manual de procedimientos de la coordinación administrativa

MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ , QUINTANA ROO Código: MP­OMA­CA Hoja: Página 1 de 15 Revisión: 00 Fecha de actualización: 02/08/2010 COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA DE OFICIALÍA MAYOR MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA DE OFICIALIA MAYOR
MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ, QUINTANA ROO COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA DE OFICIALIA MAYOR ÍNDICE Pág. 1. Introducción 3 2. Marco Jurídico 4 3. Políticas y Lineamientos Generales 7 4. Lista Maestra de Documentos 9 5. Descripción de Procedimientos 10…
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA OFICINA DE OFICIALIA MAYOR Página 2 de 15 MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ, QUINTANA ROO COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA DE OFICIALIA MAYOR 1. INTRODUCCIÓN La Oficialía Mayor, es la Unidad Administrativa de la Administración Pública Municipal, la cual tiene la responsabilidad de proveer, administrar y gestionar los recursos Humanos, los recursos Materiales, proporcionar los servicios generales, y de informática, para atender los requerimientos de las Secretarias y Direcciones, en sus necesidades administrativas y operativas, así como promover la capacitación y desarrollo de los servidores públicos y proporcionar a la ciudadanía el servicio Municipal de Empleo. Para tal efecto, se apoya en una Coordinación Administrativa, misma que lo auxilia de manera técnica y operativa en la consecución y coordinación interna entre las direcciones y áreas de la Oficialía Mayor, a la par que gestiona e interactúa con las Unidades de la Administración Pública que se consideren necesarias. El presente Manual de Procedimientos permite conocer de manera detallada y secuencial la forma en que se desarrollan las tareas y actividades que se tienen asignadas a las áreas de trabajo, además facilitará la consulta en la operación de los servicios, el desarrollo de las gestiones y la formalización de los procedimientos operativos. Tiene como objetivo fundamental, servir como instrumento de apoyo orientándolo en el funcionamiento Institucional, ya que integra en forma ordenada los procedimientos específicos de acuerdo a una metodología propia que permite conocer el funcionamiento o la operación integral de la Oficialía Mayor del Municipio de Benito Juárez. Así mismo se refiere, a la modificación de las estructuras, procedimientos y bases legales, a la transformación estructural de la Administración del Municipio de Benito Juárez. En consecuencia el Manual de procedimientos de la Oficialía Mayor, se elaboró con el fin de que se contara con un documento que explicara la manera en que se realizan las actividades, así como también sirviera como una herramienta de trabajo y un medio de inducción para el personal de nuevo ingreso.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA OFICINA DE OFICIALIA MAYOR Página 3 de 15 MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ, QUINTANA ROO COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA DE OFICIALIA MAYOR 2. MARCO JURÍDICO 1.­ Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Articulo 115 Fracción IV inciso (a) publicado en el periódico de la Federación 5 de Febrero de 1917 (última reforma: 12 de Febrero del 2007) 2.­ Constitución Política del Estado de Quintana Roo. Articulo 145, 146, y 160 Fracciones II,III,IV, V, VII,Y VIII (Publicado Periódico Oficial del Estado 12 de Enero de 1975 ultima reforma: 11 Septiembre del 2006). 3.­ Ley de los Municipios del Estado de Quintana Roo, Título Noveno, capítulo Primero. Artículo 115. (Ultima Reforma Publicada en el Periódico Oficial el 15 de Marzo del 2010) 4.­ Ley del Patrimonio del Estado de Q. Roo. (Publicado 28 de Marzo del 2005) 5.­ Ley Federal del Trabajo. 6.­ Ley de los trabajadores al Servicio de los Poderes Legislativo, Ejecutivo y Judicial de los Ayuntamiento y Organismos descentralizados del Estado de Quintana Roo. (Publicado: 13 de Diciembre de 1996) 7.­ Ley del Instituto Mexicano del Seguro Social. 8.­ Ley del ISSSTE. Mencionar Arts., fracciones, incisos. 9.­ Ley de Adquisiciones de Arrendamientos y prestaciones de servicios relacionados con bienes muebles del Estado de Q. roo. Reformada 18 de Diciembre de 1998 10.­Ley de Responsabilidades de los Servidores públicos del Estado de Quintana Roo. (Publicado 15 de Marzo de 1990, ultima reforma: 4 de Junio del 2004). 11.­Ley Orgánica de la Contaduría Mayor de Hacienda. 12.­Ley de Presupuesto y Gasto Público. 13.­Ley de Coordinación Fiscal.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA OFICINA DE OFICIALIA MAYOR Página 4 de 15 MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ, QUINTANA ROO COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA DE OFICIALIA MAYOR REGLAMENTOS 14.­Reglamento de Bando de Gobierno y Policía del Municipio de Benito Juárez, Quintana Roo. (Publicado en el periódico oficial del Gobierno del Estado el 25 de abril del 2006 y modificado el 30 de Marzo del 2009). 15.­Fe de erratas publicado el 17 de noviembre del 2006, Número 103 extraordinario, que corrige la publicación del 25­abril­06 y reforma al artículo 509, 512 y 574 16.­Se aprueba en la octava sesión extraordinaria que se deroguen los Títulos segundo y tercero del libro tercero (P.O.E. no. 126 extraordinario de fecha 29­dic­ 2008.) 17.­Reglamento Orgánico de la Administración Pública Centralizada del Municipio de Benito Juárez Q. Roo Capítulo VII Articulo 39, 40 y 41Publicado en el Periódico Oficial del Gobierno del Estado No. 126 Extraordinario el 29 de diciembre del 2008. Modificado en la 23ª Sesión Ordinaria. (P.O.E. 38 ORD. 12­ may­09) 18.­Reglamento Interior de la Oficialía Mayor del Municipio de Benito Juárez Q. Roo (P.O.E. 12 de Mayo 2009) 19.­Reglamento General de Patrimonio Municipal de Benito Juárez. (P.O.E. 16­ MAYO­2000) FE. 28­Junio­2000 20.­Reglamento para el funcionamiento de los establecimientos con servicios de Internet del Municipio de Benito Juárez. (P.O.E. 30 DE Marzo 2009 No. 6 Ordinario) 21.­Reglamento interior en materia de informática y computación del Municipio de Benito Juárez (Aprobado en la 47a. Sesión Ordinaria del H. Ayuntamiento Benito Juárez, celebrada el 16 de Marzo de 1998) DEROGADO. Aprobado en la cuadragésima sexta sesión ordinaria de fecha 14 de marzo del 2001. PUBLICADA EN EL (P.O.E. 30 DE ABRIL 2001) 22.­Reglamento del Servicio Público de Carrera de la Administración del Municipio de Benito Juárez (21 de Nov. 2007) 23.­Reglamento para el proceso de entrega recepción del Municipio de Benito Juárez.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA OFICINA DE OFICIALIA MAYOR Página 5 de 15 MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ, QUINTANA ROO COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA DE OFICIALIA MAYOR 24.­Aprobado en la 54 ª Sesión Ordinaria del H. Ayuntamiento de Benito Juárez, celebrada el 16 de julio 2007, publicado en el número 60 Extraordinario de fecha 21­septiembre 2007 25.­Reglamento de Transparencia y Acceso a la Información Pública. (P­O.E. 31 Mayo 2004) 26.­ Plan Municipal de Desarrollo. Convenios Condiciones Generales de trabajo del Sindicato Único de Trabajadores al Servicio del Ayuntamiento de Benito Juárez. (Revisión en el mes de Junio de cada año). Acuerdo por el que se fijan los criterios, plazos y lineamientos para la elaboración de los Manuales de Organización y de Procedimientos. Circulares. Envío del Reglamento Interior de la Oficialía Mayor, a las Direcciones y Unidades para su cumplimiento. Envío de la Disposiciones del I.F.E. a los Directores y Unidades para su cabal cumplimiento. Y demás, Leyes Reglamentos, Circulares, Decretos y Otras Disposiciones de carácter administrativa y de observancia general en el ámbito de su competencia.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA OFICINA DE OFICIALIA MAYOR Página 6 de 15 MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ, QUINTANA ROO COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA DE OFICIALIA MAYOR 3. POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS GENERALES Contratación de personal Ø Todos los movimientos de personal deberán estar plenamente justificados, basándose en los programas Institucionales, disponibilidad presupuestal y elementos físicos de trabajo y el recurso deberá estar previsto por las Dependencias en el Presupuesto Anual de Egresos, debiendo reducir dar de alta al mínimo de personal. Servicio Social Ø Es competencia de la Oficialía Mayor a través de la Dirección de Recursos Humanos, autorizar y tramitar con las Instituciones educativas la prestación del servicio social y prácticas profesionales, otorgar la acreditación, así como la suscripción de convenios y la liberación de los mismos. Uso y cuidado del Teléfono Ø El servicio telefónico será de uso exclusivo para el desarrollo de las tareas propias de la función pública, y su autorización corresponde a la Oficialía Mayor. Quien otorga a través de la Dirección de Sistemas de Información una clave para realizar las llamadas que son restringidas a celulares. Uso racional del Combustible Ø El suministro de combustible para el desarrollo de las funciones se hará por mediante tarjeta electrónica y la dotación del combustible se otorga de conformidad a las disposiciones y partidas expresas en el presupuesto de egresos para el ejercicio fiscal y solo con autorización de la Oficialía Mayor. Adquisiciones Ø Las adquisiciones estarán sujetas a los lineamientos del comité de compras, en la cual se establece las bases y los montos que rigen la celebración, conducción y desarrollo de las Sesiones del comité de Adquisiciones. Cada año se crea y se actualiza el Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios del Municipios de Benito Juárez.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA OFICINA DE OFICIALIA MAYOR Página 7 de 15 MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ, QUINTANA ROO COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA DE OFICIALIA MAYOR Licitaciones Públicas Ø La Oficialía Mayor y el Comité de Adquisiciones, deberán mantener actualizada la información relativa a los procedimientos de adquisiciones por licitación pública, invitación restringida (en la página de internet). Uso de los Vehículos Oficiales Ø Los vehículos oficiales, serán utilizados exclusivamente para la realización de actividades relacionadas con el trabajo en los horarios establecidos. Es responsabilidad del trabajador que tiene asignado el vehículo dar cumplimiento a estas disposiciones. Inventarios Ø Todas las Adquisición de activos fijos clasificados en la partida 5000 serán sujetos de inventario y resguardo a través de la Dirección de Administración y Patrimonio Municipal Capacitación Ø El programa de Capacitación está a cargo de la Dirección del ICCAL. Validado por la Oficialía Mayor, y contendrá el conjunto de medios institucionales a través de los cuales se capacite, actualice y profesionalice al servidor público, con el propósito de potencializar sus aptitudes y actitudes, así como presentar alternativas de desarrollo mediante la adquisiciones de conocimientos y habilidades necesarias para el desarrollo del trabajo.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA OFICINA DE OFICIALIA MAYOR Página 8 de 15 MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ, QUINTANA ROO COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA DE OFICIALIA MAYOR LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS CÓDIGO VERSIÓ N FECHA DE LA ÚLTIMA EMISIÓN NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO OFICINA DE LA OFICIALIA MAYOR P­OMA­CA­01 00 Procedimiento de la Coordinación Administrativa con las Direcciones y Unidades de Oficialía Mayor 02/08/2010
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA OFICINA DE OFICIALIA MAYOR Página 9 de 15 MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ, QUINTANA ROO COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA DE OFICIALIA MAYOR MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ, QUINTANA ROO PROCEDIMIENTO DE LA COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA CON LAS DIRECCIONES Y COORDINACION ADMINISTRATIVA UNIDADES DE OFICIALÍA MAYOR DE OFICIALIA Código: P­OMA­CA­01 Emisión: 02/08/2010 MAYOR Revisión: 00 1.0 OBJETIVO Establecer un vínculo de coordinación y comunicación para la gestión, atención y seguimiento de los asuntos propios de la Oficialía Mayor, a través de las acciones administrativas u operativas de las Direcciones y Unidades de la Oficialía Mayor. 2.0 ALCANCE Generar y concentrar la información necesaria, procedente de las Direcciones y Unidades de la Oficialía Mayor, con objeto de atender los asuntos que encomiende el Oficial Mayor. 3.0 RESPONSABILIDADES 3.1 Oficial Mayor 3.1.1 Analizar y distribuir los asuntos de la Oficialía Mayor para ser atendidos por la Dirección, Unidad o Coordinación correspondiente, de acuerdo a su grado de función, responsabilidad, complejidad y competencia. 3.1.2 Verificar que se haya dado la debida atención y solución a los asuntos encomendados. 3.1.3 Autorizar las medidas necesarias o tomar la decisión más conveniente de acuerdo a cada situación. 3.2 Coordinadora Administrativa. 3.2.1 Analizar cada asunto o encomienda recibida por el Oficial Mayor. 3.2.2 Implementar o coordinarse con las áreas para determinar el método de atención. 3.2.3 Concentrar la Información que se genere y posteriormente darle seguimiento. 3.2.4 Presentar al Oficial Mayor las propuestas de acción o solución para una mejor toma de decisión. 3.3 Asistente de la Coordinación Administrativa 3.3.1 Gestionar y recopilar la información requerida. 3.3.2 Controlar y dar seguimiento al proceso de atención o para casos especiales; de requerirse, coordinar acciones con la Unidad Jurídica de Oficialía Mayor u otras áreas.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA OFICINA DE OFICIALIA MAYOR Página 10 de 15 MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ, QUINTANA ROO COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA DE OFICIALIA MAYOR 3.4 Secretaría de la Coordinación Administrativa 3.4.1 Recibir, controlar y turnar la correspondencia interna y externa propia de la Coordinación Administrativa de la Oficialía Mayor. 3.4.2 Controlar y actualizar la información y documentación de la Coordinación Administrativa en el Sistema ENER. 3.4.3 Dar seguimiento a asuntos pendientes 3.4.4 Gestionar apoyos logísticos, suministros y papelería cuando se requiera. 4.0 DEFINICIONES Para la correcta aplicación de este procedimiento, se consideran las siguientes definiciones: 4.1 Formato de Control de Oficios: Documento en la cual se registra la fecha de recepción y hacia donde se canaliza para su atención. 4.2 Bitácora de Control de Oficios: Libro auxiliar para registrar la recepción de los oficios internos o externos, dirigidos a la Oficialía Mayor. 5.0 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso 1 Responsable Asistente y/o auxiliar de Oficialía Mayor Descripción de la Actividad Recibe la correspondencia en un horario de 8:00 A 18:00 hrs. de Lunes a Viernes y Sábado 9:00 A 14:00 horas. Sella y firma el documento de acuse. Se anexa en el formato de control de oficios, código F­OMA­ OM­01 2 3 4 Asistente y/o auxiliar de Oficialía Mayor Captura en el Sistema de Control de Oficios, registrando el folio, fecha de recepción, numero de oficio, Dependencia que lo envía, asunto, y el seguimiento del documento Asistente y/o auxiliar de Oficialía Mayor Entrega al Oficial Mayor y/o a la Coordinación Administrativa la correspondencia, incluyendo control de oficio con folio. Oficial Mayor Revisa correspondencia, marcando instrucciones en el control de oficio Mediante la Asistente o de manera directa turna a la Coordinación Administrativa asuntos de su competencia, incluyendo indicaciones especiales o de carácter cotidiano para su atención, con instrucciones específicas.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA OFICINA DE OFICIALIA MAYOR Página 11 de 15 MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ, QUINTANA ROO Paso 5 6 Responsable COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA DE OFICIALIA MAYOR Descripción de la Actividad Secretaria de la Coordinación Administrativa Recibe la correspondencia Secretaria de la Coordinación Administrativa Captura en el Sistema de Control de correspondencia recibida, registrando el folio, fecha de recepción, numero de oficio, Dependencia que lo envía, asunto y seguimiento del documento Sella y firma el documento de contra recibo o en la Bitácora de Control de Oficios de la Oficina del Oficial Mayor. Turna la correspondencia a la Titular de la Coordinación Administrativa Elabora las invitaciones y circulares necesarias para llevar a cabo reuniones de trabajo para dar continuidad y respuesta con las Direcciones y Unidades de la Oficialía Mayor o dependencias de la Administración Pública Municipal. Verifica que las reuniones o eventos a cargo de la Coordinación Administrativa cuenten con la debida logística, previa solicitud de la Coordinadora Administrativa. Redacta respuestas de oficios, y circulares, en caso de que requiera una atención o gestión adicional o si requiere un seguimiento especial de forma periódica. 7 Coordinación Administrativa Analiza la correspondencia, de acuerdo a las instrucciones del Oficial Mayor y atiende de manera directa, en coparticipación con las unidades que conforman la Oficialía Mayor o Dependencias de la Administración Pública Municipal. Turna la correspondencia a la Asistente y/o Secretaria de la Coordinación Administrativa para la redacción de oficios, circulares, tarjetas informativas minutas invitaciones a reuniones de trabajo y memorando, en caso de que requiera una gestión o seguimiento adicional. 8 Asistente de la Coordinación Administrativa Entrega la correspondencia a las Direcciones y Unidades de la Oficialía Mayor, o Dependencias de la Administración Pública Municipal para su atención de acuerdo a las instrucciones del Oficial Mayor y de la Coordinadora Administrativa Da seguimiento periódico a los asuntos, de manera que verifique que le den la debida atención y retroalimenta los resultados.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA OFICINA DE OFICIALIA MAYOR Página 12 de 15 MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ, QUINTANA ROO Paso Responsable COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA DE OFICIALIA MAYOR Descripción de la Actividad De ser necesario, redacta respuestas de oficios, minutas de las reuniones de trabajo y tarjetas informativas. 9 Asistente de la Coordinación Administrativa En asuntos de carácter legal o asuntos específicos, participa de manera conjunta con la Unidad Jurídica, de acuerdo a las instrucciones del Oficial Mayor. De considerarse necesario, redacta respuestas de oficios para entrega de la información solicitada. 10 Coordinación Administrativa Verifica que las Direcciones y Unidades de la Oficialía Mayor le den atención y respuesta a los oficios turnados por el Oficial Mayor, ya sea a Dependencias de la Administración Pública Municipal e Instituciones Externas. Integra la información proporcionada por las Unidades que conforman la Oficialía Mayor para solventar las solicitudes de las Dependencias de la Administración Pública Municipal e Instituciones Externas. Mantiene informado permanentemente al Oficial Mayor sobre cada asunto, o cuando se lo requiera. 11 Secretaria de la Coordinación Administrativa Mensualmente informa a la Coordinación Administrativa sobre el estado y el seguimiento realizado de los asuntos asignados por el Oficial Mayor. Archiva todos los documentos recepcionados e ingresa la información en el Programa ENER, cuando aplique. 12 Fin del procedimiento.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA OFICINA DE OFICIALIA MAYOR Página 13 de 15 MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ, QUINTANA ROO COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA DE OFICIALIA MAYOR 6.0 REFERENCIA A DOCUMENTOS RELACIONADOS 6.1 F­OMA­OM­01 Formato de Control de Oficios. 6.2 S/N Bitácora de Control de Oficios de la Oficina de Oficialía Mayor 7.0 REGISTROS 7.1 D­OMA­CA­01 Diagrama de Flujo del procedimiento de la Coordinación Administrativa de las Direcciones y Unidades de la Oficialía Mayor. 8.0 HISTORIAL DEL DOCUMENTO Revisión anterior Revisión actual N/A Original Razón de la última modificación Fecha de Actualización Documento elaborado por primera vez 00
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA OFICINA DE OFICIALIA MAYOR Página 14 de 15 MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ, QUINTANA ROO COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA DE OFICIALIA MAYOR 02/ 08/ 2010
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA OFICINA DE OFICIALIA MAYOR Página 15 de 15