PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR COMUNICACIONES OFICIALES Y PRIVADAS Código: PAA3-1 Versión: 1 Fecha: Marzo 2012 1. OBJETIVO Elaborar comunicaciones oficiales y privadas según las funciones de cada empleado autorizado para firmar comunicados en la institución. 2. ALCANCE Comprende los aspectos de elaboración de cualquier comunicación oficial o privada, ya sea memorando, carta, circular interna o externa hasta la inclusión de la copia original en su repositorio final. 3. DESARROLLO N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN 1 Identificar el tipo y asunto de formato que se requiere elaborar Proyectar un borrador según las necesidades de la oficina productora. Determinar según destinatario, si es una comunicación oficial o es una comunicación privada. RESPONSABLE DOCUMENTOS REGISTROS Secretaria, auxiliar o asistente No aplica Para comunicaciones oficiales 2 Seleccionar el formato a diligenciar Seleccionar el formato carta o circular externa en el Administrador de Documentos del SGI Para comunicaciones privadas Secretaria, auxiliar o asistente Seleccionar el formato memorando o circular interna en el Administrador de Documentos del SGI. Carta 3 Diligenciar el formato Diligenciar los campos del formato seleccionado, según el instructivo para elaborar comunicaciones oficiales y privadas. Secretaria, auxiliar o asistente Acta Circulares Memorando Carta 4 Respaldar comunicación Guardar en formato Word el borrador de la comunicación. Ver instructivo de para el diligenciamiento de los formatos de la diplomática documental Secretaria, auxiliar o asistente Acta Circulares Memorando Carta 5 Someter la comunicación a revisión y aprobación Enviar por documento inmediato. correo electrónico el elaborado al revisor Secretaria, auxiliar o asistente Acta Circulares Memorando 6 Firmar y Enviar Si es Memorando o Circular Interna Enviar por correo electrónico desde la cuenta del aprobador del Secretaria, auxiliar o asistente Correo electrónico N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE comunicado o quien él delegue. Nota: el Memorando y la Circular Interna NO se firma DOCUMENTOS REGISTROS Copia física radicada Si es Carta o Circular Externa Recoger la firma y se remiten las dos originales al CAD para su respectiva radicación y envío Ver instructivo de para el diligenciamiento de los formatos de la diplomática documental Si es Memorando o Circular Interna Guardar el archivo en formato PDF. 7 Archivar Si es Carta Recibir del CAD una de las originales radicadas y debidamente sellada por parte de la entidad receptora en caso de ser envío local o junto con la guía de la transportadora en caso de ser un envío fuera de la cuidad o del país, para ser archivado en su asunto correspondiente. Carta Secretaria, auxiliar o asistente Acta Circulares Memorando Circular Externa Recibir del CAD una de las originales radicadas para ser archivado en su asunto correspondiente. 4. DEFINICIONES Comunicaciones oficiales: Comunicaciones recibidas o producidas (cartas y circulares externas) en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a la Universidad, independientemente del medio utilizado. Comunicaciones privadas: Son todas aquellas producidas (memorandos y circulares internas) en desarrollo de las funciones asignadas a cada dependencia, de carácter privado y uso interno de la Universidad, independientemente del medio utilizado 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Acuerdo 060 de 2001 Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas. Resolución Rectoral No. 192 de 2012 Por medio de la cual se fijan las pautas para la radicación de comunicados internos y externos. Instructivo de para el diligenciamiento de los formatos de la diplomática documental Procedimiento para Elaborar Comunicaciones Oficiales y Privadas PAA3-1 V1 Mayo 2012 Página 2 de 3 6. CONTROL REGISTRO Código Responsable Secretaria, Auxiliar o Asistente designado Nombre Lugar de Almacenamiento Mis Documentos” una carpeta nombrada como “Borradores de Comunicados Código Responsable Secretaria, Auxiliar o Asistente designado Secretaria, Auxiliar o Asistente designado Lugar de Almacenamiento Mis Documentos” una carpeta nombrada como “Borradores de Comunicados Secretaria, Auxiliar o Asistente designado Lugar de Almacenamiento Mis Documentos” una carpeta nombrada como “Borradores de Comunicados Secretaria, Auxiliar o Asistente designado Disposición Carpeta MEM 2 años en archivo de gestión Según el asunto Recuperación (Clasificación) Por consecutivo y código Carta Protección Tiempo de retención Disposición Carpeta CTA 2 años en archivo de gestión Según el asunto Recuperación (Clasificación) Por consecutivo y código Circular Interna Protección Tiempo de retención Disposición Carpeta CIN 2 años en archivo de gestión Según el asunto Nombre Lugar de Almacenamiento Mis Documentos” una carpeta nombrada como “Borradores de Comunicados Código Responsable Tiempo de retención Nombre Código Responsable Por consecutivo y código Protección Nombre Código Responsable Recuperación (Clasificación) Memorando Recuperación (Clasificación) Por consecutivo y código Nombre Lugar de Almacenamiento Mis Documentos” una carpeta nombrada como Acata de Reunión Recuperación (Clasificación) Por consecutivo y código Circular Externa Protección Tiempo de retención Disposición Carpeta CEX 2 años en archivo de gestión Según el asunto Acta de Reunión Protección Tiempo de retención Disposición Carpeta Acta de Reunión 2 años en archivo de gestión Según el asunto Revisó: Dora Ospina Documentó: Paula Andrea Vélez Aprobó: Carlos Alberto Zuñiga Fecha: Mayo 2012 Fecha: Mayo 2012 Fecha: Mayo 2012 Procedimiento para Elaborar Comunicaciones Oficiales y Privadas PAA3-1 V1 Mayo 2012 Página 3 de 3