1 • ',. , ." ',,' • f I SUPLENTES ~~ INFOCOOP ~COSTARICA INSTITUTO NACIONAL DE FOMENTO COOPERATIVO SUPERVISIÓN COOPERATIVA Juntos podemos San José, Avenidas 5 y 7, Calle 20 Norte, Apllo. 10103-1000 Teléfono 2256-2944, Ext 2351. Fax 2257-4601 11 de octubre del 2011 SC-870-83-2011 Licenciada Mercedes Flores Badilla, Gerente Supervisión Cooperativa Estimada señora: Por este medio brindo respuesta a la consulta recibida en esta Área de Supervisión Cooperativa el pasado 23 de setiembre del 2011, planteada por el señor Henry Brealey Orlich, asociado de COOPEMONTECILLOS RL. En la misma nos consulta respecto de la figura de los suplentes del Consejo de Administración. Concretamente nos planea lo siguiente: " ... cual sería el procedimiento a seguir cuando un director pierde su condición de propietario y la asume el suplente, y en la siguiente asamblea no corresponde hacer elecciones porque es el intervalo de un año sin elecciones? Se podría realizar en esa asamblea la elección del propietario, volviendo en ese caso el suplente a supuesto anterior, o se mantiene el suplente en la propiedad hasta que llegue el año de elecciones? Respecto del tema de los suplentes, la Ley de Asociaciones Cooperativa vigente, (en adelante LAC) en su artículo 40 expresa lo siguiente: "Artículo 40.- La asamblea deberá elegir dos suplentes, los cuales sustituirán a los propietarios en sus ausencias temporales, definitivas o cuando dejen de asistir a las reuniones del consejo de administración por tres veces consecutivas sin causa que lo justifique. En los dos últimos casos, los suplentes entrarán a ser integrantes del consejo, observando el orden en que fueron electos, y se deberá proceder a hacer una nueva elección de los cargos, en la sesión en la cual se integra el nuevo miembro ". Por su parte el Estatuto Social de COOPEMONTECILLOS RL señala: "Artículo 23.- El Consejo de Administración estará integrado por siete miembros propietarios, cinco de los cuales serán representantes de los productores y los dos restantes serán representantes de los trabajadores asociados. Su elección se hará en dos grupos, en las Asambleas Generales Ordinarias de delegados correspondientes, efectuándose el nombramiento de cuatro de ellos, ,~ INFOCOOP ~COSTARICA INSTITUTO NACIONAL DE FOMENTO COOPERATIVO SUPERVISIÓN COOPERATIVA Juntos podemos San José, Avenidas 5 y 7, Calle 20 Norte, Apdo. 10103-1000 Teléfono 2256-2944, Ext 235 1, Fax 2257-460 I incluido uno de los representantes de los trabajadores, en un año y los otros tres serán electos el año entrante. Entre esta última designación y la próxima habrá un intervalo de un año sin elecciones y así sucesivamente. También se elegirán por un periodo de tres años, los miembros suplentes, dos representantes de los productores y un representante de los trabajadores asociados. Los suplentes sustituirán a los respectivos propietarios en sus ausencias temporales, definitivas o cuando dejen de asistir a las reuniones del consejo de Administración por tres veces consecutivas sin causa que lo justifique. En los últimos casos, los suplentes entrarán a ser integrantes del consejo conservando el orden en que fueron electos los suplentes productores, procediéndose inmediatamente después de que se integre ese nuevo miembro a hacer una nueva lección de los cargos del directorio del Consejo de Administración. " En cuanto a la consulta respecto del periodo de tiempo que dicho Suplente se mantenga como propietario del Consejo de Administración, este Instituto mediante el pronunciamiento MGS-125-151-2005 del 25 de enero del 2005, que expresó: "el suplente que se integra al Consejo por renuncia del anterior propietario, dura en ese cargo por el plazo que le restaba al propietario que ahora sustituye, siempre y cuando su nombramiento se encuentre vigente durante todo ese plazo. Si el nombramiento de dicho suplente no se encuentra vigente por todo ese plazo, para el plazo restante, el cargo lo ocupará el segundo suplente." Por lo expuesto, deben respetarse dos circunstancias que fueron manifestación de la voluntad de la Asamblea General cuando fueron electos los miembros de dicho Consejo, así pues cuando se cumpla alguna de las dos situaciones (la que se cumpla primero) la persona debe tener por concluido su periodo como propietario. Dichas circunstancias son: su propio periodo de nombramiento, que fue acordado por la Asamblea y el periodo de nombramiento que debía cumplir el propietario al cual sustituye, hecho que también fue debidamente acordado por la Asamblea. En respuesta a la consulta formulada, el suplente respectivo asume la calidad de propietario, al sustituir de forma definitiva a otro miembro que hubiera renunciado al cargo. Es decir, no es necesario ni procedente la elección en Asamblea de un nuevo propietario, mientras existan las condiciones para que un suplente asuma el cargo de propietario en forma definitiva. Ahora bien, en el caso concreto de COOPEMONTECILLOS R.L, debe tenerse especial cuidado, dado que de los tres suplentes que deben nombrarse, dos de ellos 2 .~ INFOCOOP ~COSTARICA Juntos podemos INSTITUTO NACIONAL DE FOMENTO COOPERATIVO SUPERVISIÓN COOPERATIVA San José, Avenidas 5 y 7, Calle 20 Norte, Apdo. 10103-1000 Teléfono 2256-2944, Ex! 2351. Fax 2257-4601 suplirán solamente a los cinco representantes de los productores en el Consejo de Administración, y el suplente restante se encargará de sustituir a los dos representantes de los trabajadores, tal como lo establece su Estatuto Social. Por lo expresado, las reglas de la suplencia indicadas anteriormente, deberán cumplirse sin desconocer lo citado en párrafo anterior. Atentamente, Lic. Juan Castillo Amador As:esor Jurídico Supervisión Cooperativa c.c Consecutivo/ Funcionario/ Exp Coop/ Consejo de Administración! Comité de Vigilancia! Gerencia COOPEMONTECILLOS R.L CONACOOP/ CPCA! Despacho Ministra de Trabajo/ 3