ANEXO IV MANUAL ÚNICO DE ADMINISTRACIÓN DE

“2011 – Año del Trabajo Decente, la Salud y Seguridad de los Trabajadores”
ANEXO IV
MANUAL ÚNICO DE ADMINISTRACIÓN DE OPERACIONES.
PROYECTOS COMPLEMENTARIOS DE TECNOLOGÍAS PARA LA INCLUSIÓN
SOCIAL
RESOLUCION MINCYT Nº
INDICE
1. DEL MANUAL DE OPERACIONES.
2. SUPERVISIÓN DE LA EJECUCIÓN.
3. DESEMBOLSOS.
4. DE LAS UVT
5. PROPIEDAD DE LOS BIENES
6. RESPONSABILIDADES DE LA ENTIDAD BENEFICIARIA.
7. DE LA ADQUISICIÓN Y/O CONTRATACIÓN DE RECURSOS.
8. LIQUIDACIÓN DE VIÁTICOS.
9. MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS.
10. INSPECCIONES.
11. FINALIZACIÓN DEL PROYECTO / INFORMES
“2011 – Año del Trabajo Decente, la Salud y Seguridad de los Trabajadores”
1. DEL MANUAL DE OPERACIONES.
A efectos de unificar los criterios de registración y control de los recursos destinados
al financiamiento de los proyectos complementarios aprobados del Programa
Consejo de la Demanda de Actores Sociales (PROCODAS), regirán las siguientes
disposiciones:
2. SUPERVISIÓN DE LA EJECUCIÓN.
El Programa Consejo de la Demanda de Actores Sociales de la Dirección Nacional
de Desarrollo Tecnológico e Innovación dependiente de la Subsecretaría de
Políticas en Ciencia, Tecnología e Innovación Productiva y la Dirección General de
Administración del MinCyT supervisarán la ejecución de los proyectos financiados,
cada uno en el área de su competencia, prestando atención especial a los
siguientes aspectos:
•
Avance de la ejecución de los proyectos según el plan de trabajo acordado.
•
Documentación de la ejecución financiera.
•
Registros contables inherentes al proyecto.
•
Documentación probatoria de los gastos.
•
Efectiva realización de los aportes de contraparte comprometidos.
3. DESEMBOLSOS.
Cumplidos los requisitos que se detallan más adelante, la Dirección General de
Administración del MinCyT habilitará el desembolso que será transferido por el
Sistema Administrativo Financiero del Tesoro Nacional a la cuenta bancaria que la
Entidad Beneficiaria declare. La citada cuenta deberá estar habilitada para
recibir transferencias de la cuenta única del tesoro.
Para autorizar cada desembolso la Dirección General de Administración del MinCyT
verificará, además, la siguiente documentación:
1. Acta de la Comisión Técnica de Evaluación en la que queda asentada la
recomendación de aprobación del Proyecto.
2. Contrato/Convenio, (RESOLUCIÒN) donde se especifiquen claramente:
“2011 – Año del Trabajo Decente, la Salud y Seguridad de los Trabajadores”
•
Plazos de ejecución.
•
Presupuesto.
4. DE LAS UVT.
En caso de que la entidad Beneficiaria no pueda administrar los fondos otorgados
podrá recurrir para tal fin a una Unidad de Vinculación Tecnológica (U.V.T) que
deberá poseer un libro contable rubricado que individualice las operaciones que
correspondan a cada uno de los proyectos que administre, de modo que se refleje,
como mínimo, el importe de los fondos recibidos y de los gastos efectuados,
discriminados por fuente de financiamiento.
4.1 Bienes de Capital
La
U.V.T.
deberá
llevar
un
inventario
actualizado
de
los
BIENES
NO
CONSUMIBLES que se adquieran con los fondos otorgados, de cuya guarda y
conservación será responsable el Beneficiario, durante la vida del proyecto.
4.2 Canon de la UVT
La U.V.T. administradora podrá retener, de los fondos desembolsados, el porcentaje
reconocido en el convenio de subvención como canon institucional, de conformidad
a lo normado en el mismo .
4.3 Percepción de los fondos del proyecto
A los efectos de poder percibir los fondos correspondientes al proyecto, la UVT
responsable de la administración de los mismos, deberá gestionar una cuenta
bancaria ante el Ministerio de Economía y Producción mediante el trámite de “alta
de beneficiario”.
A tal fin la UVT deberá completar el trámite de solicitud de alta de beneficiario y
remitir la documentación a la Tesorería del Ministerio de Ciencia, Tecnología e
Innovación Productiva a nombre de la Sra. María Julia Carballo, Av. Córdoba 831,
Piso 3º, Ciudad Autónoma de Buenos Aires.
5. PROPIEDAD DE LOS BIENES.
El equipamiento y el remanente de bienes de consumo adquiridos para la ejecución
del proyecto quedarán en propiedad de la Entidad Beneficiaria, o de quien éste
establezca en el Proyecto.
“2011 – Año del Trabajo Decente, la Salud y Seguridad de los Trabajadores”
En este último caso, resultará necesaria una aprobación expresa del Programa
Consejo de la Demanda de Actores Sociales.
6. RESPONSABILIDADES DE LA ENTIDAD BENEFICIARIA.
Las Entidades Beneficiarias de cada proyecto deberán velar por el buen uso de los
recursos que le sean asignados, los que serán aplicados únicamente a las
actividades previstas en cada
Proyecto, debiendo cumplir fielmente con la normativa vigente.
7. DE LA ADQUISICIÓN Y/O CONTRATACIÓN DE RECURSOS.
Adquisición de Equipamiento, Materiales y Contratación de servicios por montos
superiores
a PESOS UN MIL ($ 1.000,00).
Procedimiento:
7.1 Al momento de la compra
En el caso de preverse la adquisición de equipamiento, materiales y contratación de
servicios, por montos mayores a PESOS UN MIL ($ 1.000,00) se deberá proceder
de acuerdo a la normativa vigente: para ello se deberá obtener, como mínimo, tres
presupuestos respaldatorios, que garanticen la igualdad de las ofertas y permitan
verificar que la adquisición y/o contratación ha sido realizada al menor precio de
plaza. En el supuesto de adjudicar a un oferente que no sea el de menor costo,
deberá justificarse técnicamente la conveniencia de la propuesta de adjudicación,
solicitando la no objeción previa de este Ministerio.
7.2 Al momento de la rendición de cuentas
Rendición contable de gastos para la adquisición de equipamiento, materiales y
contratación
de servicios por montos superiores a PESOS UN MIL ($ 1.000,00) deberá tenerse
en cuenta que:
a) Si la rendición se respalda con una certificación contable, presentada de acuerdo
al manual de operaciones:
“2011 – Año del Trabajo Decente, la Salud y Seguridad de los Trabajadores”
b) Las compras y/o contrataciones con factura entre UN MIL ($ 1.000,00) y CINCO
MIL ($ 5.000,00) se acreditarán con la declaración del contador certificante de
que revisó los procedimientos de compra y se ajustaron a lo normado por este
Manual.
c) Para las compras mayores a CINCO MIL ($ 5.000,00) se deberán acreditar los
procedimientos
de
compra
correspondientes,
los
que
deberán
estar
documentados mediante la correspondiente terna de presupuestos.
d) Si la rendición se acredita con copia fiel de facturas mayores a PESOS UN MIL
($
1.000,00),
se
correspondientes,
deberán
los
que
acreditar
deberán
los
procedimientos
estar
documentados
de
compra
mediante
la
correspondiente terna de presupuestos.
8. LIQUIDACIÓN DE VIÁTICOS.
A los efectos de respaldar la rendición de los mismos se adjuntará copia fiel de la
escala correspondiente y del acto administrativo que la aprueba.
a) En el caso de gastos por comidas, hoteles o pasajes, y de no estar
expresamente previsto en el presupuesto original, se deberá adjuntar una nota
aclaratoria que indique la razón del gasto, quién o quiénes autorizaron el gasto
quiénes son los destinatarios del gasto y su vinculación con la actividad.
b) Las rendiciones de pasajes deberán adjuntar factura abonada de la empresa de
viaje, ticket y boarding pass (en el caso de pasajes aéreos) y en el caso de
pasajes terrestres el boleto donde conste el importe del mismo.
c) A efectos de normalizar el sistema de liquidación de viáticos y simplificar las
rendiciones de cuentas del rubro:
•
Se reconocerán viáticos sólo en aquellos Proyectos que los hubiera previsto
en sus presupuestos vigentes.
•
Se reconocerán liquidaciones de viáticos sólo del personal afectado al
Proyecto, cuya contratación figure en el presupuesto del Proyecto. Si
existieran personas invitadas, la previsión deberá constar expresamente en el
proyecto.
•
Se presentará un formulario de rendición de viáticos por cada persona y
misión o comisión, debidamente firmado por la persona que viajó y
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conformado por el Director de Proyecto o autoridad equivalente. (se adjunta
planilla de rendición de viáticos).
Procedimiento de liquidación.
a) Las misiones y comisiones deberán ser autorizadas expresamente, por el
Director del Proyecto o autoridad equivalente.
b) Se liquidarán viáticos para el personal que en cumplimiento de las tareas propias
de su relación contractual deba desplazarse a más de 100 Km. (cien kilómetros)
del lugar donde desempeña las tareas habitualmente, excepto en trabajos de
campo.
c) El viático se liquidará por día de misión y se ajustará a lo dispuesto en el Decreto
911/06 y Decreto 1281/11 (P.E.N). En el caso de que la Entidad Beneficiaria
tenga un propio escalafón podrá utilizarse el mismo.
d) Si la misión o comisión no pudiera ajustarse a lo indicado precedentemente se
liquidará el 50% (cincuenta por ciento) del viático diario establecido.
e) Se reconocerán gastos de traslado desde el domicilio hacia el lugar de partida y
su vuelta, y desde y hacia el hotel hasta $ 10.- sin comprobante. Si el mismo
superara dicha cifra sólo se liquidará la diferencia contra presentación de la
factura o ticket ( B o C) emitida de acuerdo a los dispuesto por la AFIP. En el
caso de presentarse facturas “A”, sólo se reconocerá como importe rendido
hasta el monto del precio neto gravado ó sea precio antes de impuesto.
f) Si en cumplimiento de su misión o comisión debiera alquilarse un automóvil o
utilizar uno particular para trasladarse a otras localidades, esta circunstancia
debe notificarse previamente y ser autorizada expresamente por el Director del
Proyecto o autoridad equivalente. De aprobarse se reconocerán los gastos de
alquiler y de combustible si correspondiere, contra presentación de las facturas (
B o C) debidamente emitidas. En el caso de presentarse facturas “A”, sólo se
reconocerá como importe rendido hasta el monto del precio neto gravado ó sea
precio antes de impuesto.
“2011 – Año del Trabajo Decente, la Salud y Seguridad de los Trabajadores”
9. MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS.
Con carácter extraordinario se podrá admitir una modificación al presupuesto
aprobado, lo que el beneficiario fundamentará por escrito.
Variaciones presupuestarias que impliquen cambios de recursos entre Rubros
El Programa Consejo de la Demanda de Actores Sociales (PROCODAS) podrá
autorizar, excepcionalmente, cambios entre rubros de los recursos previstos en el
presupuesto inicial del proyecto, previa solicitud del interesado que incluirá un
detalle pormenorizado y valorizado de los recursos afectados. Asimismo el
solicitante deberá exponer la razón técnica que justifique esta variación. El dictamen
aprobatorio de las modificaciones emitida por el PROCODAS se tendrá como
instrumento suficiente y complementario del convenio de subvención original, para la
autorización administrativa contable.
10. INSPECCIONES.
La Dirección General de Administración del MINCYT y la Dirección Nacional de
Desarrollo Tecnológico e Innovación a través del Programa Consejo de la Demanda
de Actores Sociales, podrán efectuar inspecciones técnicas y contables en cualquier
momento de la ejecución de los proyectos, para comprobar el destino dado a los
fondos otorgados por este llamado, y a los de otras fuentes utilizados, a cuyo efecto
tendrán acceso a los libros, documentación e instalaciones, y podrán requerir toda la
información que juzguen necesaria.
El Beneficiario deberá conservar la documentación respaldatoria de las rendiciones,
que pondrá a disposición de las autoridades mencionadas a su requerimiento.
11. FINALIZACIÒN DEL PROYECTO / INFORME
A los fines de dar por concluidos los Proyectos, las Entidades Beneficiarias deberán
presentar un Informe Final de actividades que debe contar con los siguientes
elementos:
12.1 Nota de elevación.
“2011 – Año del Trabajo Decente, la Salud y Seguridad de los Trabajadores”
La nota de elevación original será firmada por la persona representante del Proyecto
ante el MinCyT/ PROCODAS.
Toda presentación que se efectúe deberá ser dirigida a:
SEÑOR DIRECTOR DE LA
DIRECCIÓN DE DESARROLLO TECNOLÓGICO E INNOVACIÓN
ECUADOR 873 4º PISO.
(C 1214 ACL) CAPITAL FEDERAL
S
/
D
La información presentada no deberá contener tachaduras, raspados, mutilaciones o
enmiendas que impidan su legibilidad.
En toda nota de elevación se consignará, en su parte superior:
a) Expediente MINCYT N º ………../
Título del proyecto: ………………………………………..
Resolución Nº
/
12.2 Informe técnico.
Un informe técnico permite conocer el grado de cumplimiento cualitativo de las
actividades financiadas.
PRESENTACIÓN:
Para su evaluación el informe técnico se presentará en original, firmado por el
Director del Proyecto conjuntamente con la rendición de gastos.
Es condición necesaria que en este informe se realice una descripción de lo
efectivamente realizado detallándose cada etapa de la actividad, conforme al
proyecto.
“2011 – Año del Trabajo Decente, la Salud y Seguridad de los Trabajadores”
Deberá incluir:
-
Grado de cumplimiento de los objetivos generales y específicos.
-
Consistencia
de
las
actividades
desarrolladas
con
las
previsiones
presupuestarias.
-
Avance de las actividades en relación a la programación (por actividad, en
función del cronograma presentado).
-
Breve descripción de las dificultades presentadas y el grado en que pudieron
haber afectado el desarrollo del proyecto.
-
Productos alcanzados.
Los informes técnicos serán evaluados por el PROGRAMA CONSEJO DE LA
DEMANDA DE ACTORES SOCIALES (Resolución N º 609/08), en adelante:
“PROCODAS”, que verificará el CUMPLIMIENTO de las ETAPAS y ACTIVIDADES
ejecutadas conforme el proyecto, verificará la PERTINENCIA de los GASTOS,
verificará el CUMPLIMIENTO de la Contraparte comprometida y solicitará todas las
aclaraciones que estime necesarias. Se remitirán las actuaciones a la Dirección
General de Administración conjuntamente con la rendición de gastos, la que deberá
ser presentada cumpliendo los requisitos que se detallan en el siguiente punto.
En el caso de que el financiamiento contemple la entrega de documentos, libros, etc.
En soporte papel o CD, se deberá hacer referencia a los mismos en el informe de
avance, emitiendo opinión sobre los mismos y adjuntando un ejemplar para ser
incorporado al expediente correspondiente.
12.3 Rendición de gastos sobre fondos recibidos de MINCYT
Las rendiciones de gastos deberán ajustarse a los rubros que originalmente se
consideraron financiables (gastos elegibles), y a las etapas y actividades que se
describen en el informe técnico y que debían cumplirse conforme el proyecto.
PRESENTACIÓN:
“2011 – Año del Trabajo Decente, la Salud y Seguridad de los Trabajadores”
Para su evaluación, la rendición contable de gastos se presentará firmada por el
máximo responsable de la Entidad Beneficiaria. Los gastos se detallarán en las
planillas correspondientes que se acompañan con este manual.
La rendición de cuentas de los fondos percibidos de MINCYT, será acompañada
con:
-
Una rendición contable de gastos por Contador Público Nacional ante
Consejo Profesional de Ciencias Económicas del lugar, si la Entidad
Beneficiaria es una entidad de derecho privado, de cualquier naturaleza.
-
Una certificación efectuada por la autoridad competente, si la Entidad
Beneficiaria es un Organismo Público, adjuntando el acto administrativo que
avala.
-
Como alternativa a cualquiera de los dos casos anteriores, FOTOCOPIAS de
los
-
comprobantes con el sello “ES COPIA FIEL” avalada por autoridad
competente, y se les asignará un número de orden a efectos de su mejor
identificación en la planilla resumen.
Se considera Autoridad Competente al funcionario responsable de la actividad
económica financiera para un organismo público.
Se acompaña con este manual un modelo ilustrativo de certificación contable de
gastos.
Adicionalmente, las rendiciones de gastos deben cumplir normas mínimas legales y
de presentación, a efectos de facilitar su revisión y evitar rechazos formales que
demoren su aprobación:
-
Las rendiciones contables de gastos se presentará por duplicado y deberá
estar encarpetada.
-
No se considerarán rendiciones contables
aquellas que no vengan
acompañadas del correspondiente informe técnico.
“2011 – Año del Trabajo Decente, la Salud y Seguridad de los Trabajadores”
-
Cada hoja que forme parte de la rendición deberá estar foliada sin borrones
ni enmiendas y en forma correlativa. En caso de ser necesario agregar
comprobantes se deberá proceder a su refoliado, ya que no se admitirán dos
números de folios iguales, ni con el agregado de subíndices o números bis.
-
La suma de las facturas respaldatorias de la rendición o el importe que se
certifica debe coincidir con el importe total rendido que figura en las planillas
correspondiente.
-
Las facturas, recibos o tickets deberán cumplir con los siguientes requisitos:
-
Si se tratara de recibos o facturas las mismas deben ser: “B” o “C” deberán
ser emitidas a nombre del Beneficiario. En el caso de presentarse facturas
“A”, solo se reconocerá como importe rendido hasta el monto del precio neto
gravado, o sea, el precio antes de impuesto.
-
Emitirse en un todo de acuerdo con las normas fiscales vigentes.
-
Los datos contenidos en ellos no deben presentar enmiendas o tachaduras.
-
Se recomienda que los comprobantes sean pegados en una hoja, en caso de
ser varios en la misma, deberán ser numerados en forma independiente y
complementaria al del foliado.
12.4 Acreditación del cumplimiento de los aportes de recursos disponibles
comprometidos por la contraparte
Para acreditar los aportes comprometidos tales como equipamiento, personal,
instalaciones se deberá presentar una constancia escrita de su efectiva puesta a
disposición al proyecto. Se deberá detallar cada bien en particular y hacer referencia
a que proyecto corresponde.
El Programa Consejo de la Demanda de Actores Sociales deberá presentar un
informe final del Proyecto donde conste expresamente su completa ejecución.-