CONTRALORÍA MUNICIPAL DE MONTERÍA Código: CF-P03-F02 INFORME DE AUDITORIA MODALIDAD ESPECIAL Versión: 001 Página 1 de 11 INFORME DEFINITIVO DE AUDITORÍA ESPECIAL AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL - MODALIDAD ESPECIAL A LA SECRETARIA DE TRANSITO MUNICIPAL DE LA ALCALDIA DE MONTERIA CONTRALORÍA MUNICIPAL DE MONTERÍA Montería, 2015 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE MONTERÍA Código: CF-P03-F02 INFORME DE AUDITORIA MODALIDAD ESPECIAL Versión: 001 Página 2 de 11 AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL - MODALIDAD ESPECIAL A LA SECRETARIA DE TRANSITO MUNICIPAL DE LA ALCALDIA DE MONTERIA Jorge Rafael Esquívia García - Contralor de Montería Anyela Cabeza del Toro Líder de Auditoria Ricardo Madera Simanca – Auditor CONTRALORÍA MUNICIPAL DE MONTERÍA INFORME DE AUDITORIA MODALIDAD ESPECIAL Código: CF-P03-F02 Versión: 001 Página 3 de 11 TABLA DE CONTENIDO 1. CARTA DE CONCLUSIONES............................................................... Pág. 4 2 CONCEPTO SOBRE EL ANALISIS EFECTUADO............................... 5 3 RESULTADOS.................................................................................. 5 4 ANALSIS DE RESPUESTA...................................................... 10 5 RELACION DE HALLAZGOS……………………………………… 10 6 CUADRO DE TIPIFICACIÓN DE HALLAZGOS.......................... 11 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE MONTERÍA INFORME DE AUDITORIA MODALIDAD ESPECIAL Código: CF-P03-F02 Versión: 001 Página 4 de 11 Montería, 2015 Doctor CARLOS EDUARDO CORREA ESCAFF Alcalde Municipal de Montería Doctor HECTOR FABIO CORDERO Secretario de transito municipal Asunto: Carta De Conclusiones La Contraloría Municipal de Montería con fundamento en las facultades otorgadas por los Artículos 267 y 272 de la Constitución Política, practicó auditoría gubernamental con enfoque integral - modalidad especial a la secretaria de tránsito municipal de la alcaldía de Montería vigencia 2014, la cual se ha realizado conforme a las normas legales, estatutarias y de procedimientos aplicables vigentes. Es responsabilidad de la Administración el contenido de la información suministrada por la Entidad y analizada por la Contraloría Municipal de Montería, que a su vez tiene la responsabilidad de producir un informe integral que contenga el concepto sobre la gestión adelantada por secretaria de tránsito municipal de la alcaldía de Montería en la vigencia 2014 El informe contiene un análisis de gestión contractual, legalidad enmarcado en el componente de gestión y el plan de acción de la secretaria de tránsito municipal en la vigencia 2014. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas, políticas y procedimientos de auditoría prescritos por la Contraloría Municipal de Montería, compatibles con las de general aceptación; por tanto, requirió acorde con ellas, de planeación y ejecución del trabajo, de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar los conceptos y la opinión expresada en el informe integral. CONTRALORÍA MUNICIPAL DE MONTERÍA Código: CF-P03-F02 Versión: 001 INFORME DE AUDITORIA MODALIDAD ESPECIAL Página 5 de 11 2. CONCEPTO SOBRE EL ANÁLISIS EFECTUADO En la ejecución de la presente auditoría integral especial, se evaluaron los factores de gestión contractual y legalidad establecidos en el componente de gestión y el plan de acción de la Secretaria de transito municipal; en cuanto a la gestión contractual y legalidad es EFECIENTE. 3. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA 3.1 COMPONENTES Y FACTORES EVALUADOS Tal como lo estableció el memorando de asignación número 038-15 DC, se evaluaron los factores de gestión contractual y legalidad establecidos en el componente de gestión. 3.2 PLAN DE ACCION SECRETARIA DE TRANSITO MUNICIPAL La Secretaria de Tránsito Municipal implementa su plan de acción con base a lo establecido en las metas programadas en el plan de desarrollo municipal “PROGRESO PARA TODOS” 2012-2015 ubicándose en el EJE PROGRAMATICO: TRANSITO Y MOVILIDAD y el PROGRAMA: MOVILIDAD SEGURIDAD VIAL Del análisis realizado al plan de acción de la secretaria de tránsito municipal se obtienes que para la vigencia 2014 RESUL TADO SUBPROGRAMA INDICADOR IE VINCULADAS AL PROGRAMA PATRULLAS ESCOLARES PREVENCION Y SEGURIDAD VIAL CONTROL MET A* CONTR ALORI A %cumpli miento 20 14 70 OBSERVACION DE DOTACION DE ELEMENTOS PARA LA REGULACION DEL TRANSITO 60 15 25 CAMPAÑAS DE PREVENCION VIAL 8 9 112,5 GRUAS AL SERVICIO DEL TRANSITO Y 8 8 100 no se tiene certeza de la unidad de medición del indicador CONTRALORÍA MUNICIPAL DE MONTERÍA Código: CF-P03-F02 Versión: 001 INFORME DE AUDITORIA MODALIDAD ESPECIAL OPERATIVO Y TRANSPORTE Página 6 de 11 TRNASPORTE POLICIAS AL SERVICIO DEL TRANSITO Y TRANSPORTE PLANEAMIENTO DE TRAFICO ESTUDIO DE TRAFICO MEJORAMIENTO DE SEMAFOROS EXISTENTES SEÑALIZACION Y SEMAFORIZACION SEÑALES VERTICALES INSTALADAS DEMARCACION DE REDUCTORES DE VELOCIDAD REALIZADOS E INSTALADOS 50 45 90 4 10 250 1 0 0 400 1101 275,25 80 167 208,75 no se reportan avances *Metas establecidas en el plan de desarrollo municipal “PROGRESO PARA TODOS” 2012-2015 De lo anterior se puede inferir que el plan de acción de la secretaria de tránsito municipal para la vigencia 2014 tuvo un cumplimiento del 89%, quedando pendiente por avance el mejoramiento de los semáforos existentes el cual presenta un avance del 0%. 3.3 CONTRATACION Como resultado de la auditoría adelantada, la opinión de la gestión en la Ejecución Contractual, es Eficiente, sin embargo se presentan las siguientes observaciones. La Alcaldía de Montería reportó a este ente de control, mediante el formato 20.1, reportó un total de 14 contratos suscritos en la vigencia 2014, en los cuales fueron para adquisición de bienes y servicios para la Secretaria tránsito municipal, que ascendieron a la suma de $3.141.781.266; este órgano de control seleccionó mediante herramienta estadística una muestra representativa de 10 contratos con un nivel de probabilidad del 5%; los contratos seleccionados correspondieron a los números (086-088-091-111-190-368-420-422-441-412) que representaron la suma de $ 1.884.237.996. Cumplimiento de los principios y procedimientos de la contratación 1. La entidad presentó carpetas independientes de cada contrato, archivadas de acuerdo a procedimiento lógico que se surte en el proceso de contracción y sus etapas secuenciales como PRECONTRACTUAL, CONTRACTUAL Y POSCONTRACTUAL. 2. Los objetos contractuales de los contratos revisados corresponden a los expresados en los estudios previos y las necesidades expuestas. CONTRALORÍA MUNICIPAL DE MONTERÍA INFORME DE AUDITORIA MODALIDAD ESPECIAL Código: CF-P03-F02 Versión: 001 Página 7 de 11 3. Las disponibilidades y registros presupuestales son expedidos oportunamente y el rubro presupuestal es aplicado correctamente de acuerdo al objeto contractual y destinación. 4. Todos los contratos presentan actas de inicio en concordancia con lo establecido el numeral 1 artículo 4 de la ley 80 de 1993. 5. La entidad se encuentra publicando en el SECOP, todos los contratos. 6. Fue verificado que el valor pactado en los contratos fue efectivamente pagado, evidenciado en cada una de las actas y comprobantes de egresos. 7. Las actas de liquidación y recibidos a satisfacción son elaboradas oportunamente. 8. La forma de pago establecida en los contratos corresponde a lo pagado, aunque en algunos contratos se observa que el pago fue efectuado con anterioridad a lo pactado por que el contratista cumplió con el objeto contractual con anterioridad. 9. En el proceso de contratación de la Secretaria de tránsito, se mantienen registros de acta de inicio de los contratos, registro único tributario y certificado de representación legal de los contratistas. 10. En cuanto a verificación de los antecedentes disciplinarios, judiciales y boletín de responsables fiscales la entidad verifica dichos antecedentes oportunamente. 11. Con relación a la supervisión de los contratos, están son delegados a los funcionarios de la entidad, es menester señalar a la Entidad la diferencia que estableció el artículo 83 de la ley 1474 de 2011 entre la supervisión e interventoría de los contratos, en este sentido algunos de los contratos mencionan la palabra interventoría, que solo se refiere a personas contratadas externas que realizan un trabajo técnico. 4.4 ORDENES DE COMPARENDOS El municipio de Montería a través del decreto 0257 de 2014 autorizó de manera especial y temporal a la policía nacional en su cuerpo especializado de transito urbano el ejercicio de sus funciones como autoridad de tránsito en el área urbana del municipio de Montería. Así las cosas, la Alcaldía de montería firmó CONVENIO INTERADMINISTRATIVO N° 023-2014 con la POLICÍA NACIONAL con el objeto de Anuar esfuerzo de cooperación para que la policía nacional, asuma el control y transporte y se CONTRALORÍA MUNICIPAL DE MONTERÍA INFORME DE AUDITORIA MODALIDAD ESPECIAL Código: CF-P03-F02 Versión: 001 Página 8 de 11 fortalezcan las condiciones de seguridad y transporte, y se fortalezcan las condiciones de seguridad en el municipio de Montería por un VALOR: $700.000.000. Se evidencia que las labores de supervisión de este convenio tienen debilidades en cuanto al seguimiento de la idoneidad y experticia del personal suministrado para las labores de control de movilidad, imposición de órdenes de comparendos, y aplicación de procedimientos específicos como pruebas de alcalimetría, ya que se evidenció durante el proceso de trámite de órdenes de comparendos que existen muchos errores en la elaboración de las ordenes que son atribuidas esencialmente a los funcionarios competentes y autorizados de imponerlos, además las pruebas de alcoholimetría mal aplicadas pueden generar nulidades procesales que se puede traducir en pérdida en la fuerza coercitiva y sancionatoria, por tanto es necesario que la Secretaria de tránsito municipal supervise minuciosamente dicho convenio tal como lo establece el artículo 83 de la ley 1474 de 2011 como causa de esta situación se tiene como debilidades en la supervisión lo que puede generar posibles incumplimientos contractual y tener como presunto efecto un detrimento al patrimonio del municipio. POR TANTO SE CONFIGURA UNA, OBSERVACION ADMINISTRATIVA Se recomienda que la secretaria de tránsito municipal solicite a la Policía Nacional un reporte diarios de las órdenes de comparendo impuestas diariamente; con el cual se permita un cruce de información con el concesionario Montrans y además facilite el seguimiento del proceso por parte de la secretaria. En la secretaria de tránsito municipal de Montería se tienen dispuestos dos inspectores para la realización de las audiencias, se evidenció que estos no manejan un libro radicador en el cual se relacionen el número de audiencias realizadas, el número y fecha de los actos administrativos de la decisión tomada, lo anterior para tener un mayor control del proceso y mayor facilidad para la obtención de información. Así mismo, se observó que en los fallos emitidos por los inspectores se presentan muchas debilidades de forma y contenido; los inspectores no manejan un formato CONTRALORÍA MUNICIPAL DE MONTERÍA INFORME DE AUDITORIA MODALIDAD ESPECIAL Código: CF-P03-F02 Versión: 001 Página 9 de 11 unificado de fallos que ayuden a minimizar los riesgos de errores, no se cuenta con una persona que revise el contenido de estos fallos, ya que el concesionario Montrans solo verifica el nombre del presunto infractor, identificación, tipo de sanción y numero de comparendo; esta situación contraviene lo establecido en el código nacional de tránsito en su artículo y transgrede el derecho fundamental número 29 contenido en nuestra constitución política al no ofrecer todas las garantías para su protección, lo que puede generar de revocatorias de los procesos y exoneraciones, violación al derecho fundamental al debido proceso por indebida notificación, falsa motivación del acto administrativo por errores en las normas citadas, entre otras como efecto se puede presentar presuntos detrimentos patrimoniales y aumento en los procesos judiciales para el municipio. POR TANTO SE CONFIGURA UNA, OBSERVACION ADMINISTRATIVA Durante la ejecución de la auditoria se evidencio que en la secretaria de transito no existía un libro radicador en el cual se relacionaran los actos administrativos que ordenan las exoneraciones, prescripciones, revocatorias, entre otras, de las ordenes de comparendo, con lo cual la secretaria de transito procedió inmediatamente adoptar dicho libro, lo que le permite tener un mayor control y facilidad en el manejo de la información. Esta acción se toma como beneficios de control fiscal generado por este órgano de control. En la auditoria se tomaron muestras de los fallos emitidos por prescripciones, revocatorias directas, caducidades, exoneraciones en audiencia. En cuanto a las prescripciones y caducidades se verifico que efectivamente fueran otorgadas de acuerdo a los términos de prescripción y caducidad de órdenes de comparendo, anexando cada una su respectiva solicitud del presunto infractor y el soporte de la prescripción y caducidad en el sistema. Con relación a los exonerados en audiencia existen debilidades en los fallos los cuales no son específicos en cuanto a las causas y material probatorio que conllevó a dicha decisión. Por último, varias de las revocatorias directas analizadas hacían referencia a errores en la elaboración del comparendo, a este acto administrativo se le anexa la copia de la orden de comparendo, la solicitud y justificación de la revocatoria CONTRALORÍA MUNICIPAL DE MONTERÍA INFORME DE AUDITORIA MODALIDAD ESPECIAL Código: CF-P03-F02 Versión: 001 Página 10 de 11 del presunto infractor, sin embargo en el acto administrativo donde se ordena la revocatoria y exoneración del infractor no se motiva y justifica claramente la causa de dicha exoneración. 4. ANÁLISIS A LA RESPUESTA DEL INFORME PRELIMINAR La entidad no presento contradicción a las observaciones generadas por lo tanto quedan en firme y se configuran como hallazgos administrativos y la entidad deberá suscribir un plan de mejoramiento con la Contraloría Municipal. 5. RELACIÓN DE HALLAZGOS HALLAZGO No. 1 Condición Descripción de la situación irregular encontrada. Se evidencia que las labores de supervisión de este convenio tienen debilidades en cuanto al seguimiento de la idoneidad y experticia del personal suministrado para las labores de control de movilidad, imposición de órdenes de comparendos, y aplicación de procedimientos específicos como pruebas de alcalimetría, ya que se evidenció durante el proceso de trámite de órdenes de comparendos que existen muchos errores en la elaboración de las ordenes que son atribuidas esencialmente a los funcionarios competentes y autorizados de imponerlos, además las pruebas de alcoholimetría mal aplicadas pueden generar nulidades procesales que se puede traducir en pérdida en la fuerza coercitiva y sancionatoria, por tanto es necesario que la Secretaria de tránsito municipal supervise minuciosamente dicho convenio tal como lo establece el artículo 83 de la ley 1474 de 2011 como causa de esta situación se tiene como debilidades en la supervisión lo que puede generar posibles incumplimientos contractual y tener como presunto efecto un detrimento al patrimonio del municipio. Criterio Causa Efecto artículo 83 de la ley 1474 de 2011 Falta de implementación de procedimientos seguimiento y supervisión Perdida de la credibilidad en los procedimientos aplicados por la secretaria de transito lo que genera posibles nulidades procesales en las multas y contravenciones Condición Descripción de la situación irregular encontrada. Así mismo, se observó que en los fallos emitidos por los inspectores se presentan muchas debilidades de forma y contenido; los inspectores no manejan un formato unificado de fallos que ayuden a minimizar los riesgos de errores, no se cuenta con una persona que revise el contenido de estos fallos, ya que el concesionario Montrans solo verifica el nombre del presunto infractor, identificación, tipo de sanción y numero de comparendo; esta situación contraviene lo establecido en el código nacional de tránsito en su artículo y transgrede el derecho fundamental número 29 contenido en nuestra constitución política al no ofrecer todas las garantías para su protección, lo que puede generar de revocatorias de los procesos y exoneraciones, violación al derecho fundamental al debido proceso por indebida notificación, falsa motivación del acto HALLAZGO No. 2 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE MONTERÍA Código: CF-P03-F02 INFORME DE AUDITORIA MODALIDAD ESPECIAL Versión: 001 Página 11 de 11 administrativo por errores en las normas citadas, entre otras como efecto se puede presentar presuntos detrimentos patrimoniales y aumento en los procesos judiciales para el municipio. Ley 769 de 2002 Desorganización y falta de actualziacion del personal que emite los fallos Perdida de la credibilidad en los procedimientos aplicados por la secretaria de transito lo que genera posibles nulidades procesales en las multas y contravenciones y tiene como presunto efecto detrimento al patrimonio del municipio Criterio Causa Efecto 5. CUADRO DE TIPIFICACIÓN DE HALLAZGOS Vigencia 2014 TIPO DE HALLAZGO CANTIDAD 1. ADMINISTRATIVOS 2 2. DISCIPLINARIOS 0 3. PENALES 0 4. FISCALES 0 TOTALES ANYELA CABEZA DEL TORO Lider de Auditoria Elaboró: Grupo Auditor Revisó: YVQ VALOR (en pesos) 2 RICARDO MADERA SIMANCA Auditor