GUÍA DATA ENTRY, CÓMO CREAR UN ARCHIVO DE AFILIACIÓN DE BENEFICIARIOS PAGO DE PROVEEDORES DE FORMA MANUAL Y EXPLICACION DE LA ESTRUCTURA TXT. 1 Para más información comunícate a Soporte Exterior Nexo Jurídico al (0212) 5015500 o con tu Ejecutivo de cuenta www.bancoexterior.com RIF: J-00002950-4 INTRODUCCIÓN La presente guía tiene la finalidad de presentar los pasos para crear el data entry para poder realizar un archivo para afiliar a los beneficiarios para los pago a proveedores. CONTENIDO Este documento tiene como objetivo presentar los pasos a seguir para que nuestros clientes jurídicos puedan crear un archivo para afiliar de forma masiva a los beneficiarios para los pagos a proveedores a través del servicio Exterior NEXO Jurídico, garantizando de manera que la misma sea efectuada de forma efectiva y segura. Se contempla el siguiente punto: 1. ¿Qué es el Data entry, cómo obtener la plantilla y crear un archivo afiliación de beneficiarios para pago de proveedores de forma manual? 2. Explicación de la estructura TXT de un archivo afiliación de beneficiarios para pago de proveedores. GLOSARIO DE TÉRMINOS Data Entry: Es un programa que permitirá cargar de forma manual los archivos para pagos y afiliación de beneficiarios para los proveedores, nómina. Exterior NEXO Jurídico: Es un servicio mediante el cual el cliente podrá, a través de dispositivos electrónicos por intermedio de la red mundial de información denominada internet (world wide web), recibir información, realizar transacciones financieras y transacciones no financieras, que se encuentren disponibles en el mismo, de una forma segura, confiable y amigable. Pago Proveedores: Es la transacción financiera que permite cancelar las obligaciones de tus proveedores. 2 Para más información comunícate a Soporte Exterior Nexo Jurídico al (0212) 5015500 o con tu Ejecutivo de cuenta www.bancoexterior.com RIF: J-00002950-4 Contenido INTRODUCCIÓN ....................................................................................................................... 2 CONTENIDO ............................................................................................................................. 2 GLOSARIO DE TÉRMINOS....................................................................................................... 2 ¿Qué es el Data entry, cómo obtener la plantilla y crear un archivo de afiliación de beneficiarios para pago de proveedores de forma manual? ...................................................... 4 Explicación de la estructura de TXT de archivos afiliación de beneficiarios para pagos de proveedores. .............................................................................................................................16 3 Para más información comunícate a Soporte Exterior Nexo Jurídico al (0212) 5015500 o con tu Ejecutivo de cuenta www.bancoexterior.com RIF: J-00002950-4 ¿Qué es el Data entry, cómo obtener la plantilla y crear un archivo de afiliación de beneficiarios para pago de proveedores de forma manual? Es un programa que permitirá cargar de forma manual los archivos para pagos y afiliación de beneficiarios para los proveedores, nómina. A continuación lo pasos para obtener la plantilla del data entry: 1. Haga clic en Exterior NEXO en línea, botón “Empresas”. Figura 1. 4 Para más información comunícate a Soporte Exterior Nexo Jurídico al (0212) 5015500 o con tu Ejecutivo de cuenta www.bancoexterior.com RIF: J-00002950-4 2. Haga clic en el botón “Ingresar” de Exterior NEXO Jurídico. Figura 2. 3. En la sección “Usuario Registrado”, en el campo Usuario escriba el nombre de su usuario y haga clic en el botón “Aceptar”. Figura 3. 5 Para más información comunícate a Soporte Exterior Nexo Jurídico al (0212) 5015500 o con tu Ejecutivo de cuenta www.bancoexterior.com RIF: J-00002950-4 4. Ingrese la contraseña a través del teclado virtual y presione el botón “Continuar”. Figura 4 5. Haga clic menú Pagos, opción Proveedores, selecciona el botón “Descargar Plantilla”. Figura 4 6 Para más información comunícate a Soporte Exterior Nexo Jurídico al (0212) 5015500 o con tu Ejecutivo de cuenta www.bancoexterior.com RIF: J-00002950-4 6. Seleccione el botón “Data Entry”. Figura 5 7. Aparecerá una ventana que te indica “Abriendo DataEntry.exe”, seleccionar el botón “Guardar archivo”. Figura 6 7 Para más información comunícate a Soporte Exterior Nexo Jurídico al (0212) 5015500 o con tu Ejecutivo de cuenta www.bancoexterior.com RIF: J-00002950-4 8. De esta forma se ejecutara el programa, debes seleccionarlo, este se guardara de forma automática en la carpeta de Mis documentos/Descarga. Figura 7 Figura 8 8 Para más información comunícate a Soporte Exterior Nexo Jurídico al (0212) 5015500 o con tu Ejecutivo de cuenta www.bancoexterior.com RIF: J-00002950-4 9. De esta forma se ejecutará el programa el data entry. Figura 8 Tabla 1. Opciones del Data Entry. Ventana Archivo - - Pagos - Afiliaciones - Ayuda - - - Opciones Importar: Esta opción permite seleccionar archivos en formato txt o Excel para importar la información al data entry. Salir: Esta opción permite Salir del aplicativo Data Entry. Nómina: Despliega la estructura para pago de nómina. Proveedores: Despliega la estructura para pago de proveedores. Nómina: Despliega la estructura para afiliaciones de beneficiarios pago de nómina. Proveedores: Despliega la estructura para afiliaciones para pago de proveedores. Pago de Nómina: Contiene una guía de cómo llenar un archivo para crear la estructura de Pago de Nómina. Pago Proveedores: Contiene una guía de cómo llenar un archivo para crear la estructura de Pago de Proveedores. Afiliación Nómina: Contiene una guía de cómo llenar un archivo para crear la estructura de afiliación de beneficiarios para Pago de Nómina. Afiliación Proveedores: Contiene una guía de cómo llenar un archivo para crear la estructura de afiliación de beneficiarios para Pago de Proveedores. 9 Para más información comunícate a Soporte Exterior Nexo Jurídico al (0212) 5015500 o con tu Ejecutivo de cuenta www.bancoexterior.com RIF: J-00002950-4 10. Selecciona la ventana Afiliaciones opción “Proveedores”. Figura 9 11. Se desplegará la pantalla para crear el archivo de afiliación de los beneficiarios para los pagos de proveedores, el cual está estructurado de la siguiente manera: Encabezado: Se selecciona el tipo de identificación y se ingresa el rif de la empresa. Detalle: Se coloca los datos de los beneficiarios para la afiliación de los beneficiarios para el pago de proveedores. Botones de Acción: Permite que luego que introduzca los datos guarde el archivo (Excel o txt), cancelar o Importar un archivo. Figura 10 10 Para más información comunícate a Soporte Exterior Nexo Jurídico al (0212) 5015500 o con tu Ejecutivo de cuenta www.bancoexterior.com RIF: J-00002950-4 Tabla 2. Descripción de los campos del menú Afiliaciones la opción Proveedores. Área Campos Encabezado Rif Descripción • Selecciona el tipo de documento que identifica a la empresa que realiza el pago: “J” Si corresponde a RIF Jurídico. “G” Si corresponde a RIF Gobierno • Ingresa el número R.I.F. que Identifica a la empresa que realiza el pago. • En caso de no tener 9 dígitos completar con ceros (0) a la izquierda. • Ingresa los 20 dígitos de la cuenta del beneficiario donde se realizarán los créditos respectivos. • Seleccione el tipo de documento, de acuerdo a: “N” Persona Natural Venezolana. “R” Firma Personal. “J” RIF Persona Jurídica. Cuenta del beneficiario Tipo Doc. Detalle • Seleccione el tipo de identificación de acuerdo a: “V” Venezolana. Tipo Iden. “E” Extranjera. “P” Pasaporte. “J” Jurídica. “G” Gobierno • Ingresa el Nro. de cédula, Nro. Documento pasaporte o Rif. • Ingresa el nombre del beneficiario • No deberá contener caracteres Nombre del cliente especiales (ñ,á,é,í,ó,ú, ä,ë;ü,ö, -, puntos, comas, Signos especiales). Email del beneficiario • Ingresa el email del beneficiario. • Al seleccionar el signo + se Agregar desplegar una nueva línea para incluir un nuevo beneficiario. • Al seleccionar el signo eliminara un beneficiario. Eliminar se 11 Para más información comunícate a Soporte Exterior Nexo Jurídico al (0212) 5015500 o con tu Ejecutivo de cuenta www.bancoexterior.com RIF: J-00002950-4 Área Botones de Acción Campos Descripción Guardar • Permite que se genere y/ o guarde (exporte) el archivo, puedes seleccionar el formato excel o txt. Cancelar • Permite cancelar la ventana donde esta posicionado. Importar • Permite seleccionar archivos en formato txt o Excel para importar la información al data entry. 12. Ingrese todos los datos, no se puede dejar ningún campo en blanco, ni una fila completa en blanco, en caso de querer eliminar fila o agregar utilices los símbolos + “Agregar” ó – “Eliminar”, selecciona el botón “Guardar”. Figura 11 12 Para más información comunícate a Soporte Exterior Nexo Jurídico al (0212) 5015500 o con tu Ejecutivo de cuenta www.bancoexterior.com RIF: J-00002950-4 13. Aparecerá la pantalla que dice: “Seleccione el formato a exportar Excel TXT”, debes seleccionar el formato que requiera recuerda que Exterior Nexo Jurídico para cargar archivo debe estar en formato txt, haga clic en el botón “TXT”. Figura 12 13 Para más información comunícate a Soporte Exterior Nexo Jurídico al (0212) 5015500 o con tu Ejecutivo de cuenta www.bancoexterior.com RIF: J-00002950-4 14. Seleccione la carpeta donde guardara el data entry, seleccione el botón “Save”. Figura 13 15. El sistema dice mensaje de confirmación: “Archivo Generado con éxito”, Selecciona el botón “Ok”. Figura 14 14 Para más información comunícate a Soporte Exterior Nexo Jurídico al (0212) 5015500 o con tu Ejecutivo de cuenta www.bancoexterior.com RIF: J-00002950-4 16. Este es el data entry creado. Figura 15 17. En caso que requiere maximizar o minimizar el data entry, seleccione las opciones en la esquina derecha superior. Figura 16 17 En caso que su empresa tenga muchos beneficiarios para realizar el pago de proveedores es recomendable que su sistema genere el txt de forma automática. 15 Para más información comunícate a Soporte Exterior Nexo Jurídico al (0212) 5015500 o con tu Ejecutivo de cuenta www.bancoexterior.com RIF: J-00002950-4 Explicación de la estructura de TXT de archivos afiliación de beneficiarios para pagos de proveedores. El menú Afiliaciones mostrará dos opciones Nómina y Proveedores. Tabla 1. Descripción de las opciones del menú Afiliaciones. Opciones Nómina Descripción Esta opción permite crear un archivo de afiliación de los beneficiarios para los pagos de nómina con el formato requerido por la plataforma Exterior Nexo Jurídico. Esta opción permite crear un archivo de afiliación de los beneficiarios para los pagos de proveedores con el formato requerido por la plataforma Exterior Nexo Jurídico. Proveedores A continuación se explica la estructura txt de los archivos de afiliación Para pagos de proveedores el cual tiene dos secciones las cuales son: Encabezado: Contiene el tipo de identificador de empresa (J ó G), el Rif de la empresa, el código del servicio el cual es las siglas ABPP y espacios en blanco. Formato: Tipo Texto (*.TXT) Longitud de registro: 33 caracteres Estructura del encabezado Nombre del campo Formato Longitud Posición Obligatorio 1 Tipo de identificación del pagador Alfabético 01 1 al 1 Si 2 Número de identificación del pagador Numérico 09 2 al 10 Si 3 Código del servicio Alfabético 04 11 a 14 Si 4 Espacios en Blancos NA 19 15 al 33 Si Observaciones Es el tipo de documento identifica a la empresa que realiza el pago: “J” Si corresponde a RIF Jurídico. “G” Si corresponde a RIF Gobierno. Contiene el número R.I.F. que Identifica a la empresa que realiza el pago. Completar con espacios a la derecha. Es el código del servicio de afiliación nómina, debe incorporarse las Siglas: ABPP Completar con 19 espacios en blanco a la derecha 16 Para más información comunícate a Soporte Exterior Nexo Jurídico al (0212) 5015500 o con tu Ejecutivo de cuenta www.bancoexterior.com RIF: J-00002950-4 Detalle: Contiene la cuenta del beneficiario, el tipo de documento del beneficiario, el tipo de identificación del beneficiario, número de identificación del beneficiario, nombre del beneficiario y el email del beneficiario. Formato: Tipo Texto (*.TXT) Longitud de registro: 131 caracteres Estructura del detalle Nombre del campo Formato Longitud Posición Obligatorio 1 Cuenta beneficiario Numérico 20 1 al 20 Si 2 Tipo de Documento del Beneficiario 3 Tipo de identificación del Beneficiario Alfabético 01 22 al 22 Si 3 Número identificación del Beneficiario Numérico 09 23 al 31 Si Nombre del beneficiario Alfanumérico Alfabético 01 21 al 21 Si 4 5 Email Beneficiario Alfanumérico 50 50 32 al 81 SI 82 al 131 Si Observaciones Número de la cuenta donde se realizarán los créditos respectivos. Contiene el tipo de documento identifica al beneficiario del pago de acuerdo a: “N” Persona Natural. “J” Persona Jurídica. “R” Firma Personal. Contiene el tipo de identificación del beneficiario del pago de acuerdo a: “V” Venezolano. “J” Rif Jurídico. “E” Extranjero. “G” Rif Gobierno. “P” Pasaporte Son los números que contiene la identificación del beneficiario. Completar con espacios a la derecha. Contiene el nombre del beneficiario No deberá contener caracteres especiales (ñ,á,é,í,ó,ú, ä,ë;ü,ö, -, puntos, comas, Signos especiales) Completar con espacios a la derecha. Contiene el correo electrónico del beneficiario. Completar con espacios a la derecha. 17 Para más información comunícate a Soporte Exterior Nexo Jurídico al (0212) 5015500 o con tu Ejecutivo de cuenta www.bancoexterior.com RIF: J-00002950-4