Diseño Organizacional

Diseño Organizacional
DISEÑO ORGANIZACIONAL
Lectura No. 8
Nombre: Estructura y Diseño Organizacional
Introducción
Para abordar los temas correspondientes de esta semana es necesario vincular
los conceptos de estructura organizacional, sus elementos y el diseño
organizacional, ya que serán necesarios para la comprensión de los tipos de
estructuras en que pueden las organizaciones ser diseñadas. En otros términos,
las formas de aplicar el diseño de estructuras organizacionales.
En esta sesión se analizará la importancia que tiene la aplicación del diseño de
la estructura organizacional; así como el de identificar las diferentes estructuras
que pueden tener las empresas, sus características, sus ventajas y sus
desventajas.
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Contextualización
1. Concepto
9. Características
de las estructuras
efectivas
8. Tendencias
actuales: la
organizacion virtual
y la organización
que aprende
2. Elementos de
la estructura
organizacional
Estructura y
Diseño
Organizacional
7. EStructura por
proyecto y
matricial
3. Estructura
funcional
4. Estructura
divisional
6. Estructura
híbrida
5. Estructura
geográfica
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Explicación
Aplicaciones del diseño organizacional
Recordemos que el diseño general de la estructura organizacional indica la
forma de dividir, organizar y coordinar las actividades de la organización. Para
este fin, las organizaciones necesitan tener una estructura que les resulte
funcional y que les sirva para contener e integrar todos los órganos que la
integran.
Podríamos comparar la estructura organizacional con un esqueleto en el que se
soportan todos los componentes que la integran y en el que se coordinan todos
los elementos vitales para su funcionamiento (sistemas, personas, procesos,
equipos, recursos, tareas, recursos, jerarquías, puestos, relaciones, etcétera).
El diseño organizacional refleja la estructura, es decir, representa el formato de
los elementos que componen la organización. En la práctica, cada organización
tiene su propio diseño, su forma de integrar y de asignar los recursos para
operar con eficiencia y eficacia. El diseño de la organización es como su ADN.
¿Cuáles crees que puedan ser las aplicaciones del diseño organizacional?
¿Podrías mencionar un ejemplo?
Se puede decir que el diseño o formato organizacional es de esencial
importancia para la organización, ya que es la forma en que ésta moldea sus
componentes para que realicen su actividad central y alcancen sus objetivos.
Estructura funcional
Este tipo de diseño estructural es uno de los más comunes en las
organizaciones. La característica principal de este tipo de estructura es que las
actividades se reúnen por funciones comunes desde la base hasta la cima de la
organización.
En la estructura funcional los conocimientos y habilidades del
personal determinan la ubicación departamental.
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Por ejemplo: pertenecen al departamento de mercadotecnia todas aquellas
personas que conocen y desempeñan funciones y actividades relacionadas con
la comercialización de productos o servicios. Se trata del personal que labora en
manufactura, investigación y desarrollo y publicidad. El grupo de trabajo que
integra el departamento de mercadotecnia dependerá de un dirigente
denominado director de comercialización o mercadotecnia.
En resumen, en la estructura funcional, son precisamente las funciones que
desempeñan las personas las que determinan la forma de administrar la
organización y, a partir de esto, se relacionan los elementos de la estructura
organizativa.
Una ventaja de la estructura funcional es que permite la economía a escala, esto
significa, que todos los colaboradores se localizan en instalaciones que pueden
compartir.
Esta ventaja le permite a la organización que sus empleados
desarrollen habilidades adicionales a sus funciones básicas, es decir, se ven en
la necesidad de realizar una variedad de actividades funcionales dentro de su
departamento.
Una desventaja de la estructura funcional es que prevalece la jerarquía vertical,
lo que significa que las decisiones se centran en los altos mandos y en los
mandos medios. Esto retrasa las acciones ya que los ejecutivos no dan
soluciones fluidas a las diversas situaciones que requieren coordinación
departamental. Se puede decir que la jerarquía vertical sobrecarga las
actividades de la estructura organizacional.
Recordemos que una estructura horizontal permite la coordinación y la
comunicación directa entre el personal de los diferentes departamentos. En la
estructura funcional, esta posibilidad es casi nula, ya que los colaboradores
tienen limitada visión de las metas globales y se conducen conforme lo regula su
línea de mando y, fuera de esto, no tienen alcances para coordinarse con otras
áreas, si no es por medio de sus jefes (supervisores, gerentes y ejecutivos).
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Los administradores eligen diseñar estructuras funcionales para que la eficiencia
sea importante cuando los conocimientos y experiencia son críticos para obtener
los objetivos funcionales de la organización.
5 Estructura divisional
A la estructura divisional la caracteriza el agrupamiento estratégico en función de
los productos o servicios de la organización.
Este tipo de estructura se encuentra en organizaciones grandes con múltiples
líneas de producto, donde la administración da prioridad a los objetivos de
productos o servicios y a la coordinación por medio de funciones.
A esta estructura también se le conoce como estructura de producto o unidades
de negocios estratégicos.
La principal diferencia entre una estructura funcional y una divisional es que en
la última, la empresa se organiza agrupando de manera separada cada unidad
estratégica de producción, es decir, se da prioridad a todos los objetivos de
producto o servicio, los cuales generan departamentos o subdivisiones de
actividades funcionales necesarias para cumplan sus metas.
En una estructura funcional existen departamentos que agrupan personas de
acuerdo a funciones en común. Mientras que en el caso de la estructura
divisional las personas se agrupan en función de las líneas de producto o
servicio que ofrece de la organización.
Por ejemplo: una organización cuya actividad central es la tecnología de
información, divide su línea de servicios en unidades o divisiones de producción:
publicación electrónica, oficina automatizada y realidad virtual. De estas
unidades o divisiones se originan departamentos destinados a realizar las
funciones necesarias para que la empresa pueda lograr sus objetivos de
producción. Entonces, existirán departamentos o subdivisiones de investigación
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y desarrollo, producción, contabilidad y mercadotecnia para que las divisiones de
la organización cumplan sus metas.
El siguiente organigrama muestra la estructura divisional de la organización que
se mencionó en el ejemplo anterior.
Presidente
Publicación electrónica
Oficina automatizada
Realidad Virtual
Investigación y
Desarrollo
Investigación y
Desarrollo
Investigación y
Desarrollo
Producción
Producción
Producción
Mercadotecnia
Mercadotecnia
Mercadotecnia
Contabilidad
Contabilidad
Contabilidad
El siguiente organigrama representa el mismo ejemplo, pero de acuerdo con la
estructura funcional.
Presidente
Investigación y
desarrollo
Producción
Mercadotecnia
Contabilidad
¿Cuál de estos organigramas te parece más objetivo y por qué?
Una de las principales ventajas de la estructura divisional es que permite
descentralizar la toma de decisiones, debido a que las jerarquías de autoridad se
encuentran en un nivel más bajo y por la necesidad de coordinarse de manera
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más rápida y directa entre los departamentos funcionales dentro de cada grupo o
división de productos.
Otra ventaja en este tipo de estructura es que cada unidad o división es más
libre de adaptarse a su propio ambiente, propiciando la flexibilidad al cambio.
Este tipo de estructura funciona bien en organizaciones grandes y complejas con
cambios constantes.
Como ejemplo de organizaciones con estructuras divisionales se pueden
mencionar empresas con divisiones o unidades de negocios separados con
autonomía en sus operaciones y en su constitución legal, pero que opera con la
orientación de una matriz o de un corporativo. Las instituciones de gobierno
crean divisiones para poder alcanzar a cubrir las demandas de la sociedad.
Empresas como Microsoft® operan con divisiones que permiten agilizar sus
operaciones y responder a los cambios externos.
Como requisitos de la estructura divisional se puede determinar que la
organización cuente con el suficiente personal, infraestructura y recursos para
abarcar las divisiones o unidades en las que se puede organizar, por ello es que
este tipo de estructura es apropiada en organizaciones muy grandes.
Una desventaja de la estructura divisional es que no permite que la organización
economice. Al momento de crear “pequeños negocios”, éstos demandarán
equipamiento e instalaciones que les permitirán ser autosuficientes.
Empresas grandes, con un gran número de divisiones sufren problemas de
coordinación horizontal. Esto significa que es difícil comunicarse de manera
directa y deben crear otros medios de enlace para coordinar las divisiones.
Si en la estructura funcional los colaboradores amplían sus funciones y
adquieren habilidades que respondan a varias actividades a favor de los
objetivos generales de la organización, en la estructura divisional las personas
sólo se especializan en su división, se enfocan en su línea de productos o
servicios más que en trabajar en beneficio de toda la organización.
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Estructura geográfica
Este tipo de estructura es necesaria para aquellas organizaciones que necesitan
dispersarse en diferentes regiones o países cuando sus clientes o usuarios
demandan sus productos o servicios.
Podemos decir que cuando una organización se estructura en divisiones o
unidades de negocio y la tendencia es continuar en crecimiento, la expansión
territorial podría ser consecuencia lógica. Sin embargo, el determinante principal
de la estructura geográfica radica en la demanda de sus clientes.
Un claro ejemplo de organizaciones con estructuras geográficas, son las
empresas multinacionales (Coca-Cola®, PepsiCo®, Hewlett-Packard®, Ford
Company®). Este tipo de organizaciones se expandieron por demanda de sus
clientes a todo el mundo y se organizaron por zonas geográficas, pasaron de
una estructura divisional a una estructura geográfica.
Las ventajas y desventajas de una estructura geográfica son similares a las de
una estructura divisional. En el caso de las estructuras geográficas, los enlaces
de tipo horizontal se acentúan más dentro de una región y es menor la
coordinación entre las diferentes regiones.
A continuación se presenta un organigrama que representa una estructura
geográfica.
Dirección General
América
Europa
Pacífico
China
Australia
Japón
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Estructura híbrida
Este tipo de estructura hace referencia al término hibridación, el cual supone una
mezcla de rasgos o características para conformar un nuevo concepto o
producto de esa combinación.
En la realidad, muchas estructuras organizacionales no existen de manera pura.
Las organizaciones algunas veces utilizan una estructura híbrida que combina
características de varios enfoques hechos para específicas necesidades
estratégicas.
La finalidad de implementar estructuras híbridas en las organizaciones es
combinar características de otras estructuras (divisional, funcional, geográfica,
matricial) para tomar los beneficios que ofrece cada una y evitar las desventajas.
Resulta muy útil emplear esta estrategia de diseño de estructura organizacional
cuando las organizaciones se encuentran inmersas en ambientes inestables o
con cambios constantes. La estructura híbrida ofrece a las organizaciones
flexibilidad para adaptarse a cambios del ambiente.
Cuando una organización crece y tiene varios productos en el mercado será
necesario que diseñe una estructura divisional. Las funciones que se requieren
más por la misma demanda del producto, mediante la estructura divisional, serán
descentralizadas.
Aunque, puede suceder que no se requiera por completo
utilizar una estructura divisional, sino que se combine con las ventajas de otro
tipo de estructura.
Por ejemplo: si algunas otras funciones de la organización son estables y
funcionales y resulta más rentable para la empresa dejarlas como están, es decir,
utilizando una estructura funcional que le permita coordinar estas funciones de
manera central a través de la dirección y que el personal que las desempeña
continúe utilizando instalaciones que le permitan economizar recursos.
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El caso anterior es un ejemplo donde resulta útil para la organización, una
estructura híbrida, ya que combina algunos beneficios de la estructura funcional
y ciertas ventajas de la estructura divisional.
Estructuras por proyecto y matricial
La estructura por proyecto y matricial también es conocida como de matriz u
organización por grados. Se trata de una estructura híbrida o mixta que combina
dos formas de división de departamentos en una misma estructura de
organización: la división en departamentos por funciones y la división en
departamentos por productos o proyectos.
A diferencia de las estructuras funcional, divisional y geográfica, las estructuras
matriciales pueden combinar dos enfoques diferentes. Por ello, se dice que este
tipo de estructuras son híbridas o mixtas, ya que a algunas organizaciones les
interesa organizarse en función de sus productos y en la geografía, al mismo
tiempo.
La estructura matricial es una forma fuerte de enlace horizontal. Recordemos
que el enlace de tipo horizontal se diseña para propiciar la coordinación,
cooperación y comunicación entre el personal de la organización, además de
reducir las cadenas de mando, eliminar barreras entre departamentos, agilizar la
toma de decisiones y emplear la tecnología de la información para establecer
comunicaciones rápidas y fluidas.
Entonces, la característica distintiva de una estructura matricial es que tanto la
estructura de división de productos como la funcional (horizontal y vertical) se
implantan al mismo tiempo.
En una organización con este tipo de estructura matricial, los gerentes de
producto o servicios (enlace horizontal) y los gerentes funcionales (enlace
vertical) tienen autoridad igual dentro de la organización y los empleados se
reportan a ambos. Por tanto, la estructura matricial supone una doble autoridad.
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Un ejemplo se representa en el siguiente organigrama. Supongamos que se
trata de una empresa que fabrica ropa. La línea de productos que maneja se
divide por las características de las prendas. El producto A será ropa para dama.
El producto B ropa infantil y el producto C ropa para caballero. Cada línea de
producto sirve a mercados y productos diferentes. Estos departamentos son
dirigidos por administradores y se interrelacionan con los gerentes funcionales
(enlace vertical), quienes representan la otra línea de mando o autoridad.
Presidente
Director de
operaciones de
producto
Gerente
de diseño
Gerente
de diseño
Gerente de
mercadotecnia
Contador
Administrador
de producto A
Administrador
de producto B
Administrador
de producto C
Una estructura matricial es la más adecuada cuando la incertidumbre del entorno
es alta y los objetivos reflejan un requerimiento doble, como metas de producto y
funcionales. La estructura dual de autoridad facilita la comunicación y la
coordinación para atender cambios ambientales rápidos y permite el equilibrio
entre los jefes de producto y funcionales.
La principal fuerza de la estructura matricial es que le permite a una organización
enfrentar demandas dobles del entorno. Los recursos (humanos y materiales) se
Gerente de
recursos
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pueden asignar con flexibilidad a productos diferentes y la organización puede
adaptarse a los requerimientos externos.
En cuanto a las desventajas de la estructura matricial se puede decir que no
todo el personal de una organización tiene la capacidad de adaptarse a
desempeñar sus actividades bajo una doble autoridad, quizás algunos
colaboradores
manifiesten
sentimientos
de
confusión,
tensión
o
cierta
incertidumbre.
En la estructuras por proyecto y matricial los gerentes deben crear muy buenas
relaciones interpersonales respecto a los grupos de trabajo, debido al hecho de
que los subordinados tienen que reportar a dos cadenas de mando en forma
simultánea, es muy importante que mantengan comunicaciones fluidas para
evitar confusiones o desacuerdos.
En esta estructura, la capacitación debe ser constante, ya que por este medio se
pueden desarrollar habilidades, actitudes y aptitudes que le permitan al personal
aprender a coordinarse y desempeñar de manera eficaz sus actividades. Los
colaboradores deben dominar el sistema matricial para poder manejarse con
eficacia dentro de éste, de lo contrario, será imposible trabajar en equipo para el
logro de objetivos.
Si se logra que el personal conozca perfectamente los lineamientos y
características en que opera esta estructura de matriz, el hecho de reportar a
dos jefes no será una carga o un motivo de confusiones, por el contrario
ampliará las opciones de resultados. Además, el personal desarrollará
capacidades de cooperación que permitirá generar sentimientos de seguridad en
el desarrollo de las actividades.
En resumen, la estructura matricial formaliza los equipos de trabajo horizontales,
combinando la tradicional jerarquía de mando vertical. El punto clave es lograr
un equilibrio en esta conexión estructural: enlaces horizontales y enlaces
verticales.
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Conclusión
En esta semana aprendimos sobre la estructura organizacional, podemos
compararla con un esqueleto, ya que en el se soporta todo lo que integra al
cuerpo, así mismo es con las organizaciones, sobre la estructura se soporta todo
lo que la integra.
También comprendimos que el diseño organizacional es la forma en que una
organización moldea cada uno de sus componentes para el logro de su óptimo
funcionamiento y la consecución de sus objetivos y metas.
Analizamos cinco estructuras organizacionales: la funcional, la divisional, la
geográfica, la híbrida y la que es por proyecto y matricial.
En la estructura funcional encontramos el tipo más común de estructura que
manejan las organizaciones.
En ella las funciones que desempeña cada
persona determina el cómo se administrará la organización.
En la estructura divisional encontramos un modelo que se caracteriza por un
agrupamiento estratégico, donde cada grupo de manera separada se maneja
como unidad estratégica. Es también conocida como estructura de producto o
unidad de negocio.
En la estructura geográfica la organización está repartida en varias regiones, es
decir se encuentra en diferentes zonas geográficas. Éstas estructuras son las
que manejan las empresas multinacionales.
La estructura híbrida es la que combina características de otras estructuras
tomando los beneficios que cada una ofrece evitando así estar en desventaja.
Por último vimos las estructuras por proyecto y matricial, estas son conocidas
como organización por grados ya que divide a sus departamentos por funciones
y la división de los departamentos es por productos y servicios.
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Para aprender más
Lectura complementaria
Para complementar la teoría referente a la estructura por proyecto y matricial es
importante retomar la idea del balance o equilibrio que buscan las
organizaciones que operan con este tipo de estructura. Para este fin, estas
compañías han desarrollado dos variaciones de la estructura matricial: la matriz
funcional y la matriz de producto y proyecto.
En una matriz funcional los jefes de funciones tienen la autoridad principal y los
administradores de producto simplemente coordinan las actividades de este
mismo.
Por el contrario, en una matriz de producto los administradores del proyecto y del
producto tienen la principal autoridad y los administradores o jefes de funciones
simplemente asignan personal técnico para sus proyectos y proveen asesoría
experta cuando es necesaria. Para muchas organizaciones estos enfoques
sirven mejor que la matriz balanceada con doble autoridad.
Es necesario señalar también que, como en cualquier otro tipo, la estructura por
proyecto o matricial es aplicable a una organización cuando ésta reúne ciertos
requisitos. Estas condiciones pueden ser:
1. La organización generalmente es de tamaño mediano y tiene una cantidad
moderada de líneas de productos. Existe presión para compartir escasos
recursos en todas las líneas de productos.
2. Existe presión ambiental con relación a uno o más productos (calidad
técnica y nuevos productos frecuentes). Este hecho plantea la necesidad de un
equilibrio de poder entre los aspectos funcionales y los de productos.
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3. El dominio ambiental de la organización es complejo e incierto. Los
cambios interno-frecuentes y la alta interdependencia departamental requieren
una gran cantidad de coordinación y procesamiento de información, tanto de
dirección vertical como horizontal.
Si se cumplen estas tres condiciones las líneas de autoridad vertical y horizontal
deben recibir un reconocimiento igual. Se crea una estructura de autoridad dual,
un equilibrio de poder.
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Actividad de Aprendizaje
Para esta semana tu actividad de aprendizaje será investigar y mencionar dos
ejemplos de cada una de las cinco estructuras organizacionales: la funcional, la
divisional, la geográfica, la híbrida y la que es por proyecto y matricial.
Al finalizar sube tu actividad a la plataforma en el lugar indicado.
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Referencias
•
Chiavenato, I. (2004). Comportamiento organizacional: La dinámica del
éxito en las organizaciones. México: Thomson.
•
Daft, R. (2005). Teoría y diseño organizacional. México. Thomson.
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