EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO SOR TERESA ADELE Nit.900.211.460-5 Sede Principal Carrera 4 Vía a Puerto Rico - Teléfonos (8)4310205-4310667 El Doncello Caquetá - Colombia Vigilada por la Superintendencia de salud INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO LEY 1474 DE 2011 PERIODO: MARZO / JULIO DE 2012 SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATEGICO AVANCES - Programación de jornadas de inducción y Reinducción, en temas de autocontrol y carrera administrativa, con las diferentes sedes; de las cuales ya se han realizado en la Sede El Doncello y El Paujil. - Reorganización Comité de Bienestar Social y diseño del Plan Institucional de Capacitación y Programa de Bienestar Social e Incentivos, para la vigencia 2012 acorde a los lineamientos establecidos en los decretos 1567/98 y 1227/2005. - Actualización del Manual de Funciones y de Competencias Laborales - Realización evaluación de desempeño laboral, correspondiente al año 2011. - Formulación y aprobación del Plan de Gestión y de Acción, para el periodo 2012 – 2016 como instrumento gerencial de programación y control de la ejecución del plan de Gestión Institucional. - Elaboración proyecto de ajuste a la Estructura Organizacional - Elección de los representantes de los empleados para la Conformación de la Comisión de Personal en cumplimiento a lo establecido en la Ley 909 de 2004. Debido al cambio de administración (Gerente y Subgerentes) no se han suscrito los Acuerdos de Gestión, acorde a lo establecido en la Ley 909 de 2004. - No se ha realizado seguimiento al Plan de gestión y de Acción para la vigencia 2012 – 2016, debido a que éste fue aprobado en el mes de Julio de 2012. - La cultura del control y el autocontrol es una meta que requiere mucho más del alcance de la divulgación por cuanto es muy intrínseco al funcionario y Página - 1 DIFICULTADES EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO SOR TERESA ADELE Vigilada por la Superintendencia de salud Nit.900.211.460-5 Sede Principal Carrera 4 Vía a Puerto Rico - Teléfonos (8)4310205-4310667 El Doncello Caquetá - Colombia depende de su formación ética y sentido de pertenencia institucional; por tanto se deben buscar otros mecanismos administrativos de automotivación y estimulación. - La actualización del mapa de riesgos está sujeta a la nueva estructura organizacional, como consecuencia de algunos cambios previstos por la actual administración. SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTION AVANCES - Entrega de manuales de procesos y procedimientos actualizados a las diferentes sedes, para su respectiva socialización y divulgación con el personal a cargo. - Proyección de la imagen institucional, a través de la actualización de la misión, visión, objetivos y principios corporativos. - Publicación y actualización en la página web de la información institucional, generada al interior de la entidad. - Vinculación de un funcionario de apoyo para la organización del archivo documental. Limitación en la organización del archivo documental a falta de los implementos necesarios ocasionado por la falta de recursos financieros, no ha permitido la culminación del proceso de Gestión Documental acorde a la Ley 594 de 2000 y no disponer del manejo de tablas de retención documental implementadas como parte integral de este sistema. - Se dispone de una oficina de Información y Atención al Usuario – SIAU e implementación de un sistema de quejas y reclamos, a los que no se les ha estado prestando la debida atención, por cuanto posterior a su recepción no se evidencia solución y seguimiento pertinentes, ni planes de mejoramiento. - Se cuenta con el link en la página web pero no se evidencia uso de este medio por parte de los usuarios. - La carencia de un sistema de comunicación como la intranet, para el manejo interno de la información, que permita la interacción laboral en términos inmediatos. Página - 2 DIFICULTADES EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO SOR TERESA ADELE Nit.900.211.460-5 Sede Principal Carrera 4 Vía a Puerto Rico - Teléfonos (8)4310205-4310667 El Doncello Caquetá - Colombia Vigilada por la Superintendencia de salud - La implementación de reuniones con todo el personal de la entidad para socializar los informes de gestión. SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACION AVANCES - Seguimiento permanente y cumplimiento del plan de mejoramiento institucional suscrito con la Contraloría Departamental, producto de las observaciones y hallazgos encontrados por el órgano de control fiscal. - Seguimiento a los avances del proceso de sostenimiento del MECI con el fin de adoptar los mecanismos administrativos correspondientes y como elemento retro alimentador para adoptar decisiones. - Suscripción de los respectivos planes de mejoramiento individual, producto de la evaluación del desempeño. - Cumplimiento y realización de auditorías de acuerdo al Plan anual de auditorías realizado por la oficina de Control Interno. DIFICULTADES - Los trámites pertinentes por el cambio de administración conllevan la adopción de un nuevo plan de gestión, limitando las acciones de seguimiento. - No funcionamiento del Comité Coordinador de Control Interno. - Suscripción y seguimiento a los Planes de mejoramiento por proceso Página La ESE SOR TERESA ADELE con fundamento en lo estipulado en el Decreto 1599 de 2005, por medio del cual se implementa el Modelo Estándar de Control Interno – MECI, para las entidades del Estado,de tiempo atrás ha venido desarrollando en la entidad este sistema, contando con herramientas valiosas para el control interno como son: Código de Ética y Valores, Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales, Manuales de Procesos y Procedimientos, Plan de Capacitación y Programa de Bienestar Social acorde a los requerimientos 3 ESTADO GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO AVANCES EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO SOR TERESA ADELE Vigilada por la Superintendencia de salud Nit.900.211.460-5 Sede Principal Carrera 4 Vía a Puerto Rico - Teléfonos (8)4310205-4310667 El Doncello Caquetá - Colombia legales, Un modelo de operación basado en procesos, Una estructura organizacional interna flexible, que permite adaptarse a los cambios institucionales, El Mapa de Riesgos como instrumento gerencial, Implementación del SIAU y la reglamentación de los aspectos pertinentes para la atención a los usuarios de los servicios de salud en la ESE, Funcionamiento de ventanilla única. Con base en el estado de estos resultados y además de las auditorías realizadas en el transcurso del periodo, objeto de este informe en cumplimiento del Programa Anual de Auditorias, la oficina de Control Interno ha verificado las evidencias documentales sobre la existencia y desarrollo de cada uno de los elementos del sistema, observándose que el estado general del Sistema de Control Interno de la ESE SOR TERESA ADELE ha presentado cambios relevantes durante el proceso de implementación del MECI y el adelanto de las acciones pertinentes, para la sostenibilidad de los procesos implementados. Adicionalmente y contribuyendo al fortalecimiento de los servicios de la entidad, la Asesoría del MECI y la oficina de Control Interno, en su rol de asesoría y acompañamiento han participado en los diferentes procesos y dentro del seguimiento y evaluación que le corresponde adelantar ha brindado toda la orientación requerida, el acompañamiento ha sido permanente y se ha realizado seguimiento constante a cada uno de los pasos planificados Verificada la existencia del cumplimiento de los requisitos para la implementación del MECI y la aplicabilidad de sus elementos de Control en la ESE SOR TERESA ADELE, se evidencian aspectos que deben ser fortalecidos para darle mejora continua al Sistema de Control Interno, bajo la estructura del MECI 1000:2005; por lo tanto, es pertinente continuar con este proceso ya que es relevante mantener actualizados sus procedimientos que conlleva a adoptar las siguientes actividades: Página 4 Actualización del Código de ética, actualización del Manual de Inducción y Reinducción, fortalecer el proceso de Sistema de Archivo y Gestión Documental, dando cumplimiento a lo establecido en la Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos e implementar las Tablas de retención documental, Continuar con la actualización la página Web de la entidad, realizar planes de mejoramiento por procesos, continuar con la formulación de los Planes de Mejoramiento Individual producto de la evaluación de desempeño y calificación de servicios al personal de la institución, asesoría en la Concertación de compromisos y evaluación de desempeño, actualización de Manuales de procedimientos, asesoría para la suscripción de los Acuerdos de Gestión con los subgerentes, actualización del Mapa de Riesgos, actualización Mapa de Procesos. EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO SOR TERESA ADELE Vigilada por la Superintendencia de salud Nit.900.211.460-5 Sede Principal Carrera 4 Vía a Puerto Rico - Teléfonos (8)4310205-4310667 El Doncello Caquetá - Colombia Finalmente, es de resaltar que todo el esfuerzo e interés institucional está orientado al cumplimiento de estas metas y el objetivo primordial es lograr su sostenimiento permanente en la entidad. RECOMENDACIONES Se debe establecer acciones conducentes al sostenimiento del Modelo Estándar de Control Interno como son: la actualización y divulgación de todos los instrumentos de control ya existentes Activar el Comité Coordinador de Control Interno para que cumpla con las funciones para lo cual fue creado. Fortalecer la divulgación del código de ética, especialmente a los servidores recientemente vinculados a la entidad. Fortalecer el proceso de Sistema de Archivo y Gestión Documental, dando cumplimiento a lo establecido en la Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos e implementar las Tablas de retención documental. Mantener actualizada la página Web de la entidad. Programar reuniones periódicas con los funcionarios y representantes de la comunidad con el objeto de que sirva como mecanismo de encuentro para la deliberación y la confrontación de ideas e intereses de los diferentes actores sociales. Implementar un sistema de comunicación para el manejo interno de la información. Realizar planes de mejoramiento por procesos. Página 5 MARIELA CORREA ANTURI Asesora Control Interno