Anexo 7 Procedimiento para el traslado de estudiantes

ANEXO N°7
PROCEDIMIENTO PARA EL TRASLADO DEL ESTUDIANTE
CON SU RESPECTIVO EXPEDIENTE
1.1.
Objetivo
Establecer el trámite para el traslado del expediente del estudiante en atención a lo
dispuesto en el Decreto 35589-MEP. Artículo 12, inciso g.
1.2. Alcance
De acatamiento obligatorio para todos los funcionarios de la(s) Dirección (es) Regional
(es) de Educación involucrados en este proceso.
1.3. Responsables
Persona que solicita el traslado del estudiante a otra institución: padre o madre de
familia, representante legal o quien ejerza la guarda crianza del estudiante, el
estudiante mayor de edad. Art. 9 Reglamento de Matrícula y Traslados, en el tiempo
establecido, como protección del Principio del “Bien Superior del Niño”.
1.4.
Definiciones
TRASLADO: se entiende por traslado, la gestión que realiza personalmente el padre o
madre de familia, encargado o representante legal de un estudiante menor de edad o
directamente un estudiante mayor de edad, tendiente a matricularse y continuar
estudios en una institución educativa diferente de la institución nacional en el que venía
cursando sus estudios. (Artículo 26, Decreto Ejecutivo Nº 35589-MEP).
EXPEDIENTE: documento oficial (debidamente foliado) que contiene todo el historial
académico de cada estudiante, en las diferentes áreas: académica, socioeconómica,
afectiva, de salud y vocacional. Desde que ingresa a los diferentes niveles, ciclos ofertas
y modalidades del sistema educativo costarricense. (MEP, 2009).
CERTIFICACIÓN: Testimonio o documento justificativo de la verdad de algún escrito,
acto o hecho. Acto por medio del cual una persona da fe de algo que le consta.
CERTIFICADO: Instrumento por el cual se asegura la verdad de alguna cosa, bajo la fe
y palabra del funcionario que lo autoriza con su firma. Certifican únicamente los
funcionarios que gozan de fe pública, como notarios, secretarios judiciales; y estos no
solamente deben firmar, sino que han de sellar, e incluso signar el instrumento.
CONSTANCIA: Prueba fehaciente de la realidad de una afirmación o de un acto. Las
actas notariales y las autorizadas por los secretarios judiciales establecen por
excelencia la constancia de un hecho o de una declaración comprobada por los
otorgantes de la fe pública.
1.5 POTESTAD DE PARA CERTIFICAR DE LOS FUNCIONARIOS PÚBLICOS
La Ley General de Administración Pública regula todo lo concerniente a su competencia
en sus artículos del 59 a 98, disponiendo: Artículo 59.- “1.- La competencia será
regulada por ley siempre que contenga la atribución de potestades de imperio. 2.- La
distribución interna de competencia, así como la creación de servicios sin potestades
de imperio, se podrá hacer por reglamento autónomo, pero el mismo estará
subordinado a cualquier ley futura sobre la materia". ...
Por tanto, esta potestad de certificar solo compete al funcionario que tiene facultades
decisorias en cuanto a lo certificado (al jerarca) o a su secretario y en lo que no puede
resultar la disposición de la LGAP. El Artículo 65, inciso 2), establece textualmente lo
que sigue: “... La potestad de emitir certificaciones corresponderá únicamente al órgano
que tenga funciones de decisión en cuanto a lo certificado o a su secretario".
Finalmente dispone la Procuraduría General de la República "que las certificaciones,
constancias o informes deben necesariamente ser expedidos por la oficina en cuyos
archivos o registros aparezca en forma fehaciente y pormenorizado el dato que debe
hacerse constar..." DICTAMEN Procuraduría General de la República. (48-73, 131-79,
47-82).
1.5.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
El padre o madre de familia, representante legal o quien ejerza la guarda crianza de
una persona menor de edad, o el estudiante mayor de edad se presentan ante la
Dirección del Centro Educativo donde cursa estudios, para hacer solicitud formal del
traslado, con base en las disposiciones que establece el Artículo 27 y 28 del Reglamento
de Matrícula y de Traslados de los Estudiantes que establece;
Artículo 27: El traslado del estudiante de una institución educativa a otra,
procede únicamente en los siguientes casos:
a. Cuando se compruebe debidamente, el cambio de residencia del
estudiante.
b. Cuando el padre, madre o representante legal lo soliciten con la
debida justificación ante el director institucional y, posteriormente,
ante el respectivo Supervisor para obtener el visto bueno
correspondiente.
Según lo dispone Artículo 28:
Para que un estudiante pueda trasladarse al inicio del curso lectivo de una
institución educativa a otra, es condición previa indispensable que haya
definido totalmente su promoción en la institución de procedencia, ya sea ésta
pública o privada. Ninguna institución puede aplicar pruebas de aplazados a
alumnos que provengan de otras instituciones.
1. En el acto, procede a llenar el documento; “BOLETA DE SOLICITUD DE
TRASLADO DEL ESTUDIANTE A OTRO CENTRO EDUCATIVO” (Anexos XXX.1),
donde se hace constar dicha gestión realizada como padre o madre de familia,
representante legal o quien ejerza la guarda crianza de una persona menor de
edad, o el estudiante mayor de edad, de esta gestión recibe colilla como
comprobante.
2. El funcionario que recibe la solicitud le informa que el expediente será
trasladado directamente a la institución en la que gestiona la matrícula. Ante la
procedencia del traslado, de oficio, la administración institucional procede a
realizar los trámites correspondientes para trasladar el expediente por los
medios más expeditos posibles, tomando en cuenta lo establecido por Ley Nº
8220 Protección al Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trámites
Administrativos, en un plazo máximo de 10 días.
3. En el trámite de la certificación de notas, debe incluirse el registro de la
asistencia del estudiante (ausencias justificadas, injustificadas, tardías, por cada
una de las asignaturas del plan estudio).
4. El Centro Educativo debe solicitar ante la Supervisión la apertura del “Libro de
traslados de estudiantes a otras instituciones”, este puede llevarse en hojas
foliadas, membretadas y autorizadas, con el fin de facilitar el vaciado de la
información de manera digital o bien en libro manual para esos efectos.
5. El director (a) solicita al docente de nivel, profesor (a) guía, o encargado del
expediente del estudiante, la información que se detalla en el formulario (anexo
2) del procedimiento de traslado del expediente.
6. El (la) docente de nivel o profesor (a) guía, o el encargado hace entrega de la
información y del expediente a la Dirección en un plazo máximo de 3 días
hábiles a partir de la solicitud. Dichos funcionarios son responsables ante la
Dirección de la información que consigna en el expediente, y la Dirección, de
revisar el cumplimiento de esta función, principalmente en aquellos casos en los
que los estudiantes requieren procesos de seguimiento, aplicación de
adecuaciones curriculares, seguimiento a denuncias ante otras instancias, entre
otros.
7. La Dirección confecciona el respectivo traslado del estudiante, con la
información de la contemplada en el Anexo XXX.2. En caso de estar a mediados
de un periodo se consignan los porcentajes obtenidos por los estudiantes a la
fecha de su egreso, en los diferentes rubros a calificar.
8. La Dirección remite el Anexo XXX.3 a la Supervisión para el respectivo Visto
Bueno, como lo establece el Artículo 26 del Decreto en mención.
9. Se procede a confeccionar el acta para consignar el registro del traslado del
estudiante a otra institución en el libro de actas.
10. La Dirección del Centro Educativo traslada el expediente y demás documentos
del estudiante a la institución educativa receptora, dejando constancia del
trámite realizado.
11. En caso de que el padre de familia, encargado o estudiante mayor de edad
solicite copia del expediente, si el centro educativo cuenta con servicio de
fotocopiado, se duplica y el costo del mismo corre por cuenta del solicitante. De
no contar con dicho servicio, la Dirección asigna a un funcionario para que
acompañe al solicitante a realizar dicha gestión y regresarlo a administración
del Centro Educativo.
2.
Procedimiento para el traslado del expediente
Como se reitera para para los efectos de traslado debe cumplirse con los aspectos
señalados por el Decreto Ejecutivo Nº 35589, Capítulo II De los Traslados, Sección I y
subsiguientes.
Para el traslado del expediente, a otro Centro Educativo, Dirección Regional de
Educación, la Dirección de Centro Educativo debe considerar las siguientes opciones:
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
Dentro del mismo Circuito entrega personal de director a director, por
correo certificado o haciendo uso del casillero de la supervisión.
A nivel regional (de un circuito a otro) por correo certificado o haciendo uso
del casillero regional.
A nivel de Regiones Educativas o entre instituciones de diferentes
Direcciones Regionales de Educación por correo certificado. Es importante
tomar en cuenta para efectos del correo certificado, la Dirección Regional de
Educación puede hacer uso del Convenio ente Correos de Costa Rica- MEP.
En aquellos centros educativos en los que están aplicando la herramienta
PIAD, podrán remitir el expediente vía correo electrónico, dejando
constancia de entrega y recibido.
Los expedientes NUNCA se entregarán directamente a los padres de familia.
El Director de la nueva institución es responsable de hacer llegar el
expediente al docente guía o encargado del nuevo estudiante para lo que
corresponda.
En caso de que el expediente no fuese trasladado o no llegara al centro
educativo en el plazo establecido, y con la finalidad que se tomen las medidas
administrativas pertinentes para no lesionar derechos de los estudiantes, se
procede de la siguiente manera:
1)
Dentro del mismo circuito educativo se solicita al Director
institucional, con copia al Supervisor (a) de Educación.
2)
3)
Dentro de la misma Regional pero en Circuitos diferentes; se solicita
al Director (a), con copia al Supervisor (a) de Educación y Director
Regional.
A nivel Regiones o sea entre instituciones de diferentes Direcciones
Regionales de Educación, se solicita ante la Oficina del Director
Regional.
3. Formularios y/o registros
Los siguientes formularios se encuentran ubicados en los Anexos.
a.
Boleta de solicitud de traslado.
b.
Boleta de solicitud de expediente e informe de calificaciones a docentes.
c.
Hoja de traslado.
d.
Libro de actas de traslados.
TRASLADO DEL ESTUDIANTE A OTRA INSTITUCION PROCEDIMIENTO PARA EL
TRASLADO DEL ESTUDIANTE CON SU RESPECTIVO EXPEDIENTE
Código:
NOMBRE DE LA INSTITUCION ________________________
Dirección
Regional
de
Educación
de___________________________
PROCEDIMIENTO: Traslado del Estudiante con su respectivo Versión: 2010-04/20expediente
10-10
Elaborado por:
Aprobado por:
Fecha de Aprobación:
Secretaria Técnica de Coordinación Secretaria Técnica de
Regional Comisión de Enlace
Coordinación
Regional
Comisión de Enlace
Objetivo: Establecer el trámite para el traslado del expediente del estudiante en atención a lo
dispuesto en el Decreto 35589-MEP. Artículo 12, inciso g.
Alcance: De acatamiento obligatorio para todos los funcionarios de la(s) Dirección (es) Regional
(es) de Educación involucrados en este proceso.
Responsables:
1. Persona que solicita el traslado del estudiante a otra institución: padre o madre de familia,
representante legal o quien ejerza la guarda crianza del estudiante, el estudiante mayor de
edad. Art. 9 Reglamento de Matrícula y Traslados, en el tiempo establecido, como
protección del Principio del “Bien Superior del Niño”.
2. Docente o profesor guía quien consigna la información.
3. Directores institucionales (de donde procede y de donde ingresa). Artículo 12, inciso g.
DEFINICIONES:
Traslado: se entiende por traslado, la gestión que realiza personalmente el padre o madre de
familia, encargado o representante legal de un estudiante menor de edad o directamente un
estudiante mayor de edad, tendiente a matricularse y continuar estudios en una institución
educativa diferente de la institución nacional en el que venía cursando sus estudios. (Artículo 26,
Decreto Ejecutivo Nº 35589-MEP).
Expediente: documento oficial (debidamente foliado) que contiene todo el historial académico
de cada estudiante, en las diferentes áreas: académica, socioeconómica, afectiva, de salud y
vocacional. Desde que ingresa a los diferentes niveles, ciclos ofertas y modalidades del sistema
educativo costarricense.1 (MEP, 2009).
Certificación: Testimonio o documento justificativo de la verdad de algún escrito, acto o hecho.
Acto por medio del cual una persona da fe de algo que le consta.
Certificado: Instrumento por el cual se asegura la verdad de alguna cosa, bajo la fe y palabra del
funcionario que lo autoriza con su firma. Certifican únicamente los funcionarios que gozan de
fe pública, como notarios, secretarios judiciales; y estos no solamente deben firmar, sino que
han de sellar, e incluso signar el instrumento...
Constancia: ... Prueba fehaciente de la realidad de una afirmación o de un acto. Las actas
notariales y las autorizadas por los secretarios judiciales establecen por excelencia la constancia
de un hecho o de una declaración comprobada por los otorgantes de la fe pública.
Potestad de para certificar de los funcionarios públicos; la Ley General de Administración
Pública regula todo lo concerniente a su competencia en sus artículos del 59 a 98, disponiendo:
Artículo 59.- “1.- La competencia será regulada por ley siempre que contenga la atribución de
potestades de imperio. 2.- La distribución interna de competencia, así como la creación de
1 Fuente: Costa Rica, Ministerio de Educación Pública, Viceministerio Académico, Dirección de Desarrollo Curricular. Compendio de
normas reguladoras para el desarrollo curricular. 1º Ed. San José, CR. Instituto Costarricense de Enseñanza Radiofónica (ICER), 2009.
servicios sin potestades de imperio, se podrá hacer por reglamento autónomo, pero el mismo estará
subordinado a cualquier ley futura sobre la materia". ...
Por tanto, esta potestad de certificar solo compete al funcionario que tiene facultades decisorias
en cuanto a lo certificado (al jerarca) o a su secretario y en lo que no puede resultar la disposición
de la LGAP. El Artículo 65, inciso 2), establece textualmente lo que sigue: “... La potestad de
emitir certificaciones corresponderá únicamente al órgano que tenga funciones de decisión
en cuanto a lo certificado o a su secretario".
Finalmente dispone la Procuraduría General de la República "que las certificaciones,
constancias o informes deben necesariamente ser expedidos por la oficina en cuyos archivos o
registros aparezca en forma fehaciente y pormenorizado el dato que debe hacerse constar..." 2
DICTAMEN Procuraduría General de la República. (48-73, 131-79, 47-82)
Descripción del Procedimiento:
1. El padre o madre de familia, representante legal o quien ejerza la guarda crianza de una persona
menor de edad, o el estudiante mayor de edad se presentan ante la Dirección del Centro
Educativo donde cursa estudios, para hacer solicitud formal del traslado, con base en las
disposiciones que establece el Artículo 27 y 28 del Reglamento de Matrícula y de Traslados de
los Estudiantes que establece;
Artículo 27.—El traslado del estudiante de una institución educativa a otra, procede
únicamente en los siguientes casos:
a)
Cuando se dé, debidamente comprobado, el cambio de residencia del
estudiante.
b)
Cuando el padre, madre o representante legal lo soliciten con la debida
justificación ante el director institucional y, posteriormente, ante el respectivo
Supervisor para obtener el visto bueno correspondiente.
Artículo 28. —Para que un estudiante pueda trasladarse al inicio del curso lectivo de
una institución educativa a otra, es condición previa indispensable que haya definido
totalmente su promoción en la institución de procedencia, ya sea ésta pública o
privada. Ninguna institución puede aplicar pruebas de aplazados a alumnos que
provengan de otras instituciones.
2. En el acto, procede a llenar el documento; “BOLETA DE SOLICITUD DE TRASLADO
DEL ESTUDIANTE A OTRO CENTRO EDUCATIVO” (Anexo 1A, 1B), donde se hace
constar dicha gestión realizada como padre o madre de familia, representante legal o quien ejerza
la guarda crianza de una persona menor de edad, o el estudiante mayor de edad, de esta gestión
recibe colilla como comprobante.
3. El funcionario que recibe la solicitud le informa que el expediente será trasladado directamente
a la institución en la que gestiona la matrícula.
4. Ante la procedencia del traslado, de oficio, la administración institucional procede a realizar los
trámites correspondientes para trasladar el expediente por los medios más expeditos posibles,
tomando en cuenta lo establecido por Ley Nº 8220 Protección al Ciudadano del Exceso de
Requisitos y Trámites Administrativos, en un plazo máximo de 10 días.
5. Acciones a realizar por la administración la gestión del traslado:
6. El Centro Educativo debe solicitar ante la Supervisión la apertura del “Libro de traslados de
estudiantes a otras instituciones”, este puede llevarse en hojas foliadas, membretadas y
autorizadas, con el fin de facilitar el vaciado de la información de manera digital o bien en libro
manual para esos efectos.
7. El director (a) solicita al docente de nivel, profesor (a) guía, o encargado del expediente del
estudiante, la información que se detalla en el formulario (anexo 2) del procedimiento de traslado
del expediente.
2
Dictámenes de la Procuraduría General de la República, (48-73, 131-79, 47-82).
8. El (la) docente de nivel o profesor (a) guía, o el encargado hace entrega de la información y del
expediente a la Dirección en un plazo máximo de 3 días hábiles a partir de la solicitud. Dichos
funcionarios son responsables ante la Dirección de la información que consigna en el expediente,
y la Dirección, de revisar el cumplimiento de esta función, principalmente en aquellos casos en
los que los estudiantes requieren procesos de seguimiento, aplicación de adecuaciones
curriculares, seguimiento a denuncias ante otras instancias, entre otros.
9. La Dirección confecciona el respectivo traslado del estudiante, con la información de la
contemplada en el Anexo 2. En caso de estar a mediados de un periodo se consignan los
porcentajes obtenidos por los estudiantes a la fecha de su egreso, en los diferentes rubros a
calificar.
10. La Dirección remite el Anexo 3 a la Supervisión para el respectivo Visto Bueno, como lo
establece el Artículo 26 del Decreto en mención.
11. Se procede a confeccionar el acta para consignar el registro del traslado del estudiante a otra
institución en el libro de actas.
12. La Dirección del Centro Educativo traslada el expediente y demás documentos del estudiante
a la institución educativa receptora, dejando constancia del trámite realizado.
13. Para efectos operativos en el traslado del expediente, la dirección debe considerar las siguientes
opciones:
a) Dentro del mismo Circuito: entrega personal de director a director, por correo certificado o
haciendo uso del casillero de la supervisión.
b) A nivel regional (de un circuito a otro) por correo certificado o haciendo uso del casillero
regional.
c) A nivel Regiones o sea entre instituciones de diferentes Direcciones Regionales de Educación
por correo certificado.
d) En aquellas instituciones (entrega y recibo) que están aplicando la herramienta PIAD, podrán
remitir el expediente vía correo electrónico, dejando constancia de entrega y recibido.
Nota: Para efectos del correo certificado, la Dirección Regional de Educación puede hacer
uso del Convenio ente Correos de Costa Rica –MEP.
14. Los expedientes NUNCA se entregarán directamente a los padres de familia.
15. El Director de la nueva institución es responsable de hacer llegar el expediente al docente guía
o encargado del nuevo estudiante para lo que corresponda.
16. En caso de que el expediente no fuese trasladado o no llegara al centro educativo en el plazo
establecido, y con la finalidad que se tomen las medidas administrativas pertinentes para no
lesionar derechos de los estudiantes, se procede de la siguiente manera :
a) Dentro del mismo circuito escolar se solicita al Director institucional, con copia al Supervisor
(a) de Educación.
b) Dentro de la misma Regional pero en Circuitos diferentes; se solicita al Director (a), con
copia al Supervisor (a) de Educación y Director Regional.
c) A nivel Regiones o sea entre instituciones de diferentes Direcciones Regionales de Educación,
se solicita ante la Oficina del Director Regional.
d) Para los efectos de traslado debe cumplirse con los aspectos señalados por el Decreto
Ejecutivo Nº 35589, Capítulo II De los Traslados, Sección I y subsiguientes:
Nota: En caso de que el padre de familia, encargado o estudiante mayor de edad solicite copia del
expediente, si el centro educativo cuenta con servicio de fotocopiado, se duplica y el costo del mismo
corre por cuenta del solicitante. De no contar con dicho servicio, la Dirección asigna a un funcionario
para que acompañe al solicitante a realizar dicha gestión y regresarlo a administración del Centro
Educativo.
Documentos de referencia:
1. Ley General de Administración Pública Nº 6227.
2. Decreto Ejecutivo Nº 35589-MEP.
3. Ley de Protección al ciudadano del exceso de requisitos y trámites administrativos Nº 8220.
4. Ley de Jurisdicción Constitucional. 7135 Art.32
Formularios y/o Registros:
1. Boleta de solicitud de traslado. (anexo 1A y 1B)
2. Boleta de solicitud de expediente e informe de calificaciones a docentes. (anexos 2 y 3)
3. Hoja de traslado. (anexo 4)
4. Libro de actas de traslados.
Nota aclaratoria: se acuerda que en el trámite de la certificación de notas, debe incluirse el registro
de la asistencia del estudiante (ausencias justificadas, injustificadas, tardías, por cada una de las
asignaturas del plan estudio).
VER INSTRUMENTOS APLICABLES A LOS PROCEDIMIENTOS EN ANEXOS