PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADA UNIDAD NACIONAL DE PROTECCIÓN Código: SGI-PR-04 / V01 Fecha: 03/06/2014 Página 1 de 4 PROPÓSITO Definir los controles necesarios para la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, el tiempo de retención y disposición de los registros de calidad. ALCANCE Este procedimiento aplica a todos los registros generados por el Sistema de Gestión Integrada en la UNP RESPONSABILIDADES CARGO/ DEPENDENCIA Los líderes de proceso son responsables de identificar los registros de calidad dentro de su proceso, además de verificar los mecanismos mediante los cuales deben archivarse y conservarse, según disponga las Líderes de Proceso TRD de la UNP. Proceso de Gestión Documental Proceso Administración del SGI DEFINICIONES Verificar la pertinencia de las TRD y actualizarlas cuando sea pertinente Realizar seguimiento a la implementación de las disposiciones de control de registros dispuestos por la UNP para los registros que proporcionen evidencias de la conformidad con los requisitos del SGI TÉRMINO REGISTRO DE LA CALIDAD: REQUISITOS PARA LA CALIDAD: TRAZABILIDAD: TIEMPO DE ARCHIVO: ARCHIVO CENTRAL: ARCHIVO DE GESTIÓN: ARCHIVO HISTÓRICO CARPETA: CÓDIGO: CONCEPTO Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. Provee evidencias objetivas de las actividades efectuadas o de los resultados obtenidos. Necesidad o expectativa establecida relativa a la calidad. Capacidad para seguir la historia, la aplicación o localización de todo aquello que está bajo consideración. Tiempo en el que duran los registros almacenados en el lugar de archivo. Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante. (Acuerdo 027) Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa. Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión, la documentación que por decisión del correspondiente Comité Institucional de Desarrollo Administrativo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. (Acuerdo 027) Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su almacenamiento y preservación. (Acuerdo 027) Identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las unidades productoras de documentos y a las series y subseries respectivas y que debe responder al sistema de clasificación documental establecido en la entidad. (Acuerdo 027) PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADA UNIDAD NACIONAL DE PROTECCIÓN Código: SGI-PR-04 / V01 Fecha: 03/06/2014 Página 2 de 4 DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS: ELIMINACIÓN DOCUMENTAL: RETENCIÓN DOCUMENTAL: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción. (Acuerdo 027) Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes. (Acuerdo 027) Plazo que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención documental. (Acuerdo 027) Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las TABLA DE cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo RETENCIÓN vital de los documentos. (Acuerdo 027). DOCUMENTAL TRD: MARCO LEGAL Decreto 1382 de 1995: Tablas de retención documental y transferencias al Archivo General de la Nación por entidades del orden nacional del sector central de la Rama Ejecutiva Acuerdo 05 de 2013 “Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas..." Acuerdo 38 de 2002. Por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos 594 de 2000 sobre responsabilidad del servidor público frente a los documentos y archivos y sobre el instructivo de formato único de inventario documental. Ley 872 de 2003. Por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios. Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública - NTCGP 1000. Norma Técnica NTC ISO9001:2008 Decreto 4110 de 2004. Por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la Norma Técnica de Calidad en la Función Pública. CONSIDERACIONES GENERALES Cada Proceso debe hacerse cargo de sus registros y tenerlos debidamente almacenados para garantizar su conservación. Los registros físicos generados por el SGI deben ser almacenados por los dueños de cada proceso en las carpetas y en los sitios designados, el tiempo de archivo y disposición final de los mismos se estipula en las TRD Los archivos se clasifican en: Archivo activo o de gestión. Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa. Archivo central. Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante. (Acuerdo 027) Archivo histórico. Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión, la documentación que por decisión del correspondiente Comité Institucional de Desarrollo Administrativo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. (Acuerdo 027) Para la identificación de las carpetas se utilizará el formato de rotulo. La utilización del formato PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADA UNIDAD NACIONAL DE PROTECCIÓN Código: SGI-PR-04 / V01 Fecha: 03/06/2014 Página 3 de 4 de inventario único documental es de obligatorio cumplimiento a medida que se vaya generando la documentación y en la periodicidad que cada proceso estime pertinente. Los registros que se encuentran en medio físico deben estar archivados en carpetas o cajas (para el archivo histórico), debidamente rotuladas, además se deben seguir las siguientes recomendaciones: La ubicación de las carpetas, debe quedar ajustada para evitar deformaciones No hacer anotaciones sobre los documentos originales. No doblar los documentos. Si se tienen que doblar, tratar de hacer la menor cantidad de pliegues. Para el archivo de los fax, es conveniente que sea la fotocopia la que se archive, pues el papel de fax conserva la información por muy poco tiempo. Para las demás disposiciones documentales remitirse al procedimiento de gestión de archivo GAD-PR- 10 CONTENIDO RESPONSABLE ACTIVIDAD Funcionario / Contratista Reunir la información de cada serie o sub serie documental para conformar los expedientes o carpetas de acuerdo a las Tablas de Retención Documental Funcionario / Contratista Funcionario / Contratista Funcionario / Contratista Funcionario / Contratista Funcionario / Contratista Ubicar los tipos documentales que conforman un expediente en orden cronológico o en el orden cómo se desarrollan los trámites, verificando que el documento más antiguo se encuentre ubicado al inicio de la carpeta y el de fecha más reciente al final de la misma (a manera de libro). Alinear todos los documentos en la parte superior, adherir los documentos inferior a media carta, en a una hoja en blanco tamaño carta y Perforar los documentos como si todos fueran tamaño oficio. Foliar cada una de las piezas documentales que se encuentren en las carpetas en el vértice superior derecho de la hoja y en sentido de lectura del documento utilizando lápiz de mina negra. OBSERVACIONES A TENER EN CUENTA Los anexos hacen parte de un documento u oficio, no separar documentos anexos. Cada carpeta debe contener en promedio hasta 200 folios. En cada carpeta se Ubicar el expediente en carpetas de yute dos deben ubicar un tapas. máximo de 200 folios. Diligenciar el formato de rótulo para cada una de El rótulo se imprime las carpetas, utilizando los códigos y nombres de y se pega en la parte las series asignados en la TRD inferior derecha de PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADA UNIDAD NACIONAL DE PROTECCIÓN Código: SGI-PR-04 / V01 Fecha: 03/06/2014 Página 4 de 4 cada carpeta Funcionario / Contratista Si es necesario ubicar en cajas seguir la instrucción del procedimiento de gestión de Archivo GAD-PR-10 Funcionario / Contratista Cuando ya se ha cumplido el tiempo de permanencia en el Archivo Central, se actúa conforme a lo dispuesto en la columna de disposición final de las Tablas de Retención Documental. (Conservación Total, Eliminación, Microfilmación o Digitalización y Selección) Tener en cuenta el rótulo de cajas si aplica. FORMATOS Y REGISTROS: TRD UNP Rotulo identificación cajas. Rotulo identificación carpetas. CONTROL DE CAMBIOS Versión Inicial 00 Identificación del Cambio Creación Elaboró: Ignacio Cabrales Profesional Universitario Oficina Asesora de Planeación e Información Aprobó: Jaime Orlando Infante Jefe Oficina Asesora de Planeación e Información Oficializó: Jaime Orlando Infante Jefe Oficina Asesora de Planeación e Información Versión Final 01