolo. Para ello debe tenerse el listado de
morbilidad y registrar los daños en orden descendente. Efectuamos un Pareto y solo
aquello que sea realmente un problema, se protocoliza. Por ejemplo, la primera causa
de morbilidad en el país es IRA ± 30%, al final sólo unas 7 - 10 enfermedades cubre
cerca del 80% de problemas.
Como este método requiere de cálculos exactos y rígidos, pero el comportamiento de
la Salud no es paramétrica, sino mas bien evolutiva. Por ello debe hacerse el cálculo de
las necesidades reales o exactas a los que habrá que adicionarle un stock de seguridad,
del cual se hablará más adelante.
Cálculos
La determinación de necesidades por este método requiere al igual que en la
selección, de tener registro de morbilidad para ejecutar la siguiente operación:
Para el caso de salud viene a ser:
Por ejemplo: Para un niño deshidratado severo usamos dos scalp vein o “alitas” y si
tenemos un promedio de 725 paciente entonces:
64
Texto Autoformativo: Unidad III
3.2 Programación Ajustada y Valorización
a) Programación Ajustada:
En cualesquiera de los métodos que se utilice, esta programación deberá considerar,
necesariamente, las existencias en almacén, las mismas que deben ser descontadas de
la cantidad programada inicialmente.
Por ejemplo: Puede utilizarse el mismo que en eritromicina:
b) Valorización:
Un hecho que se comporta como un factor limitante en la adquisición es siempre la
disponibilidad presupuestal. Por ello, siempre es necesario valorizar el cuadro de necesidades y tener como precio referencial el último con el cual se adquirió cada uno de
los productos considerados en el listado a programar.
Esta compra valorizada alcanza a S/. 2,300.00, que deberá verificarse si existe
presupuestalmente la cantidad necesaria para cubrir el importe, caso contrario se deberá modificar el pedido.
El sistema logístico es como el sistema circulatorio. Si la sangre no fluye normalmente en el cuerpo humano, éste se debilita y puede morir. Si los insumos, materiales y equipos no
llegan en la cantidad, calidad y oportunidad debida, los servicios se deterioran, los trabajadores se sienten atados de manos y los clientes se sientes engañados, se quejan y/o abandonan los servicios y la institución, como un todo, ve desmejorado su imagen, perdiendo posicionamiento en el mercado.
65
Gestión Logística
3.3 Abastecimiento
¿Qué debemos Programar?
Vamos a programar las necesidades de nuestro establecimiento de salud, para poder
cumplir con nuestra misión de abastecimiento.
Abastecimiento es una función de apoyo al funcionamiento interno de
una organización y se orienta a suministrar y proporcionar los elementos materiales (bienes) y/o las actividades complementarias (servicios)
utilizados para la Producción del Establecimiento de Salud.
Para ello, debemos tener a la mano varias herramientas :
Estrategia Logística.
Equipo Técnico.
Cuadro de Necesidades.
a) Estrategia Logística:
El desarrollo e implementación de la Estrategia Logística se basa en :
•
Importancia de la Logística en el establecimiento de salud:
•
Complejidad de los Mercados.
En función a estos aspectos se formularán las acciones y procedimientos a desarrollar
frente a las dificultades del abastecimiento, a fin de superarlas y garantizar un adecuado
suministro que permita el normal funcionamiento del establecimiento de salud.
66
Texto Autoformativo: Unidad III
Estas variables sitúan al área logística dentro del establecimiento de salud, donde puede tener un rol preponderante a ser sólo un elemento de apoyo. Ello en función del
establecimiento de salud y de la estrategia de gestión logística.
El área logística debe tener un papel importante en toda empresa, por pequeña que
este sea, pues en todos los casos esta área deberá realizar el suministro de una serie de
insumos para el normal desarrollo de las actividades del establecimiento o los establecimientos bajo su jurisdicción, y es en esta función que debe demostrar su importancia en
el manejo económico-financiero del establecimiento, logrando el funcionamiento normal del establecimiento al menor costo posible, sin desmedro de la calidad de atención
o servicio.
Complejidad de los Mercados
•
Escasez de materiales.
•
Ritmo del cambio tecnológico.
•
Sustitución de materiales y equipos.
•
Barreras:
-
Técnicas
-
Legales
-
Políticas
-
Económicas.
•
Presencia de Monopolios u Oligopolios.
•
Costos logísticos.
La escasez de materiales constituye un serio problema, muchas veces difícil de superar,
pero que implica salir a la búsqueda de nuevos mercados. Asimismo, los cambios
tecnológicos se deben valorar a fin de establecer la importancia y el momento del
abastecimiento. La sustitución de materiales y equipos debe estar prevista y programada.
Las barreras técnicas, legales, políticas y económicas deben conocerse y encontrar la
forma de superar cada una de ellas.
Por ejemplo:
• Técnicas : Poco equipo de cómputo, solucionarlo con adquisición o alquiler de
acuerdo a demanda.
•
Legales : Como derogación del RUA (Reglamento Unico de Adquisiciones) entonces se debe conocer la norma que lo sustituye.
•
Políticas : Como el seguro escolar, requiere de replantear las metas y revisar el
POI.
•
Económicas : Como escasez de dinero, implica ahorro de costos y generación de
ingresos propios.
Los monopolios u oligopolios constituyen un serio problema, pues quien pone las condiciones es el proveedor, de manera que debe buscarse, cuando sea posible, otros proveedores del mismo producto, a fin de romper el monopolio u oligopolio, de manera que no
sea el proveedor quien maneje el mercado.
67
Gestión Logística
Otro aspecto importante de tener en cuenta es los costos logísticos pues cada proceso
de adquisición tiene un costo operativo, además del costo de producción, pues no se
cuenta con el material o equipo, dejando de producir.
Dentro de este marco se debe desarrollar el sistema logístico, evaluando las alternativas, cambios y oportunidades del medio donde se desarrolla, tanto social como estructural y político.
•
Formulación de la Estrategia:
Para definir qué se va a programar, se requiere establecer una Estrategia Logística, para
ello se debe realizar lo siguiente:
Clasificación de los Materiales.
Análisis del Mercado de Proveedores.
Análisis de la Posición del Establecimiento de Salud.
-
Clasificación de los Materiales:
La clasificación de los materiales está en función a dos variables primordiales,
destinadas a seleccionar sólo aquellos productos en que por sus características
propias, ameriten ser adquiridos con prioridad:
ž
Dificultad y riesgo de aprovisionarse:
· Disponibilidad del Material: Que exista en nuestro medio.
· Número de Proveedores: a mayor número, mejor.
· Demanda en el Mercado: ?Cuánto se usa?.
· Oportunidad: en tiempo, entrega, costo, etc.
· Riesgo de Almacenarlo: ?Condiciones especiales?.
· Posibilidad de Sustitución: Alternativas.
ž
Incidencia sobre los beneficios:
· Los de mayor rotación :
Cantidad a adquirirse.
Influencia sobre las operaciones.
· Costo:
Mayor costo total.
Mayor costo unitario.
-
Análisis del Mercado de Proveedores:
El análisis del mercado de proveedores está dirigido a tener la mayor cantidad
de proveedores, a fin de promover una sana competencia, basadas en la calidad
a menor costo. Debe evitarse en lo posible los oligopolios o monopolios. Una
alternativa es salir en búsqueda de otros mercados, no necesariamente el de
la localidad, a fin de incrementar el registro de proveedores y contar con mayores alternativas.
-
Análisis de la Posición en el Sistema Administrativo:
Determinando su situación dentro del mercado:
ž
68
Análisis FODA.
Texto Autoformativo: Unidad III
ž
Valorizar riesgos.
ž
Establecer estrategias básicas.
Habrán productos en los que el Establecimiento de Salud será poderoso y
manejará el mercado como en lo que existe varios proveedores y habrá los
casos contrarios como en los monopolios o ausencia de proveedor local, cada
uno de ellos amerita un trato diferente.
Por ejemplo: En el primer caso pondremos condiciones y en el segundo
buscaremos nuevos mercados y haremos adquisiciones suficientes por varios
meses, aunque implique el tenerlos almacenados.
•
Finalidad de la Estrategia:
Básicamente, la estrategia está destinada al encumbramiento del establecimiento
de salud en el mercado mediante:
•
-
La explotación de sus fortalezas frente a usuarios y proveedores, incidiendo
favorablemente en los beneficios.
-
La reducción de riesgos y fracasos a límites aceptables. Es decir desempeñarse dentro de la Calidad del Servicio, buscando garantizar el éxito en alcanzar
las metas establecidas, es decir el abastecimiento.
Selección de los Materiales a Adquirirse:
En función a la Estrategia Logística y utilizando los criterios antes mencionados,
los materiales los podemos clasificar en:
Dentro del grupo de críticos, se ubican los Recursos Estratégicos. Asimismo dentro de
este grupo se hace un análisis semejante en función a sus beneficios y costos, tal como
se verá en el proceso de almacenamiento.
b) Equipo Técnico:
Ya conocemos ?qué y para qué vamos a programar?, ahora falta decidir ?quién y cuánto
vamos a programar?. Para determinar ?quién?, debemos seleccionar un personal con el
conocimiento técnico suficiente para determinar el requerimiento real de lo que se va
a adquirir.
69
Gestión Logística
Se debe formar entonces a un equipo calificado que tenga conocimientos técnicos de:
•
Los materiales que se van a adquirir.
•
El uso que se les da a cada uno de ellos.
•
El destino final de los productos.
Esto quiere decir que no va a ser la Oficina Logística la encargada de la programación, pues su personal está calificado en la función logística, y no necesariamente en los materiales a adquirirse y cuanto más alta sea la complejidad del establecimiento de salud mayor será la exigencia de calificación del personal que integre el
Equipo Técnico. Por lo tanto, es imprescindible que el personal de salud forme este
equipo, mas no necesariamente en forma exclusiva; debiera también ser apoyado por
personal de la oficina logística, quien conoce sobre los problemas del abastecimiento.
Debe entenderse que es un equipo y no una sola persona, y el equipo debe ser diferente según sea el tipo de material o insumo a programar.
c) Cuadro de Necesidades:
Este es el resumen del requerimiento de todas las áreas de sistema de salud, es decir
es el requerimiento total de los materiales, que involucra a todos las áreas operativas y
centros periféricos.
La programación se realiza, necesariamente, en cada una de las áreas operativas del
sistema de salud, pues sólo ellos conocen su requerimiento real y ésta se hace en
función a las metas y planes establecidos en el POI.
Por ejemplo: Si se va a realizar un programa de vacunación (VAN) en determinado mes,
esto debe estar previsto en la programación de necesidades de este momento a fin de
llevar a cabo el programa establecido.
De cada una de estas áreas, la información va ascendiendo en la pirámide organizacional
hasta llegar a logística, quien recibe la información de todos los áreas operativas y las
consolida, al tiempo que lo valoriza.
Este cuadro final obtenido no es otra cosa que el Cuadro de Necesidades del establecimiento de salud.
3.4 Signos de Mala Programación
Son signos de mala programación:
70
•
Desabastecimiento
•
Costos elevados
•
Presupuesto
•
Prescripción irracional
•
Sobrestock
•
Desabastecimiento intra gerencial
Texto Autoformativo: Unidad III
El desabastecimiento constituye uno de los signos más claros de mala programación, que se explica por sí solo. Pero tan terrible como ello lo es el sobrestock,
donde el cliente externo o paciente no lo siente, pero sí el establecimiento de salud;
pues implica haber gastado sin necesitarlo aún; incrementar los costos de almacenamiento, custodia, riesgo de deterioro, mermas o vencimiento; aumentar los costos
operativos administrativos (registro, papel, teléfono, luz, etc.) y primordialmente incrementar el costo financiero, pues se tiene el dinero “congelado” en el almacén.
Otro signo de mala programación son los costos elevados, más aún los precios, pues
una programación insuficiente llevará a ejecutar otro proceso de compra, que cuesta
dinero y adicionalmente como las compras serán de poco volumen, el producto será
de mayor precio.
La escasez de presupuesto significa que en el planeamiento anual no se realizó una
correcta programación de los insumos hospitalarios que se iban a requerir.
La prescripción irracional o inadecuada, es un signo de mala programación inadecuada pues implica no tener mecanismos de control, uso indiscriminado, uso inadecuado,
pérdidas y costos elevados.
El desabastecimiento intra-gerencial, se producen porque en los establecimientos
periféricos ellos no efectuaron una programación adecuada o peor aún, el nivel central
lo realizó por ellos.
Todo ello lo resuminos en el cuadro de la página siguiente :
71
Gestión Logística
TAREAS DE REFUERZO
1.
En un centro de salud tiene usted 4800 consultas mensuales, de las cuales
2800 corresponden a mujeres y 2000 a varones, 1400, son menores de 5 años
y 350 menores de 1 año.
Asimismo dentro del perfil de morbilidad de dicho centro, para la población
infantil tenemos como las tres primeras causas
•
IRA
:
42%
•
EDA
:
19%
•
Infecciones urinarias :
17%
Se le solicita:
a. Determine las demandas efectivas para cada cuadro clínico.
b. Coloque un tratamiento estandarizado para cada uno de los casos.
c. Determine las necesidades de cada uno de los fármacos mencionados en
los protocolos enunciados en el acápite anterior.
d. Determine el stock de seguridad para cada caso.
e. Estime las necesidades para seis meses.
RESUMEN DE LO TRATADO
Como puede usted haber observado, la Programación de Necesidades resulta ser
un proceso muy importante destinado a prever (de ver antes) los requerimientos
a fin de poder realizar las acciones y cumplir las metas trazadas.
Los aspectos más saltantes de este proceso son la programación de acuerdo a la
necesidad real, que constituye la demanda de salud generada en función a la
morbilidad local. Asimismo, la Programación debe realizarse desde las áreas
periféricas e ir ascendiendo hacia el área logística central, siendo responsabilidad
de un equipo formado por profesionales de la salud, principalmente. Finalmente
el área logística contribuye a la buena marcha del establecimiento desarrollando
una estrategia destinada a priorizar las adquisiciones y a elaborar una estrategia
para garantizar el abastecimiento.
72
Texto Autoformativo: Unidad III
EJERCICIO AUTOEVALUATIVO
Coloque V o F dentro de los paréntesis, según la proposición que se indica es
verdadera o falsa.
1.
El método de consumo histórico puede realizarse manualmente.
( )
2.
El método de morbilidad requiere de pocos cálculos.
( )
3.
Los mecanismos de control son para generar ahorro
de gastos innecesarios.
( )
4.
El sobrestock genera costos elevados.
( )
5.
La oficina logística debe garantizar el menor precio.
( )
6.
Los monopolios otorgan el dominio del mercado al proveedor.
( )
7.
Debe valorarse la inflación en los precios del producto
sobre la producción.
( )
8.
Los equipos son materiales considerados críticos.
( )
9.
En el equipo de programación debe haber personal de logística.
( )
10. El cuadro de necesidades es independiente del presupuesto.
( )
Compare sus respuestas con las que se presentan al final de este documento y ubique
el nivel de su rendimiento en la tabla de valoración.
73
Gestión Logística
74
Texto Autoformativo
Unidad IV
Costos
75
Gestión Logística
76
Texto Autoformativo
UNIDAD IV
COSTOS
Al finalizar el desarrollo de este objetivo, el participante podrá utilizar la variable Costo
como elemento fundamental para la determinación de necesidades y como herramienta
habitual en la toma de decisiones en la dirección de los establecimientos.
Tú eres el gestor de tu propio aprendizaje
LECTURAS DE APOYO
Texto de Apoyo – Lectura 4: Costos para Gerenciar Servicios de Salud. Castrillón,
Jaime
CONTENIDOS
4.1. Costos: Concepto, Diferencia entre Costo y Gastos, Componentes, Clasificación.
4.2. Cálculo de la Depreciación.
4.3. Determinación del Costo Unitario y del Precio de Venta.
4.4. Utilidad Bruta o Margen de Contribución y Punto de Equilibrio.
4.5. Análisis de Costo/Beneficio y de Costo/Eficacia.
77
Gestión Logística
4.1 Costos
Concepto:
El costo total de un bien o servicio es el valor monetario resultante de la
suma de los factores o elementos que intervienen en la producción del
bien o del servicio
a) Diferencias entre Costo y Gasto:
Es muy común que se confunda los términos Costos, Precio y Gastos, cuando cada uno
de ellos tiene su propia acepción. Ahora nos ocuparemos de Costo y Gastos, mientras
que el precio lo dejamos para más adelante dentro de esta misma unidad. Así, hemos
visto la definición de Costo, ahora lo veremos desde otro punto de vista.
Los desembolsos relacionados con la producción se denominan costos
o costos de producción, puesto que se incorporan en los bienes producidos y quedan por lo tanto capitalizados en los inventarios del producto hasta su venta.
En cambio los desembolsos relacionados con la parte administrativa,
financiera y ventas no se transfieren o capitalizan al inventario del producto fabricado, sino que se conservan en un determinado período, a
estos se les denomina gastos.
Como vemos ambos, el Costo de Producción y el Gasto Administrativo, forman parte del
costo total del producto o servicio, pero están bien diferenciados desde el punto de vista
de la capitalización del producto.
b) Componentes del Costo:
Tiene dos componentes fundamentales y cada uno de ellos tienen sus elementos básicos:
Gastos de Producción
Gastos de Operación
Materiales directos
Gastos de administración
Mano de obra directa
Gastos de ventas
Costos indirectos de fabricación
Gasto financiero
Otros gastos
78
Texto Autoformativo: Unidad IV
En resumen vemos que determinar el costo de un producto (bien o servicio) involucra
todos los desembolsos en la producción misma como en los procesos administrativos y
de operaciones, por lo tanto costo es diferente de gasto y diferente de precio.
79
Gestión Logística
c) Clasificación de los Costos:
Hemos apreciado que determinar el costo no es tan sencillo como pudieramos haber
pensado, y que algunos de los aspectos mencionados no se aplican necesariamente en
todos los procesos de producción de bienes o servicios. De manera tal que vamos a
clasificar a los costos de manera muy disímiles, algunos de los cuales mencionamos a
continuación:
80
Texto Autoformativo: Unidad IV
81
Gestión Logística
4.2
Cálculo de la Depreciación
El cálculo del gasto por depreciación de los activos fijos se hace en función de vida útil
del mismo (en años, meses, días, etc.).
TABLA DE DEPRECIACIÓN DE ACTIVOS FIJOS (REFERENCIAL)
Por ejemplo: Tenemos un equipo que costó US$ 10,000.00, su vida útil será de 5 años:
Así su depreciación al inicio de su adquisición será:
El precio actual en el primer año de su funcionamiento ya no será US$ 10,000, sino US$
10,000 menos US$ 2,000 que fue su depreciación del año anterior. Asimismo, su vida
útil restante será 4 años, entonces tenemos:
82
Texto Autoformativo: Unidad IV
y así sucesivamente:
pero para fines de valoración luego del 5to. año, se considera la unidad: 1.
4.3 Determinación del Costo Unitario y del Precio de Venta
a) Determinación del Costo Unitario:
Tenemos varias formas:
Que es lo mismo que:
Que es lo mismo que:
(*) En un período de tiempo determinado, medido en horas.
83
Gestión Logística
Un ejemplo de la determinación del Costo Unitario lo veremos en el acápite de Utilidad Bruta
b) Determinación del Precio de Venta:
Teniendo el costo unitario de nuestro producto podemos establecer nuestro precio de
venta. Debemos tener en cuenta que hay un rango en el cual puede variar nuestro precio,
el mínimo de este rango sería el costo unitario, y el máximo sería el valor más alto del
mercado para el mismo producto por la competencia.
Procederemos de la siguiente manera:
•
Determinar el costo unitario:
Para fines del ejemplo asumiremos S/.120.00, cuya estructura se verá en el acápite
de Utilidad Bruta.
•
Fijar el margen de utilidad:
Vamos a determinar que el margen de utilidad de nuestro producto será del orden
del 25%, lo que equivale a decir que el costo unitario representa el 75% restante, lo
que es igual a S/.120.00. Esto es que el precio de venta sería la suma del costo
unitario + utilidad.
La utilidad se fija teniendo en cuenta varios factores, como por ejemplo:
-
Precio del mismo producto en el mercado
-
Devaluación de la moneda, entre otras.
Es decir no es una determinación hecha al azar, por ejemplo, tenemos un producto
cuyo costo de producción y gastos administrativos suman S/.108 y el precio de
venta de otra empresa es S/. 110, quiere decir que sólo nos quedaría S/. 2 de
utilidad, es decir menos del 2%, por lo tanto no cubriría expectativas, los casos
pueden ser múltiples, por ejemplo la competencia cuenta con mayor tecnología que
le permite producir mayor cantidad a menor costo de producción, aquí la decisión
debe ser no producir pues no tendremos nivel de competencia.
•
Determinar el precio:
Si el costo unitario (S/. 120.00) representa el 75% del precio de venta, ¿cuánto será
el precio de venta, es decir el 100%?. Para saberlo hay que efectuar una regla de tres
simple:
Costo unitario
Precio de Venta
è
è
75%
100%
(S/.120.00)
(S/.
)
Entonces:
Precio de Venta =
Costo Unitario x 100
75%
Reemplazando tenemos:
Precio de Venta =
84
S/. 120.00 x 100
75%
= S/. 160.00
Texto Autoformativo: Unidad IV
Quiere decir que el precio de venta al público será de S/. 160.00, de los cuales
S/.120.00 son el costo de producción y representa el 75% del Precio, y S/. 40.00
sería la utilidad que representa el 25% restante.
4.4 Utilidad Bruta o Margen de Contribución y Punto de
Equilibrio
a) Utilidad Bruta o Margen de Contribución:
Si tomamos la producción de una sola unidad, y sabemos que su precio de venta proviene de:
Precio de Venta = Costo Total + Utilidad Neta
y si sabemos que :
Costo Total = Costos Fijos + Costos Variables
entonces:
Precio de Venta = Costos Fijos + Costos Variables + Utilidad Neta
de aquí podemos establecer:
Precio de Venta - Costo Variable = Costo Fijo + Utilidad Neta
Esto es por un producto, pero si tomamos a toda la producción entonces el Precio de
Venta se reemplaza por la Venta Total y tendríamos
Venta total - Costo Variable = Costo Fijo + Utilidad Neta
A esta diferencia: entre la Venta Total y el costo variable, lo denominamos Utilidad Bruta
o Margen de Contribución, que va a ser importante en determinar el Punto de Equilibrio,
como veremos más adelante.
En el ejemplo que hemos venido utilizando, ahora determinaremos sus componentes,
así:
•
Costos de Producción:
-
Materia Prima
3,000
-
Mano de Obra
4,000
-
Gastos de Producción
1,000
8,000
85
Gestión Logística
•
Gastos de Operación:
-
Gastos Administrativos
2,000
-
Gastos de Venta
1,000
-
Gastos Financieros
1,000
4,000
Costo Total:
S/. 8,000
+ S/. 4,000 = S/. 12,000
De aquí obtenemos:
Costo Unitario =
12,000
= S/. 120/unid.
100 unid.
Que es el costo unitario con el que hemos venido trabajando.
Utilidad: 25%, lo que es lo que habíamos determinado.
Precio de Venta: S/. 160 (ya calculado)
Entonces tenemos que nuestros costos variables serían la materia prima y la mano de
obra:
( S/. 3,000 + S/. 4,000 = S/. 7,000)
Costo Variable Unitario =
7,000
100 unid.
= S/. 70/unid.
Luego:
Precio de Venta
S/. 160 -
(100.00%)
Costos Variables
70
( 43.75%)
Utilidad Bruta
90
( 56.25%)
Quiere decir que el precio de venta el 43.75%, está representado por los costos variables
y el 56.25% representa la utilidad neta + costos fijos.
Como los costos fijos se van a distribuir en toda la producción, cabe pensar que si no se
vende una determinada cantidad de unidades, no cubriremos los costos fijos.
b) Punto de Equilibrio:
Denomínase así al punto en el cual se ha cubierto los costos variables y los costos fijos,
siendo la utilidad neta cero. Se determina para conocer con cuantas unidades cubriremos nuestro costo total de producción sin generar pérdidas.
Por lo tanto en el Punto de Equilibrio se cumple:
86
•
Ventas = Costos Totales = Costos Fijos + Costos Variables
•
Utilidad Neta = cero
•
Pérdida
= cero
Texto Autoformativo: Unidad IV
•
Cálculo del Punto de Equilibrio:
Punto de Equilibrio =
Costo Fijo Mensual
% de Utilidad Bruta
x 100
En nuestro ejemplo, si los costos fijos mensuales son S/. 120 - 70 = S/. 50
(Costo Total – Costo Variable)
Punto de Equilibrio =
50 x 100
56.75 %
x 89
Es decir para cubrir nuestro costo total debemos vender 89 unidades / mes de los
100 elaborados.
4.5 Análisis Costo/Beneficio y Costo/Eficacia
a) Análisis Costo / Beneficio:
El análisis Costo/Beneficio se utiliza para determinar una relación entre el costo de un
producto (bien o servicio) y el beneficio generado por este expresado en términos de
dinero actualizado en el tiempo. Es decir cuánto beneficio económico nos va a conceder
el producto por unidad de costo incurrido.
Por ejemplo: Entre dos tipos de procedimientos quirúrgicos A y B, que cuestan S/.
5,000 y S/. 8,000 respectivamente, aparentemente el primero es más barato que el segundo, pero puede que el procedimiento B no se requiera hospitalizar al paciente, no
requiera de antibióticos por tiempo prolongado, disminuya las complicaciones notablemente. Entonces resulta que los beneficios son mucho mayores con B. Hay que determinar los costos y establecer la relación con los beneficios, entonces quizás B tenga una
mejor relación Costo/Beneficio y sea el procedimiento que se debe elegir.
b) Análisis Costo / Eficacia:
A diferencia del esquema anterior la evaluación se hace no en función al aspecto monetario, sino en función a los indicadores de salud, ejemplo: índice de mortalidad, días
de hospitalización, frecuencia de alta, etc.
Es por lo general complementario del anterior o viceversa, pues cada uno resulta ser
incompletos debido a la dificultad de:
•
Asignar valores a las opciones. Generalmente sucede cuando no se tiene estructuras de costos de todos los procesos.
•
Determinar resultados del Programa. Cuando se hace un programa a largo plazo,
por ejemplo el manejo de la hipertensión arterial y su incidencia en la disminución
de complicaciones.
•
Controlar el impacto de los efectos sobre el resultado de un programa, pues resulta difícil muchas veces medir la disminución en la morbimortalidad.
87
Gestión Logística
c) Importancia del Análisis Costo/Beneficio y/o Costo/Eficacia:
A pesar de los inconvenientes antes mencionados, se requiere de ambos tipos de
análisis para evaluación de propuestas y/o acciones a tomar desde el punto de
vista de gestión, o desde el punto de vista logístico, financiero, etc.
Por ejemplo: Para decidir la incorporación de nueva tecnología, es decir equipos para
nuevos procedimientos, tal como vimos en el ejemplo anterior de los procedimientos
quirúrgicos, hay que evaluar si resultaría beneficioso o eficiente para el establecimiento
de salud. También podemos incorporarlo como uno de los elementos de juicio en el
proceso de selección. Por ejemplo: en la re-esterilización de guantes versus el uso de un
par de guantes nuevo por procedimiento, debe evaluarse el costo/beneficio de ambos
procesos y elegir el de mejor relación costo/beneficio.
Como puede observarse no es importante solo el precio o el costo, sino que se requiere
de una evaluación integral y técnica a fin de adoptar la mejor opción y no necesariamente la más barata, que a la postre puede resultarnos más cara.
88
Texto Autoformativo: Unidad IV
TAREAS DE REFUERZO
Si tenemos que los guantes quirúrgicos estériles cuestan S/. 0.95 el par, con un
consumo mensual de 8,500 pares. Este costo de un esterilizador es de US$ 12,000,
y tiene 4 años de antigüedad.
1.
Se les pide comparar el costo/beneficio entre descartar los guantes luego del
primer uso versus re-esterilización de guantes.
a. Determinar el costo de guantes nuevos.
b. Determinar el costo de re-esterilización, considerando gasto de insumos,
personal, servicio, ambiente, mermas por deterioro del guante, etc.
2.
Acorde con los resultados anteriores cual será su conducta como Director
del Establecimiento de Salud.
RESUMEN DE LO TRATADO
Dentro de los nuevos enfoques del manejo empresarial, los costos han tomado un
rol preponderante y salud no queda fuera de este contexto. Así es importante que
los procesos y procedimientos estén debidamente costeados e incorporar el análisis costo/beneficio y/o costo/eficacia para la toma de decisiones gerenciales.
EJERCICIO AUTOEVALUATIVO
Coloque V o F dentro de los paréntesis, según la proposición que se indica es
verdadera o falsa.
1.
Costo es lo invertido en producción.
( )
2.
Gasto es lo usado en la labor administrativa.
( )
3.
El sueldo del gerente es un gasto de administración.
( )
4.
El sueldo del gerente es un costo indirecto.
( )
5.
El sueldo del gerente es un costo irrelevante.
( )
6.
El sueldo del gerente es un costo sumergido.
( )
7.
El sueldo del gerente es un costo inevitable.
( )
89
Gestión Logística
8.
9.
El Costo de Producción Unitario y el Gasto de Operación
Unitario dan el Costo Total.
( )
En el punto de equilibrio la Utilidad Neta es Cero.
( )
10. El análisis costo/beneficio es una herramienta de gestión.
( )
Compare sus respuestas con las que se presentan al final de este documento y ubique
el nivel de su rendimiento en la tabla de valoración.
90
Unidad V
Adquisiciones
91
Gestión Logística
92
Texto Autoformativo
UNIDAD V
ADQUISICIONES
Al finalizar el desarrollo de este objetivo, el participante podrá diseñar uno o varios
modelos de adquisiciones en función a la Gestión Moderna, a fin de disminuir consumo
de Recursos Humanos, Financieros y de Tiempo, obtener beneficios adicionales y contar
con los recursos en el momento adecuado.
Tú eres el gestor de tu propio aprendizaje
LECTURAS DE APOYO
Texto de Apoyo – Lectura 5: Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.
Ley Nº 26850.
CONTENIDO
5.1. Reglamento Unico de Adquisiciones.
5.2. Ideas sobre el Reglamento Unico de Adquisiciones.
5.3. Orientación de la Adquisición.
5.4. Modalidad de Adquisición.
93
Gestión Logística
5.1. Reglamento Unico de Adquisiciones (RUA)
Tanto la Selección de los Materiales y la Programación de Necesidades no tendrían
objeto sin la Adquisición de los Bienes o Servicios, a fin de garantizar el Abastecimiento.
Por ello, casi siempre se confunde el área logística con una “Oficina de Compras”. Sin
embargo, hemos visto que no es así. Si bien existe el área de adquisiciones, existen otros
procesos previos y posteriores, como veremos en unidades más adelante, a cargo de otro
personal pero dentro del área logística.
El RUA es el reglamento destinado a la Adquisición para el suministro de bienes y
prestaciones de servicios no personales, en el sector público y se aplica al efectuar la
compra-venta, arrendamiento y/o locación de servicios, con cualquier fuente de
financiamiento (Art. 1.1.1.), conforme a lo dispuesto por el Art. 143º de la Constitución
Política del Perú.
Cabe mencionar que el Reglamento Unico de Adquisiciones (RUA) será reemplazado
próximamente por el Reglamento de la Ley Nº 26850, Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, cuando éste se publique. (Nota: La Ley 26850 está como lectura de
esta unidad. Texto de Apoyo - Lectura 5).
Finalidad: Art. 1.1.2
•
Uniformar los procedimientos técnico-administrativo.
•
Presentar una secuencia coherente y eficaz.
•
Establecer las facultades y responsabilidades de quienes intervienen en las formas
de adquisición que se describen en él.
Adquisición: Art. 1.2.1.b.
Proceso técnico del Abastecimiento, constituido por un conjunto de acciones técnicas
administrativas y jurídicas orientadas a conseguir la propiedad, el derecho de uso, o el
acceso a la prestación de Servicios no Personales.
5.2. Ideas Erradas sobre el Reglamento Unico de Adquisiciones
Procedimiento engorroso:
Tenemos la idea que coloca demasiadas trabas administrativas, cuando sólo requiere de
algunos documentos, los demás son determinados por el solicitante, no por el RUA.
Sólo adjudica a la oferta de menor costo:
Esto sucede sólo cuando las ofertas presentadas tienen las mismas condiciones técnicas
y de cumplimiento de lo solicitado. Lo que hay que hacer, es solicitar con especificaciones técnicas adecuadas, a fin de que obtengamos los productos deseados y no necesariamente los de menor precio.
94
Texto Autoformativo: Unidad V
Por Ejemplo: Si solicitamos un automóvil sedan, 4 puertas, tendremos muchos postores. Sin embargo, la empresa que quiera ganar por precio nos ofertará un auto de 1500
cc, otros postores lo harán de 1600 cc, 1800 cc y 2000 cc, por precio, dado que todos
cumplen lo solicitado se otorgará al de 1500 cc. Sin embargo no es lo que requeríamos,
pero si hubiéramos hecho el pedido con especificaciones más detalladas, es decir incluyendo la cilindrada de 1800 cc o más, no se hubiera podido presentar los de 1500 y
1600 cc. Por lo tanto, no es por problema con el RUA, sino por especificaciones técnicas
insuficientes.
No evalúa la calidad:
La calidad no depende del RUA, sino del solicitante. Si la especificación técnica es muy
ambigua o no existe se podrán presentar todas las tecnologías obsoletas a menor costo,
sin embargo, esto puede obviarse con una especificación técnica adecuada, realizada
acorde a los avances tecnológicos del momento, tal como vemos en el ejemplo anterior.
5.3. Orientación de la Adquisición
Austeridad:
Entendida como la estimación equilibrada de necesidades de bienes y de servicios, a su
adquisición racional, su empleo mesurado y adecuada combinación.
Planeamiento de Necesidades:
La necesidad de bienes y de servicios serán previstas, técnica y racionalmente, como
condición previa a la adquisición.
Unidad de Adquisiciones:
Todas las adquisiciones deben realizarse a través del Organo de abastecimiento o el que
haga sus veces. No se admitirán regularizaciones.
Cobertura Integral:
Los procedimientos establecidos en esta regla (SIC) bienes como la adquisición de servicios no personales.
Eficiencia y Eficacia:
El uso óptimo de recursos y logro de resultados en materia de adquisición, aplicando los
criterios de calidad, cantidad, oportunidad, lugar y costo, en ese orden de prioridad.
Celeridad en los Trámites:
Procurando emplear el menor tiempo posible al tramitar una adquisición, sin menoscabo de las racionales acciones de control previo y concurrente, las cuales no deben significar instancia, retraso o demora.
95
Gestión Logística
Equidad:
Todo proveedor de bienes y/o servicios debe potencialmente, tener iguales oportunidades para colocar sus productos en entidades del Estado.
Moralidad:
Todos los actos referidos a la Adquisición, antes, durante y después del suministro o la
prestación, debe caracterizarse por la honradez, veracidad, intangibilidad, reserva, equidad, justicia y probidad, por parte de los servicios y funcionarios públicos intervinientes.
Eficacia en los Pagos:
Procurando que el organismo del Sector Público, a través de los órganos correspondientes, responda con procedimientos simples y oportunas a su obligación de pago de las
adquisiciones realizadas.
Responsabilidad Compartida:
En el proceso de adquisición la responsabilidad queda distribuida entre el órgano de
abastecimiento y el Comité de Adjudicación.
Como puede apreciarse en este grupo de definiciones establecidas por el RUA regulan
las adquisiciones sin maniatarlas ni dirigirlas, por ejemplo a la racionalidad de la solicitud y del empleo del recurso o servicio, basándose en una programación o planeamiento
técnico, es decir realizado por especialistas. Es importante poner énfasis en el punto de
Eficiencia y Eficacia, en donde se coloca criterios de calidad, cantidad, oportunidad,
lugar y costo, en ese orden, quiere decir que el primer criterio que se usa en una decisión
es calidad, la misma que debe ser sustentada técnicamente, con criterios definidos y
contundentes, no puede aceptarse la “opinión” o “experiencia” como un criterio técnico.
La cantidad, pues si un postor no tiene la cantidad que deseamos, y otro postor si lo
posee, así sea a mayor costo, puede seleccionarse al segundo, para garantizar el abastecimiento.
También la oportunidad, es decir que algunas veces el hecho de conseguir un producto
a un precio mayor se debe a que el postor cuenta físicamente con él a disponibilidad
inmediata, y otro a menor costo lo tendrá dentro de sesenta días, puede seleccionarse al
primero en función de la oportunidad de entrega.
El lugar de entrega también es importante pues puede entregarlo en puerto o en destino
final (almacén), escogiéndose el de destino final.
El último criterio utilizado es el costo.
Otro concepto importante es la equidad, que define que los postores deben potencialmente tener las mismas oportunidades, esto es que en los requisitos para postular deben
ser generales y no específicos, así como en las especificaciones técnicas se deben colocar
aquellas que definen la calidad o tecnología que se requiere sin llegar a niveles que
determinen la direccionalidad de una adquisición.
La moralidad es factor primordial en la credibilidad del solicitante, por ello cuanto más
abierta y pública, así como brindar la mayor información a los postores, benefician a la
integridad del proceso.
96
Texto Autoformativo: Unidad V
5.4. Modalidades de Adquisición
1. Licitación:
Modalidad de Adquisición caracterizada por la libre concurrencia de postores a una
adquisición de bienes o servicios no personales, a partir de cierto valor monetario fijado
por la Ley de Presupuesto de la República, por lo tanto varía cada año, actualmente
(1997) es mayor de S/. 700,000.
Pueden ser:
•
Licitación Pública:
Es abierta y de libre concurso.
•
Licitación Pública con Financiamiento:
Modalidad en la que el Postor directamente o a través de otra Entidad otorga facilidades de crédito o préstamo para adquisición de ciertos bienes y/o servicios no
personales.
•
Licitación Internacional:
Abierta de libre competencia entre postores nacionales e internacionales.
•
Licitación Selectiva o Privada:
Modalidad excepcional realizada por invitación a proveedores. Ejemplo, Licitación
de las Fuerzas Armadas y/o Policiales, calificadas de “Secreto Militar”.
2. Concursos:
Modalidad de Adquisición abierta a la libre concurrencia, aplicable a bienes y servicios
no personales, dentro del margen de gasto establecido por la Ley de Presupuesto de la
República, actualmente varía de un valor mayor de S/. 220,000 a S/. 700,000.
Pueden ser:
•
Concurso Público de Méritos:
Es para las prestaciones de servicios no personales, para el caso se evalúan las
experiencias acumuladas y características de la propuesta. Unicamente para los
servicios de consultoría y/o auditoría.
•
Concurso Público de Precios:
Es para adquisición de bienes, extensivo a los servicios no personales de carácter
general. Se evalúa la sumatoria de precios luego de haber considerado otras prioridades de selección.
•
Concurso Selectivo o por Invitación:
Modalidad excepcional que se realiza por invitación a un número limitado de proveedores y la experiencia revelada que la selección de alternativas puede limitarse a
ciertos proveedores.
97
Gestión Logística
Es aplicable a los casos siguientes:
•
-
Cuando la adquisición tenga un carácter de secreto militar.
-
Cuando los recursos para la adquisición provienen de acuerdos financieros otorgados por gobiernos cuando deben realizarse sólo en determinados países o
con proveedores cuya característica señale el protocolo.
-
Para los establecimientos de salud de derecho público, en la adquisición de
repuestos, materiales, insumos o servicios no personales, exclusivamente necesarios para asegurar la continuidad del respectivo proceso productivo, determinado por el Directorio.
-
Si durante el ejercicio presupuestal en la misma jurisdicción departamental se
hubiera realizado efectivamente una licitación o concurso público para adquirir
el mismo tipo de bien o servicio no personal pudiendo invitar únicamente a los
que fueron postores.
Adquisición Directa:
-
Se realiza en aquellos casos que el monto de referencia no alcance el mínimo
determinado para un concurso ( es decir basta S/. 220,000) y las que deben
realizarse:
Entre entidades del Estado.
Cuando los bienes están sujetos a precios oficiales controlados por el Estado o los servicios no personales a tarifas.
Items desiertos de una licitación o concurso y su valor estimado no amerite
realizar otro.
Cuando los bienes no son de consumo regular y por lo tanto no se mantienen en stock.
Cuando se trate de necesidades de bienes y servicios no personales, no
previsibles, previo informe del Organo de Abastecimiento.
-
También es aplicable, por excepción, cuando por Decreto Supremo se exonere
de licitación o concurso en mérito a los siguientes causales:
Casos de emergencia declarada.
Cuando se hubiera declarado desierta un licitación o concurso.
En caso de proveedor único.
-
La adjudicación directa requiere de un mínimo de tres cotizaciones o presupuestos sobre el mismo tipo de bien o servicio, excepto:
Cuando el valor total de los bienes fungibles y/o servicios no personales por
adquirir son menores a 1/10 del monto fijado por Ley para esta modalidad.
Para los bienes de capital procede aplicar el costo unitario.
Para Adquisiciones a proveedor único conforme a la publicación actualizada del Registro respectivo.
Hasta dos ocasiones sucesivas en el lapso de treinta (30) días al proveedor
que obtuvo la buena pro en licitación o concursos recientes, siempre que se
trate del mismo tipo de bienes o servicios no personales de la adjudicación
y las adquisiciones se deriven de situaciones de emergencia declaradas.
98
Texto Autoformativo: Unidad V
Si para el mantenimiento de bienes de capital los exámenes o revisiones
previas exigidas por cada proveedor para hacer sus propuestas, tuvieron un
costo total superior al 20% del valor en libros de dicho activo fijo, según
informe del órgano de abastecimiento.
De lo antes expuesto se puede deducir que las adquisiciones directas realizadas
para bienes de uso habitual y en forma reiterada no están incursos en lo previsto
para la Ley para esta modalidad de adquisición. En otras palabras las adquisiciones de medicamentos, material médico u otro insumo hospitalario, que se adquiere
con frecuencia por el establecimiento de salud, no debe realizarse por adquisición
directa, salvo en los casos previstos por la Ley, más no en forma habitual. Por ello
debe buscarse otra modalidad de adquisición, como se verá a continuación, caso
contrario se trataría de un fraccionamiento de la compra, lo cual constituye un
delito.
•
Economía de Escala:
Las adquisiciones por volumen resultan siendo más baratas que la adquisición de
poco volumen o unitarios, este es un concepto viejo, que bien encaminado debe ser
utilizado para beneficio económico del establecimiento de salud y la obtención de
otros beneficios conexos. La tendencia actual es realizar adquisiciones de mayor
volumen, con entregas parciales y pagos fraccionados.
Así tenemos:
-
Requisitos de la Economía de Escala:
Tomas las necesidades de varias unidades operativas.
Las necesidades deben ser por el mayor tiempo posible.
Todos los items deben estar bien definidos y descritos (Especificaciones
Técnicas).
Es decir se trata de beneficiar a la mayor parte de Unidades Operativas o Establecimiento de Salud, por el mayor tiempo que se posible manejar, a fin de garantizar el
abastecimiento, con los beneficios que este tipo de procesos proveen. Para ello
debe existir una programación adecuada y diferenciada para cada unidad operativa,
que para los fines del proceso se suman las necesidades individuales, formando un
Cuadro de Necesidades Unico.
Asimismo, debe establecerse las unidades a entregarse por vez, y cada entrega puede ser mensual, bimensual, etc, dependiendo como lo defina el solicitante y de
acuerdo a su disponibilidad presupuestal. Por ejemplo tenemos cinco unidades
operativas y vamos a adquirir tres tipos de productos para seis meses:
99
Gestión Logística
Quiere decir que voy a adquirir 4,100 unidades del producto A, 4,170 unidades de
B; y, 2,700 unidades de C para las unidades operativas 1, 2, 3, 4 y 5 y se entregarán
de la siguiente manera, para el producto A:
Equivale a decir que el proveedor del Producto A, entregará la primera vez 700
unidades, que se han destinado según el cuadro entre las diversas Unidades
Operativas y así sucesivamente. El mismo procedimiento se realizará para los productos B y C.
-
Ventajas de la Economía de Escala:
Menor costo
Beneficios conexos.
Poder de negociación.
Posicionamiento en el mercado.
Indudablemente el adquirir mayores volúmenes nos otorga un “poder” diferente,
lograremos precios menores, mientras mayores sean nuestros requerimientos. Además podemos obtener otros beneficios, por ejemplo “garantía por mayor tiempo, o
servicio de mantenimiento gratuito por un período, o entregas preferenciales, etc.
Adicionalmente nos ubica dentro del mercado como líderes, pues los postores no
van a dejar pasar a un comprador que está asegurando venta por un período largo
y a gran escala. Así pueden conseguirse algunos beneficios, ejemplo: producto
identificado con un color especial, o un distintivo, etc..
-
Desventajas de la Economía de Escala:
Manejo presupuestal deficiente.
Almacenamiento de grandes cantidades de diversos productos.
Distribución de los productos a cargo del establecimiento de salud.
Centralismo.
100
Así como hay ventajas, también tiene desventajas, la más común es el manejo
presupuestal deficiente, pues no cuenta con el dinero suficiente para cubrir todo el
monto de la adquisición. Asimismo, no se cuenta con almacenes lo suficientemente grandes para albergar todo el pedido, y además implica costos de almace-
Texto Autoformativo: Unidad V
namiento altos. El establecimiento de salud adquiriente asume la distribución de
los productos por cuenta propia y por último el centralismo cuando la tendencia
actual es a la descentralización.
-
Alternativas de manejo de las Deventajas:
Manejo Presupuestal: Condiciones, priorización del pago y hacer el
pago fraccionado, contra-entrega de partes del pedido total. Ningún establecimiento de salud cuenta con todo el dinero para la adquisición total,
pero se pacta desde las bases administrativas del proceso de adquisición
que las entregas van a ser fraccionados y canceladas contra entrega, por lo
tanto el pago también es fraccionado.
Pero para ello el establecimiento de salud debe mostrar un rostro diferente, debe pagar con prioridad a estos postores y dentro del plazo establecido, que debe ser menor al que habitualmente se está acostumbrando.
Esto hace incrementar nuestra credibilidad con los postores y hace más
atractivo el proceso, con lo que concurrirán más postores y solidifica nuestra posición en el mercado como líderes y con poder de decisión como
factor interviniente.
Almacenamiento: Dividir el total de entregas haciéndolo en forma fraccionada, las cuales van de acuerdo al período de abastecimiento (se tratará
en la unidad correspondiente). De acuerdo con lo previsto anteriormente,
y que debe ponerse en conocimiento al postor desde las Bases Administrativas. Esto evita el almacenamiento de grandes volúmenes con los costos que ello conlleva.
Distribución: Derivar la distribución al postor. Esto, como veremos más
adelante, transfiere responsabilidades y costos al proveedor y disminuye
nuestra carga en el almacén.
Centralismo: Si la distribución entrega en los centros periféricos, se almacena en ellos en forma fraccionada. Entonces sólo se ha centralizado el
proceso de adquisición más no la parte operativa del abastecimiento.
•
Especificaciones Técnicas:
Aquella que se utiliza para la descripción completa del bien o servicio, según el
caso, a fin de adquirir aquello que el usuario está solicitando. En las especificaciones técnicas se define las dimensiones, velocidades, pesos, etc., basándose en especificaciones técnicas internacionales, por ello existen varios organismos internacionales que se dedican a ello. Ejemplo. ISO (International Standard Organization),
DIN (Deutches Institut für Normung), ANSI (American National Standard Institute).
Con las especificaciones técnicas se define la tecnología, cuando de equipos o materiales se trata, pero deben ser lo suficientemente claras que no definan o dirección en una compra, es decir deben ser generales, para que permita el campo de la
mayor parte de proveedores, pero a su vez lo suficientemente claras y precisas para
definir la tecnología, en función a la calidad del servicio que se va brindar y de las
necesidades reales de salud de la localidad. Deben ser generales pues van a mencionar cualidades básicas y fundamentales del equipo o material, más no así detalles que son patrimonio de un solo postor, pues en cuyo caso el proceso no tiene
sentido ya que sólo podrá ser aprobado el postor en cuestión y ello se le denomina direccionar una compra, que constituye un delito.
101
Gestión Logística
Los Términos de referencia son lo que se usan en el caso de servicios, y es donde
se detallan los servicios solicitados y los productos parciales y finales a obtenerse.
•
Comisión de Evaluación Técnica:
Este es un grupo eminentemente técnico, cuya responsabilidad es calificar la oferta de los postores según su producto, en aprobados; desaprobados, en función al
cumplimiento de los requisitos y las especificaciones técnicas solicitadas en el proceso de adquisición.
Este grupo debe emitir opinión exclusivamente sobre lo solicitado, en forma técnica
y que puedan ser demostrables, es decir una norma técnica u otro, pero nunca
puede considerarse como criterio de evaluación a la “Experiencia Personal” que
puede ser respetable, pero también es muy subjetiva y por lo tanto carente de valor
legal. Sin embargo si existiesen opiniones técnicas contundentes, previos al proceso, estas si podrán ser utilizadas como elementos técnico de decisión.
Los integrantes de la Comisión de Evaluación Técnica deben ser profesionales en
el área a la cual se le van a adquirir los bienes o servicios. Ejm: Médicos y
Farmaceuticos para medicinas; Enfermeras para material médico; Ingenieros y Médicos para equipos, etc.
Características de la Comisión de Evaluación Técnica:
-
Evaluación objetiva.
-
Pruebas de evaluación.
-
Resultados: Aprobado o desaprobado.
-
El precio no es un criterio de evaluación técnica.
La evaluación debe ser objetiva, por lo tanto debe tratar, en lo posible, de llevarse
a un modo de calificación cuantificada, la misma que debe colocarse en las Bases
Administrativas.
Las pruebas de evaluación, si el caso lo amerita, deben mencionarse o figurar en las
bases, y deben sustentarse en alguna norma técnica nacional o internacional. Su
ejecución debe realizarse por la Comisión de Evaluación Técnica o por servicios de
terceros especializados en la materia.
Los resultados de la evaluación y las pruebas de evaluación son aprobadas o cumple lo solicitado y desaprobado o no cumple lo solicitado. Asimismo, la Comisión
de Evaluación Técnica no debe tener acceso al precio ofertado por el postor, pues
el precio no es un criterio técnico, pero puede influenciar en las decisiones. Asimismo, es recomendable que los integrantes de la Comisión, no sean los mismos que
preparan las especificaciones técnicas, asimismo, debe mantenerse en reserva sus
nombres tanto antes como después del proceso y mientras dure el período de evaluación, es preferible, mantenerlos aislados. Estas medidas aunque parecen extremas se hacen no por poner en tela de juicio la honorabilidad de sus integrantes,
sino por el contrario proteger a la comisión y aumentar la transparencia y credibilidad del proceso.
Por tanto queda claro que la Comisión de Evaluación Técnica no decide al postor
que será adjudicado, es decir no decide la compra, solo califica las ofertas presentadas.
102
Texto Autoformativo: Unidad V
•
Comité de adjudicación:
Es el equipo formado para actuar en concursos y licitaciones, resultando ser el
responsable del proceso, quien recibe la propuesta y otorga la buena pro. Asume
la responsabilidad junto al órgano de abastecimiento y está generalmente integrado por los responsables de logística, representantes de los solicitantes y del área
técnica, así como debiera estar apoyado por finanzas y asesoría legal.
Por tanto este equipo es el que decide la adquisición (otorgación de la buena pro),
seleccionando al ganador dentro de las propuestas clasificadas como Aprobados
por la Comisión de Evaluación Técnica.
•
Otras Modalidades de Adquisición:
-
Tercerización:
Es la adquisición de servicios a terceros, primordialmente servicios temporales
o aquellos que ocasionan problemas en la institución o que implica asumir
responsabilidades materiales, por ejemplo:
Servicios profesionales definidos y de corto plazo.
Estudios de investigación.
Limpieza, mantenimiento.
Seguridad y vigilancia
Otros.
-
Beneficios
No carga laboral hipertrofiada.
Aumenta el nivel de exigencia o cumplimiento.
Obtención de beneficios adicionales.
Transferencia al proveedor contratado de los beneficios sociales del trabajador.
Alto costo pero corto tiempo, brindando una mejor relación costo/beneficio.
-
Desventajas
Mal uso del sistema:
· Personal permanente.
· Nueva “clase” laboral
· Abuso del empleador y/o compañeros.
· Control insuficiente.
-
Consignación (Sistema Comodato)
Aquel en que el proveedor cede en uso de equipo a cambio de la adquisición de
los insumos, puede ser:
Con Propiedad de Equipo: El establecimiento solicitante queda al cabo de
un tiempo como dueño del equipo.
Sin Propiedad de Equipo: El establecimiento de salud solicitante nunca
queda como dueño del equipo.
103
Gestión Logística
TAREAS DE REFUERZO
1.
Determinar las especificaciones técnicas de las jeringas descartables de 5 cc.,
es decir, las que deben cumplir las jeringas que se desea adquirir.
RESUMEN DE LO TRATADO
En esta Unidad Educativa se ve todo el sistema de adquisición, tanto el tradicional
como el enfoque actual, que incorpora la filosofía de la Economía de Escala, definiendo su política, ventajas y desventajas, así como las alternativas de solución.
Igualmente, se hace hincapié en el uso de especificaciones técnicas adecuadas y
una Comisión de Evaluación Técnica, brindando los aspectos positivos y negativos
de cada uno. Todo ello en bien de un proceso honesto, claro y transparente. Recuerde que: “La mujer del Rey no sólo debe ser fiel, también debe parecerlo”.
EJERCICIO AUTOEVALUATIVO
Coloque V o F dentro de los paréntesis, según la proposición que se indica es
verdadera o falsa.
1.
La oficina logística es sólo el área de compras.
( )
2.
La calidad del producto está por encima del costo.
( )
3.
La licitación selectiva se da en casos excepcionales.
( )
4.
La adquisición directa es para productos de consumo regular.
( )
5.
El fraccionamiento de la compra está prohibido.
( )
6.
El fraccionamiento del pago está prohibido.
( )
7.
La comisión de evaluación técnica decide la compra.
( )
8.
La experiencia de uso es un criterio de evaluación.
( )
9.
La tercerización de servicios debe ser para períodos cortos.
( )
10. El área de compras debe coordinar con la de Contabilidad.
( )
Compare sus respuestas con las que se presentan al final de este documento y ubique
el nivel de su rendimiento en la tabla de valoración.
104
Unidad VI
Distribución
105
Gestión Logística
106
Texto Autoformativo
UNIDAD VI
DISTRIBUCIÓN
Al finalizar el desarrollo de este objetivo, el participante podrá diseñar la(s) estrategia(s)
de distribución, para garantizar la llegada a destino de los materiales e insumos, en el
momento adecuado, en función a la realidad geográfica y vial de la localidad.
Tú eres el gestor de tu propio aprendizaje
LECTURAS DE APOYO
Texto de Apoyo – Lectura 6: Estrategias de Entrega. Manual de la Organización Mundial de la Salud.
CONTENIDO
6.1. Conceptos Iniciales.
•
Cliente logístico o cliente proveedor.
•
Justo a tiempo en el Abastecimiento.
•
El nuevo trato al proveedor.
•
En búsqueda del usuario final.
•
Calidad: Un modo de ser.
6.2. Etapas de la Distribución.
6.3. Modelos de Distribución.
107
Gestión Logística
Distribución
La cadena del abastecimiento conlleva con una serie de acciones que, por la efecto
interactivo y veloz de las compras, pasa inadvertida o se le da poca importancia, pero que
finalmente garantiza el éxito de la gestión de compras. Nos referimos al proceso de
DISTRIBUCION.
El proceso de distribución, se entiende como las etapas posteriores a la
compra, destinadas a dar seguimiento para el cumplimiento de las ordenes de compra giradas a proveedores, así como de verificar la distribución de los productos o servicios adquiridos, para que éstos lleguen en
forma adecuada y en el momento oportuno a su destino.
Para entender este proceso de distribución, debemos repasar algunos conceptos importantes en la concepción logística para el cambio:
6.1 Conceptos Iniciales
a) El Concepto de Cliente Logístico o Cliente/Proveedor:
Las áreas de Logística, se han convertido en los filtros intermedios entre la Demanda (de
los múltiples clientes/usuarios de la organización) y la Oferta (de los diferentes proveedores para un bien o servicio).
En tal sentido, tanto clientes como proveedores tienen expectativas de atención eficiente, oportuna y con la calidad requerida, sea en el nivel comercial como en el trato personal, lo cual implica un cambio en el enfoque tradicional rígido de sólo proveedor, con
actitudes de buen trato y relación personal.
La relación cliente/proveedor no es fija, es más bien interactuante e intercambiante,
dependiendo de la situación en la que nos encontremos en la negociación. En oportunidades las áreas de Logística se comportarán como proveedores (p. Ej. ante el usuario
final, sea de bienes, servicios o de información) o también se comportarán como clientes
(p. ej. ante el proveedor, por el bien o servicio adquirido).
Por lo tanto el Proveedor no es el enemigo, debe ser un Aliado, con quien debemos
mantener un trato cordial, sin desmedro en la calidad de la atención del usuario final.
Por ejemplo un proveedor bien atendido nos puede otorgar entregas antes de lo pactado, cambio de los materiales, mejores condiciones de pago, etc.
108
Texto Autoformativo: Unidad VI
b) El Concepto de Justo a Tiempo en el abastecimiento:
Partiendo de nuestra realidad (infraestructura productiva, económica, geográfica y de
facilidades de transporte y comunicación) este concepto no se basa en los métodos
japoneses de reposición de stocks para llegar al stock cero, en el abastecimiento de
insumos/productos, dentro de la cadena de producción y/o servicios, sino que asumiendo nuestra realidad logística y de los proveedores, se tenga claro el concepto de un
adecuado y oportuno abastecimiento, bajo criterios de reposición, stocks mínimos y críticos, alta y baja rotación de inventarios, oportunidad de entrega, etc.
En este sentido, teniendo condiciones inflacionarias bajas y con recursos financieros
caros y escasos, lo aconsejable sería mantener niveles de inventarios eficazmente valuados
y calculados, para evitar sobrestockamientos, que perjudican finalmente el proceso de
abastecimiento.
Por otra parte, se plantea el manejo de alternativas de abastecimiento, en las que se
traslada al proveedor el riesgo de stocks, como son: la compra a consignación, stock de
emergencia o en cartera en proveedores, pre-compra de lotes u otros, eliminando factores de riesgos como la custodia y conservación, el empleo de espacio, paralización de
items, manipulación de los mismos, inmovilización de recursos financieros.
El concepto Justo a Tiempo no es un software o un modelo a seguir, resulta ser un modo
de ser de la empresa una filosofía, que involucra a todas las partes y áreas de cualquier
establecimiento de salud. Para el caso del área de Distribución puede entenderse como
aquel sistema que nos debe llevar a entregar en el destino final los productos adquiridos
en la cantidad suficiente, en el momento oportuno.
Los objetivos del Justo a tiempo son:
1.
Atacar los problemas fundamentales:
Nos obliga a no ocultar los problemas sino a enfrentarlos, atacando a la causa que lo
produce y no con medidas paleativas sobre los efectos que genera. Por ejemplo en los
“cuello de botella” del proceso, habitualmente intentamos una reprogramación, que
muchas veces no ofrece los resultados esperados, pues la razón fundamental es nuestra
falta de capacidad, ya sea de personal, maquinaria o equipos, por lo que debemos colocar más personal, o mejorar el equipamiento o quizás resulte más beneficiosos brindárselo a terceros como servicio. Un ejemplo en distribución puede ser el embalaje de los
productos a distribuir.
2.
Eliminar despilfarros:
Este objetivo tiene a eliminar actividades ineficientes, reduciéndolas al máximo o eliminando, según sea necesario, inspecciones sucesivas, transporte, inventarios múltiples,
etc. Un caso en distribución puede ser el método que utilizamos, habitualmente es un
sistema propio, lento, caro, mal parque automotriz, etc., en el justo a tiempo buscaría
otorgarlo a un tercero que puede ser el mismo proveedor, pedirle que entregue en los
centros asistenciales periféricos y no en el almacén central.
3.
Buscar simplicidad:
Este objetivo trata de disminuir los procesos largos y lentos de burocracia, reorganizado
el flujo y reflujo de documentos, firmas, etc. Un buen sistema es computarizar la información y manejarlo en una red cibernética interna.
109
Gestión Logística
4.
Diseñar sistemas para identificar problemas:
El último objetivo es el que establece el cierre del circuito, por convetirlo en una conducta de trabajo. Habitualmente nos llenamos de informes y estudios que no resuelven el
problema, deberíamos hacer el análisis de flujos del proceso con las áreas involucradas,
buscando los problemas y planteando con ellos los compromisos y alternativas de cambio.
c) El Nuevo Trato a Proveedores:
El enfoque tradicional que se mantiene todavía en las áreas de Logística, es la del proveedor “voraz, oportunista y mercantil”, que no le interesa nada más que vender y sacar
provecho de la circunstancia presentada.
Sin embargo, observamos que debido a los cambios en el mercado, donde se sublima la
atención a satisfacción del cliente y a la altísima competencia que allí existe, esta concepción variado significativamente.
Actualmente, muchos proveedores manejan tecnologías de punta en la comercialización,
y su acercamiento al cliente responde al trato personal y diferenciado para cada uno de
ellos, incidiendo en los servicios de post-venta. No hacerlo de esta manera, les significa
obsolencias y segregación del mercado.
Las áreas de Logística, en este nuevo trato con los proveedores, debe tenerlos como
colaboradores de la gestión, para la actualización de información tecnológica y del mercado, como reguladores de la oferta potencialmente colaboradores mutuos y otras posibilidades; sin descuidar el rol de exigencia que le corresponde como usuario sobre el
proveedor. El proveedor debe ser un Aliado de la Gestión, lo que no lo exime de sus
responsabilidades de una atención rápida, eficaz y de calidad, como tampoco limita el
derecho del solicitante al control respectivo.
d) En la Búsqueda del Usuario Final:
El acelerado ritmo de la Logística, hace con frecuencia perder de vista al usuario (cliente)
final de nuestro objetivo de compra y lo identificamos como el usuario (cliente) intermedio del mismo. Estamos obligados a mejorar para dar una atención de calidad a nuestros
usuarios, sin que ellos lo soliciten o que medien quejas de nuestro accionar.
Todos los bienes y servicios que la Logística, adquiera en el ejercicio de sus funciones, así
no sea para el usuario final dentro del giro de la actividad, constituirán medios para que
el cliente intermedio puede desarrollar con eficiencia su labor administrativa.
El cliente final, serán aquellos sobre los que recae la atención directa del “negocio” en el
que estamos. Si éste es la atención de salud, nuestros clientes finales serán pacientes
sobre los que recae la atención médica solicitada, aunque no sean estos, en todos los
casos, los que utilicen directamente el bien adquirido pero también el Profesional de la
salud es un usuario final. Ejemplo: un guante, el usuario final es el profesional de la
salud, pero lo utilizará para la atención directa o indirecta del paciente.
e) Calidad: Un Modo de Ser:
La Calidad ya no se entiende solamente como una forma de gestión, individual o asociada, sino que abarca incluso a las condiciones personales del trabajador y/o funcionario.
Así la calidad, se entiende ahora como un modo de ser, que al aplicarse por los servicios
110
Texto Autoformativo: Unidad VI
en las labores cotidianas de trabajo, resultan naturales y competitivas, al margen de los
sistemas de gestión que pueden coadyuvar a los resultados de calidad.
La calidad en la Logística, descansa sobre la calidad de los trabajadores del área y sus
procesos, para un trabajo orientado a la excelencia. Para ello, es necesario capacitación,
tecnificación permanente y dirección eficaz, así como de la búsqueda de motivaciones
hacia la superación personal y profesional de los trabajadores.
6.2 Etapas de la Distribución
1. Emisión y Entrega de las Ordenes de Compra y/o Servicios:
La primera etapa de la distribución se inicia con la emisión de las Ordenes de Compra y/
o Servicios, porque a partir de allí comienza una labor de seguimiento al proveedor para
el cumplimiento de la compra.
Las ordenes de compra y/o servicios, deben tener dos características relevantes: indicarán el plazo de entrega y las penalidades a que está sujeto del proveedor en caso de
incumplimiento.
Estas características, son al margen de las condiciones propias que debe poseer la Orden
de Compra y/o Servicio, como características del bien o servicio, precios unitarios y totales, código y razón social del proveedor, dirección, RUC del comprador y vendedor, etc.
Las órdenes de compra entregadas a proveedores, deben tener un seguimiento permanente a su cumplimiento, por los medios de telecomunicaciones que se disponga, de tal
forma que exista conocimiento previo de las entregas oportunas o de los incumplimientos de proveedores, en forma anticipada que permita la adopción de medidas correctivas,
para evitar el desabastecimiento.
111
Gestión Logística
En lo posible, las áreas de Logística deben incorporar en su organización estaciones de
trabajo dedicadas a ésta labor, que permita garantizar una labor de seguimiento con
responsabilidad de quienes la desarrollan.
2. Compromiso de Entrega Oportuna de Bienes y/o Servicios:
Las áreas de Logística deben incorporar en sus adjudicaciones el compromiso de sus
proveedores, de una entrega oportuna, sea bajo la modalidad de adquisición que recurran, de tal manera que los proveedores conozcan las reglas de juego en las que están
compitiendo.
3. Reporte de Cumplimiento y Atrasos de ITEM/PROVEEDOR:
El reporte del cumplimiento de proveedores, señala los días de atraso, a partir del primer
calendario posterior al último día del plazo otorgado para la entrega.
Este análisis permite observar el nivel de incumplimiento y las acciones correctivas tomadas, considerando el factor de oportunidad que existe por tener a tiempo y en las
cantidades pactadas, los bienes adquiridos. Lo que permitirá clasificar y eventualmente
bonificar u otorgar deméritos en evaluación de adquisiciones posteriores.
Asimismo, las áreas de Logística deben tomar en cuenta que por ser los compradores,
muchas veces tienen en su manejo las condiciones de compra, lo que les da una ventaja
diferencial ante los proveedores. El tiempo o el plazo de entrega es una condición de
compra que debe ser administrada por la Logística.
4. Acciones Correctivas ante el Incumplimiento de Proveedores:
Las acciones correctivas se inician, inmediatamente se conozca el incumplimiento del
proveedor, de tal forma que se pueda garantizar un abastecimiento continuado de los
bienes adquiridos.
Sin embargo, la adopción de las acciones que se describen seguidamente, dependará de
la situación y circunstancia local del abastecimiento constituyéndose en referenciales y
no definitivas.
112
Texto Autoformativo: Unidad VI
5. Distribución de Bienes Adquiridos:
La distribución de los bienes adquiridos, supone que éstos deban estar oportunamente,
en la cantidad adecuada y a disposición del usuario final; de tal forma que todos los
esfuerzos deben estar orientados a este objetivo.
Si nos encontramos en el sector de prestaciones de Salud, entonces los productos o
insumos hospitalarios adquiridos deberán estar en condiciones óptima de tiempo y cantidad, allí donde el usuario final los requiera.
La distribución de los bienes puede partir del concepto de efectuarlo desde los almacenes centrales donde ingresaron inicialmente éstos bienes y dirigidos a los centros periféricos
de salud. En este caso, estaríamos hablando de redistribución de éstos, toda vez que la
distribución propiamente dicha se cumplió en los almacenes de la zona.
También es factible, hablar de una distribución directa a los centros periféricos por parte
de los proveedores, lo cual supondría tener todas las condiciones necesarias de recepción, almacenaje, administración documentaria y de comunicaciones en cada centro.
113
Gestión Logística
6. Indicadores de Cumplimiento:
A fin de poder evaluar la gestión de las áreas de Logística, en cuanto al cumplimiento de
sus objetivos de abastecimiento adecuado, oportuno y en economía, se han definido dos
indicadores que de manera concreta mide estos esfuerzos.
De Eficiencia:
•
de la Programación de Necesidades:
Items Adquiridos x 100
Items Programado
•
de la Adquisición:
Cantidad Adquirida x 100
Cantidad Solicitada
De eficacia (o Tiempo de Atención = Oportunidad):
•
del Tiempo de atención:
Plazo Cumplido x 100
Plazo Programado
•
de la Oportunidad:
Plazo Observado x 100
Items Cumplido
Estos indicadores, pueden diversificarse, según las características en cada área de Logística, pero en el criterio básico es la medición de los resultados en la gestión de las
compras, seguimiento y distribución de los bienes adquiridos.
114
Texto Autoformativo: Unidad VI
6.3 Modelos de Distribución
Propio:
Cuando el comprador asume la distribución de los productos adquiridos, que han sido
entregados en su Almacén Central.
Ventajas:
•
Se tiene una rutina de trabajo.
•
Se cuenta con infraestructura.
Desventajas:
•
Sistema lento y burocrático.
•
Se asumen deterioros y pérdidas.
•
Parque automotor habitualmente en mal estado.
•
Requiere de más personal.
•
Se asume el costo de la distribución: personal,
combustible, repuestos, mantenimiento, mermas, etc.
•
Entregas tardías y desabastecimiento de todos los items.
•
Sistema ineficiente.
En resumen es un sistema costoso, lento, que origina problemas de desabastecimiento
por su ineficacia.
Por terceros:
•
Por el Proveedor:
Cuando el proveedor adjudicado hace la entrega en los establecimientos de salud
de mayor envergadura. Es decir, no entrega en los puestos de salud más alejados,
sino en las localidades accesibles y con un centro asistencial de mejor envergadura,
ejemplos: UBAS, UTES.
Ventajas
•
Rapidez y puntualidad.
•
Entrega de cantidad solicitada exacta (no mermas)
•
Asume costo de transporte, seguros, riesgos, personal, etc.
•
Abastecimiento oportuno en la cantidad suficiente.
•
En caso de desabastecimiento, es sólo parcial, no
todos los items.
115
Gestión Logística
Desventajas:
•
Eleva costo del producto.
Evidentemente es un modelo más eficaz, eficiente y el traslado de las responsabilidades
al proveedor y los beneficios obtenidos son siempre mayores sin el incremento del costo
del producto, pues la distribución propia es más costosa que la del proveedor.
•
Tercerización:
Cuando se toma los servicios de un tercero para hacerse cargo de la distribución
desde el almacén central es los centros periféricos.
Ventajas
•
Rapidez y puntualidad.
•
Entrega de cantidad solicitada exacta (no mermas)
•
Asume costo de transporte, seguros, riesgos, personal, etc.
•
Abastecimiento oportuno en la cantidad suficiente.
•
En caso de desabastecimiento, es sólo parcial,
no todos los items.
Desventajas
•
Costo es mayor que el del proveedor.
•
Requiere de control.
Es un buen sistema, pero más costoso que el del proveedor pues este establecimiento de
salud debe tener utilidades, y requiere de control, quedando por definir quién asume las
mermas.
CUADRO COMPARATIVO DE LOS TRES MODELOS DE DISTRIBUCIÓN
116
Texto Autoformativo: Unidad VI
TAREAS DE REFUERZO
1.
Taller Nº 11: Cronogramas de Entrega.
a) Detalle 5 productos estratégicos.
b) Defina la demanda en cada uno de sus Centros Periféricos.
c) Determine la cantidad a requerirse en 6 meses.
d) Detalle un programa real de entrega, fijando fechas y cantidades de cada
producto para cada uno de sus Centros Periféricos.
RESUMEN DE LO TRATADO
La distribución es un proceso importante en logística, encargado de hacer llegar la
cantidad requerida de productos o servicios en el momento indicado. Para ello
requiere de una organización del proceso (cronograma) y de una estrategia de
entrega (Modelo de Distribución) el mismo que debe responder a las necesidades
del solicitante a fin que le revierta beneficios y cumplimiento de su objetivo.
EJERCICIO AUTOEVALUATIVO
Coloque V o F dentro de los paréntesis, según la proposición que se indica es
verdadera o falsa.
1.
Logística es el nexo entre la oferta y demanda de bienes.
( )
2.
El modelo justo a tiempo es la entrega oportuna de bienes.
( )
3.
La distribución sólo se encarga de entregar los bienes.
( )
4.
Se debe hacer seguimiento a las Ordenes de Compra.
( )
5.
El indicador de tiempo de atención es un indicador de eficiencia.
( )
6.
El modelo de distribución propio es probablemente el más lento.
( )
7.
El modelo de distribución por contrato de terceros es muy oneroso.
( )
8.
El modelo de distribución por el proveedor es más caro que el
modelo propio.
( )
La distribución termina con la entrega del bien.
( )
9.
10. La distribución está a cargo del almacén.
( )
Compare sus respuestas con las que se presentan al final de este documento y ubique el
nivel de su rendimiento en la tabla de valoración.
117
118
Unidad VII
Almacenamiento
119
Gestión Logística
120
Texto Autoformativo
UNIDAD VII
ALMACENAMIENTO
Al finalizar el desarrollo de este objetivo, el participante podrá seleccionar, priorizar y
procesar la información de almacenes, utilizándola para control y reposición a tiempo de
los recursos, garantizando el abastecimiento en la localidad.
¡Sigue adelante y llegarás a la meta!
LECTURAS DE APOYO
Texto de Apoyo – Lectura 7: Evaluación de Almacenes. Manual de la Organización Mundial de la Salud.
CONTENIDO
7.1 Almacén Principios Básicos
7.2 Procesos de Almacenamiento
7.3 Control del Stock
7.4 Gestión Económica del Stock
121
Gestión Logística
7.1 Almacenamiento de Inventarios y Control Patrimonial
Orientaciones Metodológicas para los Procesos de Almacenamientos
Las orientaciones metodológicas para los procesos de almacenamiento, parte de enunciados fundamentales, llamados “Principios Básicos”, aceptados plenamente y con validez total para esta actividad.
De esta manera se constituyen en el punto de partida al que puede recurrir cualquier
persona que realiza actividades de almacenamiento para cerciorarse en qué medida
cumple con los propósitos de esta función.
Principios Básicos
a. Veracidad de las Operaciones:
•
Movimientos de Bienes reales y concretos.
•
Vale decir, objetos materiales existentes.
•
La simulación o regularización documentaria de operaciones, son incompatibles
con este principio.
b. Formalidad Documentaria:
•
Todo movimiento (INGRESO - SALIDA - DESPLAZAMIENTO) se sustenta en documentos. Así mismo, la constatación de bienes, debe sustentarse en documentos.
•
Cuando los movimientos se originan por pedidos o decisiones externas al almacén
(p. ej. adquisición, proveedor, programación o usuario), los documentos deben formularse antes de realizar el acto administrativo.
•
Las operaciones en el Almacén deben corresponder a lo que indica el documento.
c. Temporalidad de la Custodia:
•
Los bienes deben pasar y ser registrados obligatoriamente a través del almacén.
•
Este paso obligado por el almacén se entiende sólo como una estación de tránsito
hacia el usuario final.
•
Las funciones básicas del almacén como son: recepción, custodia y despacho, constituyen un servicio tanto para el área que adquiere como para el usuario de los
bienes materiales.
d. Actualidad de Registros e Información:
122
•
Todo movimiento efectuado en el almacén, debe ser registrado o anotado en las
tarjetas, formularios o en los sistemas con los que se cuente.
•
Lo actual significa lo presente. Lo reciente es lo que acontece en este momento.
Texto Autoformativo: Unidad VII
•
No debe quedar solamente en registro. Deben ser fuente que permitirán informar a
otras instancias de la situación del almacén.
e. Racionalidad y Economía:
•
Los movimientos, registros, controles y otras acciones del almacén, en ningún caso
deben entorpecer los servicios institucionales.
•
En cambio, deben propiciar el adecuado y equitativo uso de los limitados recursos
disponibles.
•
En esta limitación, deben contar el mantenimiento de reservas mínimas para asegurar el funcionamiento del sistema o atender casos de urgencia.
Los Procesos Básicos
Observando con detalle lo que ocurre en todo almacén, podemos distinguir un conjunto
de actividades que se repiten una y otra vez; condensando esas labores identificamos la
esencia de la función. Así, de modo sintético o condensado y sólo con propósitos
metodológicos para explicar cuanto ocurre dentro del Almacén, coincidiremos en distinguir cuatro (04) procesos básicos:
1.
INGRESO FISICO DE MATERIALES
2.
CUSTODIA TEMPORAL
3.
CONTROL DE LAS EXISTENCIAS
4.
DESPACHO DE BIENES
Gráficamente es posible presentarlas de este modo:
Las tareas menores o etapas internas que permiten desarrollar cada uno de estos procesos, serán descritas a continuación.
123
Gestión Logística
PROCESO DE INGRESO FISICO
ETAPAS INTERNAS
Recibir Documentos
de Adquisición 1
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de
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Texto Autoformativo: Unidad VII
PROCESO DE INGRESO FÍSICO
¿ Qué objetivos persigue este proceso de almacenamiento?
1.
Oficializar el ingreso de los bienes recibidos por el almacén.
2.
Iniciar las reponsabilidades y derechos sobre los bienes que ingresen a la institución.
¿ Cómo se desagregan las etapas internas del proceso?
1.
2.
3.
4.
5.
Recibir Documentos de Adquisición o Envío
•
Area de Adquisiciones remitirá copia de Orden de Compra con la debida anticipación.
•
El almacén debe tener conocimiento anticipado de que se está comprando.
•
Lo mismo se hará en caso de traslado interno, a través de PECOSA al lugar del
destino.
Recibir los Bienes
•
Orden de Compra o PECOSA.
•
Guía de remisión del Proveedor en caso de compra.
•
De ser el caso, protocolos de análisis.
•
Descargar el material y trasladarlo a la recepción.
•
Desembarcar y extraer los bienes de sus envases en presencia del responsable
de la entrega.
Inspeccionar y Verificar
•
Cotejar documentación, idéntica original y copias.
•
Inspeccionar características externas observables.
•
Unidad de medida, peso, volumen, cantidad y empaque.
•
Marca, modelo, serie, lote, vencimiento, Registro Sanitario.
Suscribir Documentos
•
Acreditando conformidad de lo recibido “Recibí Conforme”.
•
Entregar Guías de Internamiento, si es compra.
•
Emitir Notas de Entrada al Almacén, si no es compra.
Registrar los Datos del Ingresos
•
Registrar en Kardex Valorado o Tarjeta de Existencia Valorada en Almacén.
•
En lo posible debe estar en sistema de cómputo.
•
Actualización del Margesí de bienes para el control patrimonial.
125
Gestión Logística
PROCESO DE CUSTODIA TEMPORAL
ETAPAS INTERNAS
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Registrar la
Ubicación
3
Texto Autoformativo: Unidad VII
PROCESO DE CUSTODIA TEMPORAL
Objetivos del proceso de almacenamiento
1.
Conservar los materiales en las cantidades y condiciones adecuadas.
2.
Disponer de existencias para atender con oportunidad las necesidades de suministro.
Etapas internas del proceso
1.
2.
3.
4.
Acondicionar el Lugar de Custodia
•
Espacio Disponible: largo, ancho y altura.
•
Facilidades de acceso.
•
Medidas de seguridad.
•
Equipamiento e instalaciones.
Clasificar los bienes
•
Separarlos en función a su naturaleza, propiedades similares, valor, movimiento, riesgo, facilidades de manipulación y el espacio físico disponible.
•
Es posible utilizar para esta clasificación:
-
Por el catalogo general de Bienes (grupos, clases, subclases, etc).
-
Por tipos de almacenes (almacenes y drogas, material hospitalario, material
no hospitalario, etc).
-
Otras instrucciones si las hubiera.
Trasladar y Ubicar
•
Traslado por los medios que se disponga (trabajadores, medios rodantes, vehículos motorizados).
•
Se evitará causar por el traslado: deterioro de materiales, pérdidas, confusiones
y accidentes.
•
La ubicación en almacén puede ser en parihuelas, estanterías con niveles y
zonas.
•
Carteles de identificación de estantes y parihuelas.
Registrar la Ubicación
•
Mediante la Tarjeta de Control Visible o Beencard.
•
Mediante Plano o Diagrama de ubicación de almacén.
•
Zonificación de almacén mediante trazos de líneas paralelas, complementando
por sistemas de coordenadas (letras a lo largo A, B, C, D......y números a lo ancho
1, 2, 3,.....etc).
•
Si es estantería, se puede zonificar también por coordenadas (letras para las
filas y números para las columnas).
127
Gestión Logística
5.
128
Conservar las Propiedades de los Bienes
•
Los bienes temporalmente bajo custodia en almacén, no deben sufrir daño
alguno o estar sometidos a riesgos que puedan afectar su integridad. Deben
lucir las propiedades y cantidad que tenían al momento de su recepción.
•
Los anaqueles o estanterías deben ser seguros, ante caídas o movimientos bruscos, que no repercuta en los bienes apilados en ellos.
•
Uso de extintores y entrenamiento para su utilización.
•
En lo posible, tener contratadas polizas de pólizas de seguro para la cobertura
de riesgos en los almacenes (incendio, vandalismo y otros que resulten de un
análisis previo).
•
Evite mezclar o juntar materiales que puedan contaminarse.
•
Ubicar los líquidos en zonas bajas, en caso de derrame no dañaran otros materiales.
•
Mayor peso en partes bajas, menor peso en partes altas.
•
Los bienes de mayor valor o riesgo de pérdida deben conservarse en lugares
más seguros y de limitado acceso.
•
Los bienes de mayor rotación deben estar ubicados en zona de fácil acceso.
•
Los bienes menudos ubíquelos en cajas y cajones, así evitará su dispersión o
derrame.
Texto Autoformativo: Unidad VII
PROCESO DE CONTROL DE EXISTENCIAS
ETAPAS INTERNAS
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129
Gestión Logística
PROCESO DE CONTROL DE EXISTENCIAS
Objetivos de este proceso de almacenamiento
1.
Constatar las condiciones de los bienes en custodia temporal.
2.
Adoptar oportunamente las medidas correctivas que cada caso requiera.
3.
Reportar la situación del Almacén a los niveles gerenciales.
Etapas internas del proceso
1.
Determinar los Fines del Control
•
2.
130
-
Corrección.
-
Eliminación de riesgos de pérdidas o daños.
-
Adopción de medidas de seguridad.
-
Uso y destino de existencias.
-
Rotación de materiales.
-
Determinación de Stock más adecuado.
Cotejar los Registros y Documentos con las Cantidades
•
La función principal del almacén es la custodia física de los bienes, durante el
tiempo que permanezcan en custodia.
•
El cotejo de “que todo lo ingresado existe físicamente”, se denomina “Inventario
Físico Permanente”.
•
Lo más recomendable es realizar el conteo y reconteo de todo el almacén, pero
también puede limitarse a los bienes con mayor movimiento, mayor precio unitario o a los de mayores cantidades o volúmenes.
•
Los resultados de tal cotejo pueden ser:
•
3.
Se coteja los registros y documentos con las exitencias reales disponibles en el
almacén, para la toma de decisiones siguientes:
-
Que las cifras son iguales.
-
Que existe mayor cantidad.
-
Que faltan bienes.
En las diferencias el Jefe de Almacén, que es el directo responsable de todo lo
que ingrese y salga del almacén, deberá investigar éstas diferencias.
Constatar la Vigencia de Uso
•
Se debe conocer el estado y las condiciones de cada lote que se ha recibido,
verificando su vencimiento.
•
Indicar cuantos meses de vigencia tiene cada lote. Se debe listar bienes con
vigencia crítica.
•
El despacho de éstos bienes, debe ser en primer lugar de los que tiene menor
período de vigencia. (Rotación).
Texto Autoformativo: Unidad VII
4.
•
Gestionar el canje o reemplazo de los bienes dañados.
•
Gestionar la baja o el canje de los bienes con vigencia vencida.
Cotejar las Existencias y Necesidades
•
Se puede mantener un stock en los almacenes para la atención inmediata de
necesidades, sin recurrir a una compra de urgencia.
•
Otra actividad de control debe ser el cotejo de las cantidades en existencias con
la proyección de las necesidades de los usuarios.
•
Para esta actividad de control se debe hacer:
•
5.
6.
-
Revisar el ingreso y destino de los bienes.
-
Revisar la estadística de pedidos de meses anteriores y observar la frecuencia de repetición.
-
Revisar los Cuadros de Necesidades u otros de programación para conocer
los requerimientos a futuro.
-
Coordinar con área de programación y brindar facilidades de información.
-
Calcular la existencia mínima que debería mantener para casos de urgencia.
-
Restar probables requerimientos de sus existencias.
Los resultados probables son:
-
Le sobran bienes o existe un Sobrestock.
-
Le faltan bienes. Se debe actuar con racionalidad en tanto se tramita Pedido de Reposición de Stock.
Detectar Situaciones de Riesgo
•
Riesgo es cualquier situación que amenace la integridad física del trabajador,
del almacén y los bienes en custodia.
•
Revisar puertas, ventanas y cerraduras.
•
Revisar si materiales están debidamente sujeto y no están en equilibrio con
otros materiales.
•
Revisar las instalaciones eléctricas.
•
Revisar vigencia de extintores.
•
Formular informe a la Jefatura inmediata y a Seguridad.
Informar Resultados a las Respectivas Instancias
Resulta en la emisión de informes de índole gerencial que permitan a las áreas
directivas tener elementos de juicio suficientes para la toma de decisiones. Así mismo informes a las áreas de programación de necesidades para consumir el stock
existente y puede realizarse el ajuste de la programación.
131
Gestión Logística
PROCESO DE DESPACHO DE BIENES
ETAPAS INTERNAS
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Uso
Vigencia de
Informar
Resultados y
Medidas
6
Texto Autoformativo: Unidad VII
PROCESO DE DESPACHO DE BIENES
Objetivos de este proceso de almacenamiento
1.
Atender las necesidades de bienes que tienen las áreas usuarias.
2.
Cerrar el ciclo de almacenamiento.
Etapas internas del proceso
1.
2.
3.
4.
Recibir Documentos de Pedido
•
Tal como se da en el ingreso de bienes, el Almacén necesita conocer con anticipación, de los pedidos que va ha atender con las existencias en custodia, excepto razones de extrema urgencia.
•
Documentos de pedido son:
-
PECOSA debidamente autorizada y firmada por Jefatura
-
Programa de Distribución y por excepción, el Cuadro de Necesidades.
Ubicar y Clasificar los Bienes
•
En esta etapa, el almacén ya dispone de información registrada y actualizada,
para la ubicación de bienes.
•
¿ La cantidad disponible es suficiente? Ya habremos cotejado las existencias
con las necesidades previstas.
•
¿ Dónde están los materiales por despachar? Ya existe una zonificación del
almacén y registro de datos.
•
¿ Ingresará lote nuevo en los próximos días? Existe copia de órdenes de compra
en almacén y se coordinará con seguimiento y distribución.
•
Téngase presente en dar preferencia a bienes con vencimiento próximo.
Embalar e Inspeccionar
•
Verificar que las cantidades, códigos del bien, denominación y características,
lotes sean los que corresponden a cada pedido.
•
Disponer el empaque de los bienes por destino, junto a su pedido, en medios
que soporten el traslado y manipulación.
•
En lo posible use las mismas envolturas o cajas que empleó el proveedor.
•
Asegurar que los medios de embalaje sean los adecuados y no causen daño o
contaminación.
•
En la manipulación de los bienes, evite contaminarlos o contaminarse.
•
Aíslelos entre si, con tabiques o envolturas para evitar su daño al contacto o
fricción con otros.
•
Inscribir en el paquete indicaciones claras y sencillas sobre el destino, modo de
manipulación, la posición correcta en el traslado y otras condiciones.
Registrar la Salida
•
Recordar el Principio Nº 4 “Actualidad de Registro e Información”.
133
Gestión Logística
5.
6.
•
En el pedido o PECOSA.
•
En el Kardex Valorado.
•
En el Bincard.
•
En el Margesí (para el caso de bienes mayores).
Embarcar y Trasladar
•
Utilizar todos los medios de transporte y traslados disponibles.
•
El encargado del transporte recibirá los materiales embalados y PECOSA.
•
Si es por intermedio de terceros, éstos deben emitir además, Guía indicando:
Destinatario, Dirección, Cantidad de Bultos, Peso.
Entregar y Recabar Constancia
•
El despacho se concreta con la entrega recepción, como acto administrativo
bilateral, en el que el almacén entrega y el usuario recibe.
•
La entrega puede hacerse en:
•
-
El mismo almacén.
-
En la sede del usuario
El almacén debe guardar los documentos donde constan que el usuario recibió
el pedido.
CONTROL DE STOCK E INVENTARIOS
Problemática de los Stocks
Es muy conocida la analogía del proceso de fabricación de una empresa, como cierto
caudal que circula por una tubería. Por un extremo de ésta entran materias primas,
materiales, accesorios, etc, y por otro lado salen los productos acabados, de este modo
las entradas y salidas se compensan.
Sin embargo, en la práctica tal analogía no se ajusta al Proceso de Circulación de materiales y piezas por la fábrica pues generalmente sucede que el caudal de entrada a la
tubería es mayor que el de salida o viceversa.
En el primer caso se producirá un hacinamiento que no podrá ser reducido por las
salidas, en el segundo se formarán vacíos en el interior de la tubería a la imposibilidad
práctica de equilibrar las entradas y las salidas de la tubería, da lugar a la necesidad del
uso de depósito reguladores que sirven para absorber los excesos y compensar los vacíos.
134
Texto Autoformativo: Unidad VII
¿Dónde están los Stocks?
Para ello es conveniente responder algunas cuestiones, la primera de las cuales tenemos:
¿QUE ES UN STOCK (existencias)?
a.
La palabra “STOCK” empleada en el lenguaje corriente para designar globalmente
la masa de artículos o de productos en curso de utilización.
b.
Se denomina así al conjunto de artículos que se guardan en los almacenes, en
espera de ser utilizados o vendidos y que permiten en forma regular a los consumidores sin que se vean afectados por la descontinuación en la fabricación o por la
demora en la entrega por parte del proveedor.
De acuerdo con la definición, se puede determinar que las existencias varían en razón de
los ingresos y salidas que se efectúan pudiendo clasificarse según:
•
El uso o movimiento que tenga.
•
Su situación en relación con el proceso productivo.
•
Su obtención.
¿DONDE ESTAN LOS STOCKS?
En toda empresa normalmente se encuentran los stocks bajo dos tipos genéricos diferentes:
a.
Stock en curso. Situado dentro de las fases del proceso ejem.: Stock en curso de
producción, en curso de aprovisionamiento.
b.
Stock temporalmente inmovilizados. Situado entre las distintas fases del proceso.
CLASES DE STOCK
Se llega a distinguir sobre la base de sus criterios de creación o de destino varias categorías, o clases de stocks, denotando una clasificación según:
a.
Stock normal.- Está constituido por artículos nuevos de uso constante y cierto que
debe de existir dicho aprovisionamiento se efectúa en forma cíclica, es decir cuya
reposición se haya regulada cada cierto tiempo.
b.
Stock de seguridad.- Aquel que se mantiene en “exceso” de la necesidad, para
precisar cualquier eventualidad en su consumo. También comprende aquellos artículos que son de uso esporádico o raro, pero que por su trascendencia es preciso
tenerlos para cubrir posibles eventualidades. El caso más frecuente es de respuestos importantes de maquinaria de rara utilización y difícil adquisición inmediata,
que es necesario tener disponibles para casos de emergencias. Es tan importante,
que es obligatorio contar con ellos aunque no se mueva en mucho tiempo.
135
Gestión Logística
FINALIDAD DEL CONTROL DE INVENTARIO
Al tratar la función del control (administración), se indicó que consistía en medir y
corregir para asegurar el cumplimiento del objetivo y de los planes que se hayan trazado para alcanzarlos. Dentro de la administración de materiales, se ha considerado que
el objetivo de los almacenes consiste en proporcionar los artículos necesarios, evitando los agotamientos y las sobre existencias y al tratar de compras se indicó que su
finalidad era efectuar las adquisiciones en la calidad adecuada, en la cantidad necesaria, en el momento oportuno y al precio más conveniente.
Estos dos objetivos de las dependencias (Dptos.) de Logística pueden desarrollarse y
ser alcanzados con la ayuda eficaz de control de inventarios cuya finalidad incide justamente en controlar las existencia de manera de corregir las acumulaciones o agotamientos de stock, permitiendo una renovación adecuada de los inventarios con la menor
inversión posible de dinero.
TEORIA DEL CONTROL DE INVENTARIO
La introducción del procesamiento de datos en el control de los inventarios marca la
iniciación del llamado “método científico, el cual considera tres (3) fases en su desarrollo:
•
Conocimiento de la teoría
•
Modificaciones para la aplicación práctica y
•
Determinación de la política.
La primera de éstas requiere que se tenga un verdadero conocimiento sobre la teoría del
control de inventario, la cual se basa en tres aspectos fundamentales que forman los
cimientos de cualquier sistema sobre este aspecto (control inventarios), dichos conceptos son:
1.
Clasificación
¿ Qué controlar ?
2.
Tamaño del (pedido) lote económico
¿ Cuánto pedir?
3.
Punto de pedido
¿ Cuánto pedir?
1. Clasificación ¿Qué controlar?
El objeto de las técnicas de control de inventarios consiste den determinar
hacia donde debe dirigirse sus esfuerzos para que sean más efectivos......................si
se considera el inventario bajo los aspectos:
a. Número de artículos diferentes que lo componen.
b. Valor del stock medio de cada uno de ellos
Se llega a comprobar que el inventario de las empresas se distribuye por número de
items y por su valor en soles en la forma que establece la clasificación “ABC” de los
materiales.
136
Texto Autoformativo: Unidad VII
SISTEMA “ABC”
La experiencia demuestra que la mayoría de las empresas se ajustan a la siguiente
situación:
•
La mayor parte del dinero invertido corresponde a un pequeño número de artículos diferentes.
•
La menor parte del dinero invertido corresponde a un gran número de artículos
diferentes.
Ejemplo: el siguiente ejemplo es una composición característica de los stocks de muchas
empresas:
INVERSIÓN ACUMULADA EN %
100
95
5%
90
80
20%
75
70
75%
60
50
40
30
20
10
0
A
B
C
Nº de artículos
90
10 20 30 40 50 60 70 80
100
60%
15%
25%
ZONA A: 15% de los artículos representan el 75% de la inversión
ZONA B: 25% de los artículos representan el 20% de la inversión
ZONA C: 60% de los artículos representan el 5% de la inversión
Esto representa un análisis semejante al “Pareto” en el que pocos productos (20%) solucionan tienen el 80% de la inversión. En este grupo se ubican los productos de mayor
precio unitario y los de mayor precio global a decir los de mayor volumen de stock.
Para completar el concepto, los productos tipo A son aquellos a los cuáles debemos
poner nuestro mayor interés y por lo tanto control, pero representa nuestra mayor inversión. De la integrante del grupo B solo algunos, que sean de importancia para la gestión
o los resultados de salud, se incluirán en el grupo de los controlados.
137
Gestión Logística
GESTION ECONOMICA DE STOCKS E INVENTARIOS
El Movimiento de los Stocks
El tratamiento de los problemas de los stocks, puede ser resuelto por ciertas herramientas que pueden representar gráficamente el movimiento de los stocks: “CURVA
DE DIENTE DE SIERRA” denota las relaciones entre el tiempo y los volúmenes de
las existencias es decir: El desenvolvimiento de un stock determinado, apreciando las
relaciones “Tiempo - Volumen” que corresponde al: Stock Fluctuante al Stock Protección.
Stock Fluctuante
Es el sometido a las fluctuaciones de las entradas y salidas.
U
N
I
D
A
D
E
S
STOCK FLUCTUANTE
STOCK PROTECCION
Tiempo
Stock Protección
Tiende a mantener un volumen constante. Su objetivo: prevenir contra agotamientos
sorpresivos de las existencias.
VARIABLES QUE INTERVIENEN EN LA EVOLUCION DEL STOCK
FLUCTUANTE
Se verificará que cada lote de compra (Q) debe tener un volumen determinado de acuerdo al tiempo en que se consumirá cada lote (t). Un menor volumen en cada compra o un
consumo mayor que el esperado dará lugar a la necesidad de recurrir a las unidades
correspondientes al stocks de protección:
Asimismo, un mayor volumen en cada compra o un consumo menor que el esperado
dará lugar a crearse un stock máximo (Qm), demasiado elevado que constituirá un exceso de inamovilización de capitales y/o un hacinamiento de materiales.
138
Q
=
Lote de compra
t
=
Tiempo en que se consume el lote de compra.
Qm
=
Stock máximo, cuando llega un nuevo pedido.
Texto Autoformativo: Unidad VII
Tenemos una necesidad estimada (Programación) denominada “S”, para un periodo
determinado, pero como hemos mencionado no se hacen la entrega total, sino parcial,
a esta entrega parcial le llamamos lote de compra (Q). Así podemos determinar la
Frecuencia Económica (X) o frecuencia de entrega:
S
X=
Q
El tiempo en el que se consume Q se denomina “t”. También tenemos el Qm o stock
máximo, que se determina en el momento que llega el pedido e incluye al pedido (Q) el
stock de seguridad (S) y el remanente del Q anterior que más se consumen.
Q
Qm
s
t
Existe un factor que interviene en la toma de decisiones en los stocks que se denomina
“Tiempo de espera de suministro”.
•
Está constituido por el lapso comprendido entre el momento en que se verifica la
necesidad de la adquisición y la llegada de lote de compra al almacén.
•
Si se desea disponer del lote de compra en el momento t2 será preciso que la
necesidad de tal adquisición se haya detectado en el instante t1.
•
El tiempo de espera de suministro (d) estará determinado por: la suma del tiempo
necesario para las tramitaciones internas del pedido más el correspondiente al
plazo habitual del proveedor para entregar la mercadería.
Esto es los trámites desde el inicio del pedido por la unidad solicitante hasta la entrega
de la orden de compra al proveedor ( Tti ) t la demora del proveedor hasta la entrega del
lote ( Tte ).
Entonces la demora total será:
DT = TTI + TTE
P
Q
M
s
t1
d
t2
139
Gestión Logística
La realización de un pedido puede efectuarse tomando como indicador el nivel “M” o el
momento t 1. Es en el tiempo el mismo instante, uno referido al tiempo y “M” representa
el número de unidades en almacén en el momento de hacer o efectuar un pedido que
incluye el stock de seguridad mas el remanente no consumido del Q anterior. El punto P
o punto de Pedido es el número de unidades que queden del Q anterior, que a diferencia
del anterior no incluye al stock de seguridad (s).
El punto de pedido se determina:
S 

Pp = s +  D t x


12
Donde :
S
= t c = tasa de consumo
12
d = Tiempo de espera del suministro
140
Texto Autoformativo: Unidad VII
TAREAS DE REFUERZO
1.
Tarea Nº 1: “Ejercicio - Problema”
Una empresa utiliza un material determinado a razón de 300 unidades mensuales, realizando su adquisición por lotes de 900 unidades.
Si el stock de protección o seguridad fijado es de 500 unidades y el proveedor
habitual demora para hacer la entrega del material al mes y medio de formulado
el pedido.
Responder:
a.
Cuál es el número de pedidos anuales realizados?
b.
Cada cuánto tiempo se debe realizar un pedido?
c.
Cuál es la cantidad en curso al realizar un pedido?
d.
Siendo el plazo de tramitación interno de un pedido 15 días (½ mes) ¿Cuál es
el punto de pedido?
e.
Por cuánto tiempo de retraso en la entrega por el proveedor protege el stock
de protección?
f.
Si el proveedor acorta su tiempo de entrega en un mes ¿Cuál será el nuevo
punto del pedido?
2.
Tarea Nº 2: “Problema”
Una empresa tiene un consumo mensual de un artículo “x” de 200 unidades, el
stock de protección que la empresa desea mantener es de 200 unidades, asimismo, se ha determinado que el lote de compra más conveniente es de 800 unidades. El fabricante del artículo “x” que provee normalmente a la empresa demora
en realizar la entrega en 4. ½ (meses) y el tiempo de tramitación interna de cada
pedido es de ½ mes.
Determinar lo siguiente:
a.
El punto de pedido.
b.
El número de pedidos anuales.
c.
La cantidad en curso al llegar el pedido?
d.
Tiempo que protege el stock de protección contra alguna demora.
e.
Si el proveedor reduce su tiempo de entrega en un mes
141
Gestión Logística
f.
¿ Cuál es el nuevo punto de pedido?
g.
¿ Cuál es la cantidad en curso al llegar el pedido?
h.
Si el proveedor después de haber reducido su tiempo de entrega, vuelve a
tener una demora de 4. ½ meses, ¿Cuál será su nuevo punto de pedido? y
¿Cuánto demora en reponer su stock de protección?
RESUMEN DE LO TRATADO
El almacén constituye una pieza fundamental en los procesos logísticos, aquí veremos que no es un simple depósito, sino que requiere de un manejo técnico, y que
requiere del apoyo de profesionales de la salud, primordialmente en lo que al
manejo del stock y sus efectos en la gestión económica se refiere. Asimismo, en la
clasificación de los bienes.
EJERCICIO AUTOEVALUATIVO
Coloque V o F dentro de los paréntesis, según la proposición que se indica es
verdadera o falsa.
1.
La primera información sobre lo adquirido llega al almacén
con el producto a entregarse.
( )
2.
Sólo se registra en la Tarjeta de Control Visible.
( )
3.
La estantería se codifica por coordenadas.
( )
4.
La adopción de medidas de seguridad es uno de los fines
del Control de Stock.
( )
5.
Se debe constatar la vigencia de cada lote.
( )
6.
El stock mínimo o crítico es 10%.
( )
7.
El stock siempre está en el almacén.
( )
8.
La finalidad del control de inventario es para determinar
culpables.
( )
Los productos clase A son sólo los más caros.
( )
9.
10. La demora de abastecimiento es sólo culpa de logística.
( )
Compare sus respuestas con las que se presentan al final de este documento y ubique el
nivel de su rendimiento en la tabla de valoración.
142
Unidad VIII
Control de Calidad
143
Gestión Logística
144
Texto Autoformativo
UNIDAD VIII
CONTROL DE CALIDAD
Al finalizar el desarrollo de este objetivo, el participante podrá utilizar un Sistema de
Control de Calidad para los insumos y materiales adquiridos en los Establecimientos.
Utiliza tus recursos eficientemente en beneficio del cliente
LECTURAS DE APOYO
Texto de Apoyo - Lectura 8: Ley General de Salud Nº 26842.
Ley General de Salud.
CONTENIDOS
8.1. Concepto y Justificación.
8.2. Evaluación según tipo de Insumo Hospitalario.
8.3. Las Obras de Consulta.
8.4. Sistema de Pesquisa.
8.5. Alternativas de Manejo.
8.6. Registro Sanitario.
145
Gestión Logística
8.1. Concepto y Justificación
Concepto:
El control de calidad en la producción de un bien es un proceso complejo y continuo,
que se inicia desde la verificación en la recepción de las materias primas, que se continua a lo largo de todas las etapas de la cadena de producción y por último del producto
terminado, tal como lo describen muchos modelos de calidad. Ejemplo: Normas ISO
9000.
Todo este proceso está a cargo del fabricante o productor, sin embargo esto no exime al
comprador o al usuario a realizar controles de calidad del producto, y por lo general se
hace del producto terminado.
Justificación:
¿Porque el usuario hace Control de Calidad?
Por lo general no sucede así, nosotros como individuos somos usuarios de miles de
establecimientos de salud, pero a ningún un producto que adquirimos o usamos le efectuamos un Control de Calidad. Sin embargo en el Sector Salud el concepto es diferente,
pues no es raro observar comportamientos no esperados de medicamentos o material
médico fungible o no fungible tales como “menor efecto terapeútico”, “reacciones de
toxicidad”, “oxidación o ruptura de materiales”, respectivamente.
En muchos casos podemos atribuirle algunos efectos a los propios del medicamento
como efectos adversos o secundarios, pero cuando estos son más de los esperados, nos
llaman la atención lo mismo con material médico que al estar en contacto con el paciente, sea invasivo o no, puede ocasionar molestias no previstas como: toxicidad, alergias,
fiebre, etc.
Por ello ante la duda de que solo se trate de un efecto adverso o secundario del producto
o en su efecto sea un problema del producto mismo, recurrimos al Control de Calidad.
8.2. Evaluación según tipo de Insumo Hospitalario
Conceptos:
1. Medicamentos
•
Evaluación In Vitro
-
Inspección de Envases y Rótulos
En el que se verifica el cumplimiento de los dispositivos legales vigentes en
cuanto a la información al usuario. Ejemplo: Nº de lote, fecha de vencimiento,
indicaciones especiales como: no usar en niños, etc.
146
Texto Autoformativo: Unidad VIII
-
Inspección Física
Es sobre su aspecto físico, y van a depender del tipo de forma farmacéutica.
Ejemplo: Si es de superficie liza o rugosa para el caso de tabletas, grageas o
comprimidos. Si es una solución homogénea en el caso de jarabes o si existen
partículas extrañas en los productos.
-
Características Físico-Químicas
Son las evaluaciones sobre sus propiedades físico-químicas como peso, dureza,
desintegración o disolución para los sólidos, volumen y pH para los líquidos,
identificación, concentración.
En este acápite cabe mencionar algo sobre la prueba de disolución, que figura
primordialmente en la USP (United States Pharmacopeia), como reemplazo a la
tradicional prueba de desintegración. Ambas miden la capacidad de un sólido a
desintegrarse o disolverse en medios líquidos. Por diversos estudios la prueba
de disolución parecen ser mas exacta que la de desintegración, motivo por el
que la ha ido reemplazando, sobre todo en la USP, por ser una técnica de origen
norteamericano. Los medicamentos evaluados según las técnicas descritas en
otras Farmacopeas, diferente a la USP, mantienen aún a la mayor parte de los
casos la prueba de desintegración.
-
Comportamiento Micro Biológico
Aquel destinado a la evaluación de presencia de micro-organismos, representados fundamentalmente por cultivos. Se efectúa en presentaciones parentales y
jarabes.
-
Comportamiento Biológico
Aquellos que evalúan en comportamiento en determinadas condiciones, así
tenemos prueba de toxicidad ocular para la solución oftálmica, irritabilidad cutánea para cremas y lociones, pirógenos o endotoxina bacteriana para soluciones parenterales, esterilidad, entre otras.
Aquí al igual que en el caso anterior, existen dos pruebas para la determinación
de sustancias extrañas que pueden ocasionar reacciones adversas como fiebre,
son la prueba pirógenos, la prueba de endotroxina bacteriana o LAL (Lymulus
amebocite test), que se diferencia por su sensibilidad, así como el procedimiento. La prueba mas difundida y tradicional, si se quiere llamar así, es la prueba de
pirógenos, en el que se inocula la sustancia en prueba a un animal de experimentación (conejo) y se verifica las modificaciones de temperatura. En cambio
la prueba de Endotoxina Bacteriana es mas complicada y sofisticada, pues usa
una reacción tipo antígeno-anticuerpo, usando reactivos obtenidos de un tipo
de cangrejo, lo que implica uso de otras tecnologías más costosa sensible. Esta
tecnología se esta introduciendo progresivamente en la USP, y con mucha menor aceptación en el continente europeo.
•
Evaluación In Vivo
Estas pruebas no constituyen la rutina analítica, sino que se realizan en las fases de
investigación de los fármacos que son:
-
Biodisponibilidad:
Expresa la cantidad o proporción de un fármaco que luego de ser absorbido
tiene la capacidad de producir efecto biológico. Debe diferenciarse de absorción del fármaco, pues en la mayor parte de los casos la cantidad absorbida no
es biológicamente activa pues una fracción de ella puede ser neutralizada, otra
147
Gestión Logística
puede ligarse a proteínas pudiendo perder su efecto biológico y por lo general
solo la fracción libre posee actividad biológica. Este tipo de estudios por lo
general es realizado por el laboratorio investigador de la molécula.
-
Bioequivalencia:
Esta es la comparación de un producto determinado versus la molécula primera descubierta. Es decir que luego que pasa el período de “patente” de una
molécula desarrollada por un laboratorio el investigador, cualquier otro puede
efectuar una copia o en su defecto adquiere la molécula y prepara su propio
producto. Como es de suponer la biodisponibilidad no tiene que ser la misma
pues sus rangos de absorción, ligazón a proteínas, estabilidad, etc puede variar,
principalmente la primera, que puede estar en función a los excipientes que se
usen y a la metodología de fabricación, aspectos que no se “venden” con la
molécula activa, pues constituyen el “Know how” del fabricante. Así tenemos
que es importante que se comparen los efectos biológicos a fin de establecer
una equivalencia entre ellos desde el punto de vista del efecto, independientemente de la cantidad o concentración.
2. Material Médico Fungible:
Llámese así al material descartable de uso o aplicación médica. En este rubro las cosas
no están tan bien definidas como en fármacos, sin embargo esto no es disculpa para que
no se pueda efectuar Control de Calidad sobre ellos, la dificultad radica en su poca
difusión y en la particularidad de pruebas según el tipo de material y el uso que se le
brindo, es decir casi cada tipo de material tiene sus pruebas exclusivas, cosa totalmente
diferente a medicamentos que las pruebas se aplican a un buen grupo de fármacos.
Puede evaluarse por grupos, todos los que son invasivos deben ser estériles y también
pirógenos, haciendo mención que no son lo mismo, el hecho de ser estéril no quita la
posibilidad de producir evaluación de la temperatura por efecto de reacción al fármaco o
partículas extrañas, etc. Ejemplo: Pruebas especiales podemos mencionar, adhesividad,
irritancia de la piel, para los productos antiadhesivos.
Resistencia a la tracción, resistencia al nudo, evaluación de la aguja, grosor y longitud,
para las suturas, velocidad de goteo, tamaño de la gasas, resistencia del regulador de
goteo, para los equipos de venoclisis. Trama, urdiembre, pH, cenizas para gotas. Desplazamiento y resistencia del émbolo, lugar de la conexión luer-lock, para jeringas. Flexibilidad, resistencia al acodamiento, resistencia del balón de fijación, para catéteres y sondas. Como se puede observar existen infinidad de pruebas, dependiendo del material
médico a evaluarse.
3. Material Médico No Fungible
Este es el grupo de Instrumental Médico, donde también puede hacerse control de calidad:
•
Material:
Existen tres grandes grupos de Acero Inoxidable, con dos de ellos martensíticos y
austeníticos, se fabrican los instrumentos quirúrgicos y le denominamos “acero quirúrgico” que es una denominación mas de tipo comercial que técnica, pues solo
constituyen una variedad de acero inoxidable. Cada uno de estos dos grandes grupos están a su vez por varios tipos de aceros, que van a depender de su composición química y de las proporciones que poseen de carbono, níquel, cromo, vanadio,
148
Texto Autoformativo: Unidad VIII
etc. Esta composición química diferente les va a dar características definidas como
dureza, maleabilidad, etc. De tal modo que cada tipo de acero inoxidable va a tener
una dureza definida y una flexibilidad definida, por ello con mencionar la composición del acero, ya sea por fórmula o por su código internacional, esto va a definir sus
cualidades, por tanto es importante definir la composición química del acero a
evaluarse.
•
Aspectos Físicos:
Aquí se puede evaluar su corrosión u oxidación. El acero inoxidable no debe mostrar signos de corrosión u oxidación herrumbrosa, si bien es cierto que se oxida,
esta oxidación no es herrumbrosa, es más no es visible a simple vista.
También se puede medir su dureza, así como la capacidad de corte, cuando sea
necesario.
Lógicamente también se evalúa los acabados como el pulido, la presencia de rebabas,
etc.
8.3. Las Obras de Consulta
Conceptos:
Aquí también debemos diferenciarlos según el tipo de recurso médico a evaluarse, pues
las fuentes de información técnica son diferentes:
1. Medicamentos:
Tal como sucedió en el acápite anterior, medicamentos es lo mas conocido, difundido y
sobre lo que existe mayor cantidad de literatura, así tenemos que las obras con la información sobre control de calidad de medicamentos y materias primas se denominan
Farmacopeas.
De acuerdo con el D.L. 25596 sobre Registro Sanitario, que será derogado al entrar en
vigencia la Ley 26842 emitida en Agosto de 1997, y que entrará en vigencia al publicarse
su Reglamento, en ambos el Perú acepta como Obras Oficiales a las siguientes
Farmacopeas.
•
USP (United States Phormacopeia)
•
NF (National Formulari)
•
BP (British Phormacopia)
•
Farmacopea Japonesa, Helvética. Alemana
•
Farmacopea de la OMS
Una Farmacopea es una obra en la cual figura el método de análisis y los resultados que
debe obtener una molécula. Existen, como se ha visto, varias Farmacopeas, en cada una
de ellas pueden figurar productos en común, pero con diferentes pruebas cualitativas y/
o rangos de aceptación.
149
Gestión Logística
Ejemplo: Ampicilina cápsulas, figura en casi todas las Farmacopeas, tiene muchos aspectos iguales, como peso, color, concentración, etc. Pero la identificación puede variar
los rangos de aceptación, o en la disolución puede usarse ver diferentes solvente, por lo
que los tiempos serán diferentes. Entonces la pregunta válida que surge es con que
Farmacopea realizó el Control de Calidad. La respuesta técnica es con aquella con la
que el fabricante realiza sus controles que es la misma con la se inscribe su técnica
analítica al momento de solicitar su Registro Sanitario.
Otro aspecto que es importante mencionar es que cada Farmacopea tiene actualizaciones periódicas en las cuales eliminan productos, ingresa otros nuevos, se cambia procesos analíticos o se varían los rangos de aceptación. Así mismo periódicamente sacan
suplementos que se van incorporando a su vigencia. Un problema frecuente ocasionado
por estas actualizaciones son los cambios de técnicas analíticas por otras de mayor
tecnología y mayor sensibilidad, pues el cambio tecnológico implica cambio en equipos,
aumento de costos, requerimiento de capacitación y entrenamiento al personal, etc, que
muchas veces algunos establecimientos medianos y pequeños no están en condiciones
de afrontar inmediatamente.
Pero se debe mencionar varios aspectos, en primer lugar una Farmacopea empieza a
circular mucho antes de entrar en vigencia, justamente para permitir los ajustes técnicos
y tecnológicos necesarios, pero no sucede lo mismo con los suplementos que inmediatamente se acoplan a la Farmacopea vigente.
Lo cual genera la necesidad de definir la “vigencia” de una Farmacopea. En el país
emisor de la Farmacopea ésta entra en vigencia unos meses después de su publicación,
indicada en la misma obra y los suplementos lo hacen inmediatamente. Pero hay que
tener en cuenta que las ediciones anteriores no entran en desuso, si lo hacen para los
productos que salen en la última revisión, mas no así para aquellos que no han salido en
esta última edición. Ejemplo: un producto que está en la USP XXII y ha salido su monografía en la USP XXII (última edición), entonces se mantendrá vigente la USP XXII para
ese producto.
Hay que tener en cuenta que cada fabricante puede poseer su propia técnica analítica
que la realiza rutinariamente en forma interna y muchas veces no usa la técnica descrita
en la monografía respectiva de la Farmacopea. En estos casos es válida su técnica propia
para efectos analíticos, pero ello no la exime de cumplir lo indicado en la Farmacopea.
Es decir debe satisfacer los criterios de su técnica propia pero además los criterios de la
Farmacopea. Así mismo hay que considerar que la técnica propia puede usar la misma
técnica que la Farmacopea, lo que no debe hacer es modificar los rangos de aceptación
ampliando sus extremos, pero si es válido hacer lo contrario, pues se estaría siendo mas
exigente que la misma Farmacopea.
2. Material Médico Fungible:
La fuente de información para características técnicas provienen de las especificaciones
técnicas descritas en las Normas Técnicas Internacionales, tales como ISO, DIN, AISI,
etc, así como Normas Técnico Nacionales como ITINTEC y otras propias de cada país
como los del IMSS (Instituto Mexicano de Seguridad Social), normas chilenas, etc.
Así como sucede con los Farmacopeas un mismo material puede estar en mas de una de
estas normas, pero a diferencia de medicamentos podemos encontrar normas con las
especificaciones técnicas y normas de evaluación, aunque esto no es cierto para todos
los materiales.
150
Texto Autoformativo: Unidad VIII
La norma escogida debe ser aquella hoja la cual el fabricante elaboró su producto. Hay
que hacer notar que las especificaciones técnicas son muy semejantes y muchas veces
hay equivalencia entre las diferentes Normas, desde ese punto de vista hay mayor consenso que en medicamentos. Todas estas normas son válidas en el Perú, pero los más
difundidos en la actualidad son las normas ISO.
3. Material Médico No Fungible
Aquí también hay diferentes normas, ISO, AISI, DIN, en lo que se menciona la composición química de los aceros, dándole en cada uno un código diferente, pero hay equivalencias entre ellos. Probablemente los mas difundidos son las normas alemanas DIN,
donde además las tiene diferenciados por tipo de material según su uso. Ejemplo: pinzas de presión, de disección, tijeras, etc, a lo que serán normas para la evaluación como
corrosión, capacidad de corte, dureza, etc.
8.4. Sistema de Pesquisa
Conceptos:
Los Institutos Nacionales de Salud del Ministerio de Salud, a través del Centro de Control de Calidad de Chorrillos, es el ente rector del Control de Calidad y además el órgano
oficial en la ejecución del mismo. A pesar que existen otros organismos privados, autoridades por el Ministerio de Salud para otorgar certificación del control de calidad, el
órgano oficial lo constituye el del Ministerio de Salud.
El Centro de Control de Calidad de Chorrillos realiza rutinariamente el Control de Calidad de Medicamentos, no así para material médico fungible, que solo lo hace a solicitud,
como tampoco el de material médico no fungible, que no realiza, dejando este último
para otros organismos como Universidades.
En lo referente a medicamentos se ha diseñado el sistema de pesquisa por el cual el
Centro de Control de Calidad, realiza toma de muestra al azar en los centros asistenciales
o en el almacén del fabricante o importador.
Los problemas del sistema de pesquisa son diversos, principalmente financiero, al que se
suma la gran carga de trabajo, que hace que el sistema sea lento. A pesar que se están
tomando medidas a fin de actualizarlo tecnológicamente, entrenamiento especializado
de su personal y celeridad en los trámites.
Lo que no se realiza es el sistema de reporte es decir que las dependencias del Ministerio
de Salud u otro sistema de salud no reportan sus problemas referentes a la calidad de los
productos usados, que constituiría una fuente importante de información sobre los efectos “En Vivo” de los productos. Recordemos que el Control de Calidad no evalúa el
fenómeno in vivo, es decir biodisponibilidad o bioequivalencia.
Los productos de calidad emitidos por el Centro de Control de Calidad de Chorrillos
pueden ser apelados por el fabricante o importador, de manera que para a un mal
llamado proceso de Dirimencia. Decíamos un mal llamado pues dirimir implica que un
tercero surge las diferencias planteadas entre ambos querellantes. Sin embargo esta
151
Gestión Logística
“dirimencia” se hace convocando al recurrente y el Centro de Control de Calidad, con su
mismo analista y la decisión de esta prueba es inapelable. En otros términos se constituye en juez y parte.
8.5. Alternativas de Manejo
Conceptos:
La alternativa fundamental es crear un sistema de información, no solo de reacciones
adversas, sino también problemas de menor eficacia o fracaso terapeútico, etc. Con este
sistema se obtendrá valiosa información para efectuar el Control de Calidad. Así se puede hacer además del sistema de pesquisa un sistema selectivo, que pudiera trabajar con
el Centro de Control de Calidad de Chorrillo o con los organismos privados autorizados
para este fin.
De manera tal que se obtendría mayor información de problemas, sería mas dirigido y si
se toma la alternativa de organismos privados entonces mas eficiente en lo que a tiempo
se refiere.
Estas medidas deben de acompañarse de un sistema de información competente, para
poder impedir el uso del lote que no ha aprobado el Control de Calidad. De manera que
detectado un producto con fallas de la calidad se puede informar con la debida celeridad, pues lo que habitualmente sucede cuando se informa, es que el producto ya se
consumió. Algo que también ayuda es hacer pesquisas en los almacenes del fabricante,
pues el Control de Calidad demora varios días, primordialmente cuando se realizan
pruebas microbiológicas, que la técnica exige que pasan 21 días de cultivo. No sucede lo
mismo con el sistema de quejas, pues el producto ya está en el Mercado. Igualmente
debiera realizarse Control de Calidad previo a el otorgamiento del Registro Sanitario.
152
Texto Autoformativo: Unidad VIII
8.6 Registro Sanitario
Conceptos:
Este no es otra cosa que la autorización oficial para producir, impartir o comercializar
productos médicos (medicinas, material médico, reactivos, etc.) alimenticias,
cosmetológicas, pesticidas. Esta autorización es emitida por DIGEMID (Dirección General de medicamentos, insumos y drogas) del Ministerio de Salud.
Por tanto es un requisito indispensable para los insumos de uso hospitalario y por ende
debe exigirse previa a la adquisición de los mismos.
El dispositivo legal que sustenta el Registro Sanitario en el D.L. 25596, que como ya se
manifestó está a punto de ser derogado y reemplazado por la Ley 26842 y su reglamento.
El D.L. 25596 destina una buena parte de su contenido a lo referente a medicamentos y
en forma menos intensa a los otros insumos, y la Ley 26842 es algo menos específica.
153
Gestión Logística
TAREAS DE REFUERZO
TALLER N° 13
Control de Calidad
En un Centro Asistencial se han adquirido una serie de medicamentos, en su
mayoría genéricos mediante un concurso público en el que se exigía al proveedor
ser representante o el fabricante, registro sanitario de todos los productos vigentes
a la fecha del acto, cartas de representación en el caso de importadores, balance
de los dos últimos años para ver la solidez de la empresa, protocolo de calidad
emitido por su departamento especializado o por algún organismo asignado a este
fin y que cuente con la aprobación legal para hacerlo.
Con todas estas exigencias se procede a realizar la adquisición, dentro de los medicamentos adquiridos se compró carbamazepina, levodopa + cabidopa, ácido
valpróico y fenitoína, dentro del grupo de anticonvulsivantes.
Luego de un mes de uso de los productos mencionados el Servicio de Neurología
rechaza el ingreso de los productos que le son derivados de Farmacia y emite un
informe al Almacén oponiéndose al ingreso de los mismos y exigiendo se devuelvan al proveedor y negándose a utilizarlos, debido al incremento de pacientes que
a pesar de seguir el tratamiento habitual están presentando cuadros convulsivos.
El Comité Farmacológico remite las muestras al Centro de Control de Calidad de
Chorrillos, dependiente de los Institutos de Salud del MINSA. Este organismo oficial emite un Protocolo de Calidad indicando que el producto cumple con las
especificaciones técnicas descritas en la Farmacopea Americana USP XXIII, vigente desde 1995.
A pesar de ello persiste la negativa del Servicio de Neurología a seguirlo utilizando,
generando una serie de reclamos de los pacientes usuarios, del Comité
Farmacológico y del Cuerpo Médico, quienes solicitan se rescinda el contrato con
el proveedor y se proceda a una adquisición de un producto de marca registrada
para cada uno de los items mencionados, indicando el nombre y el fabricante, caso
contrario continuarán en su negativa de uso.
154
1.
¿Considera Ud. Que los requisitos solicitados en las bases administrativas
fueron suficientes y correctos? ¿Propondría Ud. alguna modificación? ¿Cuál?.
2.
¿Considera correcto el procedimiento de adquisición?
3.
¿Estima pertinente el reclamo del Servicio de Neurología?
Texto Autoformativo: Unidad VIII
4.
¿El procedimiento seguido por el Comité Farmacológico al solicitar el Control
de Calidad es pertinente? ¿Hubiera Ud. tomado alguna otra actitud?
5.
A la luz de los resultados de Control de Calidad y la pertinaz oposición al uso
de los diferentes estamentos del Centro Asistencial ¿Cuál sería su conducta?
¿Qué medidas tomaría en este momento y cuáles a futuro?
RESUMEN DE LO TRATADO
El Control de Calidad constituye un elemento fundamental a fin de garantizar el
uso de insumos médicos de calidad suficiente para el uso humano. Para ello existen obras y normas internacionales y nacionales destinadas a este fin, así como
organismos oficiales encargado de ello, pudiendo además crearse elementos
coadyuvantes al sistema nacional de pesquisas.
EJERCICIO AUTOEVALUATIVO
Coloque V o F dentro de los paréntesis, según la proposición que se indica es
verdadera o falsa.
1.
El control de calidad se hace solo al producto terminado.
(
)
2.
El control de calidad sólo lo hace el fabricante.
(
)
3.
La biodisponibilidad se refiere a la cantidad absorbida
de medicamento.
(
)
4.
La bioequivalencia es la comparación con el producto inicial.
(
)
5.
Los materiales médicos fungibles tienen pocas pruebas comunes.
(
)
6.
En material médico no fungible se evalúa solo la composición
química.
(
)
7.
Las normas ISO se usan en medicamentos.
(
)
8.
Existen normas técnicas nacionales para material médico fungible.
(
)
9.
El sistema de pesquisa está a cargo del Ministerio de Salud.
(
)
(
)
10. El Registro Sanitario es opcional en material médico fungible.
Compare sus respuestas con las que se presentan al final de este documento y ubique el
nivel de su rendimiento en la tabla de valoración.
155
Gestión Logística
156
Unidad IX
El Módelo Logístico Moderno
157
Gestión Logística
158
Texto Autoformativo
UNIDAD IX
EL MODELO LOGÍSTICO MODERNO
Visto el enfoque presentado en las unidades precedentes, se debe desarrollar e
implementar un sistema logístico que solucione los problemas del modelo tradicional,
en función a conceptos de Gerencia Moderna y que brinde un servicio eficaz, eficiente y
de calidad.
Revisemos el cuadro de las alternativas presentadas en el primer objetivo.
1.
•
Organización acorde con la diferenciación de bienes y servicios hospitalarios y no hospitalarios
•
Conformación de equipos técnicos como apoyo del Sistema Logística.
•
Catalogación y estandarización de bienes.
•
Elaboración de listados de insumos de uso en los establecimientos de salud.
•
Modalidades de Adquisición propias de un Sistema Moderno: Licitaciones,
tercerización de servicios, consignaciones.
•
Disminución de trámites y número de procesos de adquisiciones pequeñas.
•
Abastecimiento en cantidad suficiente y en el momento adecuado.
•
Incorporación de los análisis de costos, costo/beneficio, costo/eficacia como
elementos de decisión.
•
Conformación de un Sistema de Información Logística.
Organización acorde con la diferenciación de bienes y servicios hospitalarios
y no hospitalarios.
Tal como hemos mencionado y sustentado técnicamente los recursos estratégicos representan una inversión económica importante en los establecimientos de salud, por tal
motivo se pretende diferenciarlos a fin de brindarles un manejo profesional, que se va a
reflejar en un abastecimiento a tiempo, en la cantidad y calidad suficiente, y que a la vez
se obtengan condiciones económicas y técnica posibles al centro asistencial.
2.
Conformación de equipos técnicos como apoyo del Sistema Logístico.
Logística es el responsable del abastecimiento, y todo el sistema administrativo y asistencial
hace uso de sus servicios, solicitando sus insumos. Lamentablemente se hace en forma
159
Gestión Logística
desordenada y sin los criterios técnicos suficientes, que recojan innecesariamente al
sistema logístico, haciéndolo ineficiente. Por tal motivo debe fomentarse la formación de
equipos técnicos que conjuntamente con el personal de logística reformen los procesos
y participen en él, consiguiendo un mejor funcionamiento, eficaz y eficiente, brindando la
satisfacción a usuarios internos y externos, así como beneficios a la Gestión.
3.
Catalogación y estandarización de bienes
Uno de los problemas habituales es la multiplicidad de denominadores de un mismo
insumo, haciendo voluminoso el catálogo de bienes, incrementando los rubros en almacén, etc., generando demoras, costos operativos altos e ineficiencia. Una adecuada catalogación y principalmente la estandarización de denominaciones solucionarán este problema y mejorará sustancialmente la operatividad logística.
4.
Elaboración de listados de insumos de uso en los establecimientos de salud
Resulta como consecuencia del proceso anterior, lo importante de ello radica en que se
va a canalizar mejor el manejo de los recursos estratégicos, reduciendo el tiempo de
abastecimiento al tenerlo bien identificado, al mejorar los pedidos con las denominaciones estandarizadas.
5.
Modalidades de Adquisición
La incorporación del concepto de Economía de Escala, con adquisición a largo plazo,
con entrega fraccionada y pagos contra entrega se garantiza al abastecimiento, se obtienen mejores precios y se disminuyen los procesos en logística.
6.
Disminución de trámites y número de procesos de adquisiciones pequeñas.
Tiene que ver con la incorporación de la economía de escala, pues disminuirán notablemente los procesos de adquisición directos, haciendo el funcionamiento de logística
mucho mas versátil, rápido y eficiente.
7.
Abastecimiento en cantidad suficiente y en el momento adecuado
Fundamental este concepto, que involucra a dos procesos importantes, programación de
necesidades y distribución. El primero debe realizarse en función a requerimientos reales acorde con los acontecimientos de salud propios de la localidad. Adicionalmente con
la incorporación de economía de escala, es decir compra por largo tiempo y con entregas
fraccionadas, se entregarán acordes con un adecuado programa de distribución en los
momentos previstos con anterioridad. Esto requiere que el sistema de distribución sea
modificado, tal como hemos mencionado, a fin de conseguir celeridad en la entrega y
cumplimiento de los mismos.
8.
Incorporación de los análisis de costos, costo/beneficio, costo eficiencia como
elementos de decisión.
Con un sistema ordenado y con equipos técnicos de profesionales de otras áreas se
pueden incorporar variables técnicas de decisión, que se realizan para poder tener un
instrumento técnico que permita tomar las decisiones más adecuadas para los intereses
del establecimiento de salud y del equipo de gestión.
9.
Conformación de un sistema de información logística:
Todos estos procesos se verán reforzados con la incorporación de métodos de control y
160
Texto Autoformativo: Unidad IX
seguimiento, utilizando la información existente y el registro real de los acontecimientos
logísticos. Para ello se deberá implementar sistemas de registro y tipos de reporte gerencial,
priorizando el tipo y calidad de la información presentada, evitando reportes extensos y
engorrosos que nadie tiene el tiempo disponible para leer y se hace más fáciles y viables,
deviniendo en una inversión contar con estos equipos.
En suma los cambios del sistema logístico deben ser integrales en todos sus procesos,
amarrando cada uno de ellos, e involucrando en el proceso a equipos técnicos calificados a manera de apoyo y soporte, con lo que en forma conjunta desarrollaría un sistema
sólido, eficiente y de calidad.
¡Buena Suerte y Exitos!
161
Gestión Logística
HOJA DE RESPUESTAS
RESPUESTAS CORRECTAS DE LOS EJERCICIOS AUTOEVALUATIVOS
DE TODOS LOS OBJETIVOS
TABLA DE VALORACIÓN PARA CADA UNO DE LOS EJERCICIOS AUTOEVALUATIVOS
162
GUIA DE TRABAJO APLICATIVO
163
164
ÍNDICE
Introducción
167
Esquema de Trabajo
169
I.
169
Conformación de los Grupos
II. De los Preliminares
169
III. De la Realización del Trabajo
169
1. Selección
172
2. Programación
173
3. Costos
175
4.
176
Adquisiciones
5. Distribución
177
6. Almacenamiento
177
7. Control de Calidad y Dispensación
178
8.
179
Modelo Orgánico-Funcional
165
Gestión Logística
166
Guía de Trabajo Aplicativo
INTRODUCCIÓN
Generalidades
Esta Guía orienta al Equipo de Gestión del establecimiento, para que
elabore su Trabajo Aplicativo del Módulo de Gestión Logística, el
cual servirá de base para la elaboración de un sistema logístico moderno.
El nivel de excelencia que el Equipo de Gestión pueda lograr en esta tarea depende en
gran parte de la responsabilidad de todos y cada uno de sus miembros.
Luego de haber completado el estudio del Texto Autoformativo, nos resta poner en
acción aquello que hemos adquirido, por tal motivo estamos presentando a Uds. un
modelo de Trabajo Aplicativo del Módulo, el mismo que tiene por objeto colocarlos a
Uds. dentro de la cadena de suministros, conocerla interiormente, evaluar su accionar y
detectar sus fortalezas así como sus debilidades. De manera tal que Uds. puedan desarrollar una propuesta integral, viable, que tienda a revitalizar sus fortalezas y solucionar
sus debilidades, y desarrollar el diseño de procesos acordes con los principios de la
Logística Moderna.
En vista que los Recursos Estratégicos representan, como hemos visto, un rubro de
importante participación en el consumo de recurso financiero, y habiendo orientado el
módulo hacia un manejo diferenciado de ellos, hemos escogido un grupo de estos Recursos Estratégicos para el desarrollo del Trabajo Aplicativo, habiendo seleccionado el
rubro de medicamentos por estar dentro de los Recursos Estratégicos y por ser:
•
El más conocido tanto por trabajadores asistenciales y administrativos;
•
Por tener un alto porcentaje del gasto;
•
Porque todos los centros asistenciales lo consumen y adquieren;
•
Porque su manejo involucra un análisis profundo del sistema logístico;
•
y por tener especial interés para el Equipo de Gestión, el manejo adecuado técnico
y racional de los mismos.
Esta propuesta es la recomendada, sin embargo, tal como hemos reiterado en múltiples
oportunidades a lo largo del módulo, los procesos son universales y pueden aplicarse a
cualquier tipo de bien o servicio. Si Uds. consideran utilizar otro bien o servicio para su
trabajo aplicativo, está en libertad de hacerlo, haciendo la modificación o adaptación a
los que hubiera lugar en el ejemplo presentado a continuación.
Objetivo de la Guía
El objetivo de esta Guía es apoyar al Equipo de Gestión para que pueda:
•
Identificar, evaluar y analizar los problemas y fortalezas de su sistema logístico
actual.
167
Gestión Logística
•
Desarrollar un modelo de Sistema Logístico elaborando alternativas de soluciones
viables en la Organización del Sistema y el desarrollo de los procesos logísticos,
dentro de la realidad local y en función a los conceptos de la logística moderna.
•
Aplicar los conceptos e instrumentos aprendidos a situaciones objetivas y reales de
su establecimiento, a través de propuestas de intervención viables y factibles que
pasen a formar parte de la rutina gerencial en el establecimiento.
Metodología de trabajo
1.
2.
Durante 24 días, el Equipo de Gestión elaborará su Trabajo Aplicativo, en base a:
•
La lectura cuidadosa de esta Guía.
•
La aplicación de los conceptos captados a través de la revisión del material
bibliográfico (Texto de Apoyo).
•
La aplicación de los conceptos e instrumentos aprendidos a través del desarrollo del Texto Autoformativo.
El Trabajo Aplicativo, deberá tener la siguiente estructura:
•
Datos Generales
-
Denominación del Trabajo Aplicativo.
-
Autores responsables.
-
Establecimiento de Salud de procedencia.
-
Dirección de Salud
•
Justificación del trabajo.
•
Desarrollo del trabajo.
•
Conclusiones y recomendaciones.
•
Bibliografía utilizada.
Dicho trabajo deberá tener una extensión no mayor de 30 páginas escritas (incluyendo sus anexos).
3.
168
El Trabajo Aplicativo debe cumplir con los siguientes criterios:
•
Pertinencia y relevancia del trabajo en relación a la realidad local del establecimiento.
•
Coherencia interna de las actividades, tareas o fases del trabajo.
•
Aplicabilidad y aporte del trabajo al desarrollo de la gestión interna del establecimiento.
•
Nivel de contribución al conocimiento del ámbito de trabajo y a la problemática
local y regional existente.
•
Potencial de reaplicabilidad en otros establecimientos de salud de la misma u
otra Dirección de Salud.
•
Grado de viabilidad política, técnica, económica y organizativa del trabajo.
Guía de Trabajo Aplicativo
ESQUEMA DE TRABAJO
I. Conformación de los grupos
Los grupos participantes deberán reunir los siguientes requisitos:
•
Los miembros del grupo deben ser del mismo centro laboral o muy cercanos.
•
Siempre debe haber cuando menos un miembro del grupo que sea un profesional de las ciencias de la Salud.
•
Cada grupo elegirá un representante o jefe de grupo.
•
Cada grupo de trabajo escogerá uno de los siguientes grupos farmacológicos
para desarrollar el tema:
-
Anti-hipertensivos,
-
Medicamentos usados en IRA,
-
Anti-inflamatorios no esteroideos,
-
Analgésicos,
-
Anti-parasitarios
Se recomienda no elegir un grupo muy amplio, ejm.: Antibióticos.
Los grupos que deseen trabajar con otros tipos de insumos, sean estratégicos o
no estratégicos, deben definirlos aquí y con un sustento técnico que refuerce su
elección.
II. De los preliminares
Los grupos conformados deberán inscribirse con el coordinador, indicando el nombre
del grupo, sus integrantes, el representante del grupo y el grupo de insumos a tratar.
III. De la realización del trabajo
Tema: “El abastecimiento del (Grupo de Insumos elegido) en el Centro Asistencial ....”
El trabajo tiene dos partes:
•
El abastecimiento actual (Fase de Análisis actual)
•
Propuestas de cambio del abastecimiento (Fase de Aplicación)
Se deberá determinar en la Fase de Análisis actual, el estado de cada uno de los procesos obteniendo información de las áreas logísticas operativas del establecimiento de
salud, donde se desarrolla el trabajo, o de la instancia superior a la cual pertenece y que
posea un sistema logístico.
Para la Fase de Propuestas se deberá establecer las probables mejoras, indicando la
forma de llevarlas a cabo, para cada uno de los seis procesos mencionados (Selección,
Programación, etc.....), indicando las razones para cada una de ellas.
169
Gestión Logística
Se deberá indicar la viabilidad de cada una de las propuestas de mejoras presentadas, y
los beneficios que cada uno de ellos otorgará al MINSA o a la gestión o al abastecimiento
en sí.
El trabajo se deberá ir realizando, de preferencia en paralelo con el aprendizaje de las
unidades diseñadas en el Texto Autoformativo del módulo. A la vez que en el desarrollo,
al tiempo que se desarrolla la primera fase (Fase de Análisis actual) se deberá ir preparando la Fase de Propuestas. Todo ello es posible siempre que se respete el orden de los
procesos, debido a la secuencialidad de los mismos.
170
Guía de Trabajo Aplicativo
ESQUEMA DE ELABORACIÓN DE LA PROPUESTA DEL
SISTEMA LOGÍSTICO MODERNO
171
Gestión Logística
1. Selección:
Relacionada con la Unidad II (Proceso de Selección), fase en la que
Uds. deberán realizar los pasos que caracterizan a este proceso, tal
como se ha desarrollado en el Texto Autoformativo (Unidad II) y en
las tareas de apoyo respectivas.
El objetivo de esta parte del trabajo es que desarrollen los siguientes aspectos:
•
Desarrollo de un Petitorio del grupo de insumos escogido.
•
Desarrollo de un Registro de Proveedores
•
Standarización de denominaciones
Para ello deberán realizar las siguientes acciones:
Fase de Análisis Actual
•
Identifique los medicamentos o insumos integrantes del trabajo en el petitorio
institucional. Si no hubiera manifestarlo así y mencionar si los productos mencionados se usan en el establecimiento de salud.
Ejemplo:
•
Identifique a los proveedores locales que los abastecen en estos rubros.
•
Menciones el nombre con el cual se prescriben los mencionados productos.
Fase de Propuestas
•
172
Listado de medicamentos o insumos incluidos en el estudio.
Guía de Trabajo Aplicativo
•
Fabricantes y Distribuidores de cada uno de los medicamentos e insumos
mencionados anteriormente y si ellos tiene presencia local, en caso de no
tenerla como se les puede ubicar.
•
Relacione la denominación habitualmente utilizada en el centro asistencial
para llamar a los medicamentos o insumos escogidos con su Denominación
Común Internacional (DCI).
2. Programación
Relacionada con la Unidad III del Texto Autoformativo, referente al
proceso de Programación de Necesidades.
En esta parte del trabajo nuestros objetivos son:
•
Determinación de la Necesidad Real de los productos.
•
Cálculo de Proyecciones de Consumo.
•
Programación en base a Morbilidad local o Demanda Real.
•
Elaboración de un cuadro de necesidades para seis meses.
Fase de Análisis Actual
•
Método utilizado en la determinación del Cuadro de Necesidades.
•
Cantidades programadas en los últimos tres meses.
Fase de Propuestas
•
Morbilidad de los daños en los que se utilizan dichos fármacos, o demanda
real del insumo seleccionado.
173
Gestión Logística
•
Proyecciones de consumo según cobertura, demanda y otras variables
epidemiológicas, para seis meses.
(*) Para cualquiera de los casos, indica para cada uno de los meses los factores intercurrentes
que pueda modificar la necesidad; ejm: Variación estacional, operativos de supervisión
prevista, etc.
174
•
Protocolo de terapéutica, si lo hubiese colocar el que se está utilizando, caso
contrario proponer uno, o protocolo de uso del insumo seleccionado.
•
Cuadro de Necesidades para seis meses, utilizando el protocolo como fuente de
los cálculos. Solicitar el Stock existente y calcular la programación ajustada.
Guía de Trabajo Aplicativo
Ejemplo:
•
Valorización del Cuadro de Necesidades, de acuerdo con los últimos precios
obtenidos por el Área Logística, de no contar con ellos utilizar los precios del
mercado.
3. Costos
Relacionada con la Unidad IV, con la inserción de la variable costos
como factor importante en la toma de decisiones.
Los objetivos de este segmento del trabajo aplicativo son:
•
Incorporación de la variable costo en las decisiones.
•
Incorporación del uso de la relación costo/beneficio
Fase de Análisis Actual
•
Utilizan la variable costo en la determinación del proceso de selección o del la
utilización de los recursos propósito del estudio.
Fase de Propuesta
•
Determine los productos alternativos que se pudieran usar en reemplazo de
los enunciados en su protocolo.
Ejemplo: Ampicilina 125mg/5cc suspensión oral sustituible por Amoxicilina
125mg/5cc suspensión oral, en el otro caso de gasolina de 84 octanos por
gasolina de 90 octanos.
•
Determine los costos para los productos propuestos en su protocolo.
•
Compare con los costos de los productos alternativos enunciados.
•
Establezca una relación Costo/Beneficio o Costo/Eficacia entre ellos, resaltando los que apoyan su elección, y en caso contrario seleccione los más convenientes para el Establecimiento de Salud, sin desmedro de la calidad de
atención brindada al paciente o fundamente su punto de vista en caso de no
decidir el cambio.
175
Gestión Logística
4. Adquisiciones
Relacionada con la Unidad V, este segmento del trabajo tiene por objetivo lo siguiente:
•
Utilización de los preceptos de la Economía de Escala.
•
Desarrollo de especificaciones técnicas.
•
Conformación de equipo de Evaluación Técnica.
Fase de Análisis Actual
•
Tipo de adquisiciones realizadas para estos fármacos.
•
Frecuencia de estas adquisiciones en los últimos tres meses.
•
Monto promedio de las adquisiciones de estos fármacos en los últimos tres
meses.
•
¿Cuál fue el método de selección de los postores?
•
¿Cuáles fueron los criterios de adjudicación?
•
¿Qué tipo de evaluación técnica se realizó para la adjudicación y a cargo de
quienes estuvo?
•
¿Qué requisitos técnicos se solicitaron?
•
¿Cuánto tiempo demoró el abastecimiento desde el pedido hasta la entrega?
(Desarrolle un fluxograma de la etapa del proceso y coloque el tiempo utilizado
en él)
•
¿Qué problemas encontraron durante los procesos realizados?
Fase de Propuestas
176
•
Tipo de adquisición que se realizará para los seis meses programados.
•
Especificaciones técnicas de cada uno de los productos, indicando denominación común internacional, forma de presentación y forma farmacéutica.
Guía de Trabajo Aplicativo
•
Requisitos técnicos que se deben solicitar a los postores ejm.: Registro Sanitario.
•
Perfil de los integrantes de la Comisión de Evaluación Técnica.
•
Fluxograma de procesos y el tiempo que se utilizarán en cada uno.
5. Distribución
Relacionada con la Unidad IV, con ello se espera:
•
Diseño de uno o más modelos de distribución acordes con las necesidades
propias de la localidad.
Fase de Análisis Actual
•
¿Se conoce los requerimientos de los centros periféricos que dependen del
centro asistencial en estudio?
•
¿Tienen pre-definidas fechas de entrega?
•
¿Quién se encarga del transporte de estos productos a los centros periféricos?
•
¿Quién asume el costo del transporte?
•
¿Se registra pérdidas o mermas en el transporte?
Fase de Propuestas
•
Defina un cronograma de entregas.
•
Seleccione uno o más modelos de distribución, considerando la viabilidad
de su propuesta.
6. Almacenamiento
Relacionado con la Unidad VII, tiene los siguientes objetivos de trabajo:
•
Control de Proveedores
•
Gestión económica de los stocks.
177
Gestión Logística
Fase de Análisis Actual
•
¿Cuál fue el cumplimiento de entrega de los proveedores en los fármacos o
insumos adjudicados en los procesos de compra de los últimos tres meses?
•
¿Cómo se registra el ingreso de los productos?
•
¿La tarjeta de control visible registra todos los ingresos por adquisiciones realizadas?
•
¿Se lleva un registro computarizado de Kardex?
•
¿En que momento se determina el punto crítico para hacer un nuevo pedido?
•
¿Se lleva un control de la fecha de vencimiento?
•
¿Hubieron momentos de desabastecimiento, por qué tiempo, con qué frecuencia y cuáles fueron sus causas?
•
¿Se han registrado periodos de sobrestock, cuándo, con qué frecuencia, cómo
se manejaron, y cuáles fueron sus causas?
•
¿Se registran pérdidas o vencimientos de los productos, y en que magnitud?
Fase de Propuestas
•
Formato de control de proveedores
•
Formatos de reportes de movimiento de stocks
•
Determinación del lote de entrega, frecuencia de entregas, punto de pedido.
7. Control de Calidad y Dispensación
Relacionado con la Unidad VIII, para alcanzar:
•
Diseño de un modelo de Control de Calidad.
•
Diseño de un sistema de registro de Efectos adversos y secundarios.
•
Diseño de un Modelo de Dispensación.
Fase de Análisis Actual
•
¿Se les realizó Control de Calidad a los productos adquiridos anteriormente?
•
¿En qué ambiente físico se realiza la dispensación (Entrega del producto al
usuario final)?
•
¿Quién está a cargo de la dispensación?
•
¿Se instruye al paciente en el uso durante la dispensación?
Fase de Propuestas
178
•
Diseñe una Hoja de Reportes de Efectos Adversos de medicamentos.
•
Desarrolle un fluxograma para el reporte de problemas de calidad hacia la entidad que les realizará el Control de Calidad.
•
Identifique dentro de los medicamentos que está trabajando, cuales requieren
de condiciones especiales en su uso, que deben informarse al paciente (Ejm.
Administración en ayunas) y un texto informativo para el paciente.
Guía de Trabajo Aplicativo
8. Modelo Orgánico-Funcional
Constituye el último objetivo del módulo, que sólo se puede desarrollar habiendo
completado el aprendizaje del Texto Autoformativo y las lecturas complementarias.
El objetivo es:
•
Preparar un modelo orgánico-funcional del Sistema Logístico acorde con las
propuestas presentadas por Uds. en los acápites anteriores del Trabajo Aplicativo.
Fase de Análisis Actual
•
Elabore un organigrama del Area Logística actual.
•
Determine el número de trabajadores del área y sus funciones.
•
Determine los equipos con los que se cuenta.
Fase de Propuestas
•
Elabore su propuesta de organización del nuevo Sistema Logístico
•
Determine las funciones de cada una de las dependencias colocadas
•
Determine las necesidades de personal de cada área, incluyendo un perfil de
ellos según la actividad a desarrollar.
•
Determine las necesidades de equipamiento requerido.
•
Determine aproximadamente el costo de esta área.
Recuerde que su propuesta debe ser viable. En esta fase es donde debe sustentar
un nuevo modelo y presentar sus necesidades de recursos y determinar sus funciones. Este segmento del trabajo constituye el corolario final de todo lo que Ud. ha
venido desarrollando en los pasos anteriores, los cuales deben guardar relación
entre ellos.
179
TEXTO DE APOYO
182
ÍNDICE
Guía para la lectura de los textos
185
Unidad I
Lectura 1: Resolución Jefatural Nº 118-80-INAP/DNA
187
Unidad II
Lectura 2: Directiva Nº 001-93-INAP/DNA
200
Unidad III
Lectura 3: Cómo estimar las Necesidades de Medicamentos
203
Unidad IV
Lectura 4: Costos para Gerenciar Servicios de Salud
215
Unidad V
Lectura 5: Ley de Contratación y Adquisición del Estado Nº 26850
219
Unidad VI
Lectura 6: Estrategias de Entrega
236
Unidad VII
Lectura 7: Evaluación de Almacenes
251
Unidad VIII
Lectura 8: Ley General de Salud Nº 26842
263
183
Gestión en Logística
184
Texto de Apoyo
GUÍA PARA LA LECTURA DE LOS TEXTOS
El material que tiene en sus manos corresponde al Módulo Gestión Logística del Curso de
Gestión en las Redes de Establecimientos y Servicios de Salud. Este material contiene conceptos e instrumentos relativos a la normalidad y funcionamiento de los procesos logísticos;
de allí la importancia que debe atender a su lectura de cada uno de estos documentos es
actividad. Es necesario, por tanto, que Ud. lea previamente los documentos adjuntos y los
interiorice antes de iniciar las actividades de capacitación, en las que Ud. debe intervenir
activa y participatoriamente.
Cabe mencionar que se están colocando una serie de dispositivo legales imprescindibles
para desarrollar los procesos logísticos y que deben ser de conocimiento de todos los integrantes del Equipo de Gestión, así como los equipos técnicos que desarrollan los procesos
logísticos.
Recuerde que la finalidad de estas recomendaciones es:
Facilitarle un mejor aprendizaje de los materiales de lectura
DE LA LECTURA:
Teniendo en cuenta que la lectura es básica e imprescindible en el aprendizaje dentro de las
actividades de capacitación, creemos que debemos darle algunas orientaciones previas.
Fase Individual:
1. Ud. debe leer atentamente cada uno de los materiales, reflexionando sobre su significado,
importancia y utilidad práctica e inmediata en su institución; si es posible, trate Ud. de
problematizar esos contenidos.
2. Debe Ud. transcribir las ideas más importantes y, si es posible, comentarlas en una
libreta de apuntes o en cualquier instrumento que sirva para tal fin; por ejemplo, fichas.
3. Tome nota que en los textos existen partes resaltadas, con recuadros o en negrita; deténgase un momento en ellas y reflexione sobre las razones para tal resaltamiento y sobre
su relación con lo que Ud. está desarrollando como aprendizaje de los contenidos de la
actividad de capacitación.
4. Si fuera posible, y esto es lo deseable, amplíe Ud. sus conocimientos con lecturas complementarias de la bibliografía que trae cada material.
Fase Grupal:
Hemos comprobado que el aprendizaje es más efectivo cuando se comparte lo aprendido
con otras personas en base a comentarios, discusiones, confrontaciones, etc. Por tanto, le
sugerimos lo siguiente:
185
Gestión en Logística
1. Conforme un círculo de estudios con sus compañeros del equipo de gestión; de suerte
que sea posible reunirse para compartir lo aprendido.
2. Converse y discuta lo que Ud. ha recogido y comentado de sus materiales de estudio.
3. Exija la intervención de los demás miembros del círculo de estudios, sea con otros comentarios y con aportes personales.
4. Confronte sus aportes con los grupos de los demás miembros del círculo de estudios y
discuta las semejanzas y diferencias que existan hasta llegar a un consenso, lo que será
anotado por todos en sus respectivas libretas de apuntes.
5. Enfoque con su círculo de estudios una aplicación inmediata de los contenidos aprendidos y, si es posible, plantee proyecciones a mediano o largo plazo de los mismos.
186
Texto de Apoyo: Unidad I
LECTURA Nº 1:
RESOLUCIÓN JEFATURAL Nº 118 - 80
INAP/DNA
Título:
NORMAS GENERALES DEL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO. 25 de julio de 1980.
RESUMEN
El Sistema Nacional de Abastecimiento se creó el 27 de diciembre de 1977, con la Dirección
Nacional de Abastecimiento, órgano normativo del Sector Público en lo referente al Abastecimiento.
En esta Resolución Jefatural Nº 118-80 INAP/DNA se aprueban siete (07) normas dentro del
grupo denominado Normas Generales del Sistema de Abastecimiento.
Esta norma se relaciona con el Objetivo Específico B1 el Módulo de Logística, pues define varias
de las funciones del sistema de logística en forma integral, así como algunas en particular, refiriéndose a los componentes del Sistema Logístico.
Visto el Informe Nº013-80-INAP/DNA relativo a las
coordinaciones realizadas por la Dirección Nacional
de Abastecimiento con las oficinas Centrales de los
Sistemas Administrativos sobre contenido de las Normas Generales del sistema de Abastecimiento;
CONSIDERANDO:
Que es finalidad del Sistema de Abastecimiento asegurar, gradualmente, la unidad, racionalidad, eficiencia y eficacia de sus procesos técnicos;
Que en el inciso c) del Art. 5º del Reglamento de la
Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control
(D.L.19039) aprobado por D.S.Nº 001-72-CG, establece que la acción de control se realizará ajustándose entre otros a las normas de los Sistemas Administrativos;
Que, en consecuencia, es necesario dictar las normas del Sistema de Abastecimiento, a fin de facilitar
el control y garantizar la eficacia de sus funciones
dentro de una concepción integral;
Que los Proyectos de las Normas Generales elaborados por la Dirección Nacional de Abastecimiento han
sido coordinadas con los Sistemas Administrativos
para evitar interferencias de competencia;
De conformidad con el inciso c) del Art. 12º del Decreto Ley 20316; y, estando a lo propuesto por la Dirección nacional de Abastecimiento y la opinión favorable del Director Técnico;
SE RESUELVE:
Artículo 1º.- Aprobar las siguientes Normas Generales del Sistema de Abastecimiento; las mismas que
forman parte de la presente Resolución:
SA.01
Aplicación de criterios de eficiencia y eficacia.
SA.02
Integridad de Administración del Abastecimiento.
SA.03
Actualización y utilización de información
para el Abastecimiento.
SA.04
Unidad de Adquisiciones de bienes y servicios.
SA.05
Unidad en el Ingreso Físico y custodia temporal de bienes.
SA.06
Austeridad del Abastecimiento.
SA.07
Verificación del estado y utilización de bienes y servicios.
Artículo 2º.- Las Normas Generales señaladas en el
187
Gestión Logística
Artículo anterior, sustituyen a las siguientes Normas
Técnicas de Control Interno emitidas por la
Contraloría General de la República:
104.01
Aplicación del principio de unidad de almacén.
104.02
Inventarios físicos anuales.
104.03
Procedimientos para toma de inventarios
físicos.
105.01
Retiros o bajas del activo fijo.
105.02
Control de vehículos.
140.01
Control de activos fijos.
140.02
Unidad de Abastecimiento.
140.03
Adquisiciones.
Regístrese y comuníquese.
SA.01 Aplicación de Criterios de
Eficiencia y Eficacia
En toda previsión, solicitud, obtención, suministro o
administración de bienes y/o servicios, se precisarán y
aplicarán criterios de calidad, cantidad, oportunidad,
lugar y costo: este último cuando sea pertinente.
I. CONCEPTO
El Abastecimiento, como actividad de apoyo al funcionamiento interno de la organización, debe contribuir al racional empleo y combinación de bienes
y servicios (eficiencia), así como a conseguir los
objetivos propuestos (eficacia) del mejor modo posible.
Para que la contribución sea real y efectiva es necesario orientarla mediante criterios, reglas, pautas o
condiciones previamente establecidas.
De entre muchos, el Sistema de Abastecimiento seleccionó y priorizó, en orden de importancia, la concurrencia obligatoria de los elementos o factores siguientes:
CANTIDAD: Magnitud; todo aquello capaz de aumento o disminución y; por consiguiente, puede
medirse o numerarse.
CALIDAD: Conjunto de propiedades o cualidades que
definen el carácter, índole, importancia o valor de algo.
OPORTUNIDAD : Condición, medida en términos de
tiempo, para que los hechos ocurran en el momento
más conveniente o, sea puntual.
LUGAR: Porción de espacio o referencia espacial
188
donde ocurre algún evento; sitio que ocupa una cosa.
COSTO: Valor monetario que se asigna a un hecho
como resultado de sumar, aritmética o
algebraicamente, el precio de cada componente.
La aplicación de tales criterios en todos los procesos
técnicos de Abastecimiento corresponde a todos los
órganos de una entidad, en especial los de línea o
ejecutivos. El órgano de Abastecimiento los aplica en
ejercicio de sus funciones.
II. OBJETIVO O FINALIDAD
1. Establecer mecanismos que garanticen la contribución del Abastecimiento a la consecución de
resultados institucionales.
2. Rodear de garantías y pautas de medición al ejercicio de la función de Abastecimiento.
III. ACCIONES A DESARROLLAR
1. Las funciones básicas o generales de cada dependencia (también denominada órgano o unidad orgánica) y el planeamiento que realice para
desempeñarlas, constituyen requisito para prever, solicitar y posteriormente administrar, en forma adecuada, sus necesidades de bienes y/o servicios.
2. Al efecto, el órgano de Abastecimiento proporcionará a las dependencias usuarias los instrumentos (también denominados documentos de gestión administrativa), e instrumentos actualizados
que sean necesarias para facilitar la aplicación
de los criterios de eficiencia y eficacia en materia
de Abastecimiento.
3. El órgano de Abastecimiento en forma concentrada con las dependencias usuarias y los órganos competentes, periódicamente conducirá el
ajuste (conciliación o compatibilización) de las
previsiones y solicitudes, son:
a) Disponibilidad presupuestal.
b) Disponibilidad de bienes y servicios en el mercado.
c) Disposiciones en materia de austeridad del
Abastecimiento; y
d) Prioridades de Plan de Actividades de la entidad.
4. Definida y conciliadas las previsiones, prioridades y solicitudes, el órgano de Abastecimiento suministrará los bienes y/o servicios sin introducir
variaciones en los criterios de eficiencia y eficacia
determinados.
Texto de Apoyo: Unidad I
5. El órgano de Abastecimiento establecerá los periodos mínimos de anticipación con que se debe
prever o solicitar los bienes y/o servicios, a fin de
suministrarlos oportunamente. Los casos que no
se sujeten a dichas normas, no derivan en responsabilidad para el órgano de Abastecimiento.
6. A solicitud del órgano de Abastecimiento las dependencias usuarias subsanarán las deficiencias
que se les comunique. La falta de subsanación
paraliza el trámite.
7. El órgano de Abastecimiento, en coordinación con
el de Racionalización, propondrá a la Alta Dirección las medidas de simplificación de procedimientos para hacer más económicas la obtención, el
suministro, administración, etc., de bienes y/o servicios.
8. El órgano de Abastecimiento, previa coordinación
con los órganos de línea o ejecución, propondrá
a la Alta Dirección de la respectiva entidad, las
normas y orientaciones de política para aplicar
los criterios de eficiencia y eficacia en materia de
Abastecimiento.
IV. BASE LEGAL
1. Ley 14816 y complementaria 16360, Orgánica del
Presupuesto Funcional.
2. Decreto Ley 22056, que instituye el Sistema de
Abastecimiento.
3. Directiva Nº 002-79-INAP/DNA «Normas de Programación del Abastecimiento».
4. Directiva Nº 01-89-INAP/DNA «Normas para
Catalogación de bienes».
SA.02 Integridad de Administración
del Abastecimiento
El planeamiento, organización, dirección y control del
Abastecimiento abarcará tanto a los bienes como a
los servicios; y se ejecuta a través de los procesos
técnicos.
I. CONCEPTO
El Abastecimiento es una función de apoyo al funcionamiento interno de una organización social. Se
orienta a suministrar o proporcionar los elementos
materiales (denominados bienes) y las actividades
complementarias para la operación de dichos elementos en estado óptimo o garantizado (denominados
servicios): ambos bienes y servicios, se empleará la
producción gubernativa de servicios públicos, o de
bienes económicos a través de las distintas entidades que constituyen la Administración Pública.
Tales actividades se realizan en campos especializados denominados procesos técnicos, relativamente
autónomos e interdependientes. Son procesos técnicos, de Abastecimiento: catalogación, registro de proveedores, programación, registro y control, adquisición, recuperación de bienes, almacenamiento, mantenimiento, seguridad, distribución y disposición final.
Como cualquier actividad, es posible concebirla y realizarla considerando las fases del proceso administrativo.
La presente norma será aplicada por todas las entidades de la Administración Pública.
En el Abastecimiento intervienen todas las unidades
orgánicas que conforman una entidad pública, de
uno u otro modo; por cuanto la integridad de la función no significa necesariamente exclusividad de su
ejercicio por el órgano de Abastecimiento.
VI. MECANISMOS DE CONTROL
II. OBJETIVO O FINALIDAD
1. El Director General de Administración, o quien
haga sus veces, verificará periódicamente los instrumentos para establecer las condiciones de
Abastecimiento informará, periódicamente, a la
Dirección General de Administración o a la que
haga sus veces y al órgano de Control Interno,
los casos de imprecisión u omisión de criterios
de eficiencia y eficacia.
2. Al momento de realizar acciones de control y evaluación de la gestión, se tomarán en cuenta los
casos frecuentes de imprecisión u omisión de criterios, para establecer sus causas y adoptar medidas correctivas.
Imprimir unidad y racionalidad a la función de Abastecimiento.
V. ALCANCE
III. ACCIONES A DESARROLLAR
1. En todas las entidades de la Administración Pública existirá un órgano responsable, básicamente de desarrollo y conducción de los procesos técnicos para el Abastecimiento, tanto de bienes
como de servicios. El órgano se denominará
«Abastecimiento».
2. Por las coordinaciones que permanentemente
realiza el órgano de Abastecimiento, es recomen-
189
Gestión Logística
dable que forme parte de la Dirección General de
Administración o quien haga sus veces, tanto a
nivel central como desconcentrado.
cializadas, estas últimas sujetarán su actuación
a las normas que formule o adecue el órgano de
Abastecimiento que opere a nivel central.
3. El nivel, denominación genérica, estructuración
interna y cantidad de cargos que adopte dicho
órgano, de la complejidad de las operaciones, cobertura espacial, cantidad y variedad de bienes o
servicios, cantidad de personal, dispersión territorial de actividad de la entidad, etc.
9. El órgano de Abastecimiento que opere a nivel
central de la respectiva entidad, adecuará las normas técnicas de carácter general y formulará las
que sean necesarias a las características
institucionales. También estudiará y propondrá
las medidas orientadas a centralizar y/o realizar
en forma exclusiva algunas acciones de Abastecimiento.
Es conveniente que dependa directamente del Director General de Administración o funcionario
equivalente.
4. Con fines de racionalidad se agrupará el desempeño de los procesos técnicos que, por su naturaleza, se orientan a la captación, clasificación,
conservación, actualización y divulgación de información para optimizar las decisiones del Abastecimiento; a través de:
a) La Catalogación de bienes y de servicios.
b) El Registro de Proveedores de bienes y de
servicios.
c) La Programación del Abastecimiento; y
d) El Registro y Control en el Abastecimiento.
5. El órgano de Abastecimiento evitará duplicar esfuerzos para negociar, y concretizar, en razón a
los intereses del Estado, la obtención o adquisición de bienes y de servicios. La misma regla se
aplicará en acciones de recuperación de bienes.
6. El órgano de Abastecimiento optimizará su intervención en la movilización, utilización, conservación y custodia de bienes y de servicios a través de una estrecha coordinación y agrupación
de acciones para:
a) El almacenamiento, en todas sus formas;
b) El mantenimiento
c) La seguridad integral
d) La distribución racional de bienes y de servicios; y
e) La disposición final.
7. No es necesario, obligatorio, imprescindible, ni
conveniente que se constituya una dependencia
por cada proceso técnico en el órgano de Abastecimiento.
8. En situaciones especiales motivadas por el volumen de acciones, necesidades de control, cercanía territorial con la colectividad usuaria, alto nivel de especialización, u otras, hubiera necesidad
de desconectar algunas funciones de Abastecimiento estableciendo unidades orgánicas espe-
190
10. Las normas formuladas por el órgano de Abastecimiento serán aprobadas por el Director Superior o funcionario equivalente. Se aplicarán por
el propio órgano a nivel central, por órganos
desconcentrados, por los órganos usuarios y otros
que intervengan en acciones de Abastecimiento,
cuando las situaciones así lo exijan o apliquen
alguno de sus procesos técnicos.
IV. BASE LEGAL
1. Decreto Ley 22056 que instituye el Sistema de
Abastecimiento.
2. Decreto Ley 22867 sobre Desconcentración de
acciones de Abastecimiento.
V. ALCANCE
La presente norma será aplicada por todas las entidades de la Administración Pública.
VI. MECANISMOS DE CONTROL
1. Se verificará su existencia, funciones y estructura del órgano de Abastecimiento para cautelar el
ejercicio integral de la función.
2. Revisión constante de disposiciones administrativas e instrumentos de gestión en la respectiva
entidad para detectar cualquier tendencia o interpretación que pueda romper la integridad de
la función de Abastecimiento.
3. Se revisarán las medidas de creación de nuevas
dependencias o desdoblamiento de las existentes
para evitar la atomización o proliferación de las
unidades orgánicas dentro de Abastecimiento.
4. Revisar la creación o existencia de Comités o
Comisiones que puedan estar sustituyendo o duplicando algunas labores del órgano de Abastecimiento. En todo caso se les asignará tareas de
coordinación, de liberación, selección de alternativas o supervisión delegada.
Texto de Apoyo: Unidad I
SA.03 Actualización y Utilización de
Información para el Abastecimiento
Los encargados de los usuarios de la función de Abastecimiento son responsables de actualizar y emplear
permanentemente la información necesaria para orientar la aplicación de los procesos técnicos.
I. CONCEPTO
Información es todo dato o fenómeno que proporciona un nuevo conocimiento o incrementa el actual, sobre la realidad en que opera una entidad.
El Abastecimiento se vale de la información para
orientar, organizar y racionalizar el desarrollo de los
procesos técnicos. Para que sea confiable la información debe ser actual, es decir, reflejar del mejor
modo posible los fenómenos que ocurren en el momento presente.
Además, es necesario que todos los órganos de una
entidad utilicen obligatoriamente la información en
toda acción de Abastecimiento, siguiendo las pautas
y previsiones contenidas en las normas técnicas de
Sistema.
II. OBJETIVO O FINALIDAD
1. Permitir que las decisiones en materia de Abastecimiento, a cualquier nivel, se sustentan en el conocimiento previo de la realidad administrativa.
2. Orientar el Abastecimiento de bienes y/o servicios en las entidades públicas.
III. ACCIONES A DESARROLLAR
1. La información del Abastecimiento se origina y
emplea en todos los procesos técnicos, tanto por
el órgano responsable de esa función como de
cualquier dependencia de una entidad pública
que necesita bienes y servicios y a las cuales se
denomina usuarios.
2. La información de Abastecimiento se procesa,
básicamente, mediante los procesos técnicos de
catalogación, programación, registro de proveedores y, de registro y control.
3. Es objeto de actualización y utilización o empleo,
la información contenida de los instrumentos,
también llamados documentos de gestión administrativa, para el Abastecimiento; entre otros, los
siguientes:
a) Cuadro de Necesidades, de bienes o de servicios
b) Presupuesto Valorado, de bienes o de servicios
c) Plan de Obtención
d) Cuadro de Adquisición
e) Cuadro de Suministro
f) Formularios de Estadísticas del Abastecimiento (en la actualidad para Programación,
Adquisición y Distribución).
g) Ficha de descripción del bien
h) Catálogo de bienes o de servicios
i)
Listados de Proveedores idóneos
j)
Formulario de Evaluación de Proveedores.
k) Informes estadísticos del Abastecimiento
l)
Cuadros de Orientación de Previsión y Distribución
ll) Informes de verificación periódica sobre estado y utilización.
4. El órgano de Abastecimiento adecuará, cuando
sea necesario, los aspectos que sobre el particular contengan las normas técnicas emitidas por
la Dirección Nacional de Abastecimiento, o las
formularán cuando no existan. Dicha
normatividad institucional contendrá plazos, situaciones en que procede, procedimientos y responsabilidades para actualización y utilización de
la información del Abastecimiento.
5. La Dirección General de Administración o la que
hace sus veces coordinará para que en los campos de su respectiva competencia, provean permanentemente de información actualizada al
Organo de Abastecimiento, principalmente los
siguiente:
a) Planificación, especialmente sobre orientaciones de políticas; prioridades, estado de
objetivos, metas y/o proyectos, etc.
b) Presupuesto, especialmente respecto de la
estructura organizativas, planes de acción,
atribuciones, procedimientos y nuevas funciones, etc.
6. El Organo de Abastecimiento instruirá periódicamente a los órganos o personas que sea necesario, empleando los medios disponibles, acerca
de la interpretación y empleo de los instrumentos
que proporcionan información.
IV. BASE LEGAL
1. Decreto Ley 22056, que instituye el Sistema de
Abastecimiento.
191
Gestión Logística
2. Decreto Ley 22867 sobre desconcentración de
atribuciones relativas al Abastecimiento.
3. Directiva Nº 002-79-INAP/DNA «Normas para la
Programación del Abastecimiento».
4. Directiva Nº 01-80-INAP/DNA «Normas para la
Catalogación de Bienes».
5. Directiva Nº 03-80-INAP/DNA «Normas para
Estadística del Abastecimiento».
V. ALCANCE
La presente norma será aplicada en todas las entidades de la Administración Pública.
VI. MECANISMO DE CONTROL
1. El Director de Administración, o quien hace sus
veces establecerá pautas o programas para verificar el cumplimiento de las medidas de actualización y utilización de información para el Abastecimiento.
2. En coordinación con el Organo de
Racionalización, cuando menos una vez al año,
se evaluará la utilidad de los instrumentos del
Abastecimiento para optimizar las decisiones administrativas (normadas, pautadas, programadas
o repetitivas), técnicas (especializadas de apoyo o
de servicio) y/o políticas (estratégicas,
interpretativas, de proyección, etc.).
3. El Organo de Abastecimiento analizará los problemas que se presenten en la transmisión de
información nueva o actualizada y en su actualización para adecuar los instrumentos e instrucciones haciéndolos más simples, integrados y eficaces.
SA.04 Unidad en las Adquisiciones
de Bienes y Servicios
Toda adquisición de bienes y/o servicios será realizada por la Oficina de Abastecimiento. Cuando para
casos específicos temporalmente se encargue a un
órgano diferente, los hará aplicando normas que
emita el de Abastecimiento.
I. CONCEPTO
La adquisición es un proceso técnico de Abastecimiento, de ahí la facultad exclusiva. Consiste en un
conjunto de actividades TECNICO ADMINISTRATIVO-JURIDICAS orientadas a lograr que una entidad pública en representación del Estado, logre la
192
propiedad, disponibilidad o facultad de utilización de
bienes y/o servicios en forma permanente o temporal, derivándose o no una obligación de pago.
En cada entidad pública opera un órgano especializado a cargo de la función de Abastecimiento. Según
las características de la entidad, dicha función se
puede ejercer en forma centralizada o
desconcentrada.
Es necesario garantizar el empleo de formas uniformes de adquisición, para evitar la anarquía o desarticulación, situaciones que dificultarían el control.
II. OBJETIVO O FINALIDAD
a) Evitar la multiplicidad de esfuerzos para un
mismo propósito.
b) Garantizar el desempleo técnico y armónico
de la actividad.
c) Facilitar el control.
III. ACCIONES A DESARROLLAR
1. Por principio, las actividades necesarias para
obtención de bienes y/o servicios debe centralizarse en la dependencia especializada de Abastecimiento, a nivel central o desconcentrado.
2. La norma se aplica para cualquiera de las formas de obtención siguientes: compra, alquiler (locación, conducción, o de locación de servicios no
personales), donación, transferencia, intercambio,
préstamo o comodato, producción o construcción; o cualquier otra que jurídicamente exista o
se establezca.
Las adquisiciones que demandan pago con fondos públicos se sujetan a licitación o concurso
público y a las modalidades o excepciones que
norme la Dirección Nacional de Abastecimiento,
con sujeción a las disposiciones legales.
3. La adquisición se origina en necesidades programadas con anticipación. Se realiza una
vez verificada la inexistencia real o posible
de ellos en la entidad y en áreas de almacenamiento.
4. Las adquisiciones a efectuarse en un periodo se
incluyen y aprueban por el Director Superior o
quien hace sus veces, en el Plan de Obtención
que formula el órgano de Abastecimiento.
5. El órgano de Abastecimiento propondrá al Director Superior a, cargo similar, las normas de
adquisición necesarias para establecer procedimientos simples, breves y ágiles; determinar res-
Texto de Apoyo: Unidad I
ponsabilidades; e implementar mecanismos de información y control.
6. Por excepción, para casos especiales motivados
por la distancia, especialidad, escasez de personal en Abastecimiento o para imprimir mayor celebridad a la adquisición, la Alta Dirección autorizará que ciertas acciones adquisiciones las realice un órgano distinto del Abastecimiento, previa opinión favorable de éste último. La autorización señalará expresamente el tipo de adquisiciones y bienes o servicios que faculta, así como
el periodo de vigencia; en ningún caso será permanente o renovada consecutivamente.
7. Las dependencias que en forma temporal,
sustitutoria y autorizada realicen adquisiciones
se sujetarán a las normas genéricas o específicas en materia de Abastecimiento; asimismo, se
responsabilizan de las actividades que realicen,
informando al órgano de Abastecimiento en la
forma y periodos que éste señale.
IV. BASE LEGAL
1. Artículo 143º de la Constitución Política del Perú,
promulgada por la Asamblea Constituyente el 12
de Julio de 1979.
2. Ley 14816 y complementaria 16360, Orgánica del
Presupuesto Funcional.
3. Decreto Ley 22056 que instituye el Sistema de
Abastecimiento.
4. Decreto Ley 22867 que asignará atribuciones en
materia de Abastecimiento.
5. Directiva Nº 002-79-INAP/DNA «Normas para
programación del Abastecimiento».
V. ALCANCE
La presente norma será aplicada en todas las entidades de la Administración Pública.
VI. MECANISMOS DE CONTROL
quisición de bienes y/o servicios e informará de
su vigencia a los órganos pertinentes.
SA.05 Unidad en el Ingreso Físico y
Custodia Temporal de Bienes
Todos los bienes adquiridos ingresarán físicamente
a la entidad por el Almacén del órgano de Abastecimiento; y para su custodia temporal, esa u otras dependencias aplicarán principios y procedimientos similares.
I. CONCEPTO
El Almacenamiento es un proceso técnico de Abastecimiento orientado a establecer y aplicar pautas para
la ubicación y custodia temporal de bienes en cualquier área física acondicionada con ese fin.
La custodia temporal se inicia con la adquisición y la
recuperación de bienes, las cuales se realizan en formas y modalidades diversas.
El ingreso físico es un acto de incorporación a la
entidad, pasando desde fuera de ella hacia adentro a
través de un lugar previamente establecido. El ingreso es acto formal que origina acciones administrativas para certificarlo, acreditar condiciones e incorporar los bienes al conjunto de la entidad. Son bienes
todos los elementos materiales, individualizables,
mensurables, intercambiables y útiles.
Hay acciones técnicas propias al ingreso físico y custodia temporal de bienes, las cuales necesitan ser precisadas u asignadas a ciertas áreas funcionales, recogiendo las peculiaridades de cada entidad.
La unidad en el ingreso físico y custodia temporal
garantiza acciones racionales y facilitan el control,
en congruencia con el principio contable de «Unidad
de Almacén».
II. OBJETIVO O FINALIDAD
1. Establecer un sólo tipo de vía o canal para el
1. El órgano de Abastecimiento, a nivel central y
ingreso físico de bienes adquiridos a la entidad.
desconcentrado informará a la Dirección Gene- 2. Extender los principios generales de almacenaral de Administración y al Organo de control somiento a todas las áreas que realizan custodia
bre cualquier transgresión de esta norma.
temporal de bienes.
2. Las Oficinas de Contabilidad, Presupuesto y Te- 3. Realizar mejor control de los bienes durante sus
sorería, no dará curso a documentos de adquisiperiodos de custodia, mientras son movilizados
ción, de bienes y/o servicios, tramitados por órgahasta el lugar de utilización directa.
nos no autorizados.
3. La Dirección General de Administración llevará
un registro de autorizaciones temporales para ad-
193
Gestión Logística
III. ACCIONES A DESARROLLAR
1. El órgano de Abastecimiento a nivel central y
desconcentrado contará con áreas físicas acondicionadas especialmente para custodiar temporalmente los bienes que la entidad suministra.
Comúnmente se denomina almacén .
2. La ubicación, capacidad, acondicionamiento, los
medios de acceso, equipamiento y personal de
almacén serán planificados atendiendo a las necesidades y posibilidades de la entidad.
3. Sólo por el almacén del órgano de Abastecimiento, a nivel central o desconcentrado, se realiza el
ingreso físico de bienes adquiridos y/o recuperados.
4. Los bienes con características especiales (caso
semovientes, alimentos frescos, productos
cárnicos, equipos voluminosos, combustibles, productos radiactivos químicos, valores, granos, etc.)
ingresarán:
a) Físicamente por el área de custodia que reúna las condiciones adecuadas aunque estuviera a cargo de otro órgano, el mismo que
asume las responsabilidades.
El titular del almacén de Abastecimiento verificará el hecho y tramitará los documentos.
b) Físicamente a los lugares de custodia contratados especialmente. El titular del almacén de Abastecimiento personalmente realiza o constata la entrega en custodia y tramita los documentos.
5. Aquellos bienes que no puedan ingresar físicamente por ningún almacén de la entidad, o las
operaciones de ingreso resultan antieconómicas
(es el caso de locales, terrenos, construcciones
diversas, equipos instalados, naves, etc.) o urge
utilizarlos de inmediato, por ejemplo: medicamentos, víveres, ropa en casos de emergencia, se asignarán directamente a los encargados de su utilización quienes se responsabilizan del ingreso físico. El almacén de Abastecimiento canaliza los
documentos previa constatación.
6. Los bienes ingresan con la Guía respectiva; comprobándose los datos que contenga: cantidad,
peso, números de serie, estado, funcionamiento y
otros si fuera pertinente; se dejará constancia
del acto de ingreso y de cualquier diferencia.
7. Los bienes que, en aplicación de normas del Sistema de Contabilidad, se consideran de Activo
194
Fijo luego serán codificados por el almacén de
Abastecimiento, para identificarlos individualmente. El código contendrá básicamente datos sobre; la entidad, código que corresponde según el
Catálogo de Bienes aprobado, número correlativo, código de la Cuenta en que se incluye y lugar
al que se asigna. Será colocado en lugar visible
del propio bien, de manera indeleble, los códigos
serán comunicados a la Dirección General de
Administración, responsable de coordinar el control de todo tipo de patrimonio.
8. El órgano de Abastecimiento de la respectiva
entidad, formulará normas específicas de almacenamiento que tendrán aplicación en toda área
destinada a la custodia temporal de bienes, tales
como: cámaras frigoríficas, silos, áreas de exhibición, zonas oficiales de establecimiento, áreas de
reparación, librerías, farmacias, depósitos, cajas
de seguridad, establos, almacenes de venta
periféricos o el convencional de dicho órgano, etc.
Las normas incluirán procedimientos, responsabilidades, condiciones e informaciones que deben proporcionar al almacén del órgano de Abastecimiento.
IV. BASE LEGAL
1. Decreto Ley 22056 que instituye el Sistema de
Abastecimiento.
2. Decreto Ley 22867 de desconcentración de acciones del Sistema de Abastecimiento.
3. Normas de Contabilidad referidas a la afiliación
de Bienes como Activo Fijo: Directiva Nº14-76EF/73-20 y Oficio Circular Nº238-79-EF/76-07.
V. ALCANCE
La presente norma será de aplicación en las entidades de la Administración Pública.
VI. MECANISMOS DE CONTROL
1. El órgano de contabilidad no registrará bienes
ingresados sin intervención del Almacén del órgano de Abastecimiento.
2. El órgano de Abastecimiento llevará un registro
de todas las áreas de custodia temporal (almacenamiento) que operan en la entidad, sus características, ubicación y responsables.
3. El órgano de Abastecimiento informará periódicamente a la Dirección General de Administración o
quien haga sus veces, las irregularidades que de-
Texto de Apoyo: Unidad I
tecte en la tramitación de ingreso de bienes o en el
cumplimiento de disposiciones específicas.
4. Verificar el cumplimiento de la Programación del
Abastecimiento para permitir un flujo regular de
ingreso físico de bienes.
5. Contrastar si son fundadas y procedentes las situaciones que motivan formas excepcionales de
ingreso y custodia temporal.
SA.06 Austeridad del Abastecimiento
En toda previsión, solicitud, obtención, suministro,
utilización y/o administración de bienes y servicios,
se aplicarán los criterios e instrumentos pertinentes
de austeridad que establezca la entidad a propuestas del órgano de Abastecimiento.
I. CONCEPTO
Se entiende por Austeridad del Abastecimiento: la
equilibrada estimación de necesidades de bienes y de
servicios; al empleo mesurado de los limitados recursos asignados a una entidad pública y a su adecuada combinación para obtener más y mejores resultados (productos materiales y servicios públicos), en
beneficio de la colectividad en general.
La austeridad es condición básica del Abastecimiento y su aplicación corresponde a todos los órganos
de una entidad.
Corresponde al órgano de Abastecimiento, en ejercicio de sus atribuciones y funciones, estudiar, adecuar y/o proponer a la Alta Dirección de la entidad
los criterios u orientaciones para aplicación de medidas de austeridad, referidas tanto a bienes como a
servicios. Esos criterios serán recogidos, coordinados
y proporcionados, principalmente, a los órganos de
línea de la entidad.
II. OBJETIVO O FINALIDAD
1. Fijar criterios para hacer más racional el empleo de
los medios materiales que disponen las entidades.
2. Propiciar el empleo de criterios técnicamente elaborados.
III. ACCIONES A DESARROLLAR
1. El órgano de Abastecimiento implantará el tratamiento estadístico de la información que genera
o utiliza, a efecto de tener elementos de juicio
para orientar la austeridad.
2. El órgano de Abastecimiento adecuará a su realidad
institucional los criterios de austeridad que forman
parte de la Directiva Nº 002-79-INAP/DNA «Normas
para la Programación del Abastecimiento». En casos
necesarios establecerá nuevos criterios.
3. Las orientaciones de política que el órgano de
Abastecimiento proponga a la Alta Dirección en
los respectivos planes (Plan de Acción, Plan de
Obtención, etc.) se orientará e implementará las
medidas de austeridad.
4. Para mejor establecer las pautas institucionales
de austeridad, el órgano de Abastecimiento coordinará básicamente con los de Línea, Planificación, Presupuesto, Racionalización y Estadística,
la realización de estudios conjuntos y/o
sincronización de esfuerzos. La medida procura,
además, evitar que presenten discrepancias.
5. Para orientar la austeridad el órgano de Abastecimiento producirá y proporcionará instrumentos e instrucciones; entre otros:
a) Estandarización de bienes y servicios, para
disminuir su excesiva variedad.
b) Relación de bienes y/o servicios catalogados
de los cuales se pueden prescindir.
c) Imprimir datos de los bienes o servicios
programables en Cuadros de Necesidades.
d) Establecer cantidades máximas que pueden
programarse por cada bien o servicio seleccionado. Las cantidades se fijan de acuerdo
a la función, frecuencia de uso, cantidad de
personal, etc.
e) Divulgar los impedimentos o limitaciones así
como las prioridades.
f)
Información de bienes o servicios sin uso,
de acuerdo a verificaciones realizadas, a
efecto de recuperarlos.
g) Planeamiento para mejor uso de vehículo,
imprenta, duplicadores, fotografía, etc.
6. Todos los titulares de órganos son responsables de
supervisar la aplicación de pautas de austeridad del
Abastecimiento en el ámbito de su competencia.
7. La aplicación de medidas de austeridad no significa interferir en el funcionamiento eficiente y eficaz de la entidad.
8. Periódicamente el órgano de Abastecimiento conducirá y coordinará la evaluación de resultados y
de aplicación de medidas de austeridad, con el
fin de proponer su perfeccionamiento.
195
Gestión Logística
IV. BASE LEGAL
I. CONCEPTO
1. Ley 14816 y su complementaria 16360, Orgánica
del Presupuesto Funcional.
La verificación es un acto de constatación física que
realizan personas en representación de la entidad.
Al Sistema de Abastecimiento le corresponde la constatación, en referencia a las unidades físicas, aplicables tanto a los bienes como a los servicios.
2. Decreto Ley 21372 que crea el Sistema Estadístico Nacional.
3. Decreto Ley 20316 que crea el Instituto Nacional
de Administración Pública y establece el Sistema
de Racionalización.
4. Decreto Ley 22056 que instituye el Sistema de
Abastecimiento.
5. Directiva Nº 002-79-INAP/DNA «Normas para la
Programación del Abastecimiento».
V. ALCANCE
La presente norma será aplicada por todas las entidades de la Administración Pública.
VI. MECANISMOS DE CONTROL
1. El Director General de Administración o quien
hace sus veces supervisará las labores de órgano de Abastecimiento para operativizar en la entidad, los criterios de austeridad.
2. El órgano de Abastecimiento informará periódicamente las situaciones de irracionalidad, despilfarro, desequilibrio u otras que revelen la inobservancia de pautas de austeridad en el Abastecimiento.
3. Los titulares de órganos en sus acciones de control y supervisión pondrán especial énfasis en detectar y corregir las situaciones que no se ajustan a pautas de austeridad.
4. En casos de incumplimiento reiterado el órgano
de Abastecimiento aplicará directamente las pautas de austeridad en las necesidades y solicitudes del órgano infractor; comunicando la medida al propio órgano de Control Interno y a la
Dirección General de Administración.
5. Verificar la existencia de instrucciones en materia de austeridad del Abastecimiento aprobadas
por la alta Dirección o nivel que haya delegado.
SA. 07 Verificación del Estado y
Utilización de Bienes y Servicios
Las entidades públicas formularán y aplicarán normas para verificar la existencia, estado y condiciones
de utilización de los bienes y/o servicios de que dispone la entidad.
196
La verificación constituye requisito para realizar, de
manera racional y sobre bases reales, las acciones
de Abastecimiento que resulten necesarios.
Básicamente la verificación se refiere a los aspectos
siguientes: existencia o presencia real del bien o del
servicio (visto como acción o resultado); estado para
apreciar el grado de conservación o deterioro del bien
así como el resultado del servicio; y condiciones de
utilización, para constatar en que se emplea, lugar,
habilidades del responsable, condiciones de seguridad, rendimiento y sobre todo el empleo en beneficio
de la organización en su conjunto (con fines oficiales).
II. OBJETIVO O FINALIDAD
1. Realizar seguimiento a los bienes y servicios con
que cuenta la entidad.
2. Recabar información de las existencias en bienes y servicios para realizar un Abastecimiento
más eficaz.
3. Evitar la acumulación improductiva de bienes o
servicios innecesarios para la entidad.
III. ACCIONES A DESARROLLAR
1. El órgano de Abastecimiento formulará normas
específicas de aplicación institucional para efecto de verificación de bienes y servicios precisando calendarios, plazos, mecanismos, instrumentos y responsabilidades.
2. El inventario físico es una forma de verificación.
Básicamente hay dos tipos; general y de almacén.
a) El Director General de Administración o
quien hace sus veces es responsable de disponer y aprobar los inventarios físicos generales de bienes en uso, por lo menos una
vez al año.
b) El Titular del órgano de Abastecimiento
hace lo propio con inventarios de los bienes que se hallan en custodia temporal en
el almacén de su responsabilidad. Estos
inventarios serán más frecuentes. Los resultados serán informados al Director Ge-
Texto de Apoyo: Unidad I
neral de Administración o quien hace sus
veces. Además, establece pautas para inventariar bienes en todas las áreas físicas para
custodia existentes en la entidad, sea cual
fuere su denominación.
3. Es principio general que en el acto de inventario
no intervenga el personal encargado de la custodia de los bienes. Lo que no impide su presencia
para facilitar la identificación y constatar el acto
por interés individual.
4. Para realizar la verificación denominada inventario físico general el responsable constituirá equipos especiales con personal de:
a) Contabilidad, para proporcionar información
sobre los bienes registrados (características,
valor de adquisición, depreciación, etc.) y compararla posteriormente.
b) Abastecimiento, para verificación en unidades físicas (ubicación, conservación, unidades de medida), a fin de atender necesidades de servicios.
c) Control, para salvaguardar el acto y cumplimiento de disposiciones.
d) Representante de la Dirección General de
Administración que lleva el registro de códigos identificatorios individuales de bienes, su
ubicación y cargos de afectación.
5. La verificación será realizada permanentemente
por todos los titulares de órgano a cualquier nivel, aplicando las disposiciones aprobadas por la
entidad.
6. Verificada la inexistencia del valor monetario de
un bien, en el respectivo documento fuente, procede la valuación, aplicando las orientaciones del
Sistema de Contabilidad. La valuación será realizada por los órganos de Contabilidad y Abastecimiento, en forma conjunta.
7. El órgano de Abastecimiento, en ejercicio de sus
atribuciones, realizará verificaciones por puesto
a los bienes y servicios críticos con que cuenta la
entidad. El informe de los resultados será remitido a los siguientes:
a) Titular del órgano responsable del bien y/o
servicio para que adopte la medidas necesarias.
b) El órgano de Control Interno.
c) El Director General de Administración o
quien hace sus veces.
8. Tal verificación se orientará básicamente, a constatar que los bienes y servicios sean utilizados
permanentemente, para los fines adquiridos o
creados, con fines oficiales, para beneficio general de la colectividad de trabajadores de la entidad; y en condiciones que no signifiquen peligro
para el encargado, riesgo de deterioro o despilfarro.
9. La calificación del estado de inutilidad del bien o
servicio para el funcionamiento de la entidad es
otra forma de verificación. El órgano de Abastecimiento en forma individual o integrando un
equipo especializado, constituido a su iniciativa,
realiza las acciones necesarias. Al efecto aplicará
los criterios claros e inequívocos que haya establecido.
10. Para facilitar la verificación, toda afectación de
bienes o entrega de los mismos se hará contar
en un documento o manera de cargo donde figurarán los datos del bien, el Código individual y
nombres de quiénes reciben y entregan.
IV. ALCANCE
La presente norma será aplicada por todas las entidades de la Administración Pública.
V. BASE LEGAL
1. Decreto Ley 22056 que instituye el Sistema de
Abastecimiento.
2. Decreto Ley 22867 sobre desconcentración de
acciones del Sistema de Abastecimiento.
3. Directiva Nº 002-79-INAP/DNA «Normas para la
Programación del Abastecimiento».
4. Directiva Nº 002-79-INAP/DNA «Normas para
formulación del Plan Integrado de Abastecimiento».
VI. MECANISMOS DE CONTROL
1. La Dirección General de Administración o quien
hace sus veces supervisará el cumplimiento de
los calendarios de verificaciones.
2. Las acciones de verificación que asuma el órgano de Abastecimiento se incluirán en el Plan de
Actividades de la entidad.
3. Verificación de la existencia y cumplimiento de
normas sobre verificación.
4. El titular del órgano respectivo y el servidor al
que se asignó el bien son solidariamente responsables tanto pecuniaria como administrativamente de la pérdida, daño, deterioro o mal uso
de los bienes y/o servicios de su dependencia, es-
197
Gestión Logística
pecialmente si ocurrieron por negligencia en la
aplicación de disposiciones sobre verificación física de bienes y/o servicios.
5. Todos los vehículos de propiedad del Estado llevarán pintado, en lugar visible, un círculo con el
nombre de la entidad a que es afectado. Sólo por
autorización expresa del titular de la entidad y en
casos excepcionales, previamente fundamentados,
se liberará de esa obligación.
6. Se oficiará a las autoridades de tránsito para que
informen de la circulación de vehículos del Estado fuera del horario establecido o que se guarden en locales no oficiales. Excepto los casos
autorizados expresamente por el Titular de la
entidad.
LINEAMIENTOS DE LA POLITICA
DEL SISTEMA NACIONAL DE
ABASTECIMIENTO PARA EL PERIODO
1992-1995
RESOLUCION JEFATURAL Nº 028-92-INAP/DNA
Lima, 19 de febrero de 1992
Visto los Lineamientos de Política del Sistema Nacional de Abastecimiento para el período 1992-1995,
formulado por la Dirección Nacional de Abastecimiento.
CONSIDERANDO:
Que por Resolución Jefatural Nº 020088-INAP/DNA,
se aprobó la Directiva Nº 001-88-INAP/SJ «Normas
para la formulación de los Planes de trabajo de las
Oficinas de Abastecimiento, Capacitación, Personal
y de Racionalización de los Organismos del Sector
Público así como de los Planes Integrados de los Sistemas Administrativos a cargo del INAP».
Que la citada Directiva prevé que en la formulación
de los respectivos planes de trabajo institucionales,
se debe tomar en cuenta los Lineamientos de Política emitidos por las Direcciones Nacionales de los
Sistemas Administrativos.
De conformidad con el Decreto Legislativo Nº 534 y
su Reglamento aprobado por Resolución Jefatural
Nº 455-91-INAP/J.
Con la opinión favorable de Oficina de Asuntos Legales y la Subjefatura del INAP.
198
SE RESUELVE:
Artículo 1º.- Aprobar los Lineamientos de Política
del Sistema de Abastecimiento para el período 19921995.
Artículo 2º.- Disponer la publicación de la presente
Resolución en el Diario Oficial «El Peruano».
Regístrese y Comuníquese:
RICARDO MARTINEZ HUBNER
Jefe del Instituto Nacional de Administración
Pública
Sistema Nacional de
Abastecimiento Lineamientos
de Política 1992-1995
1. Participación de las unidades orgánicas usuarias en la dinamización de la función del
Abastecimiento.
El Abastecimiento como actividad de apoyo al
funcionamiento interno de una organización
debe contribuir a la consecución de resultados
institucionales, mediante el suministro de bienes
y servicios no personales.
Uno de los mecanismos a utilizar para lograr que
la contribución sea real y efectiva deberá ser la
permanente coordinación del órgano de Abastecimiento con las dependencias usuarias y órganos competentes para que el suministro de bienes y servicios no personales sea oportuno con
las calidades y cantidades necesarias, en el lugar
adecuado y el costo más conveniente a los intereses del Estado.
Para tal fin cada año, el órgano de Abastecimiento programará reuniones periódicas con las dependencias usuarias y órganos competentes.
2. Ejecución de programas de simplificación de
procedimientos.
Los procedimiento que se emplean en el desarrollo de las actividades de Abastecimiento, deben ser
periódicamente estudiadas en todos sus detalles,
siempre con el objetivo de convertirlos cada vez
más simples y económicos. Esta necesidad es mayor
en aquellos procedimientos en los que las operaciones se repiten gran número de veces.
Cualquier mejora en el procedimiento, que conlleve consigo un ahorro pequeño de tiempo o de
material en cada operación, puede conducir a importantes economías en el volumen total de operaciones, por tal razón la investigación del procedimiento más simple y económico, sin menoscabo de los controles necesarios, no debe abando-
Texto de Apoyo: Unidad I
narse; porque ningún procedimiento debe considerarse definitivo; por cada nuevo método introducido debe encontrarse uno mejor y la continua investigación del mejor es una función vital
para toda organización.
Las oficinas de Abastecimiento programarán actividades simplificación de sus actuales procedimientos, dentro del marco de las normas técnicas del Sistema.
3. Modernización de las Normas del Sistema.
Desde la creación del Sistema de Abastecimiento
1978, a la fecha se han emitido sucesivas normas que son de aplicación obligatoria por parte
de las oficinas de Abastecimiento del Sector Público, algunas de ellas también de aplicación para
las empresas que constituyen la actividad empresarial del Estado.
Sin embargo la experiencia ha demostrado que
transcurrido el tiempo, determinadas normas
devienen en inaplicables en todo o en algunos
aspectos, en razón a que la realidad socio económico del país evoluciona dejándolas desfasadas
u obsoletas, por lo que se requiere su actualización periódica.
Las oficinas de Abastecimiento de las entidades
del Sector Público, programarán actividades para
implementación de este lineamiento de política,
remitirán a la Dirección Nacional de Abastecimiento las propuestas de modificación que consideren necesarias a las normas del sistema.
4. Formulación y aplicación de medidas de austeridad institucional.
En la Administración Pública es evidente que
todas las actividades no tienen la misma importancia; por lo que ante la escasez de recursos
frente a las crecientes necesidades institucionales,
es necesario adoptar medidas de severa austeridad; esto implica que las oficinas de Abastecimiento en coordinación con los órganos competentes deberán establecer un orden de prioridades, vale decir priorizar que actividades
institucional, y por lo tanto tienen la primera prioridad en la asignación de recursos. Asimismo
establecer que otras actividades son imprescindibles sin duda, pero no tienen la misma importancia de las primeras y que estarán en segunda
prioridad, y qué cantidad de recursos habrán de
asignárseles.
Cada organismo programará la formulación de
pautas institucionales de austeridad aprobadas
a la Dirección Nacional de Abastecimiento.
5. Capacitación y motivación del trabajador de
Abastecimiento.
Capacitación en la Administración Pública se concibe como el conjunto de acciones permanentes imprescindibles de desarrollo educativo, para que el funcionario y servidor público acceda a un nivel técnico
profesional más elevado y a diversas experiencias de
aprendizaje; es en este contexto que la capacitación
se inserta en el proceso de transformación fundamental de la capacidad gubernamental del Estado.
La capacitación desempeña un papel importante en
el desarrollo y motivación del persona, porque a través de ello se logra objetivos individuales y
organizacionales por lo que el trabajador debe estar
en continuo proceso de aprendizaje.
La capacitación se constituye en un medio para la
promoción y ascenso dentro de la carrera administrativa necesario para acceder a niveles superiores
de vida como resultado del esfuerzo personal y colectivo, y de las recíprocas relaciones de interés común dentro del Sector Público y la sociedad.
En tal sentido cada organismo deberá considerar
en su programación acciones de capacitación, teniendo en cuenta que los costos que demanda la
misma constituye una inversión que dará rendimiento en forma de mayores conocimientos y aptitudes y en consecuencia de un personal motivado
y más eficiente. Una buena capacitación producirá
además una mayor satisfacción al trabajador.
6. Supervisión de la actividades de las oficinas de Abastecimiento de los órganos
desconcentrados.
El trabajo administrativo relacionado al Abastecimiento no termina con el conocimiento de las
normas, procesos técnicos, desarrollo de la acciones inherentes a este órgano. Queda aún una
fase muy importante que es la supervisión y el
control de las actividades desarrolladas.
Si se practica un sistema satisfactorio de supervisión es necesario adoptar medidas tendentes a garantizar el desarrollo de las acciones de acuerdo
con los objetivos y metas de la entidad; se trata en
otras palabras, de mantener en una continua evidencia la evolución de las actividades respecto a la
programación, con el fin de poder intervenir oportunamente y no cuando sea demasiado tarde.
En los organismos que tienen dependencias
desconcentradas con autonomía de ejecución
presupuestal, el órgano de Abastecimiento programará acciones de supervisión desde el punto de
vista tanto organizativo como el desarrollo mismo
de los procesos técnicos, a fin de mejorar la eficiencia y la eficacia de la función de Abastecimiento .
Lima, 19 de Febrero de 1992.
199
Gestión Logística
LECTURA 2:
DIRECTIVA Nº 001-93-INAP/DNA
Título:
Normas para la Administración del Registro de proveedores inhabilitados para
Contratar con Organismos del Estado
RESUMEN
El registro de Proveedores es un elemento fundamental en el proceso de selección.
Llevar un adecuado Registro de Proveedores, actualizado, clasificado y con calificación de proveedores, es un arma muy útil en la gestión del abastecimiento. Los «malos» proveedores sólo complican el abastecimiento.
Esta Directiva tiene por función establecer un mecanismo que evite que varios organismos del
Estado contraten con proveedores sancionados por otras entidades del Estado.
I. OBJETO
IV. ALCANCE
Establecer el procedimiento, requisitos, atribuciones
y responsabilidades para la apertura y administración del Registro Unico de Proveedores sancionados
con inhabilitación para contratar con organismos
del Estado.
La norma es de aplicación obligatoria por los Organismos del Estado comprendidos dentro de los alcances del Decreto Legislativo N1/4 717 y su
modificatoria Ley N1/4 26212.
II. FINALIDAD
Mantener comunicación permanente y oportuna entre
el INSP y los organismos del Estado con los proveedores, facilitando su evaluación en el cumplimiento
de sus obligaciones pactadas.
III. BASE LEGAL
200
-
Decreto Legislativo N1/4 534, Ley Orgánica del
Instituto Nacional de Administración PúblicaINAP.
-
Decreto Ley N1/4 22056 que instituye el Sistema
de Abastecimiento.
-
Decreto Legislativo N1/4 717 y su modificatoria
Ley N1/4 26212.
V. DISPOSICIONES GENERALES
1. La conducción del Registro Unico de Proveedores
con inhabilitación para contratar con organismos
del Estado por incumplimiento parcial o total de
sus obligaciones pactadas queda a cargo de la Dirección Nacional de Abastecimiento de INAP.
2. Los organismos del Estado están obligados a llevar
un Registro en el que inscribirán a los proveedores
con los que mantiene o inicia relaciones comerciales y emitirá un reporte trimestral, que será remitido
a la dirección Nacional de Abastecimiento, debiendo contener la información siguiente:
a) Proveedores inscritos en el Registro.
b) Méritos o deméritos de los proveedores con
los que se estableció relación comercial en
el período informado.
Texto de Apoyo: Unidad II
c) Proveedores observados, por no cumplir con
los requisitos exigidos o por haber entregado información que no se ajusta a la verdad.
d) Proveedores que incumplieron compromisos
pactados y que deberá ser incorporados en
el Registro Unico de Proveedores
Inhabilitados.
3. La Dirección Nacional de Abastecimiento, consolidará y calificará la información recepcionada
y establecerá la escala de méritos respectiva. La
información procesada en el Registro Unico de
Proveedores o en el Registro Unico de Proveedores Inhabilitados.
4. La información de los registros podrá facilitarse
a organismos del Sector Público y Privado que lo
soliciten. La información será proporcionada mediante reportes o empleando medios de almacenamiento magnético, los mismos que tendrán el
costo que determine el INAP, a fin de cubrir los
gastos administrativos que demande su procesamiento.
5. El proveedor inscrito en el Registro Unico de Proveedores inhabilitados, no podrá participar en
futuras adquisiciones o provisiones de bienes o
servicios que convoque los organismos del Estado, por cualquier modalidad, por el lapso de dos
años, plazo que deberá consignarse en la resolución correspondiente.
VI. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS
1. Los informes a los que se refiere el Numeral 2
del Rubro V de la presente norma, serán comunicados a la Dirección Nacional de Abastecimiento, por el Director General de Administración o
por intermedio del funcionario de mayor nivel jerárquico en el caso de dependencias
desconcentradas.
2. Los informes de incumplimiento de compromisos en que han incurrido los proveedores contendrán la siguiente información y documentos
en copia autenticada:
a) Nombre o Razón social del Proveedor.
b) Nombres y apellidos del representante legal
del proveedor, así como la libreta electoral y
domicilio legal.
c) Copia de la credencial otorgada por el Registro de Proveedores del organismo.
d) Copia del Contrato suscrito con el proveedor, de no haberlo, remitirá copia de la or-
den de compra u orden de servicio, así como
de la oferta respectiva.
e) Copia de los documentos con los que se exige
el cumplimiento del compromiso, así como
de los descargos que hubiere presentado el
proveedor.
f)
Copia del acta del Comité de Adjudicación
en el que consta el acuerdo de sanción al
proveedor (sólo en el caso de contratos derivados de Licitaciones y Concurso Públicos).
3. La Dirección Nacional de Abastecimiento en representación del INAP, notificará el proveedor
de la comunicación que sobre el incumplimiento hubiere recibido del organismo afectado.
4. La notificación se hará mediante oficio al proveedor y podrá realizarse en forma personal a
través de la Oficina de Trámite Documentario o
por correo Certificado, indicando expresamente
el incumplimiento de las obligaciones pactadas.
5. El proveedor notificado podrá presentar su reclamo mediante recurso de reconsideración.
6. El recurso de reconsideración al que se refiere
el numeral anterior, se interpondrá dentro de
los diez (10) días hábiles de recibida la notificación, será resuelto por el Subjefe del INAP conforme a lo informado por la Dirección Nacional
de Abastecimiento.
7. En el caso que el proveedor no interponga recurso de reconsideración dentro del plazo estipulado, la Subjefatura expedirá la Resolución
respectiva en base a lo informado por la Dirección Nacional de Abastecimiento.
8. Si el recurso de reconsideración es declarado
infundado, el proveedor podrá interponer recurso
de apelación.
9. El recurso de apelación se interpondrá dentro
de los cinco (5) días hábiles de notificada la decisión.
Sería resuelto por el Jefe del INAP.
10. En el caso de que no se hubiera interpuesto
recurso de reconsideración o que haya sido declarado infundado por Resolución consentida
o ejecutoriada, procederá a inscribir el Registro
Unico de Proveedores Inhábiles.
11. Lo resuelto por la Subjefatura o la Jefatura del
INAP, deberá ser notificada en el domicilio legal
que haya señalado el proveedor en el recurso
de reconsideración.
201
Gestión Logística
12. Las resoluciones que remita el INAP para resolver los recursos de reconsideración o apelación
presentados por proveedores que incumplan con
sus obligaciones pactadas, serán transcritas al
organismo afectado y al proveedor sancionado,
debiendo ser publicadas en el Diario Oficial El
Peruano, dentro de los tres (3) días posteriores a
su emisión.
VII. DISPOSICIONES FINALES
1. El plazo para la presentación de los recursos de
reconsideración o de apelación por parte del proveedor, empezará a contarse a partir del día siguiente de haber recibido la notificación perso-
202
nal o del tercer día de haberse despachado la
notificación por correo.
2. Al momento de presentar el expediente con el
recurso respectivo, el proveedor deberá abonar
en la Oficina de Tesorería del INAP montos equivalentes al 1% y 3% de la Unidad Impositiva
Tributaria (UIT), en los casos de reconsideración
y apelación respectivamente, afin de cubrir los
gastos administrativos.
3. Los organismos comprendidos dentro de los alcances de la presente norma, remitirán a la Dirección Nacional de Abastecimiento del INAP, la relación de proveedores inscritos en su registro, a la
fecha de publicación de la presente Directiva.
Texto de Apoyo: Unidad III
LECTURA Nº 3:
COMO ESTIMAR LAS NECESIDADES
DE MEDICAMENTOS
Título:
MANUAL DE LA ORGANIZACIÓN MUNDIAL DE LA SALUD, 1989.
RESUMEN
Presenta las etapas que se siguen en la Programación de Necesidades de medicamentos, aunque
sus elementos sean aplicables a cualquier otro recurso. Distingue a los métodos de Morbilidad
y el de Consumo, estableciendo un paralelo entre ellos. Complementa y refuerza las aplicaciones
vertidas en el contenido del Módulo en lo referente a Programación.
INTRODUCCIÓN
Como se indicó en el Módulo 1, la cuantificación de
necesidades de medicamentos no es simplemente una
labor aritmética sino que necesita planificarse de manera sistemática. Requiere una estructura organizativa
y procedimientos de gestión. Debe haber acuerdo sobre los objetivos y el método o métodos que van a
emplearse. Hay que calcular y obtener los recursos
materiales y financieros necesarios para hacer la
cuantificación y debe programarse la recopilación y el
análisis de datos. El personal ha de estar capacitado,
el trabajo debe ser gestionado, y los resultados deben
archivarse en el sistema de gestión de medicamentos y
utilizarse. Hay que adoptar medidas para proporcionar todas las actividades de apoyo que puedan ser
necesarias, como el adiestramiento para mejorar la
prescripción y la supervisión de existencias y, por último, hay que evaluar la eficacia de la cuantificación.
En el Cuadro 1 se resumen las tareas principales de
un plan de acción y se explican a continuación. Este
módulo debe leerse rápidamente ahora para obtener
un cuadro general del trabajo que va a realizarse. No
se preocupe usted si no entiende todos los detalles,
que se aclararán al abordar los módulos siguientes.
Después de leer éstos, vuelva usted a este módulo y
léalo detenidamente por segunda vez.
1. TAREAS AL PREPARAR UN PLAN DE
ACCION
a. La Fase Preparatoria.Tarea 1: Nombrar a la Persona Responsable.
El proceso de cuantificación requiere un administrador especial, que debe tener autoridad
suficiente para llevar a cabo todas las actividades necesarias y ha de conocer los métodos
que se emplean. Normalmente, el administrador será un farmacéutico principal, un funcionario médico o un administrador principal.
Tarea 2: Formar un Grupo de Trabajo
para Coordinación.
El grupo de trabajo debe comprender:
Administradores médicos y clínicos principales que proporcionen los elementos necesarios sobre las clases de pacientes que han
de tratarse en los diferentes tipos de servicios
para decidir acerca de las listas de medicamentos esenciales y, si se emplea el método
de morbilidad, para organizar la preparación
y la introducción de tratamientos estándar.
203
Gestión Logística
Administradores encargados de información sobre salud que asesoren acerca de
los datos disponibles en relación con volúmenes de trabajo en pacientes y empleo de
medicamentos, y que planifiquen la recopilación de otros datos en caso necesario. Esos
administradores pueden ser tanto
epidemiólogos a nivel del ministerio como administradores y personal encargado de la gestión operativa en regiones y unidades.
Farmacéuticos que proporcionen información técnica y precios de medicamentos.
Funcionarios de finanzas que proporcionen información sobre posibilidades y limitaciones presupuestarias y de divisas.
Tarea 3: Acordar Objetivos Concretos.
El objetivo final de la cuantificación de necesidades de medicamentos es asegurar la
disponibilidad de medicamentos apropiados
para tratar el número de pacientes previsto
en los servicios correspondientes y, de manera más amplia, fomentar y mantener el
uso racional y económico de los medicamentos. Para traducir esos amplios objetivos en
términos operativos hay que responder a una
serie de preguntas prácticas.
1.
Alcance: ¿Cuál va a ser el alcance de
la cuantificación?. Esta decisión
abarca tres elementos:
a. ¿Qué zona geográfica va a cubrirse? La
mayoría de las estimaciones cuantitativas realizadas hasta la fecha han cubierto países enteros, pero los métodos
pueden aplicarse de igual manera en
los planos regional, provincial u otros.
b. ¿Qué instalaciones y servicios de salud van a incluirse? En definitiva, las
estimaciones cuantitativas deben
cubrir todas las instalaciones y servicios de salud. Sin embargo, en general es más fácil proceder por etapas. Hasta ahora, los países que han
introducido la cuantificación sistemática han comenzado con instalaciones y servicios de atención primaria,
es decir, personal sanitario de aldeas,
puestos sanitarios, centros de salud
y servicios preventivos, porque este
nivel de atención es menos complejo
204
Texto de Apoyo: Unidad III
para comenzar y porque constituye
una prioridad en cuanto a mejorar
el acceso a la asistencia sanitaria.
c. ¿Qué medicamentos hay que incluir?
Las estimaciones cuantitativas generalmente se hacen en particular para
cada tipo de instalación o servicio de
salud y deben cubrir la lista aprobada de medicamentos esenciales que
van a proporcionarse para cada tipo.
Esa lista debe decidirse antes de comenzar la cuantificación.
2.
Nivel: ¿En qué nivel administrativo
van a hacerse las estimaciones?
Cuando hay una uniformidad relativa
en todo el país en cuanto al tipo de
morbilidad y al uso de los servicios de
salud, puede hacerse una sola estimación en el nivel nacional. En cambio,
cuando hay diferencias importantes
entre las regiones, puede ser necesario
integrar la estimación nacional por regiones o grupos de regiones con tipos
de morbilidad semejantes. Por ejemplo,
podría establecerse la estimación nacional a base de una estimación hecha
respecto a las regiones montañosas
secas y otra de las costeras húmedas.
También pueden diferenciarse las zonas rurales y las urbanas.
3.
Necesidades especiales: ¿Hay algunas consideraciones especiales que
deban tenerse en cuenta?. He aquí
algunos ejemplos típicos:
a. ¿Se intenta mejorar la eficacia de las
prescripciones en relación con su
costo mediante las estimaciones o
van a fundarse éstas primordialmente en las modalidades existentes de
prescripción?
b. Las instalaciones y servicios cuyas
necesidades se están cuantificando,
¿son nuevas o ya existían, y sus necesidades son fijas o se expanden o
reducen?
c. ¿Están sujetas las estimaciones a un
presupuesto predeterminado o van
a servir de base para elaborar un
presupuesto o para estimular el apoyo
de donantes?
d. ¿Están sujetas las estimaciones a
asignaciones predeterminadas de divisas o van a servir de base para
negociarlas?
e. ¿Existen algunos requisitos especiales respecto a la forma de los resultados, por ejemplo, la presentación de
necesidades calculadas de medicamentos en forma de lotes normales?
4.
Precisión: ¿Qué nivel de precisión
debe buscarse?
En principio, las estimaciones de necesidades de medicamentos deben ser tan precisas como sea posible. No obstante, hay
que tener presente que el nivel de discernimiento diagnóstico que con un sentido
realista puede esperarse varía según sean
las capacidades y los recursos de que dispone cada tipo de servicio. Por ejemplo, el
personal en los servicios de niveles inferiores, como los puestos de salud, puede
no estar preparado o equipado para distinguir entre diferentes tipos de infecciones del oído o diferentes enfermedades
de la piel.
Cuando se emplea el método de
morbilidad puede haber la tentación de
hacer un estudio especial para llegar a
diagnósticos diferenciales precisos y cuantificar las necesidades de medicamentos
específicos para cada uno. Por ejemplo,
para la otitis externa pueden especificarse
gotas de acetato de aluminio y tabletas de
ácido acetilsalicílico, y para la otitis media
bencilpenicilina procaína.
En cambio, cuando el personal que aplica los tratamientos no puede establecer
esa distinción, su estrategia práctica podría consistir en tratar todas las infecciones del oído como otitis externas en primer lugar y administrar el tratamiento con
antibióticos únicamente cuando no hay
mejoría. Entonces las cantidades de medicamentos que en realidad necesita serán las adecuadas para aplicar esa estrategia de tipo experimental.
En la práctica, el nivel de precisión
diagnóstica utilizado debe por tanto reflejar la precisión real que puede lograr
el personal encargado de la asistencia
en los servicios respectivos.
205
Gestión Logística
5.
Frecuencia: ¿Con qué frecuencia deben hacerse cuantificaciones sistemáticas empleando uno de los dos
métodos?
La mayoría de los países trabaja a base de
un ciclo presupuestario anual y por tanto
debe preparar estimaciones anuales de sus
medicamentos. Esto no significa que sea
necesario un ejercicio sistemático de
cuantificación cada año. Cuando se introduce la cuantificación sistemática suelen pasar algunos años para que se estabilice el
sistema de abastecimiento de medicamentos. Una vez pasado ese período, suele ser
suficiente una cuantificación total sólo una
vez cada dos o tres años, con incrementos
normales en los años intermedios para compensar los aumentos de población, las ampliaciones del servicio de salud y cualesquiera problemas que se planteen con determinados medicamentos. Una estrategia útil
consiste en hacer una cuantificación sistemática para los diferentes tipos de servicios
cada año, de manera que todos los tipos se
rehagan cada tres o cuatro años. Esto tiene
particular importancia para evaluar la idoneidad de las estimaciones y ponerlas al día.
Tarea 4: Elegir los Métodos de
Cuantificación
No hay una manera que sea la «mejor» de cuantificar las necesidades de medicamentos. El método utilizado debe elegirse según a) el propósito
para el cual van a utilizarse los resultados de la
cuantificación, b) la disponibilidad real y potencial de los datos necesarios para la cuantificación
y c) la organización del sistema de abastecimiento de medicamentos.
El Cuadro 2 compara las principales ventajas e
inconvenientes de los dos métodos principales
de cuantificación: el método de morbilidad y el
método de consumo.
206
1. El método de morbilidad: cuando se aplica alguna de las condiciones siguientes, el
método de morbilidad puede ser el más apropiado para cuantificar las necesidades de
medicamentos.
a.
Los datos de consumo disponibles son
incompletos o poco fidedignos.
Texto de Apoyo: Unidad III
b.
Los modelos de prescripción no tienen
en cuenta la relación costo-eficacia por
lo que se necesita mejorarlos de manera sistemática.
c.
Probablemente el presupuesto no sea
suficiente para atender las necesidades
estimadas.
d. Las instalaciones o los servicios de salud interesados son nuevos o están
ampliándose o reduciéndose rápidamente, de manera que el consumo anterior no es una guía fiable para los requerimientos futuros.
En teoría, el método de morbilidad debe proporcionar una estimación «más verdadera» de
las necesidades de medicamentos que el método de consumo. En cambio, exige más en cuanto a datos y condiciones necesarias que deben
observar los servicios de salud.
a. Se necesitan perfiles exactos de la
morbilidad, dando la cantidad de pacientes que se espera requerirán tratamiento para cada problema de salud en el tipo o tipos de instalaciones
o servicios cuyas necesidades de medicamentos se están cuantificando.
Cuando se dispone de esos datos, suelen ser incompletos o inexactos o las
dos cosas. Cuando no se dispone de
ellos, el recogerlos puede ser un procedimiento lento, difícil y costoso. Si
se utilizan estimaciones inexactas,
pueden producir graves errores en las
estimaciones de las cantidades de medicamentos.
b.
c.
El proceso de elaboración de tratamientos medicamentosos estándar
fundados en promedios de dosis para
fines de cuantificación (llamados en
bien de la brevedad tratamientos
estándar) puede llevar mucho tiempo,
particularmente en los hospitales, donde es mayor la variedad de problemas
de salud y los tratamientos
medicamentosos son más complejos.
No basta con llegar a un acuerdo dentro del grupo que elabora los tratamientos estándar. Las personas que
formulan las prescripciones deben
aceptar los tratamientos estándar y
seguirlos en la práctica. En otras palabras, aunque el tratamiento de cada
caso variará conforme a los criterios
clínicos, el tratamiento medio prescrito para un problema de salud determinado debe seguir lo que se especifica en el esquema medio de tratamiento.
Cuando la práctica ordinaria de prescribir difiere en forma significativa de lo que se ha especificado en los esquemas medios entonces
habrá discrepancias considerables entre los medicamentos suministrados y los utilizados, y
habrá escaseces y excedentes que probablemente no se habrían registrado con el método
de consumo.
Sin embargo, si los tratamientos medios especificados representan un progreso importante
en la forma normal de prescripción, esas discrepancias pueden considerarse un precio
aceptable a corto plazo, que debe pagarse para
obtener una forma más racional de prescribir
a mediano y largo plazo.
2. El método de consumo: En los sistemas
de abastecimiento de medicamentos bien
establecidos y con fondos suficientes, buen
control de existencias, distribución
confiable y prescripción racional, las demandas de medicamentos suelen fundarse en proyecciones del consumo anterior.
Si se cometen errores, por ejemplo porque
un nuevo medicamento sustituye a otro
antiguo o se utiliza mucho más de lo previsto, esos sistemas están bastante cerca
de los abastecedores y suficientemente
bien organizados para corregir rápidamente esos errores.
Es preferible el método de consumo si se satisfacen las condiciones siguientes:
a.
b.
Se cuenta con datos precisos de consumo o pueden obtenerse con cierta
facilidad.
El método de consumo estima las necesidades de medicamentos fundándose en el consumo real de cada medicamento por millar de pacientes en
una muestra de servicios «estándar»,
donde la clase de morbilidad tratada
se considera razonablemente representativa para los servicios del tipo o
tipos respectivos, y los tipos y cantidades de medicamentos prescritos se
consideran apropiados. Por tanto,
207
Gestión Logística
debe haber un número suficiente de servicios «estándar» que satisfagan esos
criterios de morbilidad representativa y
prescripción aceptable. En caso contrario, el cálculo tendrá que fundarse en
formas atípicas de morbilidad o en prácticas irracionales de prescripción, o en
las dos cosas, y los suministros de medicamentos serán inapropiados.
c.
Los abastecimientos de medicamentos en los servicios «estándar» han
sido adecuados (en la práctica, no
se han agotado los medicamentos
esenciales durante más de tres meses en el año). Cuando la escasez
de medicamentos es excesiva, resulta muy difícil calcular el consumo de
medicamentos que podría haberse
efectuado si las existencias hubieran sido suficientes.
d. La gestión de las existencias es razonablemente buena y las mermas
y pérdidas por caducidad, deterioros
y robos no son excesivas.
Los criterios a) y b) significan que el método
de consumo es difícil de aplicar o inapropiado para servicios nuevos o para los que se
amplían o reducen rápidamente.
Si se llenan esas condiciones, el método de
consumo es rápido, requiere menos datos y
cálculos, y es menos probable que las cantidades estimadas difieran mucho de las cantidades de medicamentos que se están abasteciendo.
3. Adaptar el método a la situación: en resumen, puede verse que ninguno de los dos
métodos es siempre mejor; simplemente se
adaptan a diferentes condiciones y objetivos.
El método de morbilidad es en general mejor
para servicios nuevos o en rápida evolución,
o donde los servicios se están reorganizando considerablemente. También es mejor
cuando las prácticas de prescripción son costosas e irracio-nales porque proporciona una
base sistemática para mejorarlas. Por último, se adapta bien al desarrollo del sistema
de abastecimiento de medicamentos por lotes.
El método de consumo es en general mejor
en las circunstancias opuestas. Es decir, para
programas estables donde la provisión de
fondos, la gestión de medicamentos y la pres-
208
cripción son razonablemente buenas. También es más fácil de aplicar en servicios como
los hospitales donde hay una mayor variedad de problemas de salud y los tratamientos son más complejos.
En la práctica, tal vez lo más eficaz sea la
aplicación de los dos métodos combinados.
Por ejemplo, podrían hacerse estimaciones
iniciales por el método de morbilidad para
establecer una base a partir de la cual co-
menzar, y una vez logrado esto puede emplearse el método de consumo. O bien, podría aplicarse primero el método de consumo para mejorar la cuantificación en poco
tiempo y luego el método de morbilidad podría irse aplicando progresivamente para
cada tipo de instalación o servicio, de manera que puedan revisarse y mejorarse las normas de prescripción.
Texto de Apoyo: Unidad III
Tarea 5: Hacer una Lista de Tareas y Calcular y Obtener Recursos y Presupuesto
En el Cuadro 1 se enumeran las tareas principales propias de la cuantificación. En principio, la cuantificación es parte del trabajo
normal del sistema de gestión de medicamentos y la hará el personal del servicio de
salud. No obstante, si por primera vez se va
a hacer de manera sistemática, habrá una
cierta cantidad de activi-dades adicionales
para las cuales se necesitarán recursos y
presupuesto especiales. Por ejemplo, tienen
que cubrirse los gastos de viaje y subsistencia del grupo de trabajo. Si se emplea el método de morbilidad, también deben cubrirse
los gastos del grupo encargado de preparar
los tratamientos medicamentosos estándar
más comunes para cuantificar las necesidades. Cuando hay que reunir datos del consumo habi-tual de servicios «estándar» dispersos o cuando se necesita un estudio de
morbilidad, a base de muestras, también es
probable que se requieran recursos y presupuestos adicionales o por lo menos la autorización para gastar los ya disponibles.
indica el tiempo de su comienzo, duración y
terminación. Las dependencias que se establecen entre tareas, donde una tarea determinada sólo puede comenzar cuando otra
u otras precedentes se han terminado, puede mostrarse mediante líneas puntea-das
entre las tareas correspondientes.
Por lo que respecta a la gestión en sí del
programa, pueden distinguirse dos aspectos:
la gestión del trabajo, es decir, asegurar que
las tareas se llevan a cabo conforme al
programa, y la supervisión técnica para resolver rápidamente problemas y lograr que
se realicen debidamente el acopio de datos y
los cálculos.
El aspecto de la gestión sigue un curso relativamente directo. El programa de trabajo
acordado, tal como se presenta en el diagrama de control del programa, indica cuándo
debe comenzar cada tarea o etapa, su duración y su tiempo de terminación.
El control y la supervisión de carácter técnico pueden ser un tanto más exigentes. Aquí
los principales requisitos son que el director
del proceso de cuantificación o uno de los
miembros principales del grupo, debe revisar periódicamente las actividades de acopio de datos y los cálculos subsiguientes, y
estar disponible cuando el personal subalterno necesite asesora-miento en caso de dificultad.
En el Módulo 5 se presentan los detalles relativos a la preparación de los tratamientos
medicamentosos estándar más comunes.
Tarea 6: Tareas del Programa.
Es importante programar las diversas tareas;
primero, para ver cuándo se necesitarán los
recursos necesarios y lograr que se disponga de ellos y, segundo, para conseguir que
las diversas tareas se realicen sucesivamente en un orden lógico y coordinado. Un programa concertado ayuda también a lograr
que los resultados puedan obtenerse en los
momentos apropiados para su uso en el sistema de planificación del abastecimiento de
medicamentos.
Un medio visual sencillo para resumir su
programa es el diagrama de control, como
se muestra en la Figura 1. La escala de tiempo se muestra en la parte superior y cada
tarea aparece en forma de una barra que
Tarea 7: Hacer una Lista de Problemas
de Salud que han de Tratarse en los Servicios Correspondientes:
Decidir qué problemas de salud van a tratarse en el tipo o tipos de servicios que se
incluirán en la cuantificación es asunto de
209
Gestión Logística
política sanitaria que rebasa con mucho la
cuantificación de medicamentos. La importancia de esas decisiones para la
cuantificación está en que son etapas preparatorias importantes para poder elaborar
las listas de medicamentos esenciales o, si
ya se cuenta con esas listas, para poder revisarlas. Los medicamentos a suministrar
dependerán de los pro-blemas de salud que
cada tipo de servicio se considere capaz de
diagnosticar y tratar. Esas decisiones son
también el punto de partida para preparar
los tratamientos medicamentosos estándar
medios que se necesitan en el método de
morbilidad.
El procedimiento para esta tarea se describe en el Módulo 4 de este manual de Cómo
Estimar las Necesidades de Medicamentos.
Tarea 8: Seleccionar los Medicamentos
Apro-piados para cada Problema de Salud con Objeto de Establecer una Lista
o Listas de Medicamentos Esenciales
para los Servicios Correspondientes y
Agregar Datos Sobre Envases y Precios.
En el Módulo 4 de este manual se explica el
procedimiento para llevar esto a cabo.
Tarea 9: Formar al Personal en Métodos
de Cuantificación.
En el Módulo 1 de este manual de Cómo
Estimar las Necesidades de Medicamentos
ya se expuso un esquema indicativo para
un curso de capaci-tación.
b. La fase de Cuantificación.Tareas 10-15: Acopio de Datos,
Cuantificación, Estimación de Costos,
Ajuste al Presupuesto, Cálculo de Cantidades Finales por mil Casos
En los Módulos 5 a 8 de este manual de
Cómo Estimar las Necesidades de Medicamentos, se explican de manera detallada
estas tareas, relativas al acopio de datos, procedimientos de cálculo, estimación de costos, ajuste de cantidades estimadas para
adaptarse al presupuesto (en caso necesario) y cálculo de cantidades finales de medicamentos por mil casos (para distribuir los
medicamentos a los distintos servicios).
210
Tarea 16: Transmitir a los Administradores los Resultados Obtenidos para
Efectuar Pedidos y Destinar Medicamentos a los Distintos Servicios.
Sólo será eficaz la cuantificación si se transmiten sus resultados a los administradores
del sistema de abastecimiento de medicamentos de manera oportuna y conveniente. Los
resultados que van a utilizarse para hacer
pedidos de medicamentos deben estar listos
a tiempo para aprovecharlos en el ciclo de
elaboración de presupuesto y envío de pedidos. De manera análoga, si se van a utilizar
las estimaciones para decidir las cantidades
de medicamentos que van a distribuirse a
los distintos servicios, deben ponerse a disposición de los centros de distribución y de
los propios servicos con bastante anticipación.
Tarea 17: Proporcionar Capacitación en
Materia de Prescripción y Gestión de
Existencias.
Los dos métodos de cuantificación utilizan
«normas» para prescribir bien. El método de
morbi-lidad define específicamente las cantidades medias de medicamentos requeridas
por tratamiento estándar para cada problema de salud. El método de consumo hace lo
mismo implícitamente fundado la
cuantificación en las modali-dades de consumo de los servicios «estándar» donde se
considera aceptable la prescripción.
Por tanto, es importante asegurar que las
personas que recetan en los servicios cubiertos por los procesos de cuantificación,
basen sus prescripciones en los tratamientos estándar medios que se han utilizado
para cuantificar necesidades. De otra manera, los medicamentos suministrados estarán basados en normas racionales en tanto que la prescripción continuará en gran
parte como antes, y seguirá habiendo carencias y excedentes.
Para mejorar las prescripciones y la administración de existencias puede emplearse
una serie de métodos:
a.
Difusión de los programas de tratamiento estándar medio utilizados para cuantificar necesidades (si se emplea el método de morbilidad). Los programas deben ir acompañados de una explicación
Texto de Apoyo: Unidad III
breve y clara del concepto fundamental
de los programas estándar de tratamiento. (En el Módulo 5 de este manual de
Cómo Estimar las Necesidades de Medicamentos se explican éstos). Este material debe distribuirse a las personas que
recetan en todos los servicios cubiertos
por el proceso de cuantificación.
b.
c.
d.
e.
Difusión de los programas de tratamiento
clínico con medicamentos. Como se explicará con más detalles en el Módulo 5
de este manual de Cómo Estimar las Necesidades de Medicamentos, los tratamientos estándar utilizados para fines
de cuantificación sólo dan el promedio
de cantidades de cada medicamento necesario para todo un tratamiento normal de cada problema de salud. No indican lo que debe administrarse a los distintos pacientes. En otras palabras, no
son programas de tratamiento clínico. Sin
embargo, una vez establecidos los programas de cuantificación, a partir de ellos
pueden ir elaborándose progresivamente programas clínicos y distribuirse a las
personas que recetan en forma de notas tera-péuticas para ir elaborando un
manual de terapéutica.
Los diagramas murales son también un
buen vehículo para resumir programas
de tratamiento medicamentoso. Constituyen un apoyo valioso a la información
proporcionada en manuales porque pueden consultarse de una ojeada y conseguir de ese modo que todo el personal
de salud recuerde cons-tantemente las
normas de tratamiento que deben aplicarse.
Los tres métodos antes mencionados deben apoyarse con seminarios didácticos,
en particular para agentes de atención
primaria de salud, pero también para médicos, con objeto de explicar cómo se han
desarrollado y puesto al día los tratamientos estándar y por qué deben seguirse
las pautas.
Los grupos de consenso terapéutico pueden también ser útiles. Se trata de grupos donde algunos expertos presentan y
examinan pautas de tratamiento
estándar con las personas que recetan,
con el propósito de llegar a una política
de tratamiento concertada.
f.
La vigilancia de las pautas de prescripción es otra importante actividad de apoyo para mejorar la forma de prescribir.
El personal médico de supervisión debe
vigilar, durante sus visitas de inspección,
si se están cumpliendo los programas
de tratamiento medicamentoso recomendados, e investigar las razones de
cualesquiera desviaciones importantes.
g.
La enseñanza del principio básico de la
administración de existencias. Es importante llevar registros sencillos de las
existencias y observar normas adecuadas de almacena-miento y seguridad, por
ejemplo, la de registrar inmediatamente
toda entrada y salida.
Tarea 18: Evaluar el Proceso de
Cuantificación e Introducir las Mejoras
Necesarias
La cuantificación de necesidades de medicamentos tiene como objetivo lograr que
pueda dispo-nerse de medicamentos apropiados para tratar el número esperado de
casos en cada servicio de salud y, de manera más general, fomentar el uso racional y
económico de los medicamentos.
Sin embargo, la amplitud con que se alcanzan esos objetivos últimos no puede emplearse para evaluar la eficacia de la
cuantificación. Porque, como se indicó en el
Módulo 1, la cuantificación es sólo un ingrediente del sistema de administración de
los medicamentos. Todos los demás (selección, adquisición e inspección de la cali-dad,
distribución y almacenamiento, pres-cripción
y consumo) también tienen que llevarse a
cabo con eficacia para alcanzar los objetivos últimos antes señalados.
Por tanto, debemos volver a la evaluación
de la eficacia con la que se han llevado a
cabo las diversas tareas del proceso de
cuantificación. Esas tareas se resumen de
manera conveniente en los objetivos del propio manual en el Módulo 1 y se utilizan aquí
como criterios de evaluación.
Objetivo 1. Determinar la necesidad de
una cuantificación más sistemática.
Esta determinación sólo puede dar como resultado, por lo menos, la decisión de que se
necesita una cuantificación más sistemáti-
211
Gestión Logística
ca. Cuando se hace minuciosamente, proporciona un diagnóstico de los problemas
prioritarios, como la prescripción irracional
o el tipo de servicios que más necesitan una
mejor cuantificación. A su vez, este diagnóstico proporciona una sólida base sobre la
cual fijar objetivos prácticos concretos para
la cuantificación.
Objetivo 2. Fijar objetivos prácticos concretos para las estimaciones que han de
hacerse.
Aquí las dos cuestiones fundamentales son:
a.
Los objetivos fijados, ¿abarcaron los problemas prioritarios?
b.
¿Fueron los objetivos suficientemente
claros para evitar confusiones al realizar el trabajo?
Objetivo 3. Elegir el o los métodos más
apropiados.
Aquí la evaluación gira alrededor de las cuestiones siguientes:
a.
b.
El método o los métodos de
cuantificación escogidos, ¿permiten alcanzar los objetivos fijados?
Si ha habido dificultades, ¿las resolvería
una elección diferente de metódo o métodos o se necesitan otros cambios, por
ejemplo, mejor recopilación de datos?
Objetivo 4. Decidir qué problemas de
salud van a tratarse en los diferentes tipos de servicios.
Decidir qué problemas de salud pueden tratarse en los diferentes tipos de servicios es
una etapa preparatoria importante antes de
elaborar o revisar listas de medicamentos
esenciales para esos servicios y también
antes de decidir acerca de los tratamientos
estándar medios si se utiliza el método de
morbilidad. Como ya se indicó, esas decisiones son asuntos de política del servicio de
salud, que rebasan la cuantificación de las
necesidades de medicamentos. Al tomar esas
decisiones los criterios fundamentales son,
por una parte, el tipo de morbilidad a tratar
y, por otra, las posibilidades de diagnóstico y
te-rapéutica con que cuenta cada tipo de servicio.
El proceso de cuantificación en sí no proporcionará muchos datos nuevos sobre la
212
propiedad de las decisiones adoptadas,
pero debe vigilarse la experiencia del personal que proporciona asistencia para
ver si se producen efectos imprevistos. Por
ejemplo, en algunos niveles el personal
puede ser menos capaz de lo que se pensó al diagnosticar determinadas afecciones o utilizar ciertos medicamentos, lo que
puede llevar a prescribir indiscriminadamente. Por otra parte, cuando se decide que ciertos problemas de salud sólo
pueden tratarse en servicios de más alto
nivel, pueden ocasionarse retrasos en los
tratamientos si los pacientes se niegan a
ir a esos servicios.
Objetivo 5. Preparar o revisar listas de
medicamentos esenciales.
Esta tarea en rigor es parte de la selección de los medicamentos y no de su
cuantificación, pero también es un ingrediente de la cuantificación demasiado importante para pasarlo por alto. En el Módulo 4 de este manual de Cómo Estimar
las Necesidades de Medicamentos se explica con ciertos detalles y merece la pena
evaluarlo junto con el proceso de
cuantificación.
En principio, la eficacia con que se haya
realizado esta tarea puede evaluarse en
rela- ción con los criterios para seleccionar medicamentos esenciales (enumerados en el Módulo 4, Cuadro 4.4 de este
manual de Cómo Estimar las Necesidades de Medicamentos) (ver referencia).
Aquí deben formularse tres preguntas:
a.
b.
c.
¿Alguno de los medicamentos seleccionados se aparta demasiado de esos
criterios?
¿Se ha visto que las listas son adecuadas para atender las necesidades
del paciente?
¿Ha sido capaz el personal de utilizar debidamente los medicamentos y,
en caso contrario, qué cambios podrían introducirse en la lista o listas
respectivas de medicamentos esenciales?
Objetivo 6. Preparar o revisar programas
de tratamientos medicamentosos
estándar con fines de cuantificación a
Texto de Apoyo: Unidad III
base de dosis medias (sólo para el método de morbilidad).
d.
En el Módulo 5 de este manual de Cómo
Estimar las Necesidades de Medicamentos se explica en detalle el procedimiento
para realizar esta tarea. Los criterios con
los que se decide el tratamiento estándar
medio son esencialmente los mismos que
los criterios seguidos para seleccionar
medicamentos esenciales (enumerados en
el Módulo 4, Cuadro 4.4 de este manual
de Cómo Estimar las Necesidades de Medicamentos), que se complementan mediante la orientación de clínicos con experiencia en el tratamiento más apropiado (es decir, la forma farmacéutica y concentración más adecuada del medicamento, la dosis media, el promedio de veces
que debe administrarse diariamente y el
número de días que debe seguirse el tratamiento).
Aquí deben responderse cuatro preguntas:
a.
b.
c.
Los programas de tratamiento medio,
¿cumplen con los criterios establecidos en el Cuadro 4.4 de este manual
de Cómo Estimar las Necesidades de
Medicamentos?
¿Existen objeciones con fundamento clínico a los programas? Por ejemplo, que las dosis sean demasiado
altas o demasiado bajas o que el tratamiento debiera ser más corto o más
prolongado.
¿Hay objeciones a los programas por
razones prácticas, logísticas o culturales? Por ejemplo, una serie de inyecciones cada seis horas durante
dos días podría ser el tratamiento
clínicamente ideal para una enfermedad determinada, pero no está en absoluto bien adaptado al tratamiento
ambulatorio, especialmente si los pacientes tienen que desplazarse distancias considerables para obtener
su tratamiento. De manera análoga,
un pesario o un supositorio podría
ser clínicamente ideal para ciertas
afecciones, pero extraño o
culturalmente objetable para los pacientes.
Una vez más, la pregunta final es: ¿Cuál
ha sido la experiencia práctica con esos
programas de tratamiento medio?. Pero
esta pregunta va más allá de la idoneidad de los programas mismos e incluye
cuestiones de comunicación y enseñanza como las examinadas en la tarea 17
antes descrita. Por tanto, aquí se exponen las principales cuestiones subsidiarias:
1. ¿Se han publicado y proporcionado
a las personas que prescriben los programas de tratamiento medio?
2. ¿Se han comprendido los programas?
¿Van acompañados de enseñanzas
y explicaciones suficientes?
3. ¿Han sido aceptados y aplicados los
programas?. En caso contrario, ¿por
qué razones?
Objetivo 7. Reunir datos de morbilidad
y consumo de medicamentos de fuentes
habituales o, cuando sea necesario, mediante estimaciones especiales.
La forma más práctica y útil de evaluar
la calidad de los datos y la eficacia de la
reco-pilación es llevar un registro bastante
detalla-do de lo que se ha hecho y de los
problemas encontrados. Para cada tipo
de datos pueden formularse cinco preguntas:
a.
¿Fueron asequibles los datos o tuvieron que recogerse de manera especial?
b.
¿Estaban completos los datos?. Si
hubo deficiencias, ¿cuáles fueron y
por qué las hubo?
c.
¿Fueron fidedignos los datos?. En
caso contrario, ¿qué aspectos plantearon los problemas y por qué?
d.
¿Fueron suficientemente detallados
los datos para fines de cuantificación?. En caso contrario, ¿qué aspectos faltaron y cómo se resolvieron
los problemas?
e.
¿Qué medidas se han adoptado para
mejorar la integridad y la calidad de
los datos?.
213
Gestión Logística
Objetivos 8 y 9. Calcular las futuras cantidades de medicamentos que se necesitarán y su costo.
Aquí también es muy útil registrar cómo se
hicieron los cálculos y los problemas encontrados. Para llevar este registro deben tenerse presentes tres cuestiones en particular:
a.
¿Se cometieron algunos errores sistemática o reiteradamente?. Si es así, entonces la capacitación probablemente fue
inadecuada en esos puntos.
b.
¿Se introdujeron algunos cambios en
los procedimientos de cálculo?. Si eso
se hizo, ¿por qué se necesitaron?, ¿fueron satisfactorios?
c.
A menudo es importante saber qué proporción de los costos tiene que pagarse
en divisas; ¿se calcularon esos costos?
Objetivo 10. Planificar asignaciones presupuestarias y ajustar las cantidades estimadas conforme al presupuesto disponible.
Aquí las cuestiones principales son:
a. El presupuesto real, ¿fue significativamente inferior al calculado como necesario?. En caso afirmativo, ¿se presentaron argumentos sólidos para obtener
un incremento?. Si así fué, ¿por qué no
se aceptó y cuáles son las repercusiones?. Por ejemplo, ¿estaría justificado
reducir otras partidas dentro del presupuesto sanitario con objeto de aumentarlo para adquirir medicamentos?. Las
cantidades cobradas por recetas u otros
conceptos, ¿son una fuente factible de
fondos adicionales?
b. Si las cantidades estimadas tuvieron
que reducirse para adaptarlas al presupuesto disponible, ¿se hicieron las
reducciones con base a la prioridad
asignada a cada medicamento?
Objetivo 11. Utilizar las estimaciones finales para hacer pedidos a los proveedores de medicamentos y enviar éstos a
los servicios de salud.
214
Aquí la pregunta es directa: ¿Se utilizaron
las estimaciones para pedir y remitir medicamentos? En caso contrario, ¿por qué no?
Si así se hizo, ¿quedaron satisfechos los
usua-rios con la información o desean hacer cambios, por ejemplo, de tiempos fijados
o de presentación?
Objetivos 12 y 13. Evaluar la eficacia de
la cuantificación y afinar estimaciones en
períodos sucesivos.
La evaluación debe incluir una
autocomprobación sobre su propia idoneidad.
a.
b.
c.
d.
¿Se evaluaron todos los aspectos?
¿Se identificaron las causas de todos
los problemas principales?
¿Se han encontrado soluciones apropiadas a esos problemas?
¿Son suficientemente precisas las estimaciones o necesitan afinarse y, en ese
caso, se han introducido las modificaciones necesarias, en particular por lo
que respecta a mejorar los datos?
Objetivo 14. Incorporar el procedimiento de cuantificación en los procedimientos habituales de gestión del sistema de
abastecimiento de medicamentos.
Cuando se introducen por primera vez procedimientos sistemáticos de cuantificación
suele haber apoyo externo técnico y financiero que les da un cierto impulso. Es importante lograr que los procedimientos lleguen a formar parte tan pronto como sea
posible de las prácticas normales de gestión.
De otra manera, con toda facilidad pueden
dejar de aplicarse. Por eso durante la evaluación hay que preguntarse si se ha realizado esa integración.
a.
b.
c.
¿Quién está encargado de la
cuantificación?
¿Sigue el programa un ciclo definido?
¿Se han asignado los recursos y el presupuesto necesario?
Texto de Apoyo: Unidad IV
LECTURA Nº 4:
COSTOS PARA GERENCIAR
SERVICIOS DE SALUD
Autor:
Título:
CASTRILLON, Jaime
Costos para Gerenciar Servicios de Salud
RESUMEN
Se toma el primer capítulo donde se enfocan la definición de costos, sus características, la diferencia entre costo y gasto, entre otros aspectos, que completan el contenido de la monografía de
autoaprendizaje.
GENERALIDADES
OBJETIVOS
minar los elementos que constituyen un determinado costo, así sea de un producto que se fabrica, de
un bien que se comercializa o de un servicio que se
presta, se hace énfasis especial en estos conceptos.
Al terminar este capítulo, el estudiante estará en capacidad de:
DEFINICION DE COSTO
•
•
•
•
Definir lo que es un costo
Distinguir el costo-activo del costo-gasto y del
costo-pérdida.
Diferenciar los elementos del costo
Identificar la relación que existe entre la contabilidad de costos y la contabilidad general.
INTRODUCCION
En este capítulo se tratan aspectos generales que
tienen que ver con los costos que se usarán posteriormente. Es importante iniciarse en la diferenciación de algunos términos muy usados, en ocasiones
indiscriminadamente, y que con frecuencia generan
confusiones cuando no se ha aprendido a manejar
correctamente linderos de estos conceptos.
Es conveniente también hacer un recuento, aunque
sea muy sucintamente, de la historia de los costos. Y
dado que es de cabal importancia ser capaz de deter-
Costo es la suma de erogaciones en las que incurre
la persona natural o jurídica para adquirir un bien o
un servicio, con la intención de que genere ingresos
en el futuro.
CARACTERISTICAS DE LOS COSTOS
•
•
•
Costo-activo: Es la erogación que ocurre cuando
se adquiere un bien o un servicio cuya capacidad de generar ingresos abarca diferentes períodos. Las porciones de este activo adquirido se
enfrentan a los ingresos de los diferentes períodos en forma diferida.
Costo-gasto: Son los costos que se enfrentan a
los ingresos del período, y que han contribuido a
la operación del sistema durante ese período.
Costo-pérdida: Son las erogaciones que no producen ingresos esperados o no. Ejemplo de ello
son los incendios, robos, etc.
215
Gestión Logística
CONTABILIDAD DE COSTOS
La contabilidad de costos es el arte o la técnica de
recopilar, organizar, codificar toda la información que
tenga que ver con los costos, con el propósito de tener una información oportuna, clara, pertinente, de
los costos en que se incurre en la fabricación de un
producto, en su comercialización o en la prestación
de un servicio.
El campo en el que la contabilidad de costos se ha
desarrollado más es en el manufacturero. Pero esto
no indica que en las empresas comercializadoras o
en las de servicio no sea indispensable administrar
con una gran nacionalidad los costos en los que allí
se incurre.
La contabilidad de costos es una parte especializada
de la contabilidad general de una empresa.
RESUMEN HISTORICO
Se podría afirmar que la contabilidad es tan antigua
como la humanidad civilizada. Parece que los egipcios, romanos e incas dejaron vestigios de sus rudimentos contables. Ya mercaderes del siglo XIII hicieron uso de la partida doble. Sin embargo, el monje
italiano Lucas Paciolo, en 1494, fue el primero en
realizar una publicación que se refiriera puntualmente
a temas contables. Es bueno advertir que antes de él
en algunos países europeos ya se conocían los primeros rudimentos de costos.
Dado el desarrollo vertiginoso de la actividad empresarial, en los últimos años los costos han ido ocupando un sitial importante al interior de las organizaciones. En muchos países se ve con muy buenos
ojos el hecho de que las empresas de servicios, y de
una forma puntual las del sector salud y del sector
educativo, se esfuerzan por introducir un buen sistema de costos, por saber cuánto les cuesta el servicio
que estén prestando, y se preocupan por determinar
el precio de venta a la unidad de servicio fundamentándose en los costos en los que se incurre.
•
Los desembolsos pueden ser tratados como costos del producto. Cuando venden hacen parte
del c.p.v. (costo producto vendido) en el estado de
producción, y si no se venden, van a los
inventarios. Son ejemplo de ellos el costo materia
prima en un producto que se fabrica.
•
Los desembolsos pueden capitalizarse como activo fijo, y después como diferido se deprecian, se
amortizan o se agotan. Estos cargos se gastan
período o se acumulan a los costos de producción para ser vendidos o llevados a inventarios.
Es el caso de los desembolsos para activos
depreciables (edificios, maquinaria, vehículos),
seguros prepagados, publicidad prepagada, etc.
Si el activo pertenece a la función de administración,
mercadeo y venta cargos por depreciación, diferidos,
serán gastados. Si el activo pertenece a la función de
producción, los cargos por depreciación, diferidos,
serán tratados costos del producto, esto es, van al
costo del producto vendido o al inventario.
ELEMENTOS DEL COSTO
En cualquier costo concurren dos o tres elementos
que contribuyen a su confección. El número de elementos depende de si se trata del costo de un producto manufacturado, de una comercialización o de
un servicio.
COSTOS DE MANUFACTURA
En la fabricación de un bien intervienen tres elementos bien definidos del costo de fabricación:
•
Materiales directos. Son aquellos materiales que
se pueden cuantificar, identificar directamente
con el producto. Así, en la fabricación de una
silla se utilizan materiales directos la madera, el
hierro, el paño o el plástico.
•
La mano de obra directa. Es la mano de obra
que se puede identificar con el fabricado. Por ejemplo, en la fabricación de la silla se considera mano
de obra directa, el tiempo del tapicero. Se puede
cuantificar perfectamente el tiempo, que el ebanista o el tapicero dedica a la fabricación de la
silla.
Costos generales de fabricación. También llamados los costos indirectos de fabricación (CIF). Son
aquellos que concurren a la elaboración del producto pero no se pueden identificar con él. Así,
en la fabricación de la silla concurren muchos
costos que no se pueden identificar directamente con ella; es el caso de la energía eléctrica, agua,
DIFERENCIA ENTRE COSTO Y GASTO
Una clasificación primaria que se puede hacer de los
costos es que todo desembolso que influye sobre el
estado de resultados puede tratarse de tres maneras:
•
Los desembolsos pueden gastarse y compararse
con los ingresos en el rubro en el cual se producen. Son ejemplo de ellos los gastos de mercadeo
y ver los gastos de administración.
216
•
Texto de Apoyo: Unidad IV
teléfono, aseo, depreciación de planta, sueldos de
directivos, etc. Es muy difícil determinar los kilovatios/hora, los metros cúbicos de agua y los
impulsos telefónicos que se le deben cargar a la
silla, como es prácticamente imposible determinar la porción de depreciación y del salario de la
mano de obra que de alguna manera contribuyen a la elaboración de la silla pero no pueden
identificarse con ella, como sería el salario del
supervisor.
COSTOS DE COMERCIALIZACION
En la comercialización de un producto intervienen
tres elementos:
•
•
•
El costo del bien que se comercializa. Así, si se
tiene una empresa comercializadora de sillas,
cuando coloca este artículo a disposición del
público, en el primer costo en el que incurre es
en lo que le cuesta el bien que está comercializando.
Costo de la mano de obra. Es el costo de la mano
de obra que se puede identificar y cuantificar con
la comercialización del producto. El salario de los
vendedores, y más concretamente, la comisión de
ventas, es un ejemplo.
Los costos generales. Para poder colocar a disposición de los clientes los bienes que se está
ofreciendo es necesario organizar toda una logística: un personal administrativo y de ventas,
unos servicios públicos eficientes (agua, energía,
teléfono, etc.), un adecuado programa de publicidad y promoción, unas instalaciones confortables de equipos y espacio físico. Sin embargo, no
se puede determinar con exactitud qué porción
de estos costos se le debería cargar a cada unidad de las que se están vendiendo.
COSTOS DEL SERVICIO
En la prestación de un servicio, dependiendo de qué
tipos sea, concurren varios elementos. Para ilustrar
las diferentes situaciones se presentan a consideración varios casos:
•
•
Cirugía. En este servicio concurren los siguientes elementos:
-
Los insumos que se consumen en esa operación.
-
Costos de salario directo (el cirujano, el
anestesiólogo, la enfermera, etc.)
-
Los costos generales. Depreciaciones, servicios públicos, salarios indirectos, etc.)
La consulta médica. En este servicio concurren
los siguientes elementos:
-
Costo de salario directo. Es el salario del
médico
-
Costos generales. Son todos aquellos costos indirectos a una consulta, como las depreciaciones, servicios públicos, salarios, etc.
En servicios como éstos el costo de los insumos gastados realmente es insignificante.
EJERCICIOS
1. En cada una de las siguientes situaciones determine si se trata de un costo-activo, costo-pérdida, costo-gasto.
El «Hospital ABC» adquirió unos vehículos por
valor de $10’000.000 el 11/4 de enero de 199
_______________ Al finalizar diciembre de 199 ___
contabilizó una depreciación por valor de
$2’000.000 ____________ Durante 199 ___ canceló por concepto de mantenimiento $1’000.000, y
por concepto de salarios $800.000 ______________
En octubre de 199___ uno de los vehículos sufrió un accidente que costó $2’000.000; la compañía de seguros respondió por el 80% de este
accidente __________________.
2. En cada una de las siguientes situaciones identifique qué clase de elemento del costo es y si el
costo pertenece a manufactura, a
comercialización o a un servicio.
El costo de la placa y de los reactivas.
2.1 La «Clínica Javier Prado» ha organizado un
consultorio psiquiátrico. Considera que por
cada consulta debe cobrar $25.000, ya que
el psiquiatra le cuesta $12.000/paciente
_____________ y que cada paciente le está
costando, en cuanto a servicios públicos,
depreciaciones, etc., un promedio de $8.000
_____________.
El costo de la mano de obra (tomar la placa, revelarla, interpretarla).
Los costos indirectos: Las depreciaciones, los
servicios públicos, los salarios indirectos, etc.
2.2 La «Clínica Odontológica Vesalio» considera que un servicio le cuesta $18.000, representados en materiales, $4.000 ___________,
salario del odontólogo, $8.000 _____________,
Rayos X. En este servicio se presentan los siguientes
elementos de costo:
•
•
•
217
Gestión Logística
y en cuanto a depreciaciones, salario de los
directores, servicios públicos, etc., $6.000
_______________.
2.3 La universidad ha determinado que un estudiante del postgrado le cuesta en promedio = $40.000 en costos de docente/estudiante _______________ Costos de directivos (jefe
de carrera, secretaria, asesor) = $80.000/estudiante. ____________ En cuanto a publicidad, promoción, papelería, depreciaciones,
servicios públicos, salarios de directivos no
comprometidos directamente con la carrera, etc., = $200.000 ________________.
218
2.4 La compañía «Omega» es una
comercializadora de muebles para oficina.
Entre sus líneas es digna de destacarse la
«Alfa», que es una mesa estándar universitaria. A «Omega» le cuesta esa mesa $8.000
_____________ A los vendedores se les paga
por comisión $3.000/mesa ____________ A
los directivos, tanto de administración como
de mercadeo, se les cancela salarios por el
orden de $2’000.000 ______________ pero
ellos no están comprometidos con una línea específica. Otros costos (arrendamientos, servicios públicos, etc.) suman $5’000.000
________________.
Texto de Apoyo: Unidad V
LECTURA Nº 5:
LEY DE CONTRATACION Y ADQUISICION
DEL ESTADO Nº 26850
Título :
LEY DE CONTRATACIÓN Y ADQUISICIÓN DEL ESTADO (Ley Nº 26850)
RESUMEN
Ley que fuera publicada el 03 de Agosto de 1997, y reemplaza al Reglamento Unico de Adquisiciones (RUA) y al Reglamento Unico de Licitaciones y Contratos de Obras Públicas (RULCOP). Esta
Ley entrará en vigencia al día siguiente de la publicación de su Reglamento.
NORMAS LEGALES
derechos que se derivan de los mismos.
CONGRESO DE LA REPUBLICA
Dichos procesos comprenden la compra y suministro de bienes, el arrendamiento, la contratación para
la ejecución de obras y la contratación de servicios
de toda naturaleza y de consultoría.
Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Ley Nº 26850
EL PRESIDENTE DE LA REPUBLICA
POR CUANTO:
El Congreso de la República ha dado la Ley siguiente:
LEY DE CONTRATACIONES
Y ADQUISICIONES DEL ESTADO
TITULO PRIMERO
PRINCIPIOS GENERALES
Alcances
Artículo 1º.- La presente Ley establece las normas
que deben observar las Entidades del Sector Público
en los procesos de contrataciones y adquisiciones de
bienes, servicios u obras y regula las obligaciones y
Ambito de Aplicación
Artículo 2º.- Se encuentran sujetas a la presente
norma, todas las entidades del Sector Público, con
personería jurídica de derecho público y las entidades comprendidas en el Artículo 24º de la Ley Nº
26703, Ley de Gestión Presupuestaria del Estado.
Asimismo, se encuentran comprendidas dentro de
los alcances de la presente Ley: las empresas del
Estado de derecho público o privado, ya sean de
propiedad del Gobierno Central, Regional o Local;
y las empresas mixtas en las cuales el control de
las decisiones de los órganos de gestión esté en
manos del Estado y en general los organismos y
dependencias del estado a los que la Ley otorgue
capacidad para celebrar contratos.
Cuando la presente Ley utilice los términos genéricos de Entidad o Entidad del Sector Público, se
entenderá referido a todas aquellas entidades comprendidas en el presente artículo. Igualmente, en
adelante, para efectos de esta Ley, se denomina
contratistas a los proveedores de bienes y servicios, consultores, arrendadores y ejecutores de
obras contratados conforme a las disposiciones
de esta Ley.
219
Gestión Logística
Principios que Rigen a las Contrataciones y Adquisiciones
Artículo 3º.- Los procesos de contratación y adquisición regulados por esta Ley y su reglamento se rigen por los principios de moralidad, libre competencia, imparcialidad, eficiencia, transparencia, economía,
vigencia tecnológica y trato justo e igualitario a todos
los contratistas; teniendo como finalidad garantizar
que las entidades del Sector Público obtengan bienes y servicios de la calidad requerida, en forma oportuna y a precios o costos adecuados.
Especialidad de la Norma
Artículo 4º.- La presente Ley y su Reglamento prevalecen sobre las normas generales de procedimientos administrativos y sobre aquellas de derecho común que fueran aplicables.
Dependencia Responsable de las Adquisiciones
y Contrataciones
Artículo 5º.- Cada Entidad establecerá la dependencia
o dependencias responsables de planificar los procesos de adquisición o contratación, señalando en sus
manuales de organización y funciones o dispositivo
equivalente las actividades que competen a cada cargo, con la finalidad de establecer las reponsabilidades
que le son inherentes.
Expediente
Artículo 6º.- La Entidad llevará un expediente de
todas las actuaciones del proceso de contratación o
adquisición desde la decisión para adquirir o contratar hasta su liquidación.
Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones
Artículo 7º.- Cada Entidad elaborará un Plan Anual
de Adquisiciones y Contrataciones. Dicho plan debe
prever el tipo de bienes y servicios que se requerirá
durante el ejercicio presupuestal y el monto del presupuesto requerido. El Plan Anual de Adquisiciones
y Contrataciones será aprobado por la máxima autoridad administrativa de la Entidad antes de iniciado el año calendario.
Al finalizar el año calendario, la dependencia presentará un informe de la ejecución del plan, en el que se
dará cuenta de la ejecución real de lo planeado y de
las adquisiciones o contrataciones extraordinarias
que se efectuaron. Este informe servirá para la evaluación de la gestión de la dependencia y de los servidores responsables.
220
Sin perjuicio de lo señalado en el párrafo precedente,
cada Entidad puede disponer la presentación de informes periódicos acerca del avance de lo programado.
En el caso de las Empresas del Sector Público estos
documentos deberán presentarse a su Directorio.
TITULO SEGUNDO
DE LOS PROCESOS DE SELECCION
CAPÍTULO I
DISPOSICIONES GENERALES
De los Registros
Artículo 8º.- Para ser postor de obras se requiere
estar inscrito en el Registro Nacional de Contratistas
y no estar incluido en el Registro de Inhabilitados
para Contratar con el Estado. Este último requisito
es también válido para el caso de adquisiciones, suministros, servicios generales y consultoría.
El Reglamento establecerá la organización, funciones y procedimientos de los Registros, así como los
requisitos para la inscripción o inclusión y la periodicidad con que se publicará en el Diario Oficial El
Peruano la relación de inhabilitados. Los registros
deberán observar los principios contenidos en la Ley
de Simplificación Administrativa.
En todos los casos para ser postor, se requiere no
tener sanción vigente según el registro de
Inhabilitados para Contratar con el Estado; para el
efecto bastará que en la propuesta el postor presente una Declaración Jurada, la misma que, en caso de
ser favorecido con la buena pro, deberá reemplazar
por un certificado emitido por el registro respectivo.
Impedimentos para ser Postor
Artículo 9º.- Están impedidos de ser:
I.
Postores
a) El Presidente y los Vicepresidentes de la República, los representantes al Congreso, los
ministros de Estado, los vocales de la Corte
Suprema de Justicia de la República, los titulares y los miembros del órgano colegiado
de los organismos constitucionalmente au-
Texto de Apoyo: Unidad V
tónomos y el Presidente del Instituto Peruano de Seguridad Social, hasta seis meses después de haber dejado el cargo.
ca previa que da origen al proceso de Selección y
sirve de base para el objeto del contrato, salvo en
el caso de los contratos de supervisión.
b) Los titulares de instituciones de organismos
públicos descentralizados, los alcaldes, los
demás funcionarios públicos, los directores
y funcionarios de las empresas del Estado;
las personas naturales de la Entidad que
tengan intervención directa en la definición
de necesidades, especificaciones, evaluación
de ofertas, selección de alternativas, autorización de adquisiciones o pagos;
Las propuestas que contravengan a lo dispuesto en
el presente artículo, se tendrán por no presentadas,
bajo responsabilidad de los miembros del Comité. Los
contratos celebrados en contravención de lo dispuesto
por el presente artículo, son nulos, sin perjuicio de
las acciones a que hubiere lugar.
c) El cónyuge, conviviente o los parientes hasta el cuarto grado de consanguinidad y segundo de afinidad de las personas a que se
refiere los literales precedentes;
d) Las personas jurídicas en las que las personas naturales a que se refieren los literales
a), b) y c) tengan una participación superior
al cinco por ciento del capital social, dentro
de los veinticuatro meses anteriores a la
convocatoria;
e) Las personas naturales o jurídicas que se
encuentren sancionadas administrativamente con inhabilitación temporal o permanente para contratar con entidades del Sector Público, de acuerdo a lo dispuesto por la
presente Ley y su Reglamento.
En los casos a que se refieren los incisos b), c) y d) el
impedimento para ser postor se restringe al ámbito
de la jurisdicción o sector al que pertenecen las personas a que se refieren los literales a) y b). En el caso
de los organismos constitucionalmente autónomo,
el impedimento se circunscribe a las adquisiciones y
contrataciones que realizan dichas entidades.
II. Contratistas
Las personas naturales o jurídicas, que tengan
obligaciones pendientes con el Instituto Peruano
de Seguridad Social así como las entidades
prestadoras de salud a que se refiere la Ley Nº
26790, con la Oficina de Normalización Previsional
o a las entidades del Sistema Privado de Pensiones, con la Superintendencia Nacional de Administración Tributaria, o con la Superintendencia
Nacional de Aduanas, por deudas vencidas hasta el mes anterior a la fecha de la suscripción del
contrato.
No puede ser contratista aquella persona natural o jurídica que haya participado como tal en la
elaboración de los estudios o información técni-
Prohibición de Prácticas Restrictivas
Artículo 10º.- Los postores en un proceso de selección están prohibidos de celebrar acuerdos, entre sí
o con terceros, con el fin de establecer prácticas restrictivas de la libre competencia, bajo sanción de quedar inhabilitados para contratar con el Estado, sin
perjuicio de las demás sanciones que establecen las
disposiciones vigentes.
Requisitos del Proceso
Artículo 11º.- Antes de convocar a Licitación Pública o Concurso Público la Entidad deberá emitir una
resolución o acuerdo, según fuere el caso, que encabezará el expediente que forme, el que deberá ser
motivado y contendrá una justificación de su procedencia. Asimismo, deberá contar con la información
técnica y necesaria, tener asegurada la fuente de
financiamiento, fijar el sistema de contratación o
adjudicación así como el calendario de las etapas del
proceso.
En las contrataciones o adquisiciones cuyo desarrollo se prolongue por más de un ejercicio presupuestario deberán adoptarse las previsiones necesarias
para garantizar el pago de las obligaciones.
Características de los Bienes y Servicios a Adquirir o Contratar
Artículo 12º.- La dependencia encargada de las contrataciones y adquisiciones de la Entidad, deberá definir con precisión la cantidad y las características de
los bienes y servicios que se van a adquirir o contratar, los cuales deberán cumplir obligatoriamente con
las normas técnicas, metrológicas y/o sanitarias nacionales si las hubiere.
Para tal efecto, antes de iniciar los procedimientos de
adquisición o contratación coordinará con las dependencias de las cuales provienen los requerimientos y efectuará estudios de las posibilidades que ofrece el mercado, de modo que se cuente con la información para la descripción y especificaciones de los
221
Gestión Logística
bienes, servicios u obras así como para definir los
valores referenciales de adquisición o contratación,
la disponibilidad de los recursos, y el proceso de selección mediante el cual se realizará.
no menos de tres postores, en el caso de contratación de obras y consultoría.
CAPÍTULO II
En el caso de las obras, además, se debe contar con
la información técnica aprobada y la disponibilidad
del terreno o lugar donde se ejecutará la obra.
DE LOS PROCESOS DE SELECCION
Requisitos de la Convocatoria
Procesos de Selección
Artículo 13º.- En toda Licitación Pública o Concurso Público deberá observar obligatoriamente lo siguiente:
Artículo 14º.- Los procesos de selección son: licitación pública, concurso público, adjudicación directa y de menor cuantía. El Reglamento determinará los sistemas y modalidades aplicables a cada
proceso de selección.
I.
Realizar la convocatoria pública a través de la
publicación de la misma por lo menos en el Diario Oficial El Peruano, en uno de circulación
nacional y en otro de circulación en la localidad
en que se realiza la Licitación Pública o Concurso Público. El aviso deberá contener por lo menos:
a) la identificación de la Entidad que convoca;
b) el proceso de selección;
c) la descripción básica de los bienes, servicios
u obras a ejecutarse;
d) las oficinas donde pueden recabarse las bases y su costo;
e) la fecha prevista para el acto público de presentación de propuestas y para el acto de
adjudicación de la buena pro; y,
f)
el valor referencial, salvo en los casos a que
se refiere el último párrafo del Artículo 26º.
II. La existencia de un plazo razonable entre la convocatoria y la presentación de ofertas. El plazo
será establecido por la Entidad del Sector Público atendiendo a la urgencia y características propias de cada proceso. En ningún caso el plazo
entre la convocatoria y la presentación de propuestas será menor a veinte días hábiles.
III. La existencia de bases aprobadas de acuerdo al
Artículo 25º de la presente Ley. En el caso de
obras, adicionalmente, se requerirá de la existencia del expediente técnico.
IV. La celebración de acto público para la presentación de propuestas y para la adjudicación.
La convocatoria a un proceso de adjudicación directa, se efectúa a través de su publicación en por lo
menos el Diario Oficial El Peruano y en otro de circulación nacional o local.
La convocatoria a un proceso de adjudicación directa de menor cuantía se hace mediante invitación a
222
Licitación Pública
Artículo 15º.- La licitación pública se convoca para
la contratación de obras y para la adquisición de
bienes y suministros dentro de los márgenes que
establece la Ley Anual de Presupuesto.
Concurso Público
Artículo 16º.- El concurso público se convoca para
la contratación de servicios y de consultoría, dentro de los márgenes que establece la Ley Anual de
Presupuesto.
Adjudicación Directa y de Menor Cuantía
Artículo 17º.- La adjudicación directa se convoca para la contratación de obras, servicios de
consultoría, otras clases de servicios y para la adquisición de bienes y suministros dentro de los
márgenes que establece la ley Anual de Presupuesto.
La adjudicación directa de menor cuantía se utiliza para la contratación de obras, servicios generales y de consultoría y para la adquisición de bienes
cuyo monto sea igual o inferior a la décima parte
del límite máximo establecido por la Ley Anual de
Presupuesto para la adjudicación directa; este procedimiento se regirá por los principios previstos en
el Artículo 3º de la presente Ley, en lo que le fuera
aplicable.
Prohibición de Fraccionamiento
Artículo 18º.- Queda prohibido fraccionar adquisiciones, así como la contratación de obras o de
servicios con el objeto de cambiar la modalidad del
proceso de selección. En el caso de aquellas cuya
Texto de Apoyo: Unidad V
ejecución esté debidamente programada por etapas o tramos, la prohibición que se establece alcanza al monto total de la etapa o tramo a ejecutar.
La más alta autoridad administrativa de la Entidad
es la responsable del cumplimiento de esta prohibición.
Exoneración de Procesos de Selección
Artículo 19º.- Están exonerados de Licitación Pública y Concurso Público las adquisiciones y contrataciones que se realicen:
a) Entre las Entidades del Sector Público, cuando se trate de ejecución de obras;
b) Para contratar servicios públicos sujetos a
tarifas cuando estas sean únicas;
c) En situación de emergencia o de urgencia
declaradas de conformidad con la presente
Ley;
d) Con carácter de secreto militar o de orden
interno por parte de las fuerzas Armadas y
Policía Nacional, que deban mantenerse en
reserva, conforme a Ley. En ningún caso se
referirán a bienes, servicios u obras de carácter administrativo u operativo de acuerdo al Reglamento.
e) Por las Misiones del Servicio Exterior de la
República, para su funcionamiento y gestión,
de acuerdo a lo establecido en el Reglamento.
f)
Cuando se declaren desiertos los procesos
de selección en dos oportunidades, debiendo la Contraloría General de la República
evaluar las causas que la motivaron, para
lo cual las entidades remitirán dentro de los
diez días siguientes a la declaración, el expediente correspondiente.
Dichas exoneraciones deben hacerse de conocimiento, bajo responsabilidad de la más alta autoridad presupuestaria o del Directorio, de la
Comisión de Presupuesto y Cuenta General del
Congreso de la República, del Ministerio de Economía y Finanzas y de la Contraloría general de
la República dentro de los diez días calendario
siguientes a la fecha de su aprobación.
En los casos de exoneración de proceso de selección,
la ejecución de los contratos se regula por esta Ley,
su reglamento y normas complementarias.
Formalidades de los Procedimientos no sujetos
a Licitación y Concurso Público
Artículo 20º.- Las adquisiciones o contrataciones a
que se refiere el artículo precedente se realizarán mediante el procedimiento de adjudicación directa a que
se refiere el último párrafo del artículo 13º de la presente Ley, exceptuándose de la publicación en los
casos señalados en el inciso d) del Artículo 19º antes referido; y se aprobarán mediante:
a) Decreto Supremo con el voto aprobatorio
del Consejo de Ministros;
b) Acuerdo del Directorio, en el caso de las Empresas del Estado;
c) Resolución de la máxima autoridad de la Entidad, en el caso del Congreso de la República, del Poder Judicial, del Ministerio Público,
de los Gobiernos Locales, de los Gobiernos
Regionales, del Instituto Peruano de Seguridad Social y de los Organismos Constitucionalmente Autónomos.
Las Resoluciones o Acuerdos señalados en los incisos
precedentes serán publicados en el Diario Oficial El
Peruano, excepto en los casos señalados en el inciso
d) del Artículo 19º de la presente Ley.
Situación de Urgencia
Artículo 21º.- Se considera situación de urgencia
cuando la ausencia de un bien o servicio compromete
en forma directa e inminente la continuidad de un
servicio esencial o de operaciones productivas; o cuando la utilización de licitación o concurso no cumpla
función alguna debido a que los bienes no admiten
sustitutos o existiendo sustituto, éstos pueden afectar
negativamente el servicio o proceso productivo.
Situación de Emergencia
Artículo 22º.- Se entiende como situación de emergencia aquella en la cual la Entidad tenga que actuar
de manera inmediata a causa de acontecimientos catastróficos, de situaciones que supongan grave peligro
o de necesidades que afecten la defensa nacional. En
este caso la Entidad se exonera de la tramitación del
expediente administrativo y podrá ordenar la ejecución de lo estrictamente necesario para remediar el
evento producido y satisfacer la necesidad sobrevenida, sin sujetarse a los requisitos formales de esta Ley.
De este acuerdo se dará cuenta inmediata al Consejo
de Ministros para la aprobación del Decreto Supremo
correspondiente y al Ministerio de Economía y Finanzas, quien girará los recursos de acuerdo a lo que
establecen las normas presupuestales. El resto de la
actividad necesaria para completar el objetivo propuesto por la Entidad ya no tendrá el carácter de emer-
223
Gestión Logística
gencia, se adquirirá o contratará de acuerdo a lo establecido en la presente Ley.
Del Comité Especial
Artículo 23º.- Para cada licitación pública o concurso público la Entidad del Sector Público designará un
Comité Especial que deberá llevar adelante el proceso.
El Comité estará integrado por no menos de tres
miembros y se conformará con la participación de
personas que tengan conocimiento técnico de los
bienes o servicios a adquirir. En caso de bienes
sofisticados, servicios especializados u obras, podrán
participar en el Comité uno o más expertos independientes, ya sean personas naturales o jurídicas, que
no laboren en la Entidad contratante o funcionarios
que laboran en otras Entidades del Sector Público.
El Comité tendrá a su cargo la organización, conducción y ejecución de la integridad del proceso, desde la preparación de las bases, absolución de consultas, recepción de ofertas, calificación de postores,
evaluación de propuestas, la adjudicación y en general, todo acto necesario o conveniente, para la realización de la licitación pública o concurso público.
Por convenio las Entidades podrán encargar a otras
Entidades del Sector Público, la realización de los
procesos de selección.
Responsabilidad
Artículo 24º.- Todos los miembros del Comité Especial son solidariamente responsables por que la selección realizada se encuentre arreglada a ley y responden administrativa y/o judicialmente, en su caso,
de cualquier irregularidad cometida en la misma que
les sea imputable. Son de aplicación a los miembros
del Comité Especial lo establecido en el Artículo 47º
de la presente Ley.
En caso se determine responsabilidad en los expertos
independientes que participen en el Comité, sean estas
personas naturales o jurídicas, el hecho se comunicará
al Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones
del Estado para que se les incluya en el Registro de
Inhabilitados para contratar con el Estado.
CAPÍTULO III
DE LAS BASES
Condiciones Mínimas
Artículo 25º.- las bases de un proceso de selección
224
serán aprobadas por el Titular del Pliego que lo convoca o por el funcionario designado por este último
o por el Directorio en el caso de las empresas del
Estado y debe contener obligatoriamente cuando
menos, lo siguiente:
a) Mecanismos que fomenten la mayor participación no discriminada de postores nacionales y extranjeros en función al objeto del
proceso y la obtención de la propuesta técnica y económica más favorable. No constituye tratamiento discriminatorio la exigencia de requisitos técnicos y comerciales de
carácter general establecidos por las bases
para calificar como postores;
b) El detalle de las características de los bienes
y servicios a adquirir; el lugar de entrega, elaboración o construcción, según el caso. Este
detalle puede constar en un Anexo de Especificaciones Técnicas o en el caso de obras
en un Expediente Técnico;
c) Garantía de Seriedad de la Oferta de acuerdo a lo que establezca el Reglamento;
d) Plazos y mecanismos de publicidad que garanticen la efectiva posibilidad de participación de los postores;
e) La definición del sistema y/o modalidad a
seguir, el cual será uno de los establecidos
en el reglamento;
f)
El calendario del proceso de selección;
g) El método de evaluación y calificación de propuestas;
h) La proforma de contrato, en la que se señale las condiciones de la operación. En el
caso de contratos de obras figurará necesariamente como anexo el Cronograma General de Ejecución de la obra, el Cronograma
de los Desembolsos previstos presupuestalmente y el expediente técnico;
i)
Fórmulas de Reajustes de Precios, de ser el
caso;
j)
Las normas que se aplicarán en caso de
financiamiento otorgado por Entidades
Multilaterales o Agencias Gubernamentales,
las que observarán los principios establecidos en el Artículo 3º de esta Ley;
k) Mecanismos que aseguren la confidencialidad de las propuestas.
Lo establecido en las bases, en la presente Ley y su
Reglamento obliga a todos los postores y a la Entidad convocante.
Texto de Apoyo: Unidad V
Valor Referencial
Artículo 26º.- La Entidad del Sector Público establecerá el valor referencial de la adquisición o contratación, a fin de determinar el proceso de selección correspondiente y la asignación de recursos necesarios.
El valor referencial será determinado en base a los
costos estimados por la dependencia o dependencias responsables de la Entidad, con una antigüedad
no mayor a los dos meses anteriores a la convocatoria al proceso de selección.
El valor referencial será siempre público salvo que la
Entidad determine que este tenga carácter reservado; mediante decisión debidamente sustentada, cuando el procedimiento de adquisición lo haga recomendable, por tratarse de adquisiciones que revisten complejidad o conllevan innovaciones tecnológicas.
Consultas
Artículo 27º.- El calendario a que se refiere el inciso
f) del Artículo 25º de la presente Ley, debe contener
un plazo para la presentación de consultas y aclaraciones de las bases el que podrá variar de acuerdo a
la complejidad de la adquisición o contratación y un
plazo para su absolución.
La absolución de consultas de los postores debe ser
debidamente fundamentada y sustentada.
Las consultas y las respuestas de la Entidad respecto a las mismas, se harán de conocimiento oportuno
de los postores simultáneamente y se considerarán
como parte integrante de las bases del proceso.
Los plazos a que se refiere el presente artículo serán
establecidos en el Reglamento de la Ley.
Observación a las Bases
Artículo 28º.- Dentro de los tres días hábiles de finalizado el término para la absolución de consultas,
los adquirentes de las bases podrán formular observaciones adicionales debidamente fundamentadas relativas al incumplimiento de las condiciones mínimas a que se refiere el Artículo 25º, mediante escrito
dirigido al Comité Especial.
El Comité evaluará la observación y si encuentra
sustento la recogerá. En caso contrario, en el plazo
de tres días hábiles, elevará la observación con un
informe técnico para su revisión por el Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones, quien tendrá igual plazo para decidir si acoge la observación,
en cuyo caso ordenará la corrección. Cuando se acoja
una observación la comunicación de la corrección a
que hubiere lugar se hará a todos los postores.
Revisadas y evaluadas todas las observaciones o vencido el plazo sin que éstas se formulen, las bases
quedarán integradas y se constituirán como reglas
definitivas que rigen el proceso. No caben observaciones posteriores.
Obligatoriedad
Artículo 29º.- La elaboración de las bases recogerá
lo establecido en esta Ley y su Reglamento las que se
aplicarán obligatoriamente. Sólo en caso de vacío de
éstas se observarán las normas generales de procedimientos administrativos y las del derecho común.
CAPÍTULO IV
DE LOS PROCEDIMIENTOS DE
ADJUDICACION
Presentación de Propuestas y Adjudicación de
la Buena Pro
Artículo 30º.- La presentación de propuestas y de
adjudicación de la Buena pro se realizará en acto público en una o más fechas señaladas en la convocatoria, con presencia de Notario Público o Juez de Paz
cuando en la localidad donde se efectúe no hubiera el
primero. Los procedimientos y requisitos de dicha presentación serán regulados por el Reglamento.
Este acto podrá ser postergado por el Comité Especial, por causas debidamente sustentadas, dando
aviso a todos los adquirentes de bases. En los casos
en que la adjudicación no pueda realizarse en las
fechas previstas en las bases, el acto de adjudicación
se sujetará a lo previsto en el Reglamento.
Del acto de presentación de propuestas y adjudicación se levantará un acta que será suscrita por todos los miembros del Comité especial y por los postores que deseen hacerlo.
Sólo se considerarán como ofertas válidas aquellas que
cumplan con los requisitos establecidos en las bases.
Los resultados de los procesos de selección, con excepción de los de menor cuantía, se publicarán conforme lo dispone el Reglamento de la Ley.
Evaluación y Calificación de Propuestas
Artículo 31º.- El método de Evaluación y Calificación de Propuestas que será establecido en el Reglamento, debe objetivamente permitir una selección de
la calidad y tecnología requeridas, dentro de los plazos más convenientes y al mejor costo total.
225
Gestión Logística
El método deberá exigir la presentación de los documentos estrictamente necesarios, por parte de los postores.
El Reglamento establecerá los criterios, el sistema y
los factores aplicables para cada tipo de bien, servicio u obra a adquirirse o contratarse.
Proceso de Selección Desierto
Artículo 32º.- El Comité Especial declarará desierta
una Licitación Pública o un Concurso Público cuando se presenten menos de dos postores o cuando
quede válida una única oferta, salvo que se trate de
un proceso de adquisición de bienes que por la naturaleza de su comercialización tienen un precio fijado por cotización internacional. Así mismo se declarará desierta una Adjudicación Directa cuando se
presenten menos de tres postores, salvo el caso de la
Adjudicación de Menor Cuantía. La declaración de
desierto de un proceso de selección no exime a la
Entidad de convocar uno nuevo.
En el supuesto que un mismo proceso de selección
sea declarado desierto en dos oportunidades, la entidad convocante podrá realizar una adjudicación directa, observando lo dispuesto en la presente Ley, su
Reglamento y en la Ley de Gestión Presupuestaria
del Estado.
celarlo; por razones de fuerza mayor o caso fortuito,
cuando desaparezca la necesidad de contratar o adquirir o cuando persistiendo la necesidad, el presupuesto asignado tenga que destinarse a otros propósitos de emergencia declarados expresamente; bajo
su exclusiva responsabilidad. En ese caso la Entidad
deberá reintegrar el costo de las bases a quienes las
hayan adquirido.
La formalización de la cancelación del proceso deberá realizarse mediante resolución o acuerdo debidamente sustentado, del mismo o superior nivel, de aquél
que dio inicio al expediente de contratación o adquisición, debiéndose publicar conforme lo disponga el
Reglamento.
TITULO TERCERO
DE LAS ADQUISICIONES Y LOS
CONTRATOS
CAPÍTULO UNICO
DISPOSICIONES GENERALES
Requisitos de las Propuestas
Bienes y Servicios a Adquirir o Contratar
Artículo 33º.- Las propuestas que excedan en más
de diez por ciento el valor referencial, serán devueltas por el Comité, teniéndolas por no presentadas.
Para otorgar la buena pro deberá contar con asignación suficiente de recursos.
Artículo 35º.- La compra venta, el arrendamiento
de bienes, la adquisición de suministros y la locación
de servicios, incluidos dentro de la denominación de
bienes y servicios en general; así como la contratación de servicios de consultoría tales como investigaciones, proyectos, estudios, diseños, supervisiones, inspecciones, gerencias, gestiones, auditorías distintas a
las señaladas en el Decreto Legislativo Nº 850 y asesorías; y la contratación de obras; se regulan por las
disposiciones de la presente Ley y por las normas
específicas que establezca el Reglamento.
Si la propuesta ganadora fuese inferior al valor
referencial en más del diez por ciento, el Comité condicionará la adjudicación de la buena pro a la presentación de una Garantía de Seriedad de Cumplimiento por la diferencia respecto de dicho valor, conforme a la escala que señale el Reglamento. Dicha
garantía es distinta y adicional a la Garantía de Fiel
Cumplimiento prevista en el inciso a) del Artículo 41º
de la presente Ley.
Las propuestas que fueren inferiores al cincuenta
por ciento del valor referencial serán devueltas por el
Comité teniéndolas por no presentadas.
Cancelación del Proceso
Artículo 34º.- En cualquier estado del proceso de
selección, hasta cinco días antes de la fecha de la
adjudicación, la Entidad que lo convoca puede can-
226
Del Contrato
Artículo 36º.- El contrato, deberá celebrarse por escrito, se ajustará a la proforma incluida en las bases
con las modificaciones aprobadas por la Entidad
durante el proceso de selección. El Reglamento señala los casos en que el contrato derivado de una
adjudicación de menor cuantía puede formalizarse
con una orden de compra o servicio; a la misma que
no se le aplicará lo dispuesto en el Artículo 41º de la
presente Ley.
Texto de Apoyo: Unidad V
El contrato entra en vigencia cuando se cumplan las
condiciones establecidas para dicho efecto en las
bases y podrá incorporar otras modificaciones, siempre que no impliquen variación alguna en las características técnicas, precio, objeto, plazo, calidad y condiciones ofrecidas en el Proceso de Selección.
Ofertas en Consorcio
Artículo 37º.- En los procesos de selección podrán
participar distintos postores en consorcio, sin que
ello implique crear una persona jurídica diferente. Para
ello, será necesario acreditar la existencia de una promesa formal de consorcio, el que se perfeccionará
luego del otorgamiento de la buena pro.
Las partes del consorcio responderán solidariamente ante la Entidad por todas las consecuencias derivadas de su participación individual o en conjunto
dentro del consorcio en los procesos de selección y
en la ejecución del contrato derivado de éste, deberán designar un representante o apoderado común
con poderes suficientes para ejercitar los derechos y
cumplir las obligaciones que se deriven de su calidad
de postores y del contrato hasta la liquidación del
mismo.
Las partes del consorcio no deben estar incluidas en
el Registro de Inhabilitados para Contratar con el
Estado, y en el caso de obras deberán estar inscritas
en el Registro Nacional de Contratistas.
Subcontratación
Artículo 38º.- El contratista podrá subcontratar, previa aprobación de la Entidad, parte de sus prestaciones en el contrato, salvo prohibición expresa contenida en las bases.
El contratista mantendrá la responsabilidad por la
ejecución total de su contrato frente a la entidad, sin
perjuicio de la responsabilidad que le puede corresponder al subcontratista.
Para ser subcontratista se requiere estar inscrito en
el Registro Nacional de Contratistas y no estar incluido en el Registro de Inhabilitados para Contratar
con el Estado.
Adelantos
Artículo 39º.- A solicitud del contratista, y siempre
que haya sido previsto en las bases, la Entidad podrá
entregar adelantos en los casos, montos y condiciones señalados en el Reglamento.
Para que proceda el otorgamiento del adelanto, el
contratista presentará una garantía por el monto total
del mismo. El adelanto se amortizará en la forma
que establece el Reglamento.
Garantías
Artículo 40º.- Las garantías que otorgarán los contratistas serán las de seriedad de la oferta, de fiel
cumplimiento del contrato, por los adelantos y de
seriedad de cumplimiento; sus montos y condiciones
serán regulados en el Reglamento.
Las garantías que acepten las Entidades, deben ser
incondicionales, solidarias, irrevocables y de realización automática al solo requerimiento de la respectiva Entidad, bajo responsabilidad de las empresas que
las emiten, las mismas que deben ser de primer orden y que deberán estar dentro del ámbito de supervisión de la Superintendencia de Banca y Seguros.
En virtud de la realización automática, a primera
solicitud, las empresas pueden oponer exclusión alguna al requerimiento de ejecución de la garantía,
debiéndose limitar a honrarla de inmediato dentro
del plazo de Ley. Toda demora generará responsabilidad para la empresa y dará lugar al pago de intereses en favor de la Entidad.
Cláusulas Obligatorias en los Contratos de Adquisición y Contratación
Artículo 41º.- Los contratos de obras, de adquisición de bienes o contratación de servicios, incluirán
necesariamente y bajo responsabilidad, cláusulas referidas a:
a) Garantía de Fiel Cumplimiento: La Entidad
establecerá en el contrato el monto de la Garantía de Fiel Cumplimiento, la cual deberá
cubrir por lo menos las penalidades por mora
e incumplimiento, debiendo tener esta última
tope. Dichas penalidades no podrán ser inferiores a las establecidas en el Reglamento de
la presente Ley. A falta de estipulación expresa en el contrato, se aplicarán las penalidades mínimas establecidas en el reglamento.
b) Cláusula de Solución de Controversias:
Cuando en la ejecución o interpretación del
contrato, en los casos de Licitación Pública
y Concurso Público, surja entre las partes
una discrepancia, esta será definida mediante arbitraje que se sujetará a lo establecido
en la Ley Nº 26572. El arbitraje será decidido por un árbitro único o por un Tribunal
Arbitral designados, en ambos casos, por
227
Gestión Logística
acuerdo de las partes y a falta de este será
designado por el Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del estado. El
laudo arbitral será inapelable, definitivo y obligatorio para las partes.
c) Cláusula de Resolución de Contrato por Incumplimiento: En caso de incumplimiento
por parte del contratista de alguna de sus
obligaciones, que haya sido previamente observada por la Entidad, esta última podrá
resolver el contrato, en forma total o parcial,
mediante la remisión por la vía notarial del
acuerdo o resolución en la que se manifieste esta decisión y el motivo que la justifica.
Dicho acuerdo o resolución será aprobado
por autoridad del mismo nivel jerárquico que
aquella que haya suscrito el contrato. El contrato queda resuelto de pleno derecho a partir de la recepción de dicha comunicación
por el contratista. Igual derecho asiste al contratista ante el incumplimiento por la Entidad de sus obligaciones esenciales, siempre
que el contratista la haya emplazado mediante carta notarial y ésta no haya subsanado su incumplimiento.
Adicionales y ampliaciones
Artículo 42º.- La Entidad podrá ordenar y pagar
directamente la ejecución de prestaciones adicionales, hasta por el quince por ciento de su monto, siempre que sean indispensables para alcanzar la finalidad del contrato. Asimismo, podrá reducir obras o
servicios hasta por el mismo porcentaje.
En el supuesto que resultara indispensable la realización de obras adicionales por errores del expediente técnico o situaciones imprevisibles posteriores a la
suscripción del contrato, mayores a las establecidas
en el párrafo precedente, la Entidad, sin perjuicio de
la responsabilidad que pueda corresponder al proyectista, podrá decidir autorizarlas. Para ello se requerirá contar con la autorización del Titular del Pliego
o de la máxima autoridad de la Entidad, debiendo
para el pago contar con la autorización previa de la
Contraloría General de la República y con la comprobación de que se cuentan con los recursos necesarios; debiendo hacerse de conocimiento, bajo responsabilidad de la más alta autoridad presupuestaria o del Directorio, de la Comisión de Presupuesto y
Cuenta General del Congreso de la República y del
Ministerio de Economía y Finanzas.
Alternativamente, la Entidad podrá resolver el contrato, sin responsabilidad para las partes. En este
último caso, el contrato queda resuelto de pleno de-
228
recho desde su comunicación al contratista y la Entidad procederá a pagar al contratista lo efectivamente
ejecutado, con lo que el contrato se entiende liquidado.
El contratista podrá solicitar la ampliación del plazo
pactado por atrasos y/o paralizaciones ajenas a su
voluntad, atrasos en el cumplimiento de sus prestaciones por causas atribuibles a la Entidad contratante, y por caso fortuito o fuerza mayor debidamente comprobados que modifiquen el calendario contractual.
Las discrepancias respecto de la procedencia de la
ampliación del plazo se resuelven de conformidad
con el procedimiento establecido en el inciso b) del
Artículo 41º de la presente Ley.
Liquidación
Artículo 43º.- El contrato culmina con la liquidación,
la misma que será elaborada y presentada a la Entidad por el contratista según los plazos y requisitos
señalados en el Reglamento debiendo ésta pronunciarse sobre aquélla en un plazo máximo fijado también en el Reglamento bajo responsabilidad del funcionario correspondiente. De no emitirse resolución o
acuerdo, debidamente fundamentado, en el plazo antes señalado la liquidación presentada por el contratista se tendrá por aprobada para todos los efectos
legales. La liquidación debidamente aprobada cerrará
el expediente de la contratación o adquisición.
Requisitos Especiales en los Contratos de Obra
Artículo 44º.- Para efectos de la ejecución de los
contratos de obra, el Reglamento establecerá las condiciones que debe cumplir el ingeniero residente designado por el contratista y el inspector designado
por la Entidad, así como las características, funciones y las responsabilidades que estos asumen. Asimismo, el Reglamento establecerá las características
del cuaderno de obra y las formalidades para la recepción de obras y liquidación del contrato.
Resolución de los Contratos
Artículo 45º.- Las partes podrán resolver el contrato de mutuo acuerdo por causas no atribuibles a
éstas o por caso fortuito o de fuerza mayor estableciendo los términos de la resolución.
Cuando se ponga término al contrato, por causas
imputables a la Entidad, ésta deberá liquidarle la parte
que haya sido efectivamente ejecutada y resarcirle
los daños y perjuicios ocasionados.
Texto de Apoyo: Unidad V
En los supuestos de caso fortuito o fuerza mayor, se
liquidará en forma exclusiva la parte efectivamente
ejecutada.
La Entidad deberá reconocer en el acto administrativo resolutorio, los extremos indicados en los párrafos precedentes. Para hacer efectiva la resolución
deberá contar con la aprobación de la máxima autoridad de la Entidad, bajo responsabilidad.
La resolución del contrato por causas imputables al
contratista le originarán las sanciones que le imponga el Consejo Superior de Adquisiciones y Contrataciones del Estado, así como el resarcimiento de los
daños y perjuicios ocasionados.
Registro de Contratos
Artículo 46º.- La Entidad bajo responsabilidad, llevará un Registro Público de los procesos de selección que convoque, de los contratos suscritos y su
información básica, debiendo remitir trimestralmente una estadística de dicha información al Consejo
Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, en la forma que establezca el Reglamento.
TITULO CUARTO
DERECHOS, OBLIGACIONES Y
SANCIONES
CAPÍTULO I
DE LAS ENTIDADES Y FUNCIONARIOS
De las Responsabilidades y Sanciones
Artículo 47º.- Los funcionarios y servidores, así como
los miembros del Comité Especial que participan en
los procesos de adquisición o contratación de bienes
y servicios son responsables del cumplimiento de las
normas de la presente Ley y su Reglamento.
En los casos en que las normas establecen márgenes de discrecionalidad para la actuación del servidor o funcionario, éste deberá ejercerla de forma que
sus decisiones estén acordes con los principios establecidos en el Artículo 3º de la presente Ley.
La evaluación del adecuado desempeño de los servidores o funcionarios en las decisiones discrecionales a que se refiere el párrafo precedente, es realizada
por la más alta autoridad de la Entidad a la que
pertenece, a fin de medir el desempeño de los mismos en sus cargos. Para tal efecto, la Entidad podrá
disponer, en forma periódica y selectiva, exámenes y
auditorias especializadas.
En el caso de las empresas del Estado, dicha evaluación es efectuada por el Directorio.
En caso de incumplimiento de las disposiciones establecidas en la presente Ley se aplicarán, de acuerdo a su gravedad, las siguientes sanciones:
a) Amonestación escrita;
b) Suspensión sin goce de remuneraciones de
treinta a noventa días;
c) Cese temporal sin goce de remuneraciones
hasta por doce meses; y,
d) Destitución.
La Entidad estará obligada a remitir dentro de los
quince días siguientes al cierre de cada trimestre a la
Contraloría General de la República, una relación de
todas las convocatorias a Licitación Pública y Concursos Públicos realizados en dicho período, con la
documentación que permita apreciar su resultado.
Supervisión
Artículo 48º.- La Entidad supervisará directamente
o a través de terceros todo el proceso de ejecución,
para lo cual el contratista deberá ofrecer las facilidades necesarias.
En virtud de ese derecho de supervisión, la Entidad
tiene la potestad de aplicar los términos contractuales para que el contratista corrija cualquier desajuste respecto del cumplimiento exacto de las obligaciones pactadas.
El hecho que la Entidad no supervise los procesos,
no exime al contratista de cumplir con sus deberes
ni de la responsabilidad que le pueda corresponder.
CAPÍTULO II
DERECHOS Y OBLIGACIONES DE LOS
CONTRATISTAS
RECONOCIMIENTO DE INTERESES
Artículo 49º.- En caso de incumplimiento del pago
229
Gestión Logística
por parte de la Entidad, salvo que el atraso se deba a
caso fortuito o fuerza mayor, ésta reconocerá el pago
de intereses conforme a lo establecido por el Código
Civil.
Igual derecho corresponde a la Entidad en el caso
que ésta sea la acreedora.
Cumplimiento de lo Pactado
Artículo 50º.- Los contratistas están obligados a cumplir cabalmente, con lo ofrecido en su propuesta y en
cualquier manifestación formal documentada, que
hayan aportado adicionalmente, en el curso del proceso de selección o en la formalización del contrato,
así como a lo dispuesto en los incisos 2) y 3) del
Artículo 1774º del Código Civil.
Responsabilidad del Contratista
Artículo 51º.- El contratista es el responsable por la
calidad ofrecida y por los vicios ocultos de los bienes
o servicios ofertados por un plazo no menor de un
año contado a partir de la conformidad otorgada por
la Entidad. El contrato podrá establecer excepciones
para bienes fungibles o que por su naturaleza no
puedan adecuarse a este plazo.
En el caso de obras el plazo de responsabilidad no
podrá ser inferior a siete años.
Sanciones
Artículo 52º.- El Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado impondrá a los contratistas, en los casos que esta Ley o Reglamento lo
señalen, las sanciones siguientes:
a) Inhabilitación Temporal: Consiste en la privación, por un período determinado, del ejercicio de los derechos de participar en procesos de selección.
b) Inhabilitación: Consiste en la privación permanente del ejercicio de los derechos del contratista de participar en procesos de selección.
c) Económicas: Son aquellas que resultan de
la ejecución de las garantías otorgadas a la
presentación de recursos de revisión que son
declarados infundados o improcedentes por
el Tribunal de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.
Las sanciones que se imponen no constituyen impedimento para que el contratista cumpla con sus obligaciones, por lo tanto, deberá proseguir con la ejecu-
230
ción de los contratos que tuviera suscritos, hasta la
liquidación final de los mismos.
TITULO QUINTO
SOLUCION DE CONTROVERSIAS E
IMPUGNACIONES
Solicitudes y Reclamaciones
Artículo 53º.- La justicia administrativa está a cargo del Tribunal de Contrataciones y Adquisiciones
del estado, cuyas resoluciones constituyen última instancia administrativa y son de cumplimiento y procedente administrativo obligatorio.
Las Entidades están en la obligación de resolver las
solicitudes y reclamaciones que formulen los contratistas con arreglo a las normas de esta Ley y del Reglamento.
Recursos Impugnativos
Artículo 54º.- Las discrepancias de los postores relacionadas con aspectos anteriores al acto público
de presentación de propuestas o sobre el otorgamiento de buena pro, podrán dar lugar a la interposición
de los recursos de apelación y revisión. El Reglamento establecerá los plazos, requisitos, tasas y garantías.
Los recursos impugnativos que pueden interponerse son: el recurso de apelación y el recurso de revisión. Por esta vía no se podrán impugnar las bases.
La apelación será conocida por la máxima autoridad
administrativa de la Entidad que convocó al proceso.
Lo resuelto por esta instancia puede ser materia de
recurso de revisión presentado ante el Tribunal de
Contrataciones y Adquisiciones del Estado. La Entidad está obligada a remitir el expediente correspondiente, bajo responsabilidad.
En los procedimientos de adquisición de bienes y
servicios en general a que se refiere esta Ley, no procede ningún recurso u otro medio de reclamación o
impugnación distinto de los establecidos en el presente artículo.
La interposición de la acción contencioso administrativa cabe únicamente contra lo resuelto por el Tribunal de Contrataciones y Adquisiciones del Estado;
dicha interposición no suspende la ejecución de lo
resuelto por el referido Tribunal.
Texto de Apoyo: Unidad V
Suspensión del Proceso de Contratación
Artículo 55º.- La presentación de los recursos interpuestos de conformidad con lo establecido en el
artículo precedente dejarán en suspenso el proceso
de contratación.
Denegatoria Ficta
Artículo 56º.- En el caso que las Entidades no resolvieran y notificaran sus resoluciones o acuerdos
dentro del plazo que fija el reglamento, los interesados considerarán denegadas sus peticiones o recursos, debiendo impugnar la denegatoria ficta dentro
del plazo que fija el Reglamento.
Nulidad
Artículo 57º.- El Tribunal declarará nulos, los actos
administrativos expedidos por las Entidades, cuando
hayan sido dictados por órgano incompetente, contraviniendo las normas legales, contengan un imposible jurídico, prescindiendo de las normas esenciales del procedimiento. O de la forma prescrita por la
normatividad aplicable, debiendo expresar en la Resolución que expida la etapa a la que se retrotraerá
el proceso.
TITULO SEXTO
DEL CONSEJO SUPERIOR DE
CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES
DEL ESTADO
Definición
Artículo 58º.- El Consejo Superior de Contrataciones
y Adquisiciones del Estado es un organismo público
descentralizado adscrito a la Presidencia del Consejo
de Ministros, con personería jurídica de derecho público que goza de autonomía técnica, funcional, administrativa, económica y financiera. Su personal está sujeto
al Régimen Laboral de la Actividad Privada.
Funciones
Artículo 59º.- El Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado tiene las siguientes
funciones:
a) Velar por el cumplimiento y difusión de esta
Ley, su Reglamento y normas complemen-
tarias y proponer las modificaciones que
considere necesarias.
b) Resolver en última instancia los asuntos de
su competencia.
c) En los casos en que se susciten controversias entre las Entidades y los contratistas, y
estas sean sometidas a arbitraje, designar al
árbitro dirimente, de acuerdo a lo establecido en el Artículo 41º de la presente Ley.
d) Administrar el Registro Nacional de Contratistas así como el Registro de Inhabilitados
para Contratar con el Estado, los mismos
que son públicos.
e) Absolver las consultas sobre la materia de
su competencia, que le formulen las Entidades del Estado.
f)
Aplicar sanciones a los postores y contratistas que contravengan las disposiciones de
esta Ley, su Reglamento y complementarias.
g) Poner en conocimiento de la Contraloría
General de la República los casos en que se
aprecie indicios de incompetencia, negligencia, corrupción, o inmoralidad detectados en
el ejercicio de sus funciones.
h) Las demás que le asigne la legislación.
Presidencia del Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado
Artículo 60º.- El Presidente del Consejo Superior de
Contrataciones y Adquisiciones del Estado es el titular del Pliego presupuestario y máxima autoridad administrativa de la institución. Es nombrado por resolución Suprema, refrendada por el Presidente del Consejo de Ministros, por un plazo de tres años renovable.
El Presidente ejerce funciones jurisdiccionales únicamente en reemplazo de un Vocal del Tribunal, en
cuyo caso ejerce la presidencia del Tribunal.
Tribunal de Contrataciones y Adquisiciones
Artículo 61º.- El Tribunal de Contrataciones y Adquisiciones es el órgano jurisdiccional del Consejo.
Se organiza en Salas, las cuales están conformadas
por tres Vocales. Estos serán nombrados mediante
Resolución Suprema, refrendada por el Presidente
del Consejo de Ministros, por un plazo de tres anos
renovables.
El número de Salas se establecerá por Decreto Supremo que suscriba la Presidencia del Consejo de
Ministros.
231
Gestión Logística
Requisitos e Impedimentos
Artículo 62º .- Para ser Presidente del Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado
o Vocal del Tribunal de Contrataciones y Adquisiciones se requiere:
a) Haber ejercido profesional universitario a fin
a las materias de esta Ley por un mínimo de
doce años;
b) Gozar de reconocida solvencia moral y experiencia reconocida en las materias de la
presente Ley;
c) No estar inhabilitado por sentencia judicial;
d) No haber sido declarado insolvente o haber
ejercido cargos directos en personas jurídicas declaradas en quiebra, durante por lo
menos un año, previo a la declaración;
e) No haber sido inhabilitado para contratar
con el Estado;
f)
No tener participación en personas jurídicas que contraten con el Estado; y,
g)
No estar inmerso en causal de impedimento para el ejercicio de la función pública.
Causales de Remoción y Vacancia
Artículo 63º .- El Presidente del Consejo Superior
de Contrataciones y Adquisiciones del Estado y los
Vocales del Tribunal de Contrataciones y Adquisiciones podrán ser removidos de su cargo por permanente incapacidad física o incapacidad moral
sobreviniente o debida a falta grave declarada con la
formalidad del Artículo 60º de esta Ley.
La vacancia en los cargos citados también se produce por renuncia.
Organización
Artículo 64º .- La organización del Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado,
las características de los registros referidos en el inciso d) del Artículo 59º de la presente Ley, y demás
normas necesarias para su funcionamiento, serán
establecidas en su Reglamento de Organización y
Funciones.
Los recursos del Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado son los establecidos
en el Artículo 11º de la Ley Nº 26703.
Publicidad de las Resoluciones
Artículo 65º .- El Tribunal está obligado a publicar
232
las resoluciones que expida como última instancia
administrativa.
DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS
Primera.- En el Diario oficial El Peruano se insertará una sección especial dedicada exclusivamente a
las contrataciones y adquisiciones.
Segunda.- Mediante Decreto Supremo, refrendado
por el Presidente del Consejo de Ministros, se aprobará el reglamento de la presente Ley y el reglamento
de organización y funciones del Consejo Superior
de Contrataciones y Adquisiciones, dentro de los ciento veinte días siguientes a la publicación de esta Ley.
Tercera.- Las adquisiciones y contrataciones realizadas dentro del marco de convenios internacionales, se sujetarán a las disposiciones establecidas en
dichos compromisos cuando sean normas uniformes aplicadas a nivel internacional y cumplan con
los principios que contempla la presente Ley.
Cuarta.- En el Reglamento de la presente Ley se aprobarán las definiciones.
DISPOSICIONES TRANSITORIAS
Primera.- La Comisión de Promoción de la Inversión privada (COPRI) y la Comisión de Promoción
de Concesiones Privadas (PROMCEPRI) podrán exceptuar de la aplicación total o parcial de esta Ley a
las empresas y/o proyectos incluidos en el proceso
de promoción de la inversión privada. El mismo tratamiento tendrán la Comisión de Formalización de
la Propiedad Informal (COFOPRI) y el Registro Predial
Urbano (RPU).
Se aplica a los funcionarios de las entidades a que
alude el párrafo precedente, las mismas incompatibilidades a que se refiere el Artículo 9º de la presente
Ley.
Segunda.- Las Empresas del Estado que se dediquen a la producción de bienes podrán adquirir los
insumos directos que se utilicen para los procesos
productivos que efectúen conforme al giro de su negocio a través del procedimiento de Adjudicación Directa a precios de mercado; las mismas que deben
informarse semestralmente, al Ministerio de Economía y Finanzas; así como a la Contraloría general de
la República cuando corresponda; bajo responsabilidad del Directorio.
Tercera.- Los procesos de contratación o adquisición iniciados antes de la vigencia de la presente Ley,
se rigen por sus propias normas.
Texto de Apoyo: Unidad V
DISPOSICIONES FINALES
Primera.- La presente Ley entrará en vigencia a partir del día siguiente de la publicación de su Reglamento.
Segunda.- El Consejo Superior de Contrataciones y
Adquisiciones del Estado a que se refiere la presente
Ley se conformará, de acuerdo a lo que establezca el
Reglamento, en base al acervo documentario, activos, materiales y recursos asignados al Consejo Superior de Licitaciones y Contratos de Obras Públicas,
entidad que deberá liquidarse previamente, así como
al personal que requiera, previa evaluación.
A partir de la vigencia de la presente Ley se liquidan
los Consejos Departamentales de Adquisiciones, y el
Consejo Nacional Superior de Consultoría, transfiriendo al Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado su patrimonio, acervo
documentario, activos, materiales y recursos, así como
su personal, previa evaluación.
El personal que supere las evaluaciones a que se
refieren los párrafos anteriores establecerá una nueva relación laboral con el Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, para lo cual
las respectivas instituciones procederán a liquidarles
lo que les corresponda de acuerdo a Ley. El mismo
tratamiento se aplicará para el personal que resulte
excedente por efecto de la evaluación.
Por Resolución Ministerial de la Presidencia del Consejo de Ministros se dictarán las disposiciones que
fueran necesarias para el cumplimiento de la presente disposición. Los recursos presupuestales se sujetan a lo dispuesto por el Artículo 11º de la Ley Nº
26706.
Tercera.- A partir de la vigencia de la presente Ley
deróganse los Artículos 167º 169º de la Ley Nº 23350;
el Artículo 27º de la Ley Nº24422; los Artículos 30º y
115º del Decreto Legislativo Nº 398; los Artículos 30º
y 119º de la Ley Nº 24767; los Artículos 30º y 129º
de la Ley Nº 24977; los Artículos 32º y 176º del Decreto Legislativo Nº 556; y cualquier otra norma que
ratifique la vigencia y otorgue fuerza de Ley al Decreto Supremo Nº034-80-VC, Reglamento Unico de
Licitaciones y Contratos de Obras Públicas, que en
consecuencia queda sin efecto, así como sus normas complementarias, modificatorias y ampliatorias;
la Ley Nº23835; los Decretos Leyes Nº 23554, 26150
y el Decreto Supremo Nº208-87-EF, los Artículos, 47º,
53º, 54º, 55º, 56º y 57º de la Ley Nº 26703 -Ley de
Gestión Presupuestaria-, el Decreto Legislativo Nº 710
y el Decreto Supremo Nº 014-94-MTC. Así mismo se
deja sin efecto el Decreto Supremo Nº 065-85-PCM,
Reglamento Unico de Adquisiciones, así como sus
normas complementarias y modificatorias, y los Decretos Supremos Nº 022-84-PCM y 045-89-PCM, y
las demás normas que se opongan a la presente ley.
Comuníquese al señor Presidente de la República
para su promulgación.
En Lima, a los nueve días del mes de julio de mil
novecientos noventa y siete.
VICTOR JOY WAY ROJAS
Presidente del Congreso de la República
CARLOS TORRES Y TORRES LARA
Primer Vicepresidente del Congreso de la República
AL SEÑOR PRESIDENTE CONSTITUCIONAL
DE LA REPUBLICA
POR TANTO:
Mando se publique y cumpla.
Dado en la Casa de Gobierno, en Lima, a los treinta
días del mes de julio de mil novecientos noventa y
siete.
ALBERTO FUJIMORI FUJIMORI
Presidente Constitucional de la República
ALBERTO PANDOLFI ARBULU
Presidente del Consejo de Ministros
JORGE CAMET DICKMAN
Ministro de Economía y Finanzas
8781
PODER EJECUTIVO
Otorgan bonificación especial a los trabajadores de
la administración pública.
DECRETO DE URGENCIA Nº 073-97
EL PRESIDENTE DE LA REPUBLICA
CONSIDERANDO:
Que, en concordancia con las posibilidades fiscales y
dentro del marco del presupuesto aprobado para
1997, se ha considerado pertinente reajustar las remuneraciones y pensiones que perciben los servidores de la administración pública reguladas por el
Decreto Legislativo Nº 276, así como las comprendidas dentro de los regímenes propios de carrera de
233
Gestión Logística
Educación, Salud, Seguridad Nacional, Servicio Diplomático de la República y personal Auxiliar Jurisdiccional y Administrativo del Poder Judicial y Ministerio Público;
En uso de las facultades conferidas por el inciso 19)
del Artículo 118º de la Constitución Política del Perú;
Con el voto aprobatorio del Consejo de Ministros; y,
Con cargo de dar cuenta al Congreso;
DECRETA:
Artículo 1 .- Otórgase, a partir del 1 de agosto de
1997, una Bonificación Especial a favor de los servidores de la administración pública regulados por el
Decreto Legislativo Nº 276, profesionales de la salud,
trabajadores comprendidos en el Decreto Legislativo
Nº 559, docentes del Magisterio Nacional, Docentes
Universitarios, funcionarios del Servicio Diplomático
de la República, personales de las Fuerzas Armadas
y Policía Nacional, personal Auxiliar Jurisdiccional y
Administrativo del Poder Judicial y Ministerio Público
sujeto al Decreto Legislativo Nº 276, servidores
asistenciales del Sector Salud y personal de Organismos Públicos que perteneciendo al régimen privado,
sujetan sus escalas remunerativas a los niveles establecidos para los servidores comprendidos dentro del
Decreto Legislativo Nº 276.
Artículo 2 .- La bonificación Especial dispuesta por
el presente Decreto de Urgencia será equivalente a
aplicar el dieciséis por ciento (16%) sobre los siguientes conceptos remunerativos; La Remuneración Total Permanente señalada por inciso a) del Artículo
8º del Decreto Supremo Nº 051-91-PCM y Remuneración Total Común dispuesta por el Decreto Supremo Nº 213-90-EF, las asignaciones y bonificaciones
otorgadas por los Decretos Supremos Nº 010, 142,
153, 154, 211, 237, 261, 276 y 289-91-EF, Artículo 12º
del Decreto Supremo Nº 051-91-PCM, R.M. Nº 34091-EF/11, Artículo 24 del Decreto Legislativo Nº 559,
Artículo 6º del Decreto Legislativo Nº 632, Artículo
54 de la Ley Nº 23724 y sus modificatorias, Decretos
Supremos Nº 040, 054-92-EF, D.S.E. Nº 021-PCM/
92, Artículos 184º, 231º y 281º de la Ley Nº 25303,
Decretos Leyes Nº 25458, 25671, 25739, 25697 y
25897, Decreto Supremo Nº 194-92-EF, Decretos
Leyes Nº 26163 y 25943, Decreto Supremo Nº 01193-ED, Decretos Supremos Nº 081 y 098-93-EF, Decreto Supremo Nº 077-93-PCM, Ley Nº 26504, Decreto Legislativo Nº 817, Decreto Supremo Extraordinario Nº 227-PCM/93, Decreto Supremo Nº 19-94PCM, Decreto Supremo Nº 46-94-EF y Decretos de
Urgencia Nº 37-94, 52-94, 80-94, 118-94, 090-96, 09896 y 019-97.
234
Artículo 3 .- Los cesantes comprendidos en la Ley
Nº 23495, reglamentada por el Decreto Supremo Nº
015-83-PCM, percibirán la bonificación dispuesta por
el presente Decreto de Urgencia en la proporción correspondiente de acuerdo a lo establecido por el Artículo 2º de la Ley Nº 23495.
Artículo 4 .- La bonificación a que se refiere el artículo 1º del presente Decreto de Urgencia tendrá las
siguientes
características:
a) Será una asignación mensual permanente
y se afectará en el caso del personal en servicio en el Grupo Genérico 1 «Personal y Obligaciones Sociales», utilizando la específica
del gasto respectiva del Clasificador por Objeto del Gasto; y para el caso del personal
cesante en el Grupo Genérico 2 «Obligaciones Previsionales», específica del Gasto 14
«Pensiones».
b) Estará afecta a los descuentos por Cargas
Sociales, FONAVI, Fondos Especiales de
Retiro y Aportaciones al Sistema Privado de
Pensiones.
c) No es base de cálculo para el reajuste de las
bonificaciones que establece la Ley Nº 25212,
el Decreto Supremo Nº 051-91-PCM, o para
cualquier otro tipo de remuneración, bonificación o pensión.
d) Los servidores y pensionistas de las entidades comprendidas en el presente Decreto de
Urgencia que reciban dos remuneraciones
o dos pensiones o remuneración y pensión
proveniente del sector público, percibirán la
bonificación especial en la pensión o remuneración de mayor monto.
Artículo 5 .- Fíjase a partir del 1 de agosto de 1997,
en DOSCIENTOS y 00/100 NUEVOS SOLES (S/.
200.00) la asignación mensual para las animadoras
y Alfabetizadores. Dicha asignación se afectará en el
Grupo Genérico 3 «Bienes y Servicios», en la específica 37 «Otros servicios de terceros - personas naturales» del Clasificador por Objeto del Gasto.
Artículo 6º .- El presente Decreto de Urgencia no
es de aplicación al:
a) Personal cuyas remuneraciones se sujetan
a escalas remunerativas aprobadas por la
Oficina de Instituciones y Organismos del
Estado o que mediante trámite institucional
aprueban sus escalas de acuerdo al procedimiento establecido en el primer párrafo del
Artículo 9º de la Ley Nº 26706.
Texto de Apoyo: Unidad V
b) Personal contratado por Servicios no Personales.
c) Personal a cargo de los proyectos por Administración Directa.
d) Los Internos de Medicina Humana y Odontología del Sector Salud.
e) Personal que presta servicios en los Gobiernos Locales, quienes se sujetan a lo establecido en el segundo párrafo del Artículo 9º
de la Ley Nº 26706.
f)
Personal comprendido en el Artículo 1º de
la Ley Nº 26586 o en el primer párrafo de la
Quinta Disposición Transitoria, Complementaria y Final de la Ley Nº 26623.
g) Personal no contemplado en los Artículos
1º y 3º del presente Decreto de Urgencia.
Artículo 7º .- Los organismos comprendidos en el
presente Decreto de Urgencia que financian sus planillas con recursos distintos a la Fuente de Recursos Ordinarios, asignarán la Bonificación Especial,
hasta el porcentaje que señala el Artículo 2º del presente dispositivo, en función a la disponibilidad de
los recursos que administran.
Artículo 8º .- El personal cuyas pensiones son reguladas con cargo a la Caja de Pensiones MilitarPolicial creada por Decreto Ley Nº 21021 percibirá la
Bonificación Especial con cargo a los recursos que
ella administra.
A partir de la vigencia del presente Decreto de Urgencia, la asignación excepcional otorgada por el Decreto Supremo Nº 237-91-EF se encuentra afecta a los
descuentos por fondos especiales de retiro.
Artículo 9 .- Previa a la ejecución y dentro de los
tres (3) días de aprobado el presente Decreto de Urgencia los Organismos de la Administración Pública
remitirán a la Dirección Nacional del Presupuesto
Público el costo que genere su aplicación proporcionando la información que sea requerida para el sustento de dicho costo.
Artículo 10º .- Autorízase a la Dirección Nacional
del Presupuesto Público y a la Dirección General del
Tesoro Público, a calendarizar y girar los montos que
se requieran para la aplicación del presente Decreto
de Urgencia con cargo a modificaciones presupuestarias al cierre del ejercicio 1997 y dentro del plazo
establecido por el Artículo 7º de la Ley Nº 26706.
Artículo 11º .- El Ministerio de Economía y Finanzas dictará las medidas necesarias para la adecuada
aplicación del presente Decreto de Urgencia.
Artículo 12º .- El presente Decreto de Urgencia entrará en vigencia a partir del día siguiente de su publicación en el Diario Oficial El Peruano y será refrendado por el Presidente del Consejo de Ministros
y por el Ministro de Economía y Finanzas.
Dado en la Casa de Gobierno, en Lima, a los treintiun
días del mes de julio de mil novecientos noventa y
siete.
ALBERTO FUJIMORI FUJIMORI
Presidente Constitucional de la República
ALBERTO PANDOLFI ARBULU
Presidente del Consejo de Ministros
JORGE CAMET DICKMANN
Ministro de Economía y Finanzas
8782
235
Gestión Logística
LECTURA Nº 6:
ESTRATEGIAS DE ENTREGA
Título :
MANUAL DE LA ORGANIZACIÓN MUNDIAL DE LA SALUD.
RESUMEN
El artículo presenta las diferentes estrategias de entrega, adicionalmente, si se decide un sistema
propio, presenta un modelo o sistema que inicia desde la adquisición de los vehículos y su mantenimiento, una necesidad en el actual sistema del MINSA.
La filosofía actual es a tercerizar este servicio, trasladando sus problemas y responsabilidades al
proveedor, sin embargo, si esto no fuera posible se presenta la organización de un modelo propio
de atención.
La entrega con frecuencia es la actividad menos organizada en el proceso de distribución y pueden presentarse trastornos en todos o cualquiera de los niveles del sistema. Por consiguiente, la entrega eficaz
requiere de una cuidadosa planificación y ejecución.
Los factores a considerarse incluyen:
• Selección del Transporte
• Intervalos de Entrega y Niveles de Existencia
• Calendarios
• Rutas
En esta sección presentaremos recomendaciones y
técnicas que deberían lograr que los pasos iniciales
en el proceso de suministro sean positivamente sentidos a nivel clínico. Todos estos pasos iniciales carecen de importancia si los medicamentos no son entregados sin averías y a tiempo a los usuarios finales.
I. PLANIFICACIÓN DEL TRANSPORTE
La planificación del transporte comienza con un
análisis cuidadoso y creativo de los recursos de transporte disponibles (Diagrama IV.E.1). Los responsables de las decisiones frecuentemente limitan sus consideraciones sobre el transporte a los vehículos disponibles dentro del sistema de salud pública, por muy
desalentador que sea el servicio que proporcionen
236
estos vehículos. Afortunadamente, hay varias alternativas buenas disponibles. Se podrá efectuar arreglos con los proveedores para que entreguen directamente a almacenes y/o instalaciones clínicas en diversos niveles del sistema. También pueden estar disponibles medios establecidos de transporte en el sector comercial o en otras ramas del gobierno. Además, puede ser que organizaciones caritativas locales puedan proporcionar transporte a ciertas áreas.
Es mediante combinaciones de estas y otras alternativas que puede obtenerse la mayor economía y flexibilidad. Seguramente, existe un elemento de complejidad en este enfoque. En la práctica, sin embargo,
sólo es cuestión de conectar selectivamente los recursos que ya existen. Los costos y beneficios prácticos de estas alternativas varían de país a país.
La comparación de medios alternativos de transporte puede ser difícil. Las opciones disponibles pueden
considerarse en términos de los siguientes factores:
1. COSTO DEL TRANSPORTE
Que es el cargo por flete en el caso de los transportadores comerciales. Para el transporte gubernamental, es la suma de los costos de adquisición de vehículos, mantenimiento, combustible y salarios de choferes;
Texto de Apoyo: Unidad VI
5. COSTOS DE EMBALAJE
Que pueden ser incurridos si se requiere de envases
especiales para ciertos tipos de transporte;
6. CONFIABILIDAD DEL TRANSPORTE
Que tendrá un impacto significativo sobre los costos si ciertos modos de transporte se asocian con
atrasos substanciales, tiempos impredecibles de entrega o pérdidas excesivas.
Los recursos de transporte y las posibilidades de
enlace entre los diferentes medios varían demasiado entre países para permitir recomendaciones
específicas.
Por lo tanto, los siguientes párrafos tratan sobre
algunas de las implicaciones administrativas de
cada una de las principales alternativas de transporte.
a. Uso de vehículos del Ministerio de Salud.
En teoría, el uso de vehículos del Ministerio
debería proporcionar un servicio adecuado dirigido desde el nivel central. En los países en
que son relativamente pocas las instalaciones
que deben abastecerse y donde los tiempos de
viaje y las distancias no son grandes, puede
que tenga más sentido depender exclusivamente
del transporte proporcionado por el ministerio.
En los países en que los requisitos de servicio
son extensos, sin embargo, donde las instalaciones clínicas y de almacenamiento son ampliamente dispersas, sin duda existirán dificultades. Los problemas comúnmente observados
incluyen los siguientes:
•
2. COSTOS DE TRANSFERENCIA
Que son el resultado de cargos y gastos de manejo
cuando los bienes son trasladados de un medio de
transporte a otro;
3. COSTO DE SEGURO
Para proteger los bienes contra daños, pérdidas o
hurto en tránsito;
4. CARGOS DE MANEJO PORTUARIO
Que pueden estar asociados con el uso de puertos
marítimos múltiples o aeropuertos del interior;
Las secciones de transporte a nivel central normalmente son responsables por el
servicio a toda división de un ministerio y
sus programas. Una condición previa para
la administración eficiente del transporte
es la información actualizada sobre las
necesidades futuras de transporte de la
división. Sin embargo, las comunicaciones
entre estas unidades típicamente son deficientes. La coordinación es difícil y los
camiones frecuentemente parten con sólo
media carga de suministros para un programa, mientras que una breve espera les
permitiría partir con una carga completa
llevando materiales para otros programas
destinados para la misma región.
237
Gestión Logística
•
El combustible normalmente se encuentra
escaso, haciendo difícil la entrega, incluso
cuando hay disponibilidad de vehículos
servibles. Además, aquí entra una cuestión
de prioridades. Cuando se conceden vehículos y asignaciones para combustible a
personal de alto rango, el combustible para
apoyar la entrega de servicios de salud se
vuelve aún más escaso.
•
Frecuentemente los vehículos son donados
o adquiridos sin cuidado de sus costos de
operación o uso programado. Es común ver
vehículos de ocho cilindros donde serían
adecuados vehículos de cuatro, o ver vehículos costosos de doble tracción utilizados
exclusivamente en carreteras pavimentadas.
b. Arreglos de Entregas con los Proveedores.
Una alternativa al uso de vehículos del Ministerio para las entregas es la de celebrar contratos
que obliguen a los proveedores de productos farmacéuticos a hacer repartos a almacenes e instalaciones clínicas selectas (principalmente los
grandes hospitales). A medida que las
requisiciones pasan a través del sistema, los funcionarios de nivel central las consolidan y efectúan arreglos de compras con proveedores que
entregan directamente desde sus propias instalaciones de almacenamiento. En los casos en que
se aplica, esto transfiere una parte de los costos
de almacenamiento y transporte a los proveedores. El resultado más probable de este tipo de
arreglo es una entrega de «dos etapas»: los proveedores entregan a los hospitales y almacenes
selectos, y los funcionarios regionales o distritales
efectúan arreglos de transporte hasta las instalaciones periféricas.
Aun cuando los Directores de Transporte
procuran optimizar el uso de sus vehículos,
permanecen numerosos obstáculos adicionales. Dentro del contexto organizacional de
muchos ministerios, el enfoque más efectivo sería el de asignar directamente a los almacenes, vehículos exclusivos para sus entregas.
•
238
Por lo general, un alto porcentaje de vehículos son descartados debido a falta de mantención o como resultado de accidentes.
Aparecen en el inventario pero son inservibles.
c. Alternativas en los Sectores Público y Priva
do.
Este manual supone que el programa de suministro de productos farmacéuticos está centralizado dentro del Ministerio. Esto no significa, sin
embargo, que el transporte debe ser administrado internamente. Dados los problemas de la adquisición, mantenimiento y suministro de combustible a flotas de vehículos, hay mucho que
decir sobre el uso de alternativas de transporte
dentro de otras dependencias públicas y en el
sector privado. Otros ministerios que efectúan
viajes con regularidad sobre rutas rurales el Ministerio de Agricultura, por ejemplo pueden tener
Texto de Apoyo: Unidad VI
espacio disponible para manejar suministros
médicos. También pueden aprovecharse los servicios existentes de transporte terrestre, aéreo y
de ferrocarril. Donde la situación lo justifique, custodios pueden acompañar a los suministros para
garantizar su entrega sin avería. Nuevamente, los
administradores locales asumen responsabilidad
desde las rutas principales hasta las áreas
periféricas. Esto también puede implicar el uso
del transporte comercial.
aéreo normalmente son altos, frecuentemente los
costos del empaque son más bajos y el hurto a
menudo es menos que con el transporte terrestre. Además, la velocidad del transporte aéreo
puede implicar economías mediante el uso más
eficiente de medicamentos caros y una disminución en la necesidad de instalaciones especiales
de almacenamiento en frío para las vacunas.
Siempre que se utilice el transporte aéreo, debe
asegurarse la disponibilidad del transporte y combustible necesarios en el aeropuerto de destino.
Además el aeropuerto deberá contar con instalaciones apropiadas de almacenamiento, incluyendo el almacenamiento en frío, de ser necesario.
d. Ferrocarriles.
El transporte ferroviario es altamente apropiado
para ciertas necesidades, especialmente el traslado de grandes cantidades de suministros desde
un puerto marítimo hasta un almacén médico
central en el interior o desde los almacenes médicos centrales hasta los grandes almacenes regionales. El transporte ferroviario hace un uso
económico del combustible, disminuyendo así los
costos de flete. También es el más apropiado para
manejar los embalajes voluminosos, tales como
contenedores y tarimas. El transbordo de cantidades voluminosas de embarques de medicamentos en contenedores o de embarques de medicamentos en sus envases originales sobre tarimas
puede disminuir tanto los costos de manejo como
las pérdidas por hurto. Además, si son confiables
los ferrocarriles, el transbordo de cantidades voluminosas puede reducir los tiempos anticipados
para las estaciones de abastecimiento en el interior.
Las principales desventajas de los ferrocarriles
son: (1) dificultad de mantención y por consiguiente puede ser un medio poco fiable, (2) la entrega
al destino final puede requerir siempre un traslado a camiones, y (3) puede no estar disponible el
equipo apropiado para el manejo de suministros
en las estaciones del interior para permitir el uso
de contenedores o tarimas.
e. Transporte Aéreo.
En ciertas áreas, el transporte aéreo representa
el único medio factible de entregar suministros.
Pero en la mayoría de los países, el transporte
aéreo no es utilizado con regularidad; más bien
es para entregas de emergencia y para la entrega
de artículos especiales, tales como vacunas. Puede ser de utilidad mantener un inventario de los
vuelos comerciales existentes, las líneas aéreas
de flete, y los pilotos y vuelos potenciales para
misiones especiales. Aunque los cargos por flete
f.
Vías de Navegación Interior.
Al igual que en el caso del transporte aéreo, las
vías de navegación interior a veces representan
la única ruta factible de entrega a determinada
área del país. Donde las rutas están bien establecidas, los cargos por flete normalmente son bajos en comparación con otros medios de transporte. Como en el caso del transporte ferroviario,
el transporte fluvial puede manejar grandes volúmenes de suministros, aunque puede haber menos flexibilidad en términos de almacenamiento
en contenedores y en tarimas. La dificultad con
el transporte fluvial es que frecuentemente es muy
lento; además está sujeto a considerables demoras, particularmente si los puertos del interior están congestionados o son ineficientes: los bienes
frecuentemente se pierden o dañan cuando se
atrasa su recolección del área portuaria; y los
suministros son más vulnerables a los daños o
pérdidas por mal tiempo, naufragios y otros accidentes. Las variaciones estacionales pueden limitar drásticamente la accesibilidad por agua. (En
el Archipiélago de Indonesia, por ejemplo, existen
ciertas islas a las que se puede llegar solamente
dos o tres veces durante el año, ya que la navegación es imposible durante los períodos de transgresión marítima). Por lo tanto, es ventajoso contar con un medio alternativo de transporte siempre que se programe el transporte acuático.
II. ADQUISICIÓN Y MANTENIMIENTO
DE VEHÍCULOS
Los vehículos están entre los suministros fungibles
más costosos del sistema de salud pública. La tendencia en muchos países es la de manejarlos hasta
239
Gestión Logística
que se paren y luego relegarlos a los garajes. A medida que los mecánicos canibalizan a los vehículos
paralizados para obtener repuestos, los resultados
son flotas de tamaño continuamente decreciente.
(En realidad, esto representaría una bendición oculta
en vista de los costos crecientes del combustible,
pero normalmente siempre existe algún donante
ansioso de reemplazar un Toyota paralizado con
dos camionetas GMC de ocho cilindros con aire
acondicionado). Durante el transcurso de los años,
los programas de asistencia han logrado poco progreso visible en el establecimiento de programas
autosostenidos de mantenimiento de vehículos.
Existen cinco temas básicos a considerar para el
mantenimiento de una flota de vehículos funcionales.
1. SELECCION DE VEHICULOS
En muchos programas de salud el transporte mediante vehículos está limitado más por la falta de
repuestos y conocimientos mecánicos que por el
número efectivo de ellos. En otras palabras, existirían suficientes unidades, si se pudieran mantener en operación. Por lo tanto, la capacidad de
proporcionar mantenimiento debe ser un factor
importante en la selección de nuevos vehículos.
La oferta de un vehículo donado puede resultar
costosa si no incluye repuestos o si los mecánicos disponibles en las rutas programadas de distribución no están familiarizados con su reparación y mantenimiento.
Por consiguiente, al elegir vehículos es importante considerar cuáles modelos son utilizados en
las regiones a ser cubiertas por el programa, y
por lo tanto, cuáles vehículos pueden ser reparados más fácilmente por los talleres de servicio y
los mecánicos a lo largo de las rutas de distribución. Las facilidades de los servicios existentes de
reparación son especialmente importantes en los
programas pequeños o en los programas nuevos
que aún no han desarrollado sus propios servicios de mantenimiento.
Al seleccionar vehículos, la disponibilidad futura
de repuestos también es importante. La disposición y capacidad demostrada de los distribuidores locales de mantener existencias de repuestos
debería tomarse en consideración. Las futuras
ventas locales del vehículo en consideración también son de interés; el crecimiento programado
de ventas hace más probable la disponibilidad de
repuestos y servicios.
240
2. MANTENIMIENTO PREVENTIVO
Cada nivel superior de mantenimiento cuesta más
que el nivel inferior. El propósito del mantenimiento
preventivo es el de minimizar la necesidad de reparaciones posteriores. El mantenimiento preventivo es
realizado por los operadores de vehículos utilizando
materiales de bajo costo, tales como aceite de motor,
agua para radiadores y aire para llantas. Se debería
requerir que los choferes llevaran a cabo el mantenimiento preventivo diariamente y que llenaran listas
de control (Diagrama IV.E.2.).
3. EDUCACION DE CHOFERES
Esta es una extensión del mantenimiento preventivo. Los accidentes y el abuso de vehículos son responsables de una porción considerable de las pérdidas. Instructores calificados deberían proporcionar
capacitación a todos los choferes, comprobar su destreza en el tráfico urbano y en los caminos pavimentados y no pavimentados, y sólo entonces concederles licencias. En particular, los choferes deben aprender a controlar los indicadores en el tablero de instrumentos y suspender las operaciones cuando las
lecturas en los indicadores excedan los límites aceptables. Las entregas tardías cuestan menos que los
vehículos seriamente dañados.
4. MANTENIMIENTO MEDIANTE
REPARACION
El mantenimiento mediante reparación es caro. Requiere de repuestos costosos y de mecánicos que reciben salarios más altos que los choferes. También
son caras las herramientas y el equipo para efectuar
las reparaciones y, de hecho, frecuentemente no están disponibles. No es una exageración decir que, para
muchos vehículos, el mantenimiento preventivo es la
última oportunidad; debido a la escasez de repuestos y mecánicos, el mantenimiento mediante reparaciones sencillamente puede no realizarse. Y si ocurre, puede ser que los recursos disponibles sólo sean
suficientes para los vehículos de funcionarios importantes.
La capacidad de realizar reparaciones extensas puede crecer con el programa. Cuando se está estableciendo o extendiendo un sistema nuevo, las reparaciones pueden efectuarse bajo contrato, siempre y
cuando existan servicios de reparación. A medida que
crece el programa, se vuelve factible emplear y capacitar a mecánicos para efectuar reparaciones cada
vez más complejas y equiparles con un juego de he-
Texto de Apoyo: Unidad VI
rramientas básicas. El apéndice IV. E. 1. proporciona un ejemplo de un equipo útil de herramientas
para la reparación de vehículos.
5. REPUESTOS
¡El máximo dolor de cabeza! El hecho de que los
repuestos son caros en sí es desafortunado, pero en
flotas integradas de vehículos procedentes de múltiples fabricantes, los repuestos constituyen una pesadilla en lo que a adquisiciones se refiere. La estrategia más práctica a corto plazo es la de estudiar la
manufactura y los modelos en la flota, identificar los
repuestos más frecuentemente requeridos y mantener bastantes existencias de los mismos. Debería establecerse un fondo de reserva manejado al estilo de
caja chica para los repuestos que tengan menos demanda. Esto es importante porque evita los procedimientos engorrosos de requisición y adquisiciones.
Después de todo, ¿qué encargado de órdenes de compra siente la urgencia de procesar documentos para
un disco de embrague?
La estrategia a largo plazo, que se admite es difícil de
perseguir, debe ser la de limitar la flota al número
más bajo posible de marcas y modelos apropiados de
vehículos. Esto requiere un enfoque unificado tanto
en las adquisiciones como en las negociaciones con
diferentes donantes. Esta estrategia puede ejecutarse en fases. Deben efectuarse los reemplazos necesarios únicamente con los nuevos modelos
estandarizados. Deberían retenerse los modelos no
estandarizados hasta que sus costos de mantenimiento los vuelvan no rentables. Luego, de ser posible, se debería subastarlos mientras todavía estén en
operación y utilizar el producto de la subasta para
repuestos y herramientas para la flota nueva. En efecto, esta estrategia es la única que logrará mejoras
sostenidas. Promete una alta productividad por vehículo y costos más bajos de operación en términos de
la adquisición simplificada de repuestos y herramientas, mantenimiento mediante reparación, y capacitación.
III. ESTABLECIMIENTO DE PATRONES
DE ENTREGA
Tres actividades estrechamente interrelacionadas forman la clave del manejo eficiente del sistema de almacenamiento y entrega y afectan de manera positiva la calidad de los servicios en las instalaciones clínicas. El intervalo de entrega es el tiempo que transcurre entre una entrega programada a una instalación y la siguiente entrega. También es una expre-
sión de la tasa estimada de consumo, por cuanto la
intención es que los suministros duren por todo el
intervalo.
El calendario se refiere a las fechas predeterminadas
(a menudo aproximadas) en que una instalación
entrega suministros a otra. La capacidad del sistema
de entregar el complemento total de suministros a
todas las instalaciones en la fecha programada es
una medida de su efectividad.
La ruta fija el orden en que las instalaciones reciben
sus entregas. La elección de la ruta afecta directamente la eficiencia con que los suministros son entregados. Esto incluye el costo del combustible y el
tiempo requerido para cada entrega.
1. INTERVALOS DE ENTREGA Y NIVELES
DE EXISTENCIA
Las entregas semanales a través de cada nivel
de la jerarquía de almacenamiento hasta llegar a
las instalaciones clínicas daría lugar a economías
notables en los costos de mantenimiento de inventario. Sin embargo este enfoque apenas si es
posible, ya que las adquisiciones no pueden efectuarse con esta frecuencia y los costos de procesamiento serían excesivos. Al otro extremo, es
igualmente impráctico abastecerse de suministros para un año en las instalaciones de almacenamiento y distribución porque no habría suficiente espacio para contenerlos. Además, costos
inaceptables de mantenimiento serán el resultado de niveles excesivos de existencia, daños en
los estantes, vencimiento y robo. Los intervalos
de entrega deben fijarse de manera realista entre
estos extremos.
De conformidad con las circunstancias locales y
factores tales como el nivel del sistema, los recursos financieros, de transporte y de personal, y el
tiempo y la distancia pueden ser apropiados intervalos que varían entre uno y cuatro meses.
Por ejemplo, un almacén central puede reabastecer a los almacenes regionales en forma trimestral, mientras que los almacenes regionales abastecen a las instalaciones clínicas en una base
mensual. El establecimiento de intervalos apropiados de entrega y niveles de existencias en instalaciones geográficamente dispersas requiere un
enfoque sistemático y confiable.
Bajo el sistema de control periódico de inventario, las fechas de requisición y entrega son predeterminadas, y son fijados los niveles máximos de
existencia. Esto permite el envío simultáneo de
241
Gestión Logística
242
Texto de Apoyo: Unidad VI
todos los bienes, simplifica el manejo de suministros, y promueve las entregas regulares. Los trabajadores de las clínicas tienen poca dificultad
en preparar requisiciones porque piden únicamente la cantidad de cada producto que se ha
consumido. Este sistema es de utilidad en los
niveles intermedios y periféricos ya que minimiza
la necesidad de un proceso independiente de toma
de decisiones.
La principal desventaja es la posibilidad de que
una demanda imprevista agote tanto las existencias de trabajo como las existencias de seguridad. Este peligro puede reducirse a un mínimo mediante estudios sistemáticos del sistema de abastecimiento: estableciendo intervalos de entrega tomando en consideración los
recursos de personal y de transporte, el tiempo
de tramitación para el procesamiento de
requisiciones y una estimación del tiempo de
viaje requerido para la entrega; estableciendo
niveles de existencia que en forma realista se
anticipen a la demanda para todo el intervalo
de entrega; y estableciendo existencias adecuadas de seguridad (probablemente un tanto altas) para cada instalación clínica.
Los sistemas de control de inventario a nivel
central requieren mayor flexibilidad que la que
se requiere a los niveles inferiores para estimar las demandas futuras para todo el sistema, para poder absorber fluctuaciones en la
oferta y la demanda, y para permitir el flujo programado de suministros. Uno de los sistemas
más prácticos es el de «Reemplazo Optativo».
Los niveles de existencia son revisados a intervalos regulares y cualquier artículo que haya
bajado a un nivel preestablecido de
reabastecimiento es pedido automáticamente
en la cantidad necesaria para alcanzar un nivel máximo predeterminado de existencias. (Las
diferencias, ventajas y desventajas de diversas
técnicas de control de inventario se examinan
en el capítulo IV.B.).
2. COORDINACION DE CALENDARIO
El objetivo de la coordinación del calendario es el de
organizar las entregas para que cada instalación reciba suministros frescos cerca del final de su intervalo de entrega antes de que se agote el último embarque y antes de comenzar a utilizar las existencias
de seguridad. La coordinación eficiente busca minimizar los costos así como ofrecer un buen servicio.
Para lograr estas metas, se deben tomar en consideración los siguientes factores:
•
El tiempo promedio que se requiere para (a) procesar requisiciones, (b) reunir suministros, (c)
empacarlos, y (d) entregarlos a una instalación
clínica.
•
El número de instalaciones que requieren entregas.
•
El volumen promedio de suministros requeridos
por cada instalación.
•
El volumen total de suministros a entregarse.
•
El número de vehículos disponibles y su capaci
dad individual de carga.
Todas las instalaciones deben recibir suministros
frescos antes de finalizar su intervalo de entrega.
Por ejemplo, si un almacén es responsable de 40
instalaciones clínicas y el intervalo es de un mes,
entonces el tiempo requerido para realizar todas
las actividades necesarias para la entrega no debe
exceder un mes. Si un análisis de factores pertinentes determina que se requerirán seis semanas,
no se logrará el objetivo. El Diagrama IV.E.3. ilustra la aplicación de este enfoque. El estudio de
Países IV.E.1. proporciona otro ejemplo de la planificación del transporte.
Si el primer plan no produce un programa aceptable, existen ajustes que pueden efectuarse. Algunos de los factores listados anteriormente son de
orden fijo y no pueden alterarse. Todas las instalaciones deben ser servidas, el volumen de suministros no puede modificarse y el tiempo requerido
para las entregas permanecerá igual (a menos que
las rutas hayan sido mal diseñadas).
En cambio, al asignar personal adicional para procesar requisiciones, acotar y empacar suministros,
puede disminuirse el tiempo requerido para realizar estas actividades. El principal factor en el ahorro de tiempo es el de efectuar arreglos para un
mayor nivel de capacidad de carga, obteniendo camiones de otras dependencias del gobierno o firmas comerciales de transporte. Esto disminuye el
número de viajes requeridos, que representan el
segmento que más tiempo consume en la rutina
de entrega.
Finalmente, un objetivo principal en la coordinación
de los intervalos de entrega, niveles de existencia, horarios y rutas es el de minimizar la necesidad de entregas provisionales o «de emergencia». Se ha recalcado constantemente el alto costo de la operación de
vehículos. Cuando éstos hacen entregas provisionales se desplazan con cargas parciales pero con cos-
243
Gestión Logística
El programa anterior se basa en los siguientes cálculos e información hipotéticos:
• El almacén medico regional procesa las requisiciones procedentes de 40 instalaciones y efectúa entregas a las
mismas – 30 dispensarios operados por auxiliares médicos, 8 centros de salud operados por auxiliares médicos y
algunos doctores, y 2 hospitales de distrito. Los requisitos mensuales de suministros fungibles alcanzan un
promedio de un 0,25 metros cúbicos para los dispensarios, 0,50 metros cúbicos para los centros de salud, y 1
metro cubico para los hospitales.
• La mayoría de las instalaciones están situadas a lo largo de caminos no mejorados y se requieren vehículos de
doble tracción. Están disponibles 2 vehículos de tipo “pickup” de doble tracción, cada uno con una capacidad de
carga de 4 metros cúbicos las cajas de embarque tienen un promedio de 0.127 metros cúbicos (1-1/2’ x 1-1/2’
x 2’). Por consiguiente, cada vehículo tendrá una capacidad de unas 31 cajas.
• El requisito mensual promedio para todas las instalaciones es de 106 cajas.
• La distancia promedio entre instalaciones es de 60 millas. El tiempo promedio para efectuar una entrega es de 3
horas (2 horas de viaje a 30 millas por hora y 1 hora para descargar suministros y llenar los formularios necesarios).
• Las requisiciones comienzan a llegar el primero de cada mes. Se requieren 2 horas para procesar una requisición
por las secciones de envíos, recepción y control de inventario. Esto incluye las revisiones preliminares, la obtención de las aprobaciones necesarias y poner a la vista las tarjetas de registro de existencias.
• El tiempo estimado para preparar una caja en los almacenes médicos (40 minutos) y verificarla y sellarla en envíos
y recepción (10 minutos) da un total de 50 minutos. Cada instalación recibe un embarque promedio de 2.7 cajas.
Por consiguiente, el tiempo total promedio de procesamiento y empaque es de 4.3 horas por embarque (2 horas
por requisición más 2.3 horas para juntar el embarque).
• Puesto que una camioneta “pickup” tiene una capacidad de hasta 31 cajas, puede servir a 10 instalaciones por
viaje. Con un tiempo promedio de entrega de 3 horas, pueden servirse un promedio de 2 instalaciones diarias –
más en algunos días, menos en otros.
• Por todo, se requieren 20 días – vehículo, que representa 10 por pickup o 2 viajes de 5 días laborables por
vehículo, por mes.
• Durante la primera y ultima semana del mes, los pickups pueden ser utilizados para recoger suministros para el
almacén medico regi9nal desde los ferrocarriles, aeropuertos, puertos del interior, o por carretera desde el almacén medico central. Las entregas de emergencia también pueden efectuarse con mayor facilidad durante este
periodo.
• Durante las ultimas 2 semanas del mes, el personal de envíos y recepción y control de inventario revisa los
registros de existencias y procesa el recibo de ellas en el almacén medico central. Los bodegueros manejan los
recibos de medicamentos y realizan funciones de mantenimiento en el almacén.
244
Texto de Apoyo: Unidad VI
tos equivalentes a entregas regulares. Cuando los
horarios están llenos, se produce un efecto de desplazamiento, atrasando las entregas regulares. Si esto
ocurre con suficiente frecuencia, las existencias se
agotan y aumentan las demandas para atención especial. Un enfoque para reducir al mínimo este problema es la creación de existencias particularmente
altas de seguridad para las medicinas «de importancia vital»; esto disminuirá el número de solicitudes
que requieren una respuesta inmediata. Otra posibilidad es la de responder a las solicitudes mientras se
esté efectuando entregas a otras instalaciones. Finalmente, se podría requerir que las instalaciones
que cuenten con un personal adecuado recojan ellas
mismas sus solicitudes provisionales.
3. RUTAS
Las rutas establecen el orden y el camino sobre
el que se hacen las entregas. El principal objetivo es el de lograr una distancia y un tiempo promedio de entrega más cortos para cada instalación. Esto, a su vez, minimiza el costo. Los intervalos establecidos de entrega, las características
de la red de transporte y los medios disponibles
ejercen una influencia sobre la planificación de
rutas. Distintos niveles del sistema tienen problemas característicos; la presente sección expone brevemente algunos de ellos.
La ruta conceptualmente ideal es una ruta circular en que un camión parte de un punto de
almacenamiento y entrega suministros a intervalos de tiempo y de distancia aproximadamente
iguales, regresando al punto de almacenamiento sin volver sobre su ruta. La meta es efectuar
las entregas en la forma más eficaz posible usando los limitados recursos disponibles de gasolina y tiempo asalariado. Las rutas menos deseables son las rutas lineales o bifurcadas en que
un camión parte del punto de almacenamiento,
efectúa entregas en el camino, llega al final, y
regresa vacío al punto de inicio por el mismo
camino.
Limitando la discusión al nivel regional por un
momento, la planificación de rutas realmente no
consiste en más que trabajar con la red existente de carreteras y procurar establecer rutas que
abarquen el número promedio más grande de
instalaciones para la distancia recorrida. Es un
ejercicio en la selección de la mejor de las alternativas subóptimas. El Diagrama IV.E.4. es un
modelo de una Orden de Ruta diseñado para
ayudar a asegurar que los choferes sigan los
puntos establecidos. Las rutas lineales que requieren regresos excesivos sobre segmentos de
ellas son caras de operar. Si existe una alta proporción de estas rutas, puede ser menos costoso el transporte comercial local, si está disponible, ya que estos vehículos pueden llenarse para
el viaje de regreso. Otra alternativa es entregar
suministros hasta la primera instalación en la
ruta, en un día determinado, y obligar a que los
usuarios lleguen a recoger ellos mismos sus suministros. Esto es factible cuando los embarques
son pequeños, como en el caso de los dispensarios, y cuando existe disponibilidad de buses, bicicletas u otros medios de transporte local.
Este capítulo ha propugnado por un enfoque
mixto para ordenar el transporte. Una discusión
de las rutas es un lugar conveniente para volver
a introducir este tema. Un director regional, con
dos vehículos de tipo «pickup» y suficientes fondos para alquilar otro al momento de entrega,
no tiene mucho más que hacer que planificar
con cuidado la ruta para poder satisfacer tanto
el programa como el presupuesto.
A nivel central, el punto de vista es distinto. Los
principios básicos de la planificación de rutas y
sus costos relativos aún son aplicables, pero existe un mayor número de alternativas para resolver los dilemas causados por éstos. Por ejemplo,
los vehículos del ministerio pueden ser utilizados en las rutas más económicas. Los largos viajes de ida pueden ser asignados a los transportistas comerciales, ahorrando el ministerio el
gasto del viaje vacío de regreso. De modo similar, un abastecedor de productos farmacéuticos
que efectúa entregas regulares a los distribuidores regionales podría dejar un envío en un almacén como parte del contrato. Los ahorros en
combustible en sí probablemente justificarían
estas alternativas.
245
Gestión Logística
Estudio de Países VI. E.1
PLANIFICACION DEL TRANSPORTE EN ASIA CENTRAL
Durante 1970 y 1971, este país de Asia experimento una sequía sin precedentes que fue seguida por uno de los
peores inviernos en su historia. A pesar de los esfuerzos del gobierno y de la asistencia de mayor envergadura. El
propósito del proyecto fue distribuir grandes cantidades de alimentos, ropa, productos farmacéuticos, y otros
suministros a más de dos millones de personas en un área notable por su terreno montañoso y climas extremos. En
este ambiente, la planificación del transporte y las comunicaciones eran de una importancia critica.
Planificación.- se creo una división de transporte por separado, encabezada por el encargado de transporte, quien
tenia la responsabilidad de determinar los requisitos de transporte, adquirir esos servicios, planificar el uso eficiente
de las capacidades de carga, establecer rutas y puntos de reabastecimiento de combustible y fijar puntos de
descarga. El uso eficiente de transporte requería del diagnostico del área geográfica y consideración de las instalaciones disponibles de combustible y puntos de almacenamiento. Los resultados de este proceso se muestra en el
mapa. La seguridad, incluyendo barricadas en ciertas partes de las carreteras y el mantenimiento de caminos,
recibieron prioridad. A fin de determinar el movimiento y control de vehículos, el área damnificada fue dividida en
cuatro sectores. El sector A recibía servicios de camiones precedentes de la capital, y el sector B camiones militares
y medios comerciales suplementarios de transporte. Las entregas al sector C se realizaban mediante transporte
comercial donde había caminos y por bestias de carga según fuera necesario. El sector D era suplido por transporte
local.
Condiciones de los Caminos.- Se dio consideración cuidadosa a condiciones especificas de los caminos. Los
caminos principales desde Kabul vía Banyan. Sin embargo, la distancia era mayor en esta ruta y las condiciones del
camino eran malas. Por consiguiente, la carretera desde Dykindi era el principal camino transitable. Esta ruta
también era difícil al iniciar el invierno su utilidad fue restringida. La ruta desde Shindad a Taywara también tenia un
tramo difícil entre Shahrak y Taywara. La ruta Pasaband-Taywara era un camino de tierra de tercer grado y representaba la ruta principal hacia el sector B. Los caminos desde Herat a Guiran no eran carreteras primarias y se
consideraban de tercer grado. El camino desde Maimana a Lulash y desde Qalaynaw no era transitable por camiones; por consiguiente en tramos de 30 y 65 kms respectivamente se utilizaban bestias de carga. Se prepararon
planes similares de contingencia para el movimiento sobre caminos cerrados por el mal tiempo.
Reabastecimiento de Combustible y mantenimiento de Vehículos.- Se estudiaron puntos intermedios de
reabastecimiento de combustible y se planificaron por adelantado las paradas para ellos. Se tomaron las medidas
apropiadas para anticipar posibilidades de problemas de combustible en las rutas y asegurar la suficiencia de este.
Se hicieron arreglos con el ejercito para ayudar con las reparaciones de vehículos que sufrían desperfectos acerca
de sus instalaciones. También se tomaron medidas para contar con un taller móvil de reparaciones para dar en el
lugar de los desperfectos.
Procedimiento en los Puntos de Abastecimiento.- En los destinos finales, es decir, los puntos de abastecimiento, se establecieron procedimientos para estimular la descarga eficiente de vehículos para asegurar que no se habían
presentado perdidas en transito. El chofer debía estar presente para verificar la carga. Un despachador de vehículos
en cada punto de abastecimiento ayudaba a los choferes mediante la revisión de tareas, rutas, condiciones de
carreteras y punto intermedios de parada.
Kilometraje, Caminos de acceso Tiempo de tránsito, estaciones de servicio y puntos de mantenimiento del equipo
de caminos.
246
Texto de Apoyo: Unidad VI
DIAGRAMA IV.E.4.
Ejemplar de Orden de Ruta
El Diagrama IV.E.5. ilustra una red hipotética de
distribución. Los siguientes comentarios ilustran
en una forma simplificada el razonamiento que
podría intervenir en la planificación de los servicios de transporte para esta red:
•
La red de caminos alrededor de las ciudades
grandes normalmente está bien desarrollada,
facilitando así la planificación eficiente de rutas. Esto hace conveniente que los vehículos
del Ministerio sirvan a los Almacenes Médicos Regionales 1 y 2 y a las instalaciones clínicas urbanas o peri-urbanas (representadas
por los círculos grandes).
•
Las entregas directas a las Regiones 3 y 4 requerirían de largos viajes de ida y viajes vacíos costosos de regreso. Sería más económico abastecerlas por ferrocarril. El número 3
está obligado a efectuar un viaje corto al ferrocarril para recoger los suministros, pero
esto es menos costoso que una entrega directa.
• El Almacén Regional 5 no es servido en forma conveniente ni por los vehículos del Ministerio ni por la vía ferroviaria. Por consiguiente, se emplea una compañía comercial
de transportes terrestres que efectúa viajes
regulares entre la capital y una ciudad en el
sur. Nuevamente, el Ministerio paga los gastos solamente de ida.
• El Almacén Regional 5 está rodeado de una
red de caminos rurales e instalaciones clínicas. Las instalaciones del 1 al 9 están situadas en una ruta circular, haciendo bastante
eficiente la entrega por vehículos de los almacenes regionales.
• Las instalaciones del 10 al 18 están situadas
a lo largo de rutas lineales o bifurcadas, haciendo preferible alentar a estas instalaciones
a que lleguen al Almacén Regional por sus
suministros o efectúen arreglos de transporte
con transportistas comerciales locales que podrían preferir cargar medicamentos de regreso para complementar sus cargas de ida de
productos agrícolas locales.
Este tipo de análisis puede no revelar una sola
mejor estrategia pero debería revelar por lo menos una buena estrategia para aprovechar al
máximo el uso de los recursos disponibles del
transporte.
247
Gestión Logística
248
Texto de Apoyo: Unidad VI
RESUMEN
La entrega eficiente requiere de la planificación y ejecución cuidadosas. Los factores a considerar incluyen:
•
Intervalos de entrega y niveles de existencia.
•
Selección de transporte.
•
Calendarios.
•
Rutas.
Deberían considerarse las alternativas disponibles de
transporte en términos de los siguientes factores:
(1) Costo del transporte, que incluye la adquisición
de vehículos, mantenimiento, combustible y salarios de choferes.
(2) Costos de transferencias, cuando los bienes son
transferidos de un medio de transporte a otro.
(3) Costo del seguro contra daños a bienes, pérdidas o hurto.
(4) Cargos por manejo portuario.
(5) Costos de envasado, que varían según el tipo de
transporte empleado.
(6) Confiabilidad del transporte.
Las principales opciones de transporte incluyen:
(1) Vehículos del Ministerio de salud.
(2) Arreglos en los contratos con proveedores, obligándoles a que hagan reparto directo a almacenes y clínicas seleccionados.
(3) Transporte alternativo en los sectores público y
privado, aprovechando los servicios existentes.
(4) Ferrocarriles.
(5) Transporte aéreo.
(6) Vías de navegación interior.
Los vehículos están entre los suministros fungibles
más costosos del sistema de salud pública. Un buen
mantenimiento es imprescindible. Los temas básicos
a considerar incluyen la selección de vehículos, en
términos de disponibilidad de repuestos y pericia en
reparación y mantención; la mantención preventiva,
que minimiza reparaciones ulteriores; la educación
de choferes, una extensión de la mantención preventiva; el mantenimiento mediante reparación por mecánicos capacitados, y repuestos, que deberían tenerse en existencia en cantidades apropiadas. La estrategia más efectiva a largo plazo es la de limitar la
flota al menor número posible de marcas y modelos
apropiados de vehículos.
Los intervalos de entrega deben fijarse en conformidad con las circunstancias locales y factores tales como tiempo y distancias, nivel del sistema, recursos financieros, de transporte y de personal.
La coordinación eficaz del calendario significa organizar las entregas de modo que cada instalación reciba suministros frescos hacia el final de
su intervalo de entrega. Esto se logra coordinando intervalos de entrega, niveles de existencia, horarios y rutas, minimizando así la necesidad de
entregas provisionales o de «emergencia».
Las rutas establecen el orden y el camino por el
cual se hacen repartos, para lograr promedios cortos de distancia y tiempo de entrega por instalación y, por lo tanto, el uso eficiente de transporte
disponible.
REFERENCIAS
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250
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Countries. Nueva York: Organización de las Naciones Unidas de Desarrollo Industrial (ONUDI) 1971.
U.S. Department of Health, Education and Welfare:
Planning for Hospital Pharmacies. Washington, D.C.:
U.S. Government Printing Office, 1974.se considera
tienen el promedio más bajo de costos por instalación? ¿Cuáles características de sus operaciones son
la causa de esto?
Texto de Apoyo: Unidad VII
LECTURA Nº 7:
EVALUACIÓN DE ALMACENES
Título :
MANUAL DE LA ORGANIZACIÓN MUNDIAL DE LA SALUD. (DGI - 1996)
RESUMEN
El almacén es el reflejo de la gestión del abastecimiento, traduce las deficiencias o excesos de la
gestión.
La gestión del almacén puede y debe ser medida no sólo por inventario, sino por sus movimientos,
lo que debe traducirse en cambios de actitud en el manejo del almacén.
Una de las funciones importantes del ejecutivo en
logística, y tal vez menos practicada en la actualidad,
es la de mantenerse actualizado sobre la marcha de
las operaciones de las unidades o dependencias que
le reportan, pero no solamente desde el punto de vista del cumplimiento cabal y oportuno de las actividades que se ejecutan, sino principalmente del grado
de eficiencia con el que se está actuando.
Existe una forma lógica para medir la actuación del
personal del área logística, que consiste en la aplicación de una serie de «Indices de Medición de Eficiencia», los cuales son aplicables a cada una de las distintas actividades o funciones que integran esta importante área empresarial.
A continuación, se explican una serie de índices que,
normalmente, pueden ser aplicados al área de Almacenes y que tratan de medir los diferentes factores de
actuación que se conjugan en dicha unidad.
Es importante tener presente para ello, el objetivo
fundamental del área, el cual reconocemos como:
Asimismo, el concepto de que las actividades del almacén guardan ciertas similitud con el área de CAJA
en la empresa, puesto que la segunda se constituye
en guarda y custodia de dinero en efectivo, mientras
que el almacén mantiene materiales, insumos y repuestos, los cuales representan por lo general una
considerable cantidad de dinero depositado o guardado en uno o varios locales bajo la responsabilidad
del personal y jefe de Almacenes, los cuales en todo
momento deberán responder por ellos, ya sea teniéndolos físicamente o a través de documentos que justifiquen plenamente su salida del almacén.
Con el objeto de lograr una mejor comprensión del
porqué de los índices, hemos procedido a agruparlos
de forma tal que faciliten su aplicación o elección
para medir cualquier elemento de la labor diaria del
personal de almacenes.
251
Gestión Logística
MEDICIÓN DEL VOLUMEN DE
TRABAJO
Los índices que se comentan a continuación, tienen
como objetivo determinar el volumen de información
global que se recibe y atiende en los almacenes de la
Empresa y su incidencia en las actividades del personal del almacén, teniendo en cuenta que se debe atender a los usuarios, oportuna y eficazmente.
Dichos índices son:
1. NUMERO TOTAL DE «VALES DE
SALIDA» RECIBIDOS EN ALMACEN
(TVR)
Que contabiliza la cantidad periódica (diaria, semanal, quincenal, mensual, anual); de documentos de salida o requisiciones de material que se
recepcionan en los almacenes, solicitando materiales para las diferentes operaciones de la empresa. Está integrado por los vales de salida atendidos (VAT), y los no atendidos (VNAT).
TVR = VAT + VNAT
2. NUMERO DE «VALES DE SALIDA»
ATENDIDOS, (VAT)
De los vales recibidos el total de los atendidos.
3. NUMERO DE «VALES DE SALIDA» NO
ATENDIDOS, (VNAT)
De los vales recibidos los no atendidos por diferentes razones, entre las que prima la falta de
stock.
Estos índices tratan de determinar el grado de
atención de los requerimientos al almacén.
4. PORCENTAJE (%) DE VALES
ATENDIDOS (% VAT)
El que determinará en forma porcentual cuan
eficientes somos en la atención de requerimientos. Se determina a través de la fórmula siguiente:
252
El grado de eficiencia se determinará comparando el resultado obtenido con el nivel de servicio
establecido para las operaciones de almacén, expresado en porcentaje, mediante la siguiente operación:
EFICIENCIA = % VAT - NIVEL SERVICIO
La eficiencia máxima, será cuando el resultado
de la fórmula sea igual a cero (0).
5. PORCENTAJE (%) DE VALES NO /
ATENDIDOS (% VNAT)
Este índice indicará el porcentaje de ineficiencia
de stocks adecuados, durante el período bajo estudio. Se calcula en la forma siguiente:
Asimismo, nos indicará las veces que debemos
decir que no hay stock y por consiguiente no se
satisface la demanda en forma oportuna, debiendo informarse al área de Control de Inventarios,
para la reposición adecuada de las existencias.
Los últimos dos índices permitirán entre otras
cosas:
a. Adecuación de los pedidos para
completamiento o reposición de los stocks,
en función de las necesidades reales.
b. Modificación de las políticas de inventario
en relación a las variaciones de los consumos.
c.
Adecuación del nivel de servicio deseado a
la realidad de la Empresa.
d. Adecuación de la aplicación de la fórmula
de cantidad a pedir cuando no se usan los
costos de posesión o renovación.
6. VOLUMEN DE TRABAJO (VT)
Existe un índice adicional, comprendido en este grupo, que permite detectar el volumen de documentos
recibidos por trabajador en almacén, y que proporciona información para determinar el grado de ocu-
Texto de Apoyo: Unidad VII
pación o saturación que tiene el personal. Se determina en la forma siguiente:
donde:
VT
= Volumen de Trabajo
TVR
= Total de vales recibidos
# TRAB = Número de trabajadores en almacén
La aplicación de este índice permitirá al Ejecutivo,
saber en forma apriorística si el personal del almacén es suficiente o no para atender las operaciones
de despacho del mismo y por consiguiente llamará la
atención sobre dicho elemento a fin de determinar la
necesidad de un análisis más profundo sobre factores como:
•
Razonabilidad de los pedidos
•
Creación de sub - stocks
•
Pérdidas de tiempo en la atención
•
Tiempo promedio de atención por usuario, etc.
MEDICIÓN DEL VOLUMEN DE
INVENTARIOS
El objetivo de este grupo de índices, es el determinar
el volumen de las operaciones necesarias en almacén para el óptimo mantenimiento y control de los
inventarios, así como posibilitar la toma de decisiones para incrementar el uso de determinados materiales o la baja de aquellos que así lo ameriten.
Entre ellos tenemos:
If = Inventario final, o al término del período de
evaluación, denominado también Inventario
de Cierre.
Es menester aclarar, que para la aplicación de esta
fórmula se utiliza el número de items que mantenemos en stock, al margen del tipo y/o cantidad de
unidades que conforman el inventario. Se trabaja
sobre la unidad.
2. TOTAL DE ARTICULOS CON
MOVIMIENTO (TA C/M)
Que contabiliza el número de items que han tenido movimiento es decir, entradas y consumos,
durante un período determinado.
A través de éste índice, se conocerá la cantidad
de artículos que pueden considerarse activos y
que por ello constituyen el permanente «dolor de
cabeza» del área, ya que es necesario identificarlos y mantenerlos constantemente evitando que
falten, porque constituyen piezas importantes en
la operación de la empresa.
Se obtiene sumarizando los artículos que son
solicitados diariamente por los usuarios y durante
el período escogido para la evaluación. Puede
recurrirse a los registros de control visible de almacén para conocerlos.
3. PORCENTAJE DE ARTICULOS CON
MOVIMIENTO
Se determina mediante la aplicación de la fórmula siguiente:
1. PROMEDIO DE EXISTENCIAS EN
STOCK (¯MS)
Que permite determinar la media de artículos que
se mantienen en stock. Se puede calcular para
diferentes períodos de tiempo, pudiendo ser mensual, semestral, anual; etc.
Se obtiene mediante la aplicación de la fórmula
siguiente:
donde:
Ii = Inventario inicial, al inicio del período de evaluación o también denominado inventario
de Apertura.
donde:
% A C/M = Porcentaje de artículos con movimiento.
TA C/M = Total artículos con movimiento.
¯MS = Promedio de existencias en stock.
Este índice permite obtener el porcentaje de materiales activos en nuestros almacenes, sobre el total de
items que lo constituyen.
4. EXISTENCIAS SIN MOVIMIENTO
(E S/M)
Que constituye la contraparte del total de items con
movimiento, y que nos indica la cantidad de artículos
inactivos que mantenemos en stock.
253
Gestión Logística
Este grupo de artículos constituyen una fuente potencial de materiales obsoletos, si no se toman las
medidas adecuadas para activar su consumo a nivel
de los usuarios.
Se determina en la forma siguiente:
donde:
No existe índice matemático que nos permita conocer su cantidad, sin embargo, la fuente más
apropiada para conocerlos la constituyen los registros de Control de Inventarios, así como la información que permanentemente debe alimentar al Sistema Logístico en lo relacionado con el
uso de materiales y la baja de los diferentes equipos que conforman la planta.
Tal como se ha indicado anteriormente, una de
las fuentes proveedoras más importantes de artículos obsoletos lo constituyen los artículos o
materiales sin movimiento, así como también:
•
Materiales recibidos en calidad de muestra
o para prueba.
•
Materiales con presentaciones o denominaciones diversas que contribuyen a crear confusión en el personal.
•
Repuestos para equipos que han sido dados de baja y no se ha comunicado oportunamente el hecho a logística en general y al
almacén en particular.
5. PORCENTAJE DE ARTICULOS SIN MOVIMIENTO (% E S/M)
Nos proporciona el porcentaje de artículos inactivos o sin movimiento, sobre el total de materiales en stock. Se obtiene mediante la aplicación de
las dos fórmulas siguientes:
donde:
7. PORCENTAJE DE EXISTENCIAS
OBSOLETAS (% EOB)
Indudablemente que una vez determinada la cantidad de materiales obsoletos que mantenemos
en stock, es muy sencillo determinar el porcentaje que representa sobre nuestro inventario promedio a través de la aplicación de la fórmula siguiente:
donde:
6. EXISTENCIAS OBSOLETAS (EOB)
Las existencias o materiales obsoletos son aquellos que por diferentes causas y motivos no son
útiles para las operaciones normales de la empresa y por lo tanto no tienen consumo alguno,
sin embargo se mantienen en stock y forman parte integral del inventario de la empresa.
Debido a la magnitud o importancia que puede
alcanzar la inversión en este grupo de materiales
es necesario e indispensable para el área logística conocer su volumen, ya que son una fuente
constante de egresos por su mantenimiento y por
el espacio que ocupan.
254
Por lo general las unidades de Almacén, pueden plantearse como un objetivo el lograr la reducción del
porcentaje de obsolescencia que mantienen, mediante
la incentivación del uso de materiales sin movimiento o la recuperación y/o venta de aquellos que ya no
son utilizados y no lo serán más en el futuro.
Texto de Apoyo: Unidad VII
Sería muy aventurado establecer apriorísticamente
un porcentaje de obsolescencia, sin embargo en la
práctica se da con mucha frecuencia que las diferentes empresas establecen porcentajes máximos
permisibles de obsolescencia de materiales, considerándose como razonable entre un 3% a 5%. Sin embargo este hecho dependerá fundamentalmente del
costo de los materiales declarados como obsoletos
en comparación con el valor del inventario promedio
del almacén.
MEDICIÓN DEL VALOR DE
INVENTARIOS
Los índices de medición comprendidos en este grupo, proporcionan información al Ejecutivo sobre los
parámetros de inversión de materiales, así como su
comportamiento en relación a su uso y movimiento.
Su importancia radica fundamentalmente en el conocimiento que para la empresa, especialmente en
épocas de inflación y encarecimiento del dinero, tiene
el mantener invertido un gran porcentaje de su capital en materiales.
Entre ellos tenemos:
1. VALOR DEL INVENTARIO PROMEDIO
(VI¯)
Que permite determinar la magnitud de la inversión en materiales. Es factible determinarla para
diferentes períodos de tiempo, dependiendo del
tipo de información que se requiera.
Se obtiene a través de la evaluación de los
inventarios a partir de los registros contables y/o
de los precios de adquisición pagados y registrados. Se calcula mediante el empleo de cualquiera
de las fórmulas siguientes:
La utilidad de conocer el valor del inventario promedio es mucha ya que entre otras cosas nos
permite:
a. Saber la magnitud de la inversión en materiales que mantenemos en forma permanente.
b. Determinar la magnitud de las coberturas
máximas del seguro que protege dicha inversión.
c.
Establecer la magnitud de la responsabilidad inherente al personal de almacén, en
función de valores monetarios bajo su custodia.
Comúnmente se le conoce bajo la denominación
de Inventario-Promedio y se le emplea en la determinación de varios parámetros para el Control de Inventarios.
2. CONSUMO TOTAL ANUAL (CA)
Constituye la valorización de los consumos de
materiales efectuados por las diferentes unidades usuarias y por consiguiente es de vital importancia su determinación para el cálculo de
los costos de operación de la empresa.
Se calcula mediante la sumatoria de los valores
al costo, de los materiales consumidos, a partir
de la información proveniente de los registros de
costos y/o contables.
Se puede obtener mediante la fórmula siguiente:
donde:
donde::
255
Gestión Logística
serán utilizados en las instalaciones de la empresa.
Se utiliza el consumo total anual cuando se trata de una empresa de tipo industrial, pero si fuera el caso de una empresa de tipo comercial, el
consumo sería reemplazado por el total de ventas efectuadas durante el año, consideradas a
su costo.
3. VALOR DEL STOCK CON MOVIMIENTO
(V S C/M)
Trata de determinar el valor invertido en materiales activos y que en realidad constituyen el grupo de artículos de rotación constante.
La fuente de información para lograrlo son los
registros contables y/o de costos. Cuando en la
empresa se utiliza la clasificación ABC por movimiento y valor, tenemos una fuente alterna para
obtener esta información, ya que se puede cambiar el parámetro de clasificación del consumo
por el de stock a una fecha determinada.
4. VALOR DEL STOCK SIN MOVIMIENTO
(VS S/M)
Constituye la contraparte del índice anterior y proporciona la información sobre la magnitud de la
inversión en materiales inactivos en el almacén.
Al igual que el anterior se obtiene a través de los
registros contables o mediante la fórmula siguiente:
Es importante conocer a cuanto asciende la inversión en este grupo de materiales, ya que en
esa forma se podrá comparar con el precio de
reposición en el mercado y se eligirá la alternativa más conveniente de realización para no seguir manteniéndolos en el stock.
Además permitirá calcular fácilmente a cuanto ascienden los gastos inherentes a su mantenimiento y almacenaje, ya que éstos se calculan sobre la
base de un porcentaje del total del capital invertido en el grupo de materiales bajo evaluación.
La fuente para conocerlos es Control de
Inventarios y sus registros, de donde se obtendrá
la identificación positiva de los materiales que han
caido en desuso y constituyen obsoletos reales o
potenciales para la empresa, posibilitando tomar
acciones colectivas para evitarlos en el futuro.
6. PARTICIPACION PORCENTUAL DEL
STOCK
Bajo éste título genérico hemos procedido a agrupar a tres índices porcentuales, que miden la participación que tienen los materiales con y sin movimiento y los obsoletos en el stock promedio, tomando en cuenta la magnitud de la inversión
efectuada.
Es menester indicar que su mayor importancia
radica en la posibilidad de comparación anual
para varios períodos y las ventajas que proporcionan para evaluar la actuación del área de almacenes en estos rubros, principalmente en lo
relativo al crecimiento o disminución de obsoletos
y sin movimiento.
Dichos índices se calculan mediante la aplicación de las fórmulas siguientes:
donde:
5. VALOR DE ARTICULOS OBSOLETOS
(VSOB)
Generalmente el grupo de items obsoletos forman parte de los stocks sin movimiento y tal como
ya se ha indicado en el punto B, constituyen artículos que, al margen de su condición de uso, no
256
donde:
% C/M = Porcentaje del valor de stock con movi
miento.
Texto de Apoyo: Unidad VII
1. INDICE DE ROTACION
Es necesario resaltar un hecho que consideramos
muy importante para lograr índices que reflejen la
realidad de lo que acontece, sobre todo cuando trabajemos con valores de inventario. Dicho hecho no
es otro que la situación económica del mercado, principalmente cuando actuamos en una economía en
crisis con amplios márgenes de inflación y recesión,
lo cual indudablemente repercute en un aparente
crecimiento de los valores considerados pero que no
necesariamente reflejan un crecimiento de las cantidades. Es por este motivo que se recomienda, cuando se establecen programas anuales de evaluación a
través de los índices mencionados, trabajar con precios «homogenizados», es decir llevados a un valor
actual para evitar cualquier distorción en los resultados de su aplicación.
MEDICIÓN DE LA EFICIENCIA DE
LOS INVENTARIOS
Existen tres índices importantes para medir la eficiencia de los inventarios por medio de los resultados de su performance o comportamiento en el tiempo. Dichos índices son:
1. INDICE DE ROTACION DE INVENTARIOS (IRI)
2. INDICE DE INVERSION ACEPTABLE EN
INVENTARIOS (IAI).
3. INDICE DE EFICIENCIA DE LOS INVENTARIOS (IE).
Estos índices no miden únicamente la actuación del
área de almacenes, sino más bien el comportamiento del sistema logístico como un todo y el éxito de la
gestión de stocks de los ejecutivos encargados del
mismo.
Con el objeto de ilustrar su determinación y aplicación en el campo de los inventarios, a continuación
reproducimos lo indicado por el señor Armando
Valdés Palacio en su libro: «Administración Logística», donde se tratan en forma exhaustiva los índices
de medición indicados:
Es tal vez la forma más empleada para medir la
eficiencia de los inventarios, pues permite apreciar la relación entre el consumo o venta realizada en un tiempo determinado (generalmente un
año) y el inventario promedio en ese mismo lapso. Como los inventarios constituyen capital invertido en materiales, permite establecer la rotación dada a ese capital y, por lo tanto, los beneficios que dicha rotación genera para la empresa,
así como la eficiencia de la comercialización de
los productos terminados de la compañía.
En términos generales, mientras mayor sea el ritmo de movimiento de los inventarios, mejor será
la actuación realizada por el sistema y por los
ejecutivos en los campos de compras bien programadas y equilibradas, y en el control de
inventarios. Los índices bajos señalan la posible
existencia de artículos sin movimiento en el almacén que están generando pérdidas para la
empresa.
El uso de índice de rotación en las empresas debe
considerarse como la relación del «Costo del consumo o la venta al inventario promedio» que representa la verdadera rotación de las existencias,
aunque en algunas empresas se emplee el valor
de ventas netas a inventarios por la idea de no
dar a conocer sus costos y, así, evitar que se difunda esta información, aunque es evidente que
esta forma de obtener el índice de rotación no
significa la real rotación física del inventario. De
allí que sea recomendable la primera que se ha
mencionado «Costo de consumo o venta a inventario promedio».
Existiendo diferentes situaciones del inventario
como materias primas, artículos en proceso, productos terminados y la totalidad de existencias
de la empresa sin importar su situación, la relación que permite obtener el índice de rotación se
puede aplicar indistintamente a cada uno de los
mencionados estados de los materiales, observando siempre que se trata de consumo e
inventarios promedio. Así tenemos las siguientes
formas de aplicación.
a. Indice de Rotación de Inventario Total.
La relación en este caso es de costos de los
productos vendidos a inventario promedio y
se expresa así:
257
Gestión Logística
b. Indice de Rotación de Productos Terminados.
En este caso se considera el costo de los
productos vendidos y el inventario promedio del almacén de productos terminados y
la relación es:
c. Indice de Rotación de Productos en proceso.
Está dado por el costo de los productos fabricados y entregados al almacén de productos terminados y el inventario promedio de
los artículos en proceso. Se expresa:
riales por considerar los consumos respectivos, así
cuando se trata de productos terminados, el consumo está dado por la venta que se haya realizado, en
el caso de artículos en proceso, el consumo corresponde a la producción entregada al almacén de productos terminados, y así se aplicará la relación expresada según de qué se trate. Sin embargo, los índices de rotación globales pueden dar lugar a equivocaciones pues aquellos artículos de poco o ningún
movimiento están siendo protegidos por los de mucho movimiento, de manera que es recomendable,
determinar el índice de rotación por las líneas o clases de artículos a fin de establecer con claridad cuáles de éstas son las que tienen mayor rendimiento
para la empresa y cuáles las que constituyen una
carga. Otro aspecto interesante a observar con relación al índice de rotación, se refiere a que existen
algunas razones que influyen en el resultado que se
puede obtener, como por ejemplo:
•
d. Indice de Rotación de Materias Primas.
Se trata de la relación del consumo de materias primas al costo y el inventario promedio de las materias primas almacenadas.
•
e. Indice de Rotación de artículos de mantenimiento.
En toda empresa existen materiales para el
mantenimiento de la fábrica y es factible
obtener la rotación que estos artículos hayan tenido en el año, por la relación entre el
costo de los artículos consumidos y el inventario promedio de dichos artículos para
mantenimiento:
Como se puede apreciar todas las fórmulas mostradas se expresan como se indicó al iniciar esta explicación, por la relación entre el consumo en un lapso
determinado y el inventario promedio en ese mismo
tiempo, dependiendo del tipo o situación de los mate-
258
•
Deterioro físico por el tiempo y las causas
naturales. Son muchos los productos que son
afectados por los cambios de temperatura, humedad, suciedad, etc., lo que incide en sus condiciones de uso y, en muchos casos, hay que deshacerse de ellos rematándolos o destruyéndolos,
pero no consumiéndolos, pues esto afectaría los
costos tanto del inventario como del consumo,
aunque en muchos casos esos materiales en el
estado en que se encuentren continúan formando parte de los inventarios y establecen un índice
de rotación equivocado.
Influencia estacional. Los artículos estacionales
o de moda deben ser medidos en relación al tiempo que dura ésta, pues si se evalúan en el año, se
distorsiona el índice a obtener por la acción del
consumo o la venta en el tiempo que pasó la
moda o cambió la estación. Hay que tener en
cuenta también, los remates o realizaciones que
efectúan las empresas comerciales, cuando los
precios que se fijan son inferiores al costo pues
esto influiría en el índice de rotación.
Lejanía del proveedor. La lejanía del centro de
abastecimiento obliga a veces a renovar el inventario, una o dos veces al año en esos artículos, lo
cual puede distorsionar el índice aunque haya
demanda, pues la cantidad pedida satisface esa
demanda sin que vuelva a renovar el artículo y
pueda dar índices no confiables. En idéntico caso
puede considerarse las restricciones aduaneras
o las leyes del país cuando se trata de importaciones con exigencias estatales que alargan el
tiempo de demora y obligan a abastecerse en cantidades.
Texto de Apoyo: Unidad VII
En estos casos existe también el riesgo de cambio de la demanda o preferencia de los clientes, haciendo que la cantidad pedida se quede
almacenada por la disminución del consumo
o venta.
• Clase de artículos o materiales. La clase de
los artículos o materiales también influyen en
los resultados que se obtengan, así por ejemplo: los artículos perecederos, como víveres frescos, tienen generalmente altos índices de rotación, debido a la forma de abastecimiento de
estos artículos. En cambio los materiales de
fierro, cobre, bronce, etc.; no presentan ese problema y sí, más bien, el de deterioro por otras
causas.
En conclusión, se puede decir que el índice de rotación o la relación de consumo a existencias es
una manera de evaluar los inventarios pero siempre es conveniente analizar los factores que han
influido en los resultados que se logren, para obtener mejores conclusiones al respecto.
El índice de rotación sirve para comprobar el buen
criterio con que los inventarios han sido administrados, así como el rendimiento que dicha administración a obtenido de las existencias y el funcionamiento del sistema de inventarios en todos
los aspectos. Al efectuar el planteamiento de los
inventarios se puede establecer la rotación que
quiera alcanzarse en cada clase de material y al
medir los resultados, se podrá saber si el personal
del área logística ha cumplido o no con las tareas
a su cargo para lograr una buena administración
de los inventarios y conseguir el rendimiento esperado.
2. INDICE DE INVERSION ACEPTABLE EN
INVENTARIOS
Uno de los aspectos que hay que evaluar, se refiere a
la inversión total que la empresa tiene realizada en
inventarios, a fin de determinar si es o no inversión
económica y eficiente. Para efectuar esta evaluación
se requiere establecer como meta, cual sería la inversión que la empresa debiera tener en sus almacenes,
en función de las operaciones que realiza y las necesidades que, dichas operaciones, demandan en materiales. Este primer paso o determinación de la meta
por alcanzar se refiere a establecer el NIVEL OPERATIVO DE COMPRAS (NOC) en base al Punto de
Pedido (Pp) y a la cantidad Económica (Q), considerando que «el NOC es el nivel que se forma al sumar
a la cantidad determinada como punto de pedido, la
cantidad económica que se solicita como cantidad
fija en las renovaciones de los inventarios». Su
fórmula sería:
NOC = Pp + Q
El segundo paso, en este procedimiento de evaluación, consiste en definir cual es la INVERSION ACEPTABLE EN INVENTARIOS, que la
empresa considera factible tener en sus almacenes. Para ello se tiene en cuenta que la EXISTENCIA de cada artículo o material, está constituida por su INVENTARIO EN ALMACEN, más
los PEDIDOS PEN-DIENTES de llegada que no
hayan sido atendidos aún por los proveedores,
o que se encuentren en tránsito. La expresión
de esta existencia sería:
E = IA + P
donde:
E =
Existencia.
I A=
Inventario en Almacén.
P =
Pedidos pendientes de llegada.
Establecida esta premisa se forman 3 categorías
de existencias en relación al NOC.
•
•
•
Categoría 1 = Artículos cuya existencia es inferior al punto de pedido (E < Pp).
Categoría 2 = Artículos cuya existencia es
igual o mayor que el punto de pedido pero
inferior al nivel operativo de compras. (E ³
Pp, pero E < NOC).
Categoría 3 = Artículos cuya existencia es mayor que el nivel operativo de compras. (E >
NOC).
Al categorizar los artículos se puede observar
que en la Categoría 1 se encuentran todos aquellos materiales que tienen poca existencia, pues
a pesar de considerarse en ésta los pedidos pendientes, no se llega al punto de Pedido, lo cual
significa que no se ha solicitado oportunamente
la renovación. Es necesario, por lo tanto, colocar una orden de compra por la cantidad que
faltaría para, por lo menos, al-canzar el punto
de pedido, ya que con esa existencia se corre el
riesgo de romper el stock en esos artículos.
En la categoría 3 sucede lo contrario, pues en
ella se han agrupado todos aquellos artículos
con sobrestock, pues el límite máximo a considerar es el punto de pedido más la cantidad económica o sea el NOC, y las existencias de estos
artículos están por encima de ese nivel. Por ello
259
Gestión Logística
se debe eliminar el sobrestock, anulando los pedidos pendientes si fuese posible, vendiendo el
sobrestock o consumiendo sin renovar hasta que
la existencia se haya reducido a límites adecuados.
De las 3 categorías es la 2 la única cuyos artículos
tienen una existencia aceptable pues se encuentran
entre los límites del punto de pedido y el nivel operativo de compras, la categoría 1 para ingresar a estos límites requiere de un desembolso y la categoría 3
necesita una reducción de sus existencias.
Considerando las observaciones efectuadas en estas líneas, la inversión aceptable en inventarios estaría dada por «la suma de los valores de las existencias de las tres categorías, más el monto de las cantidades a pedir para que los artículos de la categoría
1 lleguen al Punto de Pedido, menos el valor de los
excesos encontrados en la categoría 3», lo que se expresa con la siguiente fórmula:
IAI = A + B + C + D - F
donde:
I AI
A
B
C
D
F
=
=
=
=
=
=
Inversión aceptable en inventarios.
Valor categoría 1.
Valor categoría 2.
Valor categoría 3.
Valor Faltantes.
Valor Excesos.
El tercer paso del procedimiento consiste en encontrar la eficiencia de la inversión efectuada por la
empresa para lo cual se divide el Valor Total Real
(VTR) entre la Inversión Aceptable en Inventarios
(IAI), encontrada en el segundo paso, como se puede
apreciar en la fórmula:
donde:
260
IA
=
Indice aceptable de Inversión en
inventarios.
VTR
=
Valor total real de las existencias.
IAI
=
Inversión aceptable en inventarios.
Para una mejor comprensión de lo tratado se expone el siguiente ejemplo: La empresa «Y» tiene un total de existencias que suman 233’382,560 soles que
se deben evaluar mediante el índice de inversión aceptable. La meta establecida por el administrador de
inventarios es que todos los artículos deben tener
sus existencias entre el punto de pedido y el nivel
operativo de compras considerando, lógicamente, el
inventario en almacén y los pedidos pendientes de
llegada. Al hacer el análisis de las existencias se encuentra lo siguiente:
VALOR CATEGORIA 1 o A
VALOR CATEGORIA 2 o B
VALOR CATEGORIA 3 o C
VALOR FALTANTES o D
VALOR EXCESOS o F
= S/. 21’132,500
=
178’854,300
=
33’395,760
=
12’132,200
=
21’105,830
Con estos datos se establece en primer lugar la Inversión Aceptable en inventarios aplicando la fórmula:
IAI = A + B + C + D - F
donde reemplazando sus valores se tiene:
Texto de Apoyo: Unidad VII
IAI =
21’132,500 + 178’854,300 + 33’395,760
+ 12’132,200 - 21’105,830
lo que da: IAI = 224’408,930
Hallada la Inversión Aceptable en Inventarios se
busca en Indice Aceptable de Inversión aplicando la
fórmula:
donde reemplazamos valores y se tiene:
Efectuada la operación da:
IA = 1.04
Este resultado muestra que la inversión real está
cerca de la inversión aceptable pues sobrepasa a ésta
en sólo 4% y al sobrepasarla dá a entender que existe un fuerte sobrestock en la empresa, es decir una
mayor inversión que la deseada y como se ha indicado anteriormente, el capital de la empresa debe cuidarse y no invertirlo sin tener en cuenta las necesidades de las operaciones pues puede hacer falta para
otros aspectos de la entidad.
En conclusión se tiene que mientras el Valor Total
Real está cerca a la unidad, que representa la Inversión Aceptable, mayor será la eficiencia obtenida en la
inversión del capital de la compañía. Si todos los artículos tienen valores de sus existencias entre el punto
de pedido y el nivel operativo de compras, el resultado
de la división del valor total real entre la inversión aceptable será 1 lo que significa que: VTR = IAI y que la
eficiencia es de 100% comprobándose que todos los
elementos del sistema están funcionando. Si el resultado se aleja de la unidad, está demostrando que el
sistema no funciona según lo planeado y que se torna
ineficiente; si el resultado de la división es mayor a 1,
como en el caso presentado, hay que tener en cuenta
la existencia del sobrestock existente en los almacenes, pues está influenciando en el resultado y debe
hacerse un análisis de los artículos para eliminar las
cantidades excedentes; en cambio cuando el resultado no alcanza la unidad, la figura es inversa, el
substock es el que influye y el riesgo consiste en la
posibilidad de roturas de stock, por lo que el análisis a
efectuar debe establecer las cantidades a pedir en aquellos artículos con pocas existencias.
3. INDICE DE EFICIENCIA DE LOS INVENTARIOS
Es otra manera de evaluar los inventarios, que el
administrador puede utilizar estableciendo un
«OBJETIVO DE REQUISICION» el cual se define como «la cantidad que la empresa desea tener disponible como existencia, para satisfacer
sus necesidades y alcanzar sus objetivos». Como
en el índice anterior la existencia considera el
inventario en almacén más los pedidos pendientes de llegada.
El objetivo de requisición no necesita estar ligado al punto de pedido ni a la cantidad económica y actúa como patrón de medida y comparación con la suma de las existencias; la suma de
los objetivos de requisición por artículo dará el
Objetivo de Requisición General de la empresa
que corresponderá a todos los materiales en almacén que utiliza la entidad.
Establecido el objetivo de requisición para cada
artículo, se compara con la existencia real en el
momento de efectuar la evaluación, obteniendo
resultados que puede ser iguales, menores o mayores, lo que significaría que:
OR = E o OR < E o OR > E
De la comparación mencionada, cuando el objetivo de requisición es igual a la existencia, se puede considerar al artículo eficiente; cuando es
menor que la existencia se está detectando sobrantes y en el caso contrario faltantes.
La suma de todos los objetivos de requisición, como
se ha indicado, da el objetivo de requisición general, y en igual forma se suman las diferencias
faltantes y sobrantes como un total de defectos de
los inventarios y se aplica la siguiente fórmula:
El resultado que se obtenga al efectuar las operaciones; cuanto más cerca de la unidad esté,
demostrará la mayor eficiencia de los inventarios
y su administración y lo contrario cuando se aleje de 1.
En el ejemplo que se muestra se puede observar
261
Gestión Logística
los resultados, si se tiene que el objetivo de requisición
es de 15’000,000 de soles para invertir en existencias
y que los artículos con poca existencia requieren de
un monto para cubrir los faltantes de 5’185,930, mientras los sobre estoqueados tienen un exceso de
3’856,000 soles; aplicando la fórmula se tiene:
IE = 1 - 0.60
IE = 0.40
262
que demuestra una gran ineficiencia en dicho inventario.
Esta forma de evaluar los inventarios, al igual que
la anterior, es más conveniente aplicarla por líneas
de artículos o por clases de materiales a las cuales
se les asigna objetivos de requisición en función
de las necesidades que la empresa tiene de esas
líneas o clases, para sus operaciones. Así pueden
existir varios objetivos de requisición y se podrá
controlar y evaluar mejor los inventarios de la
empresa.
Si el resultado se multiplica por cien se conocerá
el porcentaje de eficiencia que en el ejemplo es de
40% pues 0.40 x 100 = 40%.
Texto de Apoyo: Unidad VIII
LECTURA Nº 8:
LEY GENERAL DE SALUD Nº 26842
Título :
LEY GENERAL DE LA SALUD
RESUMEN
Es la nueva Ley General de Salud, donde en su capítulo tercero se dictan las normas sobre
Registro Sanitario, que reemplace al D. L. 25596, y que es importante en el Control de Calidad de
los productos.
CONGRESO DE LA REPUBLICA
Ley General de Salud
Ley Nº26842
EL PRESIDENTE DE LA REPUBLICA
POR CUANTO:
El Congreso de la República ha dado la Ley siguiente:
LEY GENERAL DE SALUD
CONTENIDO
TITULO PRELIMINAR
TITULO PRIMERO: Derechos, deberes y responsabilidades concernientes a la salud individual.
TITULO SEGUNDO: De los deberes, restricciones y responsabilidades en consideración a la salud de terceros.
Capítulo I:
Capítulo II:
Capítulo III:
Capítulo IV:
Del ejercicio de las profesiones módicas y afines y de las actividades técnicas y auxiliares en el campo de la salud.
De los establecimientos de salud y servicios médicos de apoyo.
De los productos farmacéuticos y
galénicos, y de los recursos terapéuticos naturales.
Del control nacional e internacional
de las enfermedades transmisibles.
Capítulo V:
De los alimentos y bebidas, productos cosméticos y similares, insumos,
instrumental y equipo de uso médico-quirúrgico u odontológico, productos sanitarios y productos de higiene
personal y doméstica.
Capítulo VI: De las sustancias y productos peligrosos para la salud.
Capítulo VII: De la higiene y seguridad en los ambientes de trabajo.
Capítulo VIII: De la protección del ambiente para la
salud.
TITULO TERCERO: Del fin de la vida.
TITULO CUARTO: De la información en salud y
su difusión.
TITULO QUINTO: De la Autoridad de Salud.
TITULO SEXTO:
De las medidas de seguridad,
infracciones y sanciones.
Capítulo I: De las medidas de seguridad.
Capítulo II: De las infracciones y sanciones.
DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS,
TRANSITORIAS Y FINALES
TITULO PRELIMINAR
I.
II.
La salud es condición indispensable del desarrollo humano y medio fundamental para alcanzar el bienestar individual y colectivo.
La protección de la salud es de interés público. Por tanto, es responsabilidad del Estado
regularla, vigilarla y promoverla.
263
Gestión Logística
III.
Toda persona tiene derecho a la protección de
su salud en los términos y condiciones que
establece la ley. El derecho a la protección de
la salud es irrenunciable.
El concebido es sujeto de derecho en el campo de la salud.
IV.
La salud pública es responsabilidad primaria
del Estado.
La responsabilidad en materia de salud individual es compartida por el individuo, la sociedad y el Estado.
V.
Es responsabilidad del Estado vigilar, cautelar
y atender los problemas de desnutrición y de
salud mental de la población, los de salud
ambiental, así como los problemas de salud
del discapacitado, del niño, del adolescente, de
la madre y del anciano en situación de abandono social.
VI.
Es de interés público la provisión de servicios
de salud, cualquiera sea la persona o institución que los provea. Es responsabilidad del
Estado promover las condiciones que garanticen una adecuada cobertura de prestaciones
de salud a la población, en términos socialmente
aceptables de seguridad, oportunidad y calidad.
Es irrenunciable la responsabilidad del Estado en la provisión de servicios de salud pública. El estado interviene en la provisión de servicios de atención módica con arreglo a principios de equidad.
VII. El Estado promueve el aseguramiento universal y progresivo de la población para la protección de las contingencias que pueden afectar
su salud y garantiza la libre elección de sistemas previsionales, sin perjuicio de un sistema
obligatoriamente impuesto por el Estado para
que nadie quede desprotegido.
VIII. El financiamiento del Estado se orienta preferentemente a las acciones de salud pública y a
subsidiar total o parcialmente la atención módica a las poblaciones de menores recursos,
que no gocen de la cobertura de otro régimen
de prestaciones de salud; público o privado.
IX.
La norma de salud es de orden público y regula materia sanitaria, así como la protección
del ambiente para la salud y la asistencia módica para la recuperación y rehabilitación de
la salud de las personas.
Nadie puede pactar en contra de ella.
X.
Toda persona dentro del territorio nacional está
sujeta al cumplimiento de la norma de salud.
264
Ningún extranjero puede invocar su ley territorial en materia de salud.
XI.
En caso de defecto o deficiencia de la norma
de salud, se aplican los principios generales
del derecho.
XII.
El ejercicio del derecho a la propiedad, a la
inviolabilidad del domicilio, a libre tránsito, a la
libertad de trabajo, empresa, comercio e industria así como el ejercicio del derecho de reunión están sujetos a las limitaciones que
establece la ley en resguardo de la salud pública.
Las razones de conciencia o de creencia no
pueden ser invocadas para eximirse de las disposiciones de la Autoridad de Salud cuando
de tal exención se deriven riesgos para la salud de terceros.
XIII. El uso o usufructo de los bienes en condiciones higiénicas y sanitarias inaparentes para el
fin al que están destinadas, constituye un abuso del derecho, cualquiera que sea el régimen
a que están sujetas.
XIV. La información en salud es de interés público.
Toda persona está obligada a proporcionar a
la Autoridad de Salud la información que le
sea exigible de acuerdo a ley. La que el Estado
tiene en su poder es de dominio público, con
las excepciones que establece la ley.
XV. El Estado promueve la investigación científica
y tecnológica en el campo de la salud, así como
la formación, capacitación y entrenamiento de
recursos humanos para el cuidado de la salud.
XVI. El Estado promueve la educación en salud en
todos los niveles y modalidades.
XVII. La promoción de la medicina tradicional es de
interés y atención preferente del Estado.
XVIII. El Estado promueve la participación de la comunidad en la gestión de los servicios públicos de salud.
TITULO PRIMERO
DE LOS DERECHOS, DEBERES Y
RESPONSABILIDADES CONCERNIENTES
A LA SALUD INDIVIDUAL
Artículo 1º .- Toda persona tiene el derecho al libre
acceso a prestaciones de salud y a elegir el sistema
previsional de su preferencia.
Texto de Apoyo: Unidad VIII
Artículo 2º .- Toda persona tiene derecho a exigir
que los bienes destinados a la atención de su salud
correspondan a las características y atributos indicados en su presentación y a todas aquellas que se
acreditaron para su autorización.
Así mismo, tiene derecho a exigir que los servicios
que se le prestan para la atención de su salud cumplan con los estándares de calidad aceptados en los
procedimientos y prácticas institucionales y profesionales.
mo, el alcoholismo, la drogadicción, la violencia y los
accidentes.
Así mismo, tiene derecho a exigir a la Autoridad de
Salud a que se le brinde, sin expresión de causa, información en materia de salud, con arreglo a lo que
establece la presente ley.
Artículo 3º .- Toda persona tiene derecho a recibir,
en cualquier establecimiento de salud, atención médico-quirúrgica de emergencia cuando la necesite y
mientras subsista el estado de grave riesgo para su
vida o su salud.
Artículo 6º .- Toda persona tiene el derecho a elegir
libremente el método anticonceptivo de su referencia, incluyendo los naturales, y a recibir, con carácter
previo a la prescripción o aplicación de cualquier
método anticonceptivo, información adecuada sobre
los métodos disponibles, sus riesgos, contraindicaciones, precauciones, advertencias y efectos físicos,
fisiológicos o psicológicos que su uso o aplicación
puede ocasionar.
El reglamento establece los criterios para la calificación de la situación de emergencia, las condiciones
de reembolso de gastos y las responsabilidades de
los conductores de los establecimientos.
Para la aplicación de cualquier método anticonceptivo se requiere del consentimiento previo del paciente.
En caso de métodos definitivos, la declaración del
consentimiento debe constar en documento escrito.
Artículo 4º .- Ninguna persona puede ser sometida
a tratamiento médico o quirúrgico, sin su consentimiento previo o el de la persona llamada legalmente
a darlo, si correspondiere o estuviere impedida de hacerlo. Se exceptúa de este requisito las intervenciones de emergencia.
Artículo 7º .- Toda persona tiene derecho a recurrir al tratamiento de su infertilidad, así como a procrear mediante el uso de técnicas de reproducción
asistida, siempre que la condición de madre genética
y de madre gestante recaiga sobre la misma persona.
Para la aplicación de técnicas de reproducción asistida, se requiere del consentimiento previo y por escrito de los padres biológicos.
La negativa a recibir tratamiento médico o quirúrgico exime de responsabilidad al médico tratante y al
establecimiento de salud, en su caso.
En caso que los representantes legales de los absolutamente incapaces o de los relativamente incapaces, a que se refieren los numerales 1 al 3 del Artículo 44º del Código Civil, negaren su consentimiento
para el tratamiento médico o quirúrgico de las personas a su cargo, el médico tratante o el establecimiento de salud, en su caso, debe comunicarlo a la autoridad judicial competente para dejar expeditas las
acciones a que hubiere lugar en salvaguarda de la
vida y la salud de los mismos.
El reglamento establece los casos y los requisitos de
formalidad que deben observarse para que el consentimiento se considere válidamente emitido.
Artículo 5º .- Toda persona tiene derecho a ser
debida y oportunamente informada por la Autoridad
de Salud sobre medidas y prácticas de higiene, dieta
adecuada, salud mental, salud reproductiva, enfermedades transmisibles, enfermedades crónico
degenerativas, diagnóstico precoz de enfermedades y
demás acciones conducentes a la promoción de estilos de vida saludable. Tiene derecho a recibir información sobre los riesgos que ocasiona el tabaquis-
Está prohibida la fecundación de óvulos humanos
con fines distintos a la procreación, así como la
clonación de seres humanos.
Artículo 8º .- Toda persona tiene derecho a recibir
órganos o tejidos de seres humanos vivos, de cadáveres o de animales para conservar su vida o recuperar su salud. Puede, así mismo, disponer a título
gratuito de sus órganos y tejidos con fines de
transplante, injerto o transfusión, siempre que ello
no ocasione grave perjuicio a su salud o comprometa su vida.
La disposición de órganos y tejidos de seres humanos vivos está sujeta a consentimiento expreso y
escrito del donante. Los representantes de los incapaces, comprendidos dentro de los alcances del Artículo 4º de esta ley, carecen de capacidad legal para
otorgarlo.
Para la disposición de órganos y tejidos de cadáveres
se estará a lo declarado en el Documento Nacional
de Identidad, salvo declaración posterior en contrario hecha en vida por el fallecido que conste de manera indubitable y los casos previstos en el Artículo
110º de la presente ley.
265
Gestión Logística
En caso de muerte de una persona, sin que ésta
haya expresado en vida su voluntad de donar sus
órganos o tejidos, o su negativa de hacerlo, corresponde a sus familiares más cercanos disponerlo.
Artículo 9º .- Toda persona que adolece de
discapacidad física, mental o sensorial tiene derecho
al tratamiento y rehabilitación. El Estado da atención preferente a los niños y adolescentes.
Las persona s con discapacidad severa, afectadas
además por una enfermedad, tiene preferencia en la
atención de su salud.
Artículo 10º .- Toda persona tiene derecho a recibir
una alimentación sana y suficiente para cubrir sus
necesidades biológicas. La alimentación de las personas es responsabilidad primaria de la familia.
En los programas de nutrición y asistencia
alimentaria, el Estado brinda atención preferente al
niño, a la madre gestante y lactante, al adolescente y
al anciano en situación de abandono social.
Artículo 11º .- Toda persona tiene derecho a la
recuperación, rehabilitación y promoción de su salud mental. El alcoholismo, la farmacodependencia,
los trastornos psiquiátricos y los de violencia familiar
se consideran problemas de salud mental. La atención de la salud mental es responsabilidad primaria
de la familia y del Estado.
Artículo 12º .- Las obligaciones a que se refieren
los Artículos 10º y 11º de la presente ley, son exigibles, por el Estado o por quienes tengan legítimo interés, a los responsables o familiares, con arreglo a lo
que establecen los Artículos 473º y siguientes del Libro Tercero, Sección Cuarta, Título I, Capítulo I, de
los «Alimentos», del Código Civil Tratándose de niños
o adolescentes se estará a lo que dispone la ley de la
materia.
En los casos que, por ausencia de familia, la persona
se encuentre desprotegida, el Estado deberá asumir
su protección.
Artículo 13º .- Toda persona tiene derecho a que
se le extienda la certificación de su estado de salud
cuando lo considere conveniente.
Ninguna autoridad pública podrá exigir a las personas la certificación de su estado de salud, carné sanitario, carné de salud o documento similar, como
condición para el ejercicio de actividades profesionales, de producción, comercio o afines.
Lo dispuesto en la presente disposición no exime a
las personas del cumplimiento de las disposiciones
relacionadas con el carné o certificado de
266
vacunaciones, de conformidad con lo que establece
la norma de salud, ni de aquellas relacionadas con
la certificación de su estado de salud como requisito
para obtener licencias para conducir vehículos, naves y aeronaves, o manejar armas o explosivos con
arreglo a la ley de la materia.
Artículo 14º .-Toda persona tiene el derecho de
participar individual o asociadamente en programas
de promoción y mejoramiento de la salud individual
o colectiva.
Artículo 15º .- Toda persona, usuaria de los servicios de salud, tiene derecho:
a) Al respeto de su personalidad, dignidad e intimidad;
b) A exigir la reserva de la información relacionada con el acto médico y su historia clínica
con las excepciones que la ley establece;
c) A no ser sometida, sin su consentimiento, a
exploración, tratamiento o exhibición con fines docentes;
d) A no ser objeto de experimentación para la
aplicación de medicamentos o tratamientos
sin ser debidamente informada sobre la condición experimental de óstos, de los riesgos
que corre y sin que medie previamente su
consentimiento escrito o el de la persona llamada legalmente a darlo, si correspondiere,
o si estuviere impedida de hacerlo;
e) A no ser discriminado en razón de cualquier
enfermedad o padecimiento que le afectare;
f)
A que se le brinde información veraz, oportuna y completa sobre las características del
servicio, las condiciones económicas de la
prestación y demás términos y condiciones
del servicio;
g) A que se le dé en términos comprensibles
información completa y continuada sobre su
proceso, incluyendo el diagnóstico, pronóstico y alternativas de tratamiento, así como
sobre los riesgos, contraindicaciones, precauciones y advertencias de los medicamentos
que se le prescriban y administren;
h) A que se le comunique todo lo necesario
para que pueda dar su consentimiento informado, previo a la aplicación de cualquier
procedimiento o tratamiento, así como negarse a éste;
i)
A que se le entregue el informe de alta al
finalizar su estancia en el establecimiento
Texto de Apoyo: Unidad VIII
de salud y, si lo solicita, copia de la epicrisis y
de su historia clínica.
Artículo 16º .- Toda persona debe velar por el mejoramiento, la conservación y la recuperación de su
salud y la de las personas a su cargo.
El deber personal de atender y conservar la propia
salud sólo puede ser exigido cuando tal omisión es
susceptible de incidir negativamente en la salud pública o en la de terceras personas.
Artículo 17º .- Ninguna persona puede actuar o
ayudar en prácticas que signifiquen peligro, menoscabo o daño para la salud de terceros o de la población.
Artículo 18º .- Toda persona es responsable frente
a terceros por el incumplimiento de las prácticas sanitarias y de higiene destinadas a prevenir la aparición y propagación de enfermedades transmisibles, a
sí como por los actos o hechos que originen contaminación del ambiente.
Artículo 19º .- Es obligación de toda persona cumplir con las normas de seguridad que establecen las
disposiciones pertinentes y participar y colaborar en
la prevención y reducción de los riesgos por accidentes.
Artículo 20º .- Es deber de toda persona participar
en el mejoramiento de la cultura sanitaria de su comunidad.
Artículo 21º .- Toda persona tiene el deber de participar y cooperar con las autoridades públicas en la
prevención y solución de los problemas ocasionados
por situaciones de desastre.
TITULO SEGUNDO
DE LOS DEBERES RESTRICCIONES Y
RESPONSABILIDADES EN
CONSIDERACION A LA SALUD DE
TERCEROS
CAPÍTULO I
DEL EJERCICIO DE LAS PROFESIONES
MEDICAS Y AFINES Y DE LAS ACTIVIDADES
TECNICAS Y AUXILIARES EN EL CAMPO
DE LA SALUD
Artículo 22º .- Para desempeñar actividades profesionales propias de la medicina, odontología, farma-
cia o cualquier otra relacionada con la atención de
la salud, se requiere tener título profesional en los
casos que la ley así lo establece y cumplir con los
requisitos de colegiación, especialización, licenciamiento y demás que dispone la ley.
Artículo 23º .- Las incompatibilidades, limitaciones
y prohibiciones así como el régimen de sanciones aplicables a los profesionales a que se refiere el presente
Capítulo, se rigen por los Códigos de Etica y normas
estatutarias de los Colegios Profesionales correspondiente.
Artículo 24º .- La expedición de recetas, certificados e informes directamente relacionados con la atención de pacientes, la ejecución de intervenciones quirúrgicas, la prescripción o experimentación de drogas, medicamentos o cualquier producto, sustancia
o agente destinado al diagnóstico, prevención o tratamiento de enfermedades, se reputan actos del ejercicio profesional de la medicina y están sujetos a la
vigilancia de los Colegios Profesionales correspondientes.
Artículo 25º .- Toda información relativa al acto
médico que se realiza, tiene carácter reservado.
El profesional de la salud, el técnico o el auxiliar que
proporciona o divulga, por cualquier medio, información relacionada al acto médico en el que participa o
del que tiene conocimiento, incurre en responsabilidad civil o penal, según el caso, sin perjuicio de las
sanciones que correspondan en aplicación de los
respectivos Códigos de Etica Profesional.
Se exceptúan de la reserva de la información relativa
al acto médico en los casos siguientes:
a) Cuando hubiere consentimiento por escrito
del paciente;
b) Cuando sea requerida por la autoridad judicial competente;
c) Cuando fuere utilizada con fines académicos o de investigación científica, siempre que
la información obtenida de la historia clínica se consigne en forma anónima;
d) Cuando fuere proporcionada a familiares o
allegados del paciente con el propósito de
beneficiarlo, siempre que éste no lo prohiba
expresamente;
e) Cuando versare sobre enfermedades y daños de declaración y notificación obligatorias, siempre que sea proporcionada a la
Autoridad de Salud;
f)
Cuando fuere proporcionada a la entidad
aseguradora o administradora de
267
Gestión Logística
financiamiento vinculada con la atención
prestada al paciente siempre que fuere con
fines de reembolso, pago de beneficios, fiscalización o auditoría; y
g) Cuando fuere necesaria para mantener la
continuidad de la atención módica al paciente.
La información sobre el diagnóstico de las
lesiones o daños en los casos a que se refiere el Artículo 30º de esta ley, deberá ser proporcionada a la autoridad policial o al Ministerio Público a su requerimiento.
Artículo 26 .- Solo los médicos pueden prescribir
medicamentos. Los cirujano-dentistas y las obstetrices
sólo pueden prescribir medicamentos dentro del área
de su profesión.
Al prescribir medicamentos deben consignar obligatoriamente su Denominación Común Internacional
(DCI), el nombre de marca si lo tuviere, la forma farmacéutica, posología, dosis y período de administración. Asimismo, están obligados a informar al paciente sobre los riesgos, contraindicaciones, reacciones adversas e interacciones que su administración
puede ocasionar y sobre las precauciones que debe
observar para su uso correcto y seguro.
Artículo 27º .- El médico tratante, así como el cirujano-dentista y la obstetriz están obligados a informar al paciente sobre el diagnóstico, pronóstico, tratamiento y manejo de su problema de salud, así como
sobre los riesgos y consecuencias de los mismos.
Para aplicar tratamientos especiales, realizar pruebas riesgosas o practicar intervenciones que puedan
afectar psíquica o físicamente al paciente, el médico
está obligado a obtener por escrito su consentimiento informado.
Artículo 28º .- La investigación experimental con
personas debe ceñirse a la legislación especial sobre
la materia y a los postulados éticos contenidos en la
Declaración de Helsinki y sucesivas declaraciones que
actualicen los referidos postulados.
Artículo 29º .- El acto médico debe estar sustentado en una historia clínica veraz y suficiente que contenga las prácticas y procedimientos aplicados al paciente para resolver el problema de salud diagnosticado.
La información mínima que debe contener la historia clínica se rige por el reglamento de la presente ley.
El médico y el cirujano-dentista quedan obligados a
proporcionar copia de la historia clínica al paciente
en caso que éste o su representante lo solicite. El
268
interesado asume el costo que supone el pedido.
Artículo 30º .- El médico que brinda atención módica a una persona por herida de arma blanca, herida de bala, accidente de tránsito o por causas de
otro tipo de violencia que constituya delito perseguible
de oficio o cuando existan indicios de aborto criminal, está obligado a poner el hecho en conocimiento
de la autoridad competente.
Artículo 31º .- Es responsabilidad del médico tratante, del médico legista que practica la necropsia o
del médico señalado por el establecimiento de salud
en el que ocurre el fallecimiento de la persona, el
extender debidamente el certificado de defunción correspondiente.
Artículo 32º .- Los profesionales de la salud, técnicos auxiliares están obligados a informar a la Autoridad de Salud los casos de enfermedades y daños
de declaración y notificación obligatorias.
Artículo 33º .- El químico-famacéutico es responsable de la dispensación y de la información y orientación al usuario sobre la administración, uso y dosis del producto farmacéutico, su interacción con otros
medicamentos, sus reacciones adversas y sus condiciones de conservación.
Asimismo, está facultado para ofrecer al usuario alternativas de medicamentos químicos y
farmacológicamente equivalentes al prescrito en la
receta, en igual forma farmacéutica y dosis.
Artículo 34º .- Los profesionales de la salud que
detecten reacciones adversas a medicamentos que
revistan gravedad, están obligados a comunicarlas a
la Autoridad de Salud de nivel nacional o a quien
ésta delegue, bajo responsabilidad.
Artículo 35º .- Quienes desarrollan actividades profesionales, técnicas o auxiliares relacionadas con la
salud de las personas se limitarán a ejercerlas en el
área que el título, certificado o autorización legalmente
expedidos determine.
Artículo 36º .- Los profesionales, técnicos y auxiliares a que se refiere este Capítulo, son responsables por los daños y perjuicios que ocasionen al paciente por el ejercicio negligente, imprudente e imperito de sus actividades.
Texto de Apoyo: Unidad VIII
CAPÍTULO II
DE LOS ESTABLECIMIENTOS DE SALUD Y
SERVICIOS MEDICOS DE APOYO
Artículo 37º .- Los establecimientos de salud y los
servicios médicos de apoyo, cualquiera sea su naturaleza su modalidad de gestión, deben cumplir los
requisitos que disponen los reglamentos y normas
técnicas que dicta la Autoridad de Salud de nivel
nacional en relación a planta física, equipamiento,
personal asistencial, sistemas de saneamiento y control de riesgo relacionados con los agentes ambientales físicos, químicos, biológicos y ergonómicos y demás que proceden atendiendo a la naturaleza y complejidad de los mismos.
La Autoridad de Salud de nivel nacional o a quien
ésta delegue, verificará periódicamente el cumplimiento de lo establecido en la presente disposición.
Artículo 38º .- Los establecimientos de salud y servicios a que se refiere el presente Capítulo, quedan
sujetos a la evaluación y control periódicos y a las
auditorías que dispone la Autoridad de Salud de nivel nacional.
La Autoridad de Salud de nivel nacional dicta las
normas de evaluación y control y de auditoría correspondientes.
Artículo 39º.- Los establecimientos de salud, sin excepción, están obligados a prestar atención médicoquirúrgica de emergencia, a quien la necesita y mientras subsista el estado de grave riesgo para su vida o
salud, en la forma y condiciones que establece el reglamento.
Artículo 40º.- Los establecimientos de salud y los
servicios médicos de apoyo tienen el deber de informar al paciente y sus familiares sobre las características del servicio, las condiciones económicas de la
prestación y demás términos y condiciones del servicio, así como los aspectos esenciales vinculados con
el acto médico.
Ningún establecimiento de salud o servicio médico
de apoyo podrá efectuar acciones que correspondan
a actos que no hayan sido previamente autorizados
por el paciente o por la persona llamada legalmente
a hacerlo, si correspondiere, o estuviere impedido de
hacerlo, de conformidad con lo que establece el reglamento de la presente ley.
Se exceptúa de lo dispuesto en el párrafo precedente
la atención de emergencia destinada a enfrentar la
situación que pone en peligro inminente la vida o la
salud del paciente.
Artículo 41º .- Todo establecimiento de salud deberá, al momento de la admisión, consignar por escrito
la voluntad del paciente de donar, en caso de muerte,
sus órganos y tejidos para fines de transplante, injerto, docencia o investigación, o, en su caso, la negativa
de hacerlo. Se exceptúa de lo dispuesto en la presente disposición la admisión de emergencia.
Artículo 42º .- Todo acto médico que se lleve a
cabo en un establecimiento de salud o servicio médico de apoyo es susceptible de auditorías internas y
externas en las que puedan verificarse los diversos
procedimientos a que es sometido el paciente, sean
éstos para prevenir, diagnosticar, curar, rehabilitar o
realizar acciones de investigación.
Artículo 43º .- Son de aplicación a los establecimientos de salud, el Artículo 25º y el primer y segundo párrafo del Artículo 29º de la presente ley.
En los casos previstos en el Artículo 30º de esta ley,
el médico tratante informará al Director del establecimiento, quien deberá poner en conocimiento de la
autoridad competente el hecho correspondiente.
Artículo 44º .- Al egreso del paciente, el responsable del establecimiento de salud está obligado a entregar al paciente o a su representante el informe de
alta que contiene el diagnóstico de ingreso, los procedimientos efectuados, el diagnóstico de alta, pronósticos y recomendaciones del padecimiento que
ameritó el internamiento.
Así mismo, cuando el paciente o su representante lo
solicite, debe proporcionarle copia de la epicrisis y de
la historia clínica, en cuyo caso el costo será asumido por el interesado.
Artículo 45º .- La ablación de órganos o tejidos
con fines de transplante o injerto sólo puede realizarse en establecimientos de salud debidamente habilitados o en instituciones médico-legales, cumpliendo, en cada caso, los procedimientos que la ley establece. Los transplantes de órganos o injertos de tejidos sólo pueden efectuarse en establecimientos de
salud que cuenten con servicios especializados debidamente acreditados para tal fin.
La ablación de órganos y tejidos así como el
transplante o injerto de los mismos se rigen por la
presente ley, la ley de la materia y su reglamento. Los
establecimientos de salud sólo podrán disponer de
órganos y tejidos con fines de transplante o injerto a
título gratuito.
Los establecimientos de salud que la Autoridad de
Salud de nivel nacional autorice, podrán instalar y
mantener, para fines terapéuticos, bancos físicos de
órganos y tejidos.
269
Gestión Logística
Artículo 46o .- Las actividades de obtención, donación, conservación, transfusión y suministro de sangre humana, sus componentes y derivados, así como
el funcionamiento de bancos de sangre, centros de
hemoterapia y plantas de hemoderivados, se rigen
por la ley de la materia y su reglamento y están sujetas a la supervisión y fiscalización por parte de la
Autoridad de Salud de nivel nacional o de quien ésta
delegue.
Artículo 47o .- Los establecimientos de salud, que
cuenten con servicios de internamiento de pacientes,
están obligados a practicar la necropsia por razones
clínicas para vigilar la calidad de la atención que proveen, siempre que cuenten con la autorización previa del paciente o de sus familiares, a falta de declaración hecha en vida por éste, con arreglo dispuesto
en el artículo 13o del código civil.
No procede practicar necropsias por razones clínicas cuando las circunstancias de la muerte del paciente supone la obligación de practicar la necropsia
de ley.
Artículo 48o .- El establecimiento de salud o servicio médico de apoyo es solidariamente responsable
por los daños y perjuicios que se ocasionan al paciente, derivados del ejercicio negligente, imprudente
o imperito de las actividades de los profesionales, técnicos o auxiliares que se desempeñan en éste con
relación de dependencia.
Es exclusivamente responsable por los daños y perjuicios que se ocasionan al paciente por no haber
dispuesto o brindado los medios que hubieren evitado que ellos se produjeran, siempre que la disposición de dichos medios sea exigible atendiendo a la
naturaleza del servicio que ofrece.
CAPÍTULO III
DE LOS PRODUCTOS FARMACEUTICOS Y
GALENICOS Y DE LOS RECURSOS
TERAPEUTICOS NATURALES
Artículo 49º .- La Autoridad de Salud de nivel nacional es la encargada del control sanitario de los
productos farmacéuticos y galénicos, así como de velar
por el cumplimiento de las disposiciones que sobre
la materia se establecen en la presente ley y el reglamento.
Artículo 50º .- Todos los productos comprendidos
en el presente Capítulo requieren de Registro Sanitario para su fabricación, importación, distribución o
expendio. Toda modificación debe, igualmente, cons-
270
tar en dicho Registro.
Sólo se podrá inscribir o reinscribir en el Registro
Sanitario de medicamentos las fórmulas farmacéuticas señaladas en las siguientes obras, en sus últimas ediciones y suplementos:
-
USP
-
Farmacopea Británica
-
Farmacopea Internacional de la Organización
Mundial de la Salud
-
Formulario Nacional Británico
-
Farmacopea Alemana
-
Farmacopea Francesa
-
Farmacopea Belga
-
Farmacopea Europea
-
USP-DI
-
Farmacopea Helvética
Farmacopea Japonesa
Para la obtención del Registro Sanitario de medicamentos bajo ninguna condición será exigible por la
autoridad de salud otros documentos, visaciones,
requisitos previos ni condicionalidad de clase alguna, que los señalados a continuación, bajo responsabilidad:
a) Solicitud con carácter de declaración jurada consignando el número correspondiente
al Registro Unificado de la persona natural
o jurídica solicitante, y garantizando la calidad, seguridad y eficacia del producto.
b) Protocolo de análisis sobre la base
metodológica de una de las farmacopeas
autorizadas.
c) Certificado de libre comercialización y certificado de consumo del país de origen, expedido por la autoridad competente.
Alternativamente ambas certificaciones podrán constar en un solo documento.
d) proyecto de rotulado del envase mediato e
inmediato en idioma español.
También podrán inscribirse los productos cuya formulación aún no se encuentre comprendida en las
obras antes señaladas, que se encuentren autorizados por las autoridades competentes del país de origen. En este caso serán exigibles los requisitos establecidos en los literales a), c) y d) del presente artículo. En lo que respecta al protocolo de análisis referido en el literal b), éste deberá sustentarse en las
metodologías aplicadas en su país de origen, que servirá de base para el posterior control de calidad.
Texto de Apoyo: Unidad VIII
La inscripción en el Registro Sanitario de medicamentos es automática con la sola presentación de
los documentos establecidos en la presente disposición, teniendo la autoridad de salud un plazo máximo de 7 días útiles para expedir el documento que
acredite el número de registro.
Artículo 51º .- La Autoridad de Salud de Nivel Nacional aprueba el Formulario Nacional de Medicamentos, el cual contiene la lista de medicamentos
que cuentan con registro sanitario en el país. Dicho
Formulario incorpora de manera automática a los
productos registrados.
El Formulario Nacional será elaborado por una Comisión de Expertos, cuya conformación y funciones
será determinada por el reglamento correspondiente,
y precisará, la forma farmacéutica, dosis, indicaciones, contraindicaciones, reacciones adversas, advertencias y otras especificaciones que garanticen la eficacia y seguridad para el uso de los medicamentos.
Los lineamientos para la elaboración y actualización
del citado Formulario se establecen en el reglamento.
Artículo 52º .- Para la importación de productos
farmacéuticos y galénicos, las Aduanas de la República, bajo responsabilidad, procederán al despacho
de los mismos exigiendo únicamente una declaración jurada consignando lo siguiente: a) el número
de registro sanitario, o en su defecto la fecha de presentación de la solicitud correspondiente; y b) identificación del embarque por lote de producción y fecha
de vencimiento del medicamento; sin perjuicio de la
documentación general requerida para las importaciones. Adicionalmente, tratándose de productos farmacéuticos derivados de sangre humana se exigirá,
por cada lote de fabricación, un Certificado Analítico
de negatividad de los virus de inmunodeficiencia humana y hepatitis virales A y B.
La razón social y el registro unificado del importador
o distribuidor general deberán figurar obligatoriamente por impresión o etiquetado en cada envase de venta
al consumidor, conjuntamente con la fecha de vencimiento del medicamento.
La Autoridad de Salud de nivel nacional podrá autorizar provisionalmente, en casos debidamente calificados, la importación y venta, sin previo registro, de
los productos comprendidos en el presente capítulo
que correspondan, para usos medicinales de urgencia.
Artículo 53º .- Para fines exclusivos de investigación podrá autorizarse la importación, producción y
uso de medicamentos no registrados, de conformi-
dad con las disposiciones reglamentarias correspondientes.
Artículo 54º .- El Registro Sanitario es temporal y
renovable cada cinco años.
La Autoridad de Salud de nivel nacional podrá suspender o cancelar el Registro de los productos que
no cumplen con las especificaciones técnicas que
amparan su otorgamiento.
Así mismo procederá la suspensión o cancelación
del Registro Sanitario cuando informaciones científicas provenientes de la Organización Mundial de la
Salud determinen que el producto es inseguro o ineficaz en su uso en los términos en que fue autorizado su registro.
Artículo 55º .- Queda prohibida la fabricación, importación, tenencia, distribución y transferencia a cualquier título, de productos farmacéuticos y demás que
señale el reglamento, contaminados, adulterados, falsificados, alterados y expirados.
Los productos antes señalados deben ser inmediatamente retirados del mercado y destruidos apropiadamente, bajo responsabilidad.
Artículo 56º .- para desarrollar sus actividades, las
personas naturales o jurídicas que se dedican a la
fabricación o almacenamiento de productos farmacéuticos o ejecuten parte de los procesos que éstas
comprenden, deben disponer de locales, equipo técnico y de control adecuados y suficientes según lo
establece el reglamento. Así mismo, deben ceñirse a
las Buenas Prácticas de Manufactura, de Laboratorio y de Almacenamiento recomendadas por la Organización Mundial de la Salud o a las que dicte la
Autoridad de Salud de nivel nacional, y a las normas
técnicas de fabricación según corresponda.
La Autoridad de Salud de nivel nacional o a quien
ésta delegue, verificará periódicamente el cumplimiento de lo establecido en la presente disposición.
Artículo 57º .- El responsable de la calidad de los
productos farmacéuticos es la empresa fabricante, si
son elaborados en el país. Tratándose de productos
elaborados en el extranjero la responsabilidad es del
importador o distribuidor.
Cuando se trate de laboratorios encargados de elaborar productos por cuenta de terceros, ya sea en
su totalidad o en alguna de las etapas del proceso de
producción, la responsabilidad por la calidad del producto es asumida solidariamente por éste y por la
empresa titular del Registro.
Las distribuidoras y los establecimientos de venta al
público de productos farmacéuticos, cada uno en su
271
Gestión Logística
ámbito de comercialización, están obligados a conservar y vigilar el mantenimiento de su calidad hasta
que sean recibidos por los usuarios, bajo responsabilidad.
Artículo 58º .- Los productos farmacéuticos que se
comercializan en el país y demás que correspondan,
deben responder en sus análisis cualitativos y cuantitativos a la fórmula y composición declarada por el
fabricante y autorizada para su fabricación y expendio al otorgarse el Registro Sanitario.
Artículo 59º .- El control de calidad de los productos farmacéuticos y demás productos que correspondan es obligatorio, integral y permanente. Para garantizar su calidad, las empresas fabricantes, bajo
responsabilidad, deben contar con un sistema de
control de calidad, que abarque todos los aspectos
del proceso de elaboración, desde las materias primas empleadas hasta los productos terminados.
Artículo 60º .- La Autoridad de Salud de nivel nacional es la encargada de vigilar la calidad de los productos comprendidos en este Capítulo. El control se
efectúa mediante inspecciones en las empresas fabricantes, distribuidoras y dispensadoras y la ejecución de análisis de muestras de productos
pesquisados en cualquiera de sus etapas de elaboración, distribución y expendio.
Artículo 61º .- Los estupefacientes, psicotrópicos y
precursores de uso médico incluidos en los Convenios Internacionales sobre la materia y los que determine la Autoridad de Salud de nivel nacional, se rigen por esta ley y por su legislación especial.
Artículo 62º .- La Autoridad de Salud a nivel nacional establece un listado de plantas medicinales de
uso restringido o prohibido por razón de su toxicidad o peligrosidad.
Artículo 63º .- La comercialización de plantas medicinales y sus preparados obtenidos en forma de
extractos, liofilizados, destilados, tinturas, cocimientos o cualquier otra preparación galénica con finalidad terapéutica, diagnóstica o preventiva en la condición de fórmulas magistrales, preparados oficiales
o medicamentos, se sujeta a los requisitos y condiciones que establece el reglamento.
Las plantas medicinales que se ofrezcan sin referencia a propiedades terapéuticas, diagnósticas o preventivas, pueden comercializarse libremente.
Artículo 64º .- Las personas naturales o jurídicas
que se dedican a la comercialización de productos
farmacéuticos para desarrollar sus actividades deben cumplir con los requisitos y condiciones sanita-
272
rias establecidas en el reglamento, y ceñirse a las
Buenas Prácticas de Almacenamiento y Dispensación
que dicta la Autoridad de Salud de nivel nacional.
La Autoridad de Salud de nivel nacional o a quien
esta delegue, verificará periódicamente el cumplimiento de lo establecido en la presente disposición.
Artículo 65º .- Queda prohibida la venta
ambulatoria de productos farmacéuticos. Con excepción de lo dispuesto en el inciso d) del Artículo 68º
de la presente ley, el comercio de productos farmacéuticos sólo podrá efectuarse en establecimientos
farmacéuticos, los que deben estar bajo la responsabilidad de un profesional químico farmacéutico. En
los lugares donde no existan químicos farmacéuticos en número suficiente, se estará a lo que establece el reglamento.
Artículo 66º .- El profesional químico-farmacéutico que asume la dirección técnica o regencia de cualquier establecimiento farmacéutico es responsable de
cuanto afecte la identidad, pureza y buen estado de
los productos que se elaboran, preparan, manipulan,
almacenan o suministran en éstos.
Así mismo, responde de que la distribución o adquisición de los productos farmacéuticos en los establecimientos que dirigen o regentan, sólo se efectúe a y
en establecimientos farmacéuticos, según el caso.
La responsabilidad del director técnico o del regente,
no excluye, en ningún caso, la responsabilidad del
establecimiento farmacéutico.
Artículo 67º .- Los medicamentos deberán ser identificados con su nombre de marca si lo tuvieren, y
con su Denominación Común Internacional (DCI),
establecida por la Organización Mundial de la Salud.
No podrán registrarse como marcas, para distinguir
medicamentos, las DCI o aquellas otras denominaciones que puedan confundirse con éstas.
Artículo 68º.- La Autoridad de Salud de nivel nacional clasificará los productos farmacéuticos para
efectos de su expendio en las siguientes categorías:
a) De venta con presentación de receta especial numerada, que sólo pueden ser
expendidos en farmacias y boticas, las que
cumplirán con las exigencias que determinan los convenios internacionales en los que
el Perú es Parte, la ley de la materia y su
reglamento;
b) De venta bajo receta módica que sólo pueden ser expendidos en farmacias y boticas;
c) De venta sin receta módica que se expenden
exclusivamente en farmacias y boticas; y,
Texto de Apoyo: Unidad VIII
d) De venta sin receta módica que pueden ser
comercializados en establecimientos no farmacéuticos.
Artículo 69º .- Pueden ser objetos de publicidad a
través de medios que se encuentren al alcance del
público en general, los productos farmacéuticos que
cuentan con Registro Sanitario en el país y autorizados para su venta sin receta módica.
Además de lo dispuesto en las normas generales
sobre publicidad en defensa del consumidor, el anuncio publicitario destinado al público en general, no
deberá contener exageraciones sobre sus propiedades que puedan inducir a error al consumidor.
Sólo por excepción y atendiendo a razones debidamente justificadas, la Autoridad de Salud de nivel
nacional podrá determinar los productos farmacéuticos de venta bajo receta módica que pueden ser
objeto de publicidad a través de medios que se encuentren al alcance de público en general. En este
caso la publicidad remitirá al consumidor a leer las
instrucciones contenidas en el prospecto o inserto
que acompañan al producto farmacéutico.
Artículo 70º .- Queda prohibida la publicidad en
envases, etiquetas, rótulos, empaques, insertos o prospectos que acompañan a los productos farmacéuticos de venta bajo receta módica.
Artículo 71º .- La promoción y la publicidad de
productos farmacéuticos autorizados para venta bajo
receta módica, se encuentra restringida a los profesionales que los prescriben y dispensan. En el caso
de tratarse de publicidad gráfica podrá hacerse únicamente a través de revistas especializadas, folletos,
prospectos o cualquier otra forma impresa que contengan información técnica y científica.
Por excepción está permitida la difusión de anuncios
de introducción y recordatorios dirigidos a los profesionales de los Cuerpos Médico y Farmacéutico a
través de medios al alcance del público en general.
El contenido de la información que se brinde está
sujeta a la norma que la Autoridad de Salud de nivel
nacional dicte sobre esta materia.
La información contenida en la publicidad de los
productos farmacéuticos en general, debe arreglarse
a lo autorizado en el Registro Sanitario.
Artículo 72º .- La publicidad engañosa de medicamentos está sujeta a rectificación.
Artículo 73º .- Los productores y distribuidores de
medicamentos están obligados a informar a la Autoridad de Salud de nivel nacional las reacciones ad-
versas de las que tengan conocimiento y que pudieran haberse derivado por el uso de los medicamentos que fabrican o comercializan, bajo responsabilidad.
Artículo 74º .- La Autoridad de Salud de nivel nacional recoge y evalúa la información sobre las reacciones adversas de los medicamentos que se comercializan en el país y adopta las medidas a que hubiere
lugar en resguardo de la salud de la población.
Artículo 75º .- La Autoridad de Salud de nivel nacional vela por el uso racional de medicamentos, promoviendo la provisión de medicamentos esenciales.
CAPÍTULO IV
DEL CONTROL NACIONAL E INTERNACIONAL DE LAS ENFERMEDADES
TRANSMISIBLES
Artículo 76º .- La Autoridad de Salud de nivel nacional es responsable de dirigir y normar las acciones destinadas a evitar la propagación y lograr el
control y erradicación de las enfermedades transmisibles en todo el territorio nacional, ejerciendo la vigilancia epidemiológica e inteligencia sanitaria y dictando las disposiciones correspondientes.
Así mismo tiene la potestad de promover y coordinar
con personas e instituciones públicas o privadas la
realización de actividades en el campo epidemiológico
y sanitario.
Artículo 77º .- La Autoridad de Salud competente
es responsable del control de las enfermedades transmisibles en el ámbito de su jurisdicción.
Artículo 78º .- La Autoridad de Salud de nivel nacional determinará las enfermedades transmisibles
de declaración y notificación obligatoria.
Todas las personas naturales o jurídicas están obligadas a proporcionar dicha información
epidemiológica, dentro de los términos de responsabilidad, clasificación, periodicidad, destino y claridad
que señala el reglamento.
Artículo 79º.- La Autoridad de Salud queda
facultada a dictar las medidas de prevención y control para evitar la aparición y propagación de enfermedades transmisibles. Todas las personas naturales o jurídicas, dentro del territorio, quedan obligadas
al cumplimiento de dichas medidas, bajo sanción.
273
Gestión Logística
Artículo 80º .- Sólo por razones módicas o biológicas podrá establecerse excepciones a la vacunación
y revacunación obligatorias, establecida por la Autoridad de Salud de nivel nacional.
Artículo 81º .- Las Autoridades Administrativas,
municipales, militares y policiales, así como los particulares, están obligados a prestar apoyo requerido
por la Autoridad de Salud para controlar la propagación de enfermedades transmisibles en los lugares
del territorio nacional en los que éstas adquieran características epidémicas graves.
Artículo 82º .- En la lucha contra las epidemias, la
Autoridad de Salud queda facultada para disponer
la utilización de todos los recursos médicoasistenciales de los sectores público y privado existentes en las zonas afectadas y en las colindantes.
Artículo 83º .- La Autoridad de Salud es responsable de la vigilancia y control sanitario de las fronteras, así como de todos los puertos marítimos, aéreos,
fluviales, lacustres o terrestres en el territorio nacional.
Artículo 84º .- Transitoriamente, y sólo por razones
de salud pública, la Autoridad de Salud puede restringir, la realización de actividades de producción de
bienes y servicios y las de comercio, así como el tránsito de personas, animales, vehículos, objetos y artículos que representen un grave riesgo para la salud
de la población.
Artículo 85º .- Los servicios de sanidad internacional se rigen por las disposiciones de esta ley, sus reglamentos y las normas técnicas que dicta la Autoridad de Salud de nivel nacional, así como por los tratados y convenios internacionales en los que el Perú
es parte.
Artículo 86º .- Las personas naturales o jurídicas
que trabajan con virus, hongos, bacterias o sus componentes y, en general, cumplir con las medidas de
bioseguridad correspondientes. Sus actividades están sujetas a vigilancia de la Autoridad de Salud competente.
Artículo 87º .- para evitar la transmisión de enfermedades a las personas, los propietarios o poseedores de animales domésticos, domesticados o en cautiverio deben cumplir las medidas sanitarias que la
Autoridad de Salud competente determine.
Son responsables frente a terceros los propietarios o
poseedores de animales que transmitan enfermedades a las personas. La producción del daño motiva
la pérdida de su propiedad o su posesión, debiendo
la Autoridad de Salud competente disponer del mismo en la forma que señale el reglamento.
274
La Autoridad de Salud competente tiene la libre disposición de los animales sin dueño o abandonados
aunque no representen riesgo inmediato para la salud humana.
CAPÍTULO V
DE LOS ALIMENTOS Y BEBIDAS,
PRODUCTOS COSMETICOS Y SIMILARES,
INSUMOS, INSTRUMENTAL Y EQUIPO DE
USO MEDICO-QUIRURGICO U
ODONTOLOGICO, PRODUCTOS
SANITARIOS Y PRODUCTOS DE HIGIENE
PERSONAL Y DOMESTICA
Artículo 88º .- La producción y comercio de alimentos y bebidas desatinados al consumo humano
así como de bebidas alcohólicas están sujetos a vigilancia higiénica y sanitaria, en protección de la salud.
Artículo 89º .- Un alimento es legalmente apto
para el consumo humano cuando cumple con las
características establecidas por las normas sanitarias y de calidad aprobadas por la Autoridad de Salud de nivel nacional.
Artículo 90º .- Queda estrictamente prohibido importar, fabricar, fraccionar, elaborar, comerciar, traspasar a título gratuito, distribuir y almacenar alimentos y bebidas alterados, contaminados, adulterados o
falsificados.
Artículo 91º .- Todo alimento y bebida elaborados
industrialmente, de producción nacional o extranjera, sólo podrán expenderse previo Registro Sanitario.
Artículo 92º .- La Autoridad de Salud de nivel nacional es la encargada del control sanitario de los
alimentos y bebidas, productos cosméticos y similares, así como de insumos, instrumental y equipo de
uso médico-quirúrgico u odontológico, productos sanitarios y productos de higiene personal y doméstica.
El Registro Sanitario de alimentos y bebidas, productos cosméticos y similares, así como de insumos, instrumental y equipo de uso médico-quirúgico u
odontológico, productos sanitarios y productos de
higiene personal y doméstica, será automático con la
sola presentación de una solicitud con carácter de
declaración jurada consignando el número de registro unificado de la persona natural o jurídica solicitante, y la certificación de libre comercialización y de
uso, pudiendo constar ambas en un solo documento, emitido por la autoridad competente del país de
origen o de exportación del producto.
Texto de Apoyo: Unidad VIII
La inscripción en el referido Registro Sanitario es
automática, con la sola presentación de los documentos establecidos en la presente disposición, teniendo la autoridad de salud un plazo máximo de 7
días útiles para expedir el documento que acredite el
número de registro.
El mencionado Registro Sanitario es temporal y renovable.
Las Aduanas de la República procederán al despacho de las mercancías a que se refiere el presente
artículo, exigiendo además de las documentación general requerida para la importación, sólo la declaración jurada del importador consignando el número
de registro sanitario, o en su defecto la fecha de presentación de la solicitud correspondiente, así como
la fecha de vencimiento en el caso de alimentos envasados, la misma que debe figurar por impresión o
etiquetado en los envases de venta al consumidor,
conjuntamente con la razón social y Registro Unificado del importador o distribuidor general.
Queda prohibida la venta ambulatoria de insumos,
instrumental y equipo de uso médico-quirúrgico u
odontológico.
Artículo 93º .- Se prohibe la importación de todo
alimento o bebida cuyo comercio, distribución y consumo no estén permitidos en el país de origen por
constituir riesgo para la salud.
Artículo 94º .- El personal que intervenga en la
producción, manipulación, transporte, conservación,
almacenamiento, expendio y suministro de alimentos está obligado a realizarlo en condiciones higiénicas y sanitarias para evitar su contaminación.
Artículo 95º .- La fabricación, elaboración, fraccionamiento, almacenamiento y expendio de alimentos
y bebidas debe realizarse en locales que reúnan las
condiciones de ubicación, instalación y operación sanitariamente adecuadas, y cumplir con las exigencias establecidas en el reglamento que dicta la Autoridad de Salud de nivel nacional.
La Autoridad de Salud de nivel nacional o a quien
ésta delegue, verificará periódicamente el cumplimiento de lo establecido en la presente disposición.
CAPÍTULO VI
DE LAS SUSTANCIAS Y PRODUCTOS
PELIGROSOS PARA LA SALUD
Artículo 96º .- En la importación, fabricación, almacenamiento, transporte, comercio, manejo y disposición de sustancias y productos peligrosos, deben
tomarse todas las medidas y precauciones necesarias para prevenir daños a la salud humana, animal
o al ambiente, de acuerdo con la Reglamentación correspondiente.
Artículo 97º .- Cuando la importación, fabricación,
transporte, almacenamiento, comercio y empleo de
una sustancia o producto se considere peligroso para
la salud de la población, el Estado debe establecer
las medidas de protección y prevención correspondiente.
Artículo 98º .- La Autoridad de Salud competente
dicta las normas relacionadas con la calificación de
las sustancias y productos peligrosos, las condiciones y límites de toxicidad y peligrosidad de dichas
sustancias y productos, los requisitos sobre información, empaque, envase, embalaje, transporte, rotulado y demás aspectos requeridos para controlar los
riesgos y prevenir los daños que esas sustancias y
productos puedan causar a la salud de las personas.
Artículo 99º .- Los residuos procedentes de establecimientos donde se fabriquen, formulen, envasen
o manipulen sustancias y productos peligrosos deben ser sometidos al tratamiento y disposición que
señalan las normas correspondientes. Dichos residuos no deben ser vertidos directamente a las fuentes, cursos o reservorios de agua, al suelo o al aire,
bajo responsabilidad.
CAPÍTULO VII
DE LA HIGIENE Y SEGURIDAD EN LOS
AMBIENTES DE TRABAJO
Artículo 100º .- Quienes conduzcan o administren
actividades de extracción, producción, transporte y
comercio de bienes o servicios, cualesquiera que éstos sean, tienen la obligación de adoptar las medidas
necesarias para garantizar la protección de la salud
y la seguridad de los trabajadores
y de terceras
personas en sus instalaciones o ambientes de trabajo.
Artículo 101º .- Las condiciones de higiene y seguridad que deben reunir los lugares de trabajo, los
equipos, maquinarias, instalaciones, materiales y cualquier otro elemento relacionado con el desempeño
de actividades de extracción, producción, transporte
y comercio de bienes o servicios, se sujetan a las disposiciones que dicta la Autoridad de Salud compe-
275
Gestión Logística
tente, la que vigilará su cumplimiento.
Artículo 102º .- Las condiciones higiénicas y sanitarias de todo centro de trabajo deben ser uniformes
y acordes con la naturaleza de la actividad que se
realiza sin distinción de rango o categoría, edad o
sexo.
CAPÍTULO VIII
biológica y puedan ser usados con fines de
transplante, injerto o cultivo.
El diagnóstico fundado de cese definitivo de la actividad cerebral verifica la muerte. Cuando no es posible
establecer tal diagnóstico, la constatación de paro
cardio-respiratorio irreversible confirma la muerte.
Ninguno de estos criterios que demuestran por diagnóstico o corroboran por constatación la muerte del
individuo, podrán figurar como causas de la misma
en los documentos que la certifiquen.
DE LA PROTECCION DEL AMBIENTE PARA
Artículo 109º .- Procede la práctica de la necropsia
LA SALUD
Artículo 103º .- La protección del ambiente es responsabilidad del Estado y de las personas naturales
y jurídicas, los que tienen la obligación de mantenerlo dentro de los estándares que, para preservar la
salud de las personas, establece la Autoridad de Salud competente.
Artículo 104º .- Toda persona natural o jurídica,
está impedida de efectuar descargas de desechos o
sustancias contaminantes en el agua, el aire o el suelo,
sin haber adoptado las precauciones de depuración
en la forma que señalan las normas sanitarias y de
protección del ambiente.
Artículo 105º .- Corresponde a la Autoridad de Salud competente, dictar las medidas necesarias para
minimizar y controlar los riesgos para la salud de las
personas derivados de elementos, factores y agentes
ambientales, de conformidad con lo que establece;
en cada caso, la ley de la materia.
Artículo 106º .- Cuando la contaminación del ambiente signifique riesgo o daño a la salud de las personas, la Autoridad de Salud de nivel nacional dictará las medidas de prevención y control indispensables para que cesen los actos o hechos que ocasionan dichos riesgos y daños.
Artículo 107º .- El abastecimiento de agua, alcantarillado, disposición de excretas, reuso de aguas servidas y disposición de residuos sólidos queden sujetos a las disposiciones que dicta la Autoridad de Salud competente, la que vigilará su cumplimiento.
TITULO TERCERO
DEL FIN DE LA VIDA
Artículo 108º .- La muerte pone fin a la persona.
Se considera ausencia de vida al cese definitivo de la
actividad cerebral, independientemente de que algunos de sus órganos o tejidos mantengan actividad
276
en los casos siguientes:
a) Por razones clínicas, para evaluar la exactitud y
precisión diagnóstica y la calidad del tratamiento
de pacientes;
b) Con fines de cremación, para determinar la causa de la muerte y prever la desaparición de pruebas de la comisión de delitos;
c) Por razones sanitarias, para establecer la causa
de la muerte con el propósito de proteger la salud de terceros; y,
d) Por razones médico-legales para determinar la
causa de muerte en los casos que la ley lo establece o cuando lo ordena la autoridad judicial
competente, o para precisar la identidad del fallecido.
Sólo la necropsia por razones clínicas requiere de la
autorización a que se refiere el Artículo 47º de la
presente ley.
Artículo 110º .- En los casos en que por mandato
de la ley deba hacerse la necropsia o cuando se proceda al embalsamamiento o cremación del cadáver
se podrá realizar la ablación de órganos y tejidos con
fines de transplante o injerto, sin requerirse para ello
de autorización dada en vida por el fallecido o del
consentimiento de sus familiares.
La disposición de órganos y tejidos de cadáveres para
los fines previstos en la presente disposición se rige
por esta ley, la ley de la materia y su reglamento.
Artículo 111º .- Sólo es permitido inhumar cadáveres en cementerios debidamente autorizados por la
Autoridad de Salud competente, conforme a lo que
dispone la ley de la materia y su reglamento.
Artículo 112º .-Todo cadáver que haga posible la
propagación de enfermedades será cremado previa
necropsia.
Artículo 113º .- La Autoridad de Salud competente
está obligada a disponer la erradicación de cementerios cuando su ubicación constituya un riesgo para
Texto de Apoyo: Unidad VIII
la salud.
Artículo 114º .- Los cadáveres de personas no identificadas o, que habiendo sido identificados, no
hubieren sido reclamados dentro del plazo de
treintiseis (36) horas luego de su ingreso a la morgue,
podrán ser dedicados a fines de investigación o estudio.
Para los mismos fines podrán utilizarse cadáveres o
restos humanos, por voluntad manifiesta de la persona antes de fallecer o con consentimiento de sus
familiares.
Artículo 115º .- La inhumación, exhumación, traslado y cremación de cadáveres o restos humanos,
así como el funcionamiento de cementerios y crematorios se rigen por las disposiciones de esta ley, la ley
de la materia y sus reglamentos.
Artículo 116º .- Queda prohibido el comercio de
cadáveres y restos humanos.
TITULO CUARTO
DE LA INFORMACION EN SALUD
Y SU DIFUSION
Artículo 117º .- Toda persona natural o jurídica,
está obligada a proporcionar de manera correcta y
oportuna los datos que la Autoridad de Salud requiere para la elaboración de las estadísticas, la evaluación de los recursos en salud y otros estudios especiales que sea necesario realizar y concurran al
conocimiento de los problemas de salud o de las
medidas para enfrentarlos.
Artículo 118º .- En caso de epidemia declarada o
de peligro de epidemia, la prensa, la radio, la televisión y todo otro medio de comunicación social debe
colaborar con la Autoridad de Salud competente en
la forma que el Poder Ejecutivo disponga.
Artículo 119º .- La información, la propaganda y la
publicidad que se refiere a la salud, al tratamiento de
enfermedades, a la rehabilitación, al ejercicio de las
profesiones de la salud y servicios a que se refiere
esta ley, no deben inducir a conductas prácticas o
hábitos nocivos que impliquen riesgo para la salud
física o mental, ni desvirtuar o contravenir las disposiciones que en materia de prevención, tratamiento o
rehabilitación de enfermedades establece la Autoridad de Salud.
Sin perjuicio de lo dispuesto en las normas generales de publicidad en defensa del consumidor, la publicidad sobre prestación de servicios de salud no
podrá ofrecer tratamientos preventivos, curativos o
de rehabilitación cuya eficacia no haya sido comprobada científicamente.
Artículo 120º .- Toda información en materia de
salud que las entidades del Sector Público tengan en
su poder es de dominio público. Queda exceptuada
la información que pueda afectar la intimidad personal y familiar o la imagen propia, la seguridad nacional y las relaciones exteriores, así como aquélla que
se refiere a aspectos protegidos por las normas de
propiedad industrial de conformidad con la ley de la
materia.
Artículo 121º .- Es obligación de la Autoridad de
Salud competente advertir a la población, por los canales y medios más convenientes y que más se
adecuen a las circunstancias, sobre los riesgos y daños que ocasionan o pueden ocasionar a la salud
determinados productos, sustancias o actividades.
TITULO QUINTO
DE LA AUTORIDAD DE SALUD
Artículo 122º .- La Autoridad de Salud se organiza
y se ejerce a nivel central, desconcentrado y descentralizado.
La Autoridad de Salud la ejercen los órganos del
Poder Ejecutivo y los órganos descentralizados de
gobierno, de conformidad con las atribuciones que
les confieren sus respectivas leyes de organización y
funciones, leyes orgánicas o leyes especiales en el
campo de la salud.
Artículo 123º .- Entiéndase que la Autoridad de
Salud de nivel nacional es el órgano especializado
del Poder Ejecutivo que tiene a su cargo la dirección
y gestión de la política nacional de salud y actúa como
la máxima autoridad normativa en materia de salud.
Artículo 124º .- En aplicación y cumplimiento de
las normas de salud que dicta la Autoridad de Salud
de nivel nacional, los órganos desconcentrados o descentralizados quedan facultados para disponer, dentro de su ámbito, medidas de prevención y control de
carácter general o particular en las materias de su
competencia.
Artículo 125º .- El ejercicio descentralizado de competencias de control en materias de salud, no supone, en ningún caso, el ejercicio de competencia normativa, salvo estipulación en contrario de la propia
ley.
La delegación de competencias de control en mate-
277
Gestión Logística
ria de salud, no supone, en ningún caso, la delegación de facultades normativas.
c) La observación personal;
Artículo 126º .- No se podrá dictar normas que
reglamentan leyes o que tengan jerarquía equivalente, que incidan en materia de salud, sin el refrendo
de la Autoridad de Salud de nivel nacional.
e) La observación animal;
Artículo 127º .- Quedan sujetas a supervigilancia
de la Autoridad de Salud de nivel nacional, las entidades públicas que por sus leyes de organización y
funciones, leyes orgánicas o leyes especiales están
facultadas para controlar aspectos sanitarios y ambientales.
h) El decomiso o sacrificio de animales que constituyan peligro para la seguridad o la salud de las
personas;
Asimismo, quedan sujetos a supervigilancia de la
Autoridad de Salud de nivel nacional los Colegios
Profesionales de las ciencias de la salud, únicamente
en lo que se refiera a la vigilancia que éstos realizan
sobre las actividades que sus asociados efectúan en
el ejercicio su profesión.
Artículo 128º .- En el uso de las atribuciones que
le confieren la presente ley, las leyes orgánicas, las
leyes de organización y funciones, otras leyes especiales y sus reglamentos, la Autoridad de Salud está
facultada a disponer acciones de orientación y educación, practicar inspecciones en cualquier bien
mueble o inmueble, tomar muestras y proceder a las
pruebas correspondientes, recabar información y realizar las demás acciones que considere pertinentes
para el cumplimiento de sus funciones, así como, de
ser el caso, aplicar medidas de seguridad y sanciones.
Artículo 129º .- La Autoridad de Salud podrá solicitar el auxilio de la fuerza pública para asegurar el
cumplimiento de las disposiciones y medidas que
adopte en resguardo de la salud.
TITULO SEXTO
DE LAS MEDIDAS DE SEGURIDAD,
INFRACCIONES Y SANCIONES
CAPÍTULO I
DE LAS MEDIDAS DE SEGURIDAD
Artículo 130º .- Son medidas de seguridad las siguientes:
a) El aislamiento;
b) La cuarentena;
278
d) La vacunación de personas;
f)
La vacunación de animales;
g) La destrucción o control de insectos u otra fauna transmisora y nociva;
i)
La suspención de trabajos o servicios;
j)
La emisión de mensajes publicitarios que adviertan peligro de daños a la salud de la población;
k) El decomiso, incautación, inmovilización, retiro
del mercado o destrucción de objetos, productos
o sustancias;
l)
La suspención temporal del ejercicio de actividades de producción y comercio y la restricción del
tránsito de personas, animales, vehículos, objetos y artículos;
ll) El cierre temporal o definitivo de empresas o sus
instalaciones;
m) Suspensión o cancelación del Registro Sanitario; y
n) Las demás que a criterio de la Autoridad de Salud se consideran sanitariamente justificables,
para evitar que se cause o continúe causando
riesgo o daños a la salud de la población.
Artículo 131º .- Las medidas de seguridad son de
inmediata ejecución y se aplican sin perjuicio de las
sanciones que correspondan.
Artículo 132º .- Todas las medidas de seguridad
que adopta la Autoridad de Salud en aplicación de la
presente ley, se sujetan a los siguientes principios:
a) Deben ser proporcionales a los fines que se persiguen;
b) Su duración no debe exceder lo que exige la situación de riesgo inminente y grave que las justificó; y,
c) Deben preferirse aquellas medidas que siendo
eficaces para el fin que se persigue, menos perjudiquen al principio de libre circulación de las personas y de los bienes, la libertad de empresa y
cualesquiera otros derechos afectados.
Artículo 133º .- El reglamento establece el procedimiento para la aplicación de las medidas de seguridad a que se refiere este Capítulo
Texto de Apoyo: Unidad VIII
CAPÍTULO II
DE LAS INFRACCIONES Y SANCIONES
Artículo 134º .- Sin perjuicio de las acciones civiles
o penales a que hubiere lugar, las infracciones a las
disposiciones contenidas en la presente ley y su reglamento, serán pasibles a una o más de las siguientes sanciones administrativas:
a) Amonestación;
b) Multa;
c) Cierre temporal o clausura del establecimiento; y,
d) Suspensión o cancelación del Registro Sanitario
del producto.
Artículo 135º .-Al imponer una sanción, la Autoridad de Salud tendrá en cuenta:
a) Los daños que se hayan producido o puedan
producirse en la salud de las personas;
b) La gravedad de la infracción; y,
c) La condición de reincidencia o reiterancia del
infractor.
Artículo 136º .- Toda sanción de clausura y cierre
temporal de establecimientos, así como de suspensión o cancelación de Registro Sanitario de productos, debe ser publicada, a costa del infractor, por la
Autoridad de Salud en la forma que establece el reglamento.
Artículo 137º .- El reglamento establece la calificación de las infracciones, la escala de sanciones y el
procedimiento, para su aplicación.
DISPOSICIONES
COMPLEMENTARIAS,
TRANSITORIAS Y FINALES
PRIMERA.-
que no podrá exceder del 10% de la Unidad Impositiva
Tributaria. Los ingresos provenientes por dicho concepto serán utilizados exclusivamente para las acciones de inspección y control de calidad.
TERCERA.En los casos de muerte súbita o accidental, y en tanto no se complete el canje de la Libreta Electoral por
el Documento Nacional de Identidad al que se refieren las Leyes Nº 26497 y 26745, se presume la voluntad positiva del fallecido de donar sus órganos o
tejidos para fines de transplante o injerto, sin que se
admita prueba en contrario.
CUARTA.Deróganse las siguientes disposiciones:
a) Decreto Ley Nº 17505, que aprueba el Código
Sanitario;
b) Decreto Ley Nº 19609, referido a la atención de
emergencia;
c) Ley Nº 2348, del 23 de noviembre de 1916, de
Declaración, Aislamiento y Desinfección Obligatorio de Enfermedades;
d) Ley del Ejercicio de la Medicina y la Farmacia, de
fecha 28 de noviembre de 1888.
e) Decreto Ley Nº 25596 por el cual se establece los
requisitos para la obtención del Registro Sanitario y de la Autorización para la importación y
comercialización de medicamentos genéricos y de
marca;
f) Tercera Disposición Complementaria del Decreto Ley Nº 25988, sobre carné de salud, así como
toda disposición legal, administrativa y técnica que
establezca la obligatoriedad de obtener y portar
carné de salud o documento similar; y,
g) Las demás que se opongan a lo establecido por
la presente ley.
Los establecimientos a que se refiere el Artículo 37º,
los establecimientos dedicados a las actividades comprendidas en los Artículos 56º, 64º, 95º, 96º de la
presente ley, así como las agencias funerarias,
velatorios y demás servicios funerarios relacionados
con éstos no requieren de autorización sanitaria para
su habilitación o funcionamiento.
QUINTA.-
SEGUNDA.-
SEXTA.-
La Autoridad de Salud de nivel nacional determina
la tarifa por concepto de registro sanitario, la misma
La presente ley entrará en vigencia a los ciento ochenta (180) días calendario de su publicación, con ex-
El Ministerio de Salud, en el término máximo de treinta (30) días, contados a partir de la vigencia de la
presente ley, presentará, para su aprobación, los reglamentos que se requieran para la ejecución de lo
dispuesto por esta ley.
279
Gestión Logística
cepción de los Capítulos III y V del Título Segundo,
que rigen desde el día siguiente a la publicación de
esta ley.
Comuníquese al señor Presidente de la República
para su promulgación.
En Lima; a los nueve días del mes de julio de mil
novecientos noventa y siete.
VICTOR JOY WAY ROJAS
Presidente del Congreso de la República
CARLOS TORRES Y TORRES LARA
Primer Vicepresidente del Congreso de la República
AL SE„OR PRESIDENTE CONSTITUCIONAL DE
LA REPUBLICA
POR TANTO:
Mando se publique y cumpla.
Dado en la Casa de Gobierno, en Lima, a los quince
días del mes de julio de mil novecientos noventa y
siete.
ALBERTO FUJIMORI FUJIMORI
Presidente Constitucional de la República
ALBERTO PANDOLFI ARBULU
Presidente del Consejo de Ministros
MARINO COSTA BAUER
Ministro de salud
280