Sección 9

Los utilitarios
El encabezado “Utilitarios” del menú principal, conduce al siguiente submenú:
Indexar archivos
Permite dar mantenimiento a los índices de los archivos de la Base de Datos. Se puede
utilizar si en algún momento se percibe algún problema en su funcionamiento.
La protección de la información
En la introducción de este manual insistimos en la necesidad de proteger los datos del
sistema. Por esta razón, se ha instalado en el Módulo de Bodegas dos opciones para el
respaldo y restauración de los datos, Respaldar Datos y Restaurar Datos respectivamente,
que en caso de requerirse pueden ayudarnos a reconstruir mucha de la información que se
perdiera por la presencia de virus, fallas en el disco duro o cualquier otra eventualidad.
Debe tenerse mucho cuidado al utilizar estas herramientas !!
Para respaldar los datos con el comando Respaldar Archivos, el usuario debe:
1. Seleccionar en la pantalla la capacidad de almacenamiento de datos que tiene la
unidad de disquete destinada para el respaldo, que por lo general es 360 Kb o 1.2
Mb para disquetes de 5 ¼ pulgadas o 720 Kb o 1.44 Mb para disquetes de 3½
pulgadas.
2. Seleccionar la unidad de disquete; A: o B:
3. Verifique que el disquete sea el correcto, esté en blanco, formateado y que está
colocado en la unidad respectiva. Cuando esté seguro, coloque el cursor sobre la
opción SI y presione <ENTER>.
4. Espere la realización del proceso. Si es exitoso el sistema mostrará un mensaje de
indicación y vuelve al menú principal, en caso contrario mostrará los mensajes de
error respectivos.
1.
2.
Dependiendo de la cantidad de información almacenada y de la capacidad
de la unidad seleccionada, puede que requiera de más de un disquete. Esté
preparado con disquetes adicionales, en blanco y formateados.
Etiquete claramente el disquete como de respaldo, anote la fecha, hora de
realización y el número de la unidad de campo.
Para recuperar los datos con el comando Restaurar Archivos:
1. Insertar el disquete en la unidad correspondiente
2. Seleccionar la unidad de disquete de la pantalla mostrada y presionar <ENTER>.
Espere a que la transferencia se realice. Si es exitosa se mostrará un mensaje y se vuelve al
menú principal.
Acerca de SUMA
Muestra información sobre el desarrollo del Sistema de Administración de Suministros, tal
como su versión, equipo de desarrollo, etc..
Nivel máximo y mínimo
En la administración de bodegas, existen tres conceptos que dependen de los criterios de
planificación utilizados por una organización para el mantenimiento de sus existencias en
inventario, los cuales establecen las cantidades mínimas o máximas de un artículo dependiendo
de: frecuencia de uso, importancia relativa, disponibilidad en el transporte y facilidad de
adquisición, entre otros. Estos conceptos son:
∗ Existencia mínima: correspondiente a la mínima cantidad aceptable de un producto
en inventario.
∗ Punto de reorden : la cantidad mínima registrada en la que debe solicitarse un
pedido del producto a su proveedor. No necesariamente es igual al punto mínimo.
∗ Existencia máxima: cantidad máxima que la bodega está en disponibilidad de
almacenar, basada en criterios de capacidad de almacenamiento, movimiento,
importancia y costo para el proceso productivo o administrativo.
El Módulo de Bodegas le permite definir estos puntos críticos de administración por medio
de la opción Nivel Máximo/Mínimo, a partir del seguimiento del estándar de clasificación
de suministros en categorías, subcategorías e Ítems. Para ello utiliza dos procedimientos
básicos:
1. La selección de los ítems,
2. La determinación de las cantidades mínimas, máximas y de reorden de los
suministros seleccionados,
El procedimiento se lleva a cabo a partir de la siguiente pantalla:
Usted puede utilizar la alternativa Todos en cualquier nivel para incluir todas las subcategorías
o ítems de una categoría dada.
Una vez definidos los parámetros, se colocan las cantidades mínimas, de reorden y máximas
en los espacios correspondientes de la siguiente ventana:
Observe que para cada suministro existen varias unidades de medida, que pueden ser
consideradas como base para la definición del criterio de existencias. Dependerá de la
unidad definida por la administración y utilizada normalmente en la bodega.
Una vez definidos los criterios, el sistema solicitará la confirmación de los cambios.