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Av. 5 de Febrero No. 1698 Zona Industrial Benito Juárez Santiago de Querétaro, Qro. C.P. 76120 Tel.: 01 (442) 192 80 00 Fax: Ext.: 8018 R.F.C.: TSU750725AS5 www.gruposid.com.mx Universidad Tecnológica de Querétaro Firmado digitalmente por Universidad Tecnológica de Querétaro Nombre de reconocimiento (DN): cn=Universidad Tecnológica de Querétaro, o=Universidad Tecnológica de Querétaro, ou, email=webmaster@uteq.edu.mx, c=MX Fecha: 2010.08.19 17:01:49 -05'00' Universidad Tecnológica de Querétaro Voluntad Conocimiento Servicio “MANUAL DE ORGANIZACIÓN” TRANSPORTE SUVI S.A. de C.V. Reporte de Estadía para obtener el título de Técnico Superior Universitario en Administración Presenta: Maria del Sagrario Avila Escamilla Santiago de Querétaro Agosto 2010 Av. 5 de Febrero No. 1698 Zona Industrial Benito Juárez Santiago de Querétaro, Qro. C.P. 76120 Tel.: 01 (442) 192 80 00 Fax: Ext.: 8018 R.F.C.: TSU750725AS5 www.gruposid.com.mx Universidad Tecnológica de Querétaro Voluntad Conocimiento Servicio “MANUAL DE ORGANIZACIÓN” TRANSPORTE SUVI S.A. DE C.V. Reporte de Estadía que para obtener el título de Técnico Superior Universitario en Administración Presenta: Maria del Sagrario Avila Escamilla Lic. Mónica Ibarra Vázquez Asesor Empresa Juan Antonio Martínez Rodríguez Asesor UTEQ Santiago de Querétaro Agosto 2010 Av. 5 de Febrero No. 1698 Zona Industrial Benito Juárez Santiago de Querétaro, Qro. C.P. 76120 Tel.: 01 (442) 192 80 00 Fax: Ext.: 8018 R.F.C.: TSU750725AS5 www.gruposid.com.mx AGRADECIMIENTOS En primer lugar, quiero manifestar mis agradecimientos a mis padres Pedro Avila García y Adela Escamilla Trejo por darme el apoyo moral y económico para seguir estudiando, por lo cual es un gran beneficio a mi persona “LAS PERSONAS QUE MÁS QUIERO Y QUE ADMIRO”. Segundo lugar, a mis compañeros y amigos por compartir grandes momentos dentro y fuera de la Institución. Tercer lugar, quiero manifestar mis agradecimientos a los profesores que han dirigido esta tesis a Lic. Juan Antonio Martínez Ramírez y Lic. Carmen Coronel López. Desde mi respetuosa opinión son los mejores. Sin la sabiduría de ellos es posible que no hubiese sobrellevado el manual de organización que al final me han conducido hasta la cima de mi profesión. A mi asesor de empresa Monica Ibarra Vázquez por apoyarme en mi estadía teniendo paciencia en explicarme mis tareas y funciones. Agradezco a todos mis profesores de la Carrera de Administración por el apoyo que me brindaron durante toda mi estancia en la Universidad Tecnológica de Querétaro por aclarar dudas e inquietudes. Deseo manifestar mi agradecimiento a todos aquellos que no he nombrado en estas líneas, pero que me han manifestado su ayuda y su apoyo en la realización de esta tesis. Decirles que la comprensión y cariño fueron imprescindibles en los momentos más duros y en los más dulces que hemos vivido es bueno tenerlos. “Muchas Gracias” Av. 5 de Febrero No. 1698 Zona Industrial Benito Juárez Santiago de Querétaro, Qro. C.P. 76120 Tel.: 01 (442) 192 80 00 Fax: Ext.: 8018 R.F.C.: TSU750725AS5 www.gruposid.com.mx ÍNDICE CAPÍTULO I. EL PROYECTO 1.1 Antecedentes Históricos de la Empresa…………………………………8 1.2 Misión…………………………………………………………………..9 1.3 Visión………………………………………………………………….11 1.4 Política de calidad……………………………………………………...11 1.4.1 Valores……………………………………………………………….12 1.5 Organización………………………………………..………………….12 1.5.1 Organigrama………………………………………….……………...15 CAPÍTULO II. EL PROYECTO 2.1 Planteamiento del problema……………………………………………17 2.2 Justificación…………………………………...………………..……....18 2.3 Marco conceptual…………………………………...………………......18 2.4 Objetivo del proyecto…………………………………………...….......19 2.5 Alcance……………………………………………………………..…..19 Av. 5 de Febrero No. 1698 Zona Industrial Benito Juárez Santiago de Querétaro, Qro. C.P. 76120 Tel.: 01 (442) 192 80 00 Fax: Ext.: 8018 R.F.C.: TSU750725AS5 www.gruposid.com.mx CAPÍTULO III. DESARROLLO DEL PROYECTO 3.1 Objetivo de Cuentas por Pagar………………………………………….22 3.2 Misión de Cuentas por Pagar …………………………………………..22 3.3 Visión de Cuentas por Pagar…………………………………………....22 3.4 Políticas de Cuentas por Pagar……………………………………….....23 3.5 Valores de Cuentas por Pagar…………………………………………..23 3.6 Perfil y Análisis de Puesto del Área de Cuentas por Pagar 3.6.1 Perfil del Coordinador…………………..…………………………….24 3.6.2 Análisis del Coordinador……………………..……………………….25 3.6.3 Perfil del Auxiliar Contable……………………………………….......26 3.6.4 Análisis del Auxiliar Contable…………………..………………….....27 3.6.5 Perfil del Analista…………………………..………………………....28 3.6.6 Análisis del Analista…………………..……………………………....29 3.6.7 Perfil del Contador………………………….…………………….......30 3.6.8 Análisis del Contador…………………………………………………31 3.6.9 Perfil del Administrador………………………………………………32 3.6.10 Análisis del Administrador…………………………………………..33 CONCLUSIONES Conclusiones……………………………………………………………..….34 Av. 5 de Febrero No. 1698 Zona Industrial Benito Juárez Santiago de Querétaro, Qro. C.P. 76120 Tel.: 01 (442) 192 80 00 Fax: Ext.: 8018 R.F.C.: TSU750725AS5 www.gruposid.com.mx INTRODUCCIÓN Este manual de organización contiene los antecedentes de Grupo SID quien tiene 34 años de experiencia en el ramo de transporte de carga. La empresa ha desarrollado su propio software para un mejor control de operaciones. Cuentan con un programa permanente de Mantenimiento para cada unidad de su flotilla con el fin de garantizar el transporte de sus productos. Asimismo, ofrecen seguridad ante cualquier situación gracias a avanzados sistemas de seguimiento y comunicación. Grupo SID ofrece una gama de servicios y productos respaldados por experiencia en administración de almacenes y distribución. Ofrece Sistemas de trabajo que se adoptan a sus requerimientos especiales de empaque y embarque, así como operaciones de valor agregado. Se describe el perfil y funciones de cada puesto del área de Cuentas Por pagar para una mejor organización. Ahorra tiempo y esfuerzo así como el desgaste del personal. Av. 5 de Febrero No. 1698 Zona Industrial Benito Juárez Santiago de Querétaro, Qro. C.P. 76120 Tel.: 01 (442) 192 80 00 Fax: Ext.: 8018 R.F.C.: TSU750725AS5 www.gruposid.com.mx CAPÍTULO I ANTECEDENTES DE LA EMPRESA Av. 5 de Febrero No. 1698 Zona Industrial Benito Juárez Santiago de Querétaro, Qro. C.P. 76120 Tel.: 01 (442) 192 80 00 Fax: Ext.: 8018 R.F.C.: TSU750725AS5 www.gruposid.com.mx CAPÍTULO I ANTECEDENTES DE LA EMPRESA 1.1 Antecedentes Históricos de la Empresa Grupo SID se fundó en 1975 con el nombre comercial de Transporte SUVI S.A De C.V. por el Sr. Suarez Rotter José Ramón. Para 1985, la empresa tenía una flota de 40 camiones, una de las más grandes dedicadas a la industria cementera. En 1991, transporte SUVI cambió sus oficinas centrales a la ciudad de Querétaro. Dado el crecimiento y diversificación de la empresa en 1997 se crea el corporativo de Grupo SUVI, con la finalidad de administrar todos los negocios que la misma demanda requería. En 1999, Grupo SUVI hizo un cambio muy importante de imagen creó Grupo SID, Sistemas Integrales de Distribución. Estableció sus oficinas corporativas en la Ciudad de Querétaro y negocios a través de la República Mexicana. Desde el inicio de las operaciones se han mantenido en un importante crecimiento. Grupo SID proporciona servicios que satisfacen con excelencia las necesidades de los clientes. División de Transporte Hoy en día Grupo SID consta de una flota de más de 700 unidades en la División de Transporte y más de 3,500 empleados trabajando para empresas trasnacionales líderes en su giro. Cuenta con una organización sólidamente establecida, siempre a la vanguardia en tecnología y con las mismas estrategias que han llevado a esta empresa a ser una de las principales en su ramo. Av. 5 de Febrero No. 1698 Zona Industrial Benito Juárez Santiago de Querétaro, Qro. C.P. 76120 Tel.: 01 (442) 192 80 00 Fax: Ext.: 8018 R.F.C.: TSU750725AS5 www.gruposid.com.mx División Almacenaje y Distribución El servicio de almacenaje está diseñado para empresas que han decidido dirigir los recursos a la función primordial de su negocio y dejar en manos de profesionales la administración de los servicios de logística en la operación de sus almacenes. Con la filosofía de brindar altos niveles de servicios al cliente, grupo SID ha trascendido con una amplia experiencia en servicios especializados de logística. En los centros de distribución se ofrecen los siguientes servicios: Administración de inventarios, Recibo de producto terminado y materia prima, Manejo de operaciones cross-dock (manejo de documentos), Embarques de exportación, Administración de tráfico, Embarque de producto terminado a clientes directos y centros de distribución, Manejo de devoluciones, Recuperación de documentos, Armados especiales, Servicios de etiquetado. Transporte SUVI S.A de C.V o Grupo SID se dedica al giro de Transporte de Carga Federal y Almacenaje. Es un Empresa dedicada al ramo de transporte, distribución y almacenaje de productos de tiendas comerciales. Grupo SID se caracteriza por ser una empresa líder dada su magnitud: Av. 5 de Febrero No. 1698 Zona Industrial Benito Juárez Santiago de Querétaro, Qro. C.P. 76120 Tel.: 01 (442) 192 80 00 Fax: Ext.: 8018 R.F.C.: TSU750725AS5 www.gruposid.com.mx Tiene más de 3,500 personas. Cuenta con más de 700 tractocamiones. Tiene más de 2,200 remolques. Ofrece más de 120 camionetas para “Distribución Directa”. Cuenta con más de 350,000 mts2 de almacén. Tiene más de 140 montacargas para el manejo de materiales. Los procesos se dividen en: Almacenaje y Distribución Transporte Tracto camiones Europeos Hesse (Manejo de materiales) Cadena de Frío TI desarrollos La empresa se encuentra ubicada en Av. 5 de Febrero No. 1698, Zona Industrial Felipe Carrillo Puerto Querétaro, Querétaro, México, C.P. 76138, Tel.: 01 (442) 1-92-80-42. Las fortalezas de Grupo SID para transporte y distribución son: Excelentes tiempos de operación, garantizando los mejores niveles de servicio del mercado. Sistemas eficientes para la recuperación de evidencias y documentos. Mercado Spot. Flotas de alta productividad y servicios dedicados. Excelente grupo de operadores. Sistema de rastreo y localización GPS en todas nuestras unidades. Comunicación 2 vías: Vía satélite entre los operadores y el centro de operaciones. Av. 5 de Febrero No. 1698 Zona Industrial Benito Juárez Santiago de Querétaro, Qro. C.P. 76120 Tel.: 01 (442) 192 80 00 Fax: Ext.: 8018 R.F.C.: TSU750725AS5 www.gruposid.com.mx 1.2 Misión Ser el mejor grupo de servicios logísticos que proporcione soluciones a las necesidades de nuestros clientes, con personal calificado y comprometido, buscando innovación tecnológica, manteniendo un crecimiento rentable y sostenido. 1.3 Visión Ser líder de clase mundial en soluciones integrales de logística. 1.4 Política de Calidad Cumplir con los requisitos establecidos de nuestros clientes brindando un servicio de excelencia, innovador y garantizado con el compromiso de mejorar continuamente nuestro sistema de gestión de calidad en los rubros de competitividad, liderazgo y desarrollo personal de nuestra gente y de nuestros proveedores. ISO 9001:2000 Una de las muestras más contundentes de nuestro compromiso con la mejora continua es el haber optado por certificar nuestro sistema de gestión de calidad bajo la norma ISO 9001:2000. Este logro es fruto del esfuerzo colectivo y representa la permanente preocupación por contar con herramientas que garanticen la alta eficiencia de nuestra operación, y para nuestros clientes, la certeza de tener en Grupo SID a un aliado estratégico de clase mundial. Av. 5 de Febrero No. 1698 Zona Industrial Benito Juárez Santiago de Querétaro, Qro. C.P. 76120 Tel.: 01 (442) 192 80 00 Fax: Ext.: 8018 R.F.C.: TSU750725AS5 www.gruposid.com.mx Valores Actitud de servicio Honestidad Eficiencia Responsabilidad Innovación Disciplina Calidad Rentabilidad Trabajo en equipo Respeto Excelencia 1.5 Organización El Consejo de Administración Es la principal autoridad corporativa del Grupo SID, es el encargado de gestionar a la empresa. Supervisa, elabora y desarrolla programas para optimizar la administración de los recursos, coordinando la planeación financiera del organismo y autorizar la contratación de créditos que requiera éste para el desarrollo de sus actividades en los términos de las disposiciones jurídicas aplicables. Av. 5 de Febrero No. 1698 Zona Industrial Benito Juárez Santiago de Querétaro, Qro. C.P. 76120 Tel.: 01 (442) 192 80 00 Fax: Ext.: 8018 R.F.C.: TSU750725AS5 www.gruposid.com.mx El Presidente Ejecutivo Designa todas las posiciones gerenciales. Realiza evaluaciones periódicas acerca del cumplimiento de las funciones de los diferentes departamentos. Planea y desarrolla metas a corto y largo plazo junto con objetivos anuales y entrega las proyecciones de dichas metas para la aprobación del consejo administrativo. Crea y mantiene buenas relaciones con los clientes, y proveedores para mantener el buen funcionamiento de Grupo SID. Vicepresidente de Finanzas y Administración Es responsable de contabilidad general, generación de estados financieros, planeación financiera, cobranza, costos e impuestos. Lleva un enfoque de establecimientos de controles internos, procedimientos y políticas en las áreas financieras - administrativas de la empresa. Vicepresidente de Operaciones Logísticas Es responsable del manejo de personal, conciliación de conflictos laborales, atención personalizada a clientes. Vicepresidente Comercial/Operaciones transporte Es el encargado de administrar el centro de distribución de los recursos disponibles, siendo responsable de las operaciones de control de equipo y mantenimiento, recepción, almacenamiento y distribución con la flota, para lograr mantener los niveles de calidad de servicio exigidos. También es responsable de mantener constantemente el Centro de Distribución limpio, ordenado, al día y cumpliendo con la normativa vigente de prevención de riesgos. Av. 5 de Febrero No. 1698 Zona Industrial Benito Juárez Santiago de Querétaro, Qro. C.P. 76120 Tel.: 01 (442) 192 80 00 Fax: Ext.: 8018 R.F.C.: TSU750725AS5 www.gruposid.com.mx Director de Recursos Humanos Enumera las tareas o funciones que lo conforman y lo diferencian de los demás puestos de la empresa; detalla las funciones o tareas del puesto: qué hace el ocupante, cuándo lo hace, cómo lo hace y por qué lo hace. Efectúa un inventario de los aspectos significativos del puesto, de los deberes y las responsabilidades que comprende. Director de Auditoría Interna Evalúa y da recomendaciones de mejora de controles internos, control de riesgo, riesgo operacional. También es responsable de revisar la integración contable y de los estados financieros así como todas las áreas que integra GRUPO SID. Av. 5 de Febrero No. 1698 Zona Industrial Benito Juárez Santiago de Querétaro, Qro. C.P. 76120 Tel.: 01 (442) 192 80 00 Fax: Ext.: 8018 R.F.C.: TSU750725AS5 www.gruposid.com.mx Organigrama de GRUPO SID Consejo de Administración Presidente Ejecutivo VP de Finanzas VP de TI / Operaciones VP Comercial / (Contabilidad, Cuentas por Logísticas Operaciones de Pagar, A.F, Tesorería) Costos Transporte Operaciones Transporte Logísticas Control de Frío Equipo Nominas TI Comercial Control Interno Mejora Mantenimiento y Seguros Continua Crédito y Monitoreo Cobranza Gestoría Director de R.H Auditoría Laboral, Seguridad, Operaciones Compras Director de Av. 5 de Febrero No. 1698 Zona Industrial Benito Juárez Santiago de Querétaro, Qro. C.P. 76120 Tel.: 01 (442) 192 80 00 Fax: Ext.: 8018 R.F.C.: TSU750725AS5 www.gruposid.com.mx CAPÍTULO II DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO Av. 5 de Febrero No. 1698 Zona Industrial Benito Juárez Santiago de Querétaro, Qro. C.P. 76120 Tel.: 01 (442) 192 80 00 Fax: Ext.: 8018 R.F.C.: TSU750725AS5 www.gruposid.com.mx CAPÍTULO II DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO 2.1 Planteamiento del problema Cuentas por Pagar siempre ha existido pero perteneciente al departamento de Contabilidad como tal, por lo que solamente era atención a los clientes de sus movimientos y transacciones que hacían a las diferentes empresas que maneja GRUPO SID. El problema surgió cuando decidieron implementar en toda la empresa el SAP para un mejor control. El Director del área Financiera-Administrativa el Contador Víctor Ordaz Leyva decidió hacer una reestructuración del área de Contabilidad separando Cuentas por Pagar de alguna manera ya que se implemento el SAP, aunque seguirá perteneciendo a Contabilidad, pero con la diferencia de que deberá hacer más movimientos y no nada más atención a los clientes, para mejor control de las 21 empresas que maneja GRUPO SID dando un seguimiento de los pagos y transacciones que llevan acabó. En marzo del 2010 fue cuando empezó el SAP en la empresa, dando una capacitación a todas las áreas que integra GRUPO SID. Entre ellas Cuentas por Pagar que llevará un mejor control de la documentación, pagos y transacciones de las 21 empresas que maneja, por lo cual se quitaron las pólizas de ingreso, egreso y de diario. Ahora se llaman “Propuestas” que son los pagos que hace Cuentas por Pagar, una vez revisados por el jefe de área que la propuesta cheque con la factura que se va a pagar, da la autorización que se envié a tesorería que es la encargada de las transacciones y pagos que sean efectuados correctamente a los respectivos proveedores. Por lo cual llevaré a cabo un manual de organización del área de Cuentas por Pagar ya que todavía no se lleva un control de lo que debe de hacer cada puesto, por la implementación del SAP y la reestructuración del área. Av. 5 de Febrero No. 1698 Zona Industrial Benito Juárez Santiago de Querétaro, Qro. C.P. 76120 Tel.: 01 (442) 192 80 00 Fax: Ext.: 8018 R.F.C.: TSU750725AS5 www.gruposid.com.mx 2.2 Justificación Este manual ayudará a agilizar los procesos y una mejor organización de Cuentas por Pagar. Con ello reducirá considerablemente mermas y tiempo que se emplea en su realización, aportando de igual manera información útil para la elaboración de los trámites y pagos de las 21 empresas, logrando con ello que el área de Cuentas por Pagar sea más eficiente en el ámbito de sus procesos internos. También con esto obtendrá GRUPO SID la capacidad de brindar un mejor servicio, con calidad a los proveedores. 2.3 Marco Conceptual El manual se basa con las siguientes características principales: Buzón de sugerencias Atención a proveedores Atención interna Recepción de facturas Relación de archivo Se vincula con la información de la estructura de Cuentas por Pagar, identificadas por el tipo de operación que se realizará para una mejor interpretación de la información. Av. 5 de Febrero No. 1698 Zona Industrial Benito Juárez Santiago de Querétaro, Qro. C.P. 76120 Tel.: 01 (442) 192 80 00 Fax: Ext.: 8018 R.F.C.: TSU750725AS5 www.gruposid.com.mx 2.4 Objetivo del proyecto Establecer lineamientos metodológicos para la recepción de los documentos necesarios para la generación de pagos a terceros o trasferencias bancarias a las distintas empresas, con la finalidad de establecer un control y manejo de dichos documentos por el área de Cuentas por Pagar. 2.5 Alcance El manual de organización será de gran importancia para la empresa ya que éste tendrá la descripción del perfil y análisis de los diferentes puestos de Cuentas por Pagar. Éste tendrá definidas sus funciones que deberá realizar cada puesto. Lo anterior ayudará a la reducción de costo y tiempo de las personas, así como también a tener un mejor orden en la documentación de las distintas empresas que maneja GRUPO SID ya que habrá un control de los clientes y de sus transacciones que realiza cada una de éstas. Av. 5 de Febrero No. 1698 Zona Industrial Benito Juárez Santiago de Querétaro, Qro. C.P. 76120 Tel.: 01 (442) 192 80 00 Fax: Ext.: 8018 R.F.C.: TSU750725AS5 www.gruposid.com.mx CAPÍTULO III MANUAL DE ORGANIZACIÓN Av. 5 de Febrero No. 1698 Zona Industrial Benito Juárez Santiago de Querétaro, Qro. C.P. 76120 Tel.: 01 (442) 192 80 00 Fax: Ext.: 8018 R.F.C.: TSU750725AS5 www.gruposid.com.mx “MANUAL DE ORGANIZACIÓN” ______________ Elaboró ______________ ______________ Revisó Autorizó Agosto 2010 Av. 5 de Febrero No. 1698 Zona Industrial Benito Juárez Santiago de Querétaro, Qro. C.P. 76120 Tel.: 01 (442) 192 80 00 Fax: Ext.: 8018 R.F.C.: TSU750725AS5 www.gruposid.com.mx 3.1 OBJETIVO DE CUENTAS POR PAGAR Tener definidas las funciones de cada puesto del área de Cuentas por Pagar. 3.2 MISIÓN DE CUENTAS POR PAGAR Mejorar el control de facturación de las empresas que maneja grupo SID brindando un servicio de calidad que satisfaga las necesidades del proveedor. 3.3 VISIÓN DE CUENTAS POR PAGAR Ser líder en el área de Cuentas por Pagar, lográndolo con trabajo en equipo una organización adecuada de los pagos a realizar. Av. 5 de Febrero No. 1698 Zona Industrial Benito Juárez Santiago de Querétaro, Qro. C.P. 76120 Tel.: 01 (442) 192 80 00 Fax: Ext.: 8018 R.F.C.: TSU750725AS5 www.gruposid.com.mx 3.4 POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR No mezclar los asuntos de trabajo con los personales. Mantener un agradable ambiente y trabajo en equipo. Mantener una cercanía con los proveedores. Recibir documentos en el horario estipulado. Tener el lugar de trabajo ordenado. No decir palabras antisonantes. Llegar temprano al trabajo. Tener los pagos a tiempo. 3.5 VALORES DE CUENTAS POR PAGAR Respeto Honestidad Confiabilidad Eficiencia Responsabilidad Puntualidad Eficiencia Av. 5 de Febrero No. 1698 Zona Industrial Benito Juárez Santiago de Querétaro, Qro. C.P. 76120 Tel.: 01 (442) 192 80 00 Fax: Ext.: 8018 R.F.C.: TSU750725AS5 www.gruposid.com.mx PERFIL DE PUESTO Nombre del Puesto: Coordinador (a) de Contabilidad Rango que Tiene el Puesto: Coordinador del área de Cuentas por Pagar Área a la que Pertenece: Contabilidad Físico Edad: 25 años en adelante Sexo: Indistinto Estado Civil: Indistinto Excelente presentación Experiencia Experiencia Mínima de 3 años Nivel de Coordinación en el sector público o privado. Conocimientos para el Puesto Planeamiento Estratégico Resolución y Manejo de Conflicto Conocimiento sobre integración de equipos Uso de computadoras y paquetes utilitarios: Excel, Word, etc. Manejo del programa SAP Elaboración de flujo de efectivo. Habilidad Liderazgo, manejo de números, toma de decisiones, capacidad de análisis, comunicación oral, manejo de personas, ordenado, dinámico. ______________ Elaboró ______________ Revisó ____________ Autorizó Av. 5 de Febrero No. 1698 Zona Industrial Benito Juárez Santiago de Querétaro, Qro. C.P. 76120 Tel.: 01 (442) 192 80 00 Fax: Ext.: 8018 R.F.C.: TSU750725AS5 www.gruposid.com.mx ANÁLISIS DE PUESTO Nombre del Puesto: Coordinador (a) de Contabilidad Jefe Inmediato: Gerente Financiero-Administrativo Quien le Reporta: Ejecutivos de Cuentas por Pagar Alcance del Puesto: Coordinador Área a la que pertenece: Contabilidad Rango: Coordinador de Cuentas por Pagar Objetivo del puesto Asegurar la administración y ejecución continua de los pagos que son efectuados de las distintas empresas. Descripción General del Puesto Administrar, Supervisar y Controlar los Recursos Económicos de las Empresas. Descripción Específica del Puesto Tomar decisiones. Hacer proyecciones. Llevar 3 Empresas que son: Beaumont, Delphinus y Aquarius. Recibir facturas de proveedores al sistema SAP. Hacer propuestas de pago para sus empresas. Revisar y Autorizar propuestas de pago de las 19 empresas. Mandar valija a tesorería de 9:00 a 10:00 hrs. Recibir documentos internos (facturas, nóminas, etc.) de las 12:00 a 13:00 hrs. Atender a proveedores por teléfono de 16:00 a 18:00 hrs. Bajar vencimientos de facturas y separar para flujo. Hacer flujos de sus 3 Empresas. Revisar y Autorizar los Flujos de las 19 Empresas. Hacer reporte de los flujos y presentarlos con los directivos. ______________ Elaboró ______________ Revisó ____________ Autorizó Av. 5 de Febrero No. 1698 Zona Industrial Benito Juárez Santiago de Querétaro, Qro. C.P. 76120 Tel.: 01 (442) 192 80 00 Fax: Ext.: 8018 R.F.C.: TSU750725AS5 www.gruposid.com.mx PERFIL DE PUESTO Nombre del Puesto: Auxiliar Contable Rango que Tiene el Puesto: Ejecutivo de Cuentas por Pagar Área a la que Pertenece: Contabilidad Físico Edad: 23 años en adelante Sexo: Indistinto Estado Civil: Indistinto Excelente Presentación Experiencia Experiencia Mínima de 1 año Manejo de Paquetes: Office, Internet, etc. Conocimientos para el Puesto Manejo del programa SAP Contabilidad, Administración, Cuentas por Pagar Habilidad Manejo de números, facilidad de palabra, dinámico, trabajo bajo presión, organizado, capaz de realizar varias actividades a la vez, planificador, capacidad de análisis, administración del tiempo. ______________ Elaboró ______________ Revisó ____________ Autorizó Av. 5 de Febrero No. 1698 Zona Industrial Benito Juárez Santiago de Querétaro, Qro. C.P. 76120 Tel.: 01 (442) 192 80 00 Fax: Ext.: 8018 R.F.C.: TSU750725AS5 www.gruposid.com.mx ANÁLISIS DE PUESTO Nombre del Puesto: Auxiliar Contable Jefe Inmediato: Coordinador (a) de Contabilidad Quien le Reporta: Ninguno Alcance del Puesto: Auxiliar Contable Área a la que pertenece: Contabilidad Rango: Ejecutivo de Cuentas por Pagar Objetivo del puesto Asegurar la administración y ejecución continua de los pagos que son efectuados de las distintas empresas. Descripción General del Puesto Control y contabilización de las diferentes operaciones financieras en el manejo del presupuesto de las Empresas que maneja. Descripción Específica del Puesto Llevar 7 empresas: Tracto, Anthar, Avior, Polaris, Kentaurus, Pegasus y Naos. Recibir facturas de proveedores al sistema SAP. Bajar vencimientos de facturas y separar para flujo. Hacer los flujos de sus empresas. Hacer propuestas de pagos de las empresas: Facturas, Nóminas, Fondo de Ahorro, IMSS, SAT. Mandar valija a Tesorería de 9:00 a 10:00 hrs. Recibir documentos internos (facturas, nóminas, etc.) de las 12:00 a 13:00 hrs. Atención a proveedores por teléfono de 16:00 a 18:00 hrs. Revisar pagos y flujos de efectivo. ______________ Elaboró ______________ ____________ Revisó Autorizó Av. 5 de Febrero No. 1698 Zona Industrial Benito Juárez Santiago de Querétaro, Qro. C.P. 76120 Tel.: 01 (442) 192 80 00 Fax: Ext.: 8018 R.F.C.: TSU750725AS5 www.gruposid.com.mx PERFIL DE PUESTO Nombre del Puesto: Analista de Cuentas por Pagar Rango que Tiene el Puesto: Ejecutivo de Cuentas por Pagar Área a la que Pertenece: Contabilidad Físico Edad: 22 años en adelante Sexo: Indistinto Estado Civil: Indistinto Excelente Presentación Experiencia Experiencia Mínima de 1 año Conocimientos básicos de administración, Manejo de paquetes utilitarios; Windows y Microsoft Office: Word, Excel, Internet. Conocimientos para el Puesto Manejo del Programa SAP Administración y Cuentas por Pagar Habilidad Facilidad de palabra, planificador, ordenado, excelentes relaciones interpersonales, administración del tiempo, habilidad numérica, integridad, trabajo en equipo, orientado al proveedor. ______________ Elaboró ______________ Revisó ____________ Autorizó Av. 5 de Febrero No. 1698 Zona Industrial Benito Juárez Santiago de Querétaro, Qro. C.P. 76120 Tel.: 01 (442) 192 80 00 Fax: Ext.: 8018 R.F.C.: TSU750725AS5 www.gruposid.com.mx ANÁLISIS DE PUESTO Nombre del Puesto: Analista de Cuentas por Pagar Jefe Inmediato: Coordinador de Contabilidad Quien le Reporta: Ninguno Alcance del Puesto: Analista Área a la que pertenece: Contabilidad Rango: Ejecutivo de Cuentas por Pagar Objetivo del puesto Asegurar la administración y ejecución continua de los pagos que son efectuados de las distintas empresas así como dar un servicio al proveedor. Descripción General del Puesto Verificar, analizar y controlar la documentación. Descripción Específica del Puesto Llevar 3 empresas: SIS, Cygnus y Deneb. Hacer propuestas de pagos: Facturas, Nóminas, Sindicato, Fondo de Ahorro, IMSS, SAT. Mandar valija a Tesorería de 9:00 a 10:00 hrs. Recibir facturas de proveedores al sistema SAP. Bajar vencimientos de facturas y separar para flujo. Hacer los flujos de sus empresas. Recibir facturas a proveedores de 11:00 a 12:00 hrs. Recibir documentos internos (facturas, nóminas, etc.) de las 12:00 a 13:00 hrs. Separar facturas y entregar de acuerdo a las empresas que lleva cada integrante de Cuentas por Pagar. Atender a proveedores por teléfono de 16:00 a 18:00 hrs. ______________ Elaboró ______________ Revisó ____________ Autorizó Av. 5 de Febrero No. 1698 Zona Industrial Benito Juárez Santiago de Querétaro, Qro. C.P. 76120 Tel.: 01 (442) 192 80 00 Fax: Ext.: 8018 R.F.C.: TSU750725AS5 www.gruposid.com.mx PERFIL DE PUESTO Nombre del Puesto: Contador Rango que Tiene el Puesto: Ejecutivo de Cuentas por Pagar Área a la que Pertenece: Contabilidad Físico Edad: 25 años en adelante Sexo: Indistinto Estado Civil: Indistinto Excelente Presentación Experiencia Experiencia Mínima de 2 años Conocimientos básicos de Contabilidad, Cuentas por Pagar, Manejo de paquetes utilitarios; Windows y Microsoft Office: Word, Excel, Internet. Conocimientos para el Puesto Manejo del programa SAP Manejo de contabilidad general, elaboración de estados financieros, captura de pólizas. Habilidad Manejo de números, facilidad de palabra, planificador, metódico, ordenado, capacidad de análisis, administración de tiempo, trabajo bajo presión. ______________ Elaboró ______________ Revisó ____________ Autorizó Av. 5 de Febrero No. 1698 Zona Industrial Benito Juárez Santiago de Querétaro, Qro. C.P. 76120 Tel.: 01 (442) 192 80 00 Fax: Ext.: 8018 R.F.C.: TSU750725AS5 www.gruposid.com.mx ANÁLISIS DE PUESTO Nombre del Puesto: Contador Jefe Inmediato: Coordinador de Contabilidad Quien le Reporta: Ninguno Alcance del Puesto: Contador Área a la que pertenece: Contabilidad Rango: Ejecutivo de Cuentas por Pagar Objetivo del puesto Asegurar la administración y ejecución continua de los pagos a fleteros y proveedores que son efectuados de las distintas empresas. Descripción General del Puesto Verificar y controlar la contabilización de las diferentes operaciones financieras y el adecuado manejo del presupuesto de las empresas. Descripción Específica del Puesto Llevar 4 empresas: Stellos, Elvan, Adara, Albali. Hacer propuestas de pagos: Facturas, Nóminas, Sindicato, Fondo de Ahorro, IMSS, SAT. Mandar valija a Tesorería de 9:00 a 10:00 hrs. Recibir facturas de proveedores al sistema SAP. Recibir documentos internos (facturas, nóminas, etc.) de las 12:00 a 13:00 hrs. Bajar vencimientos de facturas y separar para flujo. Hacer flujos de sus empresas. Atender a proveedores por teléfono de 16:00 a 18:00 hrs. ______________ Elaboró ______________ Revisó ____________ Autorizó Av. 5 de Febrero No. 1698 Zona Industrial Benito Juárez Santiago de Querétaro, Qro. C.P. 76120 Tel.: 01 (442) 192 80 00 Fax: Ext.: 8018 R.F.C.: TSU750725AS5 www.gruposid.com.mx PERFIL DE PUESTO Nombre del Puesto: Administrador de Cuentas por Pagar Rango que Tiene el Puesto: Ejecutivos de Cuentas por Pagar Área a la que Pertenece: Contabilidad Físico Edad: 22 años en adelante Sexo: Indistinto Estado Civil: Indistinto Excelente Presentación Experiencia Experiencia Mínima de 6 meses Administración básica, manejo de flujos de efectivos, paquetes utilitarios Windows y Microsoft Office: Word, Excel, Internet. Conocimientos para el Puesto Manejo del programa SAP Administración General Conocimiento sobre uso de paquetes computacionales. Habilidad Manejo de números, capacidad de organización, actitud dinámica, entusiasmo, honestidad e integridad. ______________ Elaboró ______________ Revisó ____________ Autorizó Av. 5 de Febrero No. 1698 Zona Industrial Benito Juárez Santiago de Querétaro, Qro. C.P. 76120 Tel.: 01 (442) 192 80 00 Fax: Ext.: 8018 R.F.C.: TSU750725AS5 www.gruposid.com.mx ANÁLISIS DE PUESTO Nombre del Puesto: Administrador de Cuentas por Pagar Jefe Inmediato: Coordinador de Contabilidad Quien le Reporta: Ninguno Alcance del Puesto: Administrador Área a la que pertenece: Contabilidad Rango: Ejecutivo de Cuentas por Pagar Objetivo del puesto Analizar, verificar, organizar y controlar la documentación de las empresas teniendo los pagos a tiempo. Descripción General del Puesto Verificar, organizar y dirigir las actividades administrativas, financieras y de recursos económicos de las empresas. Descripción Específica del Puesto Llevar 2 empresas: Hesse, Inversora. Recibir facturas de proveedores al sistema SAP. Hacer propuestas de pago: Facturas, SAT. Mandar valija a Tesorería de 9:00 a 10:00 hrs. Recibir documentos internos (facturas, nóminas, etc.) de las 12:00 a 13:00 hrs. Bajar vencimientos de facturas y separar para flujo. Hacer flujos de las empresas. Atender a proveedores por teléfono de 16:00 a 18:00 hrs. Revisar valija, separar y llevar al archivo. Llevar un control de facturas amarillas y entregar a los contadores los lunes a las 17:00 hrs. ______________ Elaboró ______________ Revisó ____________ Autorizó Av. 5 de Febrero No. 1698 Zona Industrial Benito Juárez Santiago de Querétaro, Qro. C.P. 76120 Tel.: 01 (442) 192 80 00 Fax: Ext.: 8018 R.F.C.: TSU750725AS5 www.gruposid.com.mx CONCLUSIÓN Concluyo que las cuentas reales representan los bienes, derechos u obligaciones de la empresa, que están conformados por los activos que constituyen las fuentes económicas que posee GRUPO SID y que espera beneficiar las operaciones futuras. Con ello se da un buen servicio con calidad a los clientes y proveedores satisfaciendo sus necesidades. El manual de organización le servirá a la empresa para un mejor control en el área de Cuentas por Pagar teniendo definidas el perfil y funciones de cada puesto reduciendo tiempo con una mayor eficiencia del personal. Lo anterior con la facilidad de dar seguimiento sobre cada una de las transacciones de la empresa que permitirá el buen cumplimiento de la misma. Av. 5 de Febrero No. 1698 Zona Industrial Benito Juárez Santiago de Querétaro, Qro. C.P. 76120 Tel.: 01 (442) 192 80 00 Fax: Ext.: 8018 R.F.C.: TSU750725AS5 www.gruposid.com.mx BIBLIOGRAFÍA Consulta en manuales de organización http://www.google.com.mx/#hl=es&q=manual+de+cuentas+por+pagar&aq=f&a qi=&aql=&oq=&gs_rfai=&fp=703b5eb5088f4406
