Cuenta y libro mayor

Cuenta y libro mayor
Ya hemos definido el balance de situación como el estado contable que refleja la
situación patrimonial de la empresa en un momento determinado, por ejemplo, al inicio
del año contable. Podríamos decir que es una fotografía y, como tal, algo estático que
pierde su validez con la primera operación realizada por la sociedad. Efectivamente,
esa primera operación alterará el valor de algunos de los elementos patrimoniales que
figuran en el balance, provocando que aquel estado contable inicial quede desfasado.
Necesitamos un instrumento contable que nos permita ir anotando todas las
variaciones producidas y que nos ayude, al final del ejercicio contable, a confeccionar
un balance con la situación patrimonial.
El instrumento contable encargado de registrar las variaciones patrimoniales de un
elemento será la cuenta. Ésta representará el estado detallado de sus cambios a lo
largo del ejercicio contable y permitirá conocer su valor a una fecha determinada. Esto
obliga a que por cada partida exista su cuenta correspondiente, cosa que exige la
presencia de un lugar físico donde figuren todas: el libro Mayor.
Las cuentas de los diferentes elementos patrimoniales presentes en la contabilidad de
una empresa se recogen en el libro Mayor, que recibe el nombre por su mayor tamaño
físico en comparación con los otros libros contables. En cada una de sus páginas
figurará una cuenta y sus variaciones:
Caja
Fecha
Concepto
Nº Asiento
Debe
01-01
Saldo inicial
0
12.500
03-01
Compra de mercaderías
23
Haber
1.500
Código:
570
Saldo
D/H
12.500
D
11.000
D
Por tanto, cada página del libro es una descripción cronológica de los movimientos de
la partida representada, permitiendo conocer su valor en cada momento, pero en
ningún caso, nos da una visión global y fácilmente perceptible de la contabilidad en su
conjunto.
El libro Mayor no es obligatorio para los empresarios, ya que ningún artículo de la
legislación mercantil lo cita como tal. No obstante, su llevanza resulta imprescindible
para la confección de la contabilidad y otros libros obligatorios. Así, por ejemplo, al
tratarse de un resumen por cuenta, facilita el cálculo de los saldos y la posterior
confección del balance de situación y la cuenta de resultados.
En la actualidad, el libro Mayor ha quedado sustituido por otros sistemas como la
utilización de fichas con papel de calco, que permite el registro simultáneo junto con el
libro Diario y, sobre todo, por la utilización de la informática en la contabilidad.
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Contabilidad General y Tesorería
Los programas actuales permiten la llevanza automática de los libros ganando en
rapidez y evitando los temidos descuadres.
En el desarrollo de nuestros supuestos, dejaremos a un lado la formalidad del libro
Mayor, utilizando una representación más sencilla y totalmente válida para alcanzar
los objetivos propuestos.
La cuenta de un elemento patrimonial se representa gráficamente por medio de una
“T” mayúscula o cruceta, donde la parte izquierda corresponderá a la columna del
debe (D) y la de la derecha a la del haber (H). En la parte superior consignaremos el
título de la cuenta, que hará referencia al elemento patrimonial representado y cuyas
variaciones vamos a reflejar.
D
Título de la cuenta
Importes
H
Importes
En el manejo de las crucetas se recurre a una determinada terminología que
detallaremos a continuación:
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•
Abrir una cuenta: Consiste en titularla, es decir, anotar en el encabezamiento
el nombre del elemento representado.
•
Cargar, adeudar o debitar una cuenta: Es anotar una cantidad en el debe.
•
Abonar, acreditar o datar una cuenta: Se trata de efectuar una anotación en
el haber.
•
Suma del debe: Es la suma de todos los cargos efectuados en la cuenta, es
decir, de todos los importes del debe.
•
Suma del haber: Es la suma de todos los abonos efectuados en la cuenta, es
decir, de todos los importes del haber.
•
Saldo de una cuenta: Es la diferencia entre la suma del debe y del haber.
•
Saldo deudor: Una cuenta tiene saldo deudor cuando la suma del debe es
mayor que la del haber, es decir, cuando los importes cargados son
superiores a los abonados.
•
Saldo acreedor: Un elemento patrimonial tendrá saldo acreedor cuando la
suma del haber sea mayor que la del debe, es decir, cuando los importes
abonados son superiores a los cargados.
•
Liquidar una cuenta: Consiste en realizar las operaciones necesarias para
determinar el saldo de una cuenta.
•
Saldar una cuenta: Es anotar el saldo en el lado de la cruceta que menos
sume para que el debe y el haber coincidan.
•
Cuenta saldada: Es aquella cuenta donde el debe coincide con el haber.
•
Cerrar una cuenta: Implica sumar el debe y el haber una vez que la cuenta
está saldada. Gráficamente se trazan dos rayas paralelas para indicar que ya
no se registrará ningún cargo ni abono más.
Cuenta y libro mayor
Intentemos por medio de un ejemplo aclarar la anterior terminología:
D
Bancos C/C
12.500
2.550
4.500
6.200
H
3.200
•
El título de la cuenta es el nombre del elemento representando, es decir,
Bancos C/C.
•
Hemos cargado la cuenta al efectuar cada una de las anotaciones que
figuran en el debe: 12.500, 4.500 y 3.200.
•
Al anotar 2.550 y 6.200, hemos abonado la cuenta.
•
La suma del debe será 20.200(1).
•
La suma del haber será 8.750(2).
•
Calculamos el saldo como la diferencia entre 20.200 (suma del debe) y 8.750
(suma del haber), es decir, 11.450.
•
Como la suma del debe es mayor que la del haber, el saldo es deudor.
•
Para saldar la cuenta basta con anotar el saldo en el lado que menos suma,
en nuestro caso el haber:
D
Bancos C/C
12.500
2.550
4.500
6.200
3.200
11.450
H
•
Ahora la cuenta ya está saldada, pues ambos lados suman 20.200.
•
El último paso es cerrar la cuenta:
D
(1)
12.500 + 4.500 + 3.200 = 20.200
(2)
2.550 + 6.200 = 8.750
Bancos C/C
12.500
2.550
4.500
6.200
3.200
11.450
20.200
20.200
H
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