manual para el manejo del servicio de sala de bases de datos

MANUAL PARA EL MANEJO DEL
SERVICIO DE SALA DE BASES DE
DATOS
Biblioteca
Bucaramanga
2007
BIBLIOTECA – SALA DE BASES DE DATOS
Código: MBI.04
MANUAL PARA EL MANEJO DE
Versión: 02
SERVICIOS DE SALA DE BASES DE
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Director y Profesional –
Rector
Noviembre 29 de 2007
Circulación y Préstamo
Resolución Nº 1842
CONTENIDO
Pág.
1. OBJETIVO
4
2. ALCANCE
4
3. DEFINICIONES / ABREVIATURAS
4
4. NORMATIVIDAD
5
5. CONTENIDO DEL MANUAL
6
5.1
CONDICIONES DEL SERVICIO
6
5.2
CONDICIONES PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO
8
5.2.1 No hay Pelícano
9
5.2.2 Inactividad de la Universidad
9
5.2.3 Asignación de equipos
10
5.2.4 Reserva de cursos de Bases de datos
10
5.3
PROCESO DE RESERVA DE EQUIPO
10
5.4
PROCESO DE CONSULTA DE RESERVA
17
5.5
PROCESO DE CANCELACION DE RESERVA
19
5.6
PROCESO DE CONSULTA DE DISPOSICION DE EQUIPOS DE
23
SALA
5.7
PROCESO DE ASIGNACION DE EQUIPOS
25
5.8
PROCESO DE ASIGNACION DE MULTA
29
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5.9
5.10
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PROCESO DE LIBERACION DE EQUIPOS
PROCESO DE CONSULTA DE PROGRAMACION DIARIA DE LA
33
35
SALA
5.11 PROCESO DE CONSULTA DE RESERVAS DE USUARIO
37
5.12 PROCESO DE ANULACION DE RESERVAS
39
5.13 PROCESO INCLUSION DE EQUIPO EN SALA DE BASES DE DATOS
42
5.14 PROCESO MODIFICACION DE INFORMACION DE EQUIPO
43
3
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1. OBJETIVO
Ser documento base del Módulo de Manejo de Servicios de Sala de Bases de
Datos y servir de soporte a las actividades desarrolladas en la prestación del
servicio.
2. ALCANCE
Este manual presenta la serie de pasos y algunos escenarios en los que se
podrían ver incluidos los Usuario del Modulo de Manejo de Servicios de Sala de
Bases de Datos.
3. DEFINICIONES
DEFINICIONES / ABREVIATURAS
•
Clave de acceso: Clave de
cuatro (4) dígitos
que los usuarios de la
Biblioteca UIS poseen como código de seguridad personal.
•
Comunidad Universitaria: Persona y/o grupo vinculado en las diferentes
modalidades a la Universidad Industrial de Santander.
•
Pelicano: Servidor institucional de aplicaciones donde corren todos los
sistemas de la universidad.
•
Usuario: Persona que haga parte de la Comunidad Universitaria UIS
(profesores, estudiantes, administrativos), que estén habilitados para el
Uso de los Recursos que se ofrecen en dichas instalaciones.
•
Reserva: Es la solicitud que un Usuario del Comunidad Universitaria realiza,
solicitando un turno en una sala, en un fecha y hora señalada y
seleccionando unos servicios a utilizar.
•
Asignación: Es el préstamo que hace el Auxiliar de un equipo especifico a
un Usuario que lo solicita.
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DATOS
•
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Reserva Anulada: Es una reserva que no podrá ser ejecutada por el usuario
a quien se le asigno o reservó, debido a que la Biblioteca debe disponer del
equipo asignado por una actividad institucional o por que le equipo salio
de servicio.
•
Cancelación de Reserva: Es el proceso por el cual el Usuario que ha
solicitado un Equipo puede dejar libre el equipo, y evitar la generación de
la multa por concepto de inasistencia, siempre y cuando cumpla con el
tiempo previo para la cancelación.
4. NORMATIVIDAD
•
Reglamento Biblioteca UIS. Acuerdo No. 029 de 2008 y Acuerdo No. 045 de
2008.
5
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5. CONTENIDO
5.1
CONDICIONES DEL SERVICIO
La Biblioteca cuenta con una interfaz que le permite al usuario solicitar la
reservación de un turno para la utilización de los equipos de cómputo, ante lo
cual y con el ánimo de facilitar el adecuado y racional uso de estos espacios
provistos para el desarrollo de la academia, la investigación y la extensión, se
recomienda seguir cuidadosamente las siguientes instrucciones:
• La solicitud del turno se puede realizar a través del sitio Web de la biblioteca
ingresando al modulo: Sala de bases de datos Opción Reservar equipo, o al
operador encargado de la sala hasta con dos días de anterioridad.
• Sólo se asignará un turno por día y por un máximo de dos (2) horas para cada
usuario. Este servicio es gratuito para los miembros de la Comunidad
Universitaria.
• El usuario debe presentar el documento de identificación (vigente) que lo
acredite como miembro de la comunidad universitaria al momento de
ingresar a la Sala de Bases de datos, para lo cual dispondrá de un tiempo
máximo de espera de quince (15) minutos y después de transcurrido este
tiempo el usuario perderá su turno haciéndose responsable de la sanción
económica según Reglamento de Biblioteca.
•
El usuario tiene la posibilidad de cancelar las reservas con una anterioridad
de dos (2) horas.
• Cuando el usuario hace la reserva de un equipo de la Sala de Bases de Datos,
el sistema le asigna un equipo especifico en el cual deberá autenticarse
ingresando código y clave de acceso. El sistema le avisará al usuario la
finalización del servicio en dos oportunidades: quince (15) y cinco (5)
minutos antes de terminar su tiempo respectivamente.
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• Durante la permanencia y utilización del equipo de cómputo el usuario podrá
realizar únicamente búsquedas de información en las Bases de Datos o en
Internet. El uso de Internet sólo está permitido para consultar contenidos
académicos. No es permitido el uso de correo electrónico, Chat, ni la
redacción de trabajos.
• Cinco minutos antes de terminar el turno asignado, se recomienda cerrar
todos los programas que usó, dejando el equipo disponible para la consulta
del próximo usuario.
•
Sólo se permite el ingreso de dos personas por computador.
• No se permite el ingreso de alimentos, disquetes, memorias externas, USB y
demás dispositivos de almacenamiento a la sala de Bases de datos, debido a
los inconvenientes que se pueden presentar con el buen funcionamiento de
los equipos y con los virus informáticos.
• Si adquiere un disquete o CD y lo retira de la sala de Base de Datos no podrá
volver a ingresarlo a la misma con el fin de evitar daños a las unidades
lectoras de los equipos.
• Por razones de disponibilidad y seguridad de la información no se permitirá
retirar de la sala los discos CD-ROM y DVD, propiedad de la Biblioteca y en
los cuales está contenida la información científica de las Bases de Datos.
Igualmente, debido a las normas establecidas en las licencias de adquisición
de los recursos electrónicos no se permite la "DUPLICACIÓN TOTAL" de cada
uno de los discos.
• No se permite la instalación y manejo de software externo al que se
encuentra instalado en los computadores de las salas sin previo aviso al
técnico y/o auxiliar encargado.
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• Las personas que deseen imprimir información pueden hacerlo mediante el
uso de las impresoras láser ubicadas en las salas. Para ello deben cancelar el
valor de las hojas impresas de acuerdo con las tarifas establecidas.
Igualmente los usuarios pueden almacenar información haciendo uso de los
disquetes y/o CDs que se venden en la sala. La cancelación de las tarifas se
realiza únicamente en la tesorería de la Universidad al fondo de Biblioteca
setenta treinta y cuatro (7034). En la Biblioteca no se reciben pagos. Al
cancelar en la tesorería el usuario obtiene un recibo que debe traer a
Biblioteca para que le sea descargada la deuda.
Nota: Para facilitar la cancelación se establecen otros mecanismos como son
la venta de bonos anticipados, descuentos por nómina para los empleados
de la Universidad, los traslados de fondos entre los centros de costo de la
Universidad y la inclusión de los valores a pagar en el sistema de multas. La
cancelación para éste último caso se hará después de hacer uso de las salas
y será requisito para una nueva consulta, dado que el usuario quedará
registrado en el sistema con saldos pendientes para obtener su paz y salvo.
5.2
CONDICIONES PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO
Para la atención en el servicio de bases de datos tener en cuenta:
•
El usuario debe estar activo, a Paz y Salvo y tener clave de acceso a los
servicios del Sistema de Biblioteca.
•
Los auxiliares al comenzar el turno deberán ingresar al sistema,
autenticarse, ingresar por la opción de consultas – Programación Día,
especifica la Sala, fecha actual y genera el horario. Esta página que se
visualiza debe imprimirla en PDF la cual se archivará en una carpeta del
equipo.
•
El sistema permite consultar la programación diaria de las salas, la
disponibilidad de los equipos en una hora especifica, asignación de turnos,
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liberación de equipos, consultas de multas y reserva de un usuario
específico y la inserción de multas.
Existen algunos casos especiales para la prestación del servicio de bases de
datos a tener en cuenta:
5.2.1 No hay Pelícano
Pelícano
•
El Auxiliar de la Sala de Base de Datos se remite al archivo generado en el
primer turno, y continúa con esa programación.
•
Si llegan usuarios les puede permitir el ingreso tras verificar que el tiempo
de espera para la liberación de un equipo, se ha cumplido, le asigna el
equipo al usuario y lo anota en un formato Excel diseñado, donde se indica
la hora a la que se asignó el equipo y a que usuario, digitando el código,
además se le informa al usuario que el servicio solo puede ser por una hora
máximo. Si desea una hora adicional se le puede asignar pero existe la
posibilidad que a la siguiente hora llegue un usuario solicitando el equipo
porque previamente lo reservo. El Auxiliar de la Sala de Base de Datos
deberá desbloquear las terminales con la clave de administrador.
•
Para registrar las nuevos turnos debe informar al Profesional - Sistemas el
cual tiene dos (2) opciones:
- El Auxiliar de la Sala de Base de Datos ingresa al sistema y consulta la
hora de no servicio y libera cada equipo (Esto debe hacer por cada hora
que no hubo conexión al servidor). Registra las solicitudes tal como si
estuviera asignando tiempo.
- Anula todas las solicitudes que estaban registradas en el intervalo de
tiempo que no hubo pelicano y el Auxiliar de la Sala de Base de Datos
ingresa las nuevas solicitudes ya cursadas.
5.2.2 Inactividad de la Universidad
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•
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El administrador debe tomar la decisión de inhabilitar el acceso a la
solicitud de reserva por parte de los usuarios y/o
bloquear el
procedimiento que verifica el cumplimiento de la reserva y la inclusión de
multa por inasistencia (parámetro del sistema).
•
El administrador teniendo en cuenta el tiempo de inactividad debe ingresar
al sistema por la opción anular reservas y actualizar estos turnos.
5.2.3 Asignación de Equipos
•
El Auxiliar de la Sala de Base de Datos asigna turno a los usuarios activos,
especificando fecha, hora inicio, hora fin y el equipo.
•
Si un usuario utiliza menos tiempo que el reservado, el Auxiliar de la Sala
de Base de Datos debe liberar el equipo, para que pueda ser reasignado (ya
sea por el sistema o por el mismo auxiliar); hay que tener en cuenta que
esta reasignación puede realizarse en el mismo rango de tiempo de la hora
actual.
•
Cuando un usuario de convenio solicita turno, el auxiliar debe registrar
esta reserva con el código establecido noventa y nueve noventa y siete
(9997).
5.2.4 Reserva de cursos de Bases de Datos
•
Para esta reserva deberá realizarse por el modulo de préstamo de
instalaciones con una anterioridad de dos días, lo cual inhabilita los
equipos de la sala de bases de datos en el tiempo solicitado.
•
Para habilitar los equipos durante el periodo del curso, los usuarios
deberán ingresar autenticándose con “otros” y sin clave.
5.3
PROCESO DE RESERVA DE EQUIPO
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Para que el usuario pueda realizar una reserva de un Equipo, deberá cumplir con
los requisitos descritos en el numeral de normatividad del presente documento,
para que el proceso tenga un desarrollo exitoso.
Supóngase que éste es el caso. El Usuario que solicita primero deberá ingresar al
portal de la Biblioteca de la Universidad Industrial de Santander, por la dirección
electrónica http://tangara.uis.edu.co/biblioweb, que le mostrará el portal Web
como se ve en la figura 1.
Figura 1. Portal Web de la Biblioteca.
Para tener acceso al formulario de Solicitud de Conmutación Bibliográfica, el
usuario de la Comunidad Universitaria debe iniciar sesión, identificándose con su
login o código correspondiente .Para eso, en la página principal hay dos cajas de
texto, una con la marca de LOGIN y el otro de CLAVE, como se muestra en la
figura 2. En el caso de estudiante en la caja de LOGIN debe colocar el código del
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programa académico más el código de carrera y la contraseña numérica de
biblioteca que es la misma con la que hace préstamo de material bibliográfico.
Figura 2. Cajas de Texto de Login y Clave para Iniciar sesión.
Al haber iniciado correctamente sesión, el Sistema se encargara de cargarle un
menú correspondiente a su perfil en la Biblioteca, además que lo ubicará en la
página principal del Catalogo Bibliográfico. En la parte superior aparecerá ese
menú al que se hace referencia, como lo muestra la figura 3.
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Figura 3. Pagina Inicial del Usuario Logueado.
Para iniciar el proceso de Reserva, diríjase al Menú Servicios Sala de Bases de
Datos Reservar Equipos, como lo muestra la siguiente Figura.
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Figura 4. Menú de Acceso al Proceso de reserva.
Al ingresar, el Sistema cargará una página, que solicitará que sea seleccionada la
Sala en la que el Usuario desea reservar el Equipo, de una lista que se presenta
como en la Figura 5.
Figura 5. Selección de la Sala en la que desea la Reserva.
Tras seleccionar la Sala, la página mostrará el formulario para la especificación de
la fecha en la que se desea hacer la reserva, las horas entre las cuales solicita el
servicio, y los servicios del Equipo que desea utilizar. El formulario se muestra en
la siguiente figura.
Figura 6. Formulario par la captura de información de Reserva.
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Supóngase que el Usuario ha escogido que la fecha de préstamo fuese el Domingo
29 de julio 2007 en el horario de nueve (9) de la mañana, y que desea utilizar
solamente el servicio de Internet que ofrece la Sala. Los datos deberán ser
configurados sobre el formulario como lo muestra la siguiente Figura.
Figura 7. Datos capturados por el formulario, previo a su envió.
Cuando el Usuario ya tiene la información deberá dar clic en Aceptar. Al hacerlo,
el Sistema verificará que el usuario haya cumplido con la serie de Requisitos que
la dependencia ha establecido para el Servicio, que se pueden consultar en el
numeral cinco (5) de este documento. Si éste es el caso, se mostrará un mensaje
de información de dicho errores como lo señala la siguiente imagen.
Figura 8. Mensajes de Validación de Errores en Formulario.
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Si no es el Caso, y el Usuario ha incluido de manera correcta la información de la
Reserva, el Sistema realizará el proceso de la solicitud, consultará un equipo con
esas características que se encuentre disponible, y si lo encuentra realizará la
reserva del Equipo, asignándolo en ese horario, y enviará a la página el resumen
de la solicitud, y el mensaje de éxito del procedimiento. De la misma manera
avisará al usuario que la no Asistencia puntual a la reserva dará por cancelada la
reserva y se incurrirá en la generación de una multa, como lo establece la
normatividad del Proceso.
Figura 9. Mensaje de Éxito. Reserva creada.
El usuario puede dar clic en el Botón Aceptar que muestra la figura anterior. Si
esto sucede, el Sistema lo llevará a la página de consulta de las reservas que ha
realizado el Usuario en los días más próximos, tal como lo muestra la Figura 10.
Figura 10. Listado de Reservas del Usuario.
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5.4
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PROCESO DE CONSULTA DE RESERVA
Así como se acaba de mostrar que al final del proceso de Reserva el usuario
puede ver su listado de Reservas, se dispone para el Usuario una herramienta
también para la Consulta de dichas Reservas, con el objetivo de que las tenga
presente.
Para ingresar a la Interfaz que le permite consultar dichas solicitudes, el usuario
deberá estar logueado en el Sistema de Información de la Biblioteca, como se
explicó anteriormente e ingresar por el Menú Servicios Sala de Bases de Datos
Mis Reservas, como lo muestra la siguiente Figura.
Figura 11. Menú de Acceso a la Reservas del Usuario.
Cuando el usuario ingresa, el Sistema realiza la consulta de las Reservas que ha
tenido en los días cercanos a la fecha, listando las reservas que ya fueron
ejecutadas, las que aun están por llevarse a cabo, incluso las que han sido
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canceladas por el Sistema. El resumen muestra la fecha del préstamo, las horas
solicitadas, el Equipo y la Sala asignados, y el estado de cada hora. Todo esto se
puede ver el la Figura 12.
Figura 12. Listado de Reservas del Usuario.
Cuando una reserva no se encuentra en estado Reservado, es decir, no se ha
cumplido la Hora de la Reserva, ésta obligatoriamente debe estar en cualquier
otro estado, ya sea que el Sistema la cancelo por que el Usuario no Asistió, o que
ya fue terminada, por la asistencia del mismo, entre otras. Por cada hora
solicitada que no esta en estado Reservado, aparece un pequeño link de color
naranja en la parte izquierda del listado que permite ver los detalles de dicha
hora. Cuando se da clic sobre el se muestra un pequeño resumen como el que
sigue.
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Figura 13. Resumen de Información de Hora Reservada por usuario.
5.5
PROCESO DE CANCELACION DE RESERVA
Cuando el usuario haya realizado una reserva, ésta podrá ser cancelada por el
mismo, en el caso que el considere que se presente alguna eventualidad y no
pueda asistir. Para que el Usuario pueda cancelar una reserva, debe cumplir las
especificaciones que están contempladas en el reglamento del servicio.
Habiendo ingresado al Sistema de Información de la Biblioteca, el usuario debe
usar el Menú Servicios Sala de Bases de Datos Mis reservas, para ver el
listado de las reservas del usuario en las fechas cercanas, como los muestra la
siguiente imagen, y que incluye las reservas activas del usuario, que se pueden
identificar por que poseen un icono en forma de “X” al lado izquierdo.
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Figura 14. Listado de Reservas del Usuario.
Cuando el Usuario desea cancelar una de las horas que le han sido asignadas,
debe dar clic sobre el icono que se acaba de señalar, a lo cual el sistema
responderá cargando una interfaz con lo datos de la hora reservada, y una caja de
texto para incluir la justificación de la cancelación, asi como se muestra en la
Figura 15.
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Figura 15. Formulario de Cancelación de Reserva.
El Usuario deberá obligatoriamente incluir una justificación, de lo contrario no se
ejecutará la cancelación.
Figura 16. Formulario de Cancelación lleno.
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Teniendo esta información configurada, el Usuario dará clic en Aceptar, lo cual
ejecutará la cancelación, y si el proceso fue exitoso, se mostrará un mensaje como
el de la Figura 17.
Figura 17. Confirmación de Cancelación de Hora Reservada.
El Usuario debe cerrar la ventana, usando el botón Cerrar dispuesto en la página
para ello. Al hacerlo, la pagina que contiene el listado de las reservas del usuario,
y la reserva que ha sido cancelada aparece con el estado cambiado, en este caso
dice “CANCELADO POR USUARIO”, como muestra el detalle de la siguiente figura.
Figura 18. Listado de Reservas tras Cancelación de Usuario.
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5.6
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PROCESO DE CONSULTA DE DISPOSICION DE EQUIPOS DE SALA
El Usuario podrá consultar la disposición de los Equipos de la Sala que escoja en
una hora y fecha indicada, para saber si existen equipos disponibles o no. Para
ello, el usuario estando ya previamente logueado en el Sistema de Información de
la Biblioteca, usará su menú Servicios Sala de Bases de Datos Programación
Sala, como lo muestra la siguiente figura.
Figura 19. Menú para el ingreso a la Programación de la Sala.
Al ingresar allí, el sistema muestra una interfaz que señala al usuario que se debe
escoger una de las salas existentes para realizar la consulta.
Figura 20. Selección de Sala a Consultar Programación.
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Al seleccionar la Sala, se cargará un formulario que solicita una fecha y una hora
en la que se desea consultar. Para establecer la fecha, se debe dar clic sobre el
icono al lado derecho de la caja de texto, que cargará un calendario como el que
se muestra en la Figura.
Figura 21. Formulario de Captura de fecha de consulta de Programación.
Cuando la información este lista en el formulario, se dará clic en Actualizar para la
realización de la Consulta. Se mostrará un pequeño plano de la sala con los
Equipos, y su disponibilidad, teniendo en cuenta que el color oscuro es para un
equipo reservado, y el claro para uno libre, tal como se muestra en la siguiente
figura.
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Figura 22. Disponibilidad de Equipos de una sala a Fecha y hora seleccionadas.
5.7
PROCESO DE ASIGNACION DE EQUIPOS
Esta Funcionalidad esta dispuesta para los Usuarios que son Auxiliares de la Sala
de Bases de Datos y cuyo proceso esta regido bajo la normatividad que aplica
para el servicio. Por medio de esta parte de la aplicación, se podrá asignar un
turno a uno Usuario que lo solicite en un Equipo. El Auxiliar Administrativo una
vez logueado en el sistema de Información de la Biblioteca, deberá ingresar a la
opción del menú Sala de Bases de Datos Asignar Equipo, tal como lo muestra la
siguiente figura.
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Figura 23. Menú de Acceso a Asignación de Equipos.
Al dar clic por ahí, se cargará una interfaz que solicitará se indique en cual de las
Salas de Bases de Datos de la dependencia se piensa trabajar, esto sea según
donde labore el Auxiliar.
Figura 24. Selección de la Sala en la que se va a trabajar.
Tras hacer eso, se mostrará un formulario que pedirá se indique la fecha y la hora
en la que se desea ver la programación de la Sala seleccionada, tal como lo señala
la figura 25.
Figura 25. Configurando Información para ver Programación de Sala.
Cuando se da clic en Actualizar, el sistema consulta que equipos hay en la Sala
escogida, y busca que reservas existen a la hora y fecha escogida en los equipos,
y presenta el plano de la sala como se muestra en el Siguiente Figura. En ella en la
parte superior en el recuadro, se muestra la fecha y hora de la programación de
que se esta viendo. Si el equipo esta disponible, aparecerá en color verde claro, y
tendrá un vinculo en forma de signo mas ([+]), al cual activarse permitirá asignar
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ese equipo a quien lo solicite. De la misma manera, cuando el cursor pase por
encima de la imagen de un equipo, mostrará un recuadro con la información del
Equipo, y su estado.
Figura 26. Vista de la Programación de la Sala en fecha y hora señaladas.
Supóngase que el Auxiliar ha decidido prestar el Equipo cinco (5), al dar clic en el
vinculo mencionado anteriormente se cargará una interfaz que solicitará se digite
el código del Usuario que esta solicitando y se especifique la hora final de la
asignación.
Figura 27. Formulario de Asignación de Equipo.
Cuando de clic en Aceptar, el Sistema revisará que se cumplan los requisitos del
proceso validos para el Auxiliar, y si este es el caso, asignará el equipo
exitosamente al Usuario, mostrando el siguiente resumen.
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Figura 28. Resumen de reserva exitosa.
Cuando el auxiliar de clic en Cerrar, la pagina que contiene la programación de la
sala en la hora se recargará, y el equipo asignado cambiará de color claro a
oscuro, lo que se entenderá que el equipo esta ocupado. Cuando el Mouse pase
por encima de ese equipo, aparecerá un recuadro con el resumen de quien
solicito.
Figura 29. Vista de Programación modificada tras asignación.
En el detalle de la figura del equipo ocupado, se pueden ver que hay dos iconos,
el primero es una equis (“X”), que permite la liberación del Equipo para dejarlo
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disponible si el usuario sale del turno, y el segundo es un signo de pesos (“[$]”),
que se utilizará para poder ingresar multas.
5.8
PROCESO DE ASIGNACION DE MULTAS
Para la asignación de una multa, el proceso debe ser realizado por el Auxiliar de
la sala, y se puede hacer de dos maneras. La primera es si la persona que solicita
un servicio, es la misma que se encuentra en uno de los equipos. En ese caso, la
información de la persona aparecerá sobre el equipo en que diga que se
encuentra, sobre la vista de la programación. Supóngase que la persona que se
encuentra en el Equipo 1 se acerca y solicita un servicio. Para generar la multa,
debe darse clic en el hipervínculo “[$]” en el Equipo 1.
Figura 30. Vista de la Programación de la Sala.
Al darse clic en el hipervínculo mencionado se cargará una interfaz que presentara
en la parte superior, el nombre del usuario al que se le generará la multa, y en la
parte inferior el listado de los servicios con los que cuenta la Sala.
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DATOS
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Figura 31. Interfaz con listado de Servicios.
El Auxiliar deberá seleccionar el o los servicios usados por el usuario e indicar la
cantidad. Al terminar dará clic en registrar, a lo que se enviará un mensaje
pidieron confirmación de la acción.
Figura 32. Mensaje de Confirmación de Inserción de Multa.
Cuando el Auxiliar de clic en Aceptar, la multa se ingresará al sistema, y se
generará un recibo que se presentará en una pagina como el que muestra la
figura 33.
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Figura 33. Recibo de Multas.
Para que el Auxiliar lo pueda imprimir debe dar clic en el hipervínculo sobre el
código setenta treinta y cuatro (7034) que aparece en el recibo, lo que abrirá la
selección de impresoras de Windows, y allí se elegirá la determinada para esta
tarea.
Figura 34. Selección de Impresora para Impresión de recibo de multa.
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La segunda manera en que un Auxiliar puede ingresar una multa, es por la
interfaz del menú Sala de Bases de Datos Incluir multa.
Figura 35. Menú para Inserción y Consulta de Multas.
Allí se podrá ingresar una multa sin necesidad de que el usuario tenga una
reserva, y de la misma manera desde acá se podrá consultar todas las multas de
un usuario, solicitando el código de este y digitándolo en la caja de texto que se
ve en la siguiente figura.
Figura 36. Formulario de Consultas de Multa de Usuario.
Allí aparece también un link que permite insertar una Nueva Multa. Al darse clic
allí, carga una pequeña interfaz que solicita el código del usuario a quien se le
cargará la multa.
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Figura 37. Formulario para captura de datos de Usuario a multar.
Cuando se digita el código, se da aceptar y el sistema verifica que el usuario
exista. Si es así, el proceso sigue y muestra el listado de servicios debajo del
nombre del usuario, para que se seleccione que servicio se le va a cobrar. El
proceso de asignación de multa es igual desde aquí al que se explico
anteriormente.
Figura 38. Formulario de Inserción de multas.
5.9
PROCESO DE LIBERACION DE EQUIPOS
El proceso de liberación de Equipos, se realiza cuando un equipo que ha sido
usado por un usuario ya queda disponible y se desea reasignar a un usuario que
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lo solicita. Para que este proceso se de en el sistema de Información, el Auxiliar ya
debió haberse logueado y debe estar en la vista de la programación de la Hora de
la Sala correspondiente. Supóngase que la persona que reservó el equipo treinta y
dos (32) ha salido y se desea volver a asigna dicho equipo.
Figura 39. Vista de Programación de la Sala.
Para liberar dicho equipo, el Auxiliar debe dar clic sobre el icono de la X de dicho
equipo. Al hacerlo el Sistema enviara un mensaje de confirmación.
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Figura 40. Mensaje de Confirmación de Liberación de Equipo.
Al dar aceptar, el equipo es liberado, y la pagina se recarga. Al hacerlo el equipo
volverá a su color claro lo que indica que esta disponible.
Figura 41. Vista de Programación tras liberación de Equipo.
5.10
POCESO DE CONSULTA DE PROGRAMACION DIARIA DE LA SALA
El Auxiliar esta en disponibilidad de conocer cual es la programación de los
equipos de la Sala durante todo el día a través del portal Web también. Para ellos
debe ingresar a la opción Sala de Bases de Datos Consultas Programación
Día, por le menú que tiene cuando esta logueado en el Sistema.
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Figura 42. Menú de Consulta de Programación Diaria.
Al ingresar por el menú, el Sistema le cargará una página que le solicita que se
indique que sala de Bases de Datos se desea consultar.
Figura 43. Seleccionar Sala que se va a consultar.
Cuando se seleccione la sala, la página solicitará se indique una fecha para ver la
programación. Esta se podrá buscar en un icono que cargará un calendario como
el que muestra la figura siguiente. Por defecto el sistema cargará la fecha actual.
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Figura 44. Selección de la fecha en la que se desea ver la Programación.
Al tener la información configurada, se debe dar clic en Actualizar, lo que
generará la planilla de la programación de lo Equipos y las personas que han
solicitado turno.
Figura 45. Vista de la Programación Diaria de la Sala.
5.11
PROCESO DE CONSULTA DE RESERVAS DE USUARIO.
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El auxiliar podrá consultar las solicitudes de un Usuario que no recuerde en que
equipo le correspondió la reserva. Para eso podrá ingresar a través del menú Sala
de Bases de Datos Consultas Reservas de Usuario.
Figura 46. Menú de Consulta de Reservas de Usuarios.
La página solicitará el código del usuario a quien se le consultaran las reservas.
Para eso se dispone de un formulario como el que se muestra en la Figura.
Figura 47. Formulario de captura de Código de Usuario.
Cuando se haya digitado el código del usuario, y se haya dado Buscar, el sistema
buscara que el Usuario exista, y si existe, consulta las reservas que ha realizado y
que tiene pendientes. El listado saldrá como el que se ve en la siguiente figura.
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Figura 48.Presentación del listado de Reservas que el Usuario ha realizado.
5.12
PROCESO DE ANULACION DE RESERVAS.
Debido a los diversos inconvenientes de tipo técnico o institucional que se
podrían presentar en la universidad, el software implementado ha tenido en
cuenta dos situaciones bajo las cuales no se podría prestar un servicio adecuado,
y que implicaría la anulación de la reservas en las Salas, para tratar de tener la
mayor cantidad de información veraz registrada.
La primera es la que se presenta con los paros que se realizan en la Universidad, y
que evitarían que se cumplan las reservas que los Usuarios han solicitado, por no
poder acceder a la Sala. Debido a que esas Reservas no se ejecutarán, el Sistema
permite la opción de anularlas para que no queden en un estado de No Asistencia.
La segunda en la que se presenta cuando hay problemas técnicos y el servidor
Pelicano esta fuera de línea. En este caso, los Auxiliares no pueden registrar
asignaciones, ni los Usuarios pueden ingresar a los equipos y cambiar sus
reservas a estados de Si Asistió. En este caso, se seguirá el protocolo diseñado
por la Coordinación de La Sala de Bases de Datos para poder tener los datos
verdaderos de quienes asistieron durante ese periodo de daño técnico. Cuando el
servidor Pelicano restablezca el servicio, las reservas que están en el intervalo de
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tiempo que duro el daño, serian también anuladas, para poder ingresar las que
ocurrieron en ese periodo, según la información que se haya capturado por los
auxiliares siguiendo el protocolo que se mencionó.
Esta tarea de anulación de tares, solo podrá ser realizada por el usuario
Administrador del Sistema, a través de sus menú Sala de Bases de Datos Anular
Reservas.
Figura 49. Menú de Anulación de Reservas.
Cuando el usuario ingresar por allí, debe seleccionar la Sala de Bases de datos en
la que desea hacer la Anulación de Reservas.
Figura 50. Seleccionar Sala para Anulación de Reservas.
Luego, el sistema le muestra un formulario con los Datos que se deben
configurar, una fecha y hora inicio de la problemática, y la fecha y hora fin de la
misma.
Figura 51. Formulario de Captura de Datos para Anulación.
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Las fechas que aparecen por defecto son las del día actual, pero el Administrador
las puede modificar dando clic en el icono de calendario, para escoger la nueva
fecha. De la misma manera los combos permiten la selección de las horas. Según
la siguiente figura, hubo un cese de actividades o un problema técnico del 30 de
Junio a las siete (7) de la mañana, hasta el 31 de Junio a las siete (7) de la noche.
Figura 52. Datos configurados para Anulación de Reservas.
Cuando se da clic en Aceptar, el sistema cambia a anuladas todas las reservas que
estén en estado reservado en ese intervalo de tiempo, y envía un mensaje como el
que muestra la siguiente Figura.
Figura 53. Mensaje de Proceso de Anulación ejecutado.
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5.13
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PROCESO DE INCLUSION DE UN EQUIPO EN SALA DE BASES DE
DATOS.
DATOS.
Esta funcionalidad permite al Usuario Técnico de una Sala de Bases de Datos, la
inserción de un Equipo en dicha Sala Para ellos, el Técnico debe
estar
previamente logueado en el sistema de Información, y debe utilizar en su menú, la
opción Sala de Bases de Datos Mantenimiento Insertar PC.
Figura 54. Menú Insertar PC.
Cuando ingrese por ahí, el sistema mostrará una interfaz con los datos que se
solicitan para cada uno de los Equipos que van a ser ingresados, así como se pide
la especificación de a que sala se le va a incluir.
Figura 55. Formulario de captura de información de Equipo.
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El Usuario técnico deberá llenar la información y dar clic en Aceptar. Cuando esto
suceda, el sistema lo ingresará al sistema y mostrará un resumen de lo que fue
insertado.
5.14
PROCESO DE MODIFICACION DE INFORMACION DE EQUIPO
De la misma manera que la inserción de un Equipo, esto solo esta disponible para
el Usuario técnico. Para que se pueda modificar la Información de un equipo, se
debe ingresar por el Menú Mantenimiento Modificar PC.
Figura 56. Menú de Modificación de PC.
Tras hacer esto, el sistema le solicita que selecciona la Sala de Bases de datos a la
que desea ingresar para modificar información.
Figura 57. Selección de la Sala de Bases de Datos.
Cuando se escoge, el sistema busca todos los equipos incluidos en esa sala y los
muestra en la pantalla, para que luego el técnico pueda seleccionar el que desea
modificar.
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Figura 58. Vista de los equipos de la sala seleccionada.
Para seleccionar el equipo a modificar se hace clic en el vinculo [+], lo cual
cargará una interfaz con la información de dicho equipo, como se muestra a
continuación.
Figura 59. Datos del Equipo Seleccionado.
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Cuando el técnico modifica los datos y esta de acuerdo con lo que ha ingresado,
da clic en el botón aceptar, y ello actualizará los datos en el sistema. Se mostrará
un mensaje como muestra la figura siguiente.
Figura 60. Resumen de Información actualizada de Equipo.
Acá hay que tener en cuenta algo, y es que si el Técnico ha decidido cambiar el
estado DISPONIBLE al equipo por cualquier otro, debe dar una justificación, y esta
acción anulará todas las reservas de dicho equipo desde la hora en que se hace
esta modificación en adelante.
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CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
01
02
FECHA DE
APROBACIÓN
Noviembre 29
de 2007
Octubre 05 de
2009
DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
Creación del Documento
Modificación de la normatividad