CARACTERIZACION Y LEVANTAMIENTO DE PROCEDIMIENTO Nombre del proceso origen: ADMINISTRACION DE RECURSOS FISICOS Código: PROD-APY-GRF-1-01 Nombre del procedimiento: INGRESO DE BIENES Vigente desde: Julio/2008 Versión: 01 Página 1 de 4 OBJETIVO Realizar el ingreso al almacén de los elementos necesarios ( bienes muebles o inmuebles) que se han adquirido y se requieren para el normal funcionamiento de la unidad y para los planes programas y políticas de acuerdo a sus necesidades. ALCANCE Para todos los elementos que han sido adquiridos por la Unidad Administrativa Especial Cuerpo Oficial de Bomberos DEFINICIONES Almacén: Espacio delimitado en donde se guardan elementos, bienes o mercancías de consumo o devolutivos, los cuales han de suministrarse a las dependencias que conforman una Entidad para que esta cumpla los objetivos propuestos. Almacenista: Persona encargada del manejo, custodia, organización, administración, recepción, conservación y suministro de los bienes de una Entidad. Almacenamiento: Labor de registro de los artículos y su distribución física desde que ingresan o se adquieren hasta que se requieren para su utilización; labor sujeta a una organización interna. Bien: Se define como artículo inventariable o activo de cualquie r clase, incluyendo el efectivo, activos fijos, materiales y artículos en proceso de producción . Sistema PCT: Sistema de información administrativo y financiero gráfico integrado modular PRODUCTO O SERVICIO Ingreso de bienes objeto del contrato de compr aventa o suministro NORMATIVIDAD Resolución 001 de 2001. Por la cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Públicos del Distrito Capital. RECURSOS Recurso Humano Equipo de computo Conexión a red Microsoft Office Aplicativo de PCT Bodega Profesional Universitario Almacenista Elaboró: Andrés Barbosa/Equipo de Calidad Revisó: Gabriel Andrés Hilarión Amaya Aprobó: Gabriel Andrés Hilarión Amaya Cargo: Almacenista Cargo: Subdirector de Gestión Corporativa Cargo: Subdirector de Gestión Corporativa CARACTERIZACION Y LEVANTAMIENTO DE PROCEDIMIENTO Nombre del proceso origen: ADMINISTRACION DE RECURSOS FISICOS Código: PROD-APY-GRF-1-01 Nombre del procedimiento: INGRESO DE BIENES Vigente desde: Julio/2008 Nº Actividad Cargo responsable 1 Informar al almacenista mediante memorando con copia del contrato el ingreso de los bienes Supervisor del contrato Coordinar la fecha de entrega de los bienes Supervisor contrato, proveedor y Almacenista 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 Recibir y verificar los documentos soporte para la entrada de Almacén. Verificar que los elementos cumplan con las características y cantidades especificadas en el contrato Ingresar los bienes a la bodega, previa aprobación del supervisor Firmar el Acta de Recibo a Satisfacción y entregarla al almacenista Ingresar datos al sistema PCT junto con los documentos relacionados en el punto 3 y el acta de recibo a satisfacción . Definir en este punto si los bienes son de consumo o devolutivos. Generar, imprimir y firmar la entrada a almacén. Si el bien es de carácter devolutivo continúe, si el bien es de consumo pase a la actividad 11. Generar la placa del bien devolutivo Colocar la placa en el bien . Almacenista Punto de Control Versión: 01 Página 2 de 4 Formato Lugar, hora y fecha de entrega. Las entradas de almacén se realizarán los Lunes-Martes ó Martes y Miércoles (Cuando es festivo) Copia contrato, copia factura, parafiscales proveedor. X Supervisor del contrato y Almacenista Se verifica con los documentos soporte Almacenista Supervisor del contrato Acta de recibo a satisfacción FOR-APY-GCJ-2-01-20 No. Contrato y fecha, No. Factura y fecha, NIT proveedor, clasificación del bien (Ítems PCT), cantidades, valor. Almacenista Almacenista Formato aplicativo PCT Almacenista Escribir con marcador acrílico el número de la placa, esto con el fin si la placa se llegase a perder. Almacenista Remitir copia de la entrada de almacén al supervisor. Remitir entrada de almacén al área financiera y al área de seguros para incorporación. Entregar documentos al área financiera para realizar el pago. Archivar la entrada Finalizar Observaciones Almacenista Almacenista Almacenista Para los pagos respectivos Almacenista ACLARACIONES ACTIVIDADES PROCEDIMIENTO Elaboró: Andrés Barbosa/Equipo de Calidad Revisó: Gabriel Andrés Hilarión Amaya Aprobó: Gabriel Andrés Hilarión Amaya Cargo: Almacenista Cargo: Subdirector de Gestión Corporativa Cargo: Subdirector de Gestión Corporativa CARACTERIZACION Y LEVANTAMIENTO DE PROCEDIMIENTO Nombre del proceso origen: ADMINISTRACION DE RECURSOS FISICOS Código: PROD-APY-GRF-1-01 Nombre del procedimiento: INGRESO DE BIENES Vigente desde: Julio/2008 Versión: 01 Página 3 de 4 PROCESOS QUE GENERAN INGRESO AL ALMACEN: 1. Compras Generales 2. Compras por Caja Menor 3. Compras a través de Out sourcing 4. Compras al extranjero (Importaciones) 5. Ingreso de partes por aprovechamiento a partir del desmantelamiento 6. Ingreso de productor elaborados o terminados 7. Ingreso por recuperación de bienes 8. Ingreso por sobrantes 9. Ingreso por nacimiento de semovientes 10. Ingreso a partir de compensaciones 11. Ingresos por reposición 12. Ingreso de manera provisional o en demostración 13. Ingreso por bienes recibidos en préstamo 14. Ingreso por comodato 15. Ingreso por operaciones interinstitucionales, traslado o traspaso 16. Ingreso por donaciones recibidas Elaboró: Andrés Barbosa/Equipo de Calidad Revisó: Gabriel Andrés Hilarión Amaya Aprobó: Gabriel Andrés Hilarión Amaya Cargo: Almacenista Cargo: Subdirector de Gestión Corporativa Cargo: Subdirector de Gestión Corporativa CARACTERIZACION Y LEVANTAMIENTO DE PROCEDIMIENTO Nombre del proceso origen: ADMINISTRACION DE RECURSOS FISICOS Código: PROD-APY-GRF-1-01 Nombre del procedimiento: INGRESO DE BIENES Vigente desde: Julio/2008 Elaboró: Andrés Barbosa/Equipo de Calidad Revisó: Gabriel Andrés Hilarión Amaya Aprobó: Gabriel Andrés Hilarión Amaya Versión: 01 Página 4 de 4 Cargo: Almacenista Cargo: Subdirector de Gestión Corporativa Cargo: Subdirector de Gestión Corporativa