SECRETARÍA NACIONAL DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA 2011 TÍTULO: Manual de Contratación Pública para la Gestión de Procesos Relacionados con el Extranjero b MN-PLE-01 Versión: 1 “Manual de Contratación Pública, para Gestión de Procesos relacionados con el Extranjero” “METODOLOGÍA PARA ADMINISTRACIÓN DE PROCESOS EN LAS INSTITUCIONES PÚBLICAS” (Identificación, Priorización, Modelado, Medición, Control, Rediseño y Mejora Continua) Subsecretaría de Gestión Estratégica e Innovación PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA 09/05/2011 1 SECRETARÍA NACIONAL DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA TÍTULO: Manual de Contratación Pública para la Gestión de Procesos Relacionados con el Extranjero MN-PLE-01 Versión: 1 ÍNDICE INIDICE........................................................................................................................................... 2 OBJETIVO DEL DOCUMENTO ......................................................................................................... 3 ALCANCE DEL PROCESO ................................................................................................................ 3 MARCO LEGAL ESPECÍFICO............................................................................................................ 3 POLÍTICAS DEL PROCESO ............................................................................................................... 3 MATRIZ DE DEFINICIÓN DEL PROCESO ......................................................................................... 4 DIAGRAMA DE MACRO PROCESOS ............................................................................................... 5 DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN DE CONSULTORÍA RELACIONADA CON EL EXTRANJERO ............................................................................................................................. 6 DESCRIPCIÓN DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN DE CONSULTORÍA RELACIONADA CON EL EXTRANJERO .................................................................................................................................. 7 DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS RELACIONADOS CON EL EXTRANJERO .......................................................................................... 9 DESCRIPCIÓN DEL FLUJO DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS RELACIONADOS CON EL EXTRANJERO .......................................................................................... 9 2 SECRETARÍA NACIONAL DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA TÍTULO: Manual de Contratación Pública para la Gestión de Procesos Relacionados con el Extranjero MN-PLE-01 Versión: 1 OBJETIVO DEL DOCUMENTO Detallar las actividades de los Procesos de Contratación relacionados con el extranjero, como una herramienta de consulta para los equipos de contratación de las Entidades Públicas, bajo un enfoque a procesos que fomente la mejora continua del Sistema Nacional de Contratación Pública y un servicio de excelencia al ciudadano. ALCANCE DEL PROCESO DE PLANIFICACIÓN DE LA CONTRATACIÓN RELACIONADA AL EXTRANJERO El alcance del proceso de PLANIFICACIÓN DE LA CONTRATACIÓN RELACIONADA AL EXTRANJERO abarca el conjunto de actividades requeridas desde el inicio de la elaboración del requerimiento y solicitud de disponibilidad de fondos por la Unidad Requirente, hasta la Autorización para contratación en el extranjero. MARCO LEGAL ESPECÍFICO Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública Reglamento a la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública Resoluciones del Instituto Nacional de Contratación Pública por naturaleza de la contratación: Naturaleza de la Contratación Contratación en el Extranjero Procedimiento Bienes Consultoría Resolución de procedimiento INCOP SI 016/09 NO N/A Modelos Oficiales de Pliegos N/A N/A POLÍTICAS DEL PROCESO Para iniciar un proceso de contratación se requiere certificar la disponibilidad presupuestaria y la existencia presente o futura de recursos suficientes para cubrir las obligaciones derivadas de la contratación. Es de carácter obligatorio la utilización de los modelos y formatos oficiales elaborados y publicados por el Instituto Nacional de Contratación Pública. La entidad contratante bajo su responsabilidad, puede modificar y ajustarlos a las necesidades particulares de cada proceso de contratación, siempre que se cumpla con la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y su Reglamento General. 3 SECRETARÍA NACIONAL DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA TÍTULO: Manual de Contratación Pública para la Gestión de Procesos Relacionados con el Extranjero MN-PLE-01 Versión: 1 Corresponde a la máxima autoridad de la entidad contratante o a su delegado, aprobar los pliegos en armonía con la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y su Reglamento General. Previo a la publicación de un proceso de contratación en el Extranjero la entidad contratante deberá verificar la inexistencia de capacidad técnica y experiencia en consultoría nacional o la inexistencia de producción nacional en bienes y servicios. El delegado de cada unidad, para la utilización del portal web http://girg.informatica.gob.ec, asume la responsabilidad total de los actos registrados bajo el Nombre del Usuario y Contraseña designados. MATRIZ DE DEFINICIÓN DEL PROCESO La siguiente matriz define de manera global las entradas al proceso de contratación en el Extranjero, su actividad principal, el resultado de su ejecución y el proceso que utiliza las salidas: Proveedor Proceso de INICIO (Unidad Requirente) Entrada Plan Anual de Contratación y Resolución de Aprobación ACTIVIDADES ENTIDAD CONTRATANTE Elaborar requerimiento (incluye estudios relacionados). Certificar disponibilidad de Fondos Elaborar Pliegos Designar responsabilidades para contratación. Verificar la existencia de capacidad técnica y experiencia en consultoría, o inexistencia de producción nacional en bienes y servicios. Aprobar inicio de contratación Salida Cliente Pliegos y resolución de aprobación o inicio de la contratación, autorizados para contratar en el extranjero Proceso de EJECUCIÓN DE LA CONTRATACIÓN (Unidad de Contratación) con proveedores extranjeros 4 SECRETARÍA NACIONAL DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA TÍTULO: Manual de Contratación Pública para la Gestión de Procesos Relacionados con el Extranjero MN-PLE-01 Versión: 1 DIAGRAMA DE MACRO PROCESOS En el siguiente Diagrama de Macro Procesos se resalta en color celeste el proceso de Planificación de la Contratación relacionada con el extranjero, sus productos (salidas) y su relación con los demás procesos de contratación pública: Comentario [b1]: Incluye planificación y ejecución 5 SECRETARÍA NACIONAL DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA MN-PLE-01 TÍTULO: Manual de Contratación Pública para la Gestión de Procesos Relacionados con el Extranjero Versión: 1 DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN DE CONSULTORÍA RELACIONADA CON EL EXTRANJERO Proceso de contratación de Consultoría en el Extranjero Máxima autoridad o delegado Unidad de contratación Inicio INCOP 1. Resolución de inicio de contratación y pliegos Oferentes Nacionales 2.1.1.Realizar preguntas a través del portal 2.1 Publicar en el portal pliegos adecuados por el INCOP y carta de solicitud de manifestaciones de interés para los proveedores nacionales 2.2 Analizar y disponer las respuestas 2.3 Subir Respuestas al Portal 2.4.Enviar ofertas: Técnica de capacidad nacional a través del portal y físico al INCOP 2.5. Receptar ofertas técnicas de Capacidad Nacional 2.6..Existen manifestaciones de interés (Plazo máximo 30 días) SI 2.7 Abrir ofertas técnicas de Capacidad Nacional 2.7.2 Evaluar ofertas técnicas de Capacidad Nacional 2.7.3 Acta de Evaluación 2.7.4. Subir al Portal resultados de evaluación y acta de evaluación NO 2.7. 5. Cumple con la capacidad técnica y experiencia SI 2.7.6 Oficio de existencia de capacidad técnica y experiencia nacional NO 2.8 Autorizar Contratación en el extranjero Proceso de Ejecución de la contratación con proveedores extranjeros. Este proceso se someterá a las normas legales del país en que se contraten o a las prácticas comerciales o modelos de negocios de aplicación internacional. 2.8.1 Oficio de Autorización para contratación en el extranjero Fin Proceso de Ejecución de la contratación con proveedores nacionales (con base al monto) DESCRIPCIÓN DEL FLUJO DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN DE CONSULTORÍA RELACIONADA CON EL EXTRANJERO 1. aprobar pliegos: una vez recibida la documentación, la máxima autoridad o su delegado, aprobará los pliegos, mediante firma electrónica de la resolución de inicio de la contratación o aprobación de pliegos, dentro del portal web http://girg.informatica.gob.ec. El sistema brindará a la máxima autoridad la facultad de imprimir una copia física de la resolución suscrita de considerarlo necesario. En caso de no 6 SECRETARÍA NACIONAL DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA TÍTULO: Manual de Contratación Pública para la Gestión de Procesos Relacionados con el Extranjero MN-PLE-01 Versión: 1 estar de acuerdo con el contenido del los pliegos, la máxima autoridad o su delegado solicitará a la Unidad de Contratación las correcciones pertinentes. 2, 2.1, 2.2, 2.2.1, 2.2.2, 2.3, 2.3.1 Autorizar Contratación en el Extranjero: Previo al inicio del proceso de ejecución de la contratación en el extranjero, la entidad de contratación debe enviar los pliegos al Instituto Nacional de Contratación Pública, para su revisión y publicación, misma que tiene como fin identificar la existencia de capacidad nacional que cumpla con las condiciones técnicas y experiencia solicitada. La publicación tendrá una duración de 30 días, y en caso de no existir manifestaciones de interés, o que aquellas presentadas no cumplan con los requisitos de capacidad técnica y experiencia solicitada por la Entidad Contratante en los pliegos, el Instituto Nacional de Contratación Pública procederá a autorizar formalmente la contratación de Consultoría en el Extranjero. En caso contrario el Instituto Nacional de Contratación Pública notificará por medio de oficio, la existencia de capacidad técnica y experiencia nacional y no autorizará la contratación de consultoría extranjera. Los procesos de ejecución de la contratación con proveedores extranjeros se someterán a las normas legales del país en que se contraten o a las prácticas comerciales o modelos de negocios de aplicación internacional. 7 Comentario [g2]: Por qué sistema? SECRETARÍA NACIONAL DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA TÍTULO: Manual de Contratación Pública para la Gestión de Procesos Relacionados con el Extranjero MN-PLE-01 Versión: 1 DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS RELACIONADOS CON EL EXTRANJERO Proceso de contratación de bienes y servicios en el Extranjero Máxima autoridad o delegado Unidad de contratación 1. Resolución de inicio de contratación y pliegos 2.1 Publicar en el portal pliegos adecuados por el INCOP y carta de solicitud de manifestaciones de interés para los proveedores nacionales 2.1.1. Existen manifestaciones de interés (Plazo máximo 3 días para bienes y servicios) 2.1.2.Cumple con las especificaciones técnicas? SI NO SI INCOP Inicio Proceso de Ejecución de la contratación con proveedores nacionales (con base a naturaleza y monto) NO 2.1.3Certificado de inexistencia de producción nacional (emitido por el portal) FIN 3.1 Autorizar Contratación en el Extranjero 3.1.1 Autorización para contratación en el Extranjero (INCOP) Proceso de Ejecución de la contratación con proveedores extranjeros. Este proceso se someterá a las normas legales del país en que se contraten o a las prácticas comerciales o modelos de negocios de aplicación internacional. Fin DESCRIPCIÓN DE FLUJO DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS RELACIONADOS CON EL EXTRANJERO 1 Aprobar pliegos: la máxima autoridad o su delegado, aprobará los pliegos, mediante firma electrónica de la resolución de inicio de la contratación o aprobación de pliegos, dentro del portal web http://girg.informatica.gob.ec. El sistema brindará a la máxima autoridad la facultad de imprimir una copia física de la resolución suscrita de considerarlo necesario. En caso de no estar de acuerdo con el contenido del los pliegos, la máxima autoridad o su delegado solicitará a la Unidad de Contratación las correcciones pertinentes. 8 SECRETARÍA NACIONAL DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA TÍTULO: Manual de Contratación Pública para la Gestión de Procesos Relacionados con el Extranjero MN-PLE-01 Versión: 1 2.1, 2.1.1, 2.1.2, 2.1.3, 3.1, 3.1.1 Autorizar Contratación en el Extranjero: Previo al inicio del proceso de ejecución de la contratación en el extranjero, la entidad de contratación debe publicar en el Portal www.compraspublicas.gob.ec del Instituto Nacional de Contratación Pública especificaciones técnicas y de ser aplicable la referencia a reglamentaciones técnicas emitidas por el Instituto Ecuatoriano de Normalización, para recibir manifestaciones de interés de los proveedores. La publicación tendrá una duración de 3 días, y en caso de no existir manifestaciones de interés, o que aquellas presentadas no cumplan con los requisitos técnicos especificados por la Entidad Contratante en los pliegos, el Portal www.compraspublicas.gob.ec del Instituto Nacional de Contratación Pública emitirá un certificado de inexistencia de producción nacional, mismo que debe ser enviado al Instituto Nacional de Contratación Pública para la autorización de la contratación de bienes y servicios en el extranjero. De existir manifestaciones de interés que cumplan con los requisitos especificados, la Unidad de Contratación iniciará el respectivo procedimiento de ejecución de la contratación sin permitir la participación extranjera. Los procesos de ejecución de la contratación con proveedores extranjeros se someterán a las normas legales del país en que se contraten o a las prácticas comerciales o modelos de negocios de aplicación internacional. 9