CONTRALORIA GENERAL DE CUENTAS INFORME DE

CONTRALORIA GENERAL DE CUENTAS
INFORME DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL
CON ENFASIS EN LA EJECUCION PRESUPUETARIA MUNICIPAL
SAN ANTONIO LA PAZ, EL PROGRESO
PERIODO AUDITADO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE 2008
GUATEMALA, MAYO 2009
Guatemala, 29 de Mayo de 2009
Señor(a)
CARLOS HUMBERTO PAZ CANTE
Alcalde(sa) Municipal de San Antonio La Paz, El Progreso
SU DESPACHO
Señor Alcalde(sa):
Hemos efectuado la Auditoría Gubernamental que incluye la evaluación de aspectos financieros, de
cumplimiento, de gestión y de presupuesto correspondiente al período del 01-01-2008 al 31-12-2008 de la
Municipalidad de San Antonio La Paz, Departamento de El Progreso.
El examen se basó en la revisión de las operaciones financieras, de cumplimiento, de gestión y de
presupuesto, ocurridas durante el ejercicio fiscal 2008 y como resultado del trabajo hemos detectado los
siguientes aspectos importantes:
HALLAZGOS DE CONTROL INTERNO:
MATERIALES Y SUMINISTROS ENVIADOS DIRECTAMENTE A LOS PROYECTOS U OBRAS SIN
REGISTRO Y CONTROL EN ALMACÉN
(Hallazgo de Control Interno No.1)
HALLAZGOS DE CUMPLIMIENTO:
FALTA DE NOMBRAMIENTO DE COMISIÓN RECEPTORA Y LIQUIDADORA
(Hallazgo de Cumplimiento No.1)
Los atributos de estos hallazgos se encuentran en el presente informe de auditoría.
Atentamente,
Ponente:
1
Contraloría General de Cuentas
Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)
OBJETIVOS DE AUDITORÍA
GENERALES:
Practicar Auditoría Gubernamental, que incluya la evaluación de aspectos financieros de cumplimiento y de
gestión, con énfasis en el Presupuesto 2008, a efecto de determinar que la información contable registrada
esté correcta, confiable y que cumpla con las disposiciones legales aplicables, observando el Decreto No.
31-2002 del Congreso de la República LEY ORGANICA DE LA CONTRALORIA GENERAL DE CUENTAS y
las Normas Generales de Control Interno y Normas de Auditoria Gubernamental, contenidas en los Acuerdos
Internos No. 09-2003, A-22-2004, A-23-2004 emitidos por el Contralor General de Cuentas, Decreto No. 10197 Ley Orgánica del Presupuesto y Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos para el Ejercicio
Fiscal 2008.
Alcanzar un nivel operativo sistemático y funcional que conlleve al fortalecimiento del control interno en los
procesos administrativos y financieros, para el aprovechamiento racional de los recursos, a efecto de obtener
resultados e información confiable, oportuna y transparente.
ESPECÍFICOS:
Practicar exámenes a las operaciones contables, presupuestarias y financieras del ejercicio fiscal 2008.
Fortalecer la aplicación de la normativa legal aplicable y los procedimientos administrativos y técnicos, que
permitan mejorar la calidad del control interno en el proceso de ejecución de las transacciones municipales y
la administración de los recursos disponibles.
Elevar el nivel de eficiencia de la Unidades de Administración Financiera Integrada Municipal y/o de las
Tesorerías Municipales, a efecto de que éstas presten un mejor servicio en apoyo a la ejecución de los
diferentes programas municipales.
Apoyar la implantación de un sistema de información administrativa y financiera, confiable y oportuna, que
provea los insumos básicos para la toma de decisiones a las autoridades municipales y la rendición de
cuentas.
MUNICIPALIDAD DE SAN ANTONIO LA PAZ
Auditoría a la Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos
Ejercicio Fiscal del 01 de enero al 31 de diciembre de 2008
Contraloría General de Cuentas
2
Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)
ALCANCE DE AUDITORÍA
Practicar Auditoría Gubernamental que incluya la evaluación de aspectos financieros, de cumplimiento y de
gestión, con énfasis en la ejecución presupuestaria del ejercicio fiscal 2008, a efecto de determinar que la
información contable registrada esté correcta, confiable y que cumpla con las disposiciones legales
aplicables.
MUNICIPALIDAD DE SAN ANTONIO LA PAZ
Auditoría a la Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos
Ejercicio Fiscal del 01 de enero al 31 de diciembre de 2008
Contraloría General de Cuentas
3
Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)
HALLAZGOS RELACIONADOS CON EL CONTROL INTERNO
HALLAZGO No. 1
MATERIALES Y SUMINISTROS ENVIADOS DIRECTAMENTE A LOS PROYECTOS U OBRAS SIN
REGISTRO Y CONTROL EN ALMACÉN
Condición
El Alcalde Municipal delegó a la Oficina Municipal de Planificación la función de Guardalmacén municipal,
las autorizaciones de la entrega de materiales en algunos casos la realizó el Alcalde Municipal, en otros las
autorizó el Ingeniero encargado de la Oficina y en otros, firman personas no identificadas plenamente, por lo
tanto las facturas por compras de materiales y suministros para funcionamiento o para inversión en obras,
no presentan el registro de almacén.
Criterio
El Manual de Administración Financiera Municipal, establece en el Modulo IV, numerales 1.2, referente al
departamento de Almacén, las disposiciones especificas, 1.3, los procedimientos y 1.4 la emisión de
órdenes de compra y pago, establecen la forma del registro de entradas salidas y existencias de Materiales y
Suministros que forman parte del Control operativo del departamento de Almacén.
Causa
El encargado de la Oficina de Planificación Municipal realizó un control empírico de la entrega de materiales
y suministros por medio de un libro simple en donde se consignó la cantidad y naturaleza de los materiales y
a la persona que se les entregó, sin embargo las entradas de los citados materiales no fueron registradas,
por lo que no es posible establecer saldos o existencias.
Efecto
Imposibilita la certeza de que las cantidades y calidades de los Materiales y suministros sean reales, tanto
los que se utilizan en el área de funcionamiento, así como las aplicadas en obras por administración
Municipal, no se utilizan requisiciones preliminares ni definitivas, situación que puede ir en detrimento de los
recursos económicos Municipales.
Recomendación
El encargado del Almacén Municipal deberá verificar las cantidades y calidades de los materiales y
suministros, en el momento de la entrada y salida de los mismos, deberá sellar las facturas al dorso y
anotar el numero de registro correspondiente, deberá emitir requisiciones preliminares en los pedidos de
Materiales y Suministros por cada oficina o departamento Municipal, así como de personas individuales o
Jurídicas que soliciten los mismos.
Comentario de los Responsables
Según oficio No. 31-2009 de fecha 12 de Febrero de 2009, el Alcalde Municipal manifiesta que por falta de
presupuesto no se implemento el Departamento del Almacen Municipal, que la Tesoreria llevaba un libro de
control de las entradas, que se dio prioridad en la contratación de personas de servicios basicos, pero que
se acordo implementar un plan de accion, en donde se nombro a un encargado del Almacen Municipal que
se llamara Guardalmacén, que sera el responsable del control y que las atribuciones que le ha designado
estan contempladas en el Manual de Administración Financiera Municipal -MAFIM-.
Comentario de Auditoría
Se confirma el hallazgo por la aceptación de la Administración expresada en el comentario.
Acciones Legales y Administrativas
Sanción económica de conformidad con el decreto 31-2002, Ley Orgánica de la Contraloría General de
Cuentas, artículo 39 numeral 18, para el Alcalde y Tesorero, por la cantidad de Q. 2,000.00, para cada uno.
MUNICIPALIDAD DE SAN ANTONIO LA PAZ
Auditoría a la Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos
Ejercicio Fiscal del 01 de enero al 31 de diciembre de 2008
Contraloría General de Cuentas
4
Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)
HALLAZGOS DE CUMPLIMIENTO
HALLAZGO No. 1
FALTA DE NOMBRAMIENTO DE COMISIÓN RECEPTORA Y LIQUIDADORA
Condición
El expediente de ejecución de la obra municipal, Construcción de Alcantarillado Sanitario El Calvario con un
costo de Q 549,066.00, no se encontró la liquidación del Contrato, no obstante la obra se terminó el 28 de
Junio de 2008.
Criterio
El del Decreto 57-92 del Congreso de la Republica, Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento
articulo 55, establece que si los trabajos estuvieran correctamente concluidos, el supervisor rendirá informe
pormenorizado a la autoridad administrativa superior de la entidad correspondiente, la que dentro de los (5)
días siguientes nombrara la Comisión Receptora y Liquidadora de la obra, integrada con tres miembros, con
la que colaboraran el supervisor o su equivalente y el representante del contratista. La autoridad superior de
una municipalidad es el Concejo Municipal
Causa
El Concejo Municipal no nombró a la comisión Receptora y Liquidadora para liquidar los contratos celebrados
en la ejecución de obras después de su recepción, sobrepasando el plazo que determina la ley.
Efecto
La falta de liquidación de las obras imposibilita conocer si existieron diferencias renglón por renglón, en la
ejecución de cada obra, comparado con la planificación, situación que puede ir en detrimento de los recursos
financieros municipales.
Recomendación
Las obras ejecutadas por Contrato o por Administración Municipal deben ser liquidadas después de su
recepción, para establecer las diferencias si existieren y aprobar la liquidación por parte del Concejo
Municipal.
Comentario de los Responsables
Segun nota de fecha 05 de marzo de 2009, la administracion indica que se ha coformado la Comision de
Recepcion y Liquidacion de las Obras Municipales a partir de la presente fecha, y que para el efecto adjuntan
el acuerdo municipal de nombramiento de la Comision.
Comentario de Auditoría
Se confirma el hallazgo, por la aceptación de la Administración y de las acciones que ha tomado para cumplir
con el requerimiento realizado.
Acción Legales y Administrativas
Sanción económica de conformidad con el Articulo 82 del Decreto 57-92 ley de Contrataciones del Estado y
Reglamento, a los 6 integrantes del Concejo Municipal, por la cantidad de Q 4,902.38 para cada uno.
MUNICIPALIDAD DE SAN ANTONIO LA PAZ
Auditoría a la Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos
Ejercicio Fiscal del 01 de enero al 31 de diciembre de 2008
5
Contraloría General de Cuentas
Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)
PERSONAL RESPONSABLE DURANTE EL PERIODO DE AUDITORIA
1
CARLOS HUMBERTO PAZ CANTE
ALCALDE MUNICIPAL
15/01/2008 15/01/2012
2
DEMETRIO DE JESUS GARRIDO MENENDEZ
SINDICO I
15/01/2008 15/01/2012
3
OSCAR ANTONIO MORALES GIRON
SINDICO II
15/01/2008 15/01/2012
4
SERGIO ISIDRO CARIAS COLINDRES
CONCEJAL I
15/01/2008 15/01/2012
5
MARIO MEJIA CATALAN
CONCEJAL II
15/01/2008 15/01/2012
6
GRACIELA SANDOVAL GRAMAJO
CONCEJAL III
15/01/2008 15/01/2012
7
MERCI PAOLA VILLATORO RECINOS
ADMINISTRADORA FINANCIERA
15/01/2008 15/01/2012
8
OBED JEREMIAS GARCIA PALENCIA
ENCARGADO DE LA OMP
15/01/2008 15/01/2012
9
GERBER ARTEMIO CASTILLO VILLATORO
AUDITOR INTERNO
15/01/2008 15/01/2012
CARLOS ENRIQUE OVALLE QUIROA
SUPERVISOR DE OBRAS
15/01/2008 15/01/2012
10
MUNICIPALIDAD DE SAN ANTONIO LA PAZ
Auditoría a la Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos
Ejercicio Fiscal del 01 de enero al 31 de diciembre de 2008
Contraloría General de Cuentas
6
Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)
ANEXOS
MUNICIPALIDAD DE SAN ANTONIO LA PAZ
Auditoría a la Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos
Ejercicio Fiscal del 01 de enero al 31 de diciembre de 2008