INSTRUCTIVO Facturas por Pagar - Pontificia Universidad Católica

INSTRUCTIVO
Facturas por Pagar
Con el objeto de evitar contingencias que puedan ocasionar algún perjuicio a la
Universidad, es que se hace necesario recordar algunos puntos que son importantes tener
presentes en el tema de las Facturas por Pagar:
1.- RESPECTO DE LA CONTABILIZACION Y PAGO
•
Todas las facturas, notas de crédito y notas de débito que lleguen a la Universidad
mensualmente deben ser contabilizadas y pagadas, por lo que se hace necesario
para evitar situaciones tales como ser informados a Dicom por no pago o tener que
vernos enfrentado al proceso de un Cobro Ejecutivo que en el caso que no se
disponga de presupuesto para hacer frente al compromiso adquirido, se solicite un
préstamo para cubrir dicho pago y así cumplir la obligación contraída.
•
Se recomienda que quede reflejado en las facturas las condiciones de pago pactadas
con el proveedor (30, 60, 90 días) de lo contrario se entiende pagadera a los 30 días
desde su fecha de emisión. En la Orden de Pago debe quedar reflejada la fecha
acordada con el proveedor.
2.- RESPECTO DE LA EMISION
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Las facturas siempre deben venir a nombre de la Pontificia Universidad Católica de
Chile, RUT 81.698.900-0 y no a nombre de un tercero.
•
Se recuerda que a contar del 1º de octubre de 2005, todos los documentos emitidos
desde esa fecha en adelante deben venir con el nuevo recuadro de color verde,
según disposición del Servicio de Impuestos Internos, Ley N º 19.983. En este
sentido es importante instruir a todo el personal de su unidad que habitualmente
recepciona este tipo de documentos, que proceda al rechazo del mismo en los casos
que no cumpla con el requisito señalado.
3.- RESPECTO DE LA RECEPCION
•
Con la entrada en vigencia de Ley 19.983 del 15 de abril de 2005, comenzó el uso de
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la denominada Factura con Mérito Ejecutivo, que significa emitir una copia
adicional para los efectos de su transferencia a terceros bajo el espíritu de facilitar
la cesión de los créditos que constan en dichos instrumentos, como asimismo la
cobranza judicial de ellos, mediante un procedimiento más eficiente y expedito en
caso de no pago.
Toda factura o guía según sea el caso, debe ser recepcionada. El área que recibe una
factura deberá de acuerdo a lo que establece la ley (Art. 4º letra b) de la ley), señalar
en el cuadruplicado pertinente lo siguiente:
a)
b)
c)
d)
Recinto en el cual son entregadas las mercaderías o se presta el servicio;
Fecha de la entrega o de la prestación del servicio;
Nombre completo, RUT, y domicilio del comprador o beneficiario del servicio;
Identificación de la persona que recibe y su firma.
Desde ese momento nace una serie de obligaciones, como por ejemplo, empiezan a
correr los plazos que se consideran para el pago y para reclamar de su contenido, por
eso esta acción debe ser correctamente controlada y supervisada.
Es obligación en la unidad, que quien recibe debe dejar registrado en las copias que
se queden en la unidad, los mismos datos que consignó en la copia de cuadruplicado
o de la guía de despacho según sea el caso. (Nota: la guía debe tener la leyenda,
CEDIBLE CON SU FACTURA).
Respecto de este tema es importante tener presente, que la Ley establece “que se
presume que representa al comprador o beneficiario del servicio la persona
adulta que reciba a su nombre los bienes adquiridos o los servicios prestados”.
•
La Ley establece un plazo de 8 días corridos, desde la recepción de la factura para
reclamar sobre su contenido o bien el plazo que las partes hayan acordado, que no
puede exceder a 30 días.
Si no se reclama sobre el contenido de la factura dentro del plazo establecido por ley
se tendrá por irrevocablemente aceptada.
En caso de reclamo, deberá ser puesto en conocimiento del emisor de la factura por
carta certificada, o por cualquier otro modo fehaciente, conjuntamente con la
devolución y la(s) guía(s) de despacho, o bien junto con la solicitud de emisión de la
nota de crédito correspondiente. El reclamo se entenderá practicado en la fecha de
envío de la comunicación.
•
Finanzas recibirá el original y el control tributario de la factura y además deberán
adjuntarse las copias de la guía de despacho si ello corresponde, ya que esos
documentos son parte integrante del juego de documentos tributarios que respaldan
la operación. Para ejecutar el proceso contable, será obligación que el original venga
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con Vº Bº de la persona responsable del área, lo que indicará su conformidad y
aceptación de la mercadería y/o el servicio. Se recuerda que por norma de control, en
los documentos deben venir consignados los mismos datos de quien recibió y de
quien validó y dio su conformidad para no reclamar.
4.- RESPECTO DEL CUADRUPLICADO
•
Se podrá solicitar la devolución del cuadruplicado al proveedor una vez pagada la
factura. Al respecto el Servicio de Impuestos Internos establece lo siguiente: “El
pago de la factura hace innecesario optar a un cobro ejecutivo e improcedente
la posibilidad de que la factura sea cedida a terceros, por lo que procede
entregar dicha copia cancelada al deudor que ha cumplido con su obligación.
Esta situación es análoga a la que ocurre tratándose de letras de cambio, que
son devueltas al deudor una vez que son pagadas.”
•
Con fecha 13 de septiembre el Servicio de Impuestos Internos ha establecido
como infracción tributaria la omisión de la tercera copia cuadruplicado que
exige el artículo primero de la Ley 19.983, en facturas y guías de despacho.
Lo anterior implica que todas las facturas y guías deben venir con la tercera copia
y así debemos exigirlo al proveedor.
Textualmente el Servicio expresa: “El cumplimiento de los nuevos requisitos de
forma para las facturas y guías de despacho, constituyen un imperativo legal de
emisión de dichos documentos, por lo que su omisión se encuentra sancionada por
el Código Tributario”
La sanción establecida en la norma aludida es aplicable por ejemplo a:
a) Emisión de facturas sin copia cuadruplicado.
b) Emisión de facturas en que la copia cuadruplicado no consigne, en forma
destacada, la mención: “CUADRUPLICADO COBRO EJECUTIVOCEDIBLE”.
c) Emisión de facturas cuya copia cuadruplicado no consigne la leyenda diagonal:
"COPIA DE FACTURA NO DA DERECHO A CREDITO FISCAL".
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