Colegio de Escribanos de la Provincia de Buenos Aires Sistema Orgánico de Información Notarial – SOIN 2002 Circulares del Colegio - Cabezal 10 Nº 59 La Plata, septiembre de 2002. OBJETO Nuevo sistema de registración de Rúbrica de Libros de Consorcios de Copropietarios de Propiedad Horizontal. Sugerencias para la confección del acta respectiva. REGISTRO DE RUBRICA DE LIBROS DE CONSORCIOS DE COPROPIETARIOS DE PROPIEDAD HORIZONTAL DECRETO-LEY 9473/79 INFORMACION GENERAL El Consejo Directivo del Colegio aprobó la modificación del sistema de registración de la rúbrica de libros de Consorcios de Copropietarios de Propiedad Horizontal (Dec.-Ley 9473/79), a partir del 1/11/2002, así como también la Orden de Servicio Nº 1 y las Disposiciones Técnico-Registrales Nº 1 a 5, informadas a través de las Circulares Nº 53 a 58 de este mismo Cabezal 10. Para facilitar su labor, a título de sugerencia y como una guía orientadora, se preparó un modelo tipo del texto del acta con sus posibles variantes y las atestaciones conforme al nuevo procedimiento. Esta guía fue elaborada por la Sra. Vicepresidente 1º de la Institución, Not. Carmen Silvia Elena MAGRI, y el Asesor Not. Angel Agustín FRONTINI. Transcribimos a continuación el texto correspondiente. CONSORCIO NO MATRICULADO - SOLICITUD DE RUBRICA DE LIBROS NUMERO UNO ESCRITURA NUMERO… REQUERIMIENTO DE MATRICULACION DE CONSORCIO DE COPROPIETARIOS DEL EDIFICIO… Y RUBRICA DE LIBROS (LEY 13.512). En la ciudad de… partido de…, provincia de Buenos Aires, a primero de noviembre de dos mil dos, ante mí, notario (titular-adscripto-suplente-suplente recíproco-interino a cargo) del Registro número… de este partido, comparece… (datos personales y fe de conocimiento del representante del consorcio)… (1-variantes), quien acredita la representación invocada mediante su designación como Administrador del mismo efectuada en el Reglamento de Copropiedad y Administración otorgado por escritura de (fecha) al folio … del Registro… del partido de…, Notario…, inscripta en el Registro de la Propiedad el (fecha), bajo número… en la Matrícula número… del partido de… (código del partido), según resulta de primera copia que tengo a la vista y en fotocopia autenticada agrego a la presente. Y el compareciente en el carácter invocado, DICE: Que requiere de mí, el autorizante, la matriculación del consorcio (2variantes) y la rúbrica de dos libros, que me entrega, destinados a ASAMBLEAS número UNO y DIARIO número UNO (3-variantes). Yo, el autorizante dejo constancia: A) que los libros se encuentran encuadernados, totalmente en blanco y constan de 200 páginas cada uno; B) que por tratarse de libros número uno no se requiere presentación de libros anteriores (4-variantes); C) que por tratarse de un consorcio no matriculado no se requiere la tramitación de certificado previo (5-variantes); D) que de conformidad a la Disposición Técnico-Registral 2/2002(1), procedo a colocar la atestación de rúbrica en el folio uno de cada libro, los que autorizada la presente entregaré al representante del consorcio. LEO… . CONSORCIO MATRICULADO - LIBROS NUMERO DOS En la llamada (2-variantes) del modelo anterior se debe consignar: “Que encontrándose el consorcio matriculado en el Registro de Rúbrica de Consorcios de Copropietarios de Propiedad Horizontal bajo número… del partido de…, requiere de mí, el autorizante…” . En la llamada (3-variantes) deberá consignarse “…destinados a ASAMBLEAS número DOS y DIARIO número DOS (o el número correlativo que corresponda)”. En la llamada (4-variantes) deberá dejarse constancia: “…que se tienen a la vista los libros inmediatos anteriores, cuyo último asiento obra en la página número… y lleva fecha…” o “…cuya última acta obra en la página número… y lleva fecha…” . En la llamada (5-variantes) deberá consignarse: “…que con el certificado despachado por el Registro de Rúbrica de Libros de Consorcios, con fecha… bajo número…, que agrego a la presente, se acredita que el consorcio se encuentra inscripto en la matrícula indicada y que figuran como últimos libros rubricados los que llevan el número uno (o el que corresponda) con igual destino que los presentados en este acto”. ADMINISTRADOR NOMINADO EN ASAMBLEA Y DESIGNADO OTORGADA POR ASAMBLEISTAS DESIGNADOS A TAL FIN MEDIANTE ESCRITURA En la llamada (1-variantes) deberá consignarse: “…quien actúa en representación del consorcio del edificio (datos personales y fe de conocimiento)… constituido por escritura (fecha-folio-notariocarácter-registro-partido), inscripta en el Registro de la Propiedad (fecha y matrícula), acreditando la representación invocada en mérito a su designación por escritura pública de fecha… ante el notario… al folio… del Registro… del partido de… otorgada por el o los señores… designados a tal fin en acta de asamblea de fecha…, relacionada en dicha escritura que me exhibe y en fotocopia agrego a la presente”. ADMINISTRADOR DESIGNADO EN ASAMBLEA CON ACTA CONFECCIONADA POR ACTA NOTARIAL PROTOCOLAR En la llamada (1-variantes) consignar lo mismo que en el modelo anterior hasta el número de matrícula y luego “…acreditando la representación invocada en mérito a su designación por asamblea de fecha… según acta protocolar labrada ante el notario… del partido de… con fecha… al folio…, que en primera copia me exhibe y en fotocopia agrego a la presente”. CASO DE PERDIDA, ROBO, DETERIORO O DESTRUCCION DE LIBROS “… y el compareciente DICE: Que según surge del acta notarial de fecha… labrada ante el notario… del partido… al folio… del Registro… (o bien relacionar la exposición efectuada ante la policía), que en su original tengo a la vista y en fotocopia agrego (salvo que se haya otorgado en el mismo protocolo), se ha producido la pérdida (o robo o con motivo de inundación o incendio u otra circunstancia) de los libros de actas número dos y diario número tres. Que en tales circunstancias me requiere la rúbrica de dos libros que me entrega, destinados a libro de ACTAS número TRES y libro DIARIO número CUATRO…”. REQUERIMIENTO DE RUBRICA DE LIBRO DE ADMINISTRACION INTEGRADO POR HOJAS SUELTAS “… y el compareciente en el carácter invocado DICE: Que de conformidad a lo dispuesto por la Disposición Técnico-Registral número 3/2002(2) del Registro de Rúbrica de Libros de Consorcios de Propiedad Horizontal, requiere de mí, el autorizante, la rúbrica como libro DIARIO número CUATRO, integrado por 400 hojas sueltas destinadas a anotaciones contables mediante la utilización específica en impresoras asociadas a equipamiento informático, que en este acto me entrega. Yo el autorizante dejo constancia: a) que las hojas entregadas se encuentran numeradas correlativamente del número uno al cuatrocientos; b) Que por tratarse del libro número cuatro tengo a la vista el libro de igual destino número tres, cuyo último asiento obra en la página 200 y corresponde al día…; c) que en consecuencia procedo a la rúbrica requerida, colocando la atestación de rúbrica en la página número uno y mi media firma y sello en las restantes hojas; d) (citar certificado previo...”. ATESTACIONES DE RUBRICA PARA LOS LIBROS NOTA DE RUBRICA - MODELO PARA LIBRO ENCUADERNADO DE ACTAS DE ASAMBLEA O DE ADMINISTRACION El presente libro de Actas de Asamblea Número UNO que consta de… folios pertenece al Consorcio (denominación)…, con domicilio en la calle… número… (tratándose de calle sin nombre y sin número deberá consignarse la nomenclatura catastral), Matriculado en el Registro Dec.-Ley 9473/79 bajo número… (no se consignará este dato si el consorcio no se encuentra matriculado), queda rubricado en cumplimiento del requerimiento formalizado por escritura del día de la fecha, ante mí, al folio… del Registro número… del partido de… (Localidad, partido y fecha –la de la escritura–). NOTA DE RUBRICA PARA LIBROS INTEGRADOS POR HOJAS SUELTAS SOLAMENTE ADMITIDO PARA LIBROS DE ADMINISTRACION El presente libro de Administración Número DOS (o Diario, la denominación es equivalente) que consta de 400 hojas sueltas, pertenece al Consorcio (denominación)…, con domicilio en la calle… número… (tratándose de calle sin nombre y sin número deberá consignarse la nomenclatura catastral), Matriculado en el Registro Dec.-Ley 9473/79 bajo número…, queda rubricado en cumplimiento del requerimiento formalizado por escritura del día de la fecha, ante mí, al folio… del Registro número… del partido de… y lleva a partir de la página uno, mi media firma y sello en cada segmento. (Localidad, partido y fecha –la de la escritura–). IMPORTANTE: en el caso de hojas sueltas, las mismas solamente pueden rubricarse en blanco. En el caso de libros encuadernados, la atestación puede formalizarse en libros con páginas utilizadas. En tal caso, del acta de requerimiento de rúbrica deberá surgir desde qué página se rubrica. Se procederá a colocar la atestación en la primera página en blanco y la rúbrica tendrá valor desde allí. Los libros rubricados con anterioridad a la vigencia del Decreto 9473/79 por los Juzgados de Paz o Registros Públicos de Comercio, son tomados como válidos numéricamente. Asimismo igual criterio se sigue en el caso de libros rubricados por el Instituto Provincial de la Vivienda. (1) Cabezal 10 Nº 55, SOIN. 2002. (2) Cabezal 10 Nº 56, SOIN. 2002.