Cómo recibir una auditoria - Universidad Autónoma del Estado de

Cómo
Recibir una
Auditoría
Universidad Autónoma del Estado de México
Cómo recibir una Auditoría
A estas alturas, debemos evitar:
DEBEMOS BUSCAR:
“LA ESQUESOFRENIA”
“SOLUCIONES”
“EL SIPERISMO”
¡¡¡¡ Aguas, ahí viene el auditor !!!!
Auditoría
Las auditorías se utilizan para determinar
el grado en que se han alcanzado los
requisitos del SGC.
Los hallazgos de las auditorías se
utilizan para evaluar la eficacia del SGC
y para identificar oportunidades de
mejora.
Los Secretos del Auditor
¿Qué busca un Auditor cuando audita una
organización contra la norma?:
La respuesta es muy sencilla: "CUMPLIMIENTO"
Evidencia de conformidad en:
1. Documentación,
2. Implementación,
3. Eficacia,
4. Eficiencia,
5. Maduración y mejora.
Y lo hace buscando la respuesta
de las preguntas siguientes:
1 - ¿Se planificó y documentó adecuadamente el SGC?
2 - ¿Se implementó plenamente?
3 - ¿Las actividades y prácticas cumplen con el Sistema?
4 - ¿Es eficaz y eficiente el SGC que se implementó?
5 - ¿El Sistema se encuentra en maduración y mejora?
6 - ¿Existe suficiente evidencia objetiva de los puntos
anteriores?
1.- ¿El SGC fue planificado y documentado
de manera adecuada?
Los sistemas de calidad deben planificarse y documentarse, ser
formales (no burocráticos) y operativos como proceso. Deben ser
consistentes para que el control y la mejora sea factible.
¿De qué tipo de documentación se habla?
De los cinco niveles documentales:
?Política y Objetivos de Calidad.
Nivel 1
?El Manual de Calidad.
Nivel 2
?Los 6 procedimientos del sistema de calidad.
Nivel 3
?Los documentos operativos para la adecuada planificación
Operación y control de los procesos.
Nivel 4
?Los registros.
Nivel 5
2.- ¿Se implementó en su totalidad el SGC?
El Auditor espera que la implementación sea de
acuerdo a lo planificado y establecido en el
manual de la calidad.
Una implementación apropiada significa que
todos los elementos de la Norma (según se
definen en el Manual de la Calidad como dentro
del alcance del sistema) están activos: con
pleno funcionamiento en toda la operación.
La implementación debe ser consistente.
2.- ¿Se implementó en su totalidad el SGC?
A la larga, la inconsistencia dá como resultado pérdida
de control.
No se deben implementar los cambios sin haberlos
planeado, esto pone en riesgo la integridad del Sistema
de Gestión de Calidad.
El Auditor busca respuesta a las siguientes preguntas:
?
?
¿ Está documentado el proceso ?
¿Se ha capacitado al personal que participa en el
proceso ?
? ¿ Existen los registros del proceso ?
3.- ¿Todas las actividades y prácticas del SGC
están dentro de cumplimiento?
El Auditor requiere que el SGC demuestre una evidencia
objetiva del cumplimiento como requisito previo a la
certificación.
8.2.2 Auditorías Internas de la Calidad, para verificar si el
SGC es:
a) Conforme con las disposiciones planificadas (véase 7.1),
con los requisitos de esta Norma Internacional y con los
requisitos del sistema de gestión de la calidad establecidos
por la organización, y
b) se ha implementado y se mantiene de manera eficaz.
cumplimiento con los arreglos planeados:
3.- ¿Todas las actividades . . . ?
Soportado en :
? Manual de calidad
?Procedimientos del sistema
?Procedimientos operativos
?Tablas de enfoque a procesos
?Objetivos de calidad
?Tablas de requisitos
? REGISTROS
El Auditor toma muy en cuenta las siguientes
acciones para sus conclusiones:
Evalúa el cumplimiento por medio de la interacción y la
observación del personal.
No se preocupa por personalidad, apariencia, o
desempeño del personal de la organización.
Sin embargo el sistema de calidad es eso,
un sistema y, como tal, debe implementarse
por medio de personas.
El Auditor toma . . .
Obtiene la información por medio de sus
sentidos naturales.
Los mejores auditores tienen un sexto
sentido o “el dedo del auditor”.
Los auditores buscan determinar si:
?
Las personas siguen y se apegan a los
procedimientos e instrucciones de trabajo.
? El personal tiene la competencia necesaria y
el equipo apropiados.
? Las personas saben lo que deben hacer,
como hacerlo y que registros deben generar.
? Las excepciones a los métodos y prácticas
prescritas se autorizan y documentan.
Los auditores buscan . . .
?Las descripciones y explicaciones de los
entrevistados concuerdan con las definiciones
escritas.
? Las condiciones observadas concuerdan con
los
procedimientos
e
instrucciones.
4.- ¿El sistema de calidad que se implementó
es eficaz?
Aún los sistemas mejor diseñados, implementados por
las personas más conscientes, hábiles y dedicadas,
rendirán resultados de eficacia inferior al total
deseado.
Una perfección del 100% es rara.
Las auditorías internas de calidad son un método para
detectar fallas en el sistema.
4.- ¿El sistema de calidad que . . .
Las acciones correctivas y preventivas son un medio
para remediar la ineficacia, hacer el sistema más
robusto y hacerlo mas eficaz.
El Auditor busca ver si las actividades y prácticas
satisfacen la intención del procedimiento y las
instrucciones de trabajo y si cumplen o no con el
espíritu de la norma.
La evidencia más tangible y objetiva de que el sistema
opera con eficacia son los registros de calidad
(demuestran conformidad y operación eficaz).
5.- ¿Es eficiente el sistema de calidad que se
implementó?
?Eficiencia es el logro de resultados conforme a lo
planificado con relación a los recursos y tiempos
utilizados.
?El Auditor determina si el personal que afecta la calidad,
es competente para satisfacer los requerimientos mínimos
de su posición, establecidos en la descripción técnica del
puesto.
?Busca ver la cantidad, tipo o niveles de tecnología,
equipo, materiales y personal apropiados que se utilizan
en los procesos.
5.- ¿Es eficiente el sistema de. . .
ES MUY IMPORTANTE RECORDAR LA AUDITORÍA
SÓLO ES UNA MUESTRA, EL AUDITOR NO TIENE
TIEMPO DE VER TODOS LOS REGISTROS Y
AUDITAR A TODO EL PERSONAL.
NO OBSTANTE, LE PUEDE PREGUNTAR A
CUALQUIERA: LA PARTE QUE LE CORRESPONDA.
Pero si nuestro SGC, si está bien implementado, debe
poder ser demostrado por cualquier persona que
participe en él.
6.- ¿El sistema de calidad madura y mejora?
?El Auditor busca que, con el paso del tiempo, no sólo el
sistema madure, sino que también mejore.
?El Auditor busca que las Revisiones por la Dirección se
hagan con regularidad, que identifiquen necesidades y
oportunidades de cambio para el SGC, que se insista en
la corrección de los problemas, se promuevan la
prevención y la solidez del SGC y asignen recursos.
? Busca que se mejoren los niveles de eficiencia y
productividad.
6.- ¿El sistema de calidad . . .?
?Busca que se reduzcan los indicadores fuera de calidad:
desperdicios, retrabajos, reparaciones, solicitudes de
desviación o concesión al cliente, quejas, entregas
atrasadas, fallas en el equipo, no conformidades,
productos no conformes, etc.
¿Qué hacer ante las No Conformidades?
1. Evaluar el incumplimiento.
2. Llevar a cabo acciones inmediatas
de acuerdo a los procedimientos de
servicio no conforme, acciones correctivas y
preventivas y tablas de requisitos del
servicio
3. Estar pendiente de reaccionar rápidamente
si es que se presentan No Conformidades
en el área.
¿ Qué hacer ante las No Conformidades?
4. Si la No Conformidad requiere de tiempo
para su atención, presentar el plan de
acciones a seguir, que contenga las partes
afectadas de la No Conformidad.
5. No “guardar los problemas en el
archivero o llevarlos al closet de la
casa”, recuerda que dejar que los
problemas crezcan implican que “tarde o
temprano la verdad aparece a la luz
y puede ser demasiado tarde”.
Recomendaciones para la Auditoría
Mantén en orden y disponibles: al personal, los registros
de calidad de acuerdo al Manual de Calidad y
procedimientos aplicables a tu función.
Trata de mantener tu lugar de trabajo limpio y ordenado.
Tomate tu tiempo para contestar.
No trates de contestar de memoria, consulta tus
documentos.
Recomendaciones para la Auditoría
Muestra un buen manejo de la documentación, esto
resalta el involucramiento y compromiso con el SGC.
Evita decir: "Antes no lo hacíamos así...", "Antes
usábamos otro formato", etc.
Identifica tus responsabilidades, autoridad e interrelación y
en dónde está documentado.
Ten apertura al momento de la auditoría.
Recomendaciones para . . .
Muestra seguridad.
Si no entiendes la pregunta del Auditor, coméntaselo para
que la vuelva a plantear.
Para cerciorarse que entendió la pregunta, puedes decir:
"¿Quiere decir que.... y repetir la pregunta que hizo el
auditor?
En caso de tener No Conformidades, entiende cuál es el
motivo de la misma.
Recomendaciones para . . .
Cuándo el auditor guarda silencio y tu interpretas que
debes hablar, ¡No lo hagas!. Primero pregunta al auditor si
quiere mayor explicación.
Responde únicamente por lo de tu área y a la parte del
SGC que te corresponda, no des explicaciones sobre lo
que no conoces o no te corresponde.
Evita divagar platicando de anécdotas, casos
excepción de la aplicación de procedimientos, etc.
de
Recomendaciones para . . .
La información "confidencial" no puede ser proporcionada
al auditor (ni copia fotostática cancelada), sólo puede ser
consultada.
Si tienes algún problema en el desarrollo de la auditoría
debes comentarlo con el responsable de tu área.
Mantén la confianza en que el trabajo que realizas es
conforme con las actividades planificadas y desarrolladas.
Debes estar tranquilo si lo haz hecho bien, en caso
contrario, “tómate unas pastillitas”.
Cómo
recibir una
Auditoría
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