gte-pr-03 procedimiento creacion cuenta de usuario

COPIA NO CONTROLADA
PROCEDIMIENTO CREACIÓN DE CUENTA DE USUARIO
GESTIÓN TECNOLÓGICA
Código: GTE-PR-03
Versión: 1
Fecha: 02 octubre de 2012
UNIDAD NACIONAL DE PROTECCIÓN -UNP-
Páginas: 2
PROPOSITO
Contar con un mecanismo que permita atender oportunamente solicitudes de creación de usuario para habilitación de servicios tecnológicos a los funcionarios y/o contratistas
de la UNP.
ALCANCE
Atender las solicitudes de creación de usuario para habilitación de servicios tecnológicos.
RESPONSABILIDADES
RESPONSABLE
RESPONSABILIDADES
Subdirectores/ Jefes de Oficina / Coordinadores
Reportar al Proceso de Gestión Tecnológica la necesidad de creación de usuario al
ingreso de un nuevo funcionario y/o contratista.
Funcionarios del Proceso de Gestión de Tecnología
Realizar las actividades de análisis, priorización, generación y ejecución del plan de
atención del requerimiento en la herramienta de mesa de ayuda.
DEFINICIONES
TERMINO
DEFINICIÓN
Incidente
Cualquier evento que no forma parte de la operación estándar de un servicio y que causa, o puede causar, una interrupción o una reducción de
calidad del mismo
Problema
Causa subyacente, aún no identificada, de una serie de incidentes o un incidente aislado de importancia significativa.
ITIL
(Information Technology Infrastructure Library), es un conjunto de conceptos y prácticas para la gestión de servicios de tecnologías de la información.
Mesa de Ayuda
Conjunto de personas, herramientas, políticas y procedimientos que permite organizar la forma de trabajo de un área de soporte técnico de una
companía o área prestadora de servicios de tecnología.
SLA
(Service Level Agreement) Documento de referencia para la relación con el cliente en todo lo que respecta a la provisión de los servicios acordados.
Servicio
Es un medio para entregar valor a los clientes facilitándoles un resultado deseado sin la necesidad de que estos asuman los costes y riesgos
específicos asociados
Cliente
Persona que utiliza servicios ofrecidos por el proceso de gestión de tecnología en los cuales no existe o existe indirectamente como elemento la
plataforma tecnológica.
Usuario
Persona que utiliza servicios ofrecidos por el proceso de gestión de tecnología en los cuales existe directamente como elemento la plataforma
tecnológica.
Base de Datos de
Conocimiento
Knowledge Data Base base de datos en la cual se documentadan todas las soluciones, y se establecen los pasos a seguir para que se hagan de
forma eficiente
CONSIDERACIONES GENERALES
Mensualmente se realizará un análisis sobre la información de atención de requerimientos a fin de establecer las acciones de mejora a las que haya lugar.
DOCUMENTOS ASOCIADOS
INTERNOS
Formato solicitud de cuenta de usuario
EXTERNOS
COPIA NO CONTROLADA
Código: GTE-PR-03
PROCEDIMIENTO CREACIÓN DE CUENTA DE USUARIO
Versión: 1
GESTIÓN TECNOLÓGICA
Fecha: 02 octubre de 2012
UNIDAD NACIONAL DE PROTECCIÓN -UNPQUÉ?
QUIÉN?
Páginas: 2
CÓMO?
CUÁNDO?
METODOLOGIA
POR QUÉ / PARA QUÉ?
DÓNDE?
Para notificar al Proceso de Gestión
de Tecnología sobre la necesidad
de cuenta de usuario.
Oficinas de la UNP en
todo el pais.
REGISTROS / DOCUMENTOS
INICIO
Enviar solicitud de cuenta de
usuario
Revisar y analizar solicitud de
cuenta de usuario
Solicitar al Jefe de la Oficina
de Planeación e Información la
autorización de creación de
cuenta
Subdirectores/ Jefes de
Oficina / Coordinadores
Cuando se requiere
activación de cuenta de
servicios tecnológicos.
1.Elabora correo electrónico
solicitando cuenta de usuario a la
dirección de correo
tecnologia@unp.gov.co.
Correo electrónico
Se realiza la revisión de la solicitud
Cuando se recibe un correo
y se solicita autorización al Jefe de
Funcionarios del Proceso de
de solicitud de cuenta de
No aplica
Gestión de Tecnología
la Oficina Asesora de Planeación e
usuario
Información
Para generar y entregar en el menor
Oficina de Tecnología
tiempo posible la cuenta solicitada.
Cuando es analizada la
Funcionarios del Proceso de
solicitud y se considera
Gestión de Tecnología
pertinente.
Se consigna en el formato de
Para llevar registro de las
Formato de solicitud de cuenta de
atención de solicitudes de cuenta de
solicitudes atendidas y alimentar
usuario.
usuario.
base de datos de usuarios
Oficina de Tecnología
Creación de la cuenta de
usuario y configuración de
privilegios y notificación a
usuario.
Cuando autoriza el Jefe de
Funcionarios del Proceso de
Área de Planeación e
Gestión de Tecnología
Información
Si la creación de la cuenta es
aprobada se genera la
configuración respectiva al usuario, Formato de solicitud de cuenta de Para registrar las acciones
de lo contrario se notifica que la
usuario.
realizadas.
cuenta no será creada dado que no
fue autorizada.
Oficina de Tecnología
Entrega de la cuenta de
usuario indicando los servicios
habilitados.
Funcionarios del Proceso de
Una vez se haya generado
Gestión de Tecnología /
la cuenta de usuario
Usuario UNP
Marcar el caso como cerrado y
solicitar al usuario firma en el
Formato de solicitud de cuenta de Para alimentar base de datos de
formato de solicitud de cuenta de
usuario / Correo electrónico
cuentas de usuario
usuario o correo electrónico
indicando que se ha creado y puede
ser cerrado el caso.
Oficina de Tecnología
FIN
Funcionarios del Proceso de
Archivar en la carpeta
Una vez se ha entregado la
Gestión de Tecnología /
correspondiente el documento de
cuenta y cerrado el caso
Usuario UNP
solicitud de cuenta de usuario
Para alimentar base de datos de
Formato de solicitud de cuenta de
conocimiento y estadísticas de
usuario.
creación de cuentas de usuario.
Oficina de Tecnología