PROCESO FINANCIERO / SUBPROCESO INVENTARIOS Código : PFI.26 Versión : 05 PROCEDIMIENTO BAJA DE ELEMENTOS Página 1 de 21 Revisó: Jefe División Financiera Jefe Sección de Inventarios Profesional Planeación Fecha de aprobación: Diciembre 04 de 2007 Resolución N° 1858 Aprobó: Rector OBJETIVO ALCANCE Establecer las actividades que deben seguirse para dar de baja de los inventarios de la Universidad todos los bienes devolutivos mayores, menores, libros e intangibles por daño, deterioro, obsolescencia, robo, hurto entre otros. Aplica a todos los bienes devolutivos mayores, menores, libros e intangibles NORMATIVIDAD Resolución 816 de 2004, por la cual se aprueba el Manual para la Administración y Control de los Bienes Muebles de la Universidad Industrial de Santander. Resolución 1336 de 2007, por la cual se modifica el Manual Normativo y Procedimental para la Administración y Control de los Bienes Muebles de la Universidad Industrial de Santander. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS Acta de Entrega: Documento donde certifica que los bienes subastados fueron entregados al proponente. Concepto Técnico: Concepto emitido por la División de Mantenimiento Tecnológico, en donde se justifica la baja de elementos. DCPI: Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión DSI: División de Servicios de Información Elementos dados de Baja: Corresponde a elementos descargados de los inventarios de la Universidad y que ninguna UAA los requiera o no son indispensables para la Universidad. Inspección Ocular: Inspección realizada por un funcionario de Inventarios y de Control Interno y Evaluación de Gestión, en caso de presentarse robo, hurto o pérdida de los bienes. SIF: Sistema de Información Financiero Subasta: Venta de bienes muebles dados de baja de los Inventarios de la Universidad, adjudicados al proponente que haya presentado la mejor oferta y cumpla con las especificaciones de los términos establecidos. PROCESO FINANCIERO / SUBPROCESO INVENTARIOS PROCEDIMIENTO BAJA DE ELEMENTOS Código : PFI.26 Versión : 05 Página 2 de 21 CONSIDERACIONES Los elementos devolutivos mayores deben estar físicamente marcados con su respectivo número de inventario para realizar el trámite de baja, si los elementos no se encuentran marcados debe solicitar a la Sección de inventarios realizar la marcación correspondiente. Los equipos eléctricos, electrónicos y/o electromecánicos a dar de baja deben contar con el concepto técnico emitido por la División de Mantenimiento Tecnológico. Cuando se presente robo, hurto o pérdida de los bienes, el servidor responsable debe reportar la novedad oportunamente a la Sección de Inventarios En caso de robo, hurto o pérdida de los bienes dentro de las instalaciones de la Universidad, el responsable del bien comunicará lo ocurrido al servicio de vigilancia, con el objeto que rinda el informe correspondiente. Cuando se presenten muebles y enseres dados de baja que correspondan a bienes de madera que presenten alto grado de deterioro o cuando el elemento se encuentre completamente averiado, se procederá a su destrucción y se hará el levantamiento del acta respectiva. Cuando el Servidor responsable de los bienes acepta la cancelación del valor de reposición, el Director o Jefe de la UAA determina si existe la necesidad de adquirir el bien nuevamente, teniendo en cuenta que debe cumplir con las mismas características o mejorar las condiciones del bien faltante. De lo contrario, el dinero permanecerá en el fondo para la adquisición de equipos que requiera la UAA. Si el elemento a reponer no se encuentra en el mercado y/o la UAA no lo requiere, se estudia la posibilidad de recibir otro elemento que responda con las necesidades de la unidad a la cual se encuentra adscrito el servidor. Las subastas cuyo precio base sea menor a 50 SMMLV serán realizadas por la División Financiera a través del Jefe de la Sección de Inventarios, según se establece en el artículo 52 del Manual Normativo y Procedimental para la Administración y Control de los Bienes Muebles de la Universidad. Las sedes regionales deben enviar al Jefe de la Sección de Inventarios la relación de los elementos a dar de baja con la descripción del bien, número de inventario para elementos devolutivos mayores y concepto técnico para los equipos eléctricos, electrónicos y/o electromecánicos. Código : PFI.26 PROCESO FINANCIERO / SUBPROCESO INVENTARIOS Versión : 05 PROCEDIMIENTO BAJA DE ELEMENTOS Página 3 de 21 Inicio/Fin Dec isión Actividad DIAGRAMA DE FLUJO Documento Procesamiento en S.I. o intranet Procedimiento predefinido DESCRIPCIÓN Conector RESPONSABLE Conector de página DOCUMENTOS DE REFERENCIA INICIO 1. Identifica necesidad de dar de baja los elementos ¿Elementos dados de baja por su estado? No 1. Identifica necesidad de dar de baja los elementos. Servidor responsable de los elementos 2. Después de revisar los elementos y constatar que su estado se puede calificar en desuso, obsolescencia, avería, daño o deterioro; establece la justificación para darlo de baja. Servidor responsable de los elementos 1 Pág 14 Si 2. Establece justificación de baja ¿Elementos se encuentran contaminados con residuos peligrosos? No 2 Pág.4 Si 3. Informa a la Sección de Inventarios y al PGIR 3. Informa a la Sección de Inventarios y al PGIR, mediante documento escrito los elementos a dar de baja , especificando número de inventario, descripción y localización. 4. Realiza inspección de verificación 4. Realiza visita de inspección para verificar el estado de los elemento y diligencia el formato de baja de elementos contaminados con residuos peligrosos - FFI.15. Auxiliar Administrativo de Inventarios y Delegado del PGIR 5. Informa a la Empresa Gestora de Residuos 5. Solicita a la Empresa Gestora de Residuos la recolección de los elementos. Auxiliar Administrativo de Inventarios 1 Servidor responsable de los elementos FFI.15. Baja de elementos contaminados con residuos peligrosos Código : PFI.26 PROCESO FINANCIERO / SUBPROCESO INVENTARIOS Versión : 05 PROCEDIMIENTO BAJA DE ELEMENTOS Página 4 de 21 RESPONSABLE DOCUMENTOS DE REFERENCIA 6. Entrega los elementos a la Empresa Gestora de Residuos. Auxiliar Administrativo de Inventarios y Delegado del PGIR FFI.15. Baja de elementos contaminados con residuos peligrosos 7. Una vez diligenciado el FFI.15, se registra los elementos en el SIF al código de bajas, y se procede al borre físico, con el objeto de descargarlos del inventario del responsable. Auxiliar Administrativo de Inventarios 8. Si los elementos cuya baja se tramita corresponden a equipos eléctricos, electrónicos y/o electromecánicos, solicita a la División de Mantenimiento Tecnológico la revisión de los elementos. Servidor responsable de los bienes Procedimiento de Mantenimiento Tecnológico 9. Entrega elemento en la bodega junto con los documentos soporte 9. Los elementos ubicados en la sede central se entregan en la bodega, junto con los documentos soporte Servidor responsable de los bienes FFI.13. Recibo equipos electrónicos y eléctricos en la bodega de inventarios 10. Recibe y verifica los elementos y los documento soporte 10. Recibe y verifica los elementos y sus respectivos números de inventario, y los documentos soporte. Auxiliar Administrativo de Inventarios DESCRIPCIÓN DIAGRAMA DE FLUJO 1 6. Entrega los elementos a la Empresa Gestora de Residuos 7. Traslada elementos al código de bajas FIN 2 ¿Equipos eléctricos, electrónicos y/o electromecánicos? No 3 Pág 13 Si 8. Mantenimiento Tecnológico 7 2 Código : PFI.26 PROCESO FINANCIERO / SUBPROCESO INVENTARIOS Versión : 05 PROCEDIMIENTO BAJA DE ELEMENTOS Página 5 de 21 DESCRIPCIÓN RESPONSABLE 11. Traslada elementos al código de bajas 11. Realiza el cambio de los elementos en el SIF al código de bajas, con el objeto de descargarlos del inventario del responsable. Auxiliar Administrativo de Inventarios 12. Informa a la comunidad los elementos que están en condiciones de uso 12. Informa a la comunidad universitaria a través de los medios de comunicación interna de la Universidad, los elementos que se encuentren en condiciones de uso. Jefe Sección de Inventarios DIAGRAMA DE FLUJO 2 ¿Los elementos son requeridos por algún otro servidor? No 4 pág 6 Si 13. El servidor interesado solicita el traslado de los elementos a su inventario 13. Solicita a la Sección de Inventarios el traslado de los elementos a su inventario. Servidor de la Universidad 14. Verifica la solicitud de traslado 14. Para realizar el traslado verifica con la Sección de Inventarios los números de los elementos y solicita el traslado. Servidor de la Universidad 15. Hace efectivo el traslado 15.Una vez revisado lo anterior procede a hacer efectivo el traslado de los elementos en el SIF, descargándolos del estado bajas y trasladándolos al inventario del servidor. Auxiliar Administrativo de Inventarios FIN DOCUMENTOS DE REFERENCIA Código : PFI.26 PROCESO FINANCIERO / SUBPROCESO INVENTARIOS Versión : 05 PROCEDIMIENTO BAJA DE ELEMENTOS Página 6 de 21 DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE 16. Si los elementos pueden ser donados por la Universidad a otras instituciones públicas, sigue el procedimiento PFI.22, establecido por la Universidad. Jefe Sección de inventarios DOCUMENTOS DE REFERENCIA 4 ¿Los elementos pueden ser donados a otras instituciones? Si 16. Procede a realizar la donación de los elementos No PFI.22 Donación de Bienes Muebles Realizada por la Universidad PFI. 22 FIN 17. Procede a realizar el proceso de subasta 17. Una vez lo considere conveniente procede a realizar el proceso de subasta. Jefe Sección de Inventarios 18. Imprime el listado de elementos a dar de baja 18. Imprime listado de baja de elementos devolutivos mayores, menores, libros e intangibles. Auxiliar Administrativo de Inventarios 19. Envía al Jefe de la División Financiera el listado de elementos que se encuentran para baja. Jefe Sección de Inventarios Listado de elementos a dar de baja 19. Envía listado de elementos Listado de elementos 3 Código : PFI.26 PROCESO FINANCIERO / SUBPROCESO INVENTARIOS Versión : 05 PROCEDIMIENTO BAIA DE ELEMENTOS DIAGRAMA DE FLUJO Página 7 de 21 DESCRIPCIÓN RESPONSABLE 20. Da VoBo para dar de baja los elementos relacionados en el listado. Jefe División Financiera DOCUMENTOS DE REFERENCIA 3 20. Da VoBo al listado 21. Elabora proyecto de resolución para la venta de los bienes 22. Envía documentos 21. Elabora proyecto de resolución solicitando autorización para la venta de los bienes dados de baja. Jefe Sección de Inventarios 22. Envía a Secretaría General el proyecto de resolución. Jefe Sección de Inventarios Proyecto de Resolución 23. Revisa, asigna número y firma 23. Revisa, asigna número y firma resolución. Remite a Rectoría para su aprobación. Secretario(a) General 24. Estudia y firma resolución 24. Estudia y firma resolución de aprobación de venta de los bienes dados de baja. Rector 25. Publica la Resolución aprobada ¿Monto de la subasta es mayor a 50 SMMLV? Si 4 25. Publica en Intranet la Resolución aprobada No 5 pág 12 Auxiliar de Secretaria General Manual Normativo y Procedimental para la Administración y Control de los Bienes Muebles de la UIS Código : PFI.26 PROCESO FINANCIERO / SUBPROCESO INVENTARIOS Versión : 05 PROCEDIMIENTO BAIA DE ELEMENTOS Página 8 de 21 DESCRIPCIÓN DIAGRAMA DE FLUJO RESPONSABLE 4 26. Envía a la Dirección de Contratación la resolución 26. Envía a la DCPI, los siguientes documentos: Resolución Autorización de baja Listado de elementos a dar de baja Carta especificando el monto de la subasta Resolución Autorización de baja Listado de los elementos dados de baja para ser subastados. Carta relacionando el monto de la subasta firmada por el Jefe de la Sección de Inventarios. Jefe Sección de Inventarios 27. Revisa documentos 27. Revisa documentos y elabora los términos preliminares. Profesional de la DCPI 28. Solicita publicación de términos en la Web 28. Solicita a DSI la publicación de los términos preliminares en la página web por un período de dos (2) días hábiles como mínimo. Profesional de la DCPI 29. Publica términos preliminares 29. Publica términos preliminares en la pagina web de la Universidad. Funcionario DSI 30. Analiza las observaciones realizadas por escrito a los términos preliminares por parte del proponente, y si lo considera pertinente modifica los términos definitivos. Profesional de la DCPI ¿Observaciones a los términos preliminares? No Si 30. Si lo cree conveniente realiza modificación a los términos definitivos 5 DOCUMENTOS DE REFERENCIA Código : PFI.26 PROCESO FINANCIERO / SUBPROCESO INVENTARIOS Versión : 05 PROCEDIMIENTO BAJA DE ELEMENTOS Página 9 de 21 DESCRIPCIÓN RESPONSABLE 31. Levanta acta de apertura 31. Levanta acta de apertura, la cual es firmada por el Ordenador del Gasto. Profesional de la DCPI 32. Publica términos definitivos y acta de apertura 32. Publica en la página web de la Universidad los términos definitivos y acta de apertura de convocatoria, dando inicio a la subasta pública. Funcionario DSI 33. Visita técnica 33. Realiza visita técnica con el objeto de observar el estado de los elementos. Proponente de la subasta 34. Realiza aclaraciones e informa 34. En caso de recibir observaciones a los términos definitivos, analiza y si modifica los términos, realiza las respectivas aclaraciones. Profesional DCPI 35. Solicita publicación n la Web 35. Solicita a la DSI la publicación de las aclaraciones a los términos definitivos. Profesional DCPI 36. Publica aclaraciones a los términos definitivos 36. Publica aclaraciones a los términos definitivos en la pagina web de la Universidad. Funcionario DSI 37. Cierra convocatoria y se hace la apertura de la urna 37. Se cierra la convocatoria y se procede a la apertura de la urna, la cual se encuentra ubicada en la Oficina de Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión DCPI, Secretaria General y Control Interno y Evaluación de Gestión DIAGRAMA DE FLUJO 5 ¿Observaciones a los términos? No Si 6 DOCUMENTOS DE REFERENCIA Código : PFI.26 PROCESO FINANCIERO / SUBPROCESO INVENTARIOS Versión : 05 PROCEDIMIENTO BAJA DE ELEMENTOS Página 10 de 21 DESCRIPCIÓN RESPONSABLE 38. Presenta los documentos jurídicos 38. Presenta los documentos jurídicos para participar en la subasta y los deposita en la urna. Proponente de la subasta 39. Se hace la subasta al alza 39. Una vez presentados los documentos se realiza la subasta al alza junto con los proponentes. DCPI, Secretaria General y Control Interno y Evaluación de Gestión 40. Levanta acta de audiencia 40. Levanta acta de audiencia pública de postulaciones, la cual contiene nombre, cédula o nit del proponente y valor ofrecido en la subasta. Profesional DCPI DIAGRAMA DE FLUJO 6 Acta de audiencia 41. Adjudica el contrato y elabora acta 41. Elabora acta de adjudicación y solicita publicación en la página web de la Universidad. El acta es firmada por el Director de Contratación, el Jefe de la División Financiera y el Jefe de la Sección de Inventarios. Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión 42. Publica adjudicación de la subasta 42. Hace publicación en la página web de la adjudicación de la subasta. Funcionario DSI 43. Envía acta de adjudicación 43. Envía acta de adjudicación al Jefe de la División Financiera. Profesional DCPI 44. Recibe y envía acta a inventarios 44. Envía copia a los Jefes de las Secciones de Inventarios y Contabilidad, informando sobre la adjudicación de la oferta. Jefe División Financiera Acta de adjudicación 7 DOCUMENTOS DE REFERENCIA PROCESO FINANCIERO / SUBPROCESO INVENTARIOS Código : PFI.26 Versión : 05 PROCEDIMIENTO BAJA DE ELEMENTOS Página 11 de 21 DESCRIPCIÓN RESPONSABLE 45. Cancela valor 45. Cancela el lote de los bienes subastados, según las condiciones establecidas en los términos de referencia (Ver Procedimiento Ingresos por Bancos). Proponente de la subasta PFI.11 Se realizan las actividades contenidas en el procedimiento PFI.11 46. Presenta el recibo de pago 46. Presenta el recibo de pago al Jefe de la Sección de Inventarios. DIAGRAMA DE FLUJO DOCUMENTOS DE REFERENCIA 7 6 Recibo de pago 47. Recibe documento y verifica con la Sección de Tesorería que se haya realizado el pago correspondiente, es decir que el valor consignado corresponda al valor de la oferta. 48. Entrega lote de los bienes subastados 48. Entrega al proponente favorecido el lote de bienes subastados. Acta de entrega Proponente de la subasta Nota: En la sedes, el proponente presenta el recibo de pago al Coordinador de Sede y lo envía junto con un informe detallado del proceso de adjudicación de subasta al Jefe de la Sección de Inventarios. 47. Verifica el pago 49. Elabora acta de entrega de los bienes PFI.11 Ingresos por Bancos Jefe Sección de Inventarios Jefe Sección de Inventarios y/o Coordinador de Sede 49. Elabora acta de entrega de los bienes subastados, la cual es firmada por el Jefe de la Sección de Inventarios y/o Coordinador de Sede, según el caso y el proponente favorecido. Jefe Sección de Inventarios y/o Coordinador de Sede 50. Envía copia del acta al Jefe de la División Financiera y de la Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión. Anexa el recibo de pago a la Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión. Jefe Sección de Inventarios Recibo de pago 50. Elabora acta de entrega de los bienes FIN Código : PFI.26 PROCESO FINANCIERO / SUBPROCESO INVENTARIOS Versión : 05 PROCEDIMIENTO BAJA DE ELEMENTOS Página 12 de 21 DESCRIPCIÓN DIAGRAMA DE FLUJO RESPONSABLE 5 51. Elabora el acta de apertura de convocatoria dando inicio a la subasta pública e informa a las sedes el proceso de apertura. El acta es firmada por el Jefe de la División Financiera. 51. Elabora acta de apertura Jefe Sección de Inventarios 52. Elabora los términos de referencia. Jefe Sección de Inventarios 53. Solicita a la DSI la publicación de los términos en la página web por un período de cinco (5) días hábiles como mínimo. Jefe Sección de Inventarios 54. Publica términos en la página web de la Universidad. Funcionario DSI 55. Si lo cree conveniente realiza modificaciones a los términos 55. Analiza las observaciones presentadas por escrito a los términos por parte del proponente y si lo considera necesario modifica los términos y realiza las respectivas aclaraciones. Jefe Sección de Inventarios 56. Solicita publicación en la Web 56. Solicita a la DSI la publicación de las aclaraciones a los términos definitivos. Jefe Sección de Inventarios 57. Publica aclaraciones a los términos definitivos 57. Publica aclaraciones a los términos definitivos en la pagina web de la Universidad. Funcionario DSI 58. Cierra convocatoria y recibe ofertas 58. Cierra la convocatoria de acuerdo con los términos definitivos y recibe las ofertas de los proponentes en sobre sellado. 52. Elabora términos de referencia 53. Solicita publicación de términos en la Web 54. Publica términos ¿observaciones a los términos ? Si 8 No Jefe Sección de Inventarios y/o Coordinador de Sede DOCUMENTOS DE REFERENCIA Código : PFI.26 PROCESO FINANCIERO / SUBPROCESO INVENTARIOS Versión : 05 PROCEDIMIENTO BAJA DE ELEMENTOS Página 13 de 21 DESCRIPCIÓN RESPONSABLE 59. Presenta oferta y anexa documentos jurídicos 59. Presenta oferta y anexa los documentos jurídicos para participar en la subasta. Proponente de la subasta 60. Se hace la subasta al alza 60. Una vez presentados los documentos se realiza la subasta al alza junto con los proponentes. Jefe División Financiera y/o Coordinador de Sede 61. Levanta acta de audiencia 61. Levanta acta de audiencia pública de postulaciones, la cual contiene nombre, cédula o nit del proponente y valor ofrecido en la subasta. Jefe Sección de Inventarios DIAGRAMA DE FLUJO 8 Acta de audiencia 62. Adjudica la subasta y elabora acta 62. Elabora acta de adjudicación y solicita publicación en la página web de la Universidad. El acta es firmada por el Jefe de la División Financiera. Acta de adjudicación Nota: En las sedes el acta de adjudicación es firmada por el Coordinador de Sede y enviada al Jefe Sección de Inventarios. 63. Publica adjudicación de la subasta 6 Pág 11 63. Publica en la página web la adjudicación de la subasta. Jefe Sección de Inventarios y/o Funcionario encargado Funcionario DSI 3 ¿Muebles y enseres? No 7 pág 4 Si 64. Informa a la Sección de Inventarios 9 64. Informa a la Sección de Inventarios mediante documento escrito los elementos a dar de baja, especificando número de inventario, descripción y localización. Servidor responsable de los elementos DOCUMENTOS DE REFERENCIA Código : PFI.26 PROCESO FINANCIERO / SUBPROCESO INVENTARIOS Versión : 05 PROCEDIMIENTO BAJA DE ELEMENTOS Página 14 de 21 DESCRIPCIÓN RESPONSABLE 65. Realiza visita de inspección para verificar el estado de los elemento Auxiliar Administrativo de Inventarios 66. Diligencia el formato FFI.14 66. Diligencia el acta de baja por destrucción de elementos de madera Auxiliar Administrativo de Inventarios 67. Solicita el traslado de los elementos al molino 67. Solicita a la División de Planta Física al traslado de los elementos al molino. Auxiliar Administrativo de Inventarios PRF.05 Se realizan las actividades contenidas en el procedimiento PRF.05 DIAGRAMA DE FLUJO DOCUMENTOS DE REFERENCIA 9 65. Realiza inspección de verificación ¿Los elementos se encuentran en mal estado? No 7 pág 4 Si 68. Procede a la destrucción de los elementos 68. Procede a la destrucción de los elementos PRF.05 Servicio de Transporte Funcionario División de Planta Física FIN 1 69. Comunica al jefe inmediato 70. Comunica al responsable del servicio de vigilancia 10 Robo, hurto o pérdida de elementos devolutivos 69. Informa por escrito a su Jefe inmediato, coloca el denuncio ante la autoridad competente, y envía copia de la comunicación al Jefe de la Sección de Inventarios. 70. Comunica lo ocurrido al responsable del servicio de vigilancia, para que rinda el informe correspondiente, cuando el robo, hurto o pérdida sea en las instalaciones de la Universidad. FFI.14. Acta de baja por destrucción de elementos en madera Servidor responsable de los elementos Servidor responsable de los elementos Código : PFI.26 PROCESO FINANCIERO / SUBPROCESO INVENTARIOS Versión : 05 PROCEDIMIENTO BAJA DE ELEMENTOS DIAGRAMA DE FLUJO Página 15 de 21 DESCRIPCIÓN RESPONSABLE 71. Realiza inspección administrativa o inspección ocular junto con un funcionario de la Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión. Jefe Sección de Inventarios DOCUMENTOS DE REFERENCIA 10 71. Realiza inspección administrativa 72. Elabora acta de inspección Acta de inspección administrativa 73. Envía documentos a la Sección de Inventarios Informe Responsable del bien Denuncio Informe de la empresa de vigilancia Dos cotizaciones Formato de reporte de siniestros 72. Elabora acta de inspección, especificando fecha y lugar donde ocurrió el hecho, fecha del reporte del hecho, fecha en que se practica la inspección, detalles y circunstancias del caso, número de inventario, descripción del elemento, y nombre y firma de las personas que intervinieron en la inspección. 73. Envía a la Sección de Inventarios los siguientes documentos: Informe del servidor responsable del bien detallando los hechos y las especificaciones de los elementos. Constancia del denuncio ante la fiscalía, en caso de que el elemento se encuentre prestado, adjuntar el formato de préstamo diligenciado. Informe de la empresa encargada del servicio de vigilancia. Formato de Reporte de Siniestros a la Compañía de Seguros – FFI.11 Dos cotizaciones de los elementos reportados Jefe Sección de Inventarios Servidor responsable de los elementos 74. Verifica la documentación 74. Verifica la documentación entregada por el servidor responsables de los elementos Auxiliar Administrativo de Inventarios 75. Registra cuenta de responsabilidad administrativa 75. Registra en el SIF, la cuenta de responsabilidad administrativa a nombre del servidor responsable de los elementos. Auxiliar Administrativo de Inventarios 11 Manual Normativo y Procedimental para la Administración y Control de los Bienes Muebles de la UIS FFI.11 Reporte de Siniestros a la Compañía de Seguros Manual Normativo y Procedimental para la Administración y Control de los Bienes Muebles de la UIS Código : PFI.26 PROCESO FINANCIERO / SUBPROCESO INVENTARIOS Versión : 05 PROCEDIMIENTO BAJA DE ELEMENTOS DESCRIPCIÓN DIAGRAMA DE FLUJO Página 16 de 21 RESPONSABLE DOCUMENTOS DE REFERENCIA 11 76. Envía a la compañía aseguradora los siguientes documentos para iniciar el trámite de reclamación: 76. Envía documentos para iniciar trámite de reclamación Documentos soporte para la reclamación ¿Acepta reclamación? No Jefe Sección de inventarios Copia del acta de la inspección ocular. Denuncio e informe del responsable. Cotizaciones actualizadas del bien. Listado del inventario de los elementos en donde aparece la información del bien afectado (número de inventario, descripción del elemento, fecha de adquisición, nombre del responsable y valor de compra). Declaración del servicio de vigilancia. Carta de reclamación solicitando el pago del siniestro y registro fotográfico en caso de ser necesario. 8 Pág 19 Si 77. Informa el valor a cancelar 77. Si acepta la reclamación, informa el valor a cancelar a la Sección de Inventarios y envía recibo de indemnización y hoja de liquidación. Asesor Compañía de Seguros Recibo de indemnización Hoja de liquidación 78. Informa a la compañía aseguradora el fondo de la UAA donde debe realizar el pago 12 78. Informa a la compañía de seguros el código del fondo de la UAA donde debe realizar el pago, la entidad financiera y el número de la cuenta a la cual debe realizar la transferencia. Jefe Sección de inventarios Manual Normativo y Procedimental para la Administración y Control de los Bienes Muebles de la UIS Código : PFI.26 PROCESO FINANCIERO / SUBPROCESO INVENTARIOS Versión : 05 PROCEDIMIENTO BAJA DE ELEMENTOS Página 17 de 21 DESCRIPCIÓN RESPONSABLE 79. Realiza el pago 79. Realiza el pago correspondiente a través transferencia electrónica. Asesor Compañía de Seguros PFI.11 Se realizan las actividades contenidas en el procedimiento PFI.11 80. Reporta el concepto de pago, valor y fondo donde cancela 80. Reporta a la Sección de Tesorería el concepto de pago, valor y fondo donde cancela el dinero. 81. Informa al responsable el remanente a cancelar 81. Informa al responsable de los elementos, el valor del remanente a cancelar y el fondo. Jefe Sección de inventarios 82. Cancela remanente 82. Cancela el valor del remanente en el fondo de la UAA correspondiente Servidor responsable de los elementos PFI.10 Se realizan las actividades contenidas en el procedimiento PFI.10 83. Estudia caso 83. Estudia el caso a partir del acta de inspección administrativa e inicia la investigación administrativa 84. Comunica a las UAA correspondientes 84. Informa el inicio de la investigación administrativa al servidor responsable de los elementos, la Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión, la Sección de Contabilidad y a la UAA respectiva. DIAGRAMA DE FLUJO DOCUMENTOS DE REFERENCIA 12 9 13 PFI.11 Ingresos por Bancos Jefe Sección de inventarios PFI.10 Ingresos por Caja Jefe Sección de Inventarios Jefe Sección de Inventarios Manual Normativo y Procedimental para la Administración y Control de los Bienes Muebles de la UIS Código : PFI.26 PROCESO FINANCIERO / SUBPROCESO INVENTARIOS Versión : 05 PROCEDIMIENTO BAJA DE ELEMENTOS DESCRIPCIÓN DIAGRAMA DE FLUJO Página 18 de 21 RESPONSABLE DOCUMENTOS DE REFERENCIA 13 85. Realiza la investigación administrativa en forma breve y sumaria, de conformidad con las reglas previstas para actuaciones administrativas iniciadas de oficio por la Universidad. 85. Realiza la investigación administrativa Jefe Sección de Inventarios 86. Informe del fallo de la investigación administrativa a la Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión, Vicerrectoría Administrativa, División Financiera, Sección de Contabilidad, responsable del elemento en el inventario y al Jefe inmediato. Jefe Sección de inventarios 87. Traslada la cuenta de responsabilidad administrativa a fiscal 87. Traslada la cuenta de responsabilidad administrativa a responsabilidad fiscal a nombre del funcionario responsable del bien. Jefe Sección de Contabilidad 88. Traslada el caso a la autoridad interna competente 88. Si se establece o se infiere la posible existencia de faltas disciplinarias o de comisión de ilícitos, se da traslado a la autoridad interna competente. Jefe Sección de inventarios 89. Cancela la cuenta de responsabilidad administrativa Jefe Sección de inventarios 86. Informa el fallo de la investigación ¿Hubo responsabilidad administrativa? No Si FIN 89. Cancela la cuenta de responsabilidad administrativa FIN Manual Normativo y Procedimental para la Administración y Control de los Bienes Muebles de la UIS Código : PFI.26 PROCESO FINANCIERO / SUBPROCESO INVENTARIOS Versión : 05 PROCEDIMIENTO BAJA DE ELEMENTOS DIAGRAMA DE FLUJO Página 19 de 21 DESCRIPCIÓN RESPONSABLE 90. Comunica al responsable de los elementos la respuesta dada por la compañía de seguros en relación a la no aceptación de la reclamación, y el valor de reposición del elemento o la opción de reposición con elementos de similares o superiores características. Jefe Sección de inventarios 91. Si acepta la cancelación del valor de reposición, realiza el pago al fondo de la UAA donde ocurrió el siniestro. Servidor responsable de los elementos DOCUMENTOS DE REFERENCIA 8 90. Informa la respuesta de la compañía de seguros ¿Acepta cancelar valor de reposición? No Si 91. Cancela valor de reposición El Director o Jefe de la UAA determina si existe la necesidad de adquirir nuevamente el bien o si se dejan los recursos en el fondo para adquisición de otros equipos que requiera la unidad. PFI.10 PFI.10 Ingresos por Caja Se realizan las actividades contenidas en el procedimiento PFI.10 9 Pág 17 92. Repone el bien 9 Pág 17 92. Si el servidor responsable entrega los elementos con similares o superiores características. Manual Normativo y Procedimental para la Administración y Control de los Bienes Muebles de la UIS Servidor responsable de los elementos PROCESO FINANCIERO/ SUBPROCESO PRESUPUESTO PROCEDIMIENTO BAJA DE ELEMENTOS Código : PFI.26 Versión : 05 Página 20 de 21 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN 1 FECHA DE APROBACIÓN Octubre 11 de 2004 DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS Creación del procedimiento (Resolución No. 886 de 2004) Adecuación del documento al Sistema de Gestión de Calidad según el Procedimiento Control de Documentos Inclusión del alcance y definiciones Complemento e inclusión de las consideraciones Especificación de los responsables de las actividades Se incluyó la decripción de las actividades del proceso de la subasta de los bienes, realizada actualmente por la Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión. Se realizaron las modificaciones respectivas en cuanto a la normatividad según el Manual de Inventarios 2 Diciembre 04 de 2007 3 Octubre 07 de 2008 Inclusión de las actividades del proceso de subasta que realiza la División Financiera a través del Grupo de Inventarios cuando el monto es inferior a los 50 SMMLV, de acuerdo a lo establecido en el artículo 52 del Manual Normativo y Procedimental para la Administración y Control de los Bienes Muebles de la Universidad. 4 Noviembre 19 de 2009 Inclusión de las siguientes dos consideraciones para aclarar el proceso de subasta en las sedes: - Las sedes regionales deben enviar al Jefe del Grupo de Inventarios la relación de los elementos a dar de baja con la descripción del bien, número de inventario para elementos devolutivos mayores y concepto técnico para los equipos eléctricos, electrónicos y/o electromecánicos. - Para el proceso de subasta en las sedes, el Coordinador a través de los medios de comunicación existentes realizará la divulgación de la venta de los bienes. Inclusión del Coordinador de Sede en algunas actividades como responsable. Descripción de las actividades del proceso de subasta de los bienes realizada por las sedes. Complemento de las actividades 43, 46, 48, 59. PROCESO FINANCIERO/ SUBPROCESO PRESUPUESTO PROCEDIMIENTO BAJA DE ELEMENTOS Código : PFI.26 Versión : 05 Página 21 de 21 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN 5 FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS Cambio en la numeración de las actividades Inclusión de la abreviatura DCPI Eliminación de la consideración: Para el proceso de subasta en las sedes, el Coordinador a través de los medios de comunicación existentes realizará la divulgación de la venta de los bienes Inclusión de consideraciones asociadas al manejo de los equipos contaminados con residuos peligrosos. Eliminación de la consideración: Para el proceso de subasta en las sedes, el Coordinador a través de los medios de comunicación existentes realizará la divulgación de la venta de los bienes Modificación de algunas actividades, entre ellas si el elemento corresponde a muebles y enseres, hay que diligenciar el formato FFI.14 y PRF.05. Eliminación del memorando para el traslado de los elementos requeridos por el servidos, modificó la actividad 12 y eliminó la 13. Inclusión de la donación de los elementos a otras instituciones. Cambio en la numeración de las actividades Diciembre 10 de 2013 Cambio de responsables Jefe Grupo de Inventarios a Jefe Sección de Inventarios y Auxiliar Inventarios por Auxiliar Administrativo de Inventarios. Modificación de la consideración En caso de robo, hurto o pérdida de los bienes dentro de las instalaciones de la Universidad, el responsable del bien comunicará lo ocurrido al servicio de vigilancia, con el objeto que rinda el informe correspondiente. Modificación del proceso de subasta incluyendo las actividades contenidas en el procedimiento PFI.11 y PFI.10.