r - Ministerio de Industrias y Productividad

MINISTERIO DE INDUSTRIAS Y PRODUCTIVIDAD
DIRECCiÓN
DE AUDITORíA
INTERNA DEL MIPRO
••
IDAI-OOOS-201]
INFORME
VllluaCión
del Sistema de Control Interno relacionado con las Normas 200 _ Ambiente
de Control; 300 - Evaluación del Riesgo, y 406 - Administración
FinancieraAdministración
de Bienes del Ministerio de Industrias y Productividad,
por el período
~
.
comprendido
entre el 1 de enero y el 30 de septiembre de 201,,''--
.J
1.
MINISTERIO
DE INDUSTRIAS
Y PRODUCTIVIDAD
Evaluación del Sistema de Control Interno relacionado con las Normas 200 - Ambiente
de Control; 300 - Evaluación del riesgo, y 406 - Administración Financiera Administración de Bienes del Ministerio de Industrias y Productividad.
Por el período comprendido
entre el 1 de enero y el 30 de septiembre
DIRECCiÓN
DE AUDITORIA
de 2011.
INTERNA
DEL MIPRO
Quito - Ecuador
SIGLAS Y ABREVIATURAS
CGE:
CONAZOFRA:
Contraloría
UTILIZADAS
General del Estado
Consejo Nacional de Zonas Francas
DCAI:
Dirección de Coordinación
de Auditorías
Internas
eSIGEF:
Sistema de Información
LOSEP
Ley Orgánica de Servicio Público
MAG:
Ministerio de Agricultura
y Ganadería
MAGAP:
Ministerio de Agricultura,
Ganadería,
MICIP
Ministerio de Industrias, Comercio
MIC:
Ministerio de Industrias y Competitividad
MIPRQ:
Ministerio de Industrlas y Productividad
MIPYMES
Micro, Pequeñas y Medianas Empresas
MRL:
Ministerio de Relaciones
NCI:
Norma de Control Interno
RRHH:
Recursos
SIFE:
Sistema Informático
SENRES:
Secretaría Técnica de Desarrollo de Recursos
Remuneraciones del Sector Público
uso:
Dólares Americanos
Financiera en línea
Acuacultura
y Pesca
Exterior, Integración
y Pesca.
Laborales
Humanos
Financiero Empresarial
Humanos y
íNDICE
CONTENIDO
PÁGINA
1
Carta de presentación
CAPíTULO
I
INFORMACiÓN
INTRODUCTORIA
Motivo de la evaluación
Objetivo de la evaluación
Alcance de la evaluación.
.
Base legal..
Estructura orqéruca.
Objetivos de la entidad.
Monto de recursos examinados ....
Servidores relacionados
o
CAPíTULO
"
2
2
2
2
3
5
"..
•••••••••••••••••
,
.
.
"
.
".
.
6
6
11
RESULTADOS
DE lA EVALUACiÓN
Antecedentes..
.
Seguimiento de recomendaciones
DE CONTROL
INTERNO
7
"." " ..
.
7
7
Código de Ética
Contratación de personal
Planes y programas de capacitación..
.
" .. ".
Evaluación del desempeño ..
Manual de descripción, valoración y clasificación de puestos.
.
Infraestructura del MIPRO ..... ".". " ..
No se procedió a la Identificación y valoración de riesgos
No se preparó un plan de mitigación de riesgos." ... ".
La Entidad no dispone de una Unidad de Administración de Bienes.
Registro de bienes del MIPRO.
Custodia
,..
Entrega - Recepción
,..
ANEXOS
1,- Servidores relacionados
2 - Matrices de evaluación de control interno
3 - Cronograma de aplicación de recomendaciones
".
9
11
13
14
16
18
19
20
22
24
27
'~r¡,
.'11.0.'
~
Ministeriode Industnas
y prodoctícoad
Ref: Informe aprobado
Quito,
Señora
Ministra de Industrias
Presente
y Productividad
De mi consideración:
Hemos efectuado la Evaluación del Sistema de Control Interno relacionado con las
Normas 200 - Ambiente de Control; 300 - Evaluación del riesgo, y 406 - Administración
Financiera _ Administración de Bienes del Ministerio de Industrias y Productividad, por
el período comprendido entre el 1 de enero y el 30 de septiembre de 2011,
Nuestra acción de control se efectuó de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de
Auditoría Gubernamental emitidas por la Contraloria General del Estado. Estas
normas requieren que el examen sea planificado y ejecutado para obtener certeza
razonable de que la información y la documentación examinada no contienen
exposiciones erróneas de carácter significativo, igualmente que las operaciones a las
cuales corresponden, se hayan ejecutado de conformidad con las disposiciones
legales y reglamentarias vigentes, políticas y demás normas aplicables.
Debido a la naturaleza de la acción de control efectuada, los resultados se encuentran
expresados en los comentarios. conclusiones y recomendaciones que constan en el
presente informe
De conformidad con lo dispuesto en el articulo 92 de la Ley Orgánica de la Contratorta
General del Estado, las recomendaciones deben ser aplicadas de manera inmediata y
con el carácter de obligatorio.
Atentamente.
Dios, Patria y/ ibertad,
,/
CAPíTULO
INFORMACiÓN
I
INTRODUCTORIA
Motivo de la evaluación
La Evaluación del Sistema de Control Interno, se realizó con cargo a imprevistos al
Plan Operativo
de Control de 2011 de la Unidad de Auditoría
Industrias y Productividad y en cumplimiento
Interna del Ministerio
de
de la Orden de Trabajo 004-AI del 29 de
julio de 2011 y el alcance emitido con oficio Circular SD4-DCAI del 5 de julio de 2011,
suscrito por el Director de Coordinación de Auditorías Internas; y. en cumplimiento a la
Orden de Trabajo 004-AI de 29 de julio de 2011 , Y alcance MIPRO-DAI-2D11-0082-M
de 14 de noviembre de 2011, suscrito por el Director de Auditoría Interna del MIPRO
Objetivo de la evaluación
Determinar si el sistema de control interno implementado en la Entidad proporciona
seguridad razonable en cuanto a la consecución de Jos objetivos relacionados con la
eficacia y eficiencia
de las operaciones,
fiabilidad de la información
financiera;
y,
cumplimiento de las leyes y normas aplicables.
Alcance de la evaluación
La Evaluación
del Sistema de Control Interno relacionado
con las Normas 200 _
Ambiente de Control; 300 - Evaluación del riesgo, y 406 - Administración
Administración
de Bienes de la Entidad, por el período comprendido
Financiera _
entre el 1 de
enero y el 30 de septiembre de 2011 y no íncluyó el análisis de la propiedad, legalidad
y veracidad de las operaciones administrativas y financieras.
Base legal
•
Decreto Ejecutivo 162 de 16 de febrero de 1973, publicado en Registro Oficial 253
del mismo mes y año, con el cual se creó el Ministerio de Industrias, Comercio,
Integración, MICEI,
2
•
Decreto Ejecutivo No 1437 promulgado en el Registro Oficial No. 347 de 3 de enero
de 1986, se cambió su denominación por la de Ministerio de Industrias, Comercio,
Integración y Pesca, MICIP,
•
Decreto Ejecutivo 331 publicado en Registro Oficial 76 de 26 de noviembre de
1996, se cambia la denominación por el de Ministerio de Comercio Exterior,
Industrialización y Pesca,
•
Decreto Ejecutivo No. 1880, expedido en Registro Oficial No. 418 de 24 de
septiembre del 2001, se reforma la denominación por la de_Ministerio de Comercio
Exterior, Industrialización, Pesca y Competitividad, MICIP.
•
Decreto Ejecutivo No. 09, promulgado en Registro Oficial No. 8 de 25 de enero
del 2007, se transfieren las funciones de Comercio Exterior e Integración y de
Pesca a los Ministerios de Relaciones Exteriores, Comercio Exterior e Inteqraclón
y de Agricultura, Ganaderia, Acuacultura y Pesca, en su orden Por lo cual pasa a
denominarse Ministerio de Industrias y Competitividad, MIC
•
Con Decreto Ejecutivo No. 1558 de 27 de enero del 2009, Registro Oficial 525 de
10 de febrero del 2009, pasa a denominarse Ministerio de Industrias, MI y se
establecen sus competencias y atribuciones.
•
Acuerdo Ministerial No. 07-382 del 11 de octubre del 2007, publicado en
Suplemento del RO 231 del 13 de diciembre de 2007, se emite el Estatuto
Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos del Ministerio de Industrias y
Competitividad, MIC
•
Decreto Ejecutivo 1614 del 14 de marzo del 2009, Registro Oficial 558 de 27 de
marzo del 2009, pasa a llamarse Ministerio de Industrias y Productividad, MIPRO.
•
Acuerdo Ministerial 09-452 del 8 de diciembre de 2009, Registro Oficial 53 Edición
Especial de 15 de julio de 2010; se reforma al Estatuto Orgánico de Gestión
Organizacional por Procesos del Ministerio de Industrias y Productividad, MIPRO.
•
Acuerdo Ministerial 10-356 del 12 de agosto de 2010, Registro Oficial 269 de 1 de
septiembre de 2010; se crea la Subsecretaría de Competencia y Defensa del
Consumidor, del Ministerio de Industrias y Productividad.
•
Acuerdo Ministerial 11-266 del 22 de julio de 2011; se crea la Subsecretaria de la
Calidad, del Ministerio de Industrias y Productividad
Estructura orgánica
La estructura
orgánica
básica alineada a la misión del Ministerio de Industrias y
Productividad, según el articulo 8 del Acuerdo 09-452 de 8 de diciembre de 2009, se
conforma de la siguiente manera:
3
1) PROCESO
GOBERNANTE:
1.1 DIRIGIR
EL DESARROLLO
SOSTENIDO
Y PRODUCTIVO:
DEL
FOMENTO
DE LA INDUSTRIA
NACIONAL,
LAS MIPYMES
y LAS
ARTESANIAS;
LA
INNOVACiÓN
Y
CAPACIDAD
TECNOLÓGICA
EMPRESARIAL;
EL COMERCIO Y LAS INVERSIONES
2) PROCESOS
AGREGADO
RES DE VALOR
2.1 SUBSECRETARIA
TECNOLÓGICA
2 1 1
2.1.2
2 1.3
2.1.4
2.1 5
2.2
2.2.2
2.2.3
2.2.4
2.4
2.5
DE LA MICRO, PEQUEÑA
DE COMERCIO
EMPRESAS
Y
E INVERSIONES
DE
COMPETENCIA
Y
DEFENSA
Dirección de la Competencia
Dirección de Defensa del Consumidor,
Dirección de Barreras Burocráticas
SUBSECRETARIA
24 1
2.4.2
2.4.3
Y MEDIANA
Dirección de Desarrollo Comercial de Bienes y Servicios:
Dirección de Operaciones Comerciales; y,
Dirección de Inversiones.
SUBSECRETARIA
CONSUMIDOR
2.4.1
2.4.2
2.4.3
E INNOVACiÓN
Dirección de Desarrollo de las Micro, Pequeñas y Medianas
Empresas (MIPVMES);
Dirección de Desarrollo de las Artesanías;
Dirección de Desarrollo del Emprendimiento; y,
Dirección de Acceso a Financiamiento para MIPYMES y
Artesanías.
SUBSECRETARíA
2.3.1
2.3.2
2.3.3
PRODUCTIVIDAD
Dirección de Productividad de la Industria:
Dirección de Infraestructura,
Logística y Servicios
para la
Industria;
Dirección de Reducción de Costos para la Industria;
Dirección de Observatorio
Tecnológico para la Industria y
Manufactura: y,
Dirección de Innovación, Parques Tecnológicos y Protección
Ambiental.
SUBSECRETARIA
ARTESANIAS
2.2.1
2.3
DE INDUSTRIAS,
DE LA CALIDAD
Dirección de Control-Evaluación
Dirección de Gestión de la Calidad
Dirección de Promoción de la Calidad-Notificación
4
DEL
3) PROCESOS HABILlTANTES:
3.1 ASESORiA
3.11
COORDINACiÓN GENERAL JURíDICA;
3.1 1.1 Dirección de Patrocinio y Contratos;
3 1 1.2 Dirección de Asesoría Jurídica.
3.1.2 COORDINACiÓN GENERAL DE PLANIFICACiÓN;
3.1.2.1
Dirección de Programación Estratégica,
3.1,2.2
Dirección de Control y Seguimiento.
3.13
OIRECCION DE AUDITORIA INTERNA
3.1.4
DIRECCION DE COMUNICACiÓN
SOCIAL
3.2 APOYO
3.2.1 COORDINACiÓN
GENERAL ADMINISTRATIVA-
FINANCIERA;
3,2,1.1 Dirección Financiera:
3.2.1.2 Dirección Tecnológica;
3.2.1.3 Dirección de Servicios Institucionales;
3.2.1.4 Dirección de Recursos Humanos.
4) PROCESOS DESCONCENTRADOS
4.1 COORDINACiÓN
4.1.1
4 1.2
4.1.3
4 1.4
4.1.5
4.1.6
4.2
REGIONAL
Dirección
Dirección
Dirección
Dirección
Dirección
Dirección
de Asesoría Jurídica;
Administrativa - Financiera;
de Planificación,
de lndústnas. Productividad e Innovación Tecnológica;
de MIPYMES y Artesanías:
de Comercio e Inversiones.
DIRECCiÓN PROVINCIAL.
Objetivos de la entidad
El articulo 7 literal c) del Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional
del Ministerio
de Industrias
y Productividad,
institucionales:
5
MIPRO,
establece
por Procesos
como
objetivos
1. Ampliar la demanda de empleo de calidad y promover la capacitación de la fuerza
laboral;
2.
Incrementar la productividad del sector industrial y productivo;
3.
Impulsar el desarrollo
sustentable y el cuidado del medio ambiente como parte
integrante de la política industrial;
4,
Propiciar
la aplicación
de
herramientas
empresariales
de
desarrollo
'de
la
productividad como los procesos de asociatividad, gestión de excelencia, cadenas
de valor y aglomeraciones económicas;
5.
Impulsar políticas y programas que faciliten el acceso a mercados y crédito, así
como la mejora de la productividad
y calidad de micro, pequeñas y medianas
empresas yartesanias;
6.
Incentivar el crecimiento y diversificación de nuevas industrias de exportación y la
reestructuración de las existentes con miras a su incursión en mercados externos;
7.
Desarrollar políticas de comercio interior y exterior, que dinamicen la producción
nacional, aseguren condiciones
leales y equitativas
de competencia,
mejoren la
productividad y satisfagan las necesidades del consumidor;
8.
Incentivar
la inversión
directa,
nacional
y extranjera,
orientada
a fortalecer
y
expandir la capacidad productiva nacional;
9. Superar la dependencia estructural del sistema productivo ecuatoriano;
10. Contribuir con la meta de alcanzar la soberanía alimentaría y económica;
11 Propender la incorporación de mayor valor agregado en la producción nacional. la
diversificación productiva y de mercados;
12. Potenciar el crecimiento de la economía social y solidaria,
13. Reducir las asimetrías de desarrollo territoriales y regionales;
14. Promover la innovación tecnológica para potenciar un crecimiento endógeno; y,
15 Apoyar el desarrollo de sectores industriales prioritarios.
Monto de recursos examinados
No aplica por el alcance y naturaleza del examen ejecutado.
Servidores relacionados
Anexo 1
6
CAPíTULO
RESULTADOS
Anteceden
11
DE lA EVALUACiÓN
DE CONTROL
INTERNO
tes
Mediante Acuerdo 002CG-2ü11 de 14 de febrero de 2011, el Contralor general del
estado. aprobó el Plan Operativo Anual 2011 de las Unidades
de Auditoría
las entidades del sector público que depende administrativa
Contraloría
especial
General del Estado. En los planes aprobados
de evaluación
al sistema de control
interno
Interna de
y técnicamente
de la
se incluyó el examen
institucional,
previsto para el
segundo semestre de 2011.
A fin de agilizar esta actividad de control, con memorando
de 2011, el Contralor
de Coordinación
ejecución y reprogramación
No se han efectuado
recomendaciones
de Auditorias
Internas
emitió
las instrucciones
para la
del Plan de Control.
exámenes de evaluación
relacionadas
de Industrias
ni por
la Dirección
de Control
con las Normas
del riesgo, y 406 - Administración
del Ministerio
Estado,
oficio circular 03553 DCAI de 9 de marzo de 2011,
de recomendaciones
Seguimiento
Evaluación
de 14 de febrero
dispuso que el examen referido se inicie a partir del 1 marzo del
presente año, por lo que mediante
el Director
ü93-0CAI,
y Productividad,
de Auditoría
Interno en el que consten
200 - Ambiente
Financiera
de Control;
- Administración
300 -
de Bienes
por parte de la Contralorta
General
Interna
Industrias
del
Ministerio
de
del
y
Productividad,
NCI 200-01 Integridad
Código
y valores
éticos
de Ética
La inexistencia
Autoridad,
de
un
Código
como responsable
de
Ética
debidamente
del control interno;
aprobado
por
la Máxima
en donde se fomente como parte de
una cultura organizacion al un conjunto de principios y valores éticos que contribuya
7
al
buen uso de los recursos públicos, para beneficiar el desarrollo de los procesos y
actividades
institucionales
inmersando
al personal
en dichos
valores,
como
lo
establece, la NCI 200-01 Integridad y valores éticos:
" La máxima autoridad de cada entidad emitirá formalmente las normas
propias del código de ética, para contribuir al buen uso de los recursos públicos
y al combate a la corrupción.
Auditoría en memorando MIPRO·DAI-2011-0075·M
de 25 de octubre de 2011, solicitó
a la Directora de Recursos Humanos, nos proporcione información sobre lel Código de
Ética del MI PRO, obteniéndose respuesta en memorando MIPRO-RRHH-2011-0403M de 2 de diciembre de 2011, manifestó que se encuentra en elaboración.
Situación que ocasionó que el recurso humano que labora en el Ministerio desconozca
los principios, valores éticos y no se los considere en el desarrollo de las actividades
diarias.
Conclusión
El Ministerio no cuenta con un Código de Ética debidamente aprobado y socializado,
ocasionando
que
los servidores
de la institución
desconozcan
la existencia
y
aplicación del mismo.
Recomendación
A la Ministra de Industrias y Productividad
1
Emitirá formalmente las normas propias del Código de Etica para contribuir al
buen uso de los recursos públicos y procederá a difundir a los responsables del
control interno, que son las autoridades las que difundirán a los servidores de la
Institución.
8
NCI 200-03 Políticas y practicas de talento humano
Contratación
de personal
De conformidad
a la información
proporcionada
por la Dirección
de Recursos
Humanos para el desarrollo de las actividades del Ministerio cuenta con el siguiente
personal:
Número de nersonal
Concento
Personal a nombramiento
Contrato con servicios ocasionales
Modalidad del Códloo de Traba' o
Contratos servicios técnicos
especializados
136
103 (22 Jerárquico Superiorl - 81
37
39
-
Contrato con servicios ocasionales
81
Personal a nombramiento
136
De los contratos
servidores
de servicios
que equivalen
X 100 =
ocasionales
59 %
se observó que se han contratado
al 59 % del personal
a nombramiento,
superior
81
a lo
autorizado, en la Ley Orgánica de Servicio Público, artículo 58 y 143 del Reglamento,
que establece que no debe exceder al 20% y en caso de ser necesario, se tramitará la
autorización del M inisterio de Relaciones Laborales.
La NCI 200-03 Politicas y prácticas de talento humano, señala:
El control interno incluirá las políticas y prácticas necesarias para asegurar
una apropiada planificación y administración del talento humano de la
institución, de manera que se garantice el desarrollo profesional y asegure la
transparencia, eficacia y vocación de servicio. - La administración del talento
humano, constituye una parte importante del ambiente de control, cumple con
el papel esencial de fomentar un ambiente ético desarrollando
el
profesionalismo y fortaleciendo la transparencia en las prácticas diarias. Esto
se hace visible en la ejecución de los procesos de planificación, clasificación,
reclutamiento y selección de personal, capacitación, evaluación del desempeño
y promoción y en la aplicación de principios de justicia y equidad, así como el
apego a la normativa y marco legal que regulan las relaciones laborales"
Al respecto el Ministerio de Relaciones Laborales, en oficio MRL-CT-2011 0002890 de
21 de febrero de 2011, suscrito por la Subsecretaria de Control Técnico, señaló
')
",,,La autorización que emita esta Cartera de Estado no conmina a la
Institución a la celebración de los contratos solicitados, ni constituyen
autorización de pago alguna,.
Esta situación,
se presentó,
por cuanto. se utilizó para la contratación
la partida
presupuestaria 71, que corresponde a gastos en personal para inversión, el personal
contratado
a
Administrativas
través
de
esta
de la Institución
partida
presta
sus
servicios
en
las
Unidades
y no en proyectos de inversión a la que corresponde
la mencionada partida.
Auditoría considera, luego de la investigación realizada que la Institución cuenta con
45 vacantes, en diferentes áreas que no han sido llenadas mediante el concurso de
merecimientos,
al
cumplirse
este
requerimiento,
bajará
significativamente
la
contratación de personal.
Posterior a la Conferencia
diciembre
de 2011,
RRHH-2012-0003-M
Final de Comunicación de Resultados realizada el 26 de
la Directora
de Recursos
Humanos, en Memorando
MIPRO-
de 3 de enero de 2012, informó:
"... mediante Acuerdo Ministerial No, 11-266 de 22 de julio de 2011, se aprueba
la reforma al Estatuto Orgánico de Gestión organizacional por Procesos del
Ministerio de Industrias y Productividad, en la misma se crea dentro su
Estructura Orgánica a la Subsecretaría de la Calidad, unidad que para su
funcionamiento requirió la contratación de personal bajo la modalidad de
servicios ocasionales, por ello acogiéndonos a lo dispuesto en el tercer párrafo
del artículo 144 del Reglamento General a la Ley de Servicio Público en la que
consta; "Se encuentran
exentas del cumplimiento
del porcentaje
de
contratación de servicios ocasionales establecidos en la LOSEP, aquellas
instituciones y organismos de reciente creación
.,con este antecedente en el
mes de agosto procedimos a realizar la contratación de 1 persona para que
desempeñe sus funciones dentro de esta Subsecretaría ..
Con RESOLUCiÓN
No. MRL-2011-000Z99 aprueba la creación de cuatro puestos del
nivel jerárquico superior, para el Ministerio en función de la estructura orgánica, debido
a la creación de la Subsecretaria de la Calidad, esto es, un cargo de Subsecretario de
la Calidad y tres Directores de Área los mismos que ya han sido nombrados,
sin
embargo no se crearon los puestos del nivel operativo, por lo expuesto auditoria no
considera como justificativo.
10
Conclusión
La Dirección de Recursos Humanos procedió a contratar personal bajo la modalidad
de servicios ocasionales
Servicios
en porcentajes superiores a los permitidos en la Ley de
Público, y un grupo se encuentra financiado
con el presupuesto
para
inversión, realizando actividades administrativas, sin embrago, que la Entidad cuenta
con las vacantes suficientes.
Recomendaciones
A la Coordinadora Administrativa Financiera,
2.
Dispondrá a la Directora de Recursos Humanos, suscribir los contratos de
servicios ocasionales sin excederse del 20% permitido por la Ley de Servicio
Público, para el cumplimiento de sus objetivos, en caso de que se requiera más
personal
a contrato,
deberá
requerirse
la autorización
del
Ministerio
de
Relaciones Laborales
3.
Convocará a concurso de méritos y oposición tendientes a cubrir las vacantes
existentes
en la Entidad
y distribuirlas
en las Unidades
Administrativas
conforme a las necesidades profesionales y experiencias,
NC1200-03
Políticas y prácticas del talento humano
Planes y programas
La Dirección
de
de capacitación
Recursos
Humanos,
no cuenta
con
planes
o programas
de
capacitación para el personal de la Entidad en el que consten objetivos, número de
eventos a ejecutarse, recursos económicos a utilizarse, como lo indican los artículos
71 de la Ley Orqánica
de Servicio Público; y 198, 202 Y 203 de su Reglamento, así
como la NCI 200-03 Políticas y prácticas de talento humano señala:
".. La administración del talento humano, constituye una parte importante del
ambiente de control, cumple con el papel esencial de fomentar Uf) ambiente
ético desarrollando el profesionalismo y fortaleciendo la transparencia en las
prácticas diarias. Esto se hace visible en la ejecución de los procesos de
planificación, clasificación, reclutamiento y selección de personal, capacitación,
11
evaluación del desempei'lo y promoción y en la aplicación de principios de
justicia y equidad, así como el apego a la normativa y marco legal que regulan
las relaciones laborales"
Situación presentada debida a que no se solicitó a cada Subsecretaría o Dirección, las
necesidades
de capacitación,
a fin de que con sus requerimientos,
se proceda a
elaborar una programación de Capacitación, ocasionando que el personal que labora
en la Entidad, no ha tenido la oportunidad de capacitarse,
para profeeionalizarse
y
mejorar su productividad
Posterior a la Conferencia
diciembre
Fina) de Comunicación de Resultados realizada el 26 de
de 2011, la Directora de Recursos Humanos,
RRHH-2012-0003-M
en memorando
MIPRQ-
de 3 de enero de 2012, informó
" . La Dirección de Recursos Humanos realizó cursos de capacitación
sustentándose en los requerimientos remitidos por cada (sic) de las áreas de
esta cartera de estado, buscando forlalecer los conocimientos de nuestros
servidores, conforme se detalla en ANEXO 1, todos los programas de
capacitación ejecutados dentro del período enero a septiembre de 2011
La Dirección de Recursos Humanos no cuenta con una programación
de capacitación,
ya que la capacitación
efectuada
se realizó
y planificación
mediante
específicos de las unidades del Ministerio. sin contar con una programación
pedidos
previa
limitándose a cierto grupo de funcionarios, que se beneficiaron en este período, por lo
expuesto auditoría ratifica la observación.
Conclusión
La falta de planes y programas de capacitación que responda a las necesidades del
personal que labora en el Ministerio ocasionó que no se capacite al personal para el
desarrollo de sus actividades
Recomendación
A la Coordinadora Administrativa Financiera,
4.
Dispondrá a la Directora de Recursos Humanos realizar un levantamiento
de
necesidades de capacitación del personal del Ministerio por Subsecretarías y
12
Direcciones que sirvan de base, para la elaboración de una programación o un
y someterá a
Plan Anual de Capacitación
la aprobación
de la Máxima
Autoridad
NCI 200-03 Políticas y practicas de talento humano
Evaluación
del desempeño
La Dirección de Recursos
Humanos
no realizó la evaluación
del desempeño
del
personal que labora en la Entidad, tanto a nombramiento como a los de contrato, el
mismo que debe efectuarse una vez al año.
La NCI 200-03 Políticas y prácticas del talento humano señala:
" La administración del talento humano, constituye una parte importante del
ambiente de control, cumple con el papel esencial de fomentar un ambiente
ético desarrollando el profesionalismo y fortaleciendo la transparencia en las
prácticas diarias Esto se hace visible en la ejecución de los procesos de
planificación, clasificación, reclutamiento y selección de personal, capacitación,
evaluación del desempeño y promoción y en la aplicación de principios de
justicia y equidad, así como el apego a la normativa y marco legal que regulan
las relaciones laborales"
Situación que se produjo por la falta de una planificación y la puesta en práctica de un
sistema
periódico
de evaluación
estimular el rendimiento
del desempeño
de los funcionarios,
del personal,
y se desconozca
que no permitió
\a gestión de cada
puesto
Auditoria en memorando MIPRO-DAI-2011-0075-M
de 25 de octubre de 2011, solicitó
a la Directora de Recursos Humanos, nos proporcione información sobre la evaluación
del desempeño
efectuada
RRHH-2011-0403-M
al personal del MIPRO, quien con memorando
de 2 de diciembre de 2011,
MIPRO-
manifestó que de conformidad a lo
establecido en la LOSEP la Evaluación del desempeño
es una vez al año y está
programado para diciembre de 2011.
Posterior a la Conferencia
diciembre
Final de Comunicación de Resultados realizada el 26 de
de 2011, la Directora de Recursos Humanos,
RRHH-2012-0003-M
de 3 de enero de 2012, señaló:
13
en Memorando
MIPRO-
" ..el Ministerio de Relaciones Laborales mediante oficio circular No. MRLA8TH-2011-EDT-2698
de 14 de diciembre de 2011, el período de evaluación
está previsto realizarse en el mes de diciembre y los resultados serán
publicados hasta el 7 de enero de 2012
Auditoria confirma lo comentado.
Conclusión
Durante el 2011 no se realizó la evaluación
del desempeño
del personal
de la
Institución, lo que ocasionó que se desconozca la gestión de los servidores.
Recomendación
A la Coordinadora Administrativa Financiera,
5
Dispondrá a la Directora de Recursos Humanos, planifique y aplique por lo
menos una vez al año la evaluación de desempeño del personal del Minis1erio,
considerando
las
políticas
establecidas
por el
Ministerio
de
Relaciones
Laborales.
NCI 200-03 Políticas y prácticas de talento humano
Manual de descripción,
valoración
El Manual de descripción,
Resolución
y clasificación
de puestos
valoración y clasificación de puestos aprobado mediante,
SENRES-200S-000189
Secretario Nacional-SENRES,
de 24 de septiembre
de 2008, suscrita
por el
no se actualizó de conformidad a la Reforma al Estatuto
Orgánico de Gestión Organizaciona I por Procesos, aprobado con Acuerdo 09-452 de 8
de diciembre
de 2009,
que se encuentra
vigente;
que conforme
a las nuevas
competencias incide directamente en la valoración de puestos.
La NCI 200-03 Políticas y prácticas del talento humano señala
" La administración del talento humano, constituye una parte importante del
ambiente de control, cumple con el papel esencial de fomentar un ambiente
14
ético desarrollando el profesionalismo y fortaleciendo la transparencia en las
prácticas diarias. Esto se hace visible en la ejecución de los procesos de
planificación, clasificación, reclutamiento y selección de personal, capacitación,
evaluación del desempeflo y promoción y en la aplicación de principios de
justicia y equidad, asi como el apego a la normativa y marco lega/ que regulan
las relaciones laborales"
La falta de decisión interna en la Unidad de Recursos Humanos, para que efectúen la
revisión y actualización
del Manual, dio lugar a que la Entidad no cuente con un
documento actualizado en materia de valoración y clasificación de puestos.
Auditoría en memorando MIPRO-DAI-2011-0075-M
a
la Directora
Planificación
de
Recursos
Institucional
de
Humanos,
Talento
memorando MIPRO-RRHH-2011-0403-M
nce
Humano
de 25 de octubre de 2011, solicitó
proporcione
para
el
información
año
2011,
sobre
quien
la
con
de 2 de diciembre de 2011, adjunta el oficio
2890 del 21 de febrero de 2011, la Subsecretaria de Control Técnico del Ministerio de
Relaciones Laborales, manifiesta'
", No se evidencia el grado de avance del porcentaje de elaboración del
manual de Descripción, Va/omción y Clasificación de puestos institucional, por
lo que, solicito J usted comunique a esta Cenero de Estado, la fecha en que el
Ministerio de Industrias y Productividad, prevé emitir la herramienta referida
"
Posterior a la Conferencia
Final de Comunicación de Resultados realizada el 26 de
diciembre de 2011, la Directora de Recursos Humanos, con memorando
RRHH-2012-0003-M
MIPRO-
de 3 de enero de 2012, informó:
" EI16 de diciembre de 2010, se aprobó el Código Orgánico de la Producción,
Comercio e Inversiones, cuerpo legal en el que se asigna nuevas competencias
al Ministerio de Industrias y Productividad, dentro de ellas están; las Zonas
Especiales de Desarrollo Económico, la misma que se encuentra en proceso
de creación dentro de la Estructura Olganizacional, de igual manera la Ley del
Sistema Ecuatoriano de la calidad y su reglamento determinó la creación de la
Subsecretaría de la calidad dentro del Ministerio de Industrias y Productividad.
Por lo expuesto considerando que estos procesos de creación implican una
reforma en el Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos, no se
ha podido generar la actualización a/ Manual de Clasificación de Puestos,
mientras no se disponga del Estatuto Definitivo,"
Auditoría no comparte este criterio que se actualizará el Manual de Clasificación de
Puestos, cuando se reforme el
Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional
por
Procesos en forma definitiva, en razón que desde diciembre de 2009 se reformó el
mismo, fecha desde la cual existen varias reformas, así como: en agosto de 2010 se
15
creó la Subsecretaria de Competencia y Defensa del Consumidor, yen julio de 2011;
la Subsecretaria de la Calidad, la Institución se encuentra en reformas permanentes.
Conclusión
El Manual de descripción,
valoración y clasificación de puestos no se procedió a
actualizar de conformidad al nuevo Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional
Procesos vigente, ocasionando
por
que la Institución no cuente con este documento
actualizado.
Recomendación
A la Coordinadora Administrativa Financiera,
6,
Dispondrá a la Directora de Recursos Humanos proceda a la actualización del
Manual de
descripción, valoración y clasificación de puestos de acuerdo al
Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos vigente.
NCI 300-01 Identificación de riesgos
Infraestructura del MIPRO
El ministerio de Industrias y Productividad para el desarrollo de sus actividades, lo ha
venido desempeñando
comodato
en las oficinas del edificio del MAGAP, por el convenio de
007 de 1 de septiembre
de 1993, suscrito entre el MICIP y el MAG
denominado en ese entonces, en el cual establece un plazo de 99 años considera una
alicuota de 23,01% de las planillas de luz, agua, guardianía, limpieza y ascensores un
valor aproximado de 11 600,00 USD mensual, sin embargo por necesidad de espacio
las autoridades del MAGAP solicitaron desocupar las oficinas, ocasionando
que el
MIPRO no disponga de un espacio físico para desarrollar sus actividades, debido a
que
no
se
infraestructura,
competencias
realizó
oportunamente
agravándose
y por lo tanto
la
evaluación
más aún, por cuanto
se tuvo que crear
del
riesgo
el MIPRQ
varias
respecto
de
la
aumentó
en sus
Subsecretarías
con el
consecuente incremento de personal, lo cual hace necesario su reubicación en otro
edificio.
16
La NCI 300-01 Identificación de riesgos, señala:
Los directivos de la entidad identificarán los riesgos que puedan afectar el
logro de los objetivos institucionales debido a factores internos o externos, asi
como emprenderán las medidas pertinentes para afrontar exitosamente tales
riesgos, - Los factores externos pueden ser económicos, políticos, tecnológicos,
sociales y ambientales. Los internos incluyen la infraestructura, el personal, fa
tecnología y los procesos ..
ff •••
H
Es imprescindible
identificar con la oportunidad del caso, los riesgos relevantes que
enfrenta la Entidad en la búsqueda de sus objetivos.
Posterior a la Conferencia
Final de Comunicación
diciembre de 2011, el Director Administrativo,
de Resultados
en memorando
realizada el 26 de
MIPRO-DA-2012-Q004-
M de 3 de enero de 2012, informó:
Es importante poner en su conocimiento que, desde el momento que
extraoficialmente
conocimos la necesidad de espacio físico del MAGAP,
iniciamos inmediatamente gestiones con INMOBILlAR para coordinar acciones
y solicitar ayuda para conseguir un edificio que pueda suplir los
aproximadamente
4.000 metros cuadrados necesarios;
en esta gestión
inclusive tuvimos contactos con "Corredores de Bienes Raíces"
"
Situación
que confirma
lo comentado
disponía de una infraestructura
por auditoría,
puesto
que el Ministerio
no
para desarrollar sus actividades y que no se disponía
de una evaluación de riesgo.
Conclusión
El Ministerio
ocasionando
no realizó
la evaluación
del riesgo
respecto
a la infraestructura,
que la Institución no disponga de un espacio físico para reubicar sus
oficinas y desarrollar s us actividades.
Recomendación
A la Coordinadora Administrativa
7.
Dispondrá
Financiera
a la Dirección Administrativa
respecto a la infraestructura
realice la evaluación
de los riesgos
e identifique y se efectúe un plan a largo plazo con
el fin de que el Ministerio cuente con un edificio para reubicar las oficinas.
17
NCI 300-01 Identificación
de riesgos y 300·03 Valoración
No se procedió a la Identificación
de los riesgos
y valoración de riesgos
Los Directivos de la Entidad no identificaron los riesgos que podrían afectar el logro de
los Objetivos Institucionales, que pueden ser de tipo externo e interno dentro de los
internos, la Institución no coordinó entre las diferentes Unidades Administrativas
como
un proceso permanente
y continuo, tendientes a analizar e identificar y valorar los
riesgos
en
institucionales,
base
a
los
cambios
que
se
presentan
a
nivel
gubernamental,
La NCI 300-01 Identificación de riesgos señala:
La identificación de los riesgos es un proceso interactivo y generalmente
integrado a la estrategia y planificación. En este proceso se realizará un mapa
del riesgo con los factores internos y externos y con la especificación de los
puntos claves de la institución, las interacciones con terceros, la identificación
de objetivos generales y particulares y las amenazas que se puedan afrontar ..
11
La NCI 300-03 Valoración de los riesgos señala:
"... La va/oración del riesgo estará ligada a obtener la suficiente información
acerca de las situaciones de riesgo para estimar su probabilidad de ocurrencia,
este análisis le permitirá a las servidoras y servidores reflexionar sobre cómo
los riesgos pueden afectar ef logro de sus objetivos, realizando un estudio
detallado de los temas puntuales sobre riesgos que se hayan decidido
evaluar ... "
Situación que ocasionó que la Entidad no cuente con un Mapa de Riesgos, que facilite
la toma de decisiones de la Máxima Autoridad.
Conclusión
Los Directivos
de la Entidad no identificaron
internos, ocasionando
y valoraron
los riesgos externos
e
que la Institución no cuente con un Mapa de Riesgos que
perm ita la toma de decisiones oportunas a las autoridades.
18
Recomendación
A la Ministra de Industrias y Productividad
8_
Dispondrá a los Subsecretarios de la Entidad en base a las Directrices y
mecanismos, que identifiquen y valoren los riesgos externos e internos, de
acuerdo a sus competencias,
as! como sugerirán las medidas pertinentes,
tendientes a administrar los riesgos identificados.
NCI 300-02 Plan de mitigación
de riesgos
No se preparó un Plan de mitigación
de riesgos
El Ministerio de Industrias y Productividad no cuenta con un Plan de Mitigación de
plenamente,
Riesgos,
debido
a que los directivos
no los identificaron
consecuentemente no elaboraron el mapa de riesgos.
La NCI 300-02 Plan de mitigación de riesgos establece:
", En el plan de mitigación de riesgos se desarrollará una estrategia de
gestión, que incluya su proceso e implementación. Se definirán objetivos y
metas, asignando responsabilidades
para áreas específicas, identificando
conocimientos técnicos, describiendo el proceso de evaluación de riesgos y las
áreas a considerar,
detallando
indicadores
de riesgos,
delineando
procedimientos para las estrategias del manejo, estableciendo lineamientos
para el monitoreo y definiendo los reportes, documentos y las comunicaciones
necesarias ... "
La falta de un Plan de Mitigación de Riesgos, ocasiona que el Ministerio no cuente con
un documento
idóneo
tendiente
a administrar
en forma
oportuna
los riesgos
identificados.
Conclusión
El Ministerio no cuenta con un Plan de Mitigación de Riesgos ocasionando que no
cuente con un documento idóneo para administrar oportunamente los riesgos que se
identifiquen.
19
Recomendación
A la Ministra de Industrias y Productividad
9.
Dispondrá a los Coordinadores y Subsecretarios, posterior a la Identificación
de los riesgos y elaboración del correspondiente mapa de riesgos, procedan a
la elaboración del plan de mitigación de riesgos que incluya: objetivos, metas,
responsabilidades,
indicadores de riesgos y una estrategia clara acorde a las
necesidades de la Entidad.
NC1406~01 Unidad de Administración
de Bienes
La Entidad no dispone de una Unidad de Administración
El
Ministerio
Administración
de
Industrias
y
Productividad,
no
de Bienes
dispone
de
una
Unidad
de
de Bienes, que abarque los procesos a seguir en la planificación,
provisión, custodia, utilización, traspaso, entre otras actividades de los bienes de larga
duración.
La NCI 406-01 Unidad de administración de bienes establece:
.. Toda entidad u organismo del sector publico, cuando el caso
estructurará una unidad encargada de la administración de bienes
Debido al incremento
vehículos
entre
implementación
lo emesite,
en la adquisición de bienes muebles, equipos informáticos,
otros
de una
activos
de
larga
duración,
Unidad de Administración
esta
entidad
requiere
de Bienes dependiente
la
de la
Dirección Administrativa.
Ocasionando que no exista, un adecuado control de los bienes adquiridos pues se
mantienen registros en el sistema informático SIFE en la Dirección Administrativa
concentrándose el manejo en una sola persona el Guardalmacén y en Contabilidad el
sistema
eSIGEF,
originando
que
la
información
des actualizada y con diferencias.
20
presentada
se
encuentre
Posterior a la Conferencia
Final de Comunicación de Resultados realizada el 26 de
diciembre de 2011, el Director Administrativo, en Memorando MIPRO-DA-2D12-0004M de 3 de enero de 2012, informó'
"... La Coordinadora
General Administrativa-Financiera
con la finalidad de
reorganizar la ejecución de procesos del Área Administrativa, y especialmente
la gestión de Administración de Bienes dispone con Memorando Nro. MIPROCGAF-2011-0620-M
de fecha 01 de diciembre de 2011, realizar el cambio de
Guardalmacén (custodio de Activos Fijos) ..
Situación que confirma el comentario de auditoría.
Conclusión
La Entidad no dispone de una Unidad de Administración de Bienes, ocasionando que
la información que se presente se encuentre desactualizada Y con diferencias.
Recomendación
A la Coordinadora Administrativa Financiera
10.
Dispondrá
al Director
Recursos
Humanos
Administración
se encargará
Administrativo
la
posibilidad
en coordinación
con la Directora
de
de
de
de
la
creación
una
Unidad
de tos Bienes, dependiente de la Dirección Administrativa
que
de velar por el buen uso y custodia de los bienes de larga
duración y suministros, instrumentar los procesos a seguir en la planificación,
custodia, utilización, traspaso, baja, comodatos, entre otros aspectos.
que coordinará
verificación
con la Dirección Financiera (Contabilidad)
y actualización
Unidad
en la realización,
del registro de los bienes de larga duración de
conformidad con las disposiciones.
21
NCI 406-05 Sistema de registro
Registro de bienes del MIPRQ
Del análisis a Jos valores registrados en el periodo en estudio de enero a septiembre
de 2011 en el sistema informático de los departamentos de Contabilidad y Dirección
Administrativa (Guardalmacén) según reportes entregados a Auditoria se desprende:
No todos
los bienes de larga duración
adquiridos
en el período
y
de estudio
registrados en Contabilidad se encuentran registrados en la Dirección Administrativa
(Guardalmacén)
en el sistema SIFE, según reportes solicitados
memorando MIPRO-DAI-2011-074-M
memorando
información
con
de 7 de diciembre de 2011, en respuesta con
MIPRO-DA-2011-0871-M,
que no guarda
por Auditoria
suscrito
por
el
Director
relación con las cuentas contables
Administrativo:
utilizadas
por el
Departamento de Contabilidad en el sistema informático eS1GEF ya que no tienen
concordancia a nivel de cuentas contables y por líneas de actividad
•
En el reporte del departamento de Contabilidad eSIGEF, se registra un valor
diferente al presentado por la Dirección Administrativa
(Guardalmacén)
del
sistema informático SIFE por concepto de bienes de larga duración, debido a
que estas dos unidades no conciliaron oportunamente.
•
El Departamento
contables
de Contabilidad
del grupo
en el sistema
eSIGEF
141 - Bienes de Administración
y
utiliza cuentas
145.-
Bienes
de
Programas sin registros detallados que permitan controlar los movimientos de
los bienes a nivel de auxiliares.
(Guardalmacén)
En tanto que la Dirección Administrativa
utiliza el sistema informático de control de activos fijos SIFE,
únicamente cuentas contables de) grupo 141 - Bienes de Administración, según
información solicitada por Auditoría a la Directora Financiera en memorando
MIPRO-DAI-2011-0047 -OF de 19 de octubre de 2011; en respuesta se obtiene
en memorando MIPRO-DF-2011-0442-M
•
de 7 de noviembre de 2011.
No se encuentra registrado en el departamento de Contabilidad y Dirección
Administrativa
traspasados
(Guardalmacén),
del CONAZOFRA
los bienes de larga duración
que fueron
según acta entrega
realizada
22
recepción
y
oficializada
al Director
Administrativo
con memorando
MIPRO-UTOSYCZ-
2011-0114-M del 23 de septiembre del 2011.
La NCI 406-05 Sistema de registro, señala:
" El catálogo general de cuentas del sector público, contendrá los conceptos
contables que permitan el control, identificación, destino y ubicación de las
existencias y los bienes de larga duración.- La actualización permanente, la
conciliación de saldos de los auxiliares con los saldos de las cuentas del mayor
general y la verificación física periódica, proporcionará seguridad de su registro
y control oportuno y servirá pata la toma de decisiones adecuadas
"
Situaciones presentadas debido a que la Dirección Administrativa
(Guardalmacén)
no
mantiene cuentas similares a las registradas en Contabilidad, no existe conciliaciones
de los saldos de las cuentas entre el mayor general y la información presentada por la
Dirección Administrativa,
los bienes, originando
control contable que permita identificar los movimientos de
que los mismos no tengan un control adecuado
y que la
información presentada no sea confiable.
Posterior a la Conferencia
Final de Comunicación de Resultados realizada el 26 de
diciembre de 2011, el Director Administrativo, con memorando MIPRO-DA·2012-0004M de 3 de enero de 2012, indica:
"... Se ha dispuesto a la señora Guardalmacén que en coordinación con la
señora Contadora Genera! realicen la actualización de los registros en las
cuentas contables para que exista uniformidad entre el programa informático
SIFE y el de contabilidad S/GEF.
Conclusión
Los registros de los bienes de larga duración en el departamento
difieren
con
los
(Guardalmacén),
registros
que
se
mantiene
en
la
Dirección
de Contabilidad
Administrativa
lo que ocasionó que la información no tenga un control adecuado, y
la información presentada no sea confiable.
2J
Recomendación
A la Coordinadora Administrativa Financiera
11. Dispondrá al Director Administrativo
Guardalmacén
que en coordinación
y a la Directora Financiera, instruyan al
con la Contadora
General
realicen la
y actualización de los registros de los bienes de larga duración y
verificación
suministros
clasificados
consistencia
en
y uniformidad
las cuentas
entre
contables
el programa
a fin
de
informático
que
SIFE
exista
y el de
Contabilidad eSIGEF utilizando el catálogo de cuentas vigente.
NCI 406-07 Custodia
Asignación
de bienes a servidores
Del análisis a la información presentada por el encargado del control de Inventarios del
Departamento de Contabilidad sobre Activos Fijos por Responsable se desprende que
existen inconsistencias
servidores
para
en relación a la asignación de los bienes a cada uno de los
el desempeño
de sus
verificaciones se desprende lo siguiente:
24
funciones.
Así
tenemos
que
de
10
ACTAS DE BIENES ENTREGADOS A SERVIDORES
CooperacIón
Internacional
ACTA DE TRASPASO
observactcnc
Con Acta
Sin Acta
CARGOS
DEPARTAMENTO
•
Consultor externo
x
Asistente
Administrativo
x
I
Técnico
Especialista
x
x
Asistente
Proyectos
Técnico
Especi~lista
x
x
Pasante
MIPYMES
DESCRIPCiÓN
Pasante
x
Técnico
x
Estación de trabajo. sillón,
corroutaccr
-
Estación de trabajo. sillón,
x
Técnico
1 portátil. estación de trabajo
silla
1 computador de mesa.
es/ación de trabajo, papelera
de metal. recolector de
papeles
No cuenta con acta ni en su
poder un teléfono Alcatel,
teléfono celular NLll<ia
im rasera láser a color
Tiene a su cargo 1
computador. papelera,
recolector de osoeree.
estación de traualo
Constan bienes que ya no los
tiene en su poder y no está
registradLll.ln computador,
teléfono Atcatel, silión giratorio
ejecutivo, recolector de
basura
Según registro mantiene un
juego de muebles y snia
constatación física y por
versión de la pasante jamás
tuvo il su car o dichos o~~
Mantiene en su poder una
portátil. estación de trabajo y
sillón
computador
1 laptop. perforador, en más y
consta el Black Berry, sillón
x
giratorio, protector de
alfomhr~ ~ artesanías
Elaborado, por Germanla Rodrigue.: G
,
Asesora Ministerial
Fuente, Registros Contables y Administrativos
Posterior a la constatación física con cada usuario que tenia bajo su responsabilidad el
uso de bienes para el normal desempeño de sus funciones, se procedió a solicitar a la
Guardalmacén copia de las actas de los bienes entregados sin tener respuesta.
información proporcionada
Duración
del
Responsable",
por el Responsable del control de los Activos de Larga
departamento
se
realizo
Con
de
el
Contabilidad,
análisis,
el
obteniendo
reporte
como
de
"Activos
resultado
que
fijos
por
existen
inconsistencias significativas tales como:
•
Se entregaron bienes a 7 funcionarios sin que se haya emitido las respectivas
Actas de Entrega - Recepción, la mayor parte de estos bienes constituyen,
estaciones de trabajo, computadores
portátiles. para su uso personal y no
cuentan con la codificación respectiva en cada bien por tanto la información
que contiene el sistema informático SIFE no es confiable.
25
•
Se entregan
bienes a dos servidores,
con acta Entrega -
Recepción; sin
embargo varios de estos bienes no constan recibidos, lo cual nos demuestra
que los mismos se encuentran al margen del control
•
En el sistema SIFE según el reporte de "Activos fijos por Responsable", se
encuentran registrados 3 servidores como custodios de bienes,
no se firmó la
respectiva Acta Entrega - Recepción y éstos no se encuentran en su poder.
•
No existe
control
(Guardalmacén)
celulares,
registro
por parte
de la Dirección
Administrativa
de la asignación de tos equipos de computación,
a pesar
mensuales
y/o
de que la Dirección
de los diferentes
movimientos
de Sistemas
le envió
de los equipos
teléfonos
informes
a la Dirección
Administrativa para su respectivo registro en el sistema SIFE.
La NCI 406-07 Custodia, señala:
... bLa custodia
permanente
de
los
bienes,
permite
salvaguardar
adecuadamente los recursos de la entidad, fortaleciendo los controles internos
de esta área, también facilita detectar si son utilizados para los fines que fueron
adquiridos, si sus condiciones son adecuadas y no se encuentran en riesgo de
detenoro., "
Del reporte entregado por el responsable del control de los Activos de Larga Duración
se desprende que hasta la ac1ualidad se encuentran como custodios servidores que
dejaron de laborar desde hace más de un año en el Ministerio.
Situación presentada
mediante
debido a la falta de actualización
la suscripción
de actas,
lo que
ocasionó
de las hojas de custodio
que
ningún
servidor
sea
responsable de su uso y conservación.
Conclusión
Existen inconsistencias en relación a la asignación de los bienes a cada uno de los
servidores; ocasionando que estos no sean responsables del uso y conservación.
26
Recomendaciones
A la Coordinadora Administrativa Financiera:
12
Dispondrá al Director Administrativo,
proceder a entregar los bienes de larga
duración a los servidores entrantes y salientes mediante la respectiva Acta
Entrega _ Recepción, cuya información deberá ser descargada en el sistema
informático de control SIFE
A la Directora de Recursos Humanos:
13,
Procederá a emitir listados de servidores entrantes y salientes a la Dirección
Administrativa,
a fin de que se realice la entrega ylo recepción de los bienes
legalizando con la respectiva Acta.
A la Directora de Innovación
14.
Tecnológica
Coordinará
con la Dirección Administrativa
con el objeto de actualizar
información
respecto a la asignación de los computadores
la
de escritorio ylo
portátiles, teléfonos celulares, teléfonos fijos, impresoras, fax y más bienes que
tenga control esta Dirección.
NCI 406.10 Constatación física de existencias y bienes de larga duración
Acta Entrega - Recepción
Por efecto del acta Entrega - Recepción del Guardalmacén
Saliente y Entrante la
entidad procedió a realizar la constatación física de los bienes de larga duración así
como de las existencias, la misma que se dilató injustificadamente
por un periodo de 1
año 4 meses, iniciando en junio del 2010 y concluyendo en octubre del 2011 de este
acto se suscribe un documento escueto denominado Acta Entrega -
Recepción de
bienes, suscrita por las partes, que no contienen la información básica de una Acta
Entrega - Recepción, como es:
•
Lugar, fecha, nombres completos de los participantes.
27
•
No se efectúo un corte de las cuentas con el saldo contable correspondiente,
tampoco se comparó con los resultados de la constatación
física realizada,
para establecer diferencias.
•
No se demostró
el resumen por grupo de bienes, contables
debidamente
valorados.
•
Como anexo al acta, se presentan 12 hojas de bienes muebles que no se han
encontrado y que debe ser justificado por el ex Guardalmacén el mismo que no
se encuentra valorado.
•
Se observa que en el acta en referencia, suscribe un delegado de la Dirección
Financiera, que lleva el control contable de los activos de larga duración y
suministros,
debiendo
ser una persona independiente
del registro,
control,
como lo determina la norma,
La NCI 406-10 Constatación física de existencias y bienes de larga duración, señala:
"... La administración de cada entidad, emitirá los procedimientos necesarios a
fin de realizar constataciones físicas periódicas de las existencias y bienes de
larga duración. - Se efectuarán constataciones ñstcoc de las existencias y
bienes de larga duración por lo menos una vez al año. El personal que
interviene en la toma física, será independiente de aquel que tiene a su cargo
el registro y manejo de los conceptos señalados, salvo para efectos de
identificación. -De esta diligencia se elaborará un acta y las diferencias que se
obtengan durante el proceso de constatación física y conciliación con la
información contable, serán investigadas y luego se registrarán los ajustes
respectivos, previa autorización
del servidor responsable;
también se
identificarán los bienes en mal estado o fuera de uso, para proceder a la baja,
donación o remate según corresponda, de acuerdo a las disposiciones lega/es
vigentes .. "
Lo citado, se debe a que no se emitió instrucciones
Coordinadora Administrativa
Financiera
por escrito
por parte de la
y el Director Administrativo,
ocasionando el
retraso en la constatación física y la suscripción de un Acta Entrega - Recepción sin
los requisitos básicos
Posterior a la Conferencia
Final de Comunicación de Resultados realizada el 26 de
diciembre de 2011, el Director Administrativo, en Memorando MIPRO-DA-2D12-0D04M de 3 de enero de 2012, manifiesta:
"Al respecto se iniciado /a constatación física de las existencias de bienes de
larga duración, y de acuerdo a la recomendación, el personal asignado es
28
totalmente
independiente,
inclusive
se está realizando
e/ trámite
contratación a una empresa para que racionalice y depure e/ sistema
de
de
inventarios.
Conclusión
Se realizó la constatación
física como resultado del cambio de Guardalmacén,
emitiéndose un Acta de Entrega - Recepción sin que contemple los requisitos básicos,
debido a la falta de instrucciones por escrito, ocasionando el retraso en la constatación
física.
Recomendaciones
A la Ministra de Industrias y Productividad
15
Dispondrá,
conjuntamente
a
la
Coordinadora
Administrativa
con los Directores Administrativo
Financiera,
y Financiero,
coordine
se efectúe la
constatación física de las existencias y bienes de larga duración, tomando en
cuenta
que el personal
independiente
que intervenga
en esta toma
física
deberá
ser
de aquel que tiene a su cargo el registro y manejo de los
conceptos señalados, salvo para efectos de identificación.
16.
Emitirá por escrito procedimientos y lineamientos claros para la realización de
la toma física por el personal que participe en el proceso.
Al Director Administrativo
17.
Dispondrá la conformación de un equipo Independiente de los que tienen a su
cargo el manejo, custodia, registro y control de los bienes y suministros, para
que se realice la constatación física y supervisará directamente
determinando
respectivos,
el tiempo de realización, presentará
diligencia
que será evidenciada
Recepción.
29
su ejecución
los resultados
informes
en una Acta de Entrega -
A la Directora Financiera
18.
Entregará
la información
de los saldos
contables
cortados
a una fecha
determinada y posterior a la constatación física, verificará los saldos con el acta
realizada y dispondrá a contabill dad los respectivos ajustes de ser el caso.
Atentamente,
DlrR.<G'i'i3RRDE AUDITORIA
INTER
JO
Anexo
Servidores
1
Relacionados
Período de gestión
NOMBRES
Desde
y CARGOS
Hasta
2010-04-05
2011-09-30'
Eco. Lourdes Patricia Borja Ansaldo
COORDINADORA
ADMINISTRATIVA
FINANCIERA
2010-05-07
2011-09-30'
Ing. Vanesa Gallegos Unda
2010-05-11
2011-09-30'
Dra. Rosa Beatriz Rodríguez Tamayo
COORDINADORA
GENERAL JURíDICA
2011-01-13
2011-09-30'
Ing. Patricio Altamirano Barcia
EX COORDINADOR
GENERAL
PLANIFICACiÓN
2010-05-013
2011-09-30
2009-07-08
2011-09-30'
Lic. Mercedes Piñeiros Chávez
DIRECTORA DE RECURSOS HUMANOS
2009-03-01
2011-09-30
Mgs Miriam Elizabeth Arias Roldán
DIRECTORA FINANCIERA DEL MIPRO
2011-01-03
2011-09-30'
Lic. Martha Cecilia Muriel Mancheno
2008-01-01
2011-09-30'
2000-01-01
2011-09-30'
2010-06-01'
2011-09-30'
2010-07-01
2011-09-30"
2000-01-01
2011 -09-30'
Eco. Verónica Sión de Josse
MINISTRA
DE INDUSTRIAS
DIRECTORA
INFORMACiÓN
DE
TECNOLOGíAS
Y COMUNICACiÓN
Mgs. Pablo Almeida López
COORDINADOR
GENERAL
CONTADORA
Y PRODUCTIVIDAD
DE
LA
DE
DE PLANIFICACiÓN
DEL MIPRO
Sr. Franklin Verduga Laaz
ASISTENTE DE CONTABIIDAD
Ing. Francisco Andrade Peñaherrera
DIRECTOR ADMINISTRATIVO
Sra. Miriam del Rosario Palacios Benavides
GUARDALMACÉN
Sr. Galo Ramiro Vaca Navarro
EX GUARDALMACÉN
~ Continúan laborando en el MI PRO.
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